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INTRODUCTION GENERALE
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rapport manqueront leur but parce que le rédacteur n'est pas parvenu à
faire valoir ses idées et ses propositions, n'a pas réussi à accrocher son
destinataire et à garder le contact avec lui, ne s'est pas rendu lisible,
accessible, persuasif. Ces faiblesses peuvent même compromettre le succès
de projets d'une grande valeur technique. Ainsi, à compétence technique
égale, un employé réussira mieux et rendra de meilleurs services à son
Administration s'il sait assurer de bonnes communications écrites avec ses
collègues, ses supérieurs, ses subordonnés et les autres services étatiques.
Or, si l’Etat emploie des milliers d’agents publics en son sein, il court
le risque de se retrouver avec une pléthore de styles rédactionnels dans son
Administration. On conçoit dès lors aisément qu'il soit important, dans le
souci d’une harmonie rédactionnelle des documents et correspondances
administratifs (Titre II), que tous les agents publics s’imprègnent du style et
des spécificités dont est empreinte la rédaction administrative (Titre I).
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PREMIERE PARTIE:
D'autre part, pour n'être pas chose aisée, la communication n'en est
pas moins essentielle. De nos jours, le besoin de communiquer se manifeste
de façon croissante. L'autorité ne s'imposant pas d'elle-même, il est
nécessaire de prendre une décision en faisant recours à la communication.
Et pour la faire exécuter, il faut la rédiger d'une façon claire, l'expliquer et la
justifier. Et l’Etat procède généralement par la communication écrite suivant
l’adage commun « l’Administration n’est pas verbale, elle est écrite ».
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Chapitre 1 : LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
§ 1- La clarté
On dit d’un style qu’il est clair lorsqu’il est facilement intelligible, c'est-
à-dire lorsqu’on comprend sans trop d’efforts, sans recherches inutiles et dès
la première lecture, la signification des phrases d’un texte. Rédiger
correctement c’est choisir un langage qui sera le mieux compris de son
destinataire. Cela suppose un langage non pas familier, mais adapté et
conforme aux règles grammaticales souvent oubliées. Il ne faut surtout pas
perdre de vue que lorsqu’on rédige l’objectif est de livrer un message, de
communiquer des informations, de poser un problème ou d’en résoudre un.
Autrement dit pour être compris de notre lecteur, nous ne devons utiliser
que le vocabulaire connu de lui.
§ 2- La précision
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exactitude. La précision consiste ainsi à donner à chaque mot de la phrase
sa valeur et sa place : « the right word at the right place ».
§3- La concision
§ 4- La rigueur
§ 5- La simplicité
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pensée le plus naturellement possible tout en évitant la recherche
prétentieuse.
§ 1- Le respect de la hiérarchie
Inspiré de la discipline qui, dit-on, fait "la force des armées", le respect
de la hiérarchie reste et demeure au niveau de l’administration, la pierre
angulaire sans laquelle l’édifice administratif serait voué à l’anarchie et à la
ruine.
§ 2- Le sens de responsabilité
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La première personne du pluriel « nous » est utilisée par des entités dont la
gestion repose sur des organes collectifs (Conseil d’administration, comité de
gestion), soit par l’administration mais pour des actes auxquels l’on veut
conférer une importance ou une solennité particulière. Dans ce cas le "nous"
prend le pluriel de majesté. Exemple : Nous, gouverneur de la Région du
centre, commandeur de l’ordre de la valeur, arrêtons …
§ 3- L’objectivité
Vu sous cet angle, l’administration, comme tous ceux qui sont à son
service se doit de demeurer impartiale et objective. Cette impartialité a pour
conséquence de rejeter des écrits administratifs, tous les termes ou
expressions de sentiment ou de considération personnelle. Les expressions
du genre "dans l’attente d’une suite favorable…", "j’ai le très respectueux
honneur de venir auprès de votre haute personnalité", "espérant une suite
favorable"… sont à exclure. Par contre, le rédacteur pourra dire "j’ai le
plaisir, j’ai l’honneur, j’ai le regret, il m’est agréable…"
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§ 4- La courtoisie
§ 5- La prudence
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Ce caractère se justifie dans le style administratif pour des raisons ci-
après : l’écrit administratif engage la responsabilité de l’administration. De
ce fait, toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputé à
l’ensemble de l’administration. De même, tout jugement mal fondé peut
porter préjudice et entrainer des conséquences. C’est pour cela que toute
affirmation, toute appréciation et autre seront nuancés et le plus souvent
exprimés au conditionnel.
§ 6 – La dignité
§ 7- L’homogénéité
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Chapitre 2 : LE VOCABULAIRE DE REDACTION
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Les formules d’appel sont nombreuses et traduisent les rapports qui
existent entre l’auteur d’une lettre et le destinataire. Elle a pour objet de
marquer le respect, la considération, l’autorité, l’affection… En d’autres
termes, elles tiennent compte de la qualité de la personne à laquelle on
s’adresse, des circonstances de temps et de lieu dans lesquelles on se trouve,
et des rapports d’affinité, de familiarité, de déférence… En conséquence, le
rédacteur administratif devra rechercher la formule juste, c’est-à-dire celle
qui sied parfaitement au destinataire de la lettre.
A un ou une amie, la formule d’appel est selon les cas, cher ami, bien
chère ami, ma chère amie.
Pour les personnes privées : les PCA des comités de gestion, des
associations, des partis politiques, des sociétés d’Etat, pour les présidents,
c’est Monsieur le Président ou madame la Présidente.
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Pour les autorités diplomatiques et consulaires, Monsieur
l’Ambassadeur (traitement Excellence), les envoyés extraordinaires et les
ministres plénipotentiaires sont Monsieur le Ministre, Monsieur le Chargé
d’Affaires, Monsieur le Consul, Monsieur le Consul général.
N.B.
Le féminin des titres : ils donnent lieu à controverse.
Cependant, le bon sens consisterait à adopter la formule féminine du
titre ou de la fonction lorsque cette forme existe, et faute de mieux, le
masculin lorsqu’un titre ou une fonction ne comporte pas de forme
féminine. Exemple : Madame le Recteur, Madame le Maire, Madame le
Directeur.
L’extension du titre ou de la fonction au conjoint. Il est
également un vieux principe selon lequel "les honneurs ne se délèguent
pas". Par conséquent, le titre dû à une fonction ne s’étend pas du mari
à la femme et vice – versa.
L’usage du titre après la cessation de fonction. La coutume
au Cameroun est de continuer à donner les titres aux autorités même
après la cessation de leurs fonctions. Cependant, cette pratique n’est
pas observée dans tous les Etats africains.
L’emploi de l’adjectif cher implique une certaine amitié, une
intimité et par conséquent ne doit pas être employé pour des personnes
inconnues et des relations récentes. On peut l’utiliser facultativement
vis-à-vis d’un mari, d’un camarade ou d’un confrère.
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L’adjectif cher peut également se substituer à Monsieur devant le
grade ou le titre, si on est en relation d’amitié ou de simple familiarité. Il faut
éviter les formules d’appel du genre « cher madame, Monsieur,
Mademoiselle », ceci dénote une certaine condescendance et ne peut s’utiliser
qu’à l’égard d’un subordonné avec le destinataire de la lettre.
Par contre le verbe vouloir, suivi de l’adverbe bien, qui est le plus
souvent employé dans la correspondance militaire, marque l’autorité du chef
hiérarchique vis-à-vis de son subordonné. Il ne peut être utilisé que
verticalement et sans réciprocité, c'est-à-dire, du haut vers le bas. Exemple :
j’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien me faire tenir sous huitaine
les conclusions de l’affaire sus mentionnée en objet…
A- Assurance et expression
B- Considération.
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considération n’est jamais employé seul. Il est précédé ou suivi d’un
qualificatif, ce qui permet d’obtenir les gradations suivantes :
- "considération distinguée" pour un égal ou un supérieur ;
- "Ma haute considération" pour un égal de rang élevé (les
présidents de Cours entre eux, ministres, DG…) ;
- "Ma très haute considération" entre très haute personnalités
(Chefs d’Etat ou Présidents de la République).
N.B. On n’adresse pas un ordre à un supérieur, aussi poli ou
courtois qu’il puisse être. Aussi doit-on éviter l’expression
« veuillez agréer » lorsqu’on lui écrit à sa hiérarchie et utiliser de
préférence « je voue prie de bien vouloir ».
C- Dévouement
Le terme "dévouement" ne peut s’écrire qu’à un supérieur ou une
personne à qui l’on est lié par l’affection ou la gratitude. Il est rarement
employé seul, et est précédé du mot "respectueux".
D- Estime
E- Gratitude.
F- Hommage.
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témoignage de déférence et d’attachement. En conclusion, ce mot n’est
employé qu’à l’égard d’une femme de bonne qualité ou d’un chef d’Etat.
G- Respect
O- Salutation.
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P- Sentiment
Q- Souvenir
R- Sympathie.
A un ami l’on écrira, recevez mon cher ami une assurance de ma très
sincère amitié ; trouvez ici mon cher ami l’expression de mon amical
souvenir ; amicalement à vous, amical souvenir, bien cordialement à vous,
cordiale poignée de main. Les expressions tout à vous ou tout à toi ne
s’emploient qu’entre mari et femme et vice versa.
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A un fournisseur ou homme d’affaire, veillez agréer ou recevez
Monsieur mes salutations les meilleurs, les plus distinguées ou très
distinguées. Les expressions veuillez agréer ne s’emploient qu’entre alter ego
ou du supérieur au subordonné et jamais du subordonné au supérieur.
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NB : Au futur, « être obligé », « être reconnaissant » exprime
poliment un ordre et de ce fait, ne sont exclusivement réservés qu’au
supérieur.
Au conditionnel, elles marquent le lien d’obligation, une
promesse, de reconnaissance qui ne peuvent être exprimé que par un
signataire qui demande quelque chose sans pouvoir l’exiger. Elles sont
indifféremment employées par le supérieur ou le subordonné.
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Dans ce dernier cas, il existe de nombreuses exceptions. Il faut
cependant que lorsque l’adjectif désigne le saint lui-même, il ne prend pas de
majuscule. Exemple ; saint Paul, saint Pierre).
Les noms des rues prennent la majuscule. Exemple : rue des Jours
Heureux, rue de la Joie.
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§ 5- Les fêtes, les jours et les mois
Les noms des fêtes prennent une majuscule. Exemple : le Vingt Mai, le
Huit Mars, le Nouvel An, la fête du Travail, Pâques, la Saint-Jean-Baptiste
Sauf pour les fêtes légales, les mois et les jours de la semaine ne
prennent pas de minuscule.
§ 6- Les noms
On distingue les noms propres et les noms communs.
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généralement la majuscule initiale. Exemple le Marché commun, le Code civil,
le Grand Prix de Montréal
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L'usage a également consacré la majuscule pour les dates, pour les
guerres et pour certains lieux ou événements historiques: la Première
Guerre mondiale, les Plaines d'Abraham
Toutefois, les mots que l'on utilise pour déterminer les âges, les ères, les
époques, etc. prennent généralement une minuscule initiale: l'ère
chrétienne, l'époque révolutionnaire
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Chapitre 3 : LA METHODE DE REDACTION
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phrase, d'une proposition, etc. pour exprimer un sentiment intense,
un ordre catégorique, un appel, une défense, etc., de même qu'après
une interjection ;
Les points de suspension (…) Ils sont toujours au nombre de
trois et marquent un arrêt, une coupure dans la phrase, soit pour
indiquer que la phrase est inachevée, soit pour signifier une certaine
affectivité.
Parmi les signes de ponctuations doubles, on a :
Les parenthèses ( ) Les parenthèses sont des signes graphiques
qui sont employés par paires et qui présentent deux formes: la forme
ouvrante et la forme fermante. On emploie les parenthèses pour isoler
une réflexion ou une précision accessoires au sens général de la
phrase ;
Les guillemets (") Tout comme les parenthèses, les guillemets
s'emploient par paires: guillemets ouvrants et guillemets fermants. On
mettra entre guillemets: les mots étrangers, néologismes,
régionalismes, termes familiers, termes employés dans un sens
particulier, etc.; les citations de mots, de locutions et de phrases
complètes; les raisons sociales; les termes ou locutions que le
rédacteur veut mettre en valeur; les titres d'articles de journaux ou de
revues ;
Les tirets (- -) Les tirets ont la même fonction que les
parenthèses. Toutefois, alors qu'une réflexion entre parenthèses joue
un rôle accessoire, les tirets, au contraire, ont pour effet de la mettre
en valeur afin d'attirer l'attention du lecteur.
On emploie donc les tirets pour isoler et faire ressortir une remarque,
un argument, une conclusion, etc., plus que ne le feraient des
virgules. Ex. Le blé - cet élément de base de notre alimentation - est
aussi pour notre pays une source appréciable de devises étrangères.
N.B. On ne met pas un second tiret avant un point final.
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Les crochets [ ] On emploie les crochets soit pour isoler des
précisions, des indications à côté ou à l'intérieur d'un texte déjà entre
parenthèses : ne participaient à la réunion qu'une vingtaine de
personnes. (Tous les Montréalais [y compris les membres habitant
Laval et la Rive Sud] étaient absents.) ; soit pour omettre une partie
d'un texte cité, on indique des points de suspension entre crochets:
«Ces chiffres [...] prouvent que la société est parfaitement viable.» ;
soit pour avertir le lecteur d'une addition au texte original: ou bien
pour signaler une erreur de l'auteur [sic], soit pour donner la
prononciation figurée d'un mot [alô], soit pour expliciter un pronom
personnel à l'intérieur d'une citation, (« Elle [Mme Roy] ...»), soit pour
indiquer, dans une référence bibliographique, un auteur qui publie
sous un pseudonyme [pseudos.].
Dès lors que les problèmes sont identifiés, le rédacteur doit s’atteler à,
en prenant appui sur la législation en vigueur, suggérer des solutions à ceux
qui doivent prendre des décisions car, il ne faut pas perdre de vue que dans
l’administration, le subordonné propose et le chef dispose.
A- La connaissance du dossier
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parvenir, il lui faudra opérer une lecture non pas diagonale du dossier, mais
plutôt approfondie à l’issue de laquelle il posera le diagnostic qui devrait être
impérativement confirmé par l’analyse.
A- L’analyse
Dès lors que les problèmes ont été identifiés, il ne reste plus au
rédacteur qu’à suggérer des solutions à ceux qui doivent prendre des
décisions. Dans la mesure où celui qui écrit n’est pas toujours celui qui
décide du fait de la hiérarchisation de l’Administration, le rédacteur devrait
employer le conditionnel pour laisser le soin à sa hiérarchie de décider.
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D- L’établissement du plan
1- L’introduction
2- Le corps du document
Dans un souci de synthèse et de schématisation, le corps du
document doit se subdiviser, et selon l’importance du sujet à traiter, en deux
ou trois parties maximum, afin que le plan s’impose facilement dans l’esprit
du lecteur. Chaque partie représente une idée principale à laquelle se
greffent les idées secondaires de même centre d’intérêt. Le passage d’une
partie à l’autre se fera au moyen d’une transition, c’est-à-dire d’une phrase
ou de quelques mots de liaison permettant de passer sans heurt d’une idée
dont on vient d’esquisser le développement à celle qu’on aborde ensuite. Il
est généralement conseillé de mettre en pratique les principes suivants :
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- L’équilibre entre les diverses parties du corps du document ;
- La loi de l’intérêt croissant, c’est-à-dire que les faits et les arguments
ne doivent être exposés qu’en commençant par les moins importants
pour terminer par les plus importants, les plus forts, ceux qui frappent
d’avantage l’esprit des lecteurs et entrainent le plus certainement sa
conviction et son adhésion finale.
3- La conclusion
Notre société, comme toutes les autres, juge les individus selon
certains critères, parmi lesquels la qualité de la langue employée joue un rôle
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capital. Et ceci est particulièrement vrai de la langue écrite. Une personne
qui sait rédiger bénéficie ipso facto d'un préjugé favorable. Tout rédacteur
qui veut intéresser et convaincre son lecteur doit donc viser à « bien écrire».
Mais qu'est-ce que bien écrire? Il n'est pas facile de répondre à cette
question en quelques mots. Sans entrer dans des détails qui seraient ici
dépourvus de pertinence, disons simplement que pour bien écrire, il faut
prêter une attention constante aux différences qui, selon le bon usage
grammatical et lexicologique, instiguent le langage parlé du langage écrit. Il
faut pouvoir choisir les temps idoines et le ton convenables (A), puis
procéder à la relecture corrective (B).
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B- La relecture et les corrections
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Deuxième partie : TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
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Chapitre 1: LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE
ADMINISTRATIVE A USAGE GENERAL
On désigne ainsi les documents qui sont utilisés aussi bien par les
subordonnés lorsqu’ils s’adressent à leur hiérarchie, que pour celle-ci
lorsqu’elle s’adresse au subordonné, de même qu’entre fonctionnaires de
même niveau hiérarchique. Il s’agit donc les documents à triple sens :
ascendants, descendants et horizontaux. Il s’agit notamment de la lettre
administrative, de la note administrative, du bordereau d’envoi, du
télégramme officiel et du télex.
Elle est dite à forme personnelle parce que l’objet de la lettre ici est
propre à un individu ou à un groupe d’individus et lequel objet doit être lié
au service administratif. Exemple : demande d’une autorisation d’absence.
A- Les caractéristiques
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B- Les hypothèses d’utilisation
C- La structuration
a b
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a b
On distingue schématiquement :
1- La lettre manuscrite
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être suffisamment lisible pour éviter tout travail de déchiffrement à la
hiérarchie. Enfin, le rédacteur doit se livrer à l’essentiel et éviter les
encombrements.
2- La lettre dactylographiée
§ 1- La note administrative
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- la note technique qui a pour objet de fournir des renseignements
sur un point technique particulier. Cette dernière prend la forme
d'un petit rapport très simplifié qui s'envoie sans lettre de
présentation. Cette distinction entre les trois espèces de notes n'est
toutefois pas observée dans toutes les Administrations. Dans
certains cas, tous les écrits du genre sont appelés notes ou notes de
service.
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- L'indication de l'objet de la note qui présente succinctement le but et
le contenu de la note.
- Le texte proprement dit de la note: il présente le contenu du
message sans préambule et souvent sans conclusion explicite.
- Diverses mentions éventuelles telles que initiales d'identification,
références Exemple : numéro de dossier), pièces jointes, copies
conformes, prière de faire circuler, etc. Si la note s'adresse
nommément à un nombre de personnes, on peut inscrire à la place du
nom des destinataires le mot "Distribution» et l'on joint à la note la
liste des personnes concernées.
- La signature manuscrite de l'expéditeur (avec ou sans son titre) ou
simplement son parafe.
§ 2- Le communiqué
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- Le titre du communiqué, qui précise en quelques mots, avec le
souci de piquer la curiosité du lecteur, l'objet et le contenu du texte;
- Le texte du communiqué, qui est présenté en quelques alinéas;
- L'indicatif, qui est inscrit sous le texte du communiqué, au centre de
la page, pour annoncer la fin du texte à diffuser;
- La source, qui précise le nom et le numéro de téléphone de la
personne susceptible de fournir des renseignements supplémentaires.
Le mot "source" peut être remplacé par l'expression "Pour information".
Une fois résolues ces questions et mises en ordre les idées à présenter,
on passe à la rédaction proprement dite. Le premier alinéa (préambule) doit
contenir, sous la forme la plus condensée et la plus claire possible tous les
éléments importants du message. (Souvent, la presse électronique ne
retiendra que ce premier alinéa). Le ou les alinéas qui suivent fournissent les
détails de la nouvelle.
On se rappellera que c'est lorsque tout le texte est composé que l'on
est le mieux placé pour choisir le titre le plus percutant possible. En ce qui
concerne le style du communiqué, plus le public à atteindre est large, plus
on doit veiller à la simplicité de l'expression.
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communiqué est relativement long. L'efficacité d'un communiqué est
directement liée à la qualité de sa rédaction et de sa présentation.
§ 3- Le bordereau
§ 4- Le procès-verbal
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membres présents, d'où son caractère d'authenticité. Dans certains cas, on
exige même la signature de tous les participants.
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§ 4- Le télégramme officiel
C’est une sorte de document utilisé au sommet de l’Administration
pour communiquer une information dont l’urgence ne permet plus de suivre
les moyens de correspondance ordinaire. A la différence du communiqué
auquel il s’assimile quelques fois, le télégramme officiel sert à exprimer, soit
des sentiments provoqués par la survenance d’un événement heureux ou
malheureux, soit des encouragements dans les mêmes circonstances. Il
comporte la formule d’appel et la formule de courtoisie.
Dans sa rédaction, le télégramme officiel fait appel au style
télégraphique, c'est-à-dire à un style qui élimine tous les éléments annexes
de la syntaxe ordinaire pour n’en garder que les mots-clés, strictement
indispensables à la compréhension normale du texte. La ponctuation est
remplacée par le mot « stop » qui marque le passage d’une idée à une autre.
Le texte est écrit en caractère majuscule.
Ex : j’ai l’honneur de vous faire connaître que, suite à l’effondrement
du mur arrière de sa clôture, une évasion s’est produite à la prison
principale de Buea dans la journée du 16 Avril 2016 faisant 25 évadés dont
cinq rattrapés. Un rapport détaillé de la situation vous parviendra dans les
meilleurs délais: HONNEUR RENDRE COMPTE EVASION PRISON BUEA 16
AVRIL 2016 SUITE EFFONDREMENT DU MUR ARRIERE CLOTURE STOP
VINGT-CINQ EVADES STOP RAPPORT DETAILLE SUIT STOP ET FIN
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Chapitre 2: LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE
ADMINISTTRATIVE A USAGE SPECIFIQUE
§ 1- Le rapport
§ 2- Le compte rendu
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conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations les
plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d’un objectif et
des besoins du destinataire.
§ 1- La circulaire
§ 2- La directive
Les dossiers administratifs de tous les employés doivent être mis à jour au moins
une fois par an au début de janvier. Cette mise à jour devra être faite conformément à la
procédure PR-00-02 «Tenue des dossiers administratifs» et à ses derniers amendements et
révisions.
Dès la rentrée du congé du Nouvel An, tous les employés recevront une copie de
leur D.A. et auront un délai de dix jours pour le consulter et en remettre au délégué du
personnel une copie dûment signée et approuvée par leur directeur.
L'employé doit veiller à bien décrire les fonctions occupées depuis la dernière
révision, la nature et l'importance des études, chantiers et ouvrages sur lesquels il a
travaillé, de même que les cours et les séminaires suivis, les diplômes obtenus, les
conférences prononcées, les articles publiés etc., dans un curriculum vitae bien élaboré.
Cette directive remplace toute autre directive antérieure sur le même sujet et entre
en vigueur dès publication.
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Luc Sylvain
Directeur des ressources humaines