Control de costos del proyecto

Usted es el gerente del proyecto que se acerca al final de un proyecto relativamente grande,
complicado y de largo plazo. Está razonablemente satisfecho con el resultado: según su leal
saber y entender, el proyecto está logrando lo que se pretendía hacer, dentro del plan
planificado y los objetivos de costos. Ha hecho un seguimiento diligente de sus requisiciones,
y su hoja de cálculo de costos del proyecto está actualizada y actualizada. Sin embargo, en
este punto, recibe una llamada del grupo Contabilidad que dice que está radicalmente por
encima del presupuesto. El contable está en un estado de pánico, pensando que parte de la
culpa caerá en su camino. Las facturas se acumulan y el costo objetivo ya es un recuerdo
lejano. El único enfoque disponible para usted ahora es buscar en todas las facturas y
determinar qué sucedió. Esto demuestra ser una empresa difícil, las facturas no siempre
pueden estar vinculadas a una orden de compra, o puede haber múltiples facturas contra una
sola orden de compra. Verás cargos que no reconoces, que debes perseguir. Incluso puede
ver cargos provenientes de la organización, incluidos algunos que implican cargos laborales
asociados con el inicio. Ahora tiene semanas de trabajo por delante y el proyecto está en su
inicio. El tiempo es algo que no tienes

Con toda probabilidad, estás trabajando en un entorno "no proyectado". En este tipo de
entorno, los sistemas y la cultura a menudo no respaldan adecuadamente el control de los
costos del proyecto. Las personas se miden y las recompensas se basan en el rendimiento
diario, semanal, mensual y anual de la empresa. El personal debe lidiar con su proyecto por
encima de sus requisitos diarios de trabajo, y probablemente lo haga tan rápido como sea
posible. Es posible que los números de cuenta específicos de su proyecto no se hayan
establecido porque, históricamente, todos los proyectos se capturan en una cuenta universal.
Las órdenes de compra no pueden vincularse automáticamente a las solicitudes. Si se trata
de bienes físicos, es posible que su personal receptor no reconozca que By Sam Anderson,
PMP, CSSBBitem es parte de un proyecto. Los artículos electrónicos y el software asociado
serán aún más confusos. Por ejemplo, la recepción del software descargado no tiene una
etiqueta física para colgar la documentación, y un controlador se parece mucho a cualquier
otro control

Ahora tiene muchas semanas de investigación detallada, al final de las cuales pueden ser
algunas acciones difíciles. Incluso si se han encontrado cargos extraños, esos cargos tienen
que ir a alguna parte. En el caso de que de hecho esté por encima del presupuesto, se debe
obtener la aprobación de la gerencia apropiada. Su credibilidad no será particularmente alta.
Esto no es un buen resultado para un gerente de proyecto.

Este resultado podría haberse evitado. Las acciones necesarias para evitar ese escenario
deben tener lugar mucho antes en el proyecto, preferiblemente en el fletamento, o poco
después de que se le asigne como Gerente de proyecto. La primera acción necesaria es
reunirse con su personal de Contabilidad, Compras y Recepción. Estas personas pueden
pensar que están cazando furtivamente en sus áreas de autoridad y pueden ser resistentes al
cambio. Puede tratar esto dejando en claro que no busca la autoridad de operación sobre su
función, sino que debe tener cierto control sobre su proyecto. Se debe tener en cuenta los
mecanismos de control de costos y comunicación, y qué significa el control.

Primero, oficialmente, el compromiso de los gastos es la orden de compra; sin embargo, el

control del costo debe ocurrir en el momento en que se emite la solicitud. Aquí es donde
comienza su hoja de cálculo. Esta hoja de cálculo contiene el número de solicitud, el
proveedor, el monto, los contactos del proveedor que considere necesarios, el total
acumulado, el importe restante y el índice de costos, y se actualizará con el número de orden
de compra, fecha de emisión y fecha de entrega. Esto tomará un tiempo para crear y
mantenerse actualizado, pero será un ahorro de tiempo en el largo plazo. Las requisiciones
tienen su propio proceso de aprobación y administración "Se debe pensar en los mecanismos
de control de costos y comunicación, y qué significa el control. "

Biblioteca virtual de PMI | www.PMI.org | © 2009 Project Management Institute2 apreciará

su capacidad para mostrar el estado del costo del proyecto en la aprobación. Por cierto, esta
hoja de cálculo se puede ampliar para incluir números de serie de artículos, información de
garantía y contactos de servicio. Esto será un ahorro de tiempo para su personal operativo.
Una copia de la hoja de cálculo del proyecto debe estar abiertamente disponible para todas
las partes interesadas del proyecto. Esto es fácil de hacer si tiene una LAN o está habilitado
para Internet, y la ubicación de la hoja de cálculo se comunica como parte del informe del
proyecto. El uso de un software de gestión de proyectos más avanzado es ciertamente
apropiado; sin embargo, estos paquetes de software a menudo no están disponibles
universalmente para todas las partes interesadas. Además, todas las partes interesadas pueden
no ser totalmente capaces en el uso de dicho software. La mayoría del software más avanzado
tiene la capacidad de exportar datos específicos a una hoja de cálculo. Sin embargo, la
administración de la exportación de datos, el mantenimiento de archivos y la puntualidad de
la información pueden convertirse en factores.

Segundo: necesita definir los niveles de control y cómo va a operar. Los cuatro niveles de
control son: Conocimiento de algunas de las requisiciones. Verá

1. las requisiciones que genera, o aquellas de áreas que han acordado permitirle ver
requisiciones. Conocimiento de todas las requisiciones que afectan el proyecto.

2. Las vacantes que afectan el proyecto se le comunican. Estas solicitudes pueden llegar a su
conocimiento después del hecho; Las órdenes de compra ya pueden ser liberadas. Control de
todas las requisiciones. Todas las requisiciones se deben borrar

3. a través de usted. Es posible que tenga la autoridad para vetar, pero no para aprobar.
Autorización sobre todas las requisiciones. Usted decide qué está comprometido

4. y por cuánto. Usted tiene autoridad de aprobación

Para tener confianza razonable de que usted tiene la capacidad de controlar los gastos de
manera proactiva, debe estar en el tercer nivel: control de todas las requisiciones. Es obvio
que la primera opción no proporcionará control, y usted podría terminar fácilmente en el
escenario que acabamos de describir. La segunda opción, el conocimiento de todas las
requisiciones, tampoco proporciona un control verdadero. Sin embargo, proporcionará el
estado del costo del proyecto que se puede comunicar de forma adecuada, y se puede pedir a
otras partes interesadas que actúen según sea necesario. La última opción, autoridad sobre
todas las requisiciones, también proporcionará control. Sin embargo, este nivel de autoridad
puede ser peligroso. Si bien la mayoría de nosotros somos muy honestos, no todos los
administradores de proyectos sí lo son. Si tiene este nivel de autoridad, debe poner mucha
precaución con respecto a la toma de decisiones y la documentación. La única razón real para
tener esta autoridad es poder actuar muy rápidamente en situaciones que requieren una acción
inmediata. En lugar de tener plena autoridad, puede estructurar los gastos planificados con
una cantidad preaprobada para situaciones de emergencia.

si su proyecto es lo suficientemente grande, solicite a Accounting que establezca un número

de cuenta específico para el proyecto. Este número de cuenta se requiere en la solicitud y
debe trasladarse a la orden de compra. No se transferirá consistentemente a las facturas de
los proveedores, pero se puede vincular a través de la orden de compra. En algunos casos,
los números de subcuentas serán útiles para dividir los cargos por tipo, por ejemplo,
hardware, controles, software, etc. En general, no se necesitan más de media docena de
números de subcuenta. Hay más números de cuenta secundaria, mayor es la toma de
decisiones administrativas y el seguimiento

Cuarto: la compra debe actuar como un control de las requisiciones. Cualquier requisición
que llegue que no haya pasado por su punto de control debe estar rota. Si una orden de compra
se emite o no en este evento realmente depende de la situación. Por ejemplo, usted o los que
designe como el punto de control pueden no estar disponibles. Un entendimiento previo con
el agente de compras es invaluable y salvará la confusión en el camino. El personal de la
quinta recepción recibirá todo tipo de cuentas por cobrar que normalmente no manejan.
Algunos de estos elementos inevitablemente terminarán donde no deberían estar. Una de las
señales de esta situación es tener que buscar en el negocio para encontrar algo que haya sido
entregado. Para un Project Manager, esto es tiempo perdido. Como mínimo, una reunión
temprana con Receiving les dará un "aviso" sobre el proyecto. Tendrán una idea de lo que
vendrá y tendrán una idea razonable de cuándo. Si es posible, se puede designar una
ubicación de recepción física

Con estos mecanismos de control establecidos, tiene buenas posibilidades de mantenerse al

tanto del rendimiento del costo del proyecto debido a los compromisos. En una situación en
la que se va a exceder el presupuesto, tiene datos suficientes para determinar cuál es el
problema y por qué. Es mejor enfrentar esto tan pronto como se sepa. Un proyecto puede
rebasar el presupuesto porque la estimación original no fue correcta o porque puede ser
necesario realizar gastos adicionales para lograr la intención del proyecto. Presente esta
información a los interesados en la gestión y el proyecto, y se pueden tomar las decisiones
adecuadas en el nivel adecuado. Después de todo, como Gerente de proyecto, si tiene que
tomar algunas medidas, no desea que lo sea porque no pudo realizar un seguimiento de los
costos y administrar el presupuesto del proyecto.
Sobre el autor

Sam Anderson tiene 35 años de experiencia en fabricación, operaciones industriales,

administración de instalaciones y construcción, enseñanza y consultoría. Tiene una
licenciatura en ingeniería general de la Universidad de Illinois y una maestría en
operaciones industriales de la Universidad de Bradley. Además de certificación como
Project Management Professional (PMP®), posee la certificación de la Sociedad
Americana de Calidad como Six Sigma Black Belt.

Se debe pensar en los mecanismos de control de costos y comunicación, y qué significa controL