Materi Dasar Pecinta Alam

Lembaga Pemerhati Lingkungan dan Petualang Rainbow Indonesia

Beranda Foto-Foto like box ▼
Beranda Foto-Foto ▼
Kamis, 09 Januari 2014
Manajemen Organisasi

PENDAHULUAN

 Pengorganisasian
Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-orang yang
melahirkan kerjasama yang efisiensehingga dapat menyelesaikan
pekerjaan. Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir
seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas yang sama
yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.
Maka jika kita “berorganisasi” tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan lebih cepat
dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita belum bisa
berorganisasi.
 Management Organisasi
Merupakan ilmu yang sangat luas (diantaranya meliputi cara menjalankan organisasi,
membangun sebuah tim, menetapkan anggaran belanja organisasi (AD/ART),
merencanakan program kerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, effective
planning, productive meeting, teknik kepanitiaan dll)
TEKNIK KEPANITIAAN KEGIATAN
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi
tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :
1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Persiapan kegiatan
4. Pelaksanaan kegiatan
5. Evaluasi
 (MEMUNCULKAN IDE)
Salah satu cara membangun rencana kegiatan adalah sbb :
1. Menentukan Tujuan (Visi)
 2. Menentukan Sasaran-sasaran Antara (Misi); dilakukan jika dirasa perlu
3. Merencanakan kegiatan/aktivitas yang perlu dilakukan agar tujuan
tercapai.Tetaplah berada pada bagian ini sampai anda mengetahui “Bagaimana
cara anda mencapai tujuan anda. Kegiatan yang direncanakan hendaknya :
1. Bervariasi, kreatif dan menarik (Karena manusia akan bosan
dengan kegiatan yang monoton)
2. Secara terencana melaksanakan kegiatan kolosal dan partisipatif
(Untuk mengukuhkan peran dan eksistensi organisasi)

4. Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan/aktivitas tersebut.

 (RAPAT AWAL)
Persiapan rapat :
1. Menentukan waktu dan tempat rapat
2. Memilih peserta dan mengundangnya
Perangkat-perangkat Rapat :
1. Pimpinan Rapat Dengan tugas :
1. Membuka rapat
2. Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
3. Memfasilitasi pembicaraan, merangsang kontribusi peserta,
membatasi alur pembicaraan
4. Menyimpulkan dan menutup
2. Notulen (Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal rapat, nama
pimpinan rapat, presensi peserta rapat, agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat,
tanda tangan pengesahan)
3. Agenda rapat
4. Peralatan penunjang (misalnya papan tulis, spidol, buku dll.)
Agenda rapat awal (hal-hal umum yang biasanya dibahas) :
1. Penentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdefinisi
Pada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatan yang belum terdefinisi
(bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll.)
2. Time Scheduling
Standard time schedule :

Waktu
Aktivitas
I II III ……

…….

3. Strukturisasi Organisasi
 Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua

 Dalam struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan bendahara (Wakil
dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan)
 Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah yang perlu dilaksanakan
(rujukan padatime schedule)
 Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan

 Sistem komanda (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan :

o Langsung kepada ketua

o Melalui koordinator

o Jika SDM kurang, maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap

4. Job Description
Acuan job description dapat melaluitime schedule yang telah ada.
Tujuan dari pendeskripsian tugas :
1. Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus diselesaikannya
2. Agar tidak ada tumpang tindih tugas
3. Agar tidak ada tugas yang terlalaikan
4. Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu komando dari
ketua)
5. Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka mengetahui apa
yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan)
5. Penentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelah ada struktur
panitia (anggaran dana/ jenis kegitan yang dilakukan dsb.)
Kegiatan pasca rapat
Sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangan datang
 (PERSIAPAN KEGIATAN)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan rapat:
* Melaksanakan time schedule dan job description
Setiap anggota dituntut untuk berinisiatif (tidak menunggu disuruh baru bekerja) dan
kreatif (mengusahakan agar tugasnya dapat terselesaikan dengan optimal) dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya guna mencapai tujuan.
* Membangun kekuatan keuangan
Dana merupakan masalah yang vital bagi tiap organisasi. Sumber pendanaan dapat
diusahakan dari : sekolah/BP3, iuran/infaq anggota, donatur, usaha pencarian dana,
sponsorship, kas organisasi dll.
* Perlu adanya jalur informasi & komunikasi intern
Kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam
tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat
bermanfaat)
* Perlu adanya pengarsipan yang baik
Agar evaluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatan selanjutnya dapat
berjalan dengan efisien.
* Monitoring situasi
Ketua harus senantiasa memonitor/mengontrol situasi dan mengevaluasi persiapan
kegitan melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.
* Kontrol, evaluasi dan disiplin
Akan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Maka
evaluasi berkala akan sangat bermanfaat untuk segera menyelesaikan masalah-masalah
tersebut. Pemantauan ghirah(semangat) panitia juga sangat penting. Jika ghirah panitia
menurun, maka harus segera diantisipasi.
* Kebersamaan
Setiap panitia bertanggung jawab juga terhadap keberhasilan tugas panitia yang lain
 (PELAKSANAAN KEGIATAN)
Beberapa hal umum yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan
* Tekhnikal meeting
Point-point penting yang dibahas pada saat tekhnikal meeting adalah:
1. Rundown acara
2. Tanggung jawab setiap individu pada saat acara
3. Plan A/ plan B (sebagai antisipasi apabila rencana belum berjalan seperti yang
diinginkan)
4. Pembangkitan semangat anggota
* Evaluasi harian
Dilaksanakan apabila kegiatan lebih dari 1 hari, agar kegiatan dihari berikutnya tidak
terjadi kesalahan yang sama.
 (EVALUASI)
Inti yang dilakukan pada saat evaluasi
a. Sempurnakan aktivitas-aktivitas yang bermanaat dan “berhasil”
b. Kaji dan cari penyebab aktivitas-aktivitas yang “gagal”
c. Temukan dan hilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat
d. efisienkan waktu kegiatan

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan

kebijaksanaan untuk mencapai tujuan
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau
lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.
Difinisi Administrasi:
Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat suatu organisasi
George Terry
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

Ciri-ciri Administrasi:
1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan

Jenis-jenis surat:
 A. Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas.
Komunikasi melalui bahasa surat merupakan pesan yang dikomunikasikan secara
tertulis.
Agar komunikasi melalui surat menjadi lebuh efektif dan mampu menyampaikan pesan
dengan tepat serta pembaca juga dapat memberikan respon yang positif terhadap isi
pesan yang disampaikan oleh penulis, maka penulis harus menggunakan susunan
kalimat dengan pilihan kata, ejaan, serta tanda baca (fungtuasi) yang sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan,
menarik, luwes tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang
tepat, yang bermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

Bahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari
tingkatan yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan
administrasi pemerintah.

Bahasa surat niaga bersifat komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan

bahasanya lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat dinas, karena surat dinas
lebih merujuk kepada surat sebelumnya, seperti surat perintah, surat tugas, atau surat
keputusan.
Akan tetapi penggunaan bahasa pada surat dinas maupun surat niaga tetap harus jelas,
lugas, sederhana, tidak meragukan, mudah dan dapat cepat dipahami oleh pembaca.

1. Ciri-ciri bahasa surat

a. Jelas.
Jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti namun harus terbebas dari salah tafsir
atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran
yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat
surat itu dan kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus
menggunakan pilihan-pilihan kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung,
dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau
istilah asing.
b. Lugas.
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simpel). Jika diterapkan pada penulisan
kalimat dalam surat berarti kalimat yang digunakan harus langsung menggunakan
persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat
mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki. Bahasa
surat lugas diwujudkan dalam bahasa yang hemat dan jelas. Hemat berarti tidak boros
dalam penggunaan kata, tetapi tetap dengan cakupan makna yang lengkap. Jelas berarti
tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.
 Cara yang dapat digunakan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut.
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan.
2) Menghilangkan basa-basi.
3) Menambah unsur penjelas yang hilang.
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga.
5) Menempatkan tanda baca secara tepat.

c. Menarik dan Sopan.

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak
kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang, dan tidak menggunakan kata
makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa menarik juga dapat
menghindari pengulangan kata yang dapat mengakibatkan nada surat menjadi monoton
atau membosankan lawan bicara. Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang
digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa pada umumnya dan tidak menggunakan
bahasa yang berlebihan serta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

2. Penggunaan Bahasa dalam Surat-Menyurat.

a. Ejaan.
 Penulisan huruf.
Huruf kapital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan berikut.
 Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar
akademis yang diikuti dengan nama orang.
Misalnya: Cut Nyak Dien, Prof. Agung Saputra dan lain-lain.
 Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa.
Misalnya: bahasa Jepang, suku Jawa, dan lain-lain.
 Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang.
Misalnya: surat-menyurat, dan lain-lain.
 Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka penulisannya digabung.
Contohnya: melipatgandakan, dan lain-lain.
 Kata gabung yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpiasah,
karena awalan dan akhiranya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan.
 Misalnya: bertanggung jawab, dan lain-lain.
 Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan
digabung bila sudah dianggap satu kata.
Misalnya: tanda tangan, daripada, dan lain-lain.
 Kata depan di, ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat atau arah,
maka penulisannya dipisah.
Misalnya : dari kota, ke Palu, dan lain-lain.
 Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata
ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun.
Misalnya: saya pun, dan lain-lain.
 Kata bilangan dapat ditulis dengan tiga cara.
Misalnya: Pihak II, Pihak ke-2, Pihak kedua.
 Partikel per penulisannya dipisah dari kata yang mengikutinya. Arti dari partikel per,
yaitu tiap, mulai, dan demi.
 Misalnya: per Juli 2013, per hektar, satu- persatu, dan lain-lain.
3. Penulisan unsur serapan
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing harus diperhatikan ketentuannya.
Misalnya:
Management : Manajemen.
Psychology : Psikologi.

b. Tanda Baca
1) Tanda titik.
Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik.
a) Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contohnya : nomor
disingkat No.
b) Dua kata yang disingkat, maka menggunakan dua tanda titik. Contohnya : Sarjana
Teknik disingkat S.T.
c) Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik.
Contohnya : dan kawan-kawan disingkat dkk.
2) Tanda koma.
Tanda koma dapat digunakan untuk :
 Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun,
tetapi, bahkan, dan lain-lain.
 Memerinci hal yang lebih dari dua.
3) Tanda titik dua.
Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya.
Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya
didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, dan yaitu.
4) Tanda garis miring.
Penggunaan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan
spasi.
Contoh: organisasi/perhimpunan.
Tanda garis miring dapat digunakan:
 Sebagai kata pengganti kata atau dan tiap.

 Pada penomoran surat, nomor alamat.

B. Aneka Surat Dinas dan Surat Niaga

1. Surat Dinas atau Resmi.
Surat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang dibuat
oleh lembaga pemerintah. Surat dinas disebut juga surat resmi karena dikeluarkan oleh
instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya ada korelasi antara peraturan
pemerintah yang telah ditetapkan dengan peraturan yang telah diputuskan oleh
masing-masing departemen.
Yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut:
a. Surat pemberitahuan.
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota
lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang mereka ketahui.
Ciri-ciri surat pemberitahuan antara lain.
 Bersifat mengirim surat kabar atau berita.
 Memberitahukan sesuatu, misalnya perubahan nomor telepon, pindah alamat,
pembukaan kantor cabang baru, perubahan harga, dan lain-lain yang bersifat
mengabarkan. Sedangkan surat pemberitahuan yang tidak semata-mata mengirimkan
kabar tetai juga mengandung maksud khusus yang tercantum pada nama surat, yaitu
menawarkan, memesan, memohon, melamar, dan sebagainya.
Sifat isi dari surat pemberitahuan yang dapat disampaikan dapat dibedakan menjadi 2
macam, yaitu sebagai berikut.
 Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif dari pengirim surat.
 Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang telah
diterima sebelumnya.
Struktur isi surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
 Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah
pokok surat.
 Baian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari
masalah pokok yang akan diberitakan.
 Bagian penutup, yaitu bagian yang pada umumnya berisi harapan agar pihak yang
dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian ini pengirim
dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.
b. Surat undangan
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di
tempat pada waktu tertentu.
Undangan menurut kepentingannya ada 3 macam, yaitu sebagai berikut.
1) Undangan resmi, dipakai untuk kepentingan resmi.
Contohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upacara kenegaraan, dan lain-
lain. Undangan resmi dikeluarkan oleh badan atu oganisasi resmi, sehingga pengundang
harus menyebut pihaknya dengan kata “kami”. Di dalam undangan resmi, kata “kami”
dapat diganti denga menyebutkan jabatan (mewakili organisasi).
Ciri-ciri undangan resmi:
a. Memakai kepala surat (kop surat).
b. Memakai model atau bentuk surat yang standard.
c. Menggunakan ragam bahasa resmi.
d. Menggunakan kertas yang dihususkan untuk surat menyurat.
2) Undangan setengah resmi, biasanya dibuat untuk perkumpulan keluarga,
perkumpulan arisan, dan lain-lain.
Conohnya: undangan rapat keluarga, undangan syukuran, dan lain-lain.
Undangan setengah resmi untuk mewakilkan kelompok sehingga pengundang harus
menyebutkan pihaknya dengan kata “kami” atau kata ganti jamak lain.
Ciri-ciri undangan setengah resmi :
a) Tidak memakai kepala surat,
b) Bentuk suratnya boleh tidak standar,
c) Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi),
d) Menggunakan kertas yang lazim dipakai untuk surat-menyurat.
3) Undangan tidak resmi/undangan pribadi adalah undangan yang dibuat oleh
perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri.
Contohnya undangan ulang tahun,undangan syukuran,dan lain-lain.
Undangan pribadi untuk mewakili satu orang saja,pengundang harus menyebutkan
dirinya dengan kata saya.
Dalam bagian penutup seringkali pengundang mengucapkan terima kasih atas
kehadiran orang yang diundang.hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan pribadi
karena pada taraf ini pengundang baru mengharapkan kehadiran seseorang,sedangkan
orang yang diundang tersebut belum tentu hadir,sehingga ucapan terima kasih
termasuk pemborosan kalimat.jadi,kalimat penutup undangan yang benar adalah
sebagai berikut.
a) Kami sangat mengharapkan kehairan Bapak/Ibu/Saudara.
b) Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami.
c) Kami menunggu kedatangan Anda.
d) Atas perhatian Anda,kami ucapkan terima kasih.
C. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepada seseorang atau
pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa
karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
Keperluan surat kuasa didalam suatu organisasi dapat dibedakan sebagai berikut.
1) Untuk keperluan suatu intern organisasi
Surat kuasa yang dipakai di lingkungan organisasi,data pribadi kedua belah pihak tidak
perlu di cantumkan secara rinci.
2) Untuk keperluan ekstern organisasi
Surat kuasa yang dipakai di luar organasasi,harus mencantumkan secara jelas dan rinci
data pribadi pihak yang memberi kuasa dan pihak yang diberi kuasa,serta bentuk
kekuasaan yang diberi kan lengkap dengan batas-batasnya.
Syarat-syarat membuat surat kuasa adalah sebagai berikut.
1) Surat kuasa yang bersifat perseorangan/pribadi,mencantumkan rincian data pribadi
(nama,no.kartu identitas pekerjaan,alamat) dan tidak perlu mencantumkan nomor
surat kuasa.
2) Surat kuasa untuk mengambil gaji/honorium yang bernilai kurang dari lima ratus ribu
rupiah tidak perlu diberi materai.
3) Surat kuasa yang bersifat kedinasan harus mencantumkan no.surat kuasa,rincian
datapribadi yang lengkap,serta diberi materai.
4) Orang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasaharus sudah dewasa,sehat rohani
dan jasmani
5) Surat kuasa dianggap sah apabila kedua beleh pihak,yaitu pemberi dan penerima kuasa
telah menandatangani surat kuasa tersebut.

D. Surat keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas seseorang
atau sesuatu hal.
Menurut kepentingannya,surat keterangan dapat dibedakan menjadi empat macam
yaitu,surat keterangan biasa,surat referensi,surat rekomendasi,dan surat
pernyataan.Untuk selengkapnya,simak penjelasan berikut.
1) Surat keterangan biasa adalah surat yang diberikan kepada seseorang yang isinya
menerangkan tentang kegiatan sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-
hari.
Misalnya sebagai karyawan atau sebagai anggota suatu organisasi.
Isi pokok surat keterangan biasa adalah sebagai berikut.
a) Data pribadi atau jabatan yang menerangkan.
b) Data pribadi pihak yang diterangkan
c) Isi keterangan (menerangkan apa).
d) Tujuan keterngan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan).
e) Penutup,umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum.
2) Surat referensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga,yang berisi penilaian
mengenai kepribadian,kelayakan,keahlian,dan kualifikasi pihak I yang bersifat
rahasia,untuk kepentingan pihak II.
Surat referensi dapat dibedakan menjadi tiga macam,yaitu sebagai berikut.
a) Surat referensi dagang,yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang yang
ingin membeli barang secara kredit dalam jumlah besar.
b) Surat referensi bank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasabah untuk
mengajukan pinjaman/kredit multiguna pada bank.
c) Surat referensi pribadi. Yaitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar
pekerjaan dengan menunjukkan surat dari salah satu pejabat yang memberi keterangan
positif mengenai identitas pelamar.
3) Surat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang diberikan
kepada pihak I berisi data-data kepribadian yang positif,yang sudah diketahui terlebih
dahulu daripada pihak II.
Perbedaan surat referensi dan surat rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan
surat.Surat referensi diperoleh dengan menunjuk seseorang dan bersifat rahasia yang
tidak diketahui oleh pihak pertama.Sedangkan surat rekomendasi diperolehdengan
meminta langsung ke pimpinan perusahaan,tidak bersifat rahasia karena isi surat sudah
diketahui langsung ke pimpinan perusahaan,tidak bersifat rahasia karena isi surat
sudah diketahui oleh pihak I.Persamaan surat referensi dengan surat rekomendasi,yaitu
pihak III tidak terikat dan tidak bertanggung jawab dengan permasalahan yang timbul
dikemudian hari.
4) Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan mengenai keadaan seseorang
atau instansi yang ditulis dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Surat
pernyataan yang berkaitan dengan aspek hokum harus ditulis diatas kertas segel atau
kertas biasa yang dicantumkan materai. Perhatikan contoh surat pernyataan berikut:

e. Surat memo dan nota dinas

Memo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan secara intern dalam suatu
unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejabat kantor.
Surat memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari
katamemory (bahasa Inggris) yang berarti ingatan menyangkutkan sesuatu informasi
bersifat mengingat, yang isinya berupa berita suibgkat mengenai perintah, pernyataan,
pemberitahuan, dan permintaan. Memo digunakan untuk memberikan petunjuk –
petunjuk meminta/memberikan informasi yang bersifat mengingatkan. Nota berasal
dari bahasa inggris yaitu note yang berarti catatan. Nota dinas merupakan berita singkat
yang isinya berupa peringatan, penunjukkan atau keterangan secara resmi (dinas),
bertujuan agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan
dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab. Nota digunakan
dengan maksud meminta informasi, memberikan informasi, dan memberikan petunjuk
– petunjuk.
Cara peredaran memo dan nota :
1) Peredaran nota dilakuakan oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan
(vertikal) atau antara pejabat – pejabat dalam suatu kantor;
2) Peredaran memo dilakukan atasan kepada bawahan atau antara pejabat – pejabat
yang setingkat.
Bentuk kop surat pada memo dengan nota berbeda. Kop surat pada memo tidak perlu
mencantumkan identitas secara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan
bidang usaha, melainkan nama perusahaan atau unti organisasi saja. Sedangkan kop
surat nota mencantumkan identitas secara lengkap.
f. Surat edaran
Surat edaran (sirkuler) adalahsurat yang dibuatuntukmemberitahukansesuatu, yang
ditujukankepadabeberapa orang/kantoratukepadabanyakpihak.
Suratedaranberdasarkantujuansasarannyadapatdibedakanmenjadiduamacam,
yaitusebagaiberikut :
1) Surat edaran untuk orang banyak yang jumlahnyaterbatasataubisadihitung.
Misalnyasuratedaran di lingkungankantor, dari pemimpin kepada karyawannya atau
pelanggan/nasabah. Bentuknya seperti surat biasa di mana begian- bagianya maupun
isi surat ditulis dengan lengkap.
2) Surat edaran untuk orang banyak tidak terbatas jumlahnya atau kepada masyarakat
umum. Misalnya surat edaran bersifat promosi atau penawaran barang atau jasa.
Bentuk surat edaran tidak perlu mencantumkan alamat seseorang, hanya menuliskan
judulnya atau perihal.
g. Surat pengantar
Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang
menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.
Surat pengantar dapat berfungsi sebagai berikut :
1) Pengantar orang, missal dapatmemperkenalkanseseorangmelaluisurat yang dibawa
oleh orang itusendiriuntukmenghadap orang yang dituju.
2) Pengantar berkas atau dokumen, misalnya berkas usulan kenaikan pangkat karyawan
dari satu unit untukdiproseske unit lainnya agar diproseslebihlanjut.
3) Pengantar barang, misalnya mengantarkan barang paket kiriman dari penjual kepada
pembeli.
Surat pengantar dibuat minimal rangkap dua. Satu kopi yang sudah ditanda tangan
pihak penerima, akan dikembalikan kepada pengirim sebagai tanda bukti penerimaan
barang. Syarat –syarat untuk membuat surat pengantar adalah sebagai berilkut :
1) Harus mencantumkan nama dan alamat pengirim dan penerima sesuatu.
2) Perlu mencantumkan no. surat pengantar
3) Mencantumkan tempat dan tanggal pengantar
4) Kolom dalam blanko terdiri dari :
 Nomor surat;
 Uraian;
 Banyaknya;
 Keterangan;
5) Perlu mencantumkan nama yang berhak mengantarkan barang atau sesuatu.
6) Perlu memberikan tempat tanda tangan dan nama terang yang menerima barang.
7) Perlu dicap atau distempel dari instansi yang mengantar barang tersebut.
Perhatikan contoh surat pengantar berikut.
h. Surat perintah
Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih
tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (Bawahan) agar
bawahan itu berbuat sesuatau atau tidak berbuat sesuatu sebagimana dijelaskan dalam
surat perintah.
Bagian – bagian surat perintah adalah sebagi berikut :
1) Bagian kepala surat terdiri dari : nama dan alamat unit organisasi petunjuk surat
perintah dan nomor surat perintah.
2) Bagian sisi surat perintah terdiri dari : nama, jabatan, dannomor induk pegawai dari
orang yang mendapat perintah, unit organisasi, isi perintah, serta jangka waktu yang
diperlukan dan keterangan lain.
3) Bagian kaki surat perintah terdiri dari ; nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat
perintah itu dibuat, jabatan pemberi perintah, nama terang dan nomor induk pegawai
pemberi (bila surat resmi), stempel unti organisasi dan tembusan.

i. Surat instruksi
Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk – petunjuk yang
bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin. Surat instruksi biasanya
digunakan di lingkungan pemerintahan dan lingkungan swasta. Umumnya, surat
instruksi ditujukan kepada banyak pihak, berbeda dengan surat perintah yang
umumnya ditujukan kepada pihak tertentu saja.

j. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan
kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tapi
jelas. Surat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama – sama
dibuat berjudul, tetapi teknis pembuatan dan bunyi suratnya berbeda. Surat perintak
atau instruksi mempunyai pertimbangan tertentu (konsideransi), yaitu hal – hal yang
menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi, sedangkan surat penugasan
tidak mempunyai konsiderans, isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang
melandasi pemberian tugas.

2. Surat niaga
 Surat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan berita informasi
yang berhubungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau bisnis adalah dunia yang
penuh kesibukan di mana waktu adalah sebuah uang dan dalam bertindak akan selalu
berdasarkan efisien dan efektivitas. Seringkali sebuah berita yang dituangkan dalam
surat niaga akan lebih efektif dan tepat sasaran karena memuat data – data penting
yang akurat, jika dibandingkan berita tersebut disampaikan melalui telepon atau lisan.
Seperti : jual beli produk atau informasi data – data yang berhubungan denga
perdagangan atu bisnis pada umumnya.
Surat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu sebagai berikut.
a. Surat perkenalan
Surat yang isinya perkenalan hasil produksi suatu perusahaan denga keterangan yang
lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli.
Syarat – syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut.
1) Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat, tetapi padat.
2) Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, bidang
usahanya, dan manfaat atas barang yang diperkenalkan.
3) Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
4) Memberikan gambran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang
dipakai.
5) Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.
6) Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas
tinggi dan telah banyak yang memakainya.
7) Khusus untuk instansi pemerintah perlu dilampirkan Tanda Daftar Rekenan (TDR),
Surat Izin Usaha perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

b. Surat permintaan penawaran

Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli ayng dikirimkan kepada
penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan
catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
Surat permintaan penwaran merupakan tahap awal dari proses terjadimya transaksi
bisnis, karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa
yang akan dibeli, maka akan ada respon dari penjual untuk menerangkan hal – hal apa
yang diketahui oleh calon pembeli.
Surat permintaan penawaran dibuat dalam bahasa yang sederhana tetapi isinya harus
jelas agar penjual mengetahui secara pasti, apa yang diinginkan oleh calon pembeli.
Langkah – langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan
penawaran adalah sebagai berikut .
1) Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan.
2) Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.
3) Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
4) Menanyakan pemberian potongan harga.
5) Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang.
6) Menentukan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu.
7) Menanyakan kemudahan yang diperolah pembeli sperti service gratis, garansi, dan
layanan purna jual (after sales service).
8) Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.
9) Meminta daftar harga, leaflet, brosur, catalog, sample, atau monster barang yang akan
dibutuhkan.

c. Surat penawaran
Surat penawaran adalah surat daripenjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran
barang atau jasa.
Surat penawaran ada dua macam. Yaitu sebagai berikut.
1) Penawaran atas inisiatif penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat
tersebut belum tentu diharapkan oleh calon pembeli.
2) Penawaran sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, yang isinya terikat dan
terbatas hanya pada menerangkan hal-hal yang ditanya oleh calon pembeli.

Cara menyusun surat penawaran yang bail dan efektif.

1) Mepergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon pembeli.
2) Merinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya
dilampiri gambar – gambar, untuk menghindari keraguan calon pembeli.
3) Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan keharusan untuk
memilikinya.
4) Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang.
5) Memberikan potonga harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah
dan ringan.
6) Mencantumkan sifat penawarannya (penawaran bebas, penawaran terikat,
penawaran berjangka).
 Penawaran bebas adalah apabila sewaktu –waktu terjadi perubahan harga barang
yang ditawarkan, maka tidak perlu memberitahuakan terlebih dahulu.
 Penawaran terikat adalah penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan di
kemudian jahri, maka harus diberitahukan terlebih dahulu.
 Penawaran berjangka adalah penawaran hanya berlakupada waktu tertentu.

d. Surat pesanan
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli
kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau
daftar harga. Surat pesanan adalah surat pembeli, sehingga kedudukannya kuat. Tetapi
sebelum melakukan pembelian, pembeli harus mempertimbangkan hal – hal berikut.
1) Apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak, sehingga nantinya dapat digunakan
perusahaan atau tidak.
2) Syarat – syarat yang ada dalam surat penawaran, apakah dapat diterima atau tidak.
3) Keadaan keungan, apakah persediaan uang mencukupi atau tidak, apakah barang
yang dipesan sesuai dengan kebutuhan.
Semua hal yang dipertimbangkan tersebut, bertujuan agar jangan sampai
mengakibatkan perusahaan menderita kerugian. Bila segala sesuatu sudah jelas dan
keuangan sudah mencukupi, barulah membuat surat pesanan

e. Surat konfirmasi pesanan

Setelah menerima surat pesanan atau via telepon/faks dari calon pembeli, penjual perlu
memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut. Caranya ialah dengan membuat
surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat
pesanan atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang,
jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan
untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang
diinginkan penjual seperti yang dicantumkan di dalam surat konfirmasi itu.
jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh
pemesan, maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi
itu sebagai tanda persetujuan pembelian. Kemudian lembar aslinya harus dikembalikan
kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan, yang fungsinya sama dengan surat
pesanan. Sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan
barangnya kepada pemesan.
f. Surat penolakan pesanan
 Apabila terjadi pemesanan barang/jasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada
suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesanan,
jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Isi surat surat penolakan pesanan
harus diungkapkan dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan
tersebut, yaitu dengan cara mengucapkan terima kasih kepada pembeli serta
memberikan alasan yang logis mengenai penolakan pesanan, dengan bahasa yang halus
dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjaga.
Alasan penjual menolak pesanan sebagai berikut.
1) Persediaan barang yang dipesan tidak mencukupi atau barangnya sudah
habis.
2) Tidak adanya kecocokan antara penjual dengan pembeli mengenai cara
pembayaran atau penyerahan barang.
3) Terjadinya kenaikan harga barang.

g. Surat pengiriman pesanan

Apabila antara pihak penjual dan pembeli sudah ada kesepakatan dalam persyaratan
jual beli, maka barulah dapat dilaksanakan pengiriman pesanan. Surat pengiriman
pesan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memberitahukan kepada
pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.
Surat pengiriman pesanan untuk pembeli harus disertai dengan surat pengantar barang
yang berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan barang, yang nantinya harus
ditandatangani oleh pemesan. Apabila saat pengiriman barang jaraknya cukup jauh,
maka diperlukan dokumen yang lengkap, tidak hanya surat pengantar barang saja.
Fungsi surat pengiriman pesanan adalah sebagai berikut.
1) Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan telah dilayani dengan balk.
2) Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.
3) Sebagai alat untuk mengecek cocok tidaknya barang yang dipesan dengan barang
yang dikirim.
4) Sebagai alat untuk menagih bila pembeli lupa melakukan pembayaran atau tidak mau
membayar.
5) Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan
keterangan-keterangan berikut.
1) Barang yang akan dikirim tersebut berdasarkan order yang mana.
2) Jenis barang apa saja yang dikirim.
3) Berapa jumlah barang yang dikirim.
4) Cara pengangkutan barang.
5) Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan.
Untuk beberapa kasus tertentu, penjual harus melampirkan dokumen yang
berhubungan dengan surat pengiriman barang, misalnya:
1) Jika pengiriman biasa, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan faktur dan surat
pengantar;
2) Jika pengiriman barang menggunakan perusahaan angkutan (darat, laut, darat), surat
pengiriman pesanan harus dilampirkan surat muatan barang atau surat angkutan
barang. Surat angkutan barang berbeda-beda sesuai dengan alat angkutnya, yaitu:
 Surat jalan, bila barang diangkut dengan kendaraan darat;
 Bill of lading (B/L) atau konosemen bila barang diangkut dengan kapal laut;
 Air way bill (AWB), bila barang diangkut dengan kapal laut;
3) Jika pengiriman barang dalam peti, surat pengiriman pesanan harus
ditampirkan packing list atau daftar perincian barang yang dalam peti;
4) Jika pembayaran dilakukan sebagian atau seluruh harga barang, surat pengiriman
pesanan harus dilampirkan kuitansi;
5) Jika barang yang dikirimkan diasuransikan, surat pengiriman pesanan harus
dilampirkan polis/surat pertangung asuransi.

h. Surat pangaduan/penundaan
Setiap perusahaan pasti akan berusaha bekerja dengan teliti dan secermat mungkin
sehingga semuanya selesai dengan baik dan sempurna. Namun, dalam prakteknya saat
pengiriman barang kepada pemesan dilakukan, kadang tak dapat dihindari adanya
kesalahan, kekurangan/kerusakan dalam pengepakan atau keterlambatan pengiriman.
Sehubungan dengan hal ini, pembeli/pemesan dapat mengajukan surat pengaduan atau
surat klaim. Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang
dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang
yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
Dalam penyusunan surat pengaduan hendaknya menyampaikan alasan yang kuat,
seperti:
1) menyebutkan dengan jelas barang yang rusak, kualitas salah, jumlah yang tidak
sesuai, dan lain-lain;
2) memberikan bukti-bukti tentang hal yang tidak memuaskan karena
kesalahan/kelalaian penjual, misalnya barang terlambat datang atau hilang;
3) menyebutkan macam-macam penyelesaian yang dikehendaki, misalnya:
 minta potongan harga (rafaksi);
 minta penggantian barang;
 minta ganti rugi;
 meretour (mengembalikan) barang yang dipesan;
 membatalkan pembelian.
Untuk memudahkan penyelidikan dan penyelesaiannya, dapat dilihat dari sumber
terjadinya kesalahan/kekeliruan, yaitu pihakpenjual.pihak pengiriman barang, atau
pihak pembeli itu sendiri.

i. Surat pengiriman pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli,
untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan
pembayaran sudah dilakukan. Surat pengiriman pembayaran dilaksanakan oleh
pembeli apabila barang kiriman dari penjual lancar, sudah tidak ada penyimpangan dan
permasalahan. Jika terjadi penyimpangan dengan pesanan, pembeli harus segera
memberitahukan kepada penjual, agar penjual dapat menemukan solusi untuk langkah
selanjutnya. Jangan sampai terlambat memberitahukan permasalahan karena akan
menimbulkan kesulitan dalam pengurusan klaim. Isi surat pengiriman pembayaran
adalah sebagai berikut.
1) Jumlah barang yang diterima.
2) Harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar.
3) Waktu pembayaran.
4) Cara pembayaran.
5) Besarnya pembayaran.
6) Bukti pembayaran.
Dalam menyusun surat pengiriman pembayaran, perlu diperhatikan hal-hal
berikut.
1) Lihat kembali isi surat pengiriman barang.
2) Periksaiah jumlah uang yang akan dibayarkan.
3) Lampirkan bukti pembayaran.
4) Jelaskan cara pembayaran.
5) Beri alasan jika tidak dapat membayar penuh.

j. Surat penagihan
 Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi
peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh
tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.
Penulisan surat penagihan hendaklah dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana dengan
mempergunakan kata-kata yang sopan. Pihak penjual/kreditur harus mengetahui
alasan debitur tidak membayar utangnya tepat pada waktunya mungkin disebabkan
pembeli lupa, kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musibah yang menimpa
dirinya. Surat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan
tindakan yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam
penagihan serta tidak sampai merusak hubungan yang baik. Tujuan penagihan bukan
semata-mata mendapatkan uang, melainkan untuk mempertahankan hubungan baik
dengan pihak pembeli. Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah
sebagai berikut.
1) Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu.
2) Besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi.
3) Tanggal transaksi dan no. faktur yang sudah berlalu.
4) Cara pengiriman/pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli.
5) Menyebutkan hal lain, berupa peringatan atau ancaman (bila perlu).

Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap, yaitu sebagai

berikut.

1) Surat penagihan pertarna, berisi peringatan kepada pelanggan akan sesuatu

kewajiban yang telah jatuh tempo lewat waktunya.

2) Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama.

3) Surat penagihan ketiga dengan melarnpirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya
menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli dapat melunasi
tunggakan, kreditur akan menagih melalui inkaso bank.

4) Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih
keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang
berwajib.
C. Surat Pribadi
1. Pengertian Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi. Walaupun saat ini sudah hanyak alat komunikasi yang canggih,
seperti telepon, telepon genggam {Hand phone}, Internet dan sebagainya, namun
seringkali Anda masih sangat memerlukan surat sebagai alat komunikasi yang dapat
membantu Anda dalam mengungkapkan perasaan dengan panjang lebar kcpada orang
lain, seperti kepada orang tua, sahabat, teman dan anggota keluarga lainnya.
 Dalam penulisan surat pribadi, tidak banyak aturan-aturan khusus yang mengikat
seperti dalam penulisan surat resmi atau surat dinas. Hal ini tergantung kepada pribadi
masing-masing. Hanya saja yang perlu diperhatikan dalam pcnulisannya adalah dari
segi tala hahasanya dan etika sopan santun sehingga surat tcrsehut tetap dapat dilihat
sebagai sarana komunikasi yang indah dan baik bila Anda membacanya.
Ada beberapa hal yang membedakan antara surat pribadi dan surat resmi, yaitu sebagai
berikut.
a. Penulisan surat pribadi menggunakan kata "saya" karena penulisan tidak mewakili
organisasi.
b. Tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi.
c. Isi surat biasanya cukup panjang dan herisi masalah pribadi.
d. Bentuk surat tidak ada aturan khusus (bebas)

2. Macam-Macam Surat Pribadi

Ada dua macam surat pribadi, yaitu surat pribadi yang bersifat kedinasan dan
kekeluargaan.
a. Surat pribadi yang bersifat kedinasan (setengah resmi)
Surat pribadi yang bersifat kedinasan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
ditujukan kepada suatu organisasi/lembaga/instansi yang isinya menyangkut masalah
pribadi dan kerja. Contohnya surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, dan
surat izin tidak masuk sekolah.
b. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan
Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
ditujukan kepada orang lain (kerabat atau teman) dan isinya biasanya bersifat
kekeluargaan. Contohnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat dari sahabat, surat
undangan pernikahan, surat ucapan selamat, dan surat ucapan belasungkawa.

3. Surat Lamaran Pekerjaan

a. Pengertian surat lamaran pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan
kepada perusahaan berisi tentang permohonan untuk memperoleh pekerjaan sesuai
dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh si pelamar. Surat
lamaran Anda bukanlah satu-satunya surat yang akan dibaca oleh perekrut yang
bertugas menyeleksi surat-surat lamaran, apalagi jika Anda mengirim surat lamaran
berdasarkan massa. Mungkin saja bukan hanya satu surat lamaran, tapi bisa puluhan,
 ratusan, bahkan ribuan surat lamaran yang akan dibaca olehperekrut lamaran. Untuk
itu, kecermatan dan keahlian Anda meramu surat lamaran akan sangat menentukan
apakah surat Anda akan ditindaklanjuti atau diabaikan. Sural lamaran sangat penting
bagi si pelamar maupun perusahaan, karena melalui surat inilah si pelamar dapat
menunjukkan kepada pihak perusahaan tentang segala hal yang dimiliki oleh si pelamar
terutama tentang pengetahuan, kepribadian, dan keahlian yang surat lamaran dapat
mcnjadi panduan dalammencari dan menjaring siapa saja yang layakuntuk menjadi
calon karyawan. Oleh karena itu agar terkesan baik, si pelamar harus dapat memhuat
surat lamaran pekerjaan dengan haik pula.
Cara mengetahui informasi tentang lowongan pekerjaan.
1) Lihat informasi tentang lowongan pekerjaan di berbagai media massa.
2) Kunjungi pameran-pamoran hursa kerja.
3) Jelajahi internet karena berhagai perusahaan menggunakan internet dalam merekrut
karyawannya, dan bergabunglah dengan situs yang menyediakan informasi mengenai
berbagai lowongan pekerjaan.
4) Hubungi teman atau relasi dan tanyakan mengenai informasi lowongan pekerjaan
yang Anda cari.
5) Hubungi headhunter (pencari SDM) atau out sourcing dan kirimkan kualifikasi diri.
6) Datangi langsung perusahaan-perusahaan dan tanyakan tentang lowongan pekerjaan
yang tersedia di perusahaan tersebut.

Umumnya, pengusaha mengharapkan kualitas terbaik bagi karyawannya. Kriteria

karyawan yang diharapkan oleh pengusaha adalah sebagai berikut.
1) Seseorang yang responsifdan berinisiatif, serta berfikir sebelum bertindak.
2) Terampil bekerja dan tidak birokratis.
3) Cerdas (smart) dan pandai bergaul (luwes)
4) Tidak mudah stres, serial, jujur, dan dapat dipercaya.
5) Memahami komputer (internet) dengan baik.
6) Memiliki banyak hubungan (relasi).
7) Loyal kepada atasan dan perusahaan.
8) Berpenampilan menarik.
9) Dapat berbahasa Inggris lisan maupun tulisan.
b. Isi pokok dan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan
Isi pokok dalam surat lamaran pekerjaan harus mencantumkan sumber informasi
lowongan pekerjaan, posisi jabatan yang diinginkan, data pribadi, serta melampirkan
bukti-bukti pendukung, misalnya ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat.
Surat lamaran harus mengikuti tata cara yang ditetapkan. Tata cara penulisan surat
lamaran pekerjaan adalah sebagai berikut.
1) Gunakan kertas ukuran standar. Ukuran kertas standar yang biasa digunakan adalah
A4 atau kuarto (/etter).
2) Gunakan kertas HVS warna putih atau kertas double folio. Hindari menggunakan
kertas berwarna.
3) Gunakan tinta hitam, karena warna hitam merupakan warna standar yang digunakan
dalam kegiatan administrasi.
4) Tulis surat lamaran dalam satu halaman saja dan buatlah dengan jelas, singkat, dan
padat.
5) Tunjukkan rasa percaya diri, tetapi jangan terkesan sombong. Hindari surat lamaran
yang meminta belas kasihan, seperti dengan menceritakan masalah pribadi.
6) Gunakan kaidah berbahasa yang baik dan benar. Walaupun surat lamaran pekerjaan
tergolong ke dalam surat pribadi, tetapi bukan berarti bahasa yang digunakan
merupakan bahasa sesuai dengan keinginan pribadi. Penggunaan EYD (Ejaan Yang
Disempurnakan) tetap harus dilakukan. Misalnya, gunakan kata "saya" untuk menyebut
diri Anda dan gunakan kata "Bapak/lbu" untuk menyapa pimpinan perusahaan.
7) Gunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami. Hindari menggunakan kata-kata
atau istilah asing yang tidak umum dan sulit dimengerti.
8) Hindari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil fotokopi. Memang lebih mudah
dan hemat apabila Anda membuat satu surat lamaran dan kemudian difotokopi,
sehingga apabila ingin mengirim surat lamaran lagi tidak perlu membuat surat yang
baru.
9) Sebelum surat lamaran dikirimkan, periksa kembali untuk memastikan apakah surat
lamaran sudah benar-benar ditulis dengan menggunakan ejaan, kata-kata, atau istilah
yang tepat atau belum. Termasuk dalam hal ini adalah kelengkapan surat yang lain,
seperti daftar riwayat hidup dan lampiran pendukung lainnya.
Surat lamaran merupakan kesan pertama diri si pelamar. Oleh karena itu, beberapa hal
berikut harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut.
• jangan bertele-tele.
• Jangan menggunakan bahasa yang tidak sopan.
• Jangan terlalu banyak menggunakan singkatan dan bahasa asing yang tidak umum.
 • Jika tidak diminta, jangan menentukan gaji.

c. Sumber informasi tentang lowongan pekerjaan

Sumber informasi mengenai lowongan pekerjaan dapat dicari/diperoleh dari ikian di
media massa, seperti: majalah, surat kabar, TV, dan radio, brosur/selebaran,
teman/sahabat, bursa kerja, internet, datang langsung ke perusahaan, atau pameran.
4. Daftar Riwayat Hidup
Daftar riwayat hidup (curriculum vitae) adalah daftar yang memuat keterangan atau
informasi tentang si pelamar. Apabila pihak perusahaan ingin mengetahui tentang diri
si pelamar, maka daftar riwayat hidup ini dapat membantu mereka. Daftar riwayat
hidup ini disertakan sebagai lampiran dalam membuat surat lamaran kerja.
Komponen-komponen penting pada daftar riwayat hidup
a. Komponen-komponen penting pada daftar riwayat hidup adalah sebagai
berikut.
 Data pribadi, mencakup nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, serta
informasi lain yang terkait dengan kondisi pribadi.
 Pendidikan, berisi keterangan tentang pendidikan yang telah ditempuh mulai dari
pendidikan dasar sampai dengan jenjang pendidikan terakhir, lengkap dengan tahun
serta nama dan alamat sekolahnya.
 Pengalaman kerja, berisi keterangan tentang pengalaman kerja yaitu tentang jenis
pekerjaan atau jabatan, nama perusahaan tempat bekerja dan lamanya waktu
pengalaman kerja.
 Informasi lain seperti hobi, prestasi, dan sebagainya.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan daftar riwayat hidup
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan daftar riwayat hidup adalah
sebagai berikut.
1) Gunakan kertas putih polos yang balk dan berukuran A4 atau kuarto (letter} atau
sesuai dengan kertas yang digunakan dalam menulis surat lamaran pekerjaan.
2) Gunakan format standar surat resmi, huruf dengan ukuran dan jenis standar misalnya
Times New Roman serta berwarna hitam.
3) Cantumkan identitas pribadi yang bersifat umum, jangan terlalu pribadi.
4) Cantumkan status perkawinan (menikah, belum menikah, atau bercerai).
5) Cantumkan latar belakang pendidikan baik formal maupun informal, mulai dari
tingkatan yang paling tinggi atau sebaliknya, termasuk tahun kelulusan dan nama
instansi.
6) Lampirkan pas foto terbaru. Sebaiknya gunakan pas foto berwarna, terbaru dan
berpakaian formal. Ukuran foto yang digunakan umumnya 3x4 atau 4x6.
7) Jika ada, cantumkan referensi, yaitu orang yang bisa dihubungi oleh pihak penyeleksi
untuk menanyakan hal-hal penting seputar diri Anda (biasanya nama atasan di mana
Anda bekerja sebelumnya).
8) Jika ada, cantumkan pengalaman kerja. Berikan deskripsi singkat tentang pekerjaan
Anda pada perusahaan sebelumnya sebanyak-sebanyaknya tiga perusahan terakhir
berikut pangkat, jabatan, jenis pekerjaan, dan periode kerja.
9) Cantumkan pengalaman lain yang menunjang dan berhubungan dengan spesialisasi
Anda. Jika Anda adalah seorang teknisi bidang kimia, maka pengalaman sebagai juara t
lomba menyanyi tidak perlu dicantumkan.
Daftar riwayat hidup dapat dibuat sendiri, tetapi ada juga yang telah disediakan
perusahaan/ kantor. Jika perusahaan sudah memilih formulir daftar riwayat hidup,
pelamar tinggal mengisinya.

Rainbow Indonesia di 02.38

Berbagi

Tidak ada komentar:

Posting Komentar
‹
›
Beranda
Lihat versi web
Mengenai Saya

Rainbow Indonesia
palu, sulawesi tengah, Indonesia
Lihat profil lengkapku
Diberdayakan oleh Blogger.