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TRABAJO EN EQUIPO Y METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE
PROBLEMAS
El trabajo en equipo es una de las competencias más frecuentes que se tratan en
el tema de la calidad en la gestión de los centros o empresas y en la actividad
docente. Efectivamente, no se puede avanzar mucho en la mejora de la calidad en
el trabajo de las instituciones o en la mejora de las actividades, si las personas
implicadas en esos procesos no tienen la capacidad para trabajar en equipo. Se
suele hablar de la competitividad pues es de suma de importancia en el logro de la
eficacia, en el sentido de que logra los objetivos propuestos. Otras competencias
permiten al equipo alcanzar un alto nivel de excelencia y de eficiencia, porque
suponen mayor desarrollo de las capacidades de sus miembros.
Ante esto también debe estar pendiente y realizar una buena planificación para
atender los problemas de forma eficiente logrando convertirlos en fortalezas.
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- Condiciones propicias. Los líderes de la organización deben conocer y creer en el
trabajo en equipo, para promover las tareas e innovación de los integrantes del
equipo.
-Establecer y aclarar objetivos: Los objetivos deben ser claros y conocidos por todos
los integrantes del equipo de trabajo.
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Establecer un grupo pequeño de gente con conocimiento del producto o servicio,
tiempo asignado, autoridad y habilidad en las disciplinas técnicas requeridas para
resolver el problema e implantar acciones correctivas. El grupo debe tener un
facilitador designado.
Definir e implantar acciones que aíslen el efecto del problema de cualquier cliente
interno/externo hasta que se implante la acción correctiva. Hay que verificar la
efectividad de este tipo de acciones.
Identificar todas las causas potenciales que pudieran explicar por qué ocurrió el
problema.
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vez iniciada la actividad, hay que vigilar los efectos a largo plazo y eliminar las
acciones contenedoras si fuera posible.
El ciclo PHVA.
El ciclo PHVA o ciclo de Deming fue dado a conocer por Edwards Deming en la
década del 50, basado en los conceptos del estadounidense Walter Shewhart.
PHVA significa: Planificar, hacer, verificar y actuar. En inglés se conoce como
PDCA: Plan, Do, Check, Act.
A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:
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PLANIFICAR: En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos, esto de
acuerdo a políticas organizacionales y necesidades de los clientes. Puede ser de
gran utilidad realizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores y
utilizar herramientas de planificación.
Esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de las otras, lo que
indica que si no se planea bien los resultados en las otras 3 etapas no serán
confiables.
ACTUAR: Mediante este paso se realizan las acciones para el mejoramiento del
desempeño de los procesos, se corrigen las desviaciones, se estandarizan los
cambios, se realiza la formación y capacitación requerida y se define como
monitorearlo.
En conclusión, la adopción del ciclo PHVA es de gran ayuda para actuar sobre los
procesos y no sobre las personas, pues es frecuente que en las organizaciones se
culpen a los trabajadores por los malos resultados cuando en realidad lo que falla
es el proceso, de ahí la gran importancia que tiene el compromiso gerencial, pues
es en este nivel en donde se deben buscar las estrategias que permita a las
empresas liderar el mercado, ser auto-sostenibles y rentables.
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Ocho pasos en la resolución de problemas
Una forma de llevar a la práctica el ciclo PHVA, es dividir a éste en ocho pasos o
actividades para su solución, que se describen a continuación.
2- Buscar todas las causas posibles. En esta etapa se trata de buscar todas las
causas posibles del problema, sin discutirlas. Para ello se recomienda aplicar una
sesión de “lluvia de ideas”, con especial atención en los hechos generales y no en
los particulares (por ejemplo, si el problema es lotes rechazados por mala calidad,
no preguntar por qué se rechazó un lote en particular; mejor preguntar por qué se
rechazan los lotes).
3-Investigar las causas más importantes. El objetivo de este tercer paso es elegir
de la lista de causas posibles detectadas en el punto anterior, las más importantes.
Siempre que sea posible, para esta elección se debe recurrir a análisis estadísticos
(análisis de Pareto, estratificación, etc.). De lo contrario la elección de las causas
más importantes se puede hacer por consenso o por votación (ver Lluvia de ideas).
Al final de esta actividad se deberán tener las causas sobre las que se actuará para
resolver el problema.
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recomienda buscar que estas medidas lleguen al fondo de la causa, que modifiquen
la estructura de la problemática; es decir, no adoptar medidas superficiales que
dejen intactas las causas. Para acordar las soluciones para cada causa, se parte de
los análisis hechos en el paso previo y/o de una sesión de lluvia de ideas. Para cada
causa se debe completar la siguiente información sobre las soluciones: objetivo,
dónde se aplicará, quién, cómo (plan detallado), cuánto costará, cuándo se
implantará, cómo se va a verificar si fue efectiva y efectos secundarios esperados.
5-Implementar las medidas correctivas. En este paso se deben ejecutar las medidas
remedio, acordadas antes, iniciando a pequeña escala sobre una base de ensayo.
Además, se recomienda seguir al pie de la letra el plan elaborado en el paso anterior
e involucrar a los afectados, explicándoles los objetivos que se persiguen. Si hay
necesidad de hacer algún cambio al plan previsto, esto debe ser acordado por el
equipo responsable del proyecto.
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las causas y/o problemas que persisten y señalar algunas indicaciones de lo que
puede hacerse para resolverlos. Finalmente, elaborar una lista de los beneficios
indirectos e intangibles que se logró con el plan de mejora.
LAS 8 DISCIPLINAS.
DISCIPLINA 1: FORMA UN EQUIPO DE TRABAJO
Emplea un equipo funcional de cruz (CFT). Esto significa que dicho equipo debe
estar integrado por miembros que tengan conocimientos de distintas disciplinas.
Esto incrementará la posibilidad de ver los errores desde distintas perspectivas y
con ello dar mejores soluciones.
Contar con miembros que pertenezcan a las siguientes áreas: producto, producción
y datos.
Este equipo deberá utilizar enfoques o técnicas basadas en datos reales y actuales
sobre el problema, técnicas inductivas y convergentes
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Determinar un patrocinador, es decir la persona que se encargará de influir y
aprobar todos los avances que se obtengan y las soluciones propuestas
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DISCIPLINA 4: ANÁLISIS DE LAS CAUSAS
Una vez que se plantean los 5 por qués, es posible determinar las causas iniciales
de cada problema.
Emplea un diagrama de flujo para evaluar cada uno de los procesos y determinar
los cuellos de botella o áreas de oportunidad
Ahora que has logrado determinar la raíz al problema el siguiente paso es cambiar
dichas condiciones del proceso o producto:
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Para poder realizar una implementación de éxito se debe crear una buena
comunicación entre las distintas áreas involucradas, todas deben saber las causas
y efectos del problema, así como tener claro las acciones de cada uno para aplicar
una solución definitiva:
Este punto es muy importante, pues no solo se trata de darle seguimiento a las
acciones permanentes, sino de establecer este nuevo de trabajo en distintos
procesos operativos.
De esta forma se evitará que el mismo problema surja en otras áreas o en líneas de
producción con procesos para productos similares.
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DISCIPLINA 8: CIERRE Y RECONOCIMIENTO DE ESFUERZO A TODOS LOS
INVOLUCRADOS
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