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TEMA 45: SISTEMAS DE INFORMACIÓN. TIPOS. CARACTERÍSTICAS.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.

1. INTRODUCCIÓN

2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1. DEFINICIONES
2.1.1. TEORÍA DE SISTEMAS.
2.1.2. TEORÍA DE LA INFORMACIÓN.
2.1.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
2.2. ACTIVIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.
2.3. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.
2.4. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.
2.5. CATEGORÍAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
2.5.1. DE ACUERDO A LAS NECESIDADES QUE SATISFACEN.
2.5.2. DE ACUERDO A SUS FUNCIONES
2.6. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.6.1. BLOQUE DE ENTRADA
2.6.2. BLOQUE DE MODELO
2.6.3. BLOQUE DE SALIDA
2.6.4. BLOQUE DE TECNOLOGÍA
2.6.5. BLOQUE DE BASE DE DATOS
2.6.6. BLOQUE DE CONTROL
2.7. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA (S.I.G.)


3.1. DEFINICIONES
3.2. SUBSISTEMAS FUNCIONALES DEL S.I.G.
3.3. ELEMENTOS DEL S.I.G.
3.4. FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

BIBLIOGRAFÍA

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TEMA 45: SISTEMAS DE INFORMACIÓN. TIPOS. CARACTERÍSTICAS.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.

1. INTRODUCCIÓN
Para entender la importancia de los sistemas de información hay que tener en cuenta
que vivimos en la era de la información, la cual es considerada como un recurso para las
empresas u organizaciones. Además la información tiene un gran valor ya que influye de
manera decisiva en como opera una empresa. Como consecuencia de la importancia esencial
de la información se deben tomar medidas para administrarla, incluyéndose el aseguramiento
de disponibilidad, el que sea confiable, exacta y, a ser posible, con un costo mínimo.

2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.1. DEFINICIONES
2.1.1. TEORÍA DE SISTEMAS.
Un sistema es un conjunto de elementos o medios que están relacionados y que pueden
ser descritos en términos de sus atributos o de sus partes componentes. Cada componente se
define como un elemento o unidad interactiva, pudiendo ser otro sistema.
Existen diferentes clasificaciones de los sistemas:
 En base a la naturaleza de sus componentes:
- Abstractos: aquellos cuyos componentes son conceptuales.
- Físicos: aquellos cuyos componentes son materiales.
 En base a sus niveles:
- De estructura simple.
- De estructura compleja.
 En base al intercambio con el entorno:
- Abiertos: aquellos que tienen intercambio con el entorno.

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- Cerrados: aquellos que no tienen intercambio con el entorno.

El entorno
es el ambiente
o medio que
rodea al sistema,
afecta y es afectado
por el sistema.
Las fronteras
son los límites
del sistema que
demarcan o separan al sistema de su entorno, controlan las entradas/salidas y protegen al
sistema de agentes destructivos o perjudiciales.
Las entradas es todo lo que ingresa al sistema, pudiendo ser activantes o de
mantenimiento. Las activantes son sobre las que actúa el sistema para generar la salida y las
de mantenimiento son aquellas que actúan como control del sistema.
La salida es todo aquello que va desde el sistema hacia el entorno.

2.1.2. TEORÍA DE LA INFORMACIÓN


Los datos son grupos de símbolos o representaciones simples que expresan cantidades,
acciones, objetos,.... son la materia prima de la información.
Información: conocimientos basados en los datos a los cuales mediante un
procesamiento se les da significado, propósito y utilidad para la persona u observador.
Atributos de la información: exactitud, forma, frecuencia, extensión, origen o fuente
(primaria o secundaria), temporalidad, oportunidad, relevancia y completitud.

Aspectos relativos a la administración de la información:


- Integridad: capacidad de mantener la información completa.
- Privacidad: habrá que tener en cuenta derechos/restricciones de acceso.
- Seguridad: se incluye la protección de la información.

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2.1.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema de información es un conjunto sistemático y formal de componentes, capaz
de realizar operaciones de procesamiento de datos para generar información. Proporciona
información oportuna relevante y exacta, implementando la eficiencia y eficacia de la
planificación y control.

2.2. ACTIVIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN


Las actividades generales que ejecuta un sistema de información son:
- Recibe datos de fuentes internas y/o externas de la empresa o institución como
elementos de entrada.
- Actúa sobre los datos para producir información en un sistema “generador” de
información.
- Con la información obtenida, un sistema genera informaciones específicas para
cualquier petición que se realice y a cualquier nivel.

2.3. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


Los principales objetivos de los sistemas de información son:
- Las organizaciones deben verse a sí mismas como sistemas totales, compuestas
de funciones interdependientes que forman un todo unificado. Por tanto, el
objetivo de la integración es el de proporcionar un flujo de información a niveles
múltiples y a través de las funciones para apoyar esta interdependencia.
- Apoyar las actividades de la organización y a la toma de decisiones de una
empresa o institución.
- Asegurar que la información generada sea exacta, confiable y esté disponible
en cualquier instante, permitiendo un incremento en la eficiencia y la eficacia.

2.4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


La característica fundamental de los SI es el desempeño. Los sistemas de información
tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares. La información

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proporcionada al comparar los resultados de los estándares junto con el proceso de reportar
las diferencias a los elementos de control se conocen como retroalimentación.
Los sistemas de información emplean un modelo de control básico que consiste en:
- Un estándar para lograr un desempeño aceptable
- Un método para medir el desempeño actual.
- Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar
- Un método de realimentación.

Un SI no es más que una colección de datos sobre los que se lanzan consultas para
obtener información. Estos datos se estructuran formando lo que se llaman ‘hechos’ y
‘dimensiones’. Los hechos forman la mayor parte (70%) del volumen de la BD y
corresponden a hechos que han ocurrido en el negocio sobre el que montamos el SI. Por
ejemplo, en un SI para un banco podemos definir como un hecho la apertura de una cuenta, un
traspaso, un ingreso… Una buena definición de las tablas de hechos permitirá que los datos
no deban ser reestructurados en el futuro, evitando el costo asociado a esto. Es importante
tener claro que los hechos suceden en un instante concreto de tiempo y que no se verán
modificados en el futuro.
Por otro lado tenemos las dimensiones, que es la información usada para analizar los
datos contenidos en el datawarehouse. Por ejemplo, una dimensión muy importante es el
tiempo. Existen otras como los trabajadores del negocio, tiendas (ubicaciones físicas) y
productos que también son muy utilizadas. La principal diferencia entre los hechos y las
dimensiones es que estas últimas varían con el tiempo, debido a una reorganización del
negocio por ejemplo. Existen otras diferencias que se recogen en la siguiente tabla:
Hechos Dimensiones
Millones o billones de tuplas Decenas o pocos millones de tuplas
Múltiples llaves foráneas Una llave primaria
Numéricos Descripciones textuales
No cambian Cambian frecuentemente

A pesar de que estos dos tipos de información son los más importantes, no podemos
olvidar los ‘metadatos’, es decir, datos sobre los datos. Aquí tienen su lugar los índices del
datawarehouse, información sobre particiones de los datos… Sin esta información, solo
dispondríamos de una colección de registros de los que no sacaríamos ningún provecho.

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En la siguiente figura podemos ver un pequeño ejemplo de un esquema definido sobre
clientes de un negocio:
Cliente Tiempo
Hechos
(compras)
Producto Tienda

Este esquema corresponde a un modelo en ‘estrella’, donde los hechos están


centralizados y las dimensiones se ubican a su alrededor. Con este simple esquema podemos
obtener información de los productos más vendidos, de los más vendidos clasificados por
tiendas, de los más vendidos clasificados por tiendas en los últimos 3 años… de una forma
fácil gracias a las herramientas habilitadas para ello. Si las dimensiones se desglosan (dividir
los productos en estilo, color, talla…) estamos hablando de un modelo ‘copo de nieve’.
Sobre esta estructura primaria podemos construir lo que se conoce como ‘DataMarts’.
Un DataMart se basa en una parte de un SI, sólo en aquella que le es útil. Podemos pensar en
los DataMart como en las vistas que podemos definir en las bases de datos relacionales. Una
ventaja muy importante del uso de DataMarts es que reducen el volumen de datos con el que
debemos trabajar para resolver una consulta. Si tenemos en cuenta que la cantidad de
información contenida en un SI puede llegar al orden de los terabytes, es fácil comprobar que
es interesante reducir es espacio de búsqueda de las consultas.

2.5. CATEGORÍAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


2.5.1. DE ACUERDO A LAS NECESIDADES QUE SATISFACEN
Los sistemas de información de acuerdo a las necesidades que satisfacen se clasifican
en:

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- Sistemas para el procesamiento de datos (TPS): su finalidad es mejorar las
actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organización.
- Sistemas de información administrativa (MIS): ayudan a los directivos en la
toma de decisiones y resolución de problemas.
- Sistemas para el soporte de decisiones (DSS): ayudan a los directivos que
deben tomar decisiones no muy estructuradas, también denominadas decisiones
semiestructuradas.

2.5.2. DE ACUERDO A SUS FUNCIONES


Los sistemas de información de acuerdo a sus funciones se clasifican en:
- Sistemas de información para funciones específicas: destinados a proporcionar
información de una de las partes de una empresa como las dedicadas al manejo de
personal, a la comercialización...
- Sistemas de información totalmente integrados: integran totalmente en un solo
sistema todas las actividades de una empresa, por lo cual son más complejos y de
mayor tamaño.

2.6. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


Independientemente de la organización a la que sirven o forma, todos los sistemas de
información están formados por seis componentes estructurales:
2.6.1 Bloque de Entrada: representa a todos los datos, texto, voz e imágenes
que entran en el sistema y los métodos y medios por los cuales se capturan e
introducen. Está compuesta por transacciones, solicitudes, consulta, instrucciones
y mensajes. Sigue un protocolo y formato para que el contenido, la identificación,
la autorización y el procesamiento sean adecuados. Los medios más comunes para
la entrada son: código de barras, láser, teclado....
2.6.2 Bloque de Modelo: este componente consta de modelos lógico-
matemáticos que manipulan de diversas formas la entrada y los datos
almacenados, para producir los resultados deseados de salida. Las técnicas de
modelado más usuales empleadas por los analistas de sistemas para diseñar y
documentar las especificaciones de los sistemas son: tablas y árboles de decisión,

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diagramas de flujo tradicionales, diagramas de Nassi-Shneiderman, diagramas de
estructura…
2.6.3 Bloque de salida: el producto del sistema de información es la salida de
información de calidad y documentos para todos los niveles de gerencia y para
todos los usuarios dentro y fuera de la organización. La salida es, en gran medida,
el componente que guía e influye a los otros componentes; así, si el diseño del
bloque de salida no satisface las necesidades del usuario los otros componentes
carecen de importancia. La calidad de la salida se basa en su exactitud,
oportunidad y relevancia. Además deberá tratarse en función de su destino, uso,
frecuencia de uso y seguridad. La salida se puede producir en pantalla, impresora,
dispositivos de audio o microfilmes.
2.6.4 Bloque de tecnología: captura la entrada, activa los modelos, almacena
y accede a los datos, produce y transmite la salida y ayuda a controlar todo el
sistema. La tecnología consta de tres elementos principales: el ordenador y el
almacenamiento auxiliar, las telecomunicaciones y el software.
2.6.5 Bloque de base de datos: en la base de datos se almacenan todos los
datos necesarios para atender las necesidades de los usuarios.
2.6.6 Bloque de control: algunos de los controles que necesitan diseñarse en
el sistema para asegurar su protección, integridad y operación uniforme son: la
instalación de un sistema de administración de registros, la aplicación de controles
contables adicionales, el desarrollo de un plan maestro de sistemas de información,
la creación de un plan de contingencia, la aplicación de procedimientos para el
personal, la aplicación de monitores de hardware y software, la instalación de
sistemas interrumpidos de energía, sistemas contra incendio y la aplicación de una
diversidad de procedimiento de seguridad.

2.7. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN


Algunos ejemplos de sistemas de información son:
1 El Sistema de Información de venta de boletos de la empresa Ticket Master.
2 El Sistema de Control Escolar de las Instituciones Educativas.

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3 El Sistema de Información de Personal de alguna empresa u organización.
4 El Sistema de Información del IMFE.
5 El Sistema de RAFT (Rapid Analisis Fiscal Tool) diseñado para proporcionar a
los funcionarios de un medio para evaluar la Política Fiscal.

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

3.1. DEFINICIONES
Un sistema de información gerencial (SIG) es un sistema integrado usuario-máquina
para proveer información que apoye las operaciones de administración y las funciones de
toma de decisiones en una empresa. Utiliza un equipo de cómputo y programas,
procedimientos manuales, modelos para el análisis, planificación, control y toma de
decisiones, además de una base de datos. Se trata de un sistema integrado puesto que la
información será consistente y compartida en toda la empresa.
Un sistema de información gerencial incluye: procesamiento de datos, sistema de
soporte de decisiones, administración de recursos de información, comunicación de datos,
procesamiento de computadores personales, procesamiento/compartición de datos de la
organización y computación del usuario final.

Entre las disciplinas académicas relacionadas con los sistemas de información


gerenciales se encuentran: contabilidad gerencial, investigación de operaciones,
administración y organización.

3.2. SUBSISTEMAS DEL S.I.G.


Un sistema de información
gerencial está formado por varios subsistemas
que desarrollan una función específica:

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mercadería, producción, logística, personal, finanzas, informática, gerencia y bases de datos
(con su correspondiente SGBD). Cada uno de estos subsistemas corresponden a un área
funcional de la empresa; un área funcional es una parte bien definida y relativamente
independiente que comparte como objetivo común con otras áreas la consecución de
beneficios para la empresa, aunque para ello deba satisfacer objetivos propios. La relación
entre estos subsistemas se muestra en el siguiente esquema:

3.3. ELEMENTOS DEL SIG


Los elementos de los sistemas de información gerencial se dividen en los siguientes
apartados:
a) Equipo (Hardware). Se incluyen:
- Periféricos de Entrada/Salida
- Dispositivos de Almacenamiento
- Dispositivos de Procesamiento
- Elementos para las Comunicaciones
b) Programas/Aplicaciones (software). Dentro de este apartado se incluyen:
- Software de aplicación
- Software de sistemas
c) Base de Datos, que forma parte del sistema de información de la empresa
d) Procedimientos, incluye:
- Manuales de Usuario
- Manuales de Errores
e) Personal de Operaciones
- Operadores
- Analistas
- Programadores

3.4. FUNCIONES DE PROCESAMIENTO DEL S.I.G.


Existen diferentes funciones de procesamiento:

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a) Proceso de transacción: consiste en la ejecución / realización de actividades
básicas de la organización, como son: dirigir la realización de la transacción,
confirmar o explicarla y comunicarla a quien la necesite.
b) Mantener archivos maestros: se trata de la actualización de los catálogos/listas
con información permanente.
c) Producir informes: consiste en generar informes sobre la información/datos
existentes en el sistema
d) Procesar preguntas: consiste en responder a preguntas sobre la Base de Datos
usando distintos formatos.
e) Aplicaciones con interacción: es un soporte para la toma de decisiones; son
aplicaciones que permiten evaluar el “¿qué pasa si?”.

BIBLIOGRAFÍA
- S. Anahory, D. Murray: “A practical guide for building decision support systems”. Ed:
Addison- Wesley
- F. García, F. Chamorro, JM Molina: “Informática de Gestión y SI”. Ed:
McGraw-Hill
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