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SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

I. INTRODUCCIÓN
Cada día todas las empresas realizan gran cantidad de operaciones:
compras, ventas, cobros, pagos, etc., precisándose un sistema capaz de
analizar, valorar, registrar y clasificar esas transacciones para posteriormente
elaborar documentos o informes que sinteticen toda la información útil para la
toma de decisiones.

En los momentos actuales, la contabilidad se configura como el sistema


informativo más eficaz y útil para elaborar y comunicar información de
naturaleza económico-financiera acerca de la actividad económica de las
empresas.

II. SISTEMAS CONTABLES

Un sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se


recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones
valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. Y que
presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones.

Un sistema de información contable comprende los métodos,


procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control
de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.

III. ELEMENTOS DE UN SISTEMA CONTABLE

A. ELEMENTO HUMANO: Los profesionales de la contabilidad (Jefe de


contabilidad, contadores, auxiliares). Para determinar los métodos y
procedimientos a seguir, y ejecutarán diversas responsabilidades.

B. ELEMENTOS MATERIALES: Constituido por el conjunto de instrumentos


contables. Entre ellos tenemos:
a. Los documentos y justificantes de las operaciones.
b. Los libros de contabilidad.
c. Los registros y estados auxiliares.
d. Las máquinas, muebles y utensilios que coadyuvan en la labor
contable.
e. Las cuentas, inventarios y balances, etc.

C. ELEMENTO FORMAL

Constituido por la norma que expresa las relaciones entre los


elementos personales y materiales. Hay que señalar que la normativa
mercantil contiene una gran cantidad de disposiciones en materia
contable las cuales, junto al conocimiento propio de la profesión, son
necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema contable.

IV. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE

ENTRADAS (Datos): Son los hechos económicos que se han producido


en unaorganización en un periodo de tiempo determinado.

PROCESO (Estructura del ciclo contable): Conjunto


de procedimientos que permiten elaborar la información requerida.

SALIDAS (Información): Informes de final de ejercicio: Balance de


situación, cuenta de resultados y memoria.
FEEDBACK (Retroacción informativa): Información reprocesada como
datos para obtener nuevos informes.

CONTROL: Conjunto de principios y normas formalizadas del sistema.

V. CRITERIOS PARA ESTABLECER UN SISTEMA CONTABLE

a) Concentración: La organización contable responde a este sistema


cuando reserva para si la totalidad de las acciones y los procedimientos de
naturaleza contable, es decir, cuando asume total y directamente la función
de registrar los libros auxiliares, los libros principales, así como la
transformación de las cifras obtenidas en estos, en estados y reportes
contables.

b) Centralización: La organización contable responde a este sistema


cuando admite que unidades funcionales que intervienen en la generación
de transacciones y que son distintas y ajenas al área contable asuman una
parte a la totalidad de los registros auxiliares que corresponden a esas
transacciones, pero reserva para si las funciones de centralizar dichos
registros a nivel principal así como la preparación de los estados y reportes
contables.

c) Descentralización: La organización contable responderá a ese sistema


cuando en consideración a cuestiones de carácter objetivo funcional,
jurídico o geográfico, recibe el encargo de descentralizar las funciones del
registro auxiliar y principal.

El sistema contable de cualquier empresa independiente del sistema


que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relación con
las actividades financieras; los datos que se deben registrar, clasificar y
resumir; sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a
quienes estén interesados y a interpretación de la información contable
para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.
1. Registro de la actividad financiera
En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemático de la
actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa, se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en
términos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transacción, se refiere a una acción terminada más
que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios.

2. Clasificación de la información
Un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso
para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar las
decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o
categorías. Se debe agrupar aquellas transacciones a través de las
cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información
La información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser
resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de
venta de una empresa seria demasiada larga que cualquier persona se
dedicara a leerla.

VI. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA CONTABLE

1. CONTROL: Un buen sistema de contabilidad le da a la administración


control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son
los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las
operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus
registros contables.
2. COMPATIBILIDAD: Un sistema de información contable cumple con la
pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura,
el personal, y las características especiales de un negocio en particular

3. FLEXIBILIDAD: Es la adaptación de programas a los requerimientos de


la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados
financieros.

VII. OBJETIVOS DE UN SISTEMA CONTABLE

Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de


contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopilan
toda la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial
como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma.
En este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas
de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información
legal, financiera y tributaria de la compañía.

La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de


contabilidad dependerá de la manera con la cual sean empleados los
mismos; este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada
en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los
programas de procedimiento que suelen encontrarse del esquema
funcional de una entidad comercial.

VIII. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE Y SU RELACIÓN CON


LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
 Tecnologías de la información
Los sistemas de información contable deben emitirse con ciertos
parámetros de tal manera que pueda obtenerse datos contundentes,
asertivos y puntuales. Estos datos, de acuerdo al avance de las
tecnologías y a la inserción en los países, pueden ser generados a partir
de softwares contables o ERP´s los cuales permiten que la información
se obtenga de inmediato pero que el usuario interactúe constantemente
con este para la inclusión de los datos diarios obtenidos. Sin la relación
usuario-software, el software no se podría ajustar por sí solo sin el
conocimiento del usuario.

 Dimensiones para cumplir el papel de la tecnología en la


presentación contable.
Se pueden evidenciar tres dimensiones para cumplir el papel de la
tecnología en la presentación contable.

 Relación entre las herramientas tecnológicas de información y los


sistemas de información contable
Un buen sistema de información contable con los subsistemas bien
enfocados en el área a enfatizar como es el financiero, gerencial, de
control e incluso el fiscal, permiten que la implementación de un
software tecnológico se realice de forma más eficiente y detallada.

Anteriormente los registros de la información se llevaban de forma


manual gastando más tiempo ya que se necesitaba registro de los
datos uno a uno y en ocasiones un solo individuo se involucraba en el
proceso. Ahora, con los sistemas computarizados se minimizan los
tiempos de registro y contando con un grupo de individuos que tienen
participación en alguna de las áreas esenciales de una entidad.

Diferencias entre los sistemas manuales vs. sistemas


computarizados

SISTEMAS MANUALES SISTEMAS COMPUTARIZADOS

 Se registra en forma manual  Se registra las operaciones en la


las operaciones en el libro base de datos en el programa
diario de acuerdo a un orden contable, el cual prepara
cronológico automáticamente el asiento
diario respectivo el cual puede
ser impreso en cualquier
momento.
 Se pasan manualmente los  El software contable realiza los
asientos del libro diario a las pases del diario al mayor,
cuentas del mayor. automáticamente.
 Se determinan los saldos de  Se determinan
cada cuenta al final del automáticamente los saldos de
período, sin ajustar. cada cuenta.
 Se realizan los asientos de  Los asientos de ajustes y los
ajuste y pases al mayor. pases la mayor son realizados
automáticamente.
 Se prepara una hoja de  La preparación del balance de
trabajo que incluye balance comprobación ajustado, estado
de comprobación ajustado, de resultados, estado de
estado de resultados, estado situación y asientos de cierre es
de situación y asientos de automático.
cierre.

 Ventajas de manejar o adoptar el sistema contable computarizado

a) Rapidez y oportunidad
b) Volumen de producción
c) Protección contra errores
d) Pases automáticos al mayor
e) Preparación rápida de informes

 Desventajas de manejar o adoptar un sistema contable


computarizado:

a) Tiempo y esfuerzo en la implementación del mismo


b) Organización en los recursos
c) Costos

VIII. INFORMACIÓN CONTABLE

A. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE


 La información debe ser comprensible y útil para la interpretación, su
análisis y con base en ella la toma de decisiones siendo clara,
pertinente, confiable y fácil de entender, y en ocasiones debe ser
comparable con base en los informes entregados.
 La información contable es considerada de calidad cuando cumple
ciertas cualidades como ser exacta, oportuna, completa, confiable,
relevante, precisa y sobre todo han sido preparadas respetando los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

B. TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Aunque son varias las clasificaciones que pueden hacerse de los


usuarios de la información contable, la más generalizada es la que
distingue entre usuarios externos y usuarios internos.

a) Usuarios Externos.

Los usuarios externos son aquellos (personas, empresas u


otros) a los que la información contable les viene dada, no
participan ni directa ni indirectamente en la elaboración de la misma
y toman decisiones de carácter externo a la empresa tanto de
inversión como de financiación. Entre ellos se encuentra
competencia, acreedores, proveedores, clientes, administraciones
públicas, entidades de crédito, etc.

b) Usuarios internos

Los usuarios internos son todas aquellas personas que,


situados en distintos niveles jerárquicos de la empresa, participan
en mayor o menor medida en la elaboración de la información
contable y la utilizan en decisiones de carácter interno a la misma
para la gestión de sus áreas de responsabilidad. Entre ellos están
directores generales, directores funcionales, gerentes de área,
jefes de departamento, accionistas mayoritarios, etc.

C. SUBSISTEMAS QUE SUSTENTAN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN


CONTABLE
Puede clasificarse a la contabilidad en diversos tipos o áreas, pero a
partir de la distinción entre usuarios, se originan las siguientes ramas o
subsistemas de la contabilidad:

El Subsistema de información financiera: Contabilidad financiera


El Subsistema de información administrativa: Contabilidad
administrativa.

Visto ello se puede realizar una primera división de la


contabilidad: la contabilidad financiera o externa, dirigida
básicamente a los usuarios externos, y la contabilidad interna, de
costes o de gestión, cuyos únicos destinatarios son los directivos de
la entidad.

a) LA CONTABILIDAD FINANCIERA:

Es un área de la contabilidad cuyo objetivo es preparar y es


suministrar información a los usuarios externos a través de los
estados financieros. Se le conoce como contabilidad financiera,
debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las
transacciones que realiza una entidad, así como determinados
acontecimientos económicos que le afectan. Está centrada en las
actividades y relaciones de la entidad contable con su entorno:
deudores y acreedores, compras y otros gastos, ventas y otros
ingresos, pagos y cobros, etc. Da cuenta de la inversión efectuada
en una empresa y sobre las fuentes de financiación de la inversión,
evalúa el resultado neto proveniente de las operaciones, mide los
cambios en el patrimonio de un periodo a otro, muestra los cambios
en la situación financiera y presenta los flujos de efectivo.

b) LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA O DE GESTIÓN

Es un sistema de información al servicio de las necesidades


internas de la administración, orientado a facilitar las funciones
administrativas de planeación y control, así como a la toma de
decisiones. Entre las aplicaciones más típicas de esta herramienta
se cuentan la elaboración de presupuestos, la determinación de
costos de producción y la evaluación de las diferentes áreas
operativas de la organización, así como del desempeño de los
distintos ejecutivos de la misma. Este tipo de contabilidad es útil
solo para los usuarios internos de la organización, como directores
generales, gerentes de área, jefes de departamento entre otros.

IX. INTERRELACIÓN DE LAS DOS CONTABILIDADES: EL MONISMO Y EL


DUALISMO

A. INTRODUCCIÓN

La conexión entre la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión,


se basa en la idea de que ambas pueden ser consideradas como dos facetas
de un único sistema de información contable, cada una de ellas con
información diferenciada; la contabilidad financiera, centrada en el
patrimonio y las variaciones en dicho patrimonio (resultados), mientras que
la contabilidad de gestión abarca el proceso interno de creación de valor, con
la asignación de coste y los resultados internos que de este se derivan.
FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE LA CONTABILIDAD
FINANCIERA Y DE GESTIÓN

B. EL SISTEMA MONISTA

a. Definición

Llamado también contabilidad única o integrada, este


sistema agrupa la Contabilidad General o Financiera con la
Contabilidad Analítica o de Costos en base a un mismo plan
contable y registros. Esto significa, que el monista consiste en que
al registrar las operaciones en los libros de contabilidad se emplea
un solo juego de Libros. Tanto para las operaciones de la
contabilidad financiera y la contabilidad de costos.

b. Tipos
i. Monismo radical
Se utiliza un sistema contable unificado con un gran detalle
de cuentas, para reflejar en cada una de ellas los costes y
operaciones internas del ciclo productivo. Es un modelo
anticuado.
ii. Monismo moderado
Las cuentas internas están muy simplificadas, son grandes
cuentas muy generales. El detalle de los cálculos se lleva a
parte a través de estadísticas de costes, cuadros y
estadillos.

c. Registro del Sistema

- Se van registrando los asientos por naturaleza utilizando las


cuantas del inventario (elementos del 1al 5), las cuentas de
resultados (elementos 6 y 7), la elemento 8 para el cierre de los
elementos 6 y 7, (el cierre se realiza al finalizar el ejercicio contable)
y, finalmente la elemento 9 que representa la contabilidad analítica
de explotación.

- La interrelación entre la contabilidad general o financiera y la


contabilidad analítica de explotación, se efectúa a través de la
cuenta 79 CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y
GASTOS, esta cuenta se utilizará para transferir, en los casos
pertinentes, las cargas por naturaleza registradas en el elemento 6,
a las cuentas de costos del elemento 9, mediante el asiento por
transferencia (destino).

 ASIENTO POR NATURALEZA. - Todos los comprobantes


de pago genera un asiento por naturaleza, en esta
oportunidad para diferenciar del elemento 6 diremos que
agrupa las cargas producidas por su origen, comprendiendo
desde la 60 hasta la cuenta 68, excepto la cuenta 66;
originando la información necesaria para las cuentas
nacionales.
 ASIENTO POR TRANSFERENCIA. - se realiza la
transferencia para la clasificación de las ya operaciones
contabilizadas por naturaleza (elemento 6), transferencia del
elemento 6 al centro de costos (ya sea al elemento 2 o al
elemento 9), dentro de la contabilidad. Es necesario recalcar
que la cuenta 66 y 67 no tienen destino, ya que van
directamente a Resultados.

C. EL SISTEMA DUALISTA

a. Definición: Bajo este tipo de sistema se utilizan dos juegos de


libros independientemente, uno para la contabilidad financiera o
comercial y otro para la Contabilidad analítica de explotación o
industrial.

b. Tipos:
i. Dualismo radical
En el dualismo radical se dan dos modelos
diferenciados y sin conexión, la ruptura entre el sistema de
cuentas de ambas modalidades es total. La única relación
entre ambas sería que, al final del ejercicio, se realizaría una
especie de reconciliación de los resultados a efectos del
control de los mismos. Esta forma de dualismo presenta el
inconveniente de la pérdida de la visión sistemática de la
información contable, al mismo tiempo un encarecimiento de
los costes administrativos por haber, en muchos casos, una
duplicación innecesaria del trabajo y de los datos. Este
sistema es poco recomendable para su puesta en práctica.

ii. Dualismo moderado


 Se caracteriza por establecer nexos de unión entre ambas
contabilidades, trasladando la Contabilidad Externa datos a la
Contabilidad Interna, combinándose así la independencia de
ámbitos y criterios con el ahorro de costes administrativos.
Estas conexiones se producen mediante cuentas de enlace
que recogen la información traspasada o recibida según
proceda.
El dualismo moderado es el que más se adapta al proceso de
circulación de valores de la empresa.

c. Importancia
 La Contabilidad Financiera nos muestra el resultado de las
operaciones realizadas a través de los estados financieros, y;
 La Contabilidad Analítica nos refleja a través de los registros, el
resultado de la explotación (empresas extractivas) y fabricación
(empresas industriales); mediante informes.

d. Relación de la Contabilidad Financiera con la Contabilidad


Analítica de Explotación

La contabilidad comercial o financiera se relaciona con la


contabilidad Analítica de explotación a través de la cuenta 90
CUENTAS REFLEJAS, esta cuenta recepciona las siguientes
informaciones al cierre del ejercicio económico:

 Volumen de las existencias en stock.


 Volumen de las compras durante el período económico.
Volumen de ventas en el ejercicio
 Gastos de mano de obra y de servicios de terceros del período.
Importe de los impuestos
 El resultado analítico de la explotación durante el período.

e. Campos de Aplicación de la Contabilidad Analítica


 Es de aplicación en toda Empresa que desarrolla una actividad
económica y no solo de la Empresa Industrial, aunque este sea
uno de los objetivos principales de la Contabilidad Analítica.
 No es solamente una Contabilidad de Rendimientos por Centros
de Responsabilidades ya que todos los sistemas contables,
persiguen do una forma u otra medir rendimientos.
 Su aplicación supone el establecimiento de un Plan Contable
Analítico de Explotación, para cada actividad económica,
adaptable a las necesidades de información por parte de la
Empresa.