6 pasos para un proceso de auditoría

1.Documentos de solicitud
Después de notificar a la organización de la próxima auditoría, el auditor normalmente solicita los
documentos que figuran en una lista de comprobación preliminar. Éstos pueden incluir una copia del
informe de alguna auditoría anterior, las declaraciones bancarias originales, los recibos y libros de
contabilidad. Además, el auditor puede solicitar cartas de la organización, junto con copias de las actas de
la junta y del comité, así como copias de los estatutos y reglas permanentes.

2.Preparación de un plan de auditoría

El auditor consultará la información contenida en los documentos y planes para especificar la forma en
que la auditoría se llevará a cabo. Un taller de riesgo puede llevarse a cabo para identificar posibles
problemas. Un plan de auditoría se redactará en este momento.

3.Programar una reunión abierta

La alta gerencia y el personal administrativo clave serán invitados a una reunión abierta en la que se
presentará el alcance de la auditoría por parte del auditor. Debe determinarse un marco de tiempo, así
como cualquier otra cuestión que tenga que ver con este rubro, como el tema de las vacaciones
programadas. Los jefes de departamento pueden informar al personal sobre las entrevistas con el
auditor.

4.La realización de trabajo de campo

El auditor tomará la información que ha obtenido de la sesión pública y puede usarla para finalizar el plan
de auditoría. El trabajo de campo se llevará a cabo con los miembros del personal, quienes deben revisar
los procedimientos y procesos. El auditor verificará el cumplimiento de las políticas y procedimientos. Los
controles internos deben ser evaluados para asegurarte de que sean adecuados. El auditor puede discutir
los problemas que puedan surgir para dar a la organización una oportunidad de respuesta.

5.Redacción de un informe
El auditor debe preparar un informe que detalle los hallazgos de la auditoría. En el informe se incluyen los
errores matemáticos, problemas contables y pagos autorizados, pero no así las deudas y otras
discrepancias; deben enumerarse otras preocupaciones de la auditoría. El auditor entonces debe escribir
un comentario que describa los hallazgos de la auditoría y las soluciones recomendadas para los
problemas.

6.Configuración de una reunión de cierre

El auditor solicita una respuesta de la dirección que indique si está de acuerdo o en desacuerdo con los
problemas descritos en el informe, una descripción del plan de acción de la administración para hacer
frente al problema y una fecha de finalización prevista. En la sesión de clausura, todas las partes
involucradas deben discutir el informe y las respuestas de la administración. Si hay algunos asuntos
pendientes, deben resolverse en este punto.
Documentos de solicitud

Como su nombre lo indica, una solicitud de auditoría es el medio por el cual se le pide a
una persona, grupo, instancia, autoridad o institución, ya sea pública o privada, realizar
un estudio o examen sistemático y a profundidad de algún aspecto en particular según
un periodo de tiempo establecido. Aunque existen distintas clases de auditorías, estas se
realizan frecuentemente para verificar que todo funcione correctamente y no haya
ningún tipo de anomalía.
Una auditoría se puede realizar interna o externamente. En el primer caso, el encargado
de realizarla será una persona cercana al entorno del solicitante. Por el contrario, en una
auditoría externa es una persona ajena quien hace la investigación. Por supuesto este
último tipo de auditorías, realizadas por terceros, son más confiables y seguras.
Comúnmente, en los resultados de una auditoría se presentan evaluaciones,
recomendaciones, análisis, conclusiones e información relacionada con el tema revisado.
Una solicitud de auditoría es generalmente un documento que debe de tener las
siguientes características:
1. Fecha de redacción del documento.
2. Destinatario. Debe ser la persona o entidad elegida para realizar la auditoría, la
cual puede ser externa o interna.
3. Introducción y planteamiento. En las primeras líneas de la solicitud se deben dar
las razones y el contexto que influyeron en la realización de la auditoría.
4. Solicitud y explicación del trabajo. En este apartado se debe de solicitar la
auditoría, dando una explicación concreta del trabajo a realizar e incluyendo el
tipo de auditoría y el periodo de tiempo a analizar.
5. Peticiones especiales y despedida. Es importante que cualquier demanda o
sugerencia particular se estipule de antemano para evitar contratiempos y
problemas. Por último, se debe dar una despedida amigable.
Ejemplo de solicitud de auditoria:
México, D.F. 20 de abril de 2001
Señor presidente:
Por medio de la presente me permito saludarle y desearle éxito en su próxima gestión
como Presidente de la Corte de Cuentas de nuestra querida Asociación.
En esta ocasión me dirijo a usted para expresarle que, como es de su conocimiento, este
Comité, en la presente administración, ha asumido el firme compromiso de desarrollar
la gestión de nuestra Asociación de forma transparente, permitiendo y facilitando de
esta forma el proceso de rendición de cuentas ante nuestros miembros.
En ese sentido, considero de suma importancia entender esos procesos de transparencia
y fiscalización permanente, por lo que, de acuerdo al artículo 5 de nuestros estatutos,
este Comité tiene la facultad de llevar a cabo tales tareas.
En consecuencia, me permito solicitarle a su digna autoridad, en virtud del artículo 5 de
nuestros estatutos, se realice en la Asociación Mexicana de Acceso a la Información
Pública Auditoria de Gestión y Auditoria de asignaciones financieras durante los
periodos correspondientes a los años 1999 y 2000.
De esta misma forma solicito, de la manera más atenta, se informe al suscrito sobre el
avance o el resultado de las auditorías realizadas durante los siguiente periodos:
1 de enero al 31 de diciembre de 1997
1 de enero al 31 de diciembre de 1998
Sin más por agregar, reciba mis más sinceros saludos y reconocimentos.
ATTE. Luis Pazos Morales
Presidente Comité de Vigilancia