PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : SOP/ADMEN/ II / /

2017
SOP No. Revisi : 00
Tanggal Terbit :
Halaman :1/3
drg. Adhi
Disahkan oleh Kepala Puskesmas Tanjung
PUSKESMAS Supriadi, M.Kes
TANJUNG NIP :
19750427200501
Tanda tangan Kepala Puskesmas
1006
1. ,m 1. Pengendalian dokumen adalah serangkaian kegiatan penyusunan, koreksi,
Pengertian pengesahan, pencatatan, distribusi, penarikan, pengarsipan dan
pemusnahan dokumen, baik dokumen perkantoran maupun dokumen
akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen/arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/
masih dipakai di dalam kegiatan, dan masih disimpan di unit- unit
pelayanan,
3. Dokumen/arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien
yang sudah meninggal dunia atau sudah pindah.
4. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan
dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
5. Kelompok dokumen, kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman seperti
kelompok dokumen perkantoran, dokumen kebijakan (SK), dokumen
internal (SOP,KA,MM,PM) dan dokumen eksternal (buku – buku
literatur)
6. Dokumen Terkendali : dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan
oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan/diganti dengan yang
baru maka dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen
Terkendali distempel ”TERKENDALI”
7. Dokumen Tidak Terkendali : Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal
atau atas permintaan pihak di luar Puskesmas digunakan untuk insidental,
tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan
memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak
mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen Mutu
dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali
8. Dokumen Kadaluwarsa adalah dokumen yang tidak diberlakukan lagi
karena ada perubahan/revisi dan distempel “KADALUWARSA” untuk
selanjutnya master disimpan selama 2 tahun kemudian dimusnahkan,
dokumen salinannya dimusnahkan langsung setelah ditarik.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk pengendalian dokumen
agar dokumen Puskesmas terkendali kerahasiaan dokumen, proses
perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
3. Kebijak SK Kepala Puskesmas Tanjung. Nomor : 002 /SK/I/2017 tentang Pedoman
an Penyusunan Dokumen, Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman

4. Referen 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar

si Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
2. Permenkes No.269 tahun 2008 tentang Rekam Medis.
3. Pedoman Penyusunan Dokumentasi Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama, Depkes RI, 2015.
5. Langka 1. Pelaksana kegiatan menyusun rancangan dokumen pelaksanaan
h - langkah kegiatan;
2. Pelaksana kegiatan menyerahkan rancangan dokumen yang telah
disusun kepada Penanggung jawab UKM/UKP/Kepala Tata Usaha
(Ka.TU);
3. Penanggung jawab UKM/UKP/Ka.TU melakukan koreksi rancangan
dokumen, jika masih perlu perbaikan membuat catatan yang perlu
diperbaiki;
4. Penanggung jawab UKM/UKP/Ka.TU menyampaikan rancangan
dokumen yang telah dikoreksi kepada Sekretaris I tim akreditasi;
5. Sekretaris I tim akreditasi memeriksa tata naskah rancangan
dokumen, jika masih perlu perbaikan membuat catatan yang perlu
diperbaiki;
6. Sekretaris I tim akreditasi menyerahkan rancangan dokumen kepada
Ketua tim akreditasi;
7. Ketua tim akreditasi memeriksa isi dokumen, jika masih perlu
perbaikan membuat catatan yang perlu diperbaiki;
8. Ketua tim akreditasi menyerahkan dokumen yang telah dikoreksi dan
dinyatakan lengkap kepada Kepala Puskesmas untuk mendapatkan
pengesahan;
9. Kepala Puskesmas memeriksa rancangan dokumen ( bila masih ada
yang kurang dikembalikan untuk diperbaiki);
10. Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen dengan membubuhkan
tanda tangan pada dokumen;
11. Kepala Puskesmas menyerahkan dokumen yang telah disahkan
kepada Ketua tim akreditasi;
12. Ketua Tim akreditasi menyerahkan dokumen kepada sekretaris I
untuk didokumentasikan dan didistribusikan;
13. Sekretaris I mencatat dokumen (memberikan nomor, terbitan, revisi,
tanggal terbit) pada buku kendali dokumen menurut kelompok dokumen
sesuai ketentuan yang berlaku;
14. Sekretaris I menyerahkan dokumen kepada sekretaris II tim akreditasi
untuk digandakan;
15. Sekretaris II tim akreditasi menggandakan dokumen;
16. Sekretaris II tim akreditasi membubuhi cap Puskesmas dan stempel
“TERKENDALI“ pada dokumen salinan (foto copy);
17. Sekretaris II menulis pada salinan dokumen copy 1, copy 2, dan
seterusnya;
18. Sekretaris II tim akreditasi mendistribusikan dokumen yang sudah
diberi cap Puskesmas dan stempel “TERKENDALI” kepada unit terkait
memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima ( copy 1 kepada siapa,
copy 2 kepada siapa);
19. Sekretaris II tim akreditasi mengembalikan master dokumen kepada

2/3
 sekretaris I;
20.Sekretaris I tim akreditasi menyimpan master sesuai kelompok
dokumen dan per pokja;
6. Unit Kepala Tata Usaha/Admen
terkait Penanggung jawab UKM
Penanggung jawab UKP
Penanggung jawab Jaringan Fasyankes
Ketua Tim Mutu
7. Dokum SOP Pengendalian Rekaman
en terkait Buku Pengendalian dokumen & rekaman
Buku Ekspedisi/Distribusi
8. Rekaman Tanggal mulai
No Yang diubah Isi Perubahan
histori diberlakukan
perubahan

3/3
KETERANGAN:
1. Pengaturan jenis huruf dan ukuran font menggunakan Times New Roman
ukuran 12.
2. Pengaturan ukuran kertas yang digunakan adalah Legal atau Custom (21,5
cm x 33 cm) bila menggunakan kertas ukuran Folio.
3. Pengaturan margins Kanan (Right): 3 cm; Kiri (Left): 3 cm; Bawah
(Bottom): 5 cm bila menggunakan ukuran kertas Legal atau 3 cm bila
menggunakan ukuran kertas Custom/Folio; Atas (Top): 3 cm.
4. Pengaturan spasi yang digunakan adalah 1,5 lines.
5. Penomoran halaman ditulis disebelah kanan bawah.

4/3