GF-CP-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Versión 3

GESTIÓN FINANCIERA 09/09/2016

Planificar, Organizar, Controlar, Coordinar, Ejecutar y Supervisar eficientemente la utilización

OBJETO de los recursos financieros de la Universidad, a fin de apoyar el correcto desarrollo de los RESONSABLE Vicerrector Financiero
procesos de sus Unidades Académicas y Administrativas.

PROVEEDOR ENTRADA TIPO ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Políticas y directrices sobre el
Políticas, Objetivos, Metas, Estrategias
manejo de los recursos financieros

Recursos Financieros ▫ Definir políticas, directrices y estrategias para Facturas y cuentas de cobros Comunidad Universitaria
Facturas y cuentas de cobro fortalecer la gestión del proceso financiero. pagadas
Direccionamiento Institucional ▫ Planificar el pago de los compromisos adquiridos por

PLANEAR
la Universidad
Recursos Financieros ▫ Establecer las etapas para el otorgamiento de créditos Plan de crédito para estudiantes
a estudiantes a través de línea de crédito Icetex
▫ Proyectar programación para seguimiento y control de
acciones, planes y programas, riesgos e indicadores del Mecanismos de control
Políticas, Objetivos, Metas, Estrategias Otros procesos
proceso Planes de acción
▫ Documentar los procedimientos del proceso
Seguimiento de políticas y
Lineamientos y metodologías para el procedimientos implementados.
Administración de la calidad Comunidad Universitaria
Sistema de Gestión de la Calidad Documentos, registros,
procedimientos, informes.

Informe de cumplimiento de los

Direccionamiento Institucional Políticas, Objetivos, Metas, Estrategias Direccionamiento Institucional
planes de acción realizados

Presupuestos aprobados
Presupuestos de las diferentes
Comunidad Universitaria Resolución de aprobación de Comunidad Universitaria
dependencias
▫ Ejecutar los planes de acción proyectados recursos físicos y financieros.
▫ Consolidar y presentar el presupuesto anual para la
Cuentas de cobro, facturas, aceptación
vigencia Movimientos financieros registrados Estudiantes
de servicio, volante de pagos
▫ Registrar en el sistema UAC, los recaudos por
concepto de operaciones financieras realizadas por los
HACER

Todos los procesos estudiantes

Cuentas de cobro, facturas, aceptación ▫ Registrar los movimientos de liquidación, contables, Movimientos financieros registrados
de servicio, volante de pagos presupuestales, de tesorería, de fondos especiales y
demás operaciones financieras de la Universidad
▫ Realizar las conciliaciones financieras
▫ Elaborar los respectivos informes financieros y de
Entidades financieras extracto de las cuentas presupuesto Cuentas conciliadas Direccionamiento Institucional

Políticas, Objetivos, Metas, Estrategias,

Cuentas de cobro, facturas, volante de
Software financieros Informes financieros y contables
pagos y presupuesto de cada
dependencia
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Versión 3

GESTIÓN FINANCIERA 09/09/2016

Direccionamiento Institucional
▫ Observaciones, recomendaciones de
mejora, sugerencias (Auditoria Interna)
▫ Efectuar seguimiento al proceso Cumplimiento de los planes de
▫ Sugerencias, solicitudes, necesidades
▫ Analizar cuadro de mando integral (indicadores) acción
y expectativas (Comunidad
Universitaria) ▫ Evaluar la eficácia de las acciones tomadas

VERIFICAR
▫ Seguimiento plan de acción anual (planes del
proceso) Direccionamiento Institucional
Presupuestos de las diferentes ▫ Realizar Seguimiento y control a los presupuestos de
Todos los procesos ingresos y gastos de la Universidad Informe de Ejecución presupuestal
dependencias
▫ Revisión de los registros realizados por liquidación,
contabilidad, presupuesto y tesorería
Nómina, notas contables, cuentas Informe de Revisión de los registros
Direccionamiento Institucional
contables contable

▫ Proceso analizado
▫ Indicadores e informes analizados y
Direccionamiento Institucional evaluados ▫ Acciones Correctivas

ACTUAR
▫ Registro de Peticiones, Quejas, ▫ Ajustar planes de mejoramiento no eficaces
▫ Acciones Preventivas Comunidad Universitaria
Reclamos y Sugerencias ▫ Elaborar Plan de Mejoramiento (basados en No
▫ Acciones de Mejora Procesos del SGC
conformidades, PQRS)
▫ Correciones
Ente certificador ▫ Resultado Auditoría Externa

RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS AMBIENTALES
Vicerrector Financiero, Jefe de contabilidad, Auxiliar de
Espacios de trabajo, iluminación, computadores y muebles
contabilidad, Profesional de Tesorería, Asistente de Infraestructura tecnológica (software NOMAC C/400, Excel,
ergonómicamente adecuados, de acuerdo a las normas de
Tesorería, Jefe de Presupuesto, Jefe de crédito y cartera, Internet, Intranet, computadoras, impresoras), máquina de
seguridad y salud ocupacional. Registros salvaguardados en
Asistente de crédito y cobranzas, Auxiliar de crédito y escribir, protector de cheques, insumos y papelería.
condiciones de limpieza, orden y en un ambiente seco.
cobranzas.

DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR

INTERNA EXTERNA NTC ISO 9001 OTROS

PEI, Reglamentos y Estatutos de la

Universidad, Procedimientos de
contabilidad y presupuesto,
Lineamientos para la Acreditación de programas de
Procedimientos de tesorería, ,
la CNA. Ley 30 de 1992, Decreto 2649/93, PUC,
Resoluciones, Actas, Registros físicos y
Régimen Contable, normatividad tributaria vigente,
electrónicos, Informes, Formatos, 6.1 / 6.3 / 7.2.3 / 7.5.1 / 8.2.1 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3 / C.N.A. Factor 8. Recursos Físicos y Financieros.
Norma ISO 9001, IPC, Formularios de declaración
Soportes de pagos y pagares, Cheques, 8.4 / 8.5 Características 41 y 42.
del ICA, IVA, Renta y Timbre, Formulario del RUT,
Ordenes de compra, Aceptación del
Oficios del juzgado, Cotizaciones, Facturas,
servicio, Documento Equivalente,
Catálogos de librerías.
Volantes de consignación, Nómina
administrativa y catedrática, Novedades
de empleados, Cartas