Proyecto Implementación de la Empresa de Servicio de Digitalización de Documentos “Santa Cruz Digital”

CAPÍTULO 0
RESUMEN, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

0.1.-Antecedentes

La información es uno de los elementos más importantes de nuestros tiempos. Las

personas que manejan la información adecuada y de la manera más eficiente posible
son las que tienen un gran horizonte de ventaja sobre aquellas que aún se mantienen
en las desinformación completa o una información poco eficiente.

La información adquiere un valor diferente para cada persona: sean estudiantes,

contadores, gerentes de bancos o presidentes de un país, la información que ellos
manejan les resulta de suma importancia, siendo el impacto de su pérdida desde
moderadamente nociva hasta crítica.

Vivimos en la era de las computadoras. La tecnología nos facilita el existir en cada

acción y reacción que tomamos. Es lógico que exista un soporte para la información
(siendo este servicio el alma de la era tecnológica). Documentos digitales, hojas de
cálculo, formularios electrónicos y muchos otros no son ajenos a nuestro conocimiento
y su disponibilidad es más cercana de lo que inclusive nos podemos imaginar.

…Pero con todo lo anterior mencionado, nadie puede quitar el lugar de honor que
todavía en nuestro medio ocupan los documentos en papel: pese a las facilidades que
brinda la tecnología, los grandes acontecimientos de nuestras vidas son registrados de
una u otra forma en papel, queramos o no.

El problema del papel es que cuando la cantidad de documentos es muy grande,

manejar la información se hace demasiado difícil (hay que buscar en pilas y cajones
llenos de documentos hasta encontrar el que necesitamos), la información en papel es
muy fácil de extraviar o de depreciar (Con el paso del tiempo, los documentos
impresos pierden legibilidad). Otro gran problema existente es la cantidad de espacio
que llega a ocupar los documentos archivados.

Es necesario encontrar una solución que elimine los problemas que traen los
documentos en papel y transformarlos en ventajas. Una solución efectiva a estos
problemas es la digitalización de los documentos.

0.2.-Justificativos

La digitalización de documentos nos beneficia en:

 Reducir espacios considerables ocupados por los documentos archivados.

 Fácil manejo de la información
 Fácil transporte de la información en múltiples dispositivos: CD,
computadoras personales, PDA’s, celulares y muchos otros.
 Fácil clasificación de los documentos
 Búsqueda de información por diferentes criterios

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El problema de la digitalización de documentos es que demanda demasiado tiempo si

no se realiza con los dispositivos correctos ( un scanner normal digitaliza a 1/10 de
tiempo del que lo haría un scanner industrial), pero dichos dispositivos son sumamente
caros a nivel de usuarios normales, e inclusiva para una gran empresa demandaría
todo un nuevo departamento que se encargue del asunto de la digitalización.

La Empresa de Servicio de Digitalización de Documentos “Santa Cruz Digital” será una

empresa que se encargará no solo de la digitalización de los documentos, sino que
además se encargará del almacenamiento de los papeles en contenedores y almacenes
especializados, garantizando su seguridad, integridad y confidencialidad. Los archivos
digitalizados serán accesibles por medio de Internet, brindando de esta manera la
posibilidad de acceder a los informes de una manera segura y con una cobertura
mundial.

0.3.- Análisis de la situación que origina el proyecto

La demanda del servicio de digitalización de documentos es cada vez más grande,

debido a que tanto grandes como medianas y pequeñas empresas están descubriendo
las ventajas y virtudes de tener la información en un formato digital.

El hecho que la cantidad de trabajo que demanda la digitalización y almacenamiento

de los documentos es de una magnitud muy difícil de cubrir por las mismas empresas,
obliga a que una empresa que se dedique solo a ese rubro.

Es una ventaja operativa que actualmente en nuestro medio (más precisamente en

Santa Cruz, Bolivia) no existe una empresa que se dedique a las labores mencionadas
y que además pueda brindar los servicios mencionados.

0.4.- Inversión y financiamiento

Tanto la inversión como el financiamiento serán descritos en los capítulos respectivos a

ellos mismos (Capítulo V y Capítulo VI).

La empresa de Servicio de Digitalización “Santa Cruz Digital” requiere ser

implementada, como se ha mencionado antes, desde el principio.

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La empresa de Servicio de Digitalización “Santa Cruz Digital” para ser implementada

debe invertirse en:

1) Inversiones
i) Inversiones Fijas
(a) Bienes Físicos

1. Terreno
2. Edificio
3. Muebles

4. Equipos
i. Computadoras
ii. Servidores
iii. Scanners
iv. Automóviles
v. Material de escritorio

(b) Infraestructura
1. Servicio de ADSL
2. Agua
3. Luz
4. Teléfono
5. Electricidad
6. Basuras

(c) Intangibles
1. Estudios de mercado
2. Marketing y publicidad
3. Capacitación de personal de trabajo
4. Software necesario y sus respectivas
licencias
5. Licencias de trabajo ( NIT, otros )
6. Seguros

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05.- Organización de la empresa

Gerencia General

DPTO. Marketing DPTO. de Digitalizacion DPTO. de Mensajeria DPTO. Técnico Seguridad DPTO. de Desarrollo

Seguridad de la empresa Seguridad del Software

06.- Conclusiones y recomendaciones

La Empresa de Servicio de Digitalización de Documentos “Santa Cruz Digital” intenta

innovar en el rubro de la digitalización de documentos en nuestro medio. En los
capítulos posteriores se definen detalladamente.

CAPÍTULO I
ESTUDIO DEL MERCADO

1.1- Definición del servicio

La Empresa de Servicio de Digitalización de Documentos “Santa Cruz Digital” planea

brindar los siguientes servicios.

INVENTARIO
Codificación de los archivos según los criterios que se acuerden confeccionando
posteriormente un listado de los mismo, este servicio se puede realizar antes del
traslado a centro de custodia y también si el archivo quedara en su empresa.

RECOGIDA:
Realizar la recogida de la documentación en cualquier lugar o conjunto de lugares
donde se genere. Esta recogida puede ser exclusiva, utilizando un servicio únicamente
para ese acto, o dentro de un circuito, dependiendo siempre del valor que el cliente
otorga a la documentación.

Este servicio deberá asegurar:

a) Realización de la transferencia de la documentación a contenedores que
optimicen el espacio y que cumplan con todas las normas vigentes.

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b) Transporte de la documentación, totalmente inventariada y en

condiciones de plena seguridad.
c) Constancia documentada de la entrada y salida de material de los locales
con el reflejo correspondiente en las Bases de Datos.

PREPARACIÓN:
Realizar un servicio de diagnóstico inicial adecuado a sus necesidades, tras el cual sus
archivos, antes desordenados, quedarán completamente categorizados y ordenados,
mediante:
 Eliminación de sobres.
 Documentación anexa a expurgar.
 Eliminación de grapas u otros elementos extraños si dicha
 documentación va a ser digitalizada y clasificación por tipología documental.
 Instalación de la documentación en contenedores normalizados para su
proceso.

DIGITALIZACIÓN:
Obtención de la imagen del documento físico. En este proceso se realizan los controles
de calidad requeridos según parámetros del cliente.

La digitalización le ofrece la posibilidad de un tratamiento electrónico de su

documentación, trasladando sus papeles a otros tipos de soportes: discos compactos
(CD), magneto ópticos, DVD, cintas, etc.…

Los nuevos medios se caracterizan por una gran capacidad de almacenamiento y una
recuperación rápida de los documentos. Las imágenes pueden ser visualizadas en un
monitor, impresas sobre papel o remitidas a terminales remotos mediante red interna
o externa.

Desde el punto de vista archivístico, la digitalización debe hacerse siguiendo unas

pautas, es decir, no se debe digitalizar a discreción, pues eso significaría un elevado
coste y una rentabilidad mínima de los gastos. Antes de llevar a cabo un proceso de
digitalización en un archivo debe hacerse un estudio previo de las series documentales
más consultadas, de los gastos y de las posibilidades de amortización de esos gastos.
Para el acceso de los usuarios a esta información, contamos con una variada gama de
posibilidades.

La digitalización nos ofrece las siguientes ventajas:

 Reducción de volumen y espacio
 Integración con los sistemas informáticos
 Inmovilización de los documentos en papel
 Alta velocidad de recuperación
 Facilidad de duplicación y distribución
 Calidad de recuperación

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CONSULTAS:
Los documentos pueden ser consultados por documento o por caja, según la forma de
contratación del servicio:

Las consultas por caja se satisfacen con el envío de la caja que contiene el documento
(sin abrirla).

Las consultas por documento, con el envío del documento solicitado, o

alternativamente, con el envío por fax o e-mail o publicación de su imagen en la web.

Consulta Electrónica (sólo de Documentos): Las consultas son satisfechas por medios
electrónicos que pueden ser:

a) FAX
b) Por EMAIL con archivos adjuntos con el documento escaneado
c) Internet (acceso con un browser).

1.2.- Estudio de la demanda

La demanda en sí puede considerarse total para todos aquellas entidades que manejen
documentos y que deseen digitalizarlos, no solo con el deseo de tener sus documentos
en forma de software, sino que además desee clasificar los mismos bajo diferentes
criterios.

Hay que dar por sentado que estos servicios son de un mayor interés para
organizaciones grandes, como ser universidades o instituciones gubernamentales.

1.3.- Precio de venta del servicio

La estimación de costes de los diferentes servicios es la siguiente:

Recogida de documentación desde sus instalaciones de Madrid a nuestro centro de

custodia:
Por contenedor 4.00 $us.

Digitalización:
Menores a tamaño carta 0.03 $us.
Tamaño carta 0.05 $us.
Oficio 0.06 $us.
Mayores 0.10 $us.

Importe anual de conservación:

De 1 a 4000 contenedores 6,25 $us. /contenedor/año.

Mas de 4001 contenedores 5,75 $us. /contenedor/año.

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Consultas de sus documentos:

Servicio Normal (de Cajas o Documentos):

1 a 100 contenedores 7,00 $us. /contenedor
Más de 100 contenedores 6,50 $us. /contenedor

CAPÍTULO II
TAMAÑO Y LOCALIZACÍON

2.1.- Tamaño del proyecto

La empresa de Servicio de Digitalización de Documentos “Santa Cruz Digital” empezará

como una empresa pequeña, brindando todos los servicios mencionados anteriormente
pero en una escala pequeña/mediana.

2.2 Factores determinantes del tamaño

Los factores determinantes del tamaño son los costos iniciales de montar la empresa
desde el principio.

Uno de los factores determinantes es el costo de los escáner industriales, cuyos costo
oscilan entre los diez mil dólares americanos (10.000$us).

Los factores de marketing y publicidad son muy importantes, ya que si bien se sabe
que hay un buen espacio laboral y sin competencia, se desea asegurar primero un
mercado antes de expandir la empresa.

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2.3 Localización

La empresa de Digitalización de documentos “Santa Cruz digital” se encuentra en la

alameda Potosí entre Manuel Ignacio Salvatierra y calle Moldes.

CAPÍTULO III
INGENIERÍA DEL PROYECTO

3.1.- Residuos

La destrucción de documentos importantes representa un reto si se tiene en cuenta

que estos podrían ser reensamblados, lo que consiste en una fuga de información. Por
tanto es importante el concepto de destrucción controlada.

La documentación administrativa tiene unos determinados plazos de vigencia legal.

Pasado ese periodo, es conveniente eliminarlos, garantizando la destrucción y
confidencialidad.

Toda solicitud de destrucción o Expurgo de documentación, debe remitirse con una

Solicitud de Verificación de la Orden de Expurgo junto con una copia de dicha
Orden recibida.

El proceso de destrucción se puede realizar de dos formas:

 Destrucción por trituración: Los documentos se compactan y se reciclan.

 Destrucción confidencial: Destrucción por corte cruzado.
 Los documentos se someten a un corte cruzado que produce fragmentos de
40x3,8 mm, como paso previo para su posterior reciclado.

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Una vez realizado el proceso se emite el correspondiente certificado de destrucción

y un Listado de Expurgos

3.2.- Conexión a Internet y dominio de Internet

La seriedad de la empresa, así como lo que es el principal de sus servicios depende de

la conexión a Internet. Es de extrema importancia estratégica tener un dominio de
Internet, no solo para demostrar la seriedad antes mencionada de la empresa, también
para brindar parte de sus servicios y además para la misma promoción de la empresa.

3.3.-Programas de mantenimiento

Como es bien sabido, los bienes sufren una depreciación con el paso del tiempo; pero
algo que muchas empresas pasan por alto es asignar un costo de depreciación al
mismo servicio que se brinda: dicho de otra manera, se debe mejorar los servicios
cada cierto tiempo para la evolución de la empresa.

3.3.1.- Mantenimiento preventivo

Cada seis meses, es necesario una revisión de todos los dispositivos,
debido a que la falla de uno solo de ellos significa un paro casi total de
las actividades de la empresa.

3.3.2.- Mantenimiento correctivo

Se espera que en tres años, la empresa esté en condiciones de
expandirse. Todos los dispositivos serán evaluados y renovados, como
seguro de una corrección.

CAPÍTULO IV
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

4.1.- Razón Social de la empresa

4.2.- Organización jurídica de la empresa

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CAPÍTULO V
INVERSIONES

5.1.- Inversión de activos fijos

Inversiones fijas, Bienes de terreno *precios en $us.

( valor: 8,10 )
Concepto Valor
Muebles 1500
1500
(precio en Dólares)

*precios en
Inversiones fijas, equipos $us. ( valor: 8,10 )

Concepto Valor Observacion

Computadoras 1800 3 unidad
servidor 1000 1 unidad
scanner 10000 1 unidad
automóvil 4000 1 unidad
material de escritorio 200
17000
(precio en Dólares)

*precios en
Inversiones fijas, Infraestructura $us.
(calculados a un año) ( valor: 8,10 )

Concepto Valor
ADSL 360
agua 222
Luz 444,44
Telefono 593
Electricidad 370
Basuras 60
Dom. web 90
Alquiler 1800
3939,44
(precio en Dólares)

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Inversiones fijas,
intangibles *precios en $us.
(calculados a un año) ( valor: 8,10 )

Concepto Valor
Marketing 1000
Estudio mercado 1000
Capacitación 580
Licencias 3500
Seguros 1200
7280
(precio en Dólares)

COSTO ESTIMADO PARA EL PRIMER AÑO

Concepto Calculados
Inversiones fijas, Bienes de terreno 1500
Inversiones fijas, equipos 17000
Inversiones fijas, Infraestructura 3939,44
Inversiones fijas, intangibles 7280
29719,44
(precio en Dólares)

5.2.- Inversión diferida

Inversión diferida

Concepto precio calculado

Estudio de mercado 870
Capacitación de obreros 300
Asesoramiento legal y
jurídico 500
Asesoramiento financiero 400
2070
(precio en Dólares)

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CAPÍTULO VI
FINANCIAMIENTO

6.1 Estructura de capital de la empresa

La estructura del capital de la empresa la dividimos en:

a) Aportaciones de capital : tómense como insignificantes y cubren gastos

operativos iniciales pequeños, como ser transportes personales, llamadas,
otros.

b) Capital por deuda : Todo el capital necesario para iniciar la empresa

proviene de préstamos.

De los capítulos anteriores:

Inversión para el primer año: 29719,44

Inversión diferida: 2070
--------------------------------------------------------------------
TOTAL: 31789,44

6.2 Fuentes de financiamiento

Las fuentes de financiamiento a considerarse son los bancos, siendo necesario la

elección de aquél que tenga la mejor oferta de créditos.

CAPÍTULO VII
PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y COSTOS

7.1 Presupuesto general

Presupuesto=Ingresos - Egresos
(en valores anuales, con dólar en $us 8.10)

Presupuesto de ingresos

(costo_alto + costo_promedio*4 +
VE(digitalización)= costo_bajo) / 6

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(0,1 + 4* 0,055 + 0,03 ) / 6

0,05833333

VE(contenedores)= (precio1 + precio2 ) / 2

( 6,25 + 5,75) /2
6

Promedio de ingresos

Empresas que solicitan el servicio: 15

promedio de papeles por semana: 1000
precio de la digitalización promedio: 0,0583
Promedio de papeles en un mes: 4000
Importe Contenedores (mes) 1,5

ingresos (mensuales) 3520,5

ingresos
(anuales) 42246

7.2 Presupuesto de costos y gastos

Costos fijas

Valor
Concepto Anual Valor mensual
ADSL 360 30
agua 222 18,5
Luz 444,44 37,03666667
Telefono 593 49,41666667
Electricidad 370 30,83333333
Basuras 60 5
Dom. web 90 7,5
Alquiler 1800 150
secretaria 3600 300
menajeros 3600 300
personal (3 personas) 12600 1050
material de escritorio 720 60
24459,44 2038,286667

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7.3 Punto de equilibrio

Costos fijos

Costos fijas

Valor
Concepto Anual Valor mensual
ADSL 360 30
agua 222 18,5
Luz 444,44 37,03666667
Telefono 593 49,41666667
Electricidad 370 30,83333333
Basuras 60 5
Dom. web 90 7,5
Alquiler 1800 150
secretaria 3600 300
menajeros 3600 300
personal (3 personas) 12600 1050
material de escritorio 720 60
24459,44 2038,286667

Costos variables

Costos
variables
*precios en
$us.
precio
Concepto uniad ( valor: 8,10 )
Contenedores 0,95
mat.escritorio
extra 0,25
personal extra 1050
1051,2

Costos totales

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CAPÍTULO VIII
EVALUACIÓN DEL PROYECTO
8.1 Criterios de la evaluación económica
VAN

Ingresos (mensuales) = 3520,5

Egresos (mensuales) = 2038.30
(Ingresos – egresos )*12 = 17786.4 $us/año

FACTOR
AÑO FLUJO DE CAJA ACTUALIZACION VAN
0 -65919,44 1,00 -65919,44
1 17786,4 0,94 16674,22893
2 17786,4 0,88 15631,60113
3 17786,4 0,82 14654,16812
4 17786,4 0,77 13737,85331
5 17786,4 0,72 12878,83501
6 17786,4 0,68 12073,53052
7 17786,4 0,64 11318,58116
8 17786,4 0,60 10610,83825
9 17786,4 0,56 9947,350004
10 17786,4 0,52 9325,349212
11 17786,4 0,49 8742,241691

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12 17786,4 0,46 8195,595473

13 17786,4 0,43 7683,130658
14 17786,4 0,40 7202,709907
15 17786,4 0,38 6752,329528
16 17786,4 0,36 6330,111116
17 17786,4 0,33 5934,293725
18 17786,4 0,31 5563,226516
19 17786,4 0,29 5215,361879
122551,8961

Como el VAN ha salido positivo, el proyecto es factible.

8.2 Evaluación financiera del proyecto

8.2.1 Relación costo beneficio

De los datos anteriores, podemos usar:

Ingresos (mensuales)= 3520,5

Egresos (mensuales)= 2038.286667

Relación Costo beneficio: ingresos / egresos

Relación Costo beneficio: 3520,5 / 2038.286667
Relación Costo beneficio: 1.727185904

Como la relación es mayor que 1, el proyecto es viable

8.2.2 Periodo de recuperación de la inversión

Por los datos anteriores:

Ingresos (mensuales)= 3520,5

Egresos (mensuales)= 2038.30

… mediremos el periodo de inversión en meses con una fórmula sencilla

de fuente propia:
( ingreso - egresos ) * t = prestamo * interés * t + prestamo

t= prestamo / (ingreso - egreso- prestamo * interes )

donde
t es el tiempo de recuperación del dinero

… si

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Costo total fijo para el primer año es : 29719,44 $us.

Costo total diferido es : 2070 $us.
--------------------
31789,44 $us
+ 10% como seguro de contingencia

-------------------------
34968.384 $us

Es conveniente un préstamo de 34968.40 $us con un

interés del 2%

t= 74788.38 / ( 3520,5 - 1888,30 - 74788.38 * 0.02)

t= 44.6690 (redondeando al superior inmediato)
t= 45 meses
t= 3.75 años
(este tiempo tomar en cuenta que es en conforme a que las
ganancias reales las tomamos en el peor de los casos.)

8.3 Conclusión de la evaluación financiera

La evaluación financiera ha detectado que el proyecto es viable y puede llevarse a cabo

con un buen margen de posibilidades de recuperar lo invertido y ganar.

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