Pensamiento Administrativo

Unidad 3

Técnicas de Organización

 
 Unidad 3 Organización

3.4 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMAS a) Estructurales: Muestra sólo la

estructura administrativa de la
Son las herramientas necesarias para
empresa.
llevar a cabo una organización
racional; son indispensables durante b) Funcionales: Indican en el cuerpo
el proceso de organización y
de la gráfica, además de las unidades
aplicables de acuerdo con las
y sus relaciones, las principales
necesidades de cada grupo social.
funciones de los departamentos.
Las principales son las siguientes:

c) Especiales: Se destaca alguna

 Organigramas.
 Manuales. característica.

 Análisis de puestos.
2.- Por su Área:

Conocidas también como gráficas de

a) Generales: Presentan toda la
organización o cartas de
organización; se llaman también
organización, los organigramas son
cartas maestras.
representaciones gráficas de la
estructura formal de
b) Departamentales: Representan la
una organización, que muestran las organización de un departamento o
interrelaciones, las funciones, los sección.
niveles jerárquicos, las obligaciones y
autoridad, existentes dentro de ella. 3.- Por su Contenido:

Los organigramas pueden a) Esquemáticos: Contienen sólo los

clasificarse en tres: órganos principales, se elaboran para

1.-Por su Objetivo: el público, no contienen detalles.

Existen tres formas de representar los
Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan
b) Analíticos: Más determinados desde
  el centro hacia la periferia

detallados y técnicos.  

 
Existen tres formas de representar los  
organigramas:
 

Vertical. En la que los niveles  

jerárquicos quedan determinados de
 

   
 
Mixto. Se  utiliza por razones de espacio,
tanto el horizontal como el vertical.
 

 
 
   

Horizontal. Los niveles jerárquicos

  se  
representan de izquierda a derecha.
   

   

 
   

 
MANUALES  Ayudan a la coordinación y
evitan la duplicidad y las fugas
Son documentos detallados que
de responsabilidad.
contienen en forma ordenada y
 Son una base para el
sistemática, información acerca de la
mejoramiento de sistemas.
organización de la empresa. Los
 Reducen costos al incrementar
manuales, de acuerdo con su
la eficiencia.
contenido, pueden ser:
Formato e índice de los manuales
 De políticas,
 Departamentales, El contenido debe dividirse de
 De bienvenida, acuerdo con una clasificación
 De organización, primaria e temas:
 De procedimientos,
 Índice.
 De contenido múltiple,
 Objetivos y antecedentes del
 De técnicas y
manual.
 De puesto.
 Cada sección debe llevar la
Son de gran utilidad ya que: fecha en que se termine o
corrija, se emita y quede
 Uniforman y controlan el
vigente.
cumplimiento de las funciones
 Nombre de las personas que
de la empresa.
intervinieron en la elaboración
 Delimitan actividades,
del manual.
responsabilidades y funciones.
 Debe llevar instrucciones para
 Aumentan la eficiencia de los
hacerlo más comprensible.
empleados, ya que indican lo
 Redacción clara, concisa y
que se debe hacer y cómo se
ordenada.
debe hacer.
 Complementarse con gráficas.
 Son una fuente de información,
pues muestran la organización
de la empresa.
Manuales de organización Manuales departamentales

Explican los detalles más Contienen:

importantes de la organización;
1. Objetivos generales de la
generalmente incluyen:
empresa, los del departamento
 Finalidad de cada elemento de de que se trate y, los de sus
la organización. secciones básicas.
 Declaración de funciones. 2. Políticas y normas generales
 Glosario de términos de la empresa y del
utilizados. departamento correspondiente.
3. Carta de organización general
Contienen:
y departamental.
4. Reglamentación de los
 Objetivos generales de la
aspectos de coordinación
organización.
interdepartamental.
 Políticas generales.
5. Análisis de puestos.
 Glosario de términos
6. Gráficas de proceso, y de flujo.
administrativos.
 Nombres de áreas o
Ventajas:
departamentos y puestos.
 Procedimientos de  Describen el funcionamiento
organización. de un departamento.
 Responsabilidades de los altos  Se emplean para dar
niveles. instrucciones en el
 Funciones. departamento.
 Cartas de organización.  Presentan el flujo de trabajo.
 Descripción de puestos.  Delimitan funciones,
 Introducción y objetivos del actividades y
manual. responsabilidades.
 Historia de la empresa.  Son una fuente de consulta y
un medio de adiestramiento.
Manuales interdepartamentales  Mejorar alguna operación,
combinándola con otra parte
Son similares, en su contenido, a
del proceso.
los manuales departamentales,
 Eliminar demoras.
aunque no siempre proporcionan la
 Una mejor distribución de la
misma cantidad de información:
planta.

 Comprenden a todos los

Existen diversos tipos de
departamentos de la
diagramas de procedimiento.
organización.
 Describen los procedimientos y  Gráfica de flujo de
las relaciones que abarcan operaciones.
dichos departamentos.  Gráficas esquemáticas de
flujo.
Diagramas de procedimiento o de
 Gráfica de ubicación de
flujo
equipo.
 Gráfica de flujo de formas.
También se les conoce como
flujogramas. George Terry los define
En los diagramas de flujo se
como: la representación gráfica que
utilizan los siguientes símbolos:
muestra la sucesión de los pasos de
que consta un procedimiento.  (O) Un círculo: que significa
operación. Se dice que hay
Los diagramas de procedimiento
operación cuando algo está
permiten:
siendo creado, cambiando o
añadiendo, es decir, cuando se
 Una mayor simplificación del
modifican las características
trabajo.
de ese algo.
 Determinar la posibilidad de
combinar o readaptar la  Un rectángulo: que
secuencia de las operaciones significa inspección. Cuando
para una mejor circulación algo es revisado, verificado o
física.
 inspeccionado, sin ser alterado 2. Determinar las técnicas
en sus características. analíticas adecuadas que
habrán d de utilizarse.
 (--->) Una flecha hacia la
3. Analizar el trabajo.
derecha: que significa acto de
4. Hacer una lista de la forma en
mover de un lugar a otro.
que se va a realizar el trabajo.

5. Establecer el procedimiento
 Media elipse: significa espera
más factible.
o demora, Etapa en que algo
6. Presentar la proposición.
permanece ocioso en espera
7. Obtener la aprobación.
de que algo acontezca.
8. Preparar las instrucciones
También se le llama
referentes a los
almacenamiento o archivo
procedimientos.
temporal.
9. Implantar el nuevo
 (Triangulo: procedimiento.
Almacenamiento. Cuando se 10. Observar el procedimiento
almacena o archiva algo para implantado.
ser guardado con carácter 11. Preparar una guía de
definitivo. adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de
Secuencia para elaborar un
realización.
diagrama de procedimiento

Carta de distribución del trabajo o de

Para la elaboración de un
actividades
diagrama de procedimiento es
conveniente seguir en forma A través de esta técnica se
ordenada la siguiente secuencia. analizan los puestos que integran un
departamento o sección, para lograr
1. Escoger el procedimiento por
una división de funciones y mejorar la
realizar.
estructura de los grupos de trabajo.
Sirve para analizar labores
relacionadas de cinco, hasta quince, 3. Se vacían dichas listas en la
personas. forma de carta de distribución
de actividades.
Ventajas:
4. Se complementa la
información con la observación
 Define la naturaleza de los
y la entrevista.
trabajos y de los
5. Se suman verticalmente las
departamentos a que
horas de cada actividad y las
corresponden.
que corresponden a cada
 Elimina la duplicidad e
persona.
ineficiencia en el trabajo.
6. Se analiza el cuadro para
 Normaliza y estandariza
saber qué puede mejorarse,
procedimientos.
cambiarse, redistribuirse, etc.
 Distribuye adecuadamente las
7. Con los cambios sugeridos se
cargas de trabajo de los
elabora un nuevo cuadro.
distintos puestos.
 Delimita funciones, evitando
EL ANÁLISIS DE PUESTOS
fugas de responsabilidad.
Analizar significa "separar y ordenar.
Formulación
La técnica del análisis de puestos,
por lo tanto, en reglas que se da para
Para elaborar un cuadro de
separar los elementos del puesto y
distribución del trabajo es necesario
ordenarles adecuadamente, con la
seguir los pasos que siguen:
ayuda de las normas de la lógica y la
1. Se elabora una lista de los gramática.
deberes o actividades que
Dichas técnicas se aplican en tres
realiza cada persona.
aspectos:
2. Se hace una lista de las
grandes funciones que
1. Cómo obtener los datos de lo
corresponden a ese grupo o
que constituye el puesto.
sección.
2. Cómo ordenar dichos datos.
 3. Cómo consignar los 2) La descripción genérica, que es
mismos. una definición lo más breve y precisa
que sea posible
El análisis comprende: La
descripción del puesto, o sea la 3) La descripción específica, donde
determinación técnica de lo que el se detalla cada operación, con
trabajador debe hacer, y la estimación aproximada del tiempo
especificación del puesto, o sea la que requiere. Estas operaciones se
enunciación precisa de lo que el clasifican en: permanentes,
trabajador requiere para periódicas y eventuales.
desempeñarlo con eficiencia.
En la especificación se ponen los
En la descripción distingue: requisitos que deben llenar quien
ocupe el puesto, concentrados en
1) El encabezado o identificación, que
cuatro grandes factores: habilidad,
contiene: a) el título; b) la ubicación;
esfuerzo, responsabilidad y
c) el instrumental; df) la jerarquía: de
condiciones de trabajo. Estos se
quien depende, a quiénes manda;
subdividen en otros más específicos,
contactos permanentes internos y
tales como bienes, equipo o trámites,
externos.
medio ambiente y riesgos

.    

   
 
   
 
   
 
   
 
   
 
   
 
   
 
   
 
  
Bibliografía:

Idalberto Chiavenato, Introducción a la Administración (2003) Mc graw Hill, pg. 370