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UNIVERSIDAD DE PIURA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ACADÉMICOS DE LA UNIVERSIDAD DE PIURA
PREGRADO
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Piura, Enero de 2009
Manual de procesos y procedimientos académicos de pregrado
Sistema Integrado de Gestión Académica Versión 1
Universidad de Piura Enero 2009
INDICE
INTRODUCCIÓN 3
I. MAPA GENERAL DE PROCESOS 4
II. PROCESOS ACADÉMICOS 5
DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA 7

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA 12
MATRÍCULA 16
GESTIÓN DE EVALUACIONES 21
GESTIÓN DE ASISTENCIAS 25
RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA 29
EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS 33
REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO 37
REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS 40
CONVALIDACIÓN 44
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA 48
CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO 51
GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES 55
OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO 59
APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN 63
EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN 67
OTORGAMIENTO DE TÍTULO 71
CAMBIO DE SEDE 75
CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO 79
TRASLADO INTERNO 83
ESTUDIOS SIMULTÁNEOS 87
INTERCAMBIO ESTUDIANTIL 91
ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO 95
INCORPORACIÓN ACADÉMICA 98
REINCORPORACIÓN ACADÉMICA 102
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El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

Queda completamente prohibida su reproducción y/o divulgación, total o parcial, sin autorización expresa de su titular.
INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos académicos conforman uno de los elementos

principales del sistema de control que toda organización académica debe tener;
por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como
mecanismo de consulta permanente a todos los miembros de la institución, que
podrán en virtud de estos procedimientos desarrollar mejor sus actividades
académicas.
Obedeciendo a esta necesidad, se ha preparado el presente Manual de

Procesos y Procedimientos Académicos de la Universidad de Piura, manual que
define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas académicas de
nuestra universidad. Estas actividades son parte de cada uno de los 25 procesos
específicos que se han identificado.
Este manual describe las responsabilidades y funciones de todas las entidades

participantes en cada uno de los procesos académicos; y establece puntos de
control para el ajuste y retroalimentación necesarios. Por esta razón, es esencial
realizar revisiones periódicas, que permitan actualizar el manual para que
mantenga su validez como documento de consulta.
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I. MAPA GENERAL DE PROCESOS
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II. PROCESOS ACADÉMICOS
NOMBRE CÓDIGO
DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA P.ACA.PRE.01
ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA P.ACA.PRE.02
MATRÍCULA P.ACA.PRE.03
GESTIÓN DE EVALUACIONES P.ACA.PRE.04
GESTIÓN DE ASISTENCIAS P.ACA.PRE.05
RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA P.ACA.PRE.06
EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS P.ACA.PRE.07
REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO P.ACA.PRE.08
REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS P.ACA.PRE.09
CONVALIDACIÓN P.ACA.PRE.10
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.11
CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO P.ACA.PRE.12
GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES P.ACA.PRE.13
OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO P.ACA.PRE.14
APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN P.ACA.PRE.15
EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN P.ACA.PRE.16
OTORGAMIENTO DE TÍTULO P.ACA.PRE.17
CAMBIO DE SEDE P.ACA.PRE.18
CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO P.ACA.PRE.19
TRASLADO INTERNO P.ACA.PRE.20
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ESTUDIOS SIMULTÁNEOS P.ACA.PRE.21
INTERCAMBIO ESTUDIANTIL P.ACA.PRE.22
ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO P.ACA.PRE.23
INCORPORACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.24
REINCORPORACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.25
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PROCESO DE DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA - P.ACA.PRE.01
A. OBJETIVO
Este proceso permite que cada centro académico defina, antes de iniciar un periodo académico,
la oferta académica de cada uno de sus programas.
B. NARRATIVA
DEFINICIÓN DE ASIGNATURAS Y SECCIONES
1. Solicitar la definición de las asignaturas que se van a ofrecer: La secretaría académica del
centro solicita la definición de las asignaturas a cada dirección de programa.
Para facilitar la tarea a las direcciones, secretaría puede acompañar esta solicitud con una
plantilla que precise las asignaturas que deberían dictarse y el número de alumnos aptos para
cursarlas.
2. Definir asignaturas: Cada director de programa del centro académico define qué asignaturas de
su malla curricular vigente se dictarán en el período que va a iniciarse, y propone el número de
secciones y vacantes por asignatura; después, envía esta información a la secretaría académica
a través del sistema.
Los directores de programa proponen el número de secciones en base a información estadística,
a la metodología de enseñanza, información histórica y a los requisitos de la asignatura, entre
otros criterios.
3. Consolidar oferta académica: Secretaría académica consolida la oferta académica de todos los
programas del centro, y realiza los ajustes que considere necesarios:
- Identifica las asignaturas comunes a dos o más programas académicos de un centro para
determinar el número de secciones y de vacantes.
- Identifica las asignaturas comunes con otros centros académicos y, de ser necesario, coordina el
número de vacantes estimadas con el fin de abrir un número óptimo de secciones. Sin embargo,
cada centro académico podría optar por dictar independientemente las asignaturas comunes
identificadas.
DEFINICIÓN DE PROFESORES
4. Solicitar definición de profesores: Con las asignaturas y secciones definidas, la secretaría

académica, a través del sistema, solicita a los directores de programa la definición de los
profesores para cada una de las secciones.
5. Definir profesores del propio centro: Los directores de programa coordinan con los directores
de departamento para que propongan a los profesores que deben asignarse a cada sección
definida.
Los directores de departamento académico coordinan con sus profesores para determinar
quiénes se ocuparán de cada asignatura y sección definidas. También, coordinan y registran los
recursos requeridos para el dictado de las asignaturas, además de las restricciones de horario de
los profesores.
Si un director de departamento considera necesario solicitar profesores de otros centros
académicos, seguirá las pautas indicadas en el punto 6 de este documento. Si necesita solicitar
profesores externos a la universidad, proseguirá con las pautas indicadas en el punto 7.
6. Definir profesores de otros centros: Los directores de departamento, además de registrar

profesores de su centro académico, también proponen, con la autorización de su director de
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programa, solicitar profesores a otros centros. El director de programa debe comunicarse

previamente con los directores de departamento de los otros centros académicos para coordinar
la disponibilidad de los profesores requeridos; luego envía a la secretaría académica la lista de
los profesores que deben ser solicitados.
Secretaría académica comunica al decano/director del centro académico los requerimientos de

profesores para que los solicite oficialmente.
El decano/director del centro académico al que pertenecen los profesores solicitados, decide si
acepta o rechaza el pedido.
7. Definir profesores externos a la universidad: Los directores de departamento académico

proponen al decano/director del centro el ingreso de nuevos profesores. Si el decano/director
aprueba la propuesta, él mismo inicia el proceso de incorporación de los colaboradores y
visitantes.
Con las coordinaciones realizadas, el decano/director comunica a la dirección de programa
correspondiente la propuesta de incorporación de profesores externos, indicando los recursos
requeridos y/o restricciones de horario que fueron tratados en las negociaciones.
8. Asignar profesores: En base a la propuesta de los directores de departamento, los directores

de programa académico del centro definen los profesores que serán destinados a las
asignaturas y secciones, e informan a la secretaría académica para que registre a estos
profesores en la oferta académica y les confirme su participación.
GENERACIÓN DE HORARIO PRELIMINAR
9. Generar horario inicial: Secretaría académica consolida la información que ha definido hasta el
momento –lista de asignaturas, número de secciones, lista de profesores del centro, profesores
colaboradores y visitantes, con sus respectivas restricciones y requisitos para el dictado de las
clases- y genera el horario inicial. Este horario no contempla a los profesores de otros centros
académicos debido a que aún no se conoce sus restricciones.
10. Registrar asignaturas con profesores de otro centro a horario inicial: Una vez generado el
horario inicial, ya se deben conocer los horarios disponibles de todos los profesores de la
universidad, en base a las asignaturas que se les ha encargado en su centro académico y a las
restricciones registradas por el director de su departamento, obedeciendo a las pautas del punto
5 de este proceso.
Con estos datos, la secretaría académica completa el horario inicial y lo publica como parte del
proceso de asignación de carga académica; en el horario inicial aún no se especifican aulas
asignadas.
11. Asignar aulas propias a horario inicial: Cada secretaría académica asigna en el sistema las
aulas propias de su centro, de modo que esta información pueda ser conocida por los demás
centros académicos. Tras esta asignación, las secretarías académicas determinan el
requerimiento de aulas adicionales.
12. Coordinar aulas: Una vez conocidas las necesidades de aulas adicionales, las secretarías
académicas inician la coordinación para el préstamo de aulas; deben registrar las aulas que
solicitan en préstamo y las que ceden a otros centros. De esta manera, cada secretaría
académica puede complementar su horario con las aulas que otros centros no utilizarán en
determinadas horas.
13. Generar horario preliminar: Culminadas las coordinaciones entre secretarías académicas, se
genera el horario preliminar completo – que incluye las evaluaciones – para el periodo
académico que se va a iniciar.
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APROBACIÓN Y DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA
14. Ajustar horario preliminar: Si una secretaría académica tiene que modificar el horario
preliminar, puede retornar a cualquier punto del proceso, de modo que pueda efectuar los
cambios necesarios.
15. Evaluar y aprobar oferta académica: Si la secretaría académica no va a modificar el horario, lo

presenta al decano/director del centro académico para que lo evalúe y apruebe como oferta
académica definitiva para el período que va a empezar. Si el decano/director realiza alguna
observación, la comunica a la secretaría académica para que efectúe los ajustes
correspondientes.
Una vez que el decano/director del centro aprueba la oferta académica, ésta es registrada en el
sistema por la secretaría académica.
16. Publicar oferta académica final: Finalmente, secretaría académica publica la oferta académica
final para todos los interesados.
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1. PROCESO DE DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA

Definición de Generación de Aprobación y definición de oferta
Definición de profesores
asignaturas y secciones horario preliminar académica
Inicio
1.Solicitar la
4. Solicitar
definición de las 3. Consolidar 9. Generar 13. Generar 14. Ajustar 16. Publicar oferta
Secretaría académica
definición de
asignaturas que oferta académica horario inicial horario preliminar horario preliminar académica final
profesores
se van a ofrecer
10. Registrar
asignaturas con 12. Coordinar
Fin
profesores de aulas
otros centros a
horario inicial
11. Asignar aulas

propias a horario
inicial
programa del
Dirección de
académico
centro
2. Definir 8. Asignar
asignaturas profesores
5. Definir
departamento
profesores del
Director de
académico
propio centro
7. Definir
6. Definir
profesores
profesores de
externos a la
otros centros
universidad
Decano/Director
del centro
15. Evaluar y
aprobar oferta
académica
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C. MODIFICACIONES RESPECTO A VERSIÓN ANTERIOR
Primera versión.
D. APROBACIÓN
- Elaborado por: Equipo PPA/SIGA.

- Aprobado por: Consejo Superior – UDEP.
- Fecha de aprobación:
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PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA - P.ACA.PRE.02
A. OBJETIVO
Definir la carga académica de los alumnos para el siguiente periodo académico.
B. NARRATIVA
ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA OBLIGATORIA Y SUGERIDA
1. Asignar la carga académica obligatoria: Secretaría académica asigna en el sistema, de

forma automática, la carga académica obligatoria a los alumnos que corresponda. El sistema
asigna siempre la totalidad de la carga obligatoria.
La asignación de carga académica obligatoria se realiza según lo definido en las normas

académicas.
2. Resolver observaciones resultantes de la asignación de carga académica obligatoria:

Dado que siempre se asigna la totalidad de la carga académica obligatoria, el sistema puede
generar observaciones que indiquen problemas con las reglas de asignación de carga
académica. Las observaciones son enviadas por secretaría académica a través del sistema a
cada uno de los directores de programa, según corresponda.
Cada director de programa revisa las observaciones, y, a fin de resolverlas, realiza en el

sistema los ajustes a la carga académica obligatoria asignada, tomando en cuenta cada caso
en particular. Una vez que ha realizado los ajustes necesarios, indica en el sistema que ha
finalizado esta tarea.
3. Asignar carga académica sugerida: Cada director de programa asigna en el sistema, de

forma automática, la carga académica sugerida a los alumnos que corresponda. Una vez que
ha terminado la asignación, indica en el sistema que ha finalizado esta tarea.
La asignación de carga académica sugerida se realiza según está definido en las normas
académicas.
SOLICITUD, EVALUACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA
4. Iniciar fase de inscripción: La secretaría académica inicia en el sistema la fase de inscripción,

que consta de un número determinado de fases de solicitud. Las actividades que se realizan en
cada etapa de solicitud de carga académica se describen desde el punto 5 hasta el punto 8 de
este proceso.
El número de fases de solicitud de carga académica está definido en las normas académicas.
5. Solicitar carga académica: En cada fase de solicitud, el sistema presenta a los alumnos la
oferta académica definida para el periodo académico que se va a iniciar, y la carga académica
asignada hasta el momento: obligatoria, sugerida y solicitada en la fase anterior.
El alumno solicita a través del sistema la carga académica que desea llevar en el período
académico. Durante el plazo establecido, puede modificar su solicitud tantas veces como lo
crea conveniente. Se considera válida la última solicitud que ha registrado.
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El alumno puede realizar su solicitud de carga académica según las condiciones definidas en
las normas académicas.
6. Evaluar solicitudes y asignar carga académica: Secretaría académica cierra la fase de

solicitud e indica al sistema que evalúe las solicitudes de los alumnos y les asigne la carga
académica correspondiente. Se puede indicar al sistema que realice la evaluación tantas veces
como sea necesario, mientras se realizan ajustes a la oferta académica, a fin de atender mejor
a las solicitudes de los alumnos.
La evaluación de solicitudes y asignación de carga académica solicitada se realiza según está

definido en las normas académicas.
7. Publicar resultados de fase de solicitud: Los resultados de la evaluación son publicados en

el sistema.
8. ¿Fin de fases de solicitud de carga?: Si aún no se han completado las fases de solicitud de
carga, secretaría académica inicia en el sistema la siguiente fase de solicitud de carga
académica y se repite el procedimiento desde el paso 5. Si se han completado todas las fases
de solicitud de carga académica, secretaría académica indica en el sistema el cierre de la fase
de inscripción.
9. Ajustar carga académica asignada: Cada director de programa indica al sistema que retire la
carga académica asignada a los alumnos que hasta la fecha no se hayan matriculado. Luego
indica al sistema que asigne carga académica sugerida a aquellos alumnos matriculados que
tengan una carga académica con un número de créditos menor al definido en las normas
académicas.
10. Publicar carga académica: Secretaría académica comunica a los alumnos los resultados de la
evaluación a través del sistema.
MODIFICACIÓN EXTEMPORÁNEA DE CARGA ACADÉMICA
11. Iniciar fase de modificación extemporánea: Secretaría académica inicia en el sistema la fase
de modificación extemporánea de carga académica.
12. Solicitar modificación extemporánea de carga académica: Los alumnos que requieran
realizar alguna modificación a la carga académica que se les ha asignado hasta ese momento,
deben solicitarla personalmente al asesor de matrícula.
13. Modificar carga académica extemporáneamente: El asesor de matrícula evalúa la solicitud

de modificación extemporánea de carga académica presentada por un alumno y, en caso de
autorizar alguna modificación, registra en el sistema el cambio correspondiente.
El asesor de matrícula puede modificar la carga académica asignada a un alumno según está
definido en las normas académicas.
14. Cerrar fase de modificación extemporánea: Secretaría académica cierra en el sistema la

fase de asignación extemporánea, lo que impide a cualquier asesor de matrícula realizar otras
modificaciones a la carga académica de un alumno.
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2. PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA

Asignación de carga académica obligatoria Modificación extemporánea
Solicitud, evaluación y asignación de carga académica
y sugerida de carga académica
11. Iniciar fase de

4. Iniciar fase de 7. Publicar resultados 10. Publicar carga
Inicio modificación Fin
inscripción de fase de solicitud académica asignada
extemporánea
1. Asignar la carga
académica 6. Evaluar
obligatoria 14. Cerrar fase de
solicitudes y 8. ¿Fin de fases de
modificación
asignar carga solicitud de carga ?
extemporánea
académica
SI
Director de
programa
2. Resolver observaciones
3. Asignar carga 9. Ajustar carga
resultantes de la asignación
académica académica
de carga académica
sugerida asignada
obligatoria
NO
Alumno
12. Solicitar
5. Solicitar carga modificación
académica extemporánea de
carga académica
Asesor de
matrícula
13. Modificar carga

académica
extemporáneamente
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE MATRÍCULA - P.ACA.PRE.03
A. OBJETIVO
Dejar a una persona en condición de iniciar o continuar sus estudios como alumno de la
universidad, en el periodo académico que se va a iniciar.
B. NARRATIVA
Si un alumno o postulante admitido decide estudiar en el presente período académico, debe

iniciar el procedimiento siguiendo los pasos que se indican en el punto 1 del este proceso
Si un postulante admitido decide no estudiar en el presente período académico y solicitar reserva

de primera matrícula, debe iniciar el procedimiento con las acciones descritas en el punto 3.
Si un alumno decide no estudiar en el presente período académico y solicitar retiro voluntario,

debe iniciar el procedimiento con las acciones detalladas en el punto 5.
REGISTRO DE ALUMNO MATRICULADO
1. Pagar derecho de matrícula: El alumno o postulante admitido debe realizar el pago de los
derechos de matrícula en el centro de pagos que la universidad designe.
Si un alumno no pudiera realizar el pago de matrícula, puede acercarse a la oficina de pensiones

a solicitar un acuerdo económico. Si la oficina de pensiones Acepta establecer el acuerdo, lo
registra en el sistema y el alumno puede acceder al proceso de matrícula.
Sólo pueden acceder al proceso de matrícula aquellas personas que cumplan con los requisitos
establecidos por las normas académicas.
2. Registrar al alumno como matriculado: Una vez que el alumno haya cancelado el costo de la
matrícula, el centro de pagos notifica este desembolso a la oficina de pensiones para que lo
registre como alumno matriculado.
La oficina de pensiones envía a cada secretaría académica la lista de los alumnos que han
completado el proceso de matrícula, para que sean considerados como matriculados en su centro
académico.
Por su parte, la oficina de pensiones envía a la oficina de admisiones una lista de los postulantes
admitidos que han pagado el derecho de matrícula. Oficina de admisiones genera el carné
universitario a estos nuevos alumnos (según lo indicado en el punto 3 de este proceso).
Una vez que se ha registrado a los alumnos matriculados, el procedimiento continúa con las
actividades especificadas en el punto 7.
SOLICITUD DE RESERVA DE PRIMERA MATRÍCULA
3. Solicitar reserva de primera matrícula: El postulante admitido que no va a estudiar en el

presente período académico, debe realizar el pago de la reserva de primera matrícula en el
centro de pagos designado por la universidad, y presentar la solicitud de reserva de primera
matrícula ante la oficina de admisiones.
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Los requisitos para solicitar reserva de primera matrícula están especificados en las normas
académicas.
4. Registrar reserva de primera matrícula: La oficina de admisiones recibe y registra la solicitud

de reserva de primera matrícula, después de verificar los requisitos correspondientes. Una vez
registrada la solicitud, actualiza el estado académico del postulante, atribuyéndole el estado de
“Postulante admitido con reserva de primera matrícula”. El procedimiento continúa con las pautas
indicadas en el punto 7.
SOLICITUD DE RETIRO VOLUNTARIO
5. Solicitar retiro voluntario: Un alumno que haya decidido retirarse de su programa académico,
debe registrar en el sistema una solicitud de retiro voluntario, para que ya no se le considere en
los siguientes períodos académicos. Esta solicitud es enviada a través del sistema a la secretaría
académica.
Sólo aquellos alumnos que cumplan con los requisitos establecidos por las normas académicas,
pueden generar dicha solicitud.
6. Registrar retiro voluntario: La secretaría académica recibe la solicitud presentada y actualiza

el estado académico del alumno atribuyéndole el estado de “exalumno en condición de retiro
voluntario”.
De acuerdo a su criterio, los centros académicos pueden solicitar una entrevista personal con el
alumno que pide el retiro voluntario. El alumno puede aceptar o rechazar la entrevista; y de
realizarse ésta, es él quien en última instancia decide si cancela o no su solicitud de retiro.
En todos los casos de retiro voluntario, se informa a los apoderados la decisión del alumno.
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA
7. Actualizar el estado académico: Una vez que cuenta con la lista de matriculados, secretaría
académica actualiza el estado académico de los alumnos que no se matricularon, ni solicitaron
retiro voluntario, registrándolos como “exalumnos en condición de abandono”.
Asimismo, la oficina de admisiones actualiza el estado académico de los postulantes admitidos

que no realizaron el pago de derecho de matrícula, ni solicitaron reserva de primera matrícula,
registrándolos como “postulantes admitidos que perdieron su vacante”.
A los apoderados de los “exalumnos en condición de abandono”, se les informa que éstos no
estudiarán en el periodo académico que se va a iniciar.
8. Consolidar información: Al finalizar los plazos de matrícula y presentación de solicitudes de

retiro voluntario, la secretaría académica consolida los datos registrados durante el proceso, a fin
de elaborar una lista definitiva de alumnos, clasificados en:
- Alumnos matriculados.
- Exalumnos en condición de retiro voluntario.
- Exalumnos en condición de abandono.
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Al finalizar los plazos de presentación de solicitudes de reserva de primera matrícula, la oficina de

admisiones también consolida la información registrada, a fin de generar la lista definitiva de
postulantes admitidos, clasificados según estos tres estados:
- Alumnos nuevos matriculados.

- Postulantes admitidos con reserva de primera matrícula.
- Postulantes admitidos que perdieron la vacante.
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3. PROCESO DE MATRÍCULA
Solicitud de reserva de Solicitud de retiro Actualización de información
Registro de alumno matriculado
primera matrícula voluntario académica
Alumno / Postulante admitido

Inicio
3. Solicitar reserva
1. Pagar derecho 5. Solicitar retiro
de primera
de matrícula voluntario
matrícula
pensiones
Oficina de
2. Registrar al
alumno como
matriculado
Oficina de admisiones
4. Registrar
reserva de
primera matrícula
7. Actualizar 8. Consolidar
estado académico información
6. Registrar retiro
académica
voluntario
Secretaria
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE GESTIÓN DE EVALUACIONES - P.ACA.PRE.04
A. OBJETIVO
Programar, registrar y controlar las evaluaciones y sus resultados, para cada una de las
asignaturas durante un período académico.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE CRONOGRAMA Y FÓRMULA DE CÁLCULO
1. Definir la fórmula de cálculo de promedio final y el cronograma de evaluaciones: Al inicio

del período académico, el profesor registra y publica en el sistema el cronograma de
evaluaciones de la asignatura y la fórmula para el cálculo del promedio final.
REGISTRO DE EVALUACIONES
2. ¿Se requiere reprogramación de evaluaciones?: Si el profesor necesita reprogramar o

cancelar alguna evaluación, procede de acuerdo al punto 3 de este procedimiento. De lo
contrario continúa con las pautas indicadas en el punto 4.
3. Cancelar o reprogramar evaluaciones: El profesor, en coordinación con secretaría

académica, registra la cancelación o reprogramación de alguna de sus evaluaciones. Si quiere
programar una evaluación adicional, también debe coordinar con secretaría académica la
asignación de aula y de horario.
4. Confirmar evaluación rendida: Antes de llevarse a cabo una evaluación escrita, el profesor la
envía a la secretaría académica en los plazos establecidos en las normas académicas. El
profesor confirma en el sistema cada evaluación que toma a los alumnos y el sistema genera el
acta correspondiente.
Secretaría académica toma la evaluación a los alumnos.
5. Entregar evaluaciones al profesor: Secretaría académica recoge las evaluaciones rendidas,

las ordena y las entrega al profesor de la asignatura. Registra luego en el sistema la fecha de
esta entrega.
Para una evaluación tomada en clase, o de corrección inmediata (orales), es el propio profesor
quien registra la fecha en que recoge las evaluaciones, que coincide con la fecha en que la
evaluación fue rendida.
6. Corregir evaluaciones: El profesor corrige las evaluaciones y registra los resultados en el acta
generada. La fecha de este registro queda anotada en el sistema.
El profesor entrega las evaluaciones corregidas a secretaría académica y ésta registra la fecha
en que las recibe.
7. Entregar evaluaciones a alumnos: Secretaría académica, tras clasificar las evaluaciones,

registra la fecha de esta entrega en el sistema, lo que da inicio a la fase de reclamos. La
entrega puede ser durante la siguiente evaluación programada o durante el horario de
atención.
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REGISTRO DE RECLAMOS
8. Presentar reclamo: Un alumno que no está de acuerdo con el resultado de su evaluación

puede presentar su reclamo ante secretaría académica.
El reclamo se presenta de acuerdo a lo especificado en las normas académicas.
9. Registrar reclamos: Secretaría académica registra los reclamos que cumplan con los
requisitos definidos.
Las evaluaciones cuyas solicitudes de reclamo no fueron aceptadas, son devueltas
posteriormente a los alumnos.
10. Entregar los reclamos al profesor: Para aquellas asignaturas en las que se ha registrado
reclamos, el sistema genera un acta de reclamos y alerta a los profesores, indicándoles que
deben acercarse a recogerlos. Secretaría académica registra la fecha de entrega al profesor.
11. Corregir reclamos: El profesor corrige los reclamos, registra los resultados en el sistema y
cierra el acta correspondiente. Entrega los reclamos corregidos a secretaría académica, y ésta
registra la fecha de recepción.
12. Entregar reclamos a alumnos: Secretaría académica entrega los reclamos y registra la fecha
de inicio de entrega en el sistema.
13. Reclamo en segunda instancia: El alumno que no esté de acuerdo con la corrección de su
reclamo puede realizar un reclamo en segunda instancia, de acuerdo a los procedimientos
establecidos para dicho proceso.
PROMEDIO FINAL
14. ¿Última evaluación del período?: Si se trata de la última evaluación del período académico,
se continúa con las especificaciones del punto 15 de esta parte del manual. De lo contrario se
repite el procedimiento a partir de lo descrito en el punto 2.
15. Registrar promedio final: Si la asignatura tiene una forma particular de calcular el promedio
final, el profesor lo calcula manualmente y lo registra en el sistema. Si la asignatura se ajusta a
la fórmula estándar de cálculo, el sistema calcula el promedio final automáticamente.
Posteriormente, el profesor imprime y firma el acta del promedio final y la entrega a la

secretaría académica.
MODIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
16. Solicitar modificación extraordinaria: Si el profesor necesita realizar alguna modificación

sobre alguna evaluación cuya acta ya ha sido cerrada, presenta una solicitud de modificación
extraordinaria a secretaría académica.
17. Modificar extraordinariamente acta de evaluaciones: Secretaría académica realiza la

modificación solicitada por el profesor. Esta modificación queda registrada en el acta del
sistema, (donde se coloca el comentario que se considere oportuno).
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4. PROCESO DE GESTIÓN DE EVALUACIONES

Registro de cronograma y Promedio Modificación
Registro de evaluaciones Registro de reclamos
fórmula de cálculo final extraordinaria
3. Cancelar o
reprogramar
Inicio evaluaciones
Fin
SI
Profesor
1. Definir la fórmula de
2. ¿Se requiere
cálculo de promedio final 15. Registrar
reprogramación de NO
y el cronograma de promedio final
evaluaciones?
evaluaciones
SI
NO 16. Solicitar
14. ¿Última modificación
11. Corregir extraordinaria
evaluación del
reclamos
4 Confirmar 6. Corregir período?
evaluación rendida evaluaciones
7. Entregar 10. Entregar

evaluaciones reclamos a
5. Entregar a alumnos profesor 12. Entregar
evaluaciones al reclamos a 17. Modificar
profesor alumnos extraordinariamente
acta de
evaluaciones
9. Registrar
reclamos
13. Reclamo
8. Presentar
Alumno
en segunda
reclamo
instancia
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE GESTIÓN DE ASISTENCIAS - P.ACA.PRE.05
A. OBJETIVO
Controlar y registrar las asistencias a las clases programadas en cada una de las asignaturas,
durante un período académico.
B. NARRATIVA
CONFIRMACIÓN DE CRONOGRAMA DE CLASES
1. Registrar cronograma de clases: El profesor de una asignatura, en coordinación con

secretaría académica, registra en el sistema su cronograma de clases, basado en el
cronograma definido en la oferta académica.
2. Definir modo de registro de asistencias: El profesor define en el sistema si registrará la

asistencia de sus alumnos por cada una de sus clases, o si sólo lo hará al finalizar el período
académico.
REGISTRO DE ASISTENCIA
3. Reprogramar, programar clases adicionales o cancelar clases: Si el profesor desea

reprogramar alguna clase o programar una clase adicional, coordina con secretaría académica
para la asignación de aula y horario. También, debe registrar la cancelación de aquellas clases
que no haya dictado.
4. Registrar asistencias: Para los profesores que registren asistencias por cada una de sus
clases, el sistema genera un acta de control para cada una de ellas. El profesor registra la
asistencia de los alumnos en el acta, y la cierra cuando termina el registro; después del cierre,
el sistema impide cualquier modificación.
Si el profesor ha elegido registrar las asistencias sólo al final del período académico, el sistema
genera un acta de registro cuando se cumple la última clase programada; el profesor registra el
número de asistencias de cada alumno a las clases dictadas.
5. Consolidar registros de asistencias: Al finalizar el período académico, secretaría académica

indica al sistema que genere un consolidado final, que permita conocer las inasistencias de un
alumno por asignatura, las modificaciones hechas al cronograma y las omisiones que hayan
cometido los profesores en el llenado de actas de asistencias durante el período.
REGISTRO DEL DESCUENTO POR INASISTENCIA
6. Registrar descuentos por inasistencias: Secretaría académica registra en el sistema el

descuento de puntos por inasistencias en el promedio de los alumnos.
El descuento por inasistencias se realiza según está definido en las normas académicas.
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MODIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
7. Solicitar modificación extraordinaria: Si el profesor necesita realizar alguna modificación

sobre un acta de asistencia que ha sido cerrada, presenta una solicitud de modificación
extraordinaria a secretaría académica.
8. Modificar extraordinariamente acta de asistencias: Secretaría académica realiza en el

sistema la modificación del acta de asistencia; incluye el comentario que considere oportuno.
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5. PROCESO DE GESTIÓN DE ASISTENCIAS

Confirmación de Registro del descuento Modificación
Registro de asistencia
cronograma de clases por inasistencia extraordinaria
Inicio
1. Registrar
cronograma de
Profesor
clases
3. Reprogramar,
2. Definir modo de 7. Solicitar
programar clases 4. Registrar
registro de modificación
adicionales o asistencias
asistencias extraordinaria
cancelar clases
5. Consolidar 6. Registrar
académica
8. Modificar
Secretaría
registros de descuentos por

asistencias inasistencias extraordinariamene
acta de asistencia
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 28 de 105

PROCESO DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA - P.ACA.PRE.06
A. OBJETIVO
Evaluar en segunda y última instancia la solicitud de reclamo que presenta un alumno que recibió
una respuesta desfavorable a un reclamo ordinario.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA
1. Presentar solicitud: El alumno presenta una solicitud de reclamo en segunda instancia a la

secretaría académica de su centro.
Sólo pueden presentar esta solicitud aquellos alumnos que cumplan con los requisitos
establecidos en las normas académicas.
2. Verificar conformidad de solicitud: Secretaría académica verifica la conformidad de la solicitud

y de la documentación presentada.
La documentación necesaria para esta solicitud está especificada en las normas académicas.
3. Registrar la solicitud: Luego de verificar su conformidad, secretaría académica registra la

solicitud y genera e imprime el acta de reclamo en segunda instancia; más adelante remite la
solicitud y el acta al decano/director del centro académico, junto con la documentación
presentada por el alumno.
EVALUACIÓN DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA
4. Definir profesor: El decano/director del centro académico revisa la solicitud de reclamo en

segunda instancia y -junto con el director del departamento correspondiente-, designa como
mínimo a un profesor revisor, al cual le envía la documentación presentada por el alumno.
5. Evaluar reclamo en segunda instancia: El profesor designado, previa audiencia con el profesor
titular de la asignatura, revisa nuevamente la evaluación y los argumentos del alumno. Si el
profesor revisor lo cree necesario, solicita una entrevista con el alumno a fin de que éste pueda
explicar personalmente sus argumentos, siendo el mismo profesor revisor quien programa la
entrevista.
El profesor revisor define si el reclamo en segunda instancia procede o no, y registra en el acta
la calificación que corresponda.
El profesor revisor devuelve al decano/director del centro toda la documentación que le fue
entregada, junto con el acta de reclamo en segunda instancia y los comentarios que considere
convenientes.
6. Generar acuerdo de dirección: Una vez que el decano/director del centro recibe la
documentación mencionada, registra la respuesta definitiva al reclamo del alumno en un acuerdo
de dirección, que envía luego a secretaría académica.
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REGISTRO DE RESULTADO Y COMUNICACIÓN AL ALUMNO
7. Registrar resultado: Después de que recibe el acuerdo de dirección, secretaría académica

registra en el sistema el resultado del reclamo en segunda instancia. Además, archiva el acuerdo
de dirección en el expediente académico del alumno.
8. Comunicar respuesta al alumno: Finalmente, secretaría académica entrega al alumno la

evaluación corregida y una copia del acuerdo de dirección como respuesta oficial a su solicitud
de reclamo en segunda instancia. Este acuerdo no contiene los comentarios hechos por los
miembros de la dirección del centro.
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6. PROCESO DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA

Registro de resultado y
Registro de reclamo en segunda instancia Evaluación de reclamo
comunicación al alumno
Inicio
Alumno
1. Presentar
solicitud
Fin
académica
Secretaría
2. Verificar
3. Registrar
conformidad de
solicitud
solicitud
8. Comunicar
7. Registrar
respuesta al
resultado
alumno
director del
Decano/
centro
6. Generar
4. Definir
acuerdo de
profesor
dirección
Profesor(es)
5. Evaluar reclamo
en segunda
instancia
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS - P.ACA.PRE.07
A. OBJETIVO
Programar y registrar los resultados de una evaluación extraordinaria solicitada por un alumno.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DE EVALUACIÓN
1. Solicitar evaluación extraordinaria: A través del sistema, el alumno solicita al decano de su

centro académico que se le permita rendir una evaluación extraordinaria.
Los requisitos que debe cumplir el alumno para solicitar cada tipo de evaluación extraordinaria
están definidos en las normas académicas.
2. Registrar solicitud del alumno: Secretaría académica revisa las solicitudes y registra sus
comentarios y observaciones, para enviarlas al decano/director del centro académico.
EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD Y RESPUESTA
3. Evaluar solicitud y registrar respuesta: El decano/director del centro académico evalúa la

solicitud de evaluación extraordinaria, y registra su respuesta, que autoriza o no la evaluación
extraordinaria.
PROGRAMACIÓN DE LA EVALUACIÓN Y REGISTRO DE RESULTADOS
4. Registrar alumno: Secretaría académica registra la evaluación extraordinaria que rendirá el

alumno. Posteriormente notifica al director de programa.
5. Registrar el profesor que corregirá la evaluación: El director de programa coordina con el

director de departamento y registra al profesor que se encargará de elaborar y corregir la
evaluación.
6. Publicar cronograma de evaluaciones: Secretaría académica coordina con todos los

profesores encargados y programa las fechas de las evaluaciones extraordinarias. A
continuación, registra y publica el cronograma de evaluaciones, y envía una notificación al
director de programa académico.
Las fechas en que se pueden rendir las evaluaciones extraordinarias están definidas en el
calendario y agenda académica.
7. Corregir evaluaciones: Secretaría académica genera en el sistema las actas correspondientes

a cada evaluación extraordinaria programada.
Una vez rendidas las evaluaciones, el profesor las corrige, registra los resultados y cierra el
acta generada.
8. Modificar información académica del alumno: De ser el caso, secretaría académica modifica
la información académica del alumno, de acuerdo a la calificación que ha obtenido en la
evaluación extraordinaria.
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9. Entregar evaluación al alumno: Secretaría académica entrega las evaluaciones a los alumnos
que lo soliciten.
RECLAMO
10. Presentar reclamo: Si lo considera necesario, el alumno puede presentar un reclamo en

El reclamo se presenta de acuerdo a lo especificado en las normas académicas.
11. Registrar reclamos: Secretaría académica registra los reclamos que cumplan con los
requisitos definidos.
Las evaluaciones cuyas solicitudes de reclamo no fueron aceptadas, son devueltas a los
alumnos.
12. Entregar reclamos al profesor: Secretaría académica entrega los reclamos a los profesores y
registra en el sistema la fecha de esta entrega.
13. Corregir reclamos: El profesor corrige los reclamos y registra los resultados en el acta de
reclamos generada en el sistema. Tras finalizar el registro, cierra el acta, lo que impide realizar
alguna modificación posterior.
El profesor entrega los reclamos corregidos a la secretaría académica. Secretaría académica

registra en el sistema la fecha en que los recibe.
14. Entregar reclamos a alumnos: Secretaría académica modifica la información académica de

los alumnos cuyos reclamos han procedido; inicia la entrega de las respuestas a los reclamos,
y registra en el sistema la fecha de esta entrega.
15. Reclamo en segunda instancia: Si un alumno no está conforme con el resultado de su

reclamo, puede presentar un reclamo en segunda instancia.
Si el reclamo en segunda instancia procede, secretaría académica modifica la información

académica del alumno.
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7. PROCESO DE EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS

Evaluación de la
Registro de solicitud de evaluación Programación de la evaluación y registro de resultados Reclamo
solicitud y respuesta
Inicio Fin
Alumno
10. Presentar
reclamo
1. Solicitar 15. Reclamo en

evaluación segunda
extraordinaria instancia
9. Entregar
4. Registrar 11. Registrar
evaluación al
2. Registrar alumno reclamos
alumno
solicitud del
alumno 14. Entregar
reclamos a
alumnos
8. Modificar
6. Publicar 12. Entregar
información
cronograma de reclamos al
académica del
evaluaciones profesor
alumno
Director de
programa
5. Registrar al
profesor que
corregirá la
evaluación
Profesor
7. Corregir 13. Corregir

evaluaciones reclamos
Director del
académico
Decano/
centro
3. Evaluar solicitud
y registrar
respuesta
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO -

P.ACA.PRE.08
A. OBJETIVO
Llevar a cabo la gestión del asesoramiento que se brinda a los alumnos de un centro académico.
B. NARRATIVA
Los alumnos que tienen asignado un asesor y desean solicitar el cambio del mismo, inician el
procedimiento siguiendo las pautas indicadas en el punto 1 de este proceso.
Para los alumnos que no cuentan con un asesor asignado, el proceso se inicia con las pautas
indicadas en el punto 2.
SOLICITUD DE CAMBIO DE ASESOR
1. Solicitar cambio de asesor: A través del sistema, el alumno envía una solicitud de cambio de
asesor al director de estudios de su centro académico. En esta solicitud, el alumno puede
sugerir, si lo desea, el nombre de una o dos personas como alternativas de nuevo asesor,
nombres que se eligen entre las posibilidades indicadas por el centro académico.
ASIGNACIÓN DE ASESORES
2. Asignar asesores: El director de estudios evalúa los factores que debe tomar en cuenta para la
asignación de asesores a los alumnos que solicitaron cambios y a los que no registran asesor
asignado. Estos últimos pueden ser los alumnos que recién han ingresado al centro académico,
o aquellos cuyo asesor no puede continuar su labor de asesoramiento en el presente periodo.
El director de estudios efectúa la asignación considerando la cantidad de alumnos que se ha
encomendado a un asesor. Acabada la evaluación, actualiza la lista alumno-asesor.
3. Comunicar asignación de asesores: Una vez que ha finalizado la asignación, se comunica las
designaciones a los respectivos alumnos y asesores.
Asimismo, cada vez que durante el periodo académico se presente una solicitud de cambio de
asesor, se comunica la respuesta a los interesados.
REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO
4. Registrar interacción con el alumno: A lo largo de su carrera, el alumno interactúa con su

asesor de diversas maneras: entrevistas personales, comunicaciones telefónicas, correos
electrónicos, entre otras. Estas interacciones son la esencia del proceso de asesoramiento; por
lo tanto, el asesor debe registrar información básica sobre ellas: fecha de la interacción, tema
tratado (sólo por categoría: académico, personal o profesional), fecha de la próxima interacción
programada, además de otros datos convenientes.
5. Controlar labor de asesoramiento: Finalmente, el director de estudios emplea la información

registrada por los asesores para controlar la labor de asesoramiento.
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8. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO

Registro y control de
Solicitud de cambio de asesor Asignación de asesores
asesoramiento
Inicio
Alumno
1. Solicitar cambio
de asesor
2. Asignar
asesores
Director de estudios
Fin
3. Comunicar
5. Controlar labor
asignación de
de asesoramiento
asesores
Asesor
4. Registrar
interacción con
alumno
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS -

P.ACA.PRE.09
A. OBJETIVO
Registrar y controlar las faltas disciplinarias cometidas por un alumno y las sanciones que se
aplican.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE LA FALTA DISCIPLINARIA COMETIDA
1. Registrar la falta cometida: La secretaría académica o el director de estudio, dependiendo de

quien la conoce inicialmente, registra en el sistema la falta disciplinaria cometida por un alumno.
El profesor informa a la secretaría académica sobre las faltas cometidas durante el dictado de
su clase.
PROPUESTA DE SANCIÓN DISCIPLINARIA
2. ¿Es falta leve?: Si el director de estudios considera que la falta cometida es leve, asume él
mismo la evaluación y continúa el procedimiento siguiendo las pautas indicadas en los puntos 3
y 4 de esta parte del manual.
Si el director de estudios considera que la falta cometida es grave, derivará la evaluación al

Consejo de facultad, que continúa con el procedimiento indicado desde el punto 5 hasta el
punto 8.
La clasificación de las faltas en leves y graves se encuentra especificada en las normas

académicas.
3. Evaluar falta disciplinaria leve: El director de estudios del centro académico evalúa la falta
leve cometida por el alumno, en base a sus antecedentes y a las pruebas reunidas.
4. Definir sanción disciplinaria para una falta leve: El director de estudios asigna la sanción
disciplinaria de acuerdo al tipo de falta cometida por el alumno y la registra en el sistema.
Posteriormente se continúa con las acciones descritas en el punto 9.
Para los casos ya tipificados en normas, la sanción podría asignarse automáticamente.
5. Coordinar con asesoría legal: El director de estudios coordina con asesoría legal para reunir
los argumentos legales necesarios para la evaluación de la falta grave.
6. Evaluar la falta cometida y los argumentos legales: El Consejo de facultad evalúa la falta
disciplinaria, en base a los argumentos legales reunidos.
7. Definir sanción disciplinaria para la falta grave: El Consejo de facultad define la sanción
disciplinaria que será aplicada al alumno y emite un Acuerdo de Consejo de facultad, que
expone la decisión tomada.
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REVISIÓN DE LA SANCIÓN
8. Revisar sanción disciplinaria: El Consejo Superior de la universidad revisa la sanción

disciplinaria definida por el Consejo de facultad, registra su conformidad en el sistema y emite
un acuerdo de Consejo Superior.
REGISTRO DE LA SANCIÓN
9. Registrar sanción disciplinaria: Secretaría académica registra la sanción disciplinaria; en los

casos de sanción por falta grave, archiva el acuerdo del Consejo Superior en el expediente del
alumno.
10. Comunicar sanción disciplinaria al alumno: El director de estudios entrega al alumno un

documento que le comunica formalmente la sanción impuesta. Si se trata de una falta grave, el
documento es una copia del Acuerdo de Consejo Superior.
Si el alumno está de acuerdo con la sanción, o se ha cumplido el plazo para presentar el

recurso de apelación, se modifica, de ser el caso, su estado académico, disciplinario y/o
económico; con esta última acción, el proceso finaliza.
Si el alumno no está de acuerdo con la sanción disciplinaria, y aún no se ha cumplido el plazo

determinado, puede presentar un recurso de apelación, según lo estipulado en el siguiente
punto.
La modificación del estado académico, disciplinario y/o económico del alumno se lleva a cabo
según lo indicado en el acurdo de Consejo Superior. El plazo para solicitar una apelación, luego
de conocer la sanción impuesta está definido en las normas académicas.
APELACIÓN
11. Presentar recurso de apelación: El alumno presenta su recurso de apelación ante la

secretaría académica, adjuntando la documentación estipulada en las normas académicas.
12. Registrar recurso de apelación: Secretaría académica registra el recurso de apelación y lo

deriva al Consejo Superior para que lo evalúe.
13. Evaluar recurso de apelación: Consejo Superior evalúa, en coordinación con la oficina de
asesoría legal, el recurso presentado por el alumno y emite un Acuerdo de Consejo Superior,
indicando la sanción definitiva.
RESPUESTA A APELACIÓN
14. Registrar respuesta de Consejo Superior: Secretaría académica registra en el sistema la

sanción definitiva y archiva en el expediente del alumno una copia del Acuerdo de Consejo
Superior. De ser el caso, secretaría modifica el estado del alumno.
La modificación del estado académico, disciplinario y/o económico del alumno se lleva a cabo
según lo indicado en el acuerdo de Consejo Superior.
15. Comunicar respuesta de Consejo Superior al alumno: El director de estudios entrega al

alumno el Acuerdo de Consejo Superior, que comunica formalmente la respuesta al recurso de
apelación.
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9. PROCESO DE REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS

Registro de la falta Propuesta de Revisión de la Registro de la Respuesta a
Apelación
disciplinaria cometida sanción disciplinaria sanción sanción apelación
Superior
Consejo
UDEP
8. Revisar 13. Evaluar
sanción recurso de
disciplinaria apelación
7. Definir sanción
Consejo de
disciplinaria para la
Facultad
falta grave
6. Evaluar la falta
cometida y los
argumentos legales
Inicio
Académica
Secretaría
9. Registrar 12. Registrar 14. Registrar

1. Registrar la sanción recurso de respuesta de
falta cometida disciplinaria apelación Consejo Superior
5. Coordinar con
NO
asesoría legal 15. Comunicar
Director de estudios
respuesta de
2. ¿Es falta Consejo Superior
leve? al alumno
SI
3. Evaluar falta
Fin
disciplinaria leve
4. Definir sanción 10. Comunicar

disciplinaria para sanción disciplinaria
una falta leve al alumno
Alumno
11. Presentar
recurso de
apelación
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE CONVALIDACIÓN - P.ACA.PRE.10
A. OBJETIVO
Definir las relaciones entre una asignatura de la malla curricular vigente de un programa
académico, y una asignatura perteneciente a otra malla curricular.
B. NARRATIVA
El proceso de convalidación es invocado por alguno de los siguientes procesos: cambio de

programa académico, traslado interno, reincorporación, admisión y actualización de información
académica.
SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN
1. Clasificar asignaturas que se va a convalidar: Las asignaturas que se va a convalidar

podrían o no estar registradas en las tablas de convalidación del programa académico. Si las
asignaturas no están registradas en las tablas, se requiere un estudio de convalidación para
determinar la relación entre las materias.
Las asignaturas pueden ser asignaturas iguales, asignaturas convalidables, asignaturas

convalidables con examen o asignaturas diferentes.
2. ¿Se requiere estudiar la convalidación?: Para aquellas asignaturas en las que se requiere
estudiar la convalidación, se procede según lo especificado desde el punto 3 hasta el punto 7
de esta parte del documento. De lo contrario, se atiende directamente a lo detallado en el
punto 8.
3. Solicitar evaluación a director de programa: Secretaría académica indica al director de

programa qué asignaturas requieren un estudio para la convalidación, a fin de que realice las
gestiones encaminadas a realizar esta evaluación.
EVALUACIÓN DE LA CONVALIDACIÓN
4. Designar profesor a cargo de evaluar convalidaciones: El director de programa coordina

con el director de departamento para designar y registrar en el sistema al profesor o profesores
que se encargarán de realizar el estudio de la convalidación de una asignatura.
5. Evaluar convalidación de asignaturas: El profesor designado determina la relación entre las

asignaturas evaluadas. Al finalizar, informa al director de programa sobre las convalidaciones
que ha efectuado.
6. Aprobar convalidaciones: El director de programa aprueba las convalidaciones realizadas por

el profesor designado y las registra en el sistema.
7. Actualizar tablas de convalidación: Secretaría académica actualiza las tablas de

convalidación en base a las convalidaciones registradas por el director de programa.
8. Comunicar convalidación: Secretaría académica comunica al alumno qué asignaturas son

iguales, cuáles puede convalidar, y cuáles puede convalidar con un examen.
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9. ¿Se requiere rendir examen de convalidación?: Si es necesario rendir un examen de

convalidación y el alumno decide hacerlo, procede según lo estipulado en el punto 10 de este
manual. De lo contrario, se pasa directamente al punto 11.
10. Evaluaciones extraordinarias: El alumno rinde el examen de convalidación, que es

gestionado siguiendo el proceso de evaluaciones extraordinarias.
RESULTADO DE CONVALIDACIÓN
11. Actualizar lista de asignaturas que se va a convalidar: Secretaría académica actualiza la

lista de asignaturas que se va a convalidar; de ser el caso, considera las asignaturas
convalidadas por la aprobación de un examen. Finalmente, publica en el sistema la lista de las
asignaturas que el alumno podrá convalidar en el programa académico.
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10. PROCESO DE CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURAS

Solicitud de convalidación Evaluación de la convalidación Resultado de convalidación
Inicio
1. Clasificar 2. ¿Se requiere

8. Comunicar
asignaturas a estudiar la NO
convalidación
convalidar convalidación?
Fin
SI
3. Solicitar 11. Actualizar

9. ¿Se requiere
evaluación a 7. Actualizar tablas lista de
rendir examen de NO
director de de convalidación asignaturas a
convalidación?
programa convalidar
Director de
programa
4. Designar profesor
6. Aprobar
a cargo de evaluar
convalidaciones
convalidaciones
SI
Profesor
5. Evaluar
convalidación de
asignaturas
Alumno
10.
Evaluaciones
extraordinarias
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA -

P.ACA.PRE.11
A. OBJETIVO
Registrar cuando sea necesario cambios en la información académica de un alumno.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA
1. Generar solicitud: A través del sistema, el alumno envía a la secretaría académica una solicitud
de actualización de información académica, en la cual, si es necesario, explica las razones de su
pedido.
La solicitud puede ser generada en el sistema sólo por aquellos alumnos que cumplan con los
requisitos estipulados en las normas académicas; y, dependiendo del tipo de solicitud, deben
presentar la documentación determinada en las normas académicas.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica recibe la solicitud y la registra. En el caso de solicitudes

que necesiten algún tipo de documentación, el registro se realiza luego de verificar la conformidad
de dicha documentación.
Posteriormente, secretaría académica envía la solicitud al Consejo de facultad / dirección, junto
con las observaciones que considere oportunas.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD
3. Evaluar solicitud: El Consejo de facultad / dirección evalúa la solicitud de actualización de

información académica, y registra en el sistema si la acepta o no, junto a los comentarios que
considere convenientes.
4. Comunicar respuesta: A través del sistema, la secretaría académica comunica al alumno la

respuesta a su solicitud.
REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA.
5. Realizar pagos necesarios para el registro: Si es necesario, el alumno realiza el pago para el
registro de actualización de información académica, en el centro de pagos que la universidad
designe.
Las actualizaciones de información académica que requieran un pago para ser registradas, están
especificadas en las normas académicas.
6. Registrar actualización de información académica: La secretaría académica registra la

actualización de información académica. En el caso de que se requiera un pago, realiza el registro
una vez que el alumno haya presentado el comprobante de pago. Posteriormente, en los casos
que sean necesarios, notifica a la oficina de pensiones los cambios realizados; con este paso el
proceso finaliza.
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11. PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA

Registro de solicitud de actualización Registro de actualización de
Evaluación de solicitud
de información académica información académica
Alumno Inicio
5. Realizar pagos
1. Generar
necesarios para el
solicitud
registro
6. Registrar
2. Registrar 4. Comunicar actualización de
solicitud respuesta información
académica
Fin
Consejo de
facultad /
dirección
3. Evaluar
solicitud
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO - P.ACA.PRE.12
A. OBJETIVO
Consolidar la información académica de los alumnos del centro para el periodo académico que
finaliza.
B. NARRATIVA
GENERACIÓN Y REGISTRO DE OBSERVACIONES
1. Verificar cierre de asignaturas y calcular índices académicos: Al final del período académico,
la secretaría académica verifica que se haya calculado el promedio final en todas las asignaturas
dictadas y calcula los índices académicos para cada alumno.
Los índices académicos que se calculan son los indicados en las normas académicas.
2. Verificar y registrar cumplimiento de condiciones: Secretaría académica verifica que los

alumnos hayan cumplido las condiciones registradas en el período anterior.
3. Actualizar estado académico: La secretaría académica registra como aptos para matricularse
en el período siguiente a los alumnos que hayan cumplido con las condiciones registradas. A los
alumnos que incumplieran con estas condiciones, les registra la separación definitiva y les
informa de ésta a través del sistema.
4. Generar observaciones: La secretaría académica genera las observaciones académicas y

disciplinarias para todos los alumnos del centro académico. Además, genera la lista de
egresados y separados del período que culmina.
VALIDACIÓN DE EGRESADOS Y SEPARADOS
5. Validar lista de egresados y separados: Con el fin de verificar que no exista ninguna
inconformidad, la dirección del programa valida las listas de egresados, de separaciones
académicas y de separaciones disciplinarias, generadas por la secretaría académica del centro.
PUBLICACIÓN DE BOLETA DE CALIFICACIONES
6. Generar, publicar y archivar boletas: Secretaría académica genera las boletas de

calificaciones de cada uno de los alumnos matriculados en el período académico que se está
cerrando.
Secretaría académica publica en el sistema las boletas de calificaciones e imprime copias para
archivarlas en los expedientes de los alumnos.
Además, DUSA entrega las boletas de calificaciones a los alumnos que las soliciten, en las
fechas determinadas en el calendario académico.
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RECLAMO POR BOLETA DE CALIFICACIONES
7. Actualización de información académica: Si el alumno no está de acuerdo con la información

de la boleta de calificaciones, presenta ante la secretaria académica una solicitud de
modificación de información en boleta de calificaciones; inicia así el proceso predefinido de
actualización de información académica.
Cuando un reclamo procede, se genera y se publica la boleta de calificaciones modificada.
CIERRE DE PERIODO ACADÉMICO
8. Cerrar período académico: Una vez terminado el plazo de reclamos y entregadas las
respuestas a los alumnos, secretaría académica cierra el período académico de manera
definitiva; para ello realiza las siguientes acciones:
- Genera las listas de orden de mérito de los alumnos por cada ciclo, programa y sede.
Posteriormente, elabora las listas de quinto y tercio superior.
- Todos los registros de evaluaciones, índices y observaciones académicas del período cerrado
pasan a formar parte de los historiales de los alumnos.
- Actualiza la información académica de los alumnos con separación académica o disciplinaria.
- Actualiza el estado de los alumnos egresados.
- Genera los reportes de cierre de período académico.
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12. PROCESO DE CIERRE DE PERIODO ACADÉMICO

Generación y registro Validación de Publicación de Reclamo por boleta Cierre de periodo
de observaciones egresados y retirados boleta de calificaciones de calificaciones académico
Inicio
6. Generar,
1. Verificar cierre de
publicar y archivar
asignaturas y calcular
boleta de
índices académicos
calificaciones
2. Verificar y
registrar
7. Actualización
cumplimiento de
de información
condiciones
académica
3. Actualizar 8. Cerrar periodo

estado académico académico
4. Generar
Fin
observaciones
Dirección de
académico
programa
5. Validar lista de
egresados y
retirados
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

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PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES - P.ACA.PRE.13
A. OBJETIVO
Registrar, emitir y entregar documentos oficiales a los alumnos, exalumnos o egresados que los
soliciten
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DEL DOCUMENTO OFICIAL
1. Solicitar documento oficial: El alumno, exalumno o egresado solicita, a través del sistema, el
documento oficial que requiere, y hace llegar a DUSA el comprobante de pago correspondiente.
Los requisitos para solicitar cada tipo de documento oficial están definidos en las normas
académicas.
2. Registrar solicitud: DUSA registra la solicitud en el sistema.
GENERACIÓN DEL DOCUMENTO OFICIAL
3. Generar documento oficial: DUSA genera e imprime el documento.
4. ¿Requiere firmas en el centro académico?: Si el documento requiere las firmas del

secretario académico o del decano/director del centro, DUSA envía el documento a la
secretaría académica; luego se continúa según lo estipulado en el punto 5 de esta parte del
manual. De lo contrario se procede según lo descrito en el punto 6.
5. Gestionar firmas en el centro académico: Secretaría académica recibe el documento y

gestiona las firmas en el centro. El documento es firmado por el secretario académico y/o el
decano/director. Una vez efectuadas las firmas, secretaría académica devuelve el documento a
DUSA.
6. ¿Requiere firma de la Secretaría General?: Si el documento requiere de la firma del

Secretario General, DUSA lo envía a esta autoridad, que procede según lo estipulado en el
punto 7. De lo contrario se procede según el punto 8.
7. Firmar documento oficial: Secretaría General recibe el documento oficial, lo firma, y lo

devuelve a DUSA.
ENTREGA DE DOCUMENTO OFICIAL
8. Entregar documento al solicitante: DUSA entrega el documento al solicitante cuando éste se

acerque a la oficina.
Si el solicitante no está conforme con el documento emitido, el procedimiento que sigue es el

descrito en el punto 9 de este proceso. De lo contrario, se continúa según lo indicado en el
punto 10.
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9. Solicitar corrección del documento: El solicitante comunica a DUSA su inconformidad con el

documento, y pide que sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema
y deriva a los encargados la evaluación de la misma.
Si se tiene que hacer alguna corrección, DUSA retoma las operaciones referidas desde el
punto 3. De lo contrario reitera el procedimiento indicado en el punto 8. En ambos casos
comunica la respuesta al solicitante.
10. Firmar constancia de recepción de documento: Si el solicitante está de acuerdo con el

documento emitido, firma la constancia de recepción de documento, certificando con este acto
su conformidad.
Página 56 de 105

13. PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES

Registro de la solicitud del documento
Generación del documento oficial Entrega del documento oficial
oficial
10. Firmar
Alumno/exalumno/
constancia de
Inicio Fin
recepción de
documento
egresado
1. Solicitar
documento
oficial 9. Solicitar
corrección de
documento
3. Generar
2. Registrar
documento
solicitud
oficial 8. Entregar
NO documento a
DUSA
solicitante
4. ¿ Requiere
6. ¿Requiere firma de
firmas en el centro NO
la secretaría general?
académico ?
SI
académica
Secretaría
SI
5. Gestionar firmas
en el centro
académico
Secretaría
General
7. Firmar
documento
oficial
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 58 de 105

Queda completamente prohibida su reproducción y/o divulgación, total o parcial, sin autorización expresa de su titular
PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO -

P.ACA.PRE.14
A. OBJETIVO
Entregar el grado académico a un egresado que ha cumplido con los requisitos establecidos por
un plan de estudios específico.
B. NARRATIVA
ENVÍO DE LISTA DE EGRESADOS
1. Enviar lista de egresados: En todo momento, la secretaría académica de cada centro, cuenta
con la lista actualizada de egresados, debido a que se maneja la información de los procesos de
cierre de periodo académico, evaluaciones extraordinarias y actualización de información
académica.
A medida que se actualiza la lista de egresados, es enviada por las secretarías académicas a
DUSA, para que ésta se encargue del trámite necesario para el otorgamiento de grado.
Los requisitos para acceder al otorgamiento de grado académico están especificados en las
normas académicas.
CREACIÓN Y FIRMA DEL EXPEDIENTE
2. Crear expediente: Una vez recibida la lista de egresados, DUSA genera el expediente de
otorgamiento de grado académico y las fichas exigidas por la universidad y/o entidades oficiales.
Cuando el expediente está listo, lo envía a la secretaría académica del centro en el que estudió
el solicitante.
3. Gestionar firmas en el centro académico: La secretaría académica hace llegar el expediente al

director del programa académico correspondiente, quien lo revisa y firma en señal de
conformidad. Posteriormente la secretaría académica envía el expediente al decano para que
también lo firme. Luego, devuelve el expediente firmado a DUSA.
4. Verificar conformidad del expediente: DUSA verifica que el expediente haya sido
correctamente firmado, y lo envía a la Secretaría de Consejo Superior. Si existiera algún error en
el expediente, DUSA devolverá el expediente a la secretaría académica para realizar las pautas
indicadas en el punto 3 de este proceso.
OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO
5. Realizar coordinaciones: La Secretaría de Consejo Superior realiza las coordinaciones

necesarias para la evaluación y aprobación del expediente; y envía esta documentación al
Consejo Superior.
6. Elaborar Acuerdo de Consejo Superior: El Consejo Superior evalúa el expediente y elabora el

acuerdo que otorga el grado académico a cada egresado. Seguidamente, Secretaría de Consejo
Superior envía el acuerdo a DUSA, junto con el expediente del egresado.
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7. Registrar otorgamiento de grado académico: DUSA registra el otorgamiento de grado

académico.
SOLICITUD DE DIPLOMA DE GRADO ACADÉMICO
8. Solicitar emisión de diploma: Las personas que hayan obtenido el grado académico, pueden
solicitar a DUSA el diploma correspondiente.
Los requisitos para solicitar el diploma de grado académico, están especificados en las normas
académicas.
9. Verificar cumplimiento de requisitos: DUSA verifica que el solicitante cumpla con los requisitos
especificados en las normas académicas. Si es así, se continúa con las pautas indicadas en el
siguiente punto.
Si existiera alguna inconformidad, se le comunica al solicitante para que nuevamente presente la

documentación.
10. Gestionar firmas del diploma: DUSA envía el diploma a la secretaría académica
correspondiente y a la Secretaría General para que se gestionen las firmas respectivas.
Las autoridades que firman el diploma están especificadas en las normas académicas.
11. Entregar diploma al solicitante: DUSA entrega el diploma al solicitante cuando éste se acerque
a la oficina.
Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, continúa con el paso descrito en el
siguiente punto. De lo contrario, prosigue según lo indicado en el punto 13.
12. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a DUSA su inconformidad con el
diploma, y pide que sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema y
deriva a los encargados la evaluación de la misma.
Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 3. De
lo contrario se reitera la acción que se precisa en el punto 11.
13. Firmar constancia de recepción de diploma: Si el bachiller está de acuerdo con los datos del
diploma, deja constancia de esta conformidad firmando en un folio.
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14. PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO

Envío de lista Creación y firma del Otorgamiento de grado Solicitud de diploma de grado
de egresados expediente académico académico
Inicio
académica
Secretaría
3. Gestionar
1. Enviar lista de
firmas en el centro
egresados
académico
4. Verificar 7. Registrar 9. Verificar

2. Crear 10. Gestionar
conformidad del otorgamiento de cumplimiento de
expediente firmas del diploma
expediente grado académico requisitos
DUSA
11. Entregar
diploma al
solicitante
Superior
Consejo
6. Elaborar
Acuerdo de
Consejo Superior
Secretaría de
Superior
Consejo
5. Realizar
coordinaciones
13. Firmar
8. Solicitar 12. Solicitar
Egresado
constancia de
emisión del corrección del Fin
recepción de
diploma diploma
diploma
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 62 de 105

PROCESO DE APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN -

P.ACA.PRE.15
A. OBJETIVO
Registrar, evaluar y aprobar el plan de proyecto de titulación presentado por un alumno o

bachiller en su centro académico.
B. NARRATIVA
REGISTRO DEL PLAN DE PROYECTO
1. Solicitar aprobación de plan de proyecto: El alumno o bachiller presenta ante secretaría

académica su plan de proyecto de titulación, junto a una solicitud en la que pide su aprobación
e indica el nombre del asesor elegido, previo acuerdo con éste.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica registra la solicitud en el sistema y notifica al

director de programa.
EVALUACIÓN DEL PLAN DE PROYECTO
3. Registrar comité evaluador: El director de programa académico designa y registra a los

profesores o asesores que formarán parte del comité evaluador del plan de proyecto.
En los casos en que sea necesario, el director de programa delega estas funciones a un
coordinador de proyecto de titulación.
4. Evaluar plan de proyecto: El comité evaluador revisa el plan de proyecto y cada uno de sus
miembros registra sus comentarios y observaciones en el sistema.
5. Consolidar y registrar resultados: El director de programa consolida los comentarios y las

observaciones del comité evaluador, y registra en el sistema el resultado de la evaluación.
6. Publicar respuesta: Secretaría académica publica en el sistema la respuesta a la solicitud del

alumno o bachiller, respuesta que indica si el plan ha sido aprobado, si ha sido desaprobado
pero puede ser corregido, o si ha sido desaprobado y no admite correcciones.
Si el plan no fue aprobado pero admite correcciones, el alumno o bachiller continúa con lo
estipulado en el punto 7. Si el plan fue desaprobado sin posibilidades de corrección, el proceso
finaliza.
Si el plan fue aprobado, el proceso también finaliza; pero en caso de que el interesado desee
cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación, debe realizar lo que se indica en el
punto 8.
CORRECCIÓN DE PLAN
7. Solicitar aprobación de plan de proyecto corregido: En base a las observaciones del comité
evaluador, el alumno o bachiller corrige su plan de proyecto y lo presenta nuevamente ante
Página 63 de 105

El procedimiento retorna a las acciones detalladas en el punto 2.
MODIFICACIÓN O CANCELACIÓN DE PLAN
8. Solicitar modificación o cancelación de plan de proyecto: Si el bachiller en algún momento

decide cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación considerable, debe presentar
ante secretaría académica una “solicitud de modificación o cancelación de plan de proyecto de
titulación”.
9. Registrar modificación o cancelación de plan: Secretaría académica registra la solicitud en

el sistema. Si el alumno o bachiller solicita la modificación, se retoman las acciones referidas a
partir del punto 3. Si solicita la cancelación, el proceso finaliza.
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15. PROCESO DE APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO PARA TITULACIÓN

Modificación o
Registro del plan de proyecto Evaluación del plan de proyecto Corrección de plan
cancelación de plan
Inicio
Alumno / Bachiller
aprobación de modificación o
plan de proyecto cancelación de
corregido plan de proyecto
1. Solicitar
aprobación de
plan de proyecto
9. Registrar
académica
Secretaría
modificación o
2. Registrar 6. Publicar cancelación de plan
solicitud respuesta
Fin
Dirección de
académico
programa
5. Consolidar y
3. Registrar comité
registrar
evaluador
resultados
evaluador
Comité
4. Evaluar plan
de proyecto
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 66 de 105

PROCESO DE EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL PROYECTO DE

TITULACIÓN - P.ACA.PRE.16
A. OBJETIVO
Registrar, evaluar y aprobar el proyecto de titulación presentado por un bachiller en su centro

académico.
B. NARRATIVA
EVALUACIÓN DEL PROYECTO DE TITULACIÓN
1. Solicitar sustentación del proyecto: El bachiller presenta ante secretaría académica la

solicitud de sustentación, junto a su proyecto de titulación y el comprobante de pago
correspondiente.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica registra la solicitud en el sistema y notifica al

3. Registrar comité evaluador: El director de programa designa y registra en el sistema a los

profesores que formarán parte del comité evaluador del proyecto. Generalmente, el comité es
el mismo que aprobó el plan de proyecto de titulación.
4. Evaluar proyecto de titulación: El comité evaluador revisa el proyecto de titulación, y cada

uno de sus miembros registra sus comentarios y observaciones.
5. Registrar resultados de evaluación: El director de programa consolida los comentarios y las

observaciones del comité evaluador y registra en el sistema el resultado de la evaluación.
6. Publicar respuesta: Secretaría académica publica en el sistema la respuesta a la solicitud, que

indica si el proyecto está listo para ser sustentado, o si el comité evaluador ha planteado
observaciones que el bachiller debe tomar en cuenta para su corrección.
7. ¿Proyecto listo para ser sustentado?: Si el proyecto aún no se encuentra en condiciones de

ser sustentado, se procede según lo anotado en el punto 8. De lo contrario se sigue lo que
indica el punto 9.
CORRECCIÓN DE PLAN
8. Presentar proyecto corregido: El bachiller, en base a las observaciones indicadas por el

comité evaluador, corrige su proyecto y lo presenta nuevamente ante secretaría académica.
El procedimiento retorna a las acciones detalladas a partir del punto 4.
SUSTENTACIÓN DE PROYECTO
9. Presentar proyecto final: El bachiller presenta el proyecto en formato oficial ante la secretaría
académica.
10. Programar sustentación: Secretaría académica programa la fecha y hora de sustentación.
Página 67 de 105

El bachiller sustenta su proyecto en las fechas indicadas por secretaría académica.
11. Registrar resultados de sustentación: El comité evaluador asigna una calificación que
aprueba o desaprueba la sustentación del proyecto, y envía a secretaría académica un acta de
sustentación firmada para que registre el resultado en el sistema.
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16. PROCESO DE EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL PROYECTO DE TITULACIÓN

Evaluación del proyecto de titulación Comunicación de respuesta Corrección del proyecto Sustentación de proyecto
inicio
Bachiller
1. Solicitar 8. Presentar
9. Presentar
aprobación de proyecto
proyecto final
proyecto NO corregido
10. Programar
sustentación
2. Registrar
solicitud
7. ¿Proyecto listo 11. Registrar

6. Publicar
para ser SI resultados de
respuesta
sustentado? sustentación
Fin
Director de
académico
programa
5. Registrar
3. Registrar
resultados de
comité evaluador
evaluación
evaluador
Comité
4. Evaluar
proyecto de
titulación
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 70 de 105

PROCESO DE OTORGAMIENTO DE TÍTULO - P.ACA.PRE.17
A. OBJETIVO
Otorgar el titulo profesional a un solicitante que ha cumplido con los requisitos establecidos por su
centro académico.
B. NARRATIVA
ENVÍO DE LISTA DE BACHILLERES
1. Enviar lista de bachilleres: A lo largo del período académico, la secretaría académica de cada
centro, actualiza la lista de las personas que han cumplido los requisitos exigidos para obtener la
titulación por alguna de las modalidades disponibles en cada centro.
A medida que se actualiza esta lista, es enviada por las secretarías académicas a DUSA para que
ésta se encargue del trámite necesario para el otorgamiento de título.
Los requisitos para acceder al otorgamiento de título están especificados en las normas académicas.
CREACIÓN Y FIRMA DEL EXPEDIENTE
2. Crear expediente: Una vez recibida la mencionada lista, DUSA elabora el expediente de
otorgamiento de título en los formatos establecidos por la universidad y/o entidades oficiales.
Cuando el expediente está listo, lo envía a la secretaría académica del centro competente para que
gestionen las firmas necesarias.
3. Gestionar firmas en el centro académico: La secretaría académica hace llegar el expediente al

director del programa del centro, quien lo revisa y lo firma en señal de conformidad. Posteriormente
la secretaría académica envía el expediente al decano para que también lo firme; seguidamente
devuelve el expediente a DUSA.
4. Verificar conformidad del expediente: DUSA verifica si el expediente ha sido correctamente

firmado, y lo despacha a la Secretaría de Consejo Superior. Si existiera algún error en el expediente,
se debe volver a los pasos referidos desde el punto 3.
OTORGAMIENTO DE TÍTULO
5. Realizar coordinaciones: La Secretaría de Consejo Superior realiza las coordinaciones necesarias

para la aprobación del expediente y lo envía al Consejo Superior.
6. Elaborar Acuerdo de Consejo Superior: El Consejo Superior evalúa el expediente y elabora el

Acuerdo de Consejo Superior, que otorga el título profesional al solicitante.
La Secretaría de Consejo Superior envía a DUSA el acuerdo y el expediente de otorgamiento de

título.
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7. Registrar otorgamiento de título: DUSA registra el título otorgado.
SOLICITUD DE DIPLOMA DE TÍTULO
8. Solicitar emisión de diploma: Las personas que hayan obtenido el título, pueden solicitar a DUSA
el diploma correspondiente.
En los casos en los que el centro académico lo considere, será la misma secretaría académica del
centro, quien solicite la emisión del diploma.
Los requisitos para solicitar el diploma de título, están especificados en las normas académicas.
9. Verificar cumplimiento de requisitos: DUSA verifica que el solicitante cumpla con los requisitos
especificados en las normas académicas. Si es así, se continúa con las pautas indicadas en el
siguiente punto.
Si existiera alguna inconformidad, se le comunica al solicitante para que nuevamente presenta la

solicitud.
10. Gestionar firmas del diploma: DUSA envía el diploma a la secretaría académica correspondiente y
a la Secretaría de Consejo Superior para que se gestionen las firmas respectivas.
Las autoridades que firman el diploma están especificadas en normas académicas.
11. Entregar diploma al solicitante: DUSA entrega el diploma del título al solicitante cuando éste se
acerque a la oficina.
Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, sigue las pautas descritas en el siguiente
punto. De lo contrario, continúa según lo indicado en el punto 12.
12. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a DUSA su desacuerdo con el diploma, y
solicita que éste sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema y deriva a
los encargados la evaluación de la misma.
Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 3. De lo
contrario se repite la acción que se precisa en el punto 10.
13. Firmar constancia de recepción de diploma: Si el solicitante está de acuerdo con los datos del
diploma, deja constancia de esta conformidad firmando en un folio.
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17. PROCESO DE OTORGAMIENTO DE TÍTULO

Envío de lista Creación y firma del
Otorgamiento de título Solicitud de diploma de título
de bachilleres expediente
Inicio
académica
Secretaría
3. Gestionar
1. Enviar lista de
firmas en el centro
bachilleres
académico
4. Verificar 7. Registrar 9. Verificar

2. Crear 10. Gestionar
conformidad del otorgamiento de cumplimiento de
expediente firmas del diploma
expediente título requisitos
DUSA
11. Entregar
diploma al
solicitante
Superior
Consejo
6. Elaborar
Acuerdo de
Consejo Superior
Secretaría de
Superior
Consejo
5. Realizar
coordinaciones
13. Firmar
Bachiller
constancia de
emisión del corrección del Fin
recepción de
diploma diploma
diploma
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Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 74 de 105

PROCESO DE CAMBIO DE SEDE - P.ACA.PRE.18
A. OBJETIVO
Gestionar el cambio de sede solicitado por un alumno que desea trasladarse de un campus a
otro, manteniéndose en el mismo programa académico, sin necesidad de postular por una
vacante.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO DE SEDE
1. Generar solicitud: El solicitante que cumpla con los requisitos establecidos genera mediante el
sistema la solicitud de cambio de sede, y la envía a la secretaría académica de su sede actual.
Los requisitos para solicitar el cambio de sede están especificados en las normas académicas.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica recibe y registra la solicitud en el sistema; puede

incluir algunas observaciones y/o comentarios sobre la situación académica o disciplinaria del
solicitante.
3. Notificar inicio de trámite: La secretaría académica envía a través del sistema notificaciones a
las oficinas de pensiones - de origen y destino -, a la dirección del centro y a la secretaría
académica de la sede de destino. Estas notificaciones tienen por finalidad hacer conocer la
intención de cambio de sede a los directores de programa, a los directores de estudio y al
decano.
COMUNICACIÓN DE LA ESCALA DE PENSIÓN
4. Evaluación socioeconómica: La oficina de pensiones de la sede de destino realiza la

evaluación socioeconómica del alumno que desea cambiarse, y define una posible escala de
pensión.
5. Comunicar la posible escala de pensión: La oficina de pensiones de la sede de destino

comunica la posible escala de pensión a la secretaría académica de origen, que a su vez la da
conocer al interesado.
Si el alumno se encuentra en la ciudad de la sede de destino, pude ser informado de la posible

escala de pensión por la correspondiente secretaría académica de esa sede.
REGISTRO DE CAMBIO DE SEDE
6. Decidir acerca de cambio de sede: Después de conocer la respuesta a la solicitud y el monto

de la pensión en la nueva sede, el alumno decide si se traslada o no.
Si el alumno decide trasladarse, debe firmar en la sede de destino un acuerdo de aceptación de

cambio de sede; lo hace en secretaría académica o durante una entrevista con el director de
estudios o con el director de programa del centro. Si el alumno se encuentra en la ciudad de la
sede de origen, puede firmar el acuerdo en la secretaría académica de dicha sede.
Esta entrevista es realizada sólo con fines informativos, y es programada por la secretaría
académica.
Página 75 de 105

Si el alumno decide no cambiarse de sede, el proceso finaliza y no se realiza modificaciones en

su información académica.
7. Registrar y comunicar respuesta: Secretaría académica del centro de la sede de destino

registra en el sistema la respuesta del alumno y la comunica a la secretaría académica de la
sede origen y a la oficina de pensiones de la sede de destino.
En caso que el alumno haya decidido cambiar de sede, la secretaría académica de la sede de
destino lo registra como uno de sus alumnos.
8. Actualizar escala de pensión: La oficina de pensiones actualiza la escala de pensión del

alumno.
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18. PROCESO DE CAMBIO DE SEDE

Registro de solicitud de Comunicación de la escala
Registro del cambio de sede
cambio de sede de pensión
Inicio
Alumno
6. Decidir acerca
1. Generar
de cambio de
solicitud
sede
de sede de origen
2. Registrar
solicitud
.
3. Notificar inicio
de trámite
5. Comunicar
posible escala
pensión
pensiones de sede académica de sede
Secretaría
de destino
7. Registrar y
comunicar
respuesta
de destino
Oficina de
4. Evaluación 8. Actualizar
socioeconómica escala de pensión
Fin
Página 77 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 78 de 105

PROCESO DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO - P.ACA.PRE.19
A. OBJETIVO
Realizar y registrar el cambio de programa académico que ha solicitado un alumno, de su

programa actual a otro del mismo centro académico.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO
1. Solicitar cambio de programa académico: El alumno solicita a través del sistema el cambio
de programa académico.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica verifica los requisitos para el cambio de programa y
registra la solicitud en el sistema, junto a sus comentarios y observaciones.
Los requisitos para solicitar el cambio de programa académico están especificados en las
normas académicas.
3. Notificar a la dirección del centro y a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica el

inicio del proceso a las direcciones de programa involucradas y a la oficina de pensiones.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO
4. Convalidación: Secretaría académica convalida las asignaturas del alumno solicitante de

acuerdo a los procedimientos indicados en el proceso de convalidación. La lista de asignaturas
que se puede convalidar es enviada a la dirección del centro académico para que la haga
conocer al alumno durante la entrevista personal.
5. Programar entrevista: Secretaría académica programa la entrevista entre el decano/director

del centro académico y el alumno. En los casos que el decano/director considere necesario, se
programa entrevistas adicionales entre el alumno y los directores de programa involucrados.
6. Evaluación socioeconómica: Oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica y

define la escala de pensión que asignaría al alumno en su nuevo programa académico.
7. Entrevistar al alumno: El decano/director del centro académico se entrevista con el alumno y

le comunica la respuesta a su solicitud, la nueva escala de pensión, las asignaturas que puede
convalidar y el ciclo en el que debe matricularse.
REGISTRO DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO
8. ¿Acepta cambio de programa?: Luego de conocer las condiciones que le comunicó el

decano/director, el alumno decide si realiza o no el cambio de programa; si opta por el cambio,
procede según el punto 9. De lo contrario, se prosigue según lo indicado en el punto 10.
9. Firmar acuerdo de cambio de programa: El alumno firma el acuerdo de cambio de programa

y realiza el ajuste de convalidaciones correspondiente.
El plazo para firmar el acuerdo está definido en las normas académicas.

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10. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno en el
sistema.
Para los alumnos que han aceptado el cambio de programa, secretaría académica realiza un
recálculo de sus indicadores académicos.
11. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para
que actualice la escala de pensión del alumno.
12. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones actualiza la escala de
pensión del alumno.
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19. PROCESO DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO

Registro de solicitud de cambio de Evaluación de solicitud de cambio de Registro de cambio de
programa académico programa académico programa académico
Inicio
Alumno
8. ¿Acepta 9. Firmar acuerdo

cambio de SI de cambio de
1. Solicitar cambio programa? programa
de programa
académico
10. Registrar
2. Registrar
solicitud NO respuesta del
alumno
3. Notificar a dirección 11. Notificar a

5. Programar
del centro y oficina de 4. Convalidación oficina de
entrevista
pensiones pensiones
director del
Decano/
centro
7. Entrevistar
alumno
pensiones
Oficina de
12. Actualizar escala

6. Evaluación
Fin de pensión del
socioeconómica
alumno
Página 81 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 82 de 105

PROCESO DE TRASLADO INTERNO - P.ACA.PRE.20
A. OBJETIVO
Gestionar y registrar el cambio de un alumno, de una facultad de origen a una facultad receptora.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD TRASLADO INTERNO
1. Solicitar traslado interno: A través del sistema, el alumno solicita el traslado interno a la
facultad receptora, y realiza el pago correspondiente.
Los requisitos para acceder a este proceso están definidos en las normas académicas.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica de la facultad receptora, tras verificar el

cumplimiento de requisitos, registra la solicitud en el sistema.
3. Notificar a facultad de origen y a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica el

inicio del proceso a la facultad de origen y a la oficina de pensiones.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE TRASLADO INTERNO
4. Evaluación socioeconómica: Oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica y

define la nueva escala de pensión, que es comunicada a la facultad receptora para que a su
vez la haga conocer al alumno.
5. Programar entrevista: Secretaría académica de la facultad de origen puede programar una

entrevista entre el alumno y el director de programa correspondiente.
6. Entrevistar a alumno y registrar comentarios: El director de programa de la facultad de

origen entrevista al alumno a fin de conocer los motivos de su traslado.
7. Confirmar recepción de notificación: Secretaría académica de la facultad de origen confirma

a través del sistema que ha sido notificada de la solicitud de traslado. Puede incluir sus
comentarios y observaciones.
8. Convalidación: Secretaría académica de la facultad receptora convalida las asignaturas del

solicitante de acuerdo a los procedimientos indicados en el proceso de convalidación. La lista
de asignaturas que se puede convalidar es enviada al director del programa académico
receptor, para que la dé a conocer al alumno durante la entrevista personal.
9. Programar entrevista: Secretaría académica de la facultad receptora programa una entrevista

- con fines informativos - entre el alumno y el director de programa académico involucrado; en
su defecto, la autoridad que participa en la entrevista es el director de estudios.
10. Entrevistar alumno y registrar comentarios: El director de programa académico de la

facultad receptora se entrevista con el alumno, y le da a conocer la nueva escala de pensión,
las asignaturas que puede convalidar y el ciclo en el que debe matricularse; luego, registra en
el sistema sus comentarios y observaciones sobre esta entrevista.
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11. Comunicar respuesta: Luego de la entrevista, la secretaría académica de la facultad receptora

entrega al alumno un acuerdo de traslado interno, que acepta oficialmente su solicitud y
especifica los términos bajo los cuales se realizará el traslado.
REGISTRO DE TRASLADO INTERNO
12. ¿Acepta traslado interno?: Luego de conocer las condiciones del traslado, el alumno decide
si cambia o no de facultad; si decide por el traslado, procede según el punto 13. De lo
contrario, se prosigue con lo detallado en el punto 14.
13. Firmar acuerdo de traslado interno: Después de conocer y aceptar oficialmente el acuerdo
de traslado, el alumno tiene un plazo definido para firmarlo y realizar el pago de los derechos
académicos correspondientes. Cumplido este plazo, pierde vigencia el acuerdo emitido por la
facultad receptora.
14. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno.
Si es positiva registra el traslado interno y las convalidaciones, y realiza un recálculo de los

indicadores académicos.
16. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones actualiza la escala de
pensión del alumno.
Página 84 de 105

20. PROCESO DE TRASLADO INTERNO

Registro de solicitud de traslado interno Evaluación de solicitud de traslado interno Registro de traslado interno
Inicio 13. Firmar

SI acuerdo de
Alumno traslado interno
1. Solicitar traslado 12. ¿Acepta

interno traslado interno?
9. Programar 11. Comunicar 14. Registrar

entrevista respuesta NO respuesta del
alumno
de F.R.
2. Registrar
solicitud
3. Notificar a 15. Notificar a

facultad de origen y oficina de
8. Convalidación
a oficina de pensiones
pensiones
Secretaría Director de
académica programa
de F.R.
10. Entrevistar
alumno y registrar
comentarios
de F.O.
7. Confirmar
5. Programar
recepción de
entrevista
notificación
Director de
académico
programa
de F.O.
6. Entrevistar a
alumno y registrar
comentarios

pensiones
Oficina de

del alumno
Fin
Página 85 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 86 de 105

PROCESO DE ESTUDIOS SIMULTÁNEOS - P.ACA.PRE.21
A. OBJETIVO
Dejar a un alumno, que ya estudia en alguno de los programas académicos de la universidad,

en condiciones de iniciar sus estudios en otro(s) programa(s) o especialidad(es).
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD
1. Generar solicitud: El alumno que desee estudiar a la vez en más de un programa

académico/especialidad, debe enviar una solicitud de estudios simultáneos a la secretaría
académica del centro al que pertenece el programa en el que también desea estudiar.
Los requisitos para solicitar estudios simultáneos están especificados en las normas
académicas.
2. Registrar solicitud: La secretaría académica referida en el punto anterior registra la solicitud,

junto a las observaciones y/o comentarios que crea convenientes.
3. Notificar inicio de trámite: Una vez registrada la solicitud, la secretaría académica notifica el
inicio de trámite a la oficina de pensiones y al programa o a los programas en los que
actualmente estudia el alumno.
4. Responder notificación: La secretaría académica del programa al que pertenece el alumno

confirma la notificación, y registra sus observaciones y/o comentarios.
La oficina de pensiones también confirma la notificación recibida.
5. Evaluación socioeconómica: La oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica y

envía la posible escala de pensión a la secretaría académica del otro programa en el que el
alumno quiere estudiar.
6. Convalidación: Una vez que la secretaría académica mencionada en el punto anterior haya
recibido las confirmaciones referidas en el punto 4, convalida las asignaturas del solicitante, de
acuerdo a las pautas del proceso de convalidación.
Al final de este proceso, la secretaría académica define la lista de asignaturas que el alumno
solicitante puede convalidar en su posible nuevo programa académico, y se la comunica al
7. Coordinar entrevista: Definida la lista de asignaturas que se puede convalidar, la secretaría

académica, coordina una entrevista entre el alumno y el director del programa académico en el
cual aquél desea estudiar. El objetivo de la entrevista es informar al solicitante sobre las
características de este programa académico.
8. Realizar entrevista y comunicar respuesta: Durante la entrevista, el director de programa

comunica al alumno la respuesta a su solicitud y le indica los términos bajo los cuales se le
Página 87 de 105

recibirá en el programa: ciclo en que debe matricularse, asignaturas que puede convalidar, carga
académica que debe cursar para completar el plan de estudios, y la posible escala de pensión.
REGISTRO DE ESTUDIOS SIMULTÁNEOS
9. ¿Acepta estudios simultáneos?: El alumno decide si emprende o no los estudios simultáneos;

si opta por estos estudios simultáneos, procede según lo indicado en el punto 10. De lo
contrario, se sigue las pautas detalladas en el punto 11.
10. Firmar acuerdo de estudios simultáneos: Después de conocer y aceptar oficialmente el

acuerdo de estudios simultáneos, el alumno tiene un plazo definido para firmarlo. Cumplido este
plazo, pierde vigencia el acuerdo emitido.
11. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno.
Si es positiva, registra los estudios simultáneos y las convalidaciones, y realiza un recálculo de

los indicadores académicos; deja al alumno apto para que participe en el proceso de matrícula
del siguiente periodo académico.
13. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones registra la escala de pensión
actualizada.
Página 88 de 105

21.PROCESO DE ESTUDIOS SIMULTÁNEOS

Registro de solicitud Evaluación de solicitud Registro de estudios simultáneos
Inicio
Alumno
10. Firmar
9. ¿Acepta
acuerdo de
1. Generar estudios SI
estudios
solicitud simultáneos ?
simultáneos
Director de
programa
nuevo
8. Realizar entrevista 11. Registrar

y comunicar NO respuesta del
respuesta alumno
Secretaría académica del
2. Registrar 12. Notificar a

7. Coordinar
nuevo programa
solicitud oficina de
entrevista
pensiones
3. Notificar inicio
6. Convalidación
de trámite
académicas de los
otros programas
Secretarías
4. Responder
notificación
13. Actualizar
pensiones
Oficina de
escala de pensión
5. Evaluación
socioeconómica
Fin
Página 89 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 90 de 105

PROCESO DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL - P.ACA.PRE.22
A. OBJETIVO
Evaluar y registrar el intercambio solicitado por un alumno para estudiar en una universidad que
mantiene convenio con la UDEP.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DE INTERCAMBIO
1. Solicitar intercambio: El alumno solicita a través del sistema el intercambio estudiantil.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica del centro involucrado recibe la solicitud en el

sistema y, tras verificar los requisitos, la registra junto a sus comentarios y observaciones;
después notifica al director de programa correspondiente.
Los requisitos para acceder a este proceso están definidos en las normas académicas.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE INTERCAMBIO
3. Evaluar solicitudes: El director de programa, en coordinación con el director de estudios,

evalúa la solicitud y determina la factibilidad del intercambio.
4. Definir carga académica a asignar: El director de programa, en coordinación con los

directores de departamento, evalúa y define en el sistema la carga académica que el alumno
llevaría en la universidad receptora. Para esto, puede basarse en tablas de convalidaciones
externas, si es que están registradas las asignaturas correspondientes. Después de la
evaluación, estas tablas deben ser actualizadas.
5. Entrevistar a alumno: Como parte de la evaluación, el director de programa entrevista al

alumno. En esta entrevista puede informarle la carga académica que llevará en la universidad
receptora.
6. Registrar resultados de evaluación: Después de la entrevista, el director de programa

determina si el alumno puede o no acceder al intercambio; registra este resultado en el sistema.
7. Definir solicitudes aceptadas: El Consejo de facultad determina finalmente si la solicitud es

aceptada, en función a los resultados de la evaluación registrados por el director de programa.
8. Publicar solicitudes aceptadas: Secretaría académica publica la lista de solicitudes de

intercambio aceptadas, junto a la carga académica que llevarán los alumnos en las
universidades receptoras.
REGISTRO DE INTERCAMBIO
9. Confirmar intercambio: Si el alumno desea concretar el intercambio debe confirmar su pedido

a través del sistema.
10. Registrar intercambio: Secretaría académica registra la confirmación del alumno y programa
el intercambio.
Página 91 de 105

Cuando el alumno inicie el intercambio correspondiente, se modificará su estado académico.
11. Notificar a universidad receptora: Secretaría académica notifica a la universidad receptora

sobre el intercambio aprobado.
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
12. Gestión académica de la universidad receptora: El alumno participa regularmente en los

procesos de gestión académica de la universidad receptora.
13. Enviar calificaciones a secretaría académica: La universidad receptora envía a la secretaría

académica de origen el reporte oficial con las calificaciones del alumno.
Excepcionalmente, para no retrasar el desarrollo de las actividades académicas del estudiante,

y en caso la universidad receptora aún no haya enviado el reporte oficial de calificaciones, la
secretaría académica considerará las calificaciones que el alumno indique a su retorno.
14. Registro de calificaciones obtenidas: Concluido el intercambio, secretaría académica recibe

las calificaciones enviadas por la universidad receptora y las registra en el sistema. Después
del registro, se cambia el estado académico del alumno, para indicar su retorno a la
Universidad de Piura.
Página 92 de 105

22. PROCESO DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL

Registro de solicitud de Evaluación de solicitud de
Registro de intercambio Actualización de información
intercambio intercambio
Inicio
Alumno
1. Solicitar 9. Confirmar
intercambio intercambio
académica
Secretaría
8. Publicar 11. Notificar a 14. Registro de

2. Registrar 10. Registrar
solicitudes universidad Fin calificaciones
solicitud intercambio
aceptadas receptora obtenidas
Consejo de
facultad
7. Definir
solicitudes
aceptadas
Director de programa
6. Registrar
5. Entrevistar
resultados de
a alumno
evaluación
académico
4. Definir carga
3. Evaluar
académica a
solicitudes
asignar
Universidad
receptora
12. Gestión 13. Enviar

académica de la calificaciones a
universidad secretaría
receptora académica
Página 93 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 94 de 105

PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO -

P.ACA.PRE.23
A. OBJETIVO
Migrar la información académica de un alumno, desde el plan de estudios que cursa actualmente
a un nuevo plan de estudios vigente o que entrará en vigencia.
B. NARRATIVA
ACTUALIZACIÓN INICIAL DE PLAN
1. Solicitar actualización de plan de estudios de los alumnos: El director de programa solicita

a la secretaría académica la actualización del plan de estudios de los alumnos, según el nuevo
plan del programa académico.
Secretaría académica también puede iniciar la actualización cuando el proceso es invocado por
el proceso de reincorporación académica de un exalumno.
2. Convalidación: Si el cambio del plan de estudios incluye un cambio en la malla curricular, se

invoca al proceso de convalidación para definir la equivalencia entre las asignaturas de ambas
mallas.
3. Actualizar planes de estudios: Secretaría académica actualiza los planes de estudios de los
alumnos y/o exalumnos, incluyendo la actualización por el cambio de malla curricular y la
actualización por los otros requisitos que exige el plan de estudios.
En esta actualización, el sistema podría generar observaciones que secretaría académica envía
al director de programa respectivo.
AJUSTE A LA ACTUALIZACIÓN
4. Revisar observaciones de planes de alumnos: El director de programa recibe y revisa las

observaciones enviadas por la secretaría académica.
5. Ajustar planes de estudios: En base a las revisiones, el director de programa realiza los
ajustes a los planes de estudios de los alumnos.
El director de programa puede asignar esta tarea a la secretaría académica.
Página 95 de 105

23. PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO

Actualización inicial del plan Ajuste a la actualización
inicio
Director de programa
4. Revisar
observaciones de 5. Ajustar planes
planes de de estudios
alumnos
1. Solicitar
actualización de
Fin
plan de estudios
de los alumnos
académica
Secretaría
3. Actualizar
2. Convalidación
planes de estudios
Página 96 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 97 de 105

PROCESO DE INCORPORACIÓN ACADÉMICA - P.ACA.PRE.24
A. OBJETIVO
Dejar al postulante admitido con reserva de primera matrícula en condiciones de iniciar sus
estudios en el periodo académico que va a iniciarse.
B. NARRATIVA
1. Presentar solicitud: El postulante admitido presenta ante la oficina de admisiones la solicitud de

incorporación.
2. Registrar solicitud: La oficina de admisiones recibe la solicitud y verifica en el sistema que el

solicitante no haya perdido su vacante; es decir, que sea un postulante admitido con reserva de
primera matrícula. Si es así, registra la solicitud; de lo contrario, comunica al solicitante que no
puede presentar una solicitud de incorporación académica, y el proceso finaliza.
3. Notificar inicio de trámite: Registrada la solicitud de incorporación, la oficina de admisiones

notifica el inicio del trámite a la oficina de pensiones, para que realice la evaluación
socioeconómica.
4. Evaluación socioeconómica: Una vez recibida la notificación, la oficina de pensiones inicia el

proceso de evaluación socioeconómica destinada a definir la escala de pensión que se asignaría
al postulante admitido.
Oficina de pensiones envía la posible escala de pensión a la oficina de admisiones para que la
comunique al solicitante.
5. Comunicar respuesta a solicitud: La oficina de admisiones programa una entrevista con el

postulante admitido y sus apoderados, para informarles la escala de pensión que se asignaría en
caso de concretarse la incorporación.
REGISTRO DE RESPUESTA
6. Registrar respuesta: El postulante decide si finalmente acepta o no incorporarse como alumno

de la universidad, y la oficina de admisiones registra su respuesta en el sistema.
Si el postulante decide incorporarse, debe firmar el acuerdo de incorporación para hacer efectivo
su ingreso a la universidad.
Luego de la firma del acuerdo, la oficina de admisiones modifica el estado académico del
solicitante: de “postulante admitido con reserva de primera matrícula” lo cambia a “postulante
admitido apto para la matrícula”; indica también el período en que se va a realizar la
incorporación.
El postulante tiene un plazo establecido en las normas académicas para decidir si acepta o no
incorporarse.
Página 98 de 105

7. Notificar respuesta: La oficina de admisiones notifica a la oficina de pensiones la respuesta del

postulante.
8. Actualizar escala de pensión: Una vez conocida la respuesta del solicitante, la oficina de
pensiones actualiza la escala de pensión.
Si no se concreta la incorporación, la oficina de pensiones registra en el sistema la escala de

pensión actualizada, con el fin de conservar los resultados de las evaluaciones socioeconómicas
efectuadas al solicitante.
Si el postulante decide incorporarse, la oficina registra la escala de pensión correspondiente y

actualiza la lista de personas aptas para la matrícula, que es enviada a los centros de pago. El
postulante admitido queda en condiciones de realizar el pago de la matrícula y de las pensiones
mensuales.
Página 99 de 105

24. PROCESO DE INCORPORACIÓN ACADÉMICA

Registro de solicitud Evaluación de solicitud Registro de respuesta
Postulante admitido
Inicio
1. Presentar
solicitud
admisiones
Oficina de
5. Comunicar
2. Registrar 3. Notificar inicio 6. Registrar 7. Notificar
respuesta a
solicitud de trámite respuesta respuesta
solicitud
Oficina de pensiones
Fin
Página 100 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 101 de 105

PROCESO DE REINCORPORACIÓN ACADÉMICA - P.ACA.PRE.25
A. OBJETIVO
Dejar en condiciones de volver a ser alumno de la Universidad de Piura a un exalumno que no

ha sido separado definitivamente y que solicita la reincorporación.
B. NARRATIVA
1. Presentar solicitud: El exalumno genera en el sistema la solicitud de reincorporación

académica y la envía a la secretaría académica de su centro; en la solicitud debe indicar la
modalidad de reincorporación.
Los requisitos para solicitar la reincorporación académica están especificados en las normas
académicas.
2. Registrar solicitud: La secretaría académica registra la solicitud en el sistema, junto con sus
comentarios sobre la información académica y disciplinaria del solicitante.
3. Notificar inicio de trámite: Una vez que ha registrado la solicitud, la secretaría académica
notifica al director de programa y a la oficina de pensiones para que efectúen la evaluación
correspondiente.
4. Evaluación socioeconómica: La oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica

destinada a definir una escala de pensión actualizada para el solicitante.
Después de definir la escala de pensión, oficina de pensiones envía este dato al centro
académico para que lo comunique al exalumno, en caso de que sea aceptada su
reincorporación.
5. Evaluar solicitud: Paralelamente a la evaluación socioeconómica, el director de programa – de

ser el caso, en coordinación con el Consejo de Facultad - evalúa la solicitud de reincorporación,
tomando en cuenta las observaciones y comentarios de la secretaría académica, y define si
acepta o no la reincorporación. De ser necesario para la evaluación de la solicitud, se contactará
al asesor del exalumno.
Si se hubiera modificado el plan de estudios durante el tiempo que el solicitante no estudió en la

universidad, la secretaría académica invoca el proceso de actualización del plan de estudios del
alumno.
En los casos de reincorporación por separación temporal, la dirección del centro debe realizar
una evaluación más detallada de la solicitud y llevar a cabo una entrevista con el exalumno y sus
apoderados. Esta entrevista es programada por secretaría académica.
Si la dirección del centro admite la solicitud, define en un acuerdo de dirección las condiciones
bajo las que se acepta la reincorporación del exalumno.
Página 102 de 105

6. Comunicar respuesta: En los casos de reincorporación ordinaria, es secretaría académica la

que se entrevista con el solicitante y le comunica lo decidido en el acuerdo de dirección.
En los casos de reincorporación por separación temporal, es el director de programa quien

comunica al exalumno, la respuesta a su solicitud.
Si la solicitud es aceptada, se comunica al exalumno las condiciones de reincorporación y la

escala de pensión actualizada.
Si la dirección del centro no acepta la reincorporación, el director de programa comunica esta

decisión al exalumno y le explica los motivos por los que no fue aceptada su solicitud.
REGISTRO DE REINCORPORACIÓN
7. ¿Acepta reincorporación?: Luego de conocer las condiciones de la reincorporación -si las

hubiera-, el exalumno decide si finalmente se reintegra o no a la universidad; si elige hacerlo,
procede según lo que indica el punto 8. De lo contrario, se efectúa lo indicado en el punto 9.
8. Firmar acuerdo de reincorporación: Después de recibir la respuesta, el exalumno tiene un

plazo definido para firmar el acuerdo de dirección y realizar el pago de los derechos académicos
correspondientes. Cumplido este plazo, el acuerdo pierde vigencia.
9. Registrar respuesta: Secretaría académica registra la respuesta del exalumno.
Si la respuesta es positiva, se registra la reincorporación y las convalidaciones correspondientes,

quedando el alumno en condiciones de matricularse en el período académico que va a iniciarse.
El procedimiento continúa con lo anotado en el punto 10.
Si la respuesta es negativa, el proceso finaliza.
que actualice la escala de pensión del alumno reincorporado.
11. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones registra la escala de pensión
actualizada.
Página 103 de 105

25. PROCESO DE REINCORPORACIÓN ACADÉMICA

Registro de solicitud Evaluación de solicitud Registro de reincorporación
Inicio
Exalumno
1. Presentar 7. ¿Acepta 8. Firmar acuerdo

SI
solicitud reincorporación? de reincorporación
9. Registrar
2. Registrar NO
respuesta
solicitud
10. Notificar a
3. Notificar inicio oficina de
de trámite pensiones
6. Comunicar
respuesta
Dirección del centro
académico
5. Evaluar
solicitud
Oficina de pensiones

Fin
Página 104 de 105

Primera versión.
D. APROBACIÓN

Página 105 de 105


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UNIVERSIDAD DE PIURA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

I. MAPA GENERAL DE PROCESOS 4

II. PROCESOS ACADÉMICOS 5

DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA 7

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

Los procesos y los procedimientos académicos conforman uno de los elementos

Obedeciendo a esta necesidad, se ha preparado el presente Manual de

Este manual describe las responsabilidades y funciones de todas las entidades

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

I. MAPA GENERAL DE PROCESOS

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

II. PROCESOS ACADÉMICOS

DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA P.ACA.PRE.01

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA P.ACA.PRE.02

GESTIÓN DE EVALUACIONES P.ACA.PRE.04

GESTIÓN DE ASISTENCIAS P.ACA.PRE.05

RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA P.ACA.PRE.06

EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS P.ACA.PRE.07

REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO P.ACA.PRE.08

REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS P.ACA.PRE.09

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.11

CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO P.ACA.PRE.12

GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES P.ACA.PRE.13

OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO P.ACA.PRE.14

APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN P.ACA.PRE.15

EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN P.ACA.PRE.16

OTORGAMIENTO DE TÍTULO P.ACA.PRE.17

CAMBIO DE SEDE P.ACA.PRE.18

CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO P.ACA.PRE.19

TRASLADO INTERNO P.ACA.PRE.20

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

ESTUDIOS SIMULTÁNEOS P.ACA.PRE.21

INTERCAMBIO ESTUDIANTIL P.ACA.PRE.22

ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO P.ACA.PRE.23

INCORPORACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.24

REINCORPORACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.25

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

PROCESO DE DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA - P.ACA.PRE.01

DEFINICIÓN DE ASIGNATURAS Y SECCIONES

4. Solicitar definición de profesores: Con las asignaturas y secciones definidas, la secretaría

6. Definir profesores de otros centros: Los directores de departamento, además de registrar

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

programa, solicitar profesores a otros centros. El director de programa debe comunicarse

Secretaría académica comunica al decano/director del centro académico los requerimientos de

7. Definir profesores externos a la universidad: Los directores de departamento académico

8. Asignar profesores: En base a la propuesta de los directores de departamento, los directores

GENERACIÓN DE HORARIO PRELIMINAR

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

APROBACIÓN Y DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA

15. Evaluar y aprobar oferta académica: Si la secretaría académica no va a modificar el horario, lo

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

1. PROCESO DE DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA

11. Asignar aulas

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

C. MODIFICACIONES RESPECTO A VERSIÓN ANTERIOR

- Elaborado por: Equipo PPA/SIGA.

El contenido del presente documento es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA - P.ACA.PRE.02

Definir la carga académica de los alumnos para el siguiente periodo académico.

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA OBLIGATORIA Y SUGERIDA

1. Asignar la carga académica obligatoria: Secretaría académica asigna en el sistema, de

La asignación de carga académica obligatoria se realiza según lo definido en las normas

2. Resolver observaciones resultantes de la asignación de carga académica obligatoria: