EXPERIENCIA DE PRÁCTICA PROFESIONAL EN EL ÁREA DE JEFATURA

DE PROCESOS JUDICIALES LA EMPRESA GRUPO BANCOLOMBIA S.A

AMALIA MILENA RIOS PULGARIN

INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO INSTITUCIÓN

UNIVERSITARIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
MEDELLÍN
2016
EXPERIENCIA DE PRÁCTICA PROFESIONAL EN EL ÁREA DE JEFATURA
DE PROCESOS JUDICIALES LA EMPRESA GRUPO BANCOLOMBIA S.A

AMALIA MILENA RIOS PULGARIN

Sistematización de la Práctica Profesional como Trabajo de Grado

Asesor Metodológico

Luis Fernando Atehortua Correa

INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO INSTITUCIÓN

UNIVERSITARIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
MEDELLÍN
2016
 TABLA DE CONTENIDO

Pag.
GLOSARIO ........................................................................................................ 5
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 7

1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................ 8

2. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................... 9
3. OBJETIVOS .......................................................................................... 10
3.1. OBJETIVOS GENERAL......................................................................... 10
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................. 10

4. DELIMITACIÓN ..................................................................................... 11
4.1. DELIMITACIÓN ESPACIAL .................................................................. 11
4.1.1. Razón social .......................................................................................... 11
4.1.2. Objeto social de la organización ........................................................... 11
4.1.3. Representante legal……………………………………………………….....11
4.1.4. Reseña histórica .................................................................................... 11
4.1.5. Misión ................................................................................................... 12
4.1.6. Visión .................................................................................................... 12
4.1.7. Valores corporativos .............................................................................. 12
4.2. DELIMITACIÓN TEMPORAL ................................................................. 12

5. DESCRIPCIÓN DE LA PRACITCA........................................................ 13

6. ALCANCES O METAS .......................................................................... 14

7. MARCO TEÓRICO ................................................................................ 15

7.1. Fundamentación Conceptual .............................................................. 15
7.2. Perfil del Tecnólogo .............................................................................. 16
7.2.1. Campo de intervención y objeto de formación. ..................................... 16
7.2.2. Competencias profesionales. ................................................................ 16
8. METODOLOGÍA .................................................................................... 18
8.1. Descripción de Procedimientos para Realizar la Experiencia……. ....... 18
9. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ......................................................... 19
9.1. Los Recursos Humanos ........................................................................ 19
9.2. Los Recursos Materiales ...................................................................... 19
9.3. Los Recursos Económico o Financieros .............................................. 20
9.4. Cronograma de Actividades .................................................................. 20
10. RESULTADOS Y/O CONCLUSIONES………………………………………
10.1. Competencias del Saber o del Hacer Obtenidas En La Empresa .............20
10.2. Aportes a la Empresa .............................................................................................21
10.3. Logros .........................................................................................................................22
10.4. Dificultades ................................................................................................................23
10.5. Recomendaciones ...................................................................................................23
BIBLIOGRAFÍA .....................................................................................................................24
ANEXOS .................................................................................................................................25
 GLOSARIO

Abogado externo: profesional independiente que presta servicios profesionales

a entidades que libremente lo contratan
Accionante: Persona contra quien se actúa o a quien se le reclama algo en
juicio, exigiéndole alguna cosa o prestación determinada.
Accionado: Persona que formula una demanda en juicio, en reclamación de una
cosa o reconocimiento de un derecho.
Apoderado: Persona que ha recibido mandato de otra para ejercer en su lugar
ciertos poderes.
Audiencia: Acto por intermedio del cual una autoridad administrativa o judicial,
en función de juzgar, oye a las partes o recibe las pruebas.
Consumidor financiero: toda persona, cliente, usuario y cliente potencial, que
utiliza productos y/o servicios del sistema financiero, asegurador y del mercado
de valores.
Cliente: Es la persona natural o jurídica con quien las entidades vigiladas
establecen relaciones de origen legal o contractual, para el suministro de
productos o servicios, en desarrollo de su objeto social.
Derecho de petición: Es la facultad que tiene toda persona para acudir ante
cualquier autoridad u organización particular en los casos señalados por la ley y
presentar solicitudes respetuosas, que deben ser resueltas en forma pronta y
oportuna.
Juzgado: también conocido como tribunal de justicia y corte, de acuerdo al lugar
geográfico en el cual se esté, es aquel sitio en el cual un grupo colegiado, o un
juez, resuelven la culpabilidad o no de una persona en el marco de una causa
judicial que se le sigue en su contra.
Notificación Personal: aquella que se hace a la persona del interesado o a su
apoderado o representante, constatándose, en vivo, la recepción de dicha
notificación.
Notificación por aviso: se hace personal, o por un medio electrónico,
notificando el inicio del proceso
Proceso: Conjunto de actos que se ejecutan por o ante una autoridad
jurisdiccional, con el fin de obtener la administración de justicia en un caso
concreto. El proceso civil se inicia con la presentación de la demanda y concluye
con la sentencia o fallo. Sin embargo, hay formas de terminación anormal del
proceso, como la transacción, el desistimiento y la perención. El proceso penal
empieza con la formulación de denuncia o querella y culmina con la sentencia.
El querellante puede, en ciertos casos, desistir de la acción penal con el
consentimiento del procesado.

5
Querella: Petición dirigida a un funcionario de la rama jurisdiccional del poder
público para dar noticia de la ocurrencia de un hecho punible que no es
investigable de oficio y solicitar la iniciación del respectivo proceso criminal.
Sentencia: resolución judicial por una causa.
Superintendencia Financiera: es la entidad gubernamental encargada de
supervisar los sistemas financiero y bursátil colombianos con el fin de preservar
su estabilidad, seguridad y confianza, así como promover, organizar y desarrollar
el mercado de valores y la protección de los inversionistas, ahorradores y
asegurados.
Tutela: Institución jurídica que tiene por objeto la guarda de la persona o bienes
o solamente de los bienes, de los que, no estando bajo la patria potestad, son
incapaces de gobernarse por sí mismos.

6
 INTRODUCCIÓN

El informe hace referencia a las experiencias reales adquiridas en el campo

laboral después de la formación profesional, brindada por la institución para el
ambiente laboral.
Adquirir la educación como un estilo de vida, también implica una serie de
responsabilidades durante la formación y el resto de vida laboral, la practica
suele ser la primera experiencia directa con el mercado laboral y es el lugar para
desarrollar capacidades y habilidades que marquen el rumbo del profesional.
Otro aporte significativo al desarrollo del profesional, es la interacción con un
equipo de trabajo que facilitará la consecución de resultados y la inclusión a la
organización.
El plan de práctica pretende acercar al estudiante al ambiente real de las
organizaciones y enfrentar después de la formación del pensamiento crítico un
entorno para destacar las capacidades adquiridas en la formación, y la capacidad
de adaptación e inclusión a un área y equipo nuevo donde se tratarán temas que
incluyen las necesidades de un cliente y lograr la satisfacción de este.
Igualmente se pretende mostrar una visión nueva del funcionamiento interno de
las empresas, se enfrenta al cumplimiento de tareas que deben realizarse
oportunamente para complementar el siclo administrativo cotidiano, escuchar las
instrucciones y las formas como se realizan las actividades y proponer formas
para la mejora de las actividades diarias.
Apoyo administrativo en gestiones de la gerencia, apropiándose de funciones y
entregando resultados que inviten al crecimiento. Después de un análisis durante
la estadía en la organización se identifican posibles mejoras para facilitar la
consecución de objetivos de toda el área, diseñando estrategias dirigidas al
incremento de soluciones eficientes para la resolución de conflictos.

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 1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA O REALIDAD A INTERVENIR

El área jurídica del Grupo Bancolombia necesita un aprendiz, que apoye en los
procesos administrativos y brinde acompañamiento en las labores diarias de
cada uno de los abogados que conforman el equipo de trabajo. Contribuir así
con el desempeño del área mediante mejoras a partir de los parámetros
adquiridos en la formación, haciendo más simple el desarrollo de las actividades
diarias, facilitando las herramientas y reduciendo el tiempo con un mejor control
de las plantillas de Word, de la información de cada uno de los procesos jurídicos
llevados por el área, garantizando una respuesta oportuna para los clientes.

8
 2. JUSTIFICACIÓN
En la práctica realizada en industrias SDT, durante el primer semestre del 2017,
se puso a prueba todo conocimiento teórico brindado por la universidad y que
me consolida como una persona íntegra profesionalmente al finalizar esta,
puesto que requería de un óptimo desempeño para cumplir con cada una de la
funciones que allí se me delego, permitiéndome como estudiante desarrollar
actitudes, habilidades y destrezas que me impulsan a definir las tendencias
profesionales, de acuerdo en los contextos en que se desarrolló la práctica. Por
tanto la institución se ve puesta en prueba dentro de la empresa por el estudiante
que la representa y evidencia ideas de mejora y de los logros de una formación
adecuada de acuerdo con los resultados que se evidencien durante la estadía
del alumno dentro de la compañía.
Para el estudiante es importante enfrentar el ambiente laboral en el aspecto
práctico con el fin de apropiarse del rol fundado durante la incursión de la carrera
pues proporciona una idea más cercana y justifica las teorías expuestas en clase
por los docentes permitiendo la valoración del desempeño por cada una de las
partes forjando un resultado que fortalezca y haga crecer el convenio del instituto
y la compañía. Por medio de esta práctica, se invita al desarrollo personal de
capacidades confrontadas a los problemas reales de una empresa.

9
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Apoyar los procesos administrativos de la Jefatura de Procesos
Judiciales del Grupo Bancolombia, que optimicen el tiempo para
entregar una respuesta más ágil al cliente respecto a su problema
jurídico.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Proporcionar los conocimientos para la gestión adecuada de los procesos
internos, modificando y mejorando bases de datos.
 Administrar documentos en orden de prioridades, escrituras, tutelas,
apelaciones, en orden, para producir información que permita el análisis
y el apoyo para la toma de decisiones.
 Registrar la información oportuna de cada uno de los casos llevados por
los diferentes abogados, revisarlos y actualizarlos en las plantillas
digitales en Word, con las acciones proferidas por los diferentes juzgados,
y archivarlos físicos con la distinción de proceso vigente o terminado.
 Apoyar la búsqueda de información para la presentación del abogado del
banco o del abogado externo a las audiencias de conciliación y ayudar en
la elaboración de dicho documento.
 Revisar de manera oportuna el estado de procesos de cancelación y
reposición de título valor, llamar a los abogados externos para coordinar
el envío de documentos y conocer los pronunciamientos sobre el caso.
 Recibir documentos, facturas, derechos de petición, demandas,
audiencias, archivar o direccionar a los abogados, presentando fechas
para la entrega de respuestas, o enviar a las diferentes regiones, Bogotá,
Cali y Barranquilla.
 Elaborar presentaciones para los informes en las diferentes reuniones,
con el avance de los procesos y las sentencias, llevados por los
abogados.

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 4. DELIMITACIÓN

4.1 DELIMITACIÓN ESPACIAL

La práctica profesional se realizó en el Edificio del Grupo Bancolombia S.A
Dirección general Carrera 48 No. 26-85 avenida los industriales, torre Sur, de la
ciudad de Medellín.
4.1.1 Razón social Grupo Bancolombia S.A - Nit. 890.903.938-8
4.1.2 Objeto Social De la organización Somos un grupo financiero que es motor
del desarrollo económico y social de los países en los que estamos presentes.
4.1.3 Representante legal La junta directiva del grupo Bancolombia designa
como representante legal a Carlos Raúl Yepes Jiménez. El 28 de noviembre de
2010, asumiendo el cargo en febrero de 2011 hasta la fecha.
4.1.4 Reseña histórica Entidad fundada en Medellín el 24 de enero de 1945,
por 110 socios. El 11 de octubre de ese año abrió las puertas el Banco Industrial
Colombiano (BIC) para atender con servicios financieros a una clientela
corporativa. En 1973 abrió oficina en Panamá para atender a los empresarios
colombianos con negocios en ese país. En 1997 adquiere (por 418 millones de
dólares), al primero en el ranquin, el Banco de Colombia, más fuerte en clientes
naturales, fundado en Bogotá en 1875.
Después de la compra se bajó el aviso del BIC y se hizo el de Bancolombia. Pero
luego se hizo a Su financiamiento (2003) y protagonizó en 2005 la integración
con Conavi (corporación de ahorro y vivienda) y Corfinsura (corporación
financiera) en una fusión sin precedentes en el país y que lo fortaleció en el
crédito hipotecario.
Se concretó, en 2007, la compra de Banagrícola, el más grande de El Salvador,
con inversión de 900 millones de dólares, mientras se abrieron operaciones
locales en Perú y Brasil. Este año se protocolizarán las compras del 40 por ciento
del Grupo Agromercantil de Guatemala y la operación de Hsbc en Panamá, por
2.100 millones de dólares.
Entre compras, fusiones y jugadas estratégicas entre la feroz competencia, el
BIC se mantiene como la persona jurídica de Bancolombia.
Han pasado 140 años desde el nacimiento del Grupo Bancolombia, durante este
tiempo, la innovación en la experiencia de los clientes ha sido una meta
constante y son muchas las evidencias de nuestro trabajo en este sentido. Por
ejemplo, en 1969 en el BIC ofrecimos al mercado la primera tarjeta de crédito en
toda América del Sur y en 1985 pusimos en funcionamiento la red de cajeros
electrónicos.

En 1996 nuestra entidad fue pionera en el sistema financiero colombiano con la

apertura de la primera Sucursal Virtual Personas. En 1999 inauguramos la
11
Sucursal Virtual Empresas, la cual propició el primer sistema de pagos por
Internet en Colombia; un año después, en 2000, presentamos la E-Card
MasterCard, la primera tarjeta de crédito virtual en el país para realizar compras
por Internet. En 2006 abrimos el primer corresponsal bancario en Colombia, un
canal que ya se exportó a El Salvador, y con la APP, lanzada en 2012, hoy
facilitamos más de 230 millones de transacciones al año.

4.1.5 Misión: Somos el mejor aliado de los clientes en la satisfacción de sus

necesidades financieras. Proveemos una amplia gama de productos y servicios
con innovación, eficiencia y amabilidad, y generamos valor a nuestros clientes,
colaboradores, accionistas y a la comunidad.

4.1.6 Visión: Ser una Organización comprometida con la excelencia, que

satisface las necesidades financieras de los clientes, con soluciones integrales
e innovadoras

4.1.7 Valores Corporativos

 Calidez: El compromiso que tenemos de crear experiencias gratas con
todas las personas con las cuales nos relacionamos.
 Cercanía: La convicción de reconocer al otro como ser humano,
interesarnos por sus emociones, escucharlo y construir una relación de
largo plazo.
 Inclusión: Construir, con nuestras acciones, una banca en la que todos
seamos importantes para hacer una sociedad justa y equitativa.
 Respeto: Sensibilidad que reflejamos en nuestro comportamiento para
situarnos en el lugar del otro, interesarnos por sus emociones, ser
receptivos con sus necesidades y hacer de la confianza la base
fundamental de nuestras relaciones.

4.2 DELIMITACIÓN TEMPORAL

El contrato de aprendizaje da inicio el 17 de diciembre de 2014 y finaliza el 16 de
junio de 2015

12
 5. DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA O DE LA INTERVENCIÓN
TECNOLÓGICA

Al practicante se le asignan funciones para el desempeño adecuado del cargo:

 Correspondencia, recibir y direccionar o enviar diariamente, leer
cuidadosamente para identificar los documentos (admisión de tutelas,
fallos de tutelas, notificaciones personales y por aviso, acciones populares
y audiencias de conciliación) registrar en el cuadro de correspondencias
los documentos que se reciben y a quien son entregados.

 Acompañamiento a los abogados para la preparación de audiencias de

conciliación.

 Tutelas cada semana del mes le corresponde atenderlas a un abogado

apoyados de la aprendiz universitaria quien es la encargada de recibir y
enviar las tutelas y sus respectivas respuestas a los juzgados civiles,
promiscuos o municipales, es de vital importancia estar pendiente de
todos los medios en que pueden ser notificadas fax, correo electrónico,
telefónicamente, o correspondencia interna, para su pronta respuesta que
se debe dar entre 1, 2 ó 3 días.

 Pago de facturas, cada mes se deben pagar facturas correspondientes a

los abogados externos que llevan los procesos, cada abogado debe
enviar a principio del mes la factura. La factura de la notaria 20 son por
las notas de presentación personal, autenticación de documentos, se
verifica se procede al pago y se guarda el recibo en caja menor.

 control de plantillas de Excel, Word, presentaciones en Power Point,

actualizarlas para las reuniones y los informes mensuales enviados a
Bogotá.

 Archivo distribuir ordenadamente, para el fácil acceso a las carpetas en

que se llevan cada uno de los procesos, en estanterías diferentes para
cada abogado, anexar los documentos que llegan diariamente a los casos
que ya tengan carpeta física, de lo contrario diseñar en cartulinas rosa
una carpeta. Ejemplo archivar en el orden de notificación personal,
notificación por aviso, demanda, respuesta a la tutela sentencia o fallo.
Crear una caratula que contenga el nombre del juzgado el nombre del
demandante el nombre del proceso y la fecha, archivar en una carpeta
café por orden alfabético en la estantería.

13
 6. ALCANCES O METAS

En la jefatura de Procesos Judiciales del Grupo Bancolombia, el aprendiz debe

generar un aporte al desarrollo de los procesos que garantice al desempeño
cotidiano agilizando la búsqueda de información y los tiempos de entrega de
las respuestas para las quejas y reclamos generadas por los clientes del
Banco.
Las metas alcanzadas son:
 Actualización de las plantillas de cancelación y reposición de título valor,
tomando cada uno de los casos desde 2011 al primer trimestre de 2015,
recolectando información, llamando a los abogados externos encargados,
solicitando los documentos emitidos en los avances del caso para
enviarlos al archivo físico y siendo el caso anexándolos a los procesos
ordinarios que se hayan abierto si no se acordó una solución entre las
partes, corroborando la vigencia de estos, y confirmando la fecha de
terminación de estos. Agregando información de la región donde se
originó y la fecha de la demanda, el título valor que se solicitaba y el valor,
el abogado encargado, las sentencias, las observaciones por cada una de
las partes. Reduciendo la plantilla en Excel de 4 hojas a solo una de
menos de 60 casos vigentes y una hoja para los casos terminados.

 Agilizar la búsqueda de carpetas físicas en el archivo físico, logrando

retirar las carpetas de procesos ya terminados y enviándolas al archivo
general en la zona norte de la ciudad, dejando una plantilla en Excel
relacionando todos los datos de los procesos, como demandantes,
sentencias, estado del caso y la ubicación de la carpeta en las cajas,
enviando copia a los encargados del archivo general, dado el caso que
soliciten revisar nuevamente alguno de los casos o por solicitud de una
nueva demanda. Facilitando de este modo la búsqueda de carpetas
físicas en las instalaciones del área que sirvan de apoyo para las
audiencias y el trabajo diario, y de una idea más clara de los procesos
vigentes y prioritarios.

 Gestión de las plantillas de Word en las que se lleva la información

relevante de los procesos, civiles, ordinarios y penales para presentar un
informe mensual que es enviado a Bogotá.

 Revisión diaria de la correspondencia para identificar los documentos

para el apoyo a los procesos ya vigentes o registrar en la plantilla de Excel
y Word, si dicho documento abre un caso nuevo. Con la información
realizar las presentaciones en Power Point sobre los procesos y sus
adelantos para apoyo en reuniones con las diferentes regiones y la base
para realizar el informe de cada mes para ser enviado a Bogotá.

14
 7. MARCO TEÓRICO

7.1 FUNDAMENTACIÓN CONCEPTUAL

La estrategia financiera del grupo Bancolombia radica en el servicio, innovación
en la experiencia con el cliente, relaciones cercanas y fortalecer la confianza a
través de personas comprometidas con la prestación de un servicio, el activo
más valiosos son los clientes y sus colaboradores. Esto da la razón de que
“Trabajas para la gente. Toda organización, privada o pública, está orientada a
satisfacer necesidades de personas. Todo lo que haces en tu puesto de trabajo,
de manera directa o indirecta, afecta la vida de los clientes de la empresa”.
(Jiménez, 2010 p.20.) Así se respalda el trato, mirar a los ojos al cliente, llamarlo
por su nombre para conocerlo y entender su necesidad.
No todas las experiencias son gratas para los clientes, existen clientes
insatisfechos por dificultades que se presentan en el contacto con los
colaboradores o inconvenientes frente al producto adquirido, allí cuando las
dificultades se convierten en problemas, llegan hasta el área Jurídica de la
organización donde serán atendidas las quejas y reclamos que no puedan
disolverse por la entidad, y por el defensor del cliente financiero, según Carlos
Raúl Yepes Jiménez Presidente de Bancolombia lo más importante es el cliente
"a quien hay que respetarlo, considerarlo y entenderlo" y creó el comité por el
Respeto al cliente del cual hace parte junto con el defensor.
De esta forma se respaldan los derechos del cliente financiero, éste actúa como
intermediario entre la entidad y el cliente. Si de esta manera no pueden ser
resueltos se acude al juez o a la superintendencia Financiera la cual se encarga
de supervisar el sistema financiero.
Dentro de una organización se encuentran áreas poco comunes sin embargo
fundamentales para el funcionamiento adecuado de la organización, es cuando
la formación integral da las capacidades de entregar a este tipo de áreas una
persona con el perfil adecuado para responder a todo tipo de necesidades
internas. La jefatura de Procesos Judiciales implica un apoyo administrativo en
todos los procesos que el área realice diariamente, el aporte desde un tecnólogo
en administración al área jurídica de la organización, es a partir de las mejoras a
los procesos, la forma de hacer más ágil y adecuada la resolución de las tareas
diarias, mediante aportes innovadores y accesibles para cada uno de los
abogados miembros del área. Optimizar el tiempo es una necesidad importante
en momentos donde el cliente quiere una respuesta inmediata a su caso legal,
resumir los procedimientos para llegar a la misma respuesta, la forma de
conseguir pruebas, buscar testigos y llevar una investigación pronta como base
para los procesos ordinarios, mediante la actualización de información puntual,
sin distractores que retrasen las respuestas, la comunicación con el equipo de
trabajo, juzgados y abogados externos que dan la información actual del caso
tratado.
15
 7.2 PERFIL DEL TECNOLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

7.2.1 Campo de intervención y objeto de la formación El Tecnólogo en

Gestión Administrativa interviene los procesos administrativos de las
organizaciones productoras y prestadoras de servicios, desde la
perspectiva de los modelos de gestión de la información y la
comunicación organizacional y desde la gestión tecnológica en las
organizaciones.

Campo de intervención

 Los Modelos de gestión de la comunicación organizacional.

 Los Modelos de gestión de la información organizacional.

 La Gestión tecnológica en las organizaciones.

Objeto de formación

 Líder en el apoyo organizacional: En la planificación, organización, control y

dirección de proyectos y actividades acordes con la misión de diferentes
organizaciones, tanto de carácter oficial como privado.

 Emprendedor: Creador de su propia empresa, o socio de proyectos

emprendedores.

 Gestor organizacional: En la participación de soluciones de problemas en el

área de la administración y en la coordinación de actividades
interdisciplinarias e interinstitucionales

 Ejecutivo o Profesional: En la gestión, organización y manejo de los diferentes

recursos organizacionales.

 Jefe de proceso: Como gestor y coordinador de los diferentes procesos

organizacionales, en su calidad de líder, responsable principal o agente activo.
7.2.2 Competencias profesionales

 Diseñar estrategias de comunicación a través de un diagnóstico de las

manifestaciones culturales y sociales de una organización.
 Diseñar y proponer estrategias que mejoren la comunicación de una
organización.
 Realizar la programación de una empresa a corto, mediano y largo plazo.
 Conocer el alcance de la administración de la producción o de
operaciones dentro una organización.

16
 Reconocer la importancia de la Dirección Del Cambio Organizacional Y
La Innovación.
 Comprender la dinámica y la importancia del proceso administrativo:
planeación, organización, dirección y control en los ambientes internos y
externos de la organizaciones.
 Medir el desempeño de los procesos y proponer mejoras.
 Levantar mediante diagramas de flujos los procesos de una empresa o
área determinada.
 Tener criterios para diseñar o modificar bases de datos, para intervenir la
archivística organizacional.
 Reconocer el concepto de títulos valores, así como los requisitos legales
necesarios que debe contener para que sea válido en Colombia.

17
 8. METODOLOGÍA
8.1. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LA
EXPERIENCIA

A continuación se describen las funciones principales, sus respectivos

procedimientos y las herramientas para desempeñar adecuadamente las
tareas cotidianas y entregar respuestas oportunas al equipo de trabajo y al
cliente:

Funciones Procedimiento Herramientas

Recibo diario de Revisión diaria, del Correo electrónico

correspondencia interna correo electrónico, Outlook, fax, plantillas
entrega diaria de en Excel, teléfono.
documentos 9:00 am y
3:00 pm por el
mensajero interno.
Asentar en el cuadro de
correspondencia.
Direccionar documento,
al abogadodo
correspondiente o
direccionar a cada una
de las dependencias del
Banco en las diferentes
ciudades.
Apoyo para elaborar Se elabora el 25 de cada Computador, plantillas
informe de fin de mes mes, para enviar a en Excel y documentos
Bogotá, estadísticas de de Word
tutelas procesos
ordinarios, vigentes y
terminados y procesos
nuevos, el total de
audiencias y de
cancelación y
reposición, durante el
mes.
Archivo Se deben realizar: Carpetas físicas.
escáner, fax y copias
que necesite el área.
Se manejan carpetas
físicas de los procesos.
Programación de Revisión cada semana y Notificaciones físicas,
Audiencias de programar al abogado computador, plantillas
conciliación correspondiente de en Excel.
acuerdo a la
disponibilidad, se

18
 9. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

9.1 RECURSOS HUMANOS

El equipo de trabajo que acompaña de forma directa al aprendiz:
Nancy Hoyos Aristizabal
Jefe de sección.
Sección jurídica procesos especiales región Antioquia y Sur.

Cesar augusto Hurtado Gil

Abogado I
Procesos verbales de contrato restitución de Bienes y tierras.

Diana Alejandra Herrera

Abogada I
Casos Penales y de Fiscalía.

Beatriz Lucia Berrio Calle

Abogada II
Acciones populares- Procesos Ordinarios.

Luis Miguel Aldana Duque

Abogado II
Representante de Leasing Bancolombia y Cancelación y Reposición de Bienes.

Ricardo Castrillón Castrillón

Abogado III
Procesos Penales, representante de Renting.

Cristina Rúa ortega

Abogada III
Insolvencia

Ana Maria Ospina

Auxiliar Administrativo.

Blanca Cecilia Vanegas

Auxiliar Administrativo.

9.2 RECURSOS MATERIALES

Ubicada en el piso 9D, el puesto cuenta con un escritorios, un computador éste

conectado a un área de copiado, un teléfono y gavetas.

19
9.3 RECURSOS ECONÓMICOS

De acuerdo a lo establecido por el gobierno se recibe un apoyo de sostenimiento

correspondiente al 100% del SMLV $ 644.350, la afiliación al Sistema de
Seguridad Social en Salud y afiliación al Sistema de Riesgos Laborales.

9.4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

DIC ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUN

I
FUNCIONES PRINCIPALES 1 2 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Asistencia en la
preparación de audiencias
Revisión de Facturas
Control de archivo físico
Apoyo Administrativo
Administración de
correspondencia
Preparación del informe
mensual

20
 10. RESULTADOS Y/O CONCLUSIONES

10.1 COMPETENCIAS DEL SABER O DEL HACER OBTENIDAS EN LA

EMPRESA
 Los conceptos tratados durante el periodo académico permitieron
comprender y entender el lenguaje diario dentro del área, y aportar desde
los nuevos criterios aportados por la formación, comprender la
importancia de entregar una respuesta a tiempo para un cliente con los
criterios adecuados. La manipulación adecuada de herramientas de
trabajo para facilitar los procesos que se llevan a cabo dentro del área
para optimizar tiempo.

 El desarrollo de actividades internas fundamentadas en la autonomía,

crea disciplina, organización del tiempo para la entrega del trabajo en que
se basará el equipo para el desempeño idóneo del área, el jefe del área
no impone tareas delega responsabilidades, cada miembro del equipo es
quien planea el desarrollo de las actividades logrando la conexión perfecta
con el equipo de trabajo para el cumplimiento de metas a tiempo y el
avance del área dentro de la organización.

 Apropiación de las herramientas tecnológicas correo electrónico, chat

interno, intranet, para la comunicación con el equipo de trabajo así lograr
la adecuada interacción e inclusión al equipo de trabajo.

 Adquisición de conocimientos sobre el relacionamiento y el

funcionamiento de una compañía estando dentro de ella, conocer la
importancia no solo del área en que se desempeña la práctica, conocer
las demás áreas y su importancia para el éxito de toda la compañía a
partir de la colaboración que áreas como seguridad bancaria, Jefatura de
asesoría jurídica y recursos Humanos, entre otras, se apoyan para la
solución de tareas diarias.

10.2 APORTES A LA EMPRESA

 La jefatura de procesos judiciales, respecto al archivo físico presentaba
una acumulación innecesaria de carpetas con procesos ya terminados
dispuestos a ser enviados al archivo general, en los últimos meses se
realiza la evacuación de dicho material, revisando cautelosamente cada
proceso con el acompañamiento de la auxiliar administrativa del área,
dejando así una constancia de la existencia de los procesos ya terminados
generando una plantilla en Excel relacionando los casos retirados.

 Contribución a las plantillas de Excel donde se registran los casos de

Cancelación y reposición de título valor llevados por el área, organizando
21
 la plantilla para hacer más fácil y simple la búsqueda y la comprensión de
los casos vigentes y terminados para el control por los abogados,
entregando una plantilla con solo dos hojas en las cuales estarían los
procesos terminados y los procesos vigentes, con los respectivos
encargados, optimizando tiempo al abogado ya que en dicha plantilla se
encontraba la información relevante.

 Complementación y actualización del directorio de procesos especiales,

con la información de cada uno de los abogados externos y anexando los
abogados que fueran contratados por primera vez, en todo el país.
10.3 LOGROS
PERSONALES
 Enfrentar un área ajena a la carrera para la que fui formada y cumplir con
el reto y estar al nivel del área, la jefatura de procesos Judiciales implica
no solo conocimientos que ayuden hacer más fácil el trabajo diario con
apoyo a los procesos y propuestas de mejoras a estos, implica ayuda e
ideas a la resolución de conflictos, adaptarse, desenvolverse y
comprender el ambiente legal que manejaba la gerencia, implicó un reto
personal y contribuyó al crecimiento personal, con la idea de ser capaz de
responder a cualquier reto que el mercado laboral me exija y los
conocimientos legales adquiridos con el relacionamiento diario con cada
uno de los abogados.
PROFESIONALES
 Aportar al funcionamiento interno con conceptos nuevos para la
administración de sus cargos, desde la perspectiva administrativa
proporcionar al ambiente jurídico la importancia de reducir tareas
redundantes y entregar un proceso más simple alcanzando en más corto
tiempo el mismo objetivo.

 Fomentar el uso de plantillas para registros de actividades, como las

plantillas en Excel para organizar las audiencias de conciliación
relacionando la fecha la hora y el tema a tratar y siendo compartida con el
abogado encargado, evitando la pérdida del texto físico manipulado por
todos los integrantes del área. También usando la red interna del banco,
el correo electrónico y la intranet, donde se permitía programar reuniones,
notificar acontecimientos importantes dejando una constancia de las
actividades pendientes, evitando el vos a vos que no llega siempre a todos
los colaboradores.

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10.4 DIFICULTADES
PERSONALES
Para el aprendiz de gestión administrativa entender los conceptos jurídicos y
realizar las tareas encargadas por los abogados del equipo sin generar retrasos
en los procesos, la comunicación al inicio de la experiencia de práctica por ser
conceptos y actividades nuevas.
PROFESIONALES
 Al momento de hacer propuestas siempre deben ser aprobadas y
aceptadas por cada uno de los miembros que conforman el equipo de
trabajo, desear modificar una plantilla en Word con más de 500 casos de
procesos de todos los abogados para convertir la información a plantillas
Excel que permitiera una actualización mensual más fácil de todos los
casos existentes y nuevos con esta información se elabora el informe que
se envía a Bogotá, no se contó con la autorización para modificaciones
desde Bogotá donde se encuentra el jefe principal del área Jurídica de
Bancolombia.

 Modificar formas de trabajo que se han convertido en un estilo de vida no

es simple al principio, intentar cambiar un método que lleva años de
realizarse de ese modo es una reacción negativa cuando se intenta
cambiar inmediatamente y por una persona que lleva poco tiempo en el
área. El tiempo en contra para cambiar el proceso y hacer entender las
ventajas de uno nuevo, que ayudará en la misma gestión, en un corto
tiempo y sin menos probabilidad de errores. No tener el apoyo de los
encargados directos del proceso dificulta la posibilidad de lograr un
proceso nuevo, dificultad cuando se intentó cambiar el cuaderno donde
se programaban las audiencias de conciliación, y manejar todo desde
herramientas tecnológicas reduciendo la acumulación de papeles
innecesarios en el archivo.
10.5 RECOMENDACIONES
PARA EL ITM
Seguimiento a los estudiantes interesados en realizar prácticas profesionales,
capacitarlos para acercarlos mejor al mercado laboral, formar sobre los
comportamientos adecuados dentro de una organización para la adaptación y
desarrollo dentro de un equipo de trabajo.
PARA LA EMPRESA
 La estadía para los aprendices en cualquier área nunca es superior a
cualquier año, lo que implica adaptarse en un corto tiempo y seguir el ritmo
normal, debería existir una inducción considerable para enfrentar el cargo,
23
al equipo de trabajo y así cumplir las expectativas esperadas por la
empresa.

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 BIBLIOGRAFIA

 Jiménez, J.. (2010). Trabajas para la gente. Caracas, Venezuela: Cograf

Comunicaciones C.A. p.20 recuperado de
http://www.libroscograf.com/artesupremo/50practicas.pdf
 Red Judicial. Glosario Jurídico. Diciembre de 2015, URL:
http://www.redjudicial.com/redjudicial/index/GLOSARIO/Glosario%20
Juridico.pdf
 Grupo Bancolombia. Portal virtual personas. Diciembre de 2015, URL:
http://www.grupobancolombia.com/wps/portal/personas/

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 ANEXOS

LISTA DE ANEXOS

Anexo A: Hoja de Vida Institucional/ITM

Anexo B: Guías de seguimiento 1, 2, 3 y 4

Anexo C: Contrato de aprendizaje de práctica académica

Anexo D: Certificado Empresarial/carta de constancia de realización de la

experiencia de práctica.

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