Chatfield, C., Johnson , T. (2010). Aplicar formatos avanzados e imprimir.

En Project
2010: paso a paso (pp. 373 - 399) (533 p.). Madrid: Anaya Multimedia. (C20791)

15. Aplicar formatos

avanzados e imprimir

En este capítulo aprenderá a:

.1 Personalizar un Diagrama de Gantt .

.1 Dar formato a la vista Escala de tiempo.
.1 Ajustar los detalles que aparecen en los nodos de la vista Diagrama de red.
.1 Añadir tipos de barra adicionales a la vista Calendario .
.t Ajustar las opciones de configuración de página y generar capturas de las vistas
en PDF o XPS.
.t Cambiar el contenido y la apariencia de un informe.

Este capítulo presenta algunas de las características de formato más avanzadas de

Microsoft Project 2010. Un plan de proyecto con un formato adecuado es esencial
para transmitir los detalles a los recursos, clientes y demás participantes del pro­
yecto.Algunas de las herramientas de formato de Project son similares a las de un
procesador de textos basado en estilos, como podría ser Microsoft Word en el que,
una vez definido un estilo, éste afecta a todo el contenido del documento al que se
le haya aplicado. En Project, puede utilizar los estilos para cambiar el aspecto de un
tipo específico de barra de Gantt, como puede ser una barra de resumen, a lo largo
de un plan de proyecto. Otras de las opciones de formato que encontrará en este
capítulo se centran en las diferentes formas de identificar tareas y en dar formato a
algunas de las vistas más utilizadas.

Dar formato a un diagrama de Gantt

Puede aplicar un formato específico a determinados elementos (por ejemplo, un hito)
dentro de un diagrama de Gantt, o bien utilizar el Asistente para diagramas de Gantt
del menú Formato para cambiar algunos aspectos de un diagrama de Gantt. Si ha
374 Project 201 O. Paso a paso

completado el capítulo 5, recordará que utilizamos el Asistente para diagramas de

Gantt. En la siguiente sección, personalizaremos diferentes elementos, como pueden
ser las barras de Gantt y las líneas de la cuadrícula de forma que el Asistente para
diagramas de Gantt es incapaz de realizar.

Truco: Recuerde que hay varias vistas que se engloban bajo el nombre genérico
"Diagramas de Gantt" aunque solamente una de ellas reciba específicamente
este nombre. Otras de las vistas incluidas bajo este nombre son el Gantt deta­
llado, el Gantt de seguimiento, el Gantt de redistribución y el Gantt de varias
líneas de base. Las vistas de Gantt se refieren generalmente a un tipo de pre­
sentación que muestra barras de Gantt distribuidas en una escala temporal.

Además de cambiar el aspecto de los elementos que aparecen por defecto en una
vista de Gantt (como puede ser una barra de Gantt), puede añadir o eliminar objetos
dentro de estas vistas. Por ejemplo, podría ser útil comparar planes previstos, pro­
visionales y reales, dentro de la misma vista. Hacer esto puede resultar interesante
para evaluar los ajustes de la planificación que se hayan realizado.
En el siguiente ejercicio, personalizaremos una vista Diagrama de Gantt.

ASEGÚRESE de iniciar el programa Microsoft Project 201O si no está ejecutándose ya.

ABRA el archivo Formato avanzado_ Inicio de la carpeta Proj ect 2 O1 O. Paso

a paso\Capitulo_15, en el directorio en que haya copiado los archivos de ejemplo
que acompañan al libro.

l. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar como para abrir el cuadro de diálogo
con el mismo nombre.
2. En cuadro Nombre de archivo, escriba Formato avanzado y haga clic en
Guardar. Para comenzar, activaremos la vista Gantt de seguimiento.

3. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en el lanzador de

cuadro de diálogo que aparece bajo la opción Diagrama de Gantt y seleccione
Gantt de seguimiento. Como puede observar en la figura 15. 1, Project activa
la vista Gantt de seguimiento.
A continuación, personalizaremos esta vista añadiéndole barras de planificación
provisionales.
 capítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 375
--

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� " Editorial �ll dios 'Jue 23/111/12 :mli Ol/10/12
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0r¡lf1ll i s !¡ue 23/09/12 mi� 29/09/12
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i on · ---¡¡¡,·cif., - · ¡¡�;3o/oé/il �;;,,t ,ijoi/i2
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."! . -· .
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'¡ue 23/09/12 mié 29/09/12
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o :a;;� · _jueiH/10/12 ;"'" 31/10/12
. .,.
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, Incorporada rovl��5 daí s
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, lntrodudrlts corredS dal s i 31/10/12
mé
� Enviar pruebas • pn�O dlu mé
i 31/10/ll
;

Figura 15.1. Project activa la vista Gantt de seguimiento.

4. En el grupo Estilo de barras de la ficha Formato, haga clic en Formato y en

Estilos de barra. Como puede observar en la figura 15.2, se abre el cuadro de
diálogo Estilos de barra. Los cambios de fonnato que realice en un tipo de
barra concreto (por ejemplo, en una tarea de resumen) se aplicarán a todas las
barras de Gantt de ese tipo en el diagrama.

P.vtehdaf Partecerb:al PoYte mal

�---------------, -------;
forma: ' .. : fa'ma:
--------�

r�: Tr¡rna:_ �: .. ,

!::aor: Color,:

Figura 15.2. El cuadro de diálogo Estilos de barra.

376 Project 201 O. Paso a paso

Truco: También puede abrir este cuadro de diálogo haciendo doble clic en el
fondo de la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt o haciendo clic en el
fondo y seleccionando Estilos de barra en el menú emergente que aparece.

5. Desplácese hacia abajo por la lista de estilos de barra y, en la columna Nombre,

seleccione División de la línea de base.
6. Haga clic en Insertar fila. Project insertará una nueva fila para nuestro nuevo
estilo de barra. Project dibuja las barras de Gantt en el orden en el que aparecen
en este cuadro de diálogo. Insertar un nuevo estilo de barra sobre el elemento
División de la línea de base garantiza que nuestro tipo de barra no se verá
empañado por otros estilos.
7. En la nueva fila, bajo el encabezado Nombre, escriba Provisional, que es el
nombre que daremos a nuestra nueva barra y que aparecerá en la parte gráfica
de la vista.

Truco: Los nombres de la mayor parte de las tareas aparecerán en la leyen­

da impresa de los diagramas de Gantt. Si no quiere que aparezca el nombre,
debe teclear un asterisco (*) como primera letra del nombre de la barra. Por
ejemplo, si se desea que la tarea Provisional no aparezca en la leyenda, debe­
ría introducir su nombre como *Provisional. En el cuadro de diálogo Estilos
de barra, puede ver que algunas tareas, por ejemplo, *Agrupar por sínte­
sis, aparecen precedidas por un asterisco, de forma que no aparecerán en la
leyenda impresa del diagrama de Gantt.

8. En la misma fila, haga clic en la celda correspondiente al encabezado de colum­

na Mostrar para tareas y seleccione Normales en la lista desplegable. Esta
opción le permite controlar el tipo de tarea representada por la barra, por ejem­
plo, tareas normales, de resumen o hitos, o el estado de la tarea como pueden
ser tareas críticas o en progreso.
9. Haga clic en la celda que aparece debajo del encabezado de la columna Fila y, en
la lista desplegable, seleccione 2. Esto provoca que Project incluya numerosas
filas de barras de Gantt para cada una de las tareas que aparecen en la vista.
1 O. Haga clic en la celda correspondiente al encabezado de columna Desde y haga
clic en Comienzo 1 .
capítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 377

11. Haga clic en la celda correspondiente al encabezado de columna Hasta y selec­

cione el elemento Fin 1. Estos elementos representan los puntos de inicio y fin
de la tarea (véase la figura 15.3).

. .

���J Í J ���,_¡,
P��fl a
-
f •jfi�l --
Nombre Hasta
; .Hito de linea base iFin de ln
i ea base
Hito iFin de tarea ¡¡.
; 0Hito manual ---rfin de:.t.:.
: a- --- --
a:r:..: e= i{
���-- - -- •'�fln�l--�--------�W��. t;
- - i
Procreso del resumen :•
!Fin de tarea !: ,
l!Comlemo detarea jFin detarea !•

P«tefNI

Eorma: •¡ Fgma: }íéfúSMtii ú@·?+ §ú eNiíf' ...

f«tna: •
r¡po: Trpa: a;; -�dttits;·- lt .'A1 ... fQO:
�:
�olor: Co!or: Colo!.:

Figura 15.3. El cuadro de diálogo Estilos de barra.

Los elementos Comienzo1 y Fin 1 son los campos en los que los primeros valores
del plan provisional fueron almacenados en su momento. Las fechas de inicio y
final de cada tarea del proyecto se almacenaron en estos campos al crear el plan
provisional. De este modo, Project representará las fechas de inicio y final del
plan provisional como barras. A continuación, especificaremos el aspecto de las
barras en cuestión.
12. En el cuadro combinado Forma situado bajo la etiqueta Parte central, seleccio­
ne la barra de altura completa (el segundo elemento del cuadro combinado).
13. En el cuadro combinado Trama situado bajo la etiqueta Parte central, elija el
color sólido (la segunda opción del cuadro combinado).
14. En el cuadro combinado Color, seleccione Verde, como puede observar en la
figura 15.4.

Truco: Pase el cursor por un color para ver su nombre en un mensaje

emergente.
378 Project 20 1 O. Paso a paso

�--------- - ---- ------- --�� ---------------- ---------·-- -�.

��(M-�(:-�:'4"t"..�:r:�. �.�� �-!'-'�. .:<� ,· : n �
:....;i, �>ft:�&J��f(>t:{�_rr����.;l:;.�.�·SkA:��--{fN
.. � �" :r.-�;"" :,;�"'..¿-,".-�Y·�� �:<;);;,_· -.,_. ,t.?' '�:���

Parte ricial ·
�"'".. �: · S
Wf''i
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· ---·-·--·--·

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ii iiii
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ii iiiil •; TQo: ..
··
IJ¡o: Trp:
- ---
;·- --

�olon iiiiiif-:' e*': •; Colo!.:

Figura 15.4. El cuadro de diálogo tras realizar las selecciones.

Dado que nuestra vista personalizada se centra en el plan provisional, daremos

formato a continuación a las barras provisionales, de forma que incluyan las fe­
chas inicial y final.
15. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, haga clic en la ficha Texto.
16. En la fila marcada como Izquierda, seleccione el elemento Comienzo 1 de la
lista desplegable.

Truco: Cuando seleccione elementos de una lista de este tipo, en la mayoría

de ocasiones, podrá comenzar a escribir el nombre del elemento en cues­
tión y seleccionarlo cuando aparezca el nombre completo. Por ejemplo, si
escribes, aparecerán todos los valores que empiezan por la letra s. Si, acto
seguido, escribe la letra e aparecerán todos los valores que comiencen por
las letras se.

17. En el cuadro Derecha, seleccione Fin 1 de la lista desplegable. El hecho de

realizar estas selecciones hará que Project muestre los valores de estas fechas a
cada uno de los extremos de la barra (véase la figura 15.5).
capítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 379

----�---�------�-- -�- -------

�:.�::Wlt�"�·tilt�W.r�;:��l&..u{���������·�<h�-:��::r.�e������t��{<1{Í0�:'{&.<t4zttr-���!·�f�i{�, �-; f:�§�itfo:��tf4i-x·l���:�i..k· =�-
· �� ·

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'
¡ � !ccmenzot
! .Derecha &t fd
••

! Arrtla j
! Aba�
! , Dentro

Figura 15.5. El cuadro de diálogo una vez realizadas las modificaciones.

18. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Project mostrará ahora
las barras provisionales en el Gantt de seguimiento personalizado. A continua­
ción, añadiremos una cuadrícula horizontal para que pueda asociar las barras de
Gantt más fácilmente con sus tareas.
19. En el grupo Formato de la ficha Formato, haga clic en Cuadrícula.
20. En Cambiar la línea, deje seleccionado Filas de Gantt y, en cuadro de texto
Tipo que aparece bajo la etiqueta Normal, seleccione la línea con guiones peque­
ños (la cuarta opción) y haga clic en Aceptar. Project dibuja líneas con guiones
pequeños en la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt.
Para finalizar este ejercicio, observaremos las barras de Gantt más
detenidamente.
21. En el grupo Zoom de la ficha Vista, seleccione Semanas en la Escala
temporal.

22. En la columna Nombre de tarea, haga clic en el nombre de la tarea 3, Edición

de contenidos (véase la figura 15.6).
En la figura anterior, puede observar que la tarea número 3 ya se ha completado,
está representada por una barra de color azul sólido en la parte superior de la
fila, y corresponde exactamente con los datos almacenados en el plan provisio-
380 Project 201 O. Paso a paso

nal (representados por una barra de color verde sólido), pero que ambas se han
realizado después de lo indicado en la línea de base (representada por una barra
sombreada en gris en la parte inferior de la fila). Esto se debe a que después de
haber grabado la línea de base, se han producido cambios en la planificación
que han retrasado la fecha de inicio de la tarea y, posteriormente, se ha grabado
el plan provisional.

.. .
. .. .. ... .. .. . . . .. . . ... ... .. . . . . . . . . .
. . . ... . . . . ..
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iiDS ' ' ' '''' '' • ·· ····· · · ···

11/117

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miOll/08/ll :-.-!¡¡'l ...... ..
- mié ll/08/ll
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Edidón )Odias Jue 30/08/ll mié l l/0 !/ll
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jue 11/0!/ll
� -·· . .... .. . ......... ... .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . ... . . . . .
.... . . . . . .30/01. ..
.. . . ... ... .

. mitol/10/ll j!
¡¡

Figura 15.6. Las nuevas barras añadidas al diagrama.

Project proporciona otras características de formato para los diagramas de Gantt,

además de las que hemos estudiado en esta sección. Si desea examinar otras carac­
terísticas de formato, puede explorar las siguientes opciones en la ficha Formato:
• La opción Estilos de texto: Se encuentra en el grupo Formato. Sirve para dar
formato al texto asociado con tipos concretos de tareas, como pueden ser las
tareas resumen.
• La opción Diseño: Se encuentra en el grupo Formato. Sirve para dar fonnato
a las líneas de vínculos y demás efectos visuales del diagrama de Gantt.

Personalizar una vista Escala de tiempo

Como recordará de capítulos anteriores, la vista Escala de tiempo es una opción

muy útil a la hora de ver una perspectiva general del plan de proyecto. En un capí­
tulo anterior, personalizamos la vista Escala de tiempo y ajustamos la visualiza­
ción gráfica de algunas tareas, como cambiar la representación de una tarea de barra
a una llamada para ver el nombre completo de la misma. Puede que el formato de
texto predeterminado de la Escala de tiempo se ajuste a sus necesidades, pero siem­
pre tiene la posibilidad de personalizar su apariencia.
capítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 381

En este ejercicio, modificaremos el formato del texto y los elementos de las barras
de las tareas en la vista Escala de tiempo.

1. En el grupo Vista en dos paneles de la ficha Vista, seleccione la casilla de

verificación Escala de tiempo. Como puede observar en la figura 15.7, Project
activa la Escala de tiempo.

Esta ficha contextua! cambia dinámicamente según la

vista activa o el elemento seleccionado

� he�¡ Ot titm.po nMtimt

-----� . .
....... ··:·�Proyc:rtocompC
eto ; !]Oeullt'

Figura 15.7. Project activa la Escala de tiempo.

2. Haga clic en la vista Escala de tiempo. Activar la vista en la Escala de tiempo

hace que cambien los comandos de la ficha Formato. Recuerde que se trata de
una ficha contextua!, es decir, que cambia según el elemento seleccionado.
En primer lugar, ajustaremos el formato de una categoría completa de valores de
texto en la Escala de tiempo. Suponga que algunos de los miembros del proyecto
con los que ha compartido las capturas de la Escala de tiempo le han comenta­
do que los valores de la fecha son demasiado pequeños por lo que ha decidido
agrandarlos.
3. En el grupo Texto de la ficha Formato, haga clic en Estilos de texto.
Como puede observar en la figura 15.8, se abre el cuadro de diálogo Estilos de
texto en el que puede modificar el formato de todas las apariciones de un tipo
de información específica en la vista.
382 Project 201 O. Paso a paso

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Figura 15.8. El cuadro de diálogo Estilos de texto.

4. En el cuadro Cambiar:, seleccione Fecha de tarea.

5. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita y, el cuadro Tamaño, selec­
cione 10.
6. Haga clic en Aceptar. Como puede observar en la figura 1 5.9, Project aplica
el cambio de estilo de texto a todas las fechas de tarea en la vista Escala de
tiempo.

Figura 15.9. Project aplica el cambio de estilo de texto a todas las fechas de tarea.

A continuación, destacaremos visualmente la tarea Diseño y producción en la

vista Escala de tiempo.
7. En la vista Escala de tiempo, haga clic en la barra de la tarea Diseño y pro­
ducción. Aparece un resaltado amarillo alrededor de la tarea que indica que está
seleccionada.
8. En el grupo Fuente de la ficha Formato, haga clic en la opción Cursiva. Como
puede observar en la figura 15. 1O, Project aplica el efecto de cursiva a la etiqueta
de la barra de la tarea, es decir, a su nombre, y a sus fechas.
9. En el grupo Fuente de la ficha Formato, haga clic sobre la opción Color de
fondo y, en Colores estándar, seleccione amarillo. Project modifica el color de
(;apítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 383

la barra de la tarea y ahora aparece en amarillo. Sin embargo, resulta dificil leer
el texto blanco con este color de fondo. A continuación, lo modificaremos.

Figura 15.1O. El nombre de la tarea y sus fechas aparecen en cursiva.

1 O. En el grupo Fuente de la ficha Formato, haga clic en la flecha desplegable que

aparece aliado de la opción Color de fuente y seleccione negro. Como puede
observar en la figura 1 5. 1 1, ahora el texto es de color negro.

Figura 15.11. Ahora el texto de la tarea Diseño y producción es de color negro.

1 1 . En el grupo Vista en dos paneles de la ficha Vista, desactive la casilla de ve­

rificación Escala de tiempo. Project desactiva la vista Escala de tiempo.

Debido a que la vista Escala de tiempo es más simple que la mayoría de las vistas,
no dispone de muchas opciones de formato.

Dar formato al Diagrama de red

En la gestión de proyectos tradicional, el Diagrama de red es una forma estándar de

representar las actividades del proyecto y sus relaciones. Las tareas se representan
como cajas o nodos, mientras que las relaciones entre tareas se muestran como líneas
que conectan los nodos. Al contrario que el diagrama de Gantt, que es una vista ba­
sada en una escala temporal, el diagrama de red le permite examinar las actividades
del proyecto de una forma más similar a un diagrama de flujo. Esto puede ser útil si
quiere otorgar mayor énfasis a las relaciones entre actividades que a su duración.
Project proporciona variadas posibilidades de formato para el Diagrama de red. En
esta sección, utilizaremos únicamente algunas de estas opciones. Si utiliza con mucha
384 Project 2010. Paso a paso

frecuencia el diagrama de red en sus proyectos, es posible que prefiera explorar por
sí mismo el resto de opciones que proporciona Project.
En el siguiente ejercicio, daremos formato a los distintos elementos del Diagrama
de red.

l . En la columna Nombre de tarea, haga clic en el nombre de la tarea 7,

Edición.
2. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vistas, haga clic en Diagrama de red.
Como puede observar en la figura 15. 12, se activa la vista Diagrama de red.
En esta vista, cada tarea está representada por una caja o nodo y cada uno de
ellos contiene distintos fragmentos de información (o campos) sobre la tarea.

Las relaciones entre tareas están representadas por flechas

Figura 15.12. La vista Diagrama de red.

Los nodos que aparecen tachados corresponden a tareas completadas. Los que
tienen forma de paralelogramo representan una tarea de resumen.
En este ejercicio, reemplazaremos los valores de ID de las tareas por códigos
EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo). Al contrario que los ID, los
códigos EDT indican la localización de las tareas dentro de la jerarquía del
proyecto.
3. En el grupo Formato de la ficha Formato, haga clic en Estilos de cuadro.
Recuerde que los comandos de la ficha Formato varían según la vista activa ya
que se trata de una ficha contextua!.
Como puede observar en la figura 15. 13, se abre el cuadro de diálogo Estilos
de cuadro.
cap ítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 385

Figura 15.13. El cuadro de diálogo Estilos de cuadro.

En la lista Configuración de estilos para puede ver todos los estilos de nodo
disponibles en Project. La caja Vista previa muestra los campos y etiquetas
concretos que contienen cada uno de los estilos de cuadro.
4. Haga clic en Más plantillas para abrir el cuadro de diálogo Plantillas de datos.
Las plantillas determinan los campos que aparecerán en cada nodo (cuadro), así
como su diseño, al que no debe confundir con las plantillas de archivo.
5. En la lista Plantillas en "Diagrama de red", compruebe que está seleccionado
el elemento Estándar y haga clic en Copiar. Aparecerá el cuadro de diálogo
Definición de plantilla de datos. Imagine que queremos añadir el código EDT
en la esquina superior derecha del nodo.
6. En el cuadro de texto Nombre de plantilla, escriba Estándar+ EDT.
7. Bajo la etiqueta Elija las celdas, haga clic en Id, que es el campo que deseamos
reemplazar.
8. Seleccione EDT en la lista desplegable y pulse la tecla Intro para que Project
actualice la vista previa dentro del cuadro de diálogo, como puede observar en
la figura 15.14.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y en Cerrar para cerrar
el cuadro de diálogo Plantillas de datos.
386 Project 201 O. Paso a paso

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Figura 15.14. El cuadro de diálogo Definición de plantilla de datos.

1 O. En el cuadro de diálogo Estilos de cuadro, en la lista Configuración de

estilos para, haga clic en Tareas críticas y, mientras mantiene pulsada la tecla
Mayús, haga clic en Hitos no críticos. Con ello, seleccionará los cuatro tipos
de subtareas que puede observar en la figura 15. 15.

Figura 15.15. Aplicar la nueva configuración.

11. En el cuadro combinado Plantilla de datos, seleccione Estándar+ EDT de la

lista desplegable.
 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 387
capítulo

12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Estilos de cuadro. Como
puede observar en la figura 15. 16, Project aplica el nuevo estilo a los nodos del
Diagrama de red. Ahora, para los estilos de nodo seleccionados, el valor EDT apa­
recerá en la esquina superior derecha de cada nodo en sustitución del campo Id.

romuto
---·- --------- -
"
----
--·· --=-
-= 1
··

Tras cambiar el formato de la vista Diagrama de red, el código EDT

sustituye al identificador de la tarea en los estilos de nodo seleccionados

Figura 15.16. Aplicando el nuevo formato al Diagrama de red.

A continuación, se incluyen algunas consideraciones adicionales que deben tenerse

en cuenta cuando trabaje con la vista Diagrama de red.

• En la vista Diagrama de red, puede modificar el formato de todos los nodos

mediante la opción Estilos de cuadro o puede cambiar el formato de un nodo
seleccionado en la opción Cuadro, disponibles en la ficha Formato. Se trata
de algo similar a las opciones Estilos de barra y Barra, disponibles en la ficha
Formato cuando trabaja con una vista de Diagrama de Gantt.
• Si tiene instalado Microsoft Visio 2007 o versiones posteriores, puede generar
un informe visual de Visio de aspecto similar al diagrama de red. Puede persona­
lizar los informes visuales de Visio. Este tema se trata en un capítulo posterior.

Dar formato a la vista Calendario

La vista Calendario es, probablemente, la más sencilla de las vistas·que incorpora

Project. No obstante, nos ofrece varias opciones de formato. Se trata de una vista
especialmente útil para compartir información de planificación con los recursos o
388 Project 20 1 O. Paso a paso

con otros participantes en el proyecto que prefieran un formato tradicional, en el que

pueda examinarse la totalidad de un mes de una ojeada, antes que otros fonnatos
más detallados, como puede ser el Diagrama de Gantt.
En el siguiente ejercicio, modificaremos el formato de las tareas de resumen y las
tareas críticas de la vista Calendario.

l. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Calendario. Como

puede observar en la figura 15.17, activa la vista Calendario.

La vista Calendario se asemeja a un calendario tradicional en el que se

muestra un mes completo y las tareas aparecen como barras dibujadas
a lo largo de los días para los que se han planificado

Figura 15.17. La vista Calendario.

Esta vista muestra cuatro semanas simultáneamente, sobre las que se dibujan
barras correspondientes a los días para los que se han planificado tareas. Las
semanas visibles se indican mediante bloques naranjas en los calendarios men­
suales que aparecen en la parte izquierda de la vista.
2. En el grupo Formato de la ficha Formato, haga clic en Estilos de barra. De
este modo, se abre el cuadro de diálogo Estilos de barra. El tipo de elemen­
to adicional que le gustaría que apareciera en el Calendario es una barra de de
resumen.
3. En el cuadro Tipo de tarea, seleccione Resumen.
 Aplicar formatos avanzados e imprimir 389
capítulo 15.

4. En el cuadro Tipo de barra, seleccione Línea en la lista desplegable. El siguien­

te elemento al que le modificaremos el formato es tareas críticas.
5. En el cuadro Tipo de tarea, seleccione es Tareas críticas.
6. Seguidamente, en el cuadro Color, seleccione el rojo en Colores estándar
(véase la figura 15. 18).
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Figura 15.18. El cuadro de diálogo Estilos de barra.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Estilos de barra. Como
puede observar en la figura 15.19, Proj ect aplica las opciones de formato a la
vista Calendario.

Tras modificar el formato de la vista Calendario, las tareas críticas

aparecen en rojo y las tareas de resumen como líneas

Figura 15.19. Project aplica las opciones de formato a la vista Calendario.

390 Project 201 O. Paso a paso

Como las demás vistas que hemos personalizado a lo largo de este capítulo, la
vista Calendario tiene opciones de formato adicionales disponibles en la ficha
Formato.

Imprimir vistas: Opciones avanzadas

Project le permite personalizar las vistas de impresión más allá de lo que hemos
trabajado en capítulos anteriores. Debido a que vistas como Diagrama de Gantt se
suelen compartir con los recursos y otros miembros del proyecto, puede que nece­
site añadir detalles adicionales a las vistas que imprima.
En este ejercicio, ajustaremos la configuración de página y la leyenda de la vista
Diagrama de Gantt y especificaremos qué columnas de tabla aparecerán en la vista
de impresión.

l . En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vistas, haga clic en el lanzador de

cuadro de diálogo que aparece debajo de la opción Diagrama de Gantt. Se ac­
tiva la vista Diagrama de Gantt.
2. En el grupo Zoom de la ficha Vista, seleccione semanas en el cuadro Escala
de tiempo. Como puede observar en la figura 15.20, Project ajusta la configu­
ración del zoom.

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Figura 15.20. Project ajusta la configuración del zoom.

En un capítulo anterior, analizamos la vista Diagrama de Gantt en la ventana

Presentación preliminar en la vista Backstage. En ella, ajustamos algunas op­
ciones de impresión, como imprimir un periodo de tiempo específico y ajustar
 Aplicar formatos avanzados e imprimir 391
capítulo 15.

la escala para que la vista aparezca en una sola página. A continuación, estudia­
remos algunas opciones de impresión avanzadas.

3. En la ficha Archivo, haga clic en Imprimir. Aparece la ventana Presentación

preliminar en la vista Backstage y la vista previa del Diagrama de Gantt. Según la
configuración actual, la vista requiere cuatro páginas para imprimirse. Observe el
mensaje de estado " 1 de 4" que aparece debajo de la presentación preliminar.

Nota: Si tiene seleccionado un plotter como impresora predeterminada o un

tamaño de página diferente, puede que la Presentación preliminar de su
pantalla presente un aspecto distinto al que puede observar en las figuras del
capítulo.

4. Haga clic en Configurar página. Esta opción aparece debajo de los controles,
a la izquierda de la ventana Presentación preliminar. Como puede observar
en la figura 15.21, se abre el cuadro de diálogo Configurar página.

Figura 15.21. El cuadro de diálogo Configurar página.

5. Asegúrese de que está seleccionada la ficha Página y, bajo Ajuste de escala,

haga clic en Ajustar en y escriba o seleccione 1 página de ancho por 2 de alto.
A continuación, personalizaremos la leyenda del diagrama de Gantt.
6. En el cuadro de diálogo Configurar página, seleccione la ficha Leyenda.
7. En la ficha Leyenda hay tres fichas de alineación. Haga clic en la ficha Izquierda.
En ella, podrá ver el texto y los códigos de campo que aparecen en la leyenda
(véase la figura 15.22).
392 Project 20 10. Paso a paso

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Figura 15.22. La ficha de alineación Izquierda

en el cuadro de diálogo Configurar página.

Project imprimirá el título del proyecto y la fecha actual en el lado izquierdo de

la leyenda.
Suponga que también quiere imprimir el valor de costo estitp.ado del plan de
proyecto en la leyenda.
8. Haga clic al final de la segunda línea de texto y puse Intro.
9. Escriba Costo total: seguido de un espacio.
1 O. En el cuadro Campos de proyecto, seleccione Costo en la lista desplegable y
haga clic en Agregar. Como puede observar en la figura 15.23, Project añade
el código de costo al texto de la leyenda Izquierda.

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Figura 15.23. Project añade el código de costo al texto de la leyenda Izquierda.

capítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 393

Para concluir la personalización de la configuración de página, especificaremos

qué columnas de la tabla aparecerán en la impresión de la vista Diagrama de
Gantt.
1 1. Haga die en la ficha Vista.
1 2. Haga clic en Imprimir todas las columnas y en Aceptar para cerrar el cuadro
de diálogo Configurar página. Project aplica los cambios especificados a la
leyenda. Para verlo más detenidamente, amplíe el zoom de la leyenda.
13. En la ventana Presentación preliminar, haga die en la lupa que aparece en la
esquina inferior izquierda.
Como puede observar en la figura 15.24, Project amplía la página para que apa­
rezca con una resolución legible.

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Figura 15.24. Project amplía la página para que aparezca con una resolución legible.

A continuación, nos centraremos en las opciones de formato de salida y en los

tipos de archivo. Los formatos de archivo de impresión más frecuentes son PDF
y XPS. PDF representa un documento de Adobe Acrobat. XPS es un formato
que admite Mricrosoft. Ambos formatos proporcionan una representación on­
line de alta fidelidad de lo que aparecerá en la página ya impresa. Para finalizar
este ejercicio, generaremos un archivo de salida PDF o XPS de la vista Escala
de tiempo.
394 Project 201 O. Paso a paso

14. En el grupo Vista en dos paneles de la ficha Vista, seleccione la casilla de

verificación Escala de tiempo. Como puede observar en la figura 15.25, Project
activa la vista Escala de tiempo.

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Figura 15.25. Project activa la vista Escala de tiempo.

15. Haga clic en la vista Escala de tiempo.

16. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y enviar. Este panel de la vista
Backstage incluye opciones muy variadas para compartir o colaborar de forma
on-line.

Advertencia: Si está utilizando Project Standard, no verá algunas de las

opciones relativas a Project Professional ni algunas de las funcionalidades
SharePoint.

17. Bajo el encabezado Tipos de archivo, en la parte izquierda de la ficha Guardar

y enviar, haga clic en Crear documento PDF/XPS (véase la figura 15.26).
En la parte derecha de la ficha, aparecen algunas explicaciones sobre los docu­
mentos PDF/XPS.
18. Haga clic en Crear PDF o XPS. De este modo, se abre el cuadro de diálogo
Examinar. Utilice el nombre de archivo y la localización dadas en el cuadro de
diálogo.
19. En el cuadro Tipo:, seleccione Archivo PDF o Archivo XPS (dependiendo del
formato que quiera ver) y haga clic en Aceptar.
c ap ítulo 15.
Aplicar formatos avanzados e imprimir 395

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Gu;ud;u y enviar CrHr un documento PDF/XPS
¡¡¡ Guardar como
Guardar este proyecto en un formato fijo.
Enviar como datos adjuntos
¡¡i Abrir � !! los documentos tienen la misma apariencia en la mayoría de los equipos

ll Conserva fuentes, formato e imágenes

cr/ Cerrar 111 No se puede umbiar el contenido fácilmente
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Sincronizar con lista de tmas
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Guardar proyecto como archivo

Figura 15.26. La ficha Guardar y enviar de la vista Backstage.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de exportación de documentos.

Utilice la configuración predeterminada.
20. Haga clic en Aceptar. Project genera el documento PDF o XPS.
2 1. En el Explorador de Windows, localice la carpeta del Capítulo 15 y haga doble
clic en el documento PDF o XPS que ha creado.

Nota: Puede que tenga que instalar un visor de PDF o XPS para completar
este ejercicio. Hay una versión gratuita de Adobe Acrobat Reader disponi­
ble en www. adobe.com. Hay una versión gratuita de XPS disponible en
www.microsoft.com.

Imprimir informes: Opciones avanzadas

Los informes son formatos predefinidos destinados a imprimir los datos de Project.
Al contrario que las vistas, que puede utilizar para trabajar en pantalla o para impri­
mirse, los informes están diseñados únicamente para ser impresos.
Aunque los informes son bastante distintos a las vistas, algunas de las especifica­
ciones que se marcan para las vistas pueden afectar también a ciertos informes. Por
ejemplo:
396 Project 2010. Paso a paso

• Si las subtareas están escondidas bajo las tareas de resumen en una vista, los
informes que incluyan listas de tareas mostrarán únicamente las tareas de resu­
men y no las subtareas.
• En vistas de uso, si las asignaciones están escondidas bajo las tareas o recursos
correspondientes, los informes de uso (Uso de tareas o Uso de recursos) tampo­
co mostrarán los detalles de las asignaciones.

En el siguiente ejercicio, observaremos un informe en la ventana Presentación

preliminar y modificaremos su definición (es decir, el conjunto de elementos que
componen el informe) para modificar su presentación.

l . En el grupo Informes de la ficha Proyecto, haga clic en la opción Informes:

Se abre el cuadro de diálogo 1 nformes donde aparecen las categorías generales
de los informes que Project tiene a su disposición.
2. Haga clic en Actividades actuales y en Seleccionar. Como puede observar
en la figura 15.27, se abre el cuadro de diálogo Informe de las actividades
actuales.

Figura 15.27. El cuadro de diálogo Informe de las actividades actuales.

Truco: También puede hacer doble clic en la categoría Actividades

actuales.

Este cuadro de diálogo enumera los informes que se centran en el estado de las
tareas.
3. En el cuadro Informe de las actividades actuales, haga clic en Tareas sin
comenzar y en Seleccionar. Como puede observar en la figura 15.28, Project
abre el informe Actividad actual en la ventana Presentación preliminar en la
vista Backstage.
capítulo 1 5. Aplicar formatos avanzados e imprimir 397

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Figura 15.28. Project abre el informe Actividad actual en la ventana

Presentación preliminar en la vista Backstage.

Este informe es una lista completa de los detalles de las tareas sin comenzar y la
programación de las asignaciones. Imagine que queremos presentar estos datos
de forma diferente y, por esta razón, modificaremos el informe.
4. En en el grupo Informes de la ficha Proyecto, haga clic en la opción Informes.
La vista Backstage se cierra y vuelve a aparecer la vista Diagrama de Gantt.
A continuación, modificaremos este informe.
5. Haga clic en Actividades Actuales y haga clic en Seleccionar.
6. Haga clic en Tareas sin comenzar y en Modificar. Se abre el cuadro de diálogo
Informe de tarea.
7. En el cuadro Período, seleccione Meses en la lista desplegable.
Eligiendo Meses agrupa las tareas según los meses en los que se realizan. Debido
a que el informe incluye ahora un elemento temporal, las opciones de la Escala
de tiempo están disponibles en la vista Backstage, lo que le permite imprimir
datos pertenecientes a un período de tiempo específico si lo desea.
8. En el cuadro Tabla, haga clic en Resumen en la lista desplegable (véase la fi­
gura 15.29).
398 Project 201 O. Paso a paso

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Figura 15.29. El cuadro de diálogo Informe de tarea.

9. Haga clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Informe de
tareas.

Truco: Las tablas que se enumeran en el cuadro de diálogo Informe de tareas

son las mismas que puede aplicar a cualquier vista que se active en una tabla.
Cuando modifica un formato de informe, puede aplicar tablas personalizadas
o predefinidas y filtros, elija detalles adicionales para incluir en el informe
y aplique un orden a la información. Todo ello en el cuadro de diálogo del
informe que quiera editar.

10. En el cuadro de diálogo Informe de las actividades actuales, asegúrese

de que está seleccionado el informe Tareas sin comenzar y haga clic en
Seleccionar. Project aplica al informe la configuración personalizada que
elija y el informe aparece en la ventana Presentación preliminar de la vista
Backstage. A continuación, ampliaremos el zoom para ver el informe con
mayor nivel de detalle.
11. En la zona de Presentación preliminar de la vista Backstage, haga clic dos
veces en la esquina superior izquierda de la primera página cuando el cursor
tenga forma de lupa (véase la figura 15.30).
Este informe personalizado muestra los campos que incluye la tabla Tareas de
resumen, pero divide las tareas por meses.
12. Haga clic en la ficha Tarea. De este modo, vuelve a aparecer la vista Diagrama
de Gantt.

CIERRE el archivo Formato avanzado.

capítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 399
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Figura 15.30. Ampliar el zoom para ver el informe con mayor nivel de detalle.

Puntos clave
• Utilice el cuadro de diálogo Estilos de barra para cambiar la apariencia de un
tipo específico de barra de Gantt, como todas las tareas de resumen. Para abrir
el cuadro de diálogo Estilos de barra, en la ficha Formato, haga clic en la op­
ción Estilos de barra del grupo Estilos de barra.
• En la Escala de tiempo, puede modificar el texto o los estilos de texto, como
todos los nombres de las tareas, con los comandos de los grupos Fuente y Texto
de la ficha Formato.
• Los nodos representan las tareas y las tareas de resumen en la vista Diagrama de
red. Puede personalizar la información que aparece en cada uno de los nodos.
• La vista Calendario es especialmente útil para aquellos que prefieren un formato
mensual tradicional.
• Puede ajustar el diseño de página y el texto de la leyenda de las vistas Diagrama
de Gantt en la vista Backstage.
• Puede personalizar el diseño de los informes en la vista Backstage.