GUÍA PARA EL TRÁMITE DE HORAS EXTRAS

Departamento Nacional de Planeación

Bogotá, 2016

Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada.
 CÓDIGO: AS-G01
GUÍA PARA TRÁMITE DE HORAS EXTRAS
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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO.............................................................................................................................................. 3
2 ALCANCE .................................................................................................................................................... 3
3 REFERENCIAS NORMATIVAS ..................................................................................................................... 3
4 DEFINICIONES....................................................................................................................................... 4
5 TRÁMITE DE HORAS EXTRAS ................................................................................................................ 5
5.1 CONDICIONES ....................................................................................................................................... 5
5.2 PROCEDIMIENTO .................................................................................................................................. 6

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1 OBJETIVO

Establecer las directrices generales para la solicitud y autorización de horas extras de los funcionarios vinculados en
cargos del nivel técnico hasta el grado 09 o asistencial hasta el grado 19, los Secretarios Ejecutivos del despacho
del Director, Subdirector Territorial y de Inversión Pública, Subdirector Sectorial y los Secretarios Ejecutivos de
Grado 20 en adelante que desempeñen sus funciones en los Despachos de la Dirección General, Subdirecciones
Generales y Secretaría General.

2 ALCANCE

Esta guía se aplica a todos los funcionarios autorizados por la normatividad vigente para trabajar horas extras, así
como a los superiores inmediatos en la labor de control del tiempo extra laborado.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS

 Decreto 1042 de 1978:

De acuerdo a lo establecido en este Decreto se hace referencia a los siguientes artículos:

“Artículo 36º.- De las horas extras diurnas. Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario
realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el jefe del respectivo organismo o las
personas en quienes este hubiere delegado tal atribución, autorizarán descanso compensatorio o pago de
horas extras.
a. El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetarán a los siguientes
requisitos:
El empleo del funcionario que va a trabajarlas deberá tener una asignación básica mensual que no exceda
de diez mil pesos. (Modificado por el Artículo 9 Decreto 50 de 1981 y Artículo 13 Decreto Ley 10 de 1989).
Nota: El literal a) quedó así:
"El empleo deberá pertenecer al nivel operativo, hasta el grado 17 del nivel administrativo y hasta el grado
39 del nivel técnico."
b. El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación escrita, en la cual
se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse.
c. El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará
con un recargo del veinticinco por ciento sobre la remuneración básica fijada por la ley para el
respectivo empleo.
d. En ningún caso podrán pagarse más de 40 horas extras mensuales. Modificado por el Artículo 13 del
Decreto-Ley 10 de 1989. El literal quedó así:
“En ningún caso podrá pagarse más de 50 horas extras mensuales."
e. Si el tiempo laboral fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá
en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo.
Artículo 37º.- De las horas extras nocturnas. Se entiende por trabajo extra nocturno el que se ejecuta
excepcionalmente entre las 6 p.m. y las 6 a.m., del día siguiente por funcionarios que de ordinario laboran en
jornada diurna.
Este trabajo se remunerará con un recargo del setenta y cinco por ciento sobre la asignación básica
mensual.
En todos los demás aspectos el trabajo extra nocturno se regulará por lo dispuesto en el artículo anterior.
Artículo 38º.- De las excepciones al límite para el reconocimiento de horas extras. Las restricciones de
tiempo y de monto total por concepto de horas extras de que trata el artículo 36, no se aplicarán respecto de
los siguientes funcionarios:
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a. Los empleados subalternos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tengan la obligación de
participar en los trabajos ordenados para la preparación y elaboración del presupuesto de rentas y ley
de apropiaciones, su liquidación y las demás labores anexas al cierre e iniciación de cada vigencia
fiscal, podrá devengar horas extras dominicales y festivos siempre y cuando estén comprendidos en el
nivel operativo, el nivel administrativo hasta el grado 19 inclusive, el nivel técnico hasta el grado 12
inclusive, el nivel profesional hasta el grado 10 inclusive y el nivel ejecutivo hasta el grado 06 inclusive.
Modificado por el Artículo 11 del Decreto-Ley 10 de 1989. Así: En ningún caso podrá pagarse mensualmente
por el total de horas extras, dominicales y festivos, más del 40% de la remuneración de cada funcionario.”

 Decreto 229 de 2016:

“Artículo 14°. Horas Extras, Dominicales y Festivos. Para que proceda el pago de horas extras y del
trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, de
descansos compensatorios de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el empleado deberá
pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19.
Los Secretarios Ejecutivos del despacho de los Ministros, Viceministros, Directores y Subdirectores de
Departamento Administrativo y los Secretarios Ejecutivos de Grado 20 en adelante que desempeñen sus
funciones en los Despachos de los Ministros, Directores de Departamento Administrativo, Viceministros y
Subdirectores de Departamento Administrativo, Secretarías Generales de Ministerios, y Departamento
Administrativo, tendrán derecho a devengar horas extras, dominicales y días festivos, siempre y cuando
laboren en jornadas superiores a cuarenta y cuatro (44) horas semanales.
En los Despachos antes señalados sólo se podrán reconocer horas extras máximo a dos (2) Secretarios, a
los que se refiere el inciso anterior.
Parágrafo 1. Los empleados públicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del Departamento
Nacional de Planeación que tengan la obligación de participar en trabajos ordenados para la preparación y
elaboración del presupuesto de rentas y la ley de apropiaciones, su liquidación y demás labores anexas al
cierre e iniciación de cada vigencia fiscal, podrán devengar horas extras, dominicales y festivos, siempre y
cuando estén comprendidos en los niveles asistencial, técnico y profesional. En ningún caso podrá pagarse
mensualmente por el total de horas extras, dominicales y festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la
remuneración mensual de cada funcionario.
Parágrafo 2. El límite para el pago de horas extras mensuales a los empleados públicos que desempeñen
el cargo de Conductor Mecánico en las entidades a que se refiere el presente decreto, será de cien (100)
horas extras mensuales.
En todo caso la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse cuando exista disponibilidad
presupuestal.”

 Resolución 181 de 2013

 Resolución 522 de 2013

4 DEFINICIONES

A continuación, se presentan algunas definiciones aplicables al trámite de horas extras en el Departamento Nacional
de Planeación:

Hora Extra: Hora que se trabaja adicional a la jornada ordinaria laboral establecida.

Hora Extra Diurna: Es la hora adicional que se labora antes o después de la jornada laboral ordinaria entre las 6:00
a.m. y las 6:00 p.m. El recargo de la hora extra diurna es del 25%.

Hora Extra Nocturna: Es la hora adicional que se labora entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente. El
recargo de la hora extra nocturna es del 75%.

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Hora extra Dominical y/o Festiva: Es la hora adicional que se labora en día domingo o festivo. El recargo de la hora
extra dominical o festiva es del 100%.

Día Compensatorio: Es el día remunerado de descanso otorgado por cada 8 horas extras laboradas acumulada y
que no hayan sido pagadas.

5 TRÁMITE DE HORAS EXTRAS

5.1 CONDICIONES

El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetan a las siguientes condiciones:

Funcionarios que pueden laborar horas extras. Sólo se puede autorizar el reconocimiento y pago de horas
extras, a los funcionarios que pertenezcan al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado
19. a los funcionarios que desempeñen cargos de Secretarios Ejecutivos del grado 20 en adelante en el
despacho del Director General, Subdirector Territorial y de Inversión Pública, Subdirector Sectorial y Secretario
General, siempre y cuando laboren en jornadas superiores a cuarenta y cuatro (44) horas semanales.

Deben existir razones especiales del servicio. Las horas extras obedecen a una situación laboral temporal,
en ningún momento corresponden a una situación definitiva en la entidad. Su razón de ser es la realización de
trabajos extraordinarios y urgentes que no se alcanzaron a cumplir durante la jornada ordinaria de trabajo.

1. Tope de horas extras. En ningún caso podrán pagarse más de 50 horas extras mensuales a excepción de
los conductores quienes tienen autorizadas 100 horas. Si el tiempo laborado superare dicha cantidad, el
excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día (1) hábil por cada ocho (8) horas
extras de trabajo. Solo se reconocerán fracciones superiores a quince (15) minutos.

a. Es importante aclarar que la autorización del número de horas extras para laborar, depende de la
disponibilidad presupuestal. Las horas no autorizadas previamente por el Subdirector de Recursos
Humanos no se pagarán.

2. Disfrute de Compensatorios. Los compensatorios deberán disfrutarse previa autorización del jefe
inmediato y teniendo en cuenta la necesidad del servicio.

3. Vigilancia y control. Es responsabilidad del superior inmediato vigilar y controlar las labores realizadas
durante el tiempo de horas extras de sus funcionarios, así como el tiempo registrado en los respectivos
formatos que servirán de soporte para el pago. Como consecuencia, la falta de vigilancia y control que de
lugar a mal uso del tiempo, dedicación a labores diferentes a las autorizadas o el registro de horas extras
sin haber sido laboradas, será puesta en conocimiento de las autoridades disciplinarias a la luz de lo
estipulado en la Ley 734 de 2002.

En general, en las horas extras autorizadas debe primar el buen uso de los recursos públicos y la eficiencia en
el gasto público.

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5.2 PROCEDIMIENTO

El procedimiento a seguir es:

1. Solicitud previa para laborar horas extras. La solicitud la realiza el jefe de la dependencia en el formato F-
GAS-05” Solicitud de horas extras”, de la siguiente manera:

Para los secretarios ejecutivos, auxiliares administrativos, auxiliares de servicio general de los despachos de la
Dirección General, Subdirecciones Generales, Secretaria General y para los conductores, se puede solicitar una
sola autorización para todo el año vigente.

Para los funcionarios autorizados a laborar horas extras de las dependencias diferentes a las mencionadas
anteriormente, deben solicitar la autorización mensualmente, a más tardar el primer día hábil de cada mes.

2. Solicitud horas extras dominicales. El jefe de la dependencia solicitará autorización para los funcionarios que
necesiten laborar horas extras un día domingo o festivo en el formato F-GAS-05 “Solicitud de horas extras”,
a más tardar el viernes previo a los días a laborar. La solicitud para los conductores del despacho de la
Dirección General y las Subdirecciones Generales se puede incluir en la solicitud anual.

3. Autorización. Recibida la solicitud en la Subdirección de Recursos Humanos y existiendo disponibilidad

presupuestal, el Subdirector de Recursos Humanos procederá a la respectiva autorización. En caso de no existir
razones justificadas para laborar horas extras, el Subdirector de Recursos Humanos no autorizará la labor y
estará informando de esta decisión al solicitante.

4. Registro. Es obligación del funcionario llevar un borrador diario del formato F-GAS-03 “Relación mensual de
horas extras y recargo nocturno” donde registre la hora de inicio y la hora de finalización de las horas extras
laboradas. Este registro debe corresponder al inicio y finalización de labores en el puesto de trabajo, no a la
entrada y salida del edificio.

Para el caso de los conductores, la hora de inicio corresponde al momento en que se recoge a la persona que
se le presta el servicio y la hora de finalización corresponde al tiempo en que se deja a la persona que se le
presta el servicio.

Las planillas de ingreso al edificio y las ubicadas en el piso 32, así como los reportes de huella digital serán
utilizados por la Subdirección de Recursos Humanos como una referencia y medio de control de la hora de
inicio y finalización del tiempo laborado.

Es responsabilidad del funcionario el correcto y real registro del tiempo extra laborado.

5. Diligenciamiento Formatos. Los formatos F-GAS-03 “Relación mensual de horas extras y recargo
nocturno” y F-GAS-04 “Consolidado de horas extras” se encuentran ubicados en la intranet “La Rebeca” en
el siguiente link:

F-GAS-03 “Relación mensual de horas extras y recargo nocturno”

a. Diligenciamiento. Este formato tiene como objetivo facilitar la totalización de las horas diarias
trabajadas en un mes. Los funcionarios que prestan el servicio a un solo jefe deben diligenciarlo en
Excel y aquellos que prestan el servicio a varios funcionarios podrán diligenciarlo manualmente.

b. Fecha Inicial y Fecha Final. El funcionario deberá registrar diariamente, las horas extras laboradas,
en éste formato. Teniendo en cuenta que la hora de inicio se refiere al momento en que empieza
actividades en su puesto de trabajo y la hora final cuando acaba dichas labores en el puesto de
trabajo.
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Las funcionarias del Grupo de Cafetería de la Dirección, Subdirección Territorial y de Inversión Pública,
Subdirección Sectorial y Secretaría General, por necesidades del servicio, son las únicas autorizadas a
laborar media hora extra en la hora del almuerzo, y será reconocida como compensatorio.

c. Descripción de la actividad. Se debe registrar diariamente y claramente la labor realizada.

d. Firma Jefe Inmediato. Cuando la vigilancia y control del tiempo extra este a cargo de un solo
funcionario éste podrá firmar una sola vez de manera transversal.

Los conductores que prestan el servicio a diferentes funcionarios, deberán cerciorarse de que la casilla
sea firmada individualmente por el beneficiario del servicio.

Formato F-GAS-04 “Consolidado de horas extras”

En este formato, el jefe inmediato deberá consolidar el total de funcionarios de su dependencia que
previamente estaban autorizados para laborar horas extras.

6. Entrega. Los formatos F-GAS-03 “Relación mensual de horas extras y recargo nocturno” y F-GAS-04
“Consolidado de horas extras”, se deben entregar completamente diligenciados al Grupo de Administración
de Salarios de la Subdirección de Recursos Humanos, durante los cinco (5) primeros días hábiles del mes
siguiente en el cual se laboraron las horas extras.

En caso de no presentarse dentro del plazo establecido no se pagarán las horas extras en la nómina
correspondiente y se tramitará su pago en fecha posterior. El superior inmediato debe justificar la no
entrega oportuna de la relación de horas extras.

Para los funcionarios que reporten jornadas de trabajo superiores a las 14 horas, el jefe inmediato deberá
registrar el servicio que originó el mayor tiempo laborado. Esta situación se refiere especialmente a conductores
que deben tener una actitud vigilante, teniendo en cuenta lo establecido en la Constitución Política de Colombia,
Código Sustantivo del Trabajo y concepto del DAFP del 2005.

Fecha Aprobación: Junio 30 de 2016

Revisó:
Fernando Villalobos G.
Coordinador Grupo Administración de Salarios

Aprobó:
Fridcy Alexandra Faura Pérez
Subdirectora de Recursos Humanos

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