Circular O-DDEH-OE No.

001-2018
t I rr
/-\ Huehuetenango, 02 de Febrero 2018
UUAI'EMALA
A:
COORDINADORES TECNICO ADMINISTRATIVOS QUE NO TIENEN ASIGNADO
TECNICO DE SERVICIOS DE APOYO Y TECNICOS DE SERVICIOS DE APOYO.

Atentamente me dirio a ustedes para que se sirvan atender los siguientes

lineamientos de

PRIMERA ASIGNACION DE ALIMENTACION ESCOLAR POR LA MODALIDAD DE

TRANSFERENCIA A ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA DEL
DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO CICLO ESCOLAR 2,018

La. primera asignación de la Modalidad de Transferenc¡a del programa

Alimentac¡ón Escolar es dirigida a todas las organizaciones de padres de fámilia
deb¡damente legalizadas y que hayan firmado su convenio 2,0.18 y cumplan con los
procesos inherentes a la organización según su constitución y estatutos establecidos, por
lo que se adjunta el instructivo para su facturación y liquidación.

Las Juntas D¡rect¡vas de las organizaciones de padres de familia deben apegarse

estrictamente a este ¡nstructivo, lo que evitará rechazos de papelería.

Es responsabilidad del Coordinador Técnico Administrativo y Técnico de

Servicios de Apoyo, ¡nformar y orientar a Las Juntas Direciivas de las
organizac¡ones de padres de familia existentes en el municipio o distritos, lo
Siguiente: QUE ES PARTE DE SUS FUNCIONES LIQUIDAR EL PROGRAMA DE
ALIMENTACION ESCOLAR, POSTERIOR A CADA DESEMBOLSO RECIBIDO POR LA
OPF, PARA LO CUAL DEBEN PRESENTAR LA PAPELERIA CORRESPONDIENTE
CON LOS TECNICOS DE SERVICIOS DE APOYO Y/O COORDINADORES TECNICO
ADMINISTRATIVOS QUIENES NO TIENEN TECNICO DE SERVICIOS DE APOYO
ASIGNADO, RESPETANDO LAS FECHAS ESTABLECIDAS Y PROGRAMADAS PARA
y
TAL EFECTO. LOS TSA CTA, TENDRAN BAJO SU RESPONSABILIDAD LA
RECEPCION, REVISION Y LIQUIDACION DE LOS EXPEDIENTES, NINGUNA OPF
LUEGO DE RECIBIR LOS FONDOS SE DEBE QUEDAR SIN LIQUIDAR DE LO
CONTMRIO SERA SANCIONADA SEGIJN LAS LEYES CORRESPONDIENTES,

INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACION DE GASTOS DE

ALIMENTACION ESCOLAR DE TRANSFERENCIA A ORGANIZACIONES DE
PADRES DE FAMILIA PARA EL PRIMER DESEMBOLSO 2.0I8
Guri?EMtiA
,; :r,,: r::i :,, i ..

Las Juntas Directivas de las Organizaciones de Padres de Fam¡lia que tienen

asignado el PRIMER desembolso de Alimentación Escolar: en Establecimientos
Educativos Oficiales para el año 2,018, deben presentar a los Técnicos de
Servicios de Apoyo y/o Coordinador Técnico Administrativo la siguiente
documentación:

1. Fotocopia de Factura a nombre de la Organización de padres de Familia

colocando el NIT de la ORGANIZACION. Además, debe cons¡derar lo
siguiente:
. La factura original debe venir sin: borrones, tachones, uso de corrector o
alteraciones; cualquier factura con alguno de estos problemas el Técnico de
Servic¡os de Apoyo y Coordinador Técnico Administrativo que no t¡ene técnrco
asignado la rechazará.

. La factura contable debe venir razonada y firmada por el representante legal,

secretar¡o y tesorero de la organización de padres de familia, donde conste que
los bienes fueron recibidos, deberá incluir el número de alumnos beneficiaoos
(en este caso el número de alumnos por los que está realizando su liqu¡dación),
así como el n¡vel educativo al que corresponde. La razón debe ir en el reverso
parte superior de la factura.

EJEMPLO DE LA RAZON

RAZON: "La presente factura ampara la compra de 1 para ros

2 niños v niñas del establecimiento
Código
correspondiente a la 3 Transferencia
del año en curso del nivel 4 Habiendo recib¡do
los mater¡ales y/o suministros a entera satisfacción.

Deberá anotar la opción de acuerdo a lo que corresponda, tomando en cuenta lo

siguiente:
1) Alimentac¡ón Escolar
2) numero de Niños y Niñas beneficiados según aporte de recibo.
3) primera
4) Prepr¡maria y primaria

Lugar y fecha (municipio y fecha de factura)

SELLO:
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE

NOMBRE Y FIRMA SECRETARIO

NOMBRE Y FIRMA TESORERO

Güt'rü,ri.¿
'. .t ,:: , :, rij: : . ,. ..

2. Fotocopia de Dos (2) cotizaciones, para ello las juntas directivas de las OPF en
cada establecimiento deberán cotizar precios de los productos que va a adquirir y
facturar con el proveedor que le ofrezca mejor precio y calidad. Las cotizaciones
no deben llevar membrete del gobierno de Guatemala y la fecha que debe llevar
es: un día antes de la emisión de la factura original.

3. Fotocooia de Planilla de Alimentación PRA- FOR-01

4. Original de Formulario de Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos PRA-

FOR-04

5. Copia fotográfica del mural de transparencia colocado en un lugar visible dentro de

las instalaciones del establecimiento.

o. Fotocopias de las actas de recepción, faltante o excedente del desembolso en

cada libro de la OPF (un acta por todos los programas, resaltar cada punto)

7. El Técnico de Servicio de Apoyo y/o Coordinador Técnico Administrativo revisa los

documentos que rec¡be de la organización del establecim¡ento educativo, siendo
los siguientes:

a) Factura deb¡damente razonada verificando lo siguiente:

> Fecha de la emisión de la factura (la fecha que debe llevar es poster¡or
a las cotizaciones dependiendo la fecha en que fue realizado el
desembolso a la OPF)
! Nombre, dirección y NIT de la ORGANIZACIÓN DE PADRES DE
FAMILIA. Según esta en el recibo de Transferencia
i Cantidad y precio unitario y total de cada artículo adquirido
F Valor total de la factura en números y letras.
) Que la factura cuente con la palabra o sello de cancelado verif¡car
que esté en un lugar adecuado que no cubra palabras ni
cantidades
) Que indique el régimen tributario
> Verificar los cálculos aritméticos de la factura
 b) Las dos (2) cotizaciones de los proveedores. La fecha que debe llevar es: un
día antes de la emisión de la factura.

c) Planilla de Alimentación PRA- FOR-01. La fecha que debe llevar es: 19 de

marzo de 2018.

d) Formulario de Rendic¡ón de Cuentas de Fondos Transferidos PARA-FOR-O4.

19 de mar¿o 2018

e) Copia fotográfica del mural de transparencia colocado en un lugar visible

dentro de las instalaciones del establecimiento.

f) El acta donde dejen constancia de recepción del desembolso y el faltante o

excedente según sea el caso. (fecha que debe llevar es un día después de
la primera fecha de la factura)

En el caso que ex¡stiera error en el exped¡ente el Técnico de Servic¡o de Apoyo y/o el

Coordinador Técn¡co Adm¡n¡strativo lo rechazará, si lodo está correcto lo presentara al
departamento de organización escolar, el día y hora segrin la fecha establecida en el
cronograma respect¡vo.

Los días de alimentación escolar que estará cubriendo el PRIMER desembolso

son 50 (CINCUENTA DIAS); del I de enero al 16 de marzo 20{8.

Se adjunta a la presente circular el listado de alimentos sugeridos en el programa de

alimentación escolar.
Los establecimientos educativos que cuentan con una inscr¡pción de estudiantes
menor de la que se les asigno en el Sistema de Dotación de Recursos deben liquidar de
acuerdo al monto que fue consignado en los recibos del primer desembolso, cuadrando el
depós¡to en el banco con el monto del recibo suscribiendo las actas respectlvas.

Los establec¡mientos educativos que cuentan con una inscripción de estudiantes es

mayor deben liquidar de acuerdo a lo que se les asigno en el Sistema de Dotación de
Recursos. Suscribiendo las actas respectivas.

Además se le debe indicar a los directores que las organizaciones de padres de

famil¡a deben estar enteradas de las acc¡Ones que deben tomar en Cuenta al momento de
la compra de los artículos o productos y que se cumpla con lo establecido en el Artículo
80 numeral 3 de la LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO que dice: Prohibiciones:
No podrá cotizar, ni celebrar contrato con el Estado derivados de la aplicacaón presente
ley, las personas en quienes concurran cuales quiera de las circunstancias sigu¡entes:
GuAI.nn*ALA
:

Ser servidor o trabajador público del Estado o de las entidades a que se refieren el
Artículo 1 de esta Ley, así como sus parientes legales, cuando los contratos deban
celebrarse con las dependencias en que tal servidor o trabajador presente sus servicios o
se encuentre bajo su autoridad. lgual prohibición r¡ge para las personas jurídicas cuando
dicho funcionario sea socio de la misma.

La observancia de este Artículo hará que las facturas que aparecen a nombre de un
serv¡dor públ¡co CTA, TSA, maestro(a), empleado administrativo, y/o pariente cercano
sean rechazadas de oflcio, sin resoonsabilidad de la DIDEDUC de Huehuetenanoo.

)> Se les recuerda que deben utilizar el libro Auxiliar de Almacén el que debe
estar al día, es obligación de la Junta Directiva de la OPF y de la Comisión de
Refacción Escolar para evitar hallazgos de Auditoria.

) Los Coordinadores Técnicos Adm¡n¡strat¡vos y los Técnicos de Servicios de

Apoyo son responsables de capacitar y orientar sobre el uso y manejo de
los l¡bros Auxiliar de Almacén, gratuidad de la Educación e Inventario de
productos ex¡stentes en almacén.

La primera asignación del programa de Alimentación Escolar cubrirá los

niveles de Preprimaria y Primaria de la manera s¡guiente:

o Alimentación escolar Área Urbana y Área Rural Q 3.00 diarios por

alumno para los municip¡os priorizados y no priorizados.

La Organización de Padres de Familia y el director del establecimiento educativo

no pueden vedarle el derecho a los estudiantes de recibir el benef¡c¡o de los
Programas de Apoyo que el Ministerio de Educación por medio de la Direcc¡ón
Departamental de Huehuetenango hace entrega, por lo que son ellos los
responsables directos si el beneficio no llega con pront¡tud a los centros
educativos.

Cada organizac¡ón de padres de familia debe elaborar una planificación de

compras con base a los alimentos que comprende la Tasa Nutricional debiendo
cumolir con brindarle una alimentación adecuada los 50 días de este desembolso,

Cada técnico de servicios de apoyo y coordinador técnico Administrativo (que no

tenga técnico asignado) debe entregar al departamento de Organización Escolar
en las liquidaciones de este programa lo siguiente:
GürrrffiL't
,,1i.,:. ,,:. Itrl I irt.

1. Pra-For 04 rendición de cuentas en original incluirse los dos niveles.

2. Fotocopias de las facturas.
Fotografía del mural de transparencia
4. Copia del cheque firmado de recibido por el proveedor.

Sin otro particular me es grato suscribirme de ustedes.

Deferentemente

Fúnes
 1. IECHE:
Xx botes de leche en polvo de xx gramos marca xx
Xx bolsas de leche en polvo de xx gramos marca xx
XX libras de leche en polvo a granel

2. AZUCAR:
Xx bolsas de azúcar de xx gramos marca xx (bolsa sellada)
Xx libras de azúcar a granel

3. ARROZ:
Xx bolsas de arroz entero o quebrado de xx gramos marca xx (bolsa sellada)
Xx libras de arroz entero o quebrado a granel

4. AVENA:
XX bolsas de avena mosh marca xx de xx gramos
Xx libras de avena mosh a granel

5. CER€AIES:
Xx cajas de Cereal Corn Flakes marca xx de xx gramos
XX cajas de Cereal de hojuelas de maíz marca xx de xx gramos
Xx bolsas de cereal Corn Flakes marca xx de xx gramos
XX bolsas de Cereal de hojuelas de maíz marca xx de xx gramos
Xx bolsas de Cereal corazón de trigo de xx gramos

5. INCAPARINA:
Xx bolsas de incaparina de xx gramos

7. FRUOL:
xx bolsas de friiol en grano, color xx, de xx gramos marca xx (bolsa sellada)
Xx libras de frijol en Brano, color xx, a granel

8. HUEVOS:
Xx huevos grandes, med¡anos o pequeños
Xx cartones de huevos grandes, medianos o pequeños de xx un¡dades cada cartón
Xx ca¡a de huevos grandes, medianos o pequeños de xx unidades cada caja

9. ACEITE:
Xx botellas de ace¡te comestible de xx m¡lilitros marca xx
Xx litros de aceite comest¡ble marca xx
Xx galones de ace¡te comest¡ble marca xx

10.ATOrES:
Xx bolsas de harina de haba de xx gramos marca xx (bolsa sellada)
 ¡l i, I

ATA
' XxlibraS dé háriiá de haba a granel
Xx bolsas de arroz con chocolate de xx gramos marca xx (bolsa sellada)
Xx bolsas de atolina de xx gramos (bolsa sellada)
Xx bolsas de harina de pinol de xx gramos marca xx (bolsa sellada)
Xx caja de atol de maíz CEREVITA marca xx de xx gramos
Xx bolsa de atol de maíz CEREVITA marca xx de xx gramos
Xx caja de harina de arroz marca xx de xx gramos
Xx bolsa de harina de arroz marca xx de xx gramos
Xx caja de fécula de maíz marca MAIZENA de xx gramos sabor xx

ll.VERDURAS Y FRUTAS( pueden adquirirlas según la temporada y disponibilidad)

Xx piñas grandes, medianas o pequeñas
Xx sandias grandes, medianas o pequeñas
Xx papayas grandes, medianas o pequeñas
Xx naranias grandes, medianas o pequeñas
Xx mangos grandes, medianos o pequeños
Xx bananos grandes, medianos o pequeños (también puede ir por cajas y especificar el número de
unidades por cada caja)
xx manzanas grandes, medianas o pequeñas (libra o caja )
xx olátanos
Xx libras de tomate
Xx libras de cebolla
Xx chile pimiento
Xx zanahorias
Xx libras de ejotes
Xx libras de papas
Xx mano.¡os de cilantro, hierba buena, perej¡|, apio, hierba de toda clase, rábanos, remolacha
Xx pep¡nos, lechuga

l2,PROTEMAS:
XX bolsas de protemas de xx gramos

l3.CANEtA:
Xx onzas de canela en raja o en polvo
Xx l¡bras de canela en raja o en polvo

14.SAL:
XX bolsas de sal marca xx de xx gramos (bolsa sellada)
XX libras de sal a granel

l5.HARINA DE MAIZ:
XX bolsas de harina de maÍz de xx gramos marca xx
XX libras de harina de maíz marca xx
GtHt'H,tu.A
16.P4Ñi
XX Panes (dulces o salados)

17,PASTA5:
XX bolsas de pastas t¡po (espagueti, caracolito, conchita, chao min, macarrón, etc) de Xx gramos
ma rca xx

18.CHOCOlATE:
XX libras de chocolate en barra
XX bolsas de chocolate en barra d XX gramos, marca XX

l9.HORCHATA:
XX bolsa de horchata en polvo de xx gramos marca xx
Xx botella de horchata liquida de xx gramos, marca xx
Xx litro de horchata liquida marca xx
Xx galón de horchata liquida marca xx

20. POLLO oara las comoras de este producto, se debe contemplar el d¡nero as¡Enado
oue cubra los 50 días de este desembolso
Xx Libras de pollo en p¡eza
Xx l¡bras de pechuga de pollo

21. CARNE DE RES para las compras de este oroducto. se debe contemplar el d¡nero
asignado que cubra los 50 días de este desembolso
Xx libras de carne con hueso oara cocido.
Xx libras de carne de cost¡lla oara coc¡do o estofado
XX libras de carne de res molida

22. IACTEOS fderivado de lá lechel

Xx libras de queso fresco
Xx libras de crema criolla
Xx bolsas de crema xx gramos, marca xx

NOTA :
EL NOMBRE DEL CONSEIO EN [A FACTURA DEEE IR COMPLETO SIN ABREVIATURAS.
OIRECCION EN [A FACTURA: CASERIO, CANTON, ALDEA MUNICIPIO
RAZON DE LA FACTURA: CASERIO, CANTON, AIDEA, MUNICIPIO Y tA FECHA DE LA
FACTURA