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En Project
2010: paso a paso (pp. 373 - 399) (533 p.). Madrid: Anaya Multimedia. (C20791)
Truco: Recuerde que hay varias vistas que se engloban bajo el nombre genérico
"Diagramas de Gantt" aunque solamente una de ellas reciba específicamente
este nombre. Otras de las vistas incluidas bajo este nombre son el Gantt deta
llado, el Gantt de seguimiento, el Gantt de redistribución y el Gantt de varias
líneas de base. Las vistas de Gantt se refieren generalmente a un tipo de pre
sentación que muestra barras de Gantt distribuidas en una escala temporal.
Además de cambiar el aspecto de los elementos que aparecen por defecto en una
vista de Gantt (como puede ser una barra de Gantt), puede añadir o eliminar objetos
dentro de estas vistas. Por ejemplo, podría ser útil comparar planes previstos, pro
visionales y reales, dentro de la misma vista. Hacer esto puede resultar interesante
para evaluar los ajustes de la planificación que se hayan realizado.
En el siguiente ejercicio, personalizaremos una vista Diagrama de Gantt.
l. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar como para abrir el cuadro de diálogo
con el mismo nombre.
2. En cuadro Nombre de archivo, escriba Formato avanzado y haga clic en
Guardar. Para comenzar, activaremos la vista Gantt de seguimiento.
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Truco: También puede abrir este cuadro de diálogo haciendo doble clic en el
fondo de la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt o haciendo clic en el
fondo y seleccionando Estilos de barra en el menú emergente que aparece.
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Los elementos Comienzo1 y Fin 1 son los campos en los que los primeros valores
del plan provisional fueron almacenados en su momento. Las fechas de inicio y
final de cada tarea del proyecto se almacenaron en estos campos al crear el plan
provisional. De este modo, Project representará las fechas de inicio y final del
plan provisional como barras. A continuación, especificaremos el aspecto de las
barras en cuestión.
12. En el cuadro combinado Forma situado bajo la etiqueta Parte central, seleccio
ne la barra de altura completa (el segundo elemento del cuadro combinado).
13. En el cuadro combinado Trama situado bajo la etiqueta Parte central, elija el
color sólido (la segunda opción del cuadro combinado).
14. En el cuadro combinado Color, seleccione Verde, como puede observar en la
figura 15.4.
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18. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Project mostrará ahora
las barras provisionales en el Gantt de seguimiento personalizado. A continua
ción, añadiremos una cuadrícula horizontal para que pueda asociar las barras de
Gantt más fácilmente con sus tareas.
19. En el grupo Formato de la ficha Formato, haga clic en Cuadrícula.
20. En Cambiar la línea, deje seleccionado Filas de Gantt y, en cuadro de texto
Tipo que aparece bajo la etiqueta Normal, seleccione la línea con guiones peque
ños (la cuarta opción) y haga clic en Aceptar. Project dibuja líneas con guiones
pequeños en la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt.
Para finalizar este ejercicio, observaremos las barras de Gantt más
detenidamente.
21. En el grupo Zoom de la ficha Vista, seleccione Semanas en la Escala
temporal.
nal (representados por una barra de color verde sólido), pero que ambas se han
realizado después de lo indicado en la línea de base (representada por una barra
sombreada en gris en la parte inferior de la fila). Esto se debe a que después de
haber grabado la línea de base, se han producido cambios en la planificación
que han retrasado la fecha de inicio de la tarea y, posteriormente, se ha grabado
el plan provisional.
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En este ejercicio, modificaremos el formato del texto y los elementos de las barras
de las tareas en la vista Escala de tiempo.
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Figura 15.9. Project aplica el cambio de estilo de texto a todas las fechas de tarea.
la barra de la tarea y ahora aparece en amarillo. Sin embargo, resulta dificil leer
el texto blanco con este color de fondo. A continuación, lo modificaremos.
Debido a que la vista Escala de tiempo es más simple que la mayoría de las vistas,
no dispone de muchas opciones de formato.
frecuencia el diagrama de red en sus proyectos, es posible que prefiera explorar por
sí mismo el resto de opciones que proporciona Project.
En el siguiente ejercicio, daremos formato a los distintos elementos del Diagrama
de red.
Los nodos que aparecen tachados corresponden a tareas completadas. Los que
tienen forma de paralelogramo representan una tarea de resumen.
En este ejercicio, reemplazaremos los valores de ID de las tareas por códigos
EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo). Al contrario que los ID, los
códigos EDT indican la localización de las tareas dentro de la jerarquía del
proyecto.
3. En el grupo Formato de la ficha Formato, haga clic en Estilos de cuadro.
Recuerde que los comandos de la ficha Formato varían según la vista activa ya
que se trata de una ficha contextua!.
Como puede observar en la figura 15. 13, se abre el cuadro de diálogo Estilos
de cuadro.
cap ítulo 15. Aplicar formatos avanzados e imprimir 385
En la lista Configuración de estilos para puede ver todos los estilos de nodo
disponibles en Project. La caja Vista previa muestra los campos y etiquetas
concretos que contienen cada uno de los estilos de cuadro.
4. Haga clic en Más plantillas para abrir el cuadro de diálogo Plantillas de datos.
Las plantillas determinan los campos que aparecerán en cada nodo (cuadro), así
como su diseño, al que no debe confundir con las plantillas de archivo.
5. En la lista Plantillas en "Diagrama de red", compruebe que está seleccionado
el elemento Estándar y haga clic en Copiar. Aparecerá el cuadro de diálogo
Definición de plantilla de datos. Imagine que queremos añadir el código EDT
en la esquina superior derecha del nodo.
6. En el cuadro de texto Nombre de plantilla, escriba Estándar+ EDT.
7. Bajo la etiqueta Elija las celdas, haga clic en Id, que es el campo que deseamos
reemplazar.
8. Seleccione EDT en la lista desplegable y pulse la tecla Intro para que Project
actualice la vista previa dentro del cuadro de diálogo, como puede observar en
la figura 15.14.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y en Cerrar para cerrar
el cuadro de diálogo Plantillas de datos.
386 Project 201 O. Paso a paso
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12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Estilos de cuadro. Como
puede observar en la figura 15. 16, Project aplica el nuevo estilo a los nodos del
Diagrama de red. Ahora, para los estilos de nodo seleccionados, el valor EDT apa
recerá en la esquina superior derecha de cada nodo en sustitución del campo Id.
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Esta vista muestra cuatro semanas simultáneamente, sobre las que se dibujan
barras correspondientes a los días para los que se han planificado tareas. Las
semanas visibles se indican mediante bloques naranjas en los calendarios men
suales que aparecen en la parte izquierda de la vista.
2. En el grupo Formato de la ficha Formato, haga clic en Estilos de barra. De
este modo, se abre el cuadro de diálogo Estilos de barra. El tipo de elemen
to adicional que le gustaría que apareciera en el Calendario es una barra de de
resumen.
3. En el cuadro Tipo de tarea, seleccione Resumen.
Aplicar formatos avanzados e imprimir 389
capítulo 15.
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7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Estilos de barra. Como
puede observar en la figura 15.19, Proj ect aplica las opciones de formato a la
vista Calendario.
Como las demás vistas que hemos personalizado a lo largo de este capítulo, la
vista Calendario tiene opciones de formato adicionales disponibles en la ficha
Formato.
Project le permite personalizar las vistas de impresión más allá de lo que hemos
trabajado en capítulos anteriores. Debido a que vistas como Diagrama de Gantt se
suelen compartir con los recursos y otros miembros del proyecto, puede que nece
site añadir detalles adicionales a las vistas que imprima.
En este ejercicio, ajustaremos la configuración de página y la leyenda de la vista
Diagrama de Gantt y especificaremos qué columnas de tabla aparecerán en la vista
de impresión.
la escala para que la vista aparezca en una sola página. A continuación, estudia
remos algunas opciones de impresión avanzadas.
4. Haga clic en Configurar página. Esta opción aparece debajo de los controles,
a la izquierda de la ventana Presentación preliminar. Como puede observar
en la figura 15.21, se abre el cuadro de diálogo Configurar página.
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Figura 15.24. Project amplía la página para que aparezca con una resolución legible.
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Recepd6n del manusa1to Odia!
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liil Guardor
Gu;ud;u y enviar CrHr un documento PDF/XPS
¡¡¡ Guardar como
Guardar este proyecto en un formato fijo.
Enviar como datos adjuntos
¡¡i Abrir � !! los documentos tienen la misma apariencia en la mayoría de los equipos
m Guardar en Shar.Point
. Redente
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POF o XPS
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Guardar proyecto como archivo
Nota: Puede que tenga que instalar un visor de PDF o XPS para completar
este ejercicio. Hay una versión gratuita de Adobe Acrobat Reader disponi
ble en www. adobe.com. Hay una versión gratuita de XPS disponible en
www.microsoft.com.
Los informes son formatos predefinidos destinados a imprimir los datos de Project.
Al contrario que las vistas, que puede utilizar para trabajar en pantalla o para impri
mirse, los informes están diseñados únicamente para ser impresos.
Aunque los informes son bastante distintos a las vistas, algunas de las especifica
ciones que se marcan para las vistas pueden afectar también a ciertos informes. Por
ejemplo:
396 Project 2010. Paso a paso
• Si las subtareas están escondidas bajo las tareas de resumen en una vista, los
informes que incluyan listas de tareas mostrarán únicamente las tareas de resu
men y no las subtareas.
• En vistas de uso, si las asignaciones están escondidas bajo las tareas o recursos
correspondientes, los informes de uso (Uso de tareas o Uso de recursos) tampo
co mostrarán los detalles de las asignaciones.
Este cuadro de diálogo enumera los informes que se centran en el estado de las
tareas.
3. En el cuadro Informe de las actividades actuales, haga clic en Tareas sin
comenzar y en Seleccionar. Como puede observar en la figura 15.28, Project
abre el informe Actividad actual en la ventana Presentación preliminar en la
vista Backstage.
capítulo 1 5. Aplicar formatos avanzados e imprimir 397
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Este informe es una lista completa de los detalles de las tareas sin comenzar y la
programación de las asignaciones. Imagine que queremos presentar estos datos
de forma diferente y, por esta razón, modificaremos el informe.
4. En en el grupo Informes de la ficha Proyecto, haga clic en la opción Informes.
La vista Backstage se cierra y vuelve a aparecer la vista Diagrama de Gantt.
A continuación, modificaremos este informe.
5. Haga clic en Actividades Actuales y haga clic en Seleccionar.
6. Haga clic en Tareas sin comenzar y en Modificar. Se abre el cuadro de diálogo
Informe de tarea.
7. En el cuadro Período, seleccione Meses en la lista desplegable.
Eligiendo Meses agrupa las tareas según los meses en los que se realizan. Debido
a que el informe incluye ahora un elemento temporal, las opciones de la Escala
de tiempo están disponibles en la vista Backstage, lo que le permite imprimir
datos pertenecientes a un período de tiempo específico si lo desea.
8. En el cuadro Tabla, haga clic en Resumen en la lista desplegable (véase la fi
gura 15.29).
398 Project 201 O. Paso a paso
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9. Haga clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Informe de
tareas.
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Figura 15.30. Ampliar el zoom para ver el informe con mayor nivel de detalle.
Puntos clave
• Utilice el cuadro de diálogo Estilos de barra para cambiar la apariencia de un
tipo específico de barra de Gantt, como todas las tareas de resumen. Para abrir
el cuadro de diálogo Estilos de barra, en la ficha Formato, haga clic en la op
ción Estilos de barra del grupo Estilos de barra.
• En la Escala de tiempo, puede modificar el texto o los estilos de texto, como
todos los nombres de las tareas, con los comandos de los grupos Fuente y Texto
de la ficha Formato.
• Los nodos representan las tareas y las tareas de resumen en la vista Diagrama de
red. Puede personalizar la información que aparece en cada uno de los nodos.
• La vista Calendario es especialmente útil para aquellos que prefieren un formato
mensual tradicional.
• Puede ajustar el diseño de página y el texto de la leyenda de las vistas Diagrama
de Gantt en la vista Backstage.
• Puede personalizar el diseño de los informes en la vista Backstage.