Manual para el proceso de servicios

Para acceder al módulo de servicio selecciona la pestaña “Servicios” (Ilustración 1). En este módulo se
visualizan dos secciones, en la primera sección “Servicios”, haciendo clic en el botón “Buscar”
permitirá visualizar la lista de servicios registrados en el sistema, “Alta” mostrará el formulario que
permite hacer el registro de servicios.

La segunda sección “Apartados” haciendo clic en el botón “Buscar”, permite visualizar la lista de
refacciones que se encuentran asignadas en los servicios en proceso.

Ilustración 1: Menú principal, módulo Servicios.

Los pasos a seguir para el proceso de registro de servicios con el formulario de “Alta” son los
siguientes;

1. Una vez abierto el formulario de registro de servicios (Ilustración 2), mostrará el apartado de
“Datos generales”, en esta sección lo primero que se requiere es seleccionar el cliente, dando
clic al botón “Seleccionar” desplegara la lista de clientes registrados (También se permite
acceder al registro de clientes haciendo clic en el botón “Nuevo cliente” de la barra de acciones).

También, es necesario ingresar el VIN de la unidad, marcar “Unidad de Suzuki” en caso de ser
así (Esto con la finalidad de validar si la unidad tiene campañas aplicables) y seleccionar el tipo
de servicio, los demás datos son opcionales.
 Ilustración 2: Formulario de registro de servicios, Datos generales.

2. Al terminar de ingresar los datos permitirá acceder al siguiente apartado dando clic en el botón
“Siguiente”. En este apartado “Inventario” (Ilustración 3), permite registrar el estado en el que se
recibe la unidad.

Ilustración 3: Formulario de registro de servicios, Inventario.

3. Lo primero que solicitará, es seleccionar una de las tres opciones para la ubicación de la unidad,
segundo, permitirá registrar el nivel de gasolina, aceite y aceite de transmisión (Este último
únicamente para motores marinos).
 También es necesario marcar el estado en el que se recibe cada una de las partes de la unidad
que se muestra en el check list.

4. Una vez finalizado el inventario, para continuar, presionamos el botón “Siguiente”.

Nota: Una vez proporcionando los datos generales y el inventario, al pasar al siguiente
apartado el servicio ya se ha registrado en el sistema y este le asignara un folio que se muestra
en la parte superior.

5. Al presionar el botón “Siguiente“ del apartado de inventario, el sistema validará si el VIN

proporcionado tiene campañas aplicables, y de esto depende que se muestre o no el apartado
de “Campañas” (Ilustración 5).

En el caso de que el VIN tenga campañas aplicables, primero, el sistema mostrará el formulario
“Selección de campaña” (Ilustración 4), en el cual se mostraran y permitirá seleccionar las
campañas que se aplicaran en el servicio (El sistema únicamente te permitirá seleccionar
campañas en las cuales el stock de tu inventario sea mayor o igual a la cantidad requerida por
el o los números de parte solicitados por la campaña).

Ilustración 4: Formulario selección de campaña.

6. En caso de seleccionar al menos una de las campañas disponibles, se mostrará el apartado de

“Campañas”, en caso de no tener campañas aplicables, o no se seleccione ninguna de las
opciones disponibles dicho apartado no se mostrará.

Las campañas seleccionadas agregaran las actividades y refacciones que la campaña requiera,
estas no pueden ser modificadas y únicamente se pueden eliminar removiendo la campaña en
este apartado.
 Ilustración 5: Formulario de registro de servicios, Campañas.

7. Junto al apartado de “Campañas“ se mostraran los apartados “Actividades”, “Refacciones” y

“Campañas”.

Ilustración 6: Formulario de registro de servicios, Actividades.

8. El apartado “Actividades” (Ilustración 6) permite agregar, editar y eliminar las tareas que se
realizaran en el servicio, así como el costo que tendrán cada una de ellas.
 Ilustración 7: Formulario de registro de servicios, Refacciones.

9. El apartado “Refacciones” (Ilustración 7) permite agregar, editar y eliminar las refacciones

utilizadas en el servicio, tanto la cantidad como el precio al que se cobraran dichos números de
parte.

Nota: Las refacciones agregadas al servicio se descuentan del inventario y se agregan al listado
de apartados.

Ilustración 8: Formulario de registro de servicios, Resumen.

10. Para finalizar, se encuentra el apartado de “Resumen” (Ilustración 8), el cual muestra, como su
nombre lo indica, un resumen de los costos totales de actividades, refacciones y el costo en
general. También, permite asignar el costo por mano de obra, el cual se sumara en los totales
del servicio.

11. Al finalizar simplemente se confirman los cambios del servicio haciendo clic en el botón
“Guardar” de la barra de acciones.

Al hacer clic en el botón de “Buscar” en el menú de principal, en la pestaña “Servicios”, sección de

“Servicios” el sistema desplegara el siguiente formulario (Ilustración 9) que muestra la lista de servicios.

Ilustración 9: Formulario de servicios.

Nota: Es necesario conocer los estados del servicio y sus características para poder entender mejor
la funcionalidad del sistema, los estados disponibles se detallan a continuación.
 Recibido:
o El servicio recién se ha registrado.
o No se le ha asignado un empleado que realice las actividades del servicio.
o Las refacciones agregadas al servicio han sido añadidas a la lista de apartados y
descontadas del stock del inventario.
 En proceso:
o El servicio tiene asignado un empleado que lleva el seguimiento.
o Todas o algunas de las actividades ya se han marcado como realizadas.
o Las refacciones continúan en la lista de apartados.
 Terminado:
o Todas las actividades han sido marcadas como realizadas.
o Se marcó como terminado en el seguimiento.
o Esta listo para poder realizar la venta del servicio.
o Las refacciones continúan en la lista de apartados.
 Entregado:
o El servicio ya no permite ser modificado.
o Ya se le ha registrado una venta al servicio.
 o Las refacciones agregadas al servicio fueron retiradas de la lista de apartados y
devueltas al stock, para poder ser descontadas en la venta.
 Detenido:
o El servicio se ha agregado a la lista de vehículo inmovilizado.
o Las refacciones continúan en la lista de apartados.
 Cancelado:
o El servicio ya no permite ser modificado, ni se puede darle seguimiento.
o Las refacciones agregadas al servicio aún están registradas en este, sin embargo
ya fueron liberadas de la lista de apartados y regresaron al stock del inventario.

Este formulario permite acceder a varias funciones de los servicios, en la barra de acciones se
enlistan las siguientes opciones en su respectivo control:

 Ver: Este botón permite visualizar el servicio seleccionado a detalle en el formulario de

registro de servicios en modo de visualización.

 Editar: El hacer clic en este botón el sistema muestra el formulario registro de servicios en
modo de edición (Únicamente permitirá la edición cuando el servicio este en alguno de los
estados de; Recibido, En proceso y Terminado).

 Cancelar: Este botón cancela el servicio y devuelve las refacciones apartadas al stock del
inventario (Únicamente permitirá la cancelación del servicio cuando este se encuentre en
alguno de los estados se; Recibido, En proceso y Terminado).

Nota: Si la refacción ya no puede ser devuelta al inventario porque ya ha sido utilizada o

dañada, es recomendable remover las demás refacciones y actividades en caso de
tenerlas y hacer el cobro del servicio para que la refacción salga del inventario.

 Imprimir inventario: Genera un documento con el inventario del servicio seleccionado en

formato PDF para poder guardar o imprimir.

 Imprimir nota de servicio: Genera un documento con el resumen de costos del servicio
seleccionado en formato PDF para poder guardar o imprimir (Únicamente generará el
documento si el servicio tiene actividades o refacciones registradas).

 Seguimiento: Muestra el formulario “Control de servicio” (Ilustración 10) para dar seguimiento
al servicio seleccionado (Únicamente permitirá realizar el seguimiento del servicio si este se
encuentra en alguno de los estados de; Recibido y En proceso).

Este formulario permite llevar el seguimiento del servicio seleccionado, primero solicitará
que se asigne el empleado que llevara el seguimiento de dicho servicio, esto cambiará el
servicio de Recibido a En proceso. Posteriormente podrán marcarse las actividades
registradas en este.
 Ilustración 10: Formulario de control de servicios.

Finalmente, para cambiar el estado del servicio de En proceso a Terminado el servicio debe
tener todas las actividades marcadas como realizadas.

 Venta: Al hacer clic en el botón de Venta mostrara el formulario para hacer el cobro del
servicio seleccionado (Únicamente se podrá vender el servicio cuando este en el estado de
Terminado).

Ilustración 11: Formulario de venta de servicio.

Este formulario permitirá seleccionar la forma y el método de pago, de igual manera

permitirá seleccionar entre generar un detalle de venta por cada actividad en el servicio o
 sumarlas en un detalle de venta general para todas ellas (Las refacciones se agregaran
independientemente por cada número de parte).

Para confirmar la venta es necesario dar clic en el botón “Realizar venta” del menú de
acciones, esto cambiara el estado del servicio de Terminado a Entregado.

 Buscar: Permite filtrar los registros de servicios mostrados por Folio, Nombre del Cliente,
VIN o Modelo.

 Estatus: Permite filtrar los registros de servicios mostrados por el Estatus.

 Imprimir formato: Genera un documento con el formato vacío para el registro de un

servicio (Medida temporal para el registro de servicios desconectados).

Al hacer clic en el botón de “Buscar” en el menú de principal, en la pestaña “Servicios”, sección de

“Apartados” el sistema desplegara el formulario “Apartados” (Ilustración 12) que muestra la lista de
servicios.

Ilustración 12: Formulario de apartados.

Este formulario tiene dos funciones, las cuales son:

 Ver: Al hacer clic en el botón Ver se muestra el servicio en el que está registrado el número
de parte seleccionado.

 Buscar: Permite filtrar los registros de números de parte apartados que se muestran por
Número de parte, Folio del servicio o Nombre del cliente.

Nota: Si la sección de “Apartados” no aparece en su menú principal, verifique que su usuario tenga
los permisos para verlo ya que este es un formulario recién añadido.