Sistema de

Gerenciamento de
Atividades e Projetos

Elaborado por:
Fernando Sampaio, PMP, ITIL
 OBJETIVO

Compartilhar o conhecimento na
ferramenta Redmine, que permite o
controle e gestão de projetos de
forma simples e colaborativa.
 PLATAFORMA

> Web
> MySQL
> Ruby and Rails
> Apache
> Instalador BitNami Redmine Stack
(https://bitnami.com/stack/redmine)
> OpenSource (www.redmine.org)
 FUNCIONALIDADES
> Gestão de Atividades de forma individualizada
> Controle do tempo gasto em cada atividade (Projeto x Recurso)
> Agrupamento\Controle de versões\milestones
> Relatório de Roadmap
> Relatório no formato Gantt
> Calendário de Atividades
> Gestão de Documentos e arquivos relacionados ao projeto
> Wiki por projeto
> Controle de acesso e permissão por perfil
> Rastreabilidade de todas as atividades executadas pelos recursos do projeto
> Notificações por email
> Fórum
> Área de Notícias para notificações da equipe
> Suporte para RSS - Feeds
> Personalização e criação de novos campos de dados
Configurando ...

Configurações Iniciais - Administração

1) Configuração de Usuários e Grupos
2) Perfil e Nível de Acesso
3) Tipos e Situação das Tarefas
4) Fluxo de Trabalho (WorkFlow)
5) Atividades de controle de tempo
6) Customização do Sistema
7) Autenticação / HTTPS
8) Configuração do Email - Notificações
Criando o projeto ...
Selecionando os módulos...

> Você pode selecionar apenas os

módulos que você deseja utilizar
no seu projeto.

> Vamos passar por cada um deles

nos próximos slides.
 Selecionando as pessoas
(membros)

> Agora vamos selecionar as pessoas e

qual será a função delas no projeto. 1

> Selecione a pessoa (1) e depois o papel 2

(2), em seguida, pressione adicionar (3). 3

 Definindo versões / milestones

(1) Indique o nome da

1 etapa/fase/milestone do seu
2
3 projeto.
4
5 (2) Descreva o que essa etapa
6 fará.
(3) A Situação inicial é sempre aberta, se criar como Fechada, você não conseguirá
abrir nenhuma tarefa para essa fase.
(4) Você pode criar uma página Wiki para descrever melhor o que essa fase fará.
(5) Defina a data limite para alcançar essa fase/milestone ou mesmo meta.
(6) Você pode compartilhar essa fase com outros projetos ou com a hierarquia do projeto.
O sugerido por mim é não compartilhar, pois cada projeto tem suas metas definidas e com
datas limites.
 Definindo categorias das tarefas

Categorias auxiliam a definir melhor as

atividades/tarefas.

O uso pode variar de acordo com a

natureza/objetivo do projeto.
Veja que no projeto utilizado nessa
apresentação, foram criadas as
categorias ao lado para facilitar o
filtro e controle.

Note que é possível definir um

responsável por cada categoria.
 Definindo páginas Wiki

> Uma Web Wiki permite que os documentos sejam editados coletivamente com uma
linguagem de marcação muito simples e eficaz, através da utilização de um navegador
web.

> Na área de projetos, como sugestão, você pode utilizar para fazer o registro periódico do
andamento do projeto, manter um registro de ocorrências para manter um diário de bordo,
muito útil quando fechamos o projeto e analisamos as lições aprendidas.
 Definindo um Repositório

> Para projetos de desenvolvimento

de software, você pode utilizar
alguns sistemas de versionamento, já
integrados ao REDMINE, facilitando
assim a análise das alterações.
 Definindo Fórum \ Grupo
Discussão

> No REDMINE você pode habilitar o módulo de Fórum, com isso é possível ter uma
interação maior com alguns usuários. Por exemplo, imagine que você tem uma
versão nova lançada no mercado, seus usuários/clientes, poderiam interagir
diretamente com o seu time de desenvolvimento ou suporte, mantendo assim uma
base centralizada de informações, reclamações, melhorias etc...
 Definindo Atividades \ Registro hora

> Por fim, você deve selecionar quais Atividades serão permitidas para registro de
horas gastas no projeto.

> Você pode criar várias Atividades no menu principal do REDMINE e utilizar apenas
as que serão úteis em seu projeto.

> IMPORTANTE definir aqui as atividades para que você possa extrair relatórios de
desempenho no final dos períodos de trabalho.
Vamos ver na prática como funciona !

> A ferramenta foi instalada na Cloud da AMAZON (AWS), mas a

instalação foi feita via BITNAMI, já que utilizamos uma versão que já é
disponibilizada para instalação de usuários finais, facilitando assim a
utilização da ferramenta.
http://ufscar-redmine.bitnamiapp.com/redmine/
 Tela de Boas Vindas

> Assim que você estiver logado no sistema, você visualizará as últimas
notícias relacionadas ao projeto (aqui vem novamente um pilar muito
importante na área de Gerenciamento de Projetos = COMUNICAÇÃO).
> Você visualizará também os últimos projetos criados, mas note que você
visualizará apenas os projetos que esteja participando.
 Visão Geral do Projeto

> Clicando sobre o link do projeto, você será direcionado para a página do
mesmo. Veja no exemplo abaixo.
Resumo de Atividades

> Aqui você pode

visualizar rapidamente
quem fez o que no
projeto, como:

> quais tarefas foram

atualizadas,

> edições no Wiki,

> Atualização de
Documentos etc...
 Planejamento \ Roadmap

> Aqui você pode visualizar quais são as tarefas realizadas e a serem
realizadas em cada fase\versão definida para o projeto:
 Consultando as Tarefas

> No link Tarefas, você visualizará as atividades que estão abertas no seu
projeto. Você pode alterar as colunas que estão dispostas nessa tela, para
isso, vá até o menu principal > Configurações > Tarefas

> Você pode fazer diversos filtros e exportar para CSV ou PDF
 Criando Tarefas

> Veja abaixo como é simples criar uma tarefa.

> Lembre-se que você pode customizar essa tela, criando novos campos.
 Gráfico de Gantt

> Veja abaixo a visualização do gráfico e note que é possível gerar uma
imagem PNG ou um arquivo PDF para encaminhar para outras pessoas.
 Calendário do Projeto

> O calendário auxilia na visualização de quais atividades e milestones estão

planejadas para o dia ou semana.
DICA: Você pode
customizar a sua
página pessoal no
REDMINE para
exibir o seu
calendário com
todas as suas
tarefas dos
projetos em que
você atua.
 Comunicação com o time

> Nesse área você pode se comunicar com o time, veiculando notícias
importantes sobre o seu projeto ou área em que o projeto atuará, dessa
forma, o time fica alinhado sobre o que está acontecendo no projeto.
 Gestão de Documentos

> Nessa área você pode organizar por categoria de documento, todas os
registros importantes para o projeto. Veja que você pode criar novos tipos de
documentos no menu principal do REDMINE > Administração > Tipos &
Categorias
 Gestão de Informações - WIKI

> Outra parte muito importante do REDMINE na minha opinião é a

possibilidade de criar páginas WIKI, essa funcionalidade permite o registro
diário ou periódico das informações do projeto, o que auxilia muito a
comunicação e colaboração do time no projeto.
 Interação – Fórum

> A utilização de Fórum pode agregar muito em determinados projetos, já

que pode dinamizar a comunicação e colaboração do time, permitindo
assim o registro das idéias, sugestões e demais informações.
 Gestão de Arquivos

> Utilize essa área para registrar

arquivos relevantes no projeto,
mas que não estejam ligados aos
documentos gerenciais do projeto.

> Por exemplo, você pode utilizar para subir diversos fotos tiradas durante o
mapeamento de um processo. Os arquivos podem ser referenciados em
tarefas e páginas WIKI.
 Relação por tipo de
Exemplo de Relatórios 120
atendimentos
105
110
100
90
80
70
> Com os dados gerados no sistema, é possível 60
50
40
extrair os dados no formato CSV e as métricas 30
20 11
27
16
25

3
10
podem ser geradas de acordo com a necessidade do 0

cliente ou definidas em contrato de ANS (Acordo de

Nível de Serviço)
800.00
679.00
700.00

600.00
Horas apontadas

500.00
394.10
365.40
400.00 337.09 318.60
284.15
300.00

200.00

100.00
0 0 0 0 0 0
0.00
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Meses