INTRODUCCION

Se pretende realizar un estudio de investigación y desarrollo el cual permita

implementar el sistema “ENTERPRISE RESOURCE PLANNING” o “ERP”, con el
cual se plantea estructurar el proceso de la gestión de los costos de un proyecto de
una organización que busca desarrollar y exportar productos a Hungria a base de
café.
Teniendo en cuenta que los sistemas ERP pueden intervenir en el control de
muchos de los procesos en una compañía como lo son: producción, inventario,
logística, facturación y contabilidad, entre otro; se busca implementar un sistema
competente para el control de la gestión de compras, con el fin de evitar desfases
en la producción y lograr minimizar impactos negativos en el producto final a
exportar al mercado de Hungría.
Por todo lo anterior, se ha decido realizar productos a base de Café como principal
insumo, con el fin de exportar a mercados internacionales, específicamente
Hungría.
PLANIFICACIÓN
Presentación de la empresa al Cliente
La empresa cliente se encuentra en el sector de las Comidas y se quiere abrir paso
a las Exportaciones, en concreto en el sector de la dulcería usando como insumo
principal el café. Se pretende con sus productos conquistar el mercado de Hungría,
ya que se ha realizado un estudio de mercado y es una excelente plaza para dar el
primer paso con deliciosos productos que inciten a que visiten y conozcan la cultura
de nuestro país.
Esta empresa pretende mediante un sistema ERP estructurar el proceso de la
gestión de costos de un proyecto para desarrollar un producto comestible a base de
café y exportarlo a Hungría. La compañía ha identificado en el sistema ERP un
valioso factor estratégico en su proyección de exportaciones como plan de acción a
mediano y largo plazo. Dentro de las ganancias de la compañía, la empresa ha
facturado en el último año (2017) ganancias por un total de $145.000.000 (ciento
cuarenta y cinco millones de pesos) en ventas nacionales, por lo que exportando
Hungría, se espera el aumento sobre pacen los trescientos millones de pesos para
el 2018.

ORGANIGRAMA
 Gerente General

Tecnologia y Recursos
Producción istemas Marketing compras Finanzas
Humanos

Ingenieria del Investigacón de Gerencia de Contratacion Tesosreria

Producto Mercad Compras

Abastecimiento Staf de Direccion

Distribución y de Compras
Promoción Contraloria

Elaboración
Ventas

control de
calidad
PROBLEMAS QUE AFRONTA LA ORGANIZACIÓN

Venta
Logística
cara de
Inadecuada
insumos No existen
para envió
suficientes
insumos para Investigación del producto
el desarrollo inadecuada
del producto del producto

Propuesta
de venta No Se ha Falta de
poco viable Producto
poco
atractivo
dado infraestruct
ura para el
Falta de
maquinaria

Exportaciones
para el desarrollo
mercado
Plan de
Marketing
mal
elaborado
a otros Países
El proyecto Existen
no promueve productos
productividad similares los
nacional cuales ya se
exportan
ESTRATEGIAS DE LA COMPAÑÍA

La empresa tiene destina un proceso para el desarrollo de los planes estratégicos,

los cuales están orientados a tres ramas esenciales
1- Análisis de situaciones: Estudio de las condiciones en las que se está la
empresa.
2- Definición de Estrategias: De acuerdo a las condiciones encontradas se
definen objetivos y estrategias para lograr el éxito del proyecto.
3- Planes de Acción: Dependiendo de las estrategias realizadas se define así
las acciones que se deben tomar para lograr realizar el objetivo global del
proyecto de acuerdo a las estrategias.

PLANIFICACION DE IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ERP

Para implementar el ERP debemos antes realizar un análisis de las áreas que lo
van a conformar, de esta forma lograremos un correcto plan de desarrollo para
cada una de ellas.
- Producción: esta área contempla lo que es ingeniería de producción,
abastecimiento, elaboración y control de calidad, la parte fundamental y la
columna principal de la empresa. Desde aquí se deben garantizar el
desarrollo de los procesos internos de la compañía, así como sacar
productos de alta calidad, esto es la carta de presentación de la empresa.

- Tecnología y Sistemas: esta área deberá encargarse de optimizar los

procesos mediante el uso de software y mantenimiento adecuado a los
equipos.

- Marketing: comprende todo lo que es investigación de mercado, distribución,

promoción y ventas, aquí se optimizan y se obtiene la rentabilidad de los
productos ofrecidos, ya que es esta área la que se encarga de realizar las
estrategias necesarias para lanzarlos al mercado de una forma competitiva.

- Compras: área que se encarga de la compra de insumos y materia prima

necesarias para la producción de los productos.

- Recursos Humanos: se encarga de gestionar la contratación de todo el

personal que va a intervenir en la producción, así como el manejo de la
organización.
 - Finanzas: Para desarrollar el proyecto se deberán realizar inversiones en
tecnología, materia prima y producción, así como una campaña de marketing.
Por lo anterior el área financiera deberá asegurar la viabilidad económica con
el fin de que el proyecto se lleve a cabo.

IDENTIFICACION DE REQUERIMIENTOS
Como el proyecto que se realiza solo se enfatiza en el área de compras esto
debido a que solo podemos saber los costos de un proyecto si realizamos el
análisis de la inversión que se debe realizar y para ello debemos realizar la
producción del producto, se definen únicamente los requerimientos para este
sector.
- Alcance: Se debe tener un buen control de las compras que se realizan para
el aprovisionamiento de los insumos, recursos y maquinaria necesarios para
el desarrollo de los productos que se importaran a Hungría.

- Tiempo consumido en el proyecto: se considera en promedio un tiempo

de 7 meses, teniendo en cuenta que este tiempo puede variar por posibles
cambios que se hagan en el desarrollo del mismo.

- Costos: Se estima que el costo de la implementación del sistema ERP para

el área de compras de la empresa está estimado en un valor de 70.000.000
(setenta millones de pesos).

- Proceso de calidad:

Se pretende dar una amplia cobertura a las necesidades de la empresa que

pretende expandirse a los mercados internacionales, mas explícitamente a
Hungría, por lo tanto se da como objetivo principal desarrollar un proceso
de gestión de compras que permita el uso de herramientas tecnológicas e
informática, adquisición de insumos, maquinarias y recursos acorde a los
requerimientos que se vayan presentando.

Por lo anterior se enfatizan los siguientes aspectos, de los cuales se debe

obtener un alto nivel:

- Recursos
 Requerimiento de Insumos
 Gestión de compras de Insumos
 Chequeo de materiales
 Control de facturas de compra
 Gestión de proveedores
  Inventario
 Transporte de Insumos
 Control de entrada y salida de suministros
 Auditoria de proveedores

- Factor de riesgo:

 Impacto manejo de sistemas de información, debido a que se va a

implementar un nuevo sistema que va a reemplazar los actuales.
 Adaptación a los nuevos procesos
 Ineficiencia al momento de determinar lo que se quiere en la
planeación
 Desviación del presupuesto, debido a las posibles fallas que pueda
tener el mismo

EJECUCION

Como todos sabemos un ERP automatiza los aspectos operativos de una

empresa, haciendo de estos un modo más fácil a la hora de realizarlos y de una
manera más eficaz. Para este caso se requiere un ERP que permita estructurar la
gestión de compras para exportar un producto a Hungría a base de café. Por lo
anterior el ERP permitirá las definir y controlar las siguientes variables:
 Control de Lotes
 Control de Ubicaciones
 Fechas de Caducidad
 Proveedores
 Centros de costes
MODULOS
A continuación se listaran los módulos y requerimientos funcionales según la
necesidad del cliente:

 Gestión de compras:

PROVEEDORES
- Selección de proveedores
- Listado de Proveedores
- Listas de Precios Por proveedor

COMPRAS
- Ordenes de compras
- Cotizaciones
 a proveedores
 a clientes
- Pedidos
 Pedidos pendientes por entregar
 Pedidos entregados
 Pedidos devueltos

FACTURAS DE COMPRA
- Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

- Precio de los productos
- Manejo de Almacenes
- Control de Lotes
- Control de Fechas de caducidad
- Sistema de clasificación
- Creación de artículos

REGISTRO DE DESPACHO DE EXPORTACIÓN

- Gestión de divisas
- Registro de gastos de aduana
- Registro de costos, seguros, transporte y flete
- Control de entregas

REPORTES
- Precio por proveedor
- Precio por articulo
- Solicitud de compras
- Pedidos
 Pedidos pendientes por entregar
 Pedidos entregados
 Pedidos devueltos
- Órdenes de compra pendientes
- Órdenes de compra realizadas
- Órdenes de compra por articulo
- Facturas pendientes por pagar
- Facturas por proveedor
- Facturas por articulo
DESCRIPCION DE FUNCIONALIDADES ERP
- Creación de perfiles de usuarios
- Ingreso a múltiples listas de precios por proveedor
- Información de productos creados por la organización: Nombre, códigos,
costo, cantidad, ubicación de los almacenes y lote.
- Disponibilidad de la materia Prima
- Definición de fechas de vigencia y vencimiento
- Ingreso de solicitudes de compra por usuario
- Generación de órdenes de compra
- Permite el ingreso de pedidos
- Permite el manejo de facturación
- Control de entregas
- Control de Producción
- Costes totales e individuales de los artículos
- Formación de artículos compuestos
- Consumo de artículos por sucursales, clientes y tipo de producto
- Costos totales de importación
- Generación de Alertas de agotamiento de materia prima

FASE DE IMPLEMENTACION
1. Preparación: en esta etapa se debe definir de manera clara los alcances del
proyecto, a su vez los factores críticos para que el proyecto sea exitoso, así
como estructurar los equipos acorde a sus roles y responsabilidades,
definiendo un cronograma de actividades.

2. Parametrización: debemos tener las reglas claras, en la parametrización

definimos los permisos y accesos a los distintos módulos del ERP, así como
la asignación de usuarios según su cargo y rol en la empresa.

3. Capacitación de Uso: Debido a que es algo nuevo para la empresa se debe

capacitar al personal por cargos y roles para que realicen una operación
adecuada del ERP.

4. Migración de la Información: Una vez se tengan definidos los roles, y este

el personal capacitado se realizara el registro de la información.
5. Producto en Producción: Una vez culminada la migración de la información
se procederá a poner en marcha el ERP. Se debe hacer entrega de manuales
de usuario y manual del sistema.
 CONTROLES DE CALIDAD

Para verificar el correcto funcionamiento del ERP se debe realizar

semanalmente la verificación de cada uno de los módulos creados, realizar
la validación de la integración de os mismos y hacer pruebas de rendimiento
de sistema.

GESTION DE LA DOCUMENTACION

Para prevenir posibles fallas de los usuarios finales del ERP, se diseñan una
serie de documentos que contiene la descripción detallada del correcto
funcionamiento y operación del ERP, los documentos son los siguientes:

- Manual de Usuario: Describe las funcionalidades del sistema paso a paso,

como debe ser operado y su funcionamiento, según el rol asignado.

- Manual de Procedimientos: Una guía que se da de los procedimientos que

se establezcan en el sistema.

SEGURIDAD
La empresa debe contar con un procedimiento de aseguramiento de la
información y la calidad el producto.