CCartera 11 No. 27~27 8-7405030 ‘wo hepaleanrafaeltunia gov.co eral, esiadsticaspltasanrefeekunja.gov.co “Tunja ~ Boyacd - Colombia RESOLUCION No. 132 DE 2015 (76 JIN 2015 de 2015) Por medio de la cual, se deroga la resolucién 313 de 10 de diciembre de 2013 y se establecen las, poiticas cel comité de Historias Clinicas de la E.S.E, Hospital San Refae! de Tunja. LA GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA, En uso de les facultades legales y estatutarias otorgadas por al decrato 139 del 17 de enero ce 1996 del ‘Ministerio de Salud y el Acuerdo No. 002 de 4 de noviembre de 1997 de le E.5.E. Hospital San Refee! de Tunja y CONSIDERANDO: ‘Que mediante resolucién 0071 de 1997, el entonces Director del Hospital San Rafael de Tunja cred el Comité de Historias Clinicas de fa empresa. Que la resolucidn 1995 de 1999, el Ministerio de Salud, establecié las normas para el manejo de las his- torias clinicas en el territorio nacional y en su articulo 19 establece la cefinicion, integrantes y funciones de los comités de historias clinicas de las instituciones prestadoras de servicios de salud y acorde a los parémmetros establecidos por el archivo General de la Nacién en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997 relacionados con la conservacion de documentos. Que dentro de la politica de responsabilidad social, del Plan de Desarrollo 2013- 2016, se encuentra el programa de control y monitoreo institucional de trabajo en equipo “COMITE” el cual busca la creacién, reglamentacién, programacin, ejecucin y seguimiento a los comités institucionales. Que por resolucién 060 de 27 de febrero de 2015 se define la metodologia y_regiamenta el proceso de SContiel y Monitereo del Trabajo en Equipo” COMITE en la ESE. Hospital San Rafael de Tunja Lacual deroga la resolucién 023 de 26 de enero de 2015. Que la ley 1438 de 2011 establece en el parrafo transitorio del art. 112:... La historia clinica tnica electrénica card de obiigatoria aplicacién antes dal 31 ce diciemibre del afio 2013... Por fo tanto se aprueba €l proyecto de sistema de le informacén de la E.S.E, Hospttal San Rafael de Tunja segin resolucen 381 de 31 de diciembre de 2013. Que se hace necesario derogar la resolucién 313 de 2013, mediante la cual_ se establecen las politicas del comité de Historias Clinicas de la E.S.E Hospital San Rafael de Tunje, para darle operatividad @ los sistemas de informacién, acorde con Io sefialado en le resclucién interna 381 de 2013. Que en mérito de lo expuesto. RESUELVE ARTICULO PRIMERO. DEL COMITE DE HISTORIAS CLINICAS. Modificar el Comité de Historias clinicas de la Empresa Social del Estado San Rafael de Tunje. ARTICULO SEGUNDO. OBJETO DEL COMITE DE HISTORIAS CLINICAS. Velar por e cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clinica. D Construyendo Camino a la Excelencia wy(Carrera 11 No. 27 27 /8-7405030 wen cspitalsanrfaetin.gov.co ‘e-mail, estadistica@hosptassanrataeltunja.gov.co 132 Tuna Boyacs- Cclombia ‘Adelantar las acciones de coordinacién y seguimiento al proceso de digitalizacién de la historia clinica. ARTICULO TERCERO. INTEGRACION: El Comité de historias cinicas de le E.SE Hocptal San Rafeel de Tunja, estaré conformado de la siguiente forma 4. El Gerente de la institucién, quien actuaré como Presidente 2. Subgerencia de servicios de salud 3. Asesor Desarrollo de Servicios 4. Interventor de Consulta Externa y SIAU 5. Interventor de Clinicas Médicas 6 2. 8 9. Interventor de Actividades de Gestion Académica, Imagenologia y Telemedicina Interventor de Proceso Ginicas Quinirgicas Profesional Universitario de Archivo de Historias Clinicas 2. Aucitor Médico Lider de digttalizacién de historias clinicas 40, Enfermera Equipo Digitalizacién de histories clinicas 11. Interventor Proceso de Referencia y Contra referencia y Urgencias 12, Coordinador de TIC’S 13, Coordinador érea Financiera Paragrafo 1. Podran participer como invitados profesionales © coordinadores de las areas asistenciales y administrativas 0 quien considere ol comité debs acudir quienes concurrirén slo con derecho a vor segtin caso concreto. ARTECULO CUARTO. DE LAS SESIONES Y VOTACION. 1. El comité de historias clinicas se reuniré una vez al mes en reunién ordinaria (tercer martes de cada ‘mes 9:00 a.m.) y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten. 2, El conograma de reunion se origina mensualmente desde la Gerencia del Hospital y debe cumplirse fen forma imperativa para que no se programen ctras actividades en la misma feche y hora 3. Las reuniones del comité serdn dirigidas por la gerencia de la Insttucién, de los mismos. El presidente del comité podra delegar en la Subgerencia de Servicios de Salud de acuerdo a su estructura Orgéni- ca Funcional, y su distribucién estaré ajustada al mapa de proceses institucional en sus cuatro. com- Ponentes a saber Gestion Estratégice, Gestn Misional, Gestion de Apoyo, Gestion de Evaluecion 4, Las reuniones ordinarias serdn convocadas por su presidente o presidente Delegado, a través del Secretaria Técnico del comité, con cinco. dias calendario de anticipacién, enviando por correo elec- trénico: La temética a tratar en la reunidn. ¥ minimo 12 horas antes para. reunicnes extraordinaras. 5. Junto 2 la convocatoria se acompafiaré el orden del dia correspondiente, asi como aquellos cocumen- tos que este previsto estudiar durante el desarrollo de la reunién, 6. Si algiin miembro del comité desea inciuit un tema en el orden del dia lo comuricaré con antelacién suficiente (2 semanas) al presidente o secretario de la misma, 7. La toma de dacisiones sera por consenso. En caso de no conseguirse el mismo, se proceders a vota- didn, adoptandose decisiones por mayorfa simple, 8. El comité sesionard con la mitad més uno de les miembros que lo conforman. 9, En caso de que agin intagrante no pueda asistir puede delegar Ia asistencia en un representante, lo cual debe ser informado por escrito al inicio de la sesién del comité de Historias clnicas al secretario del comité. Este delegado tendré voz y voto. El perfil del delgado debe asimilarse al que reemplaza en 1a sesién del comite. 10. De toda sesién debe generarse el documento soporte © ACTA documento donde se debe plasmar los diferentes temas tratados y la toma de decisiones a la que se conllave. 11. El acta de cada reunion sera enviada a cada uno de los miembros asistentes a la reunién, por corrad electrdnico para revision, andiisis y ajuste dentro de los tres (3) dias calendaro posteriores a la G Construyendo Camino a la Excelencia KO!| Ccarera 11 No. 27 =27 /8-7405030 ‘ven spitalsonrafeetunj.gov.co a e-mail estadstica@hosptalsanrataeturia anv.co 132 Turia Boyacs Colombia 1.5 JUN 2015 reuni6n; quienes tendran tres (3) dias calendario para remitir al secretario Técnico del Comité, a tra- vés de correo electidnico sus sugerencias 0 aprobecién a la misma; el Secretario Técnico consoldaré lo recibido por los miembros asistentes a la reunién Comité y enviaré a los dos (2) dias calendario si- guientes, el Acta ya aprobada por unanimidad; de todo lo anterior el Secretario Técnico guardara un archivo magnétice organizado por cada sesién del Comité, Todo esto con el fin de optimizar el ter- pode la siguiente reunion. Las actas de reunién de cada Comé estarin bajo el cuidedo y custodia del Secretario Técnico del comité 12. Las actas no deben evar mas de dos (2) folios y_deben condluir con un programa de mejoramiento Continue de los aspects a mejorar. 13. Cada sesién tendré una duracién de maximo una (1) hora. ARTECULO QUINTO. FUNCIONES DEL COMITE DE HISTORIAS CLENICAS. Segiin el articulo 20 de la resolucién 1995 de 1999, las funciones del comité de historia clinica son: 1. Promover en la institucién la adopcién de normas nacionales sobre historia clinica y velar porque estes se cumplen, 2. Elaborar, sugerir y vigilar el cunplimianto del manual de normas y procedimientos de los registros linicos del prestador, incluida la historia clfnice. 3. Elevar a la direccién’ recomendaciones sobre los formatos de los registros espectficos y anexos que debe contener la historia, asi como mecanismos para mejorar los registros en ella consignados. 4. Vigiar que se provean os recursos necesatios para la administracén y funcionarmiente el archivo de historias clinicas. 5. Adelantar las acciones de acompaiiamiento al desarrollo del plan de trabajo, seguimiento al porcen- taje de ejecucién y verificacién de la parametrizacién en el proceso de digitalizacién de la historia clinica ARTICULO SEXTO. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITE. |. Presidiry digi la Sesién Estudiar y conocer las distintas temticas presentadas, por el secretario del comité 2 tratar Firmar las actas Impartir lineamientos para realizar las reuniones convocades CConvoear los invitados ocasionzles Gtorger le palabra 2 quien lo solicit durante el desarrollo de la reunién Las dems que por la naturaleza de su cargo le correspondan conforme a la Ley y los Reglamentos. ARTICULO SEPTIMO. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES. Asistir a las reuniones Presenter de manera oportuna los temas a tratar en cada sesin Informar de manera opoctuna al Presidente ia importancia del tema, para efectos de priorizar. Asesorar € investigar los casos que desde su competencia le correspondan. Informar_de manera idénea las contingencies que se presenten en su drea. Las demas que por su naturaleza correspondan al comité. ARTICULO OCTAVO. SECRETARIA TECNICA, Seran funciones de! Secretario Técnico del Comité las _/ siguientes: ¢ 0 WO! Construyendo Camino a la Excelencia OyCCarera 11 No, 27 - 27 /8-7405030 ‘wiv. hespitalsanrafaekunja.gov.co 132 e-mail estadistes @hosptalsentafecturja.gowco 3 Tuna ~ Boyacd - Colombia 16 JUN 2015 Levantar el acta de cada sesién, Verifcar la asistencia de los miembros del comité Suministrar la informacién que le solicten clientes internos o les autoridades competentes evar el archivo de la informacién y actas Hacer monitoreo sobre las tareas que se dejen pendientes en cada sesién Participar en las asesorias y/o asistencias técnicas Monitorear el cumplimiento de los procesos y procedimientos de sus competencias Promover y realizar seguimiento a los indicadores del comité Convocar a los miembros del comité a sesiones ordinarias y extraordinarias y cursar la invitacién a las personas que deban participar en las mismas. 10, Realizar seguimiento a los compromisos y_planes de trabajo que sean responsabilidad del comité y/o ‘sus miembros 11, Capacitar al personal que conforma el grupo de comités 42, Rendir Informes que se soliciten por las diferentes areas 43. Las dems que por naturaleza correspondan al Comi 4. 2 a 4 5. 6 2. 8 a ARTICULO NOVENO. Actuaré como Secretario Técnico del Comité de Historias Clinicas, la persona que desempefie las funciones de Coordinador de Archivo de Historias Clinicas ARTICULO DECIMO. VIGENCIA. La presente resolucién rige a partir de la fecha de su expedicion y deroga expresamente las resoluciones. 313 de 10 de diciembre de 2013. 1 ‘ COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Tunja alos, 7] 5 LT Urol. LYDA MARCELA PEREZ RAMIREZ \GERENTE J \ ) x a iF Archivo de Historias Clinicas ae Servite de Salud f tip S77 Revis6: IVAN LANCHEROS. Reviso: HENRY MAURICIO CORREDOR Oficina Juridica. ‘Asesor Desarrollo de Servicios. 2 Wy Construyendo Camino a la Excelencia