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Manual de instalación y configuración

Lotus Notes 8.5.3

Version 1.0 Final

Elaborado por:
Roberto Carlos Ortega Martínez

Dirección de Operaciones – Gerencia de Correo Electrónico

13 de Diciembre del 2011


INDICE

Pag

I.- Instalación Desatendida del Cliente Lotus Notes 8.5.2 3

II.- Configuración Inicial 5

III.- Procedimiento de Configuración Cliente Lotus Notes 6

IV.- Validación de Documentos de Conexión 9

V.- Validación de Ubicaciones del Usuario 12

VI.- Configuración SameTime 19

VII.- Configuración Preferencias del Cliente Lotus Notes 23

VIII.- Creación de una Replica 26

IX.- Creación de Archivado 33

X.- Cambio de Password 42

XI.- Respaldo de Información por cambio o formateo de equipo 45

XII.- Mantenimiento a bases de datos 46

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I.- INSTALACION DESATENDIDA

Esta instalación nos ayudará a no solicitar ningún parámetro de instalación,


asegurando la estandarización de todos los clientes de Lotus instalados en los equipos
de los usuarios.

Procedimiento.

1. Abrir el recurso compartido de red en donde se encuentre el archivo


LN852Desatendida.bat para realizar la instalación desatendida.

2. Una vez localizado el archivo, lo ejecutamos dando doble click sobre él, al
realizar esta operación nos mostrará una Advertencia de seguridad, damos
click en Ejecutar.

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3. Una vez ejecutado el archivo, se mostrarán 2 pantallas iguales a estas donde
se podrá ver el proceso de la instalación, una vez que la barra de progreso
llegue a su final, finalizará la instalación del cliente lotus.

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II.- CONFIGURACIÓN INICIAL

Requisitos para la configuración:

 Ya no es necesario solicitar el id del usuario debido a que esto se manejará a


través de la aplicación de ID Vault, de donde se descarga este archivo de
forma automática cuando se hace la instalación del cliente de Lotus Notes.
 Saber cuál es el Home Mail Server del usuario, a continuación se enlistan el
Full Qualify Host Name (FQHN) de cada uno de los servidores de correo
electrónico:

Servidores de Elektra:
o elektra01.correogs.com.mx
o elektra02. correogs.com.mx
o elektra03.correogs.com.mx
o elektra04.correogs.com.mx
o elektra05.correogs.com.mx
o elektra06.correogs.com.mx
o elektra07.correogs.com.mx

Servidores de TVAzteca:
o Alpha.correogs.com.mx
o Alpha2.correogs.com.mx
o Alpha3.correogs.com.mx
o Azteca03.correogs.com.mx
o presidencia.gruposalinas.com.mx

Servidores de IUSACELL:
o iusacell01.correogs.com.mx
o iusacell02.correogs.com.mx
o iusacell03.correogs.com.mx
o iusacell04.correogs.com.mx
o iusacell05.correogs.com.mx
o iusacell06.correogs.com.mx

Servidor Proyecto40
o mail40.correogs.com.mx

Servidor Revista Vertigo, FuerzaMonarca/Jaguar


o maillotus01.correogs.com.mx

Servidor de Circulo de Credito


o ccredito.correogs.com.mx

Servidor Total Play

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o totalplay.correogs.com.mx

Servidor Humanitree
o humanitree.correogs.com.mx

III.- PROCEDIMIENTO PARA LA CONFIGURACIÓN DEL CLIENTE LOTUS NOTES

1. Verificar que existe comunicación con el servidor de correo electrónico, para


determinar la comunicación se deberá realizar un telnet a la IP del servidor de
correo asignado hacia el puerto 1352 en una ventana de DOS, por ejemplo,
c:>telnet 10.50.183.23 1352
2. Al iniciar el Cliente por primera vez aparece un asistente de configuración en la
página de Bienvenido dar clic en Siguiente.

3. Deberá ingresar los datos solicitados en los campos Su nombre y Nombre del
Servidor Domino, dar clic en Siguiente:

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4. Ingresar la contraseña el cliente Lotus Notes y dar clic en Log In

5. Posteriormente, aparecerá la pantalla de configuración de SameTime en la cual


deshabilitaremos las opciones y dar clic en Siguiente

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6. Esta pantalla indica que la configuración del cliente Lotus terminó
satisfactoriamente

En el caso en donde se requiera la reinstalación del cliente de Lotus el procedimiento


es el siguiente:

1. Ir al explorador de Windows e ir al directorio de Lotus\Notes\Data, renombrar el


archivo llamado names.nsf, por ejemplo names_old.nsf esto se realiza por que
en caso de que el usuario cuente con contactos personales al hacer la
reinstalación del cliente esta base se genera como nueva y pierde la
información que pudiera estar contenida aquí.

2. Borrar los siguientes archivos: bookmark.nsf, Cache.ndk y desktop8.ndk.

3. Ahora dentro del explorador de Windows editar el archivo notes.ini que se


encuentra dentro del directorio de programas de Lotus Notes.

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4. Una vez editado el archivo, borrar todas aquellas líneas que se encuentren
debajo de la línea de Timezone=6

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5. Una vez eliminadas estas líneas guardar el archivo.

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6. Hacer clic sobre el acceso directo del cliente de Lotus notes e iniciar la
Configuración del Cliente de Lotus Notes como se describe a partir del punto 1
del Tema III.

IV.- VALIDACION DE DOCUMENTOS DE CONEXION:

En esta parte verificaremos que exista un documento de conexión direccionado al


servidor de correo donde fue creada la cuenta de correo del usuario, los documentos
de conexión contienen la información que Lotus Notes necesita para localizar un
servidor Domino específico: el nombre del servidor Domino y la dirección del servidor
de Correo; en este ejemplo estamos seleccionando
elektra02/elektra/grupoelektra. Para Crear un documento de conexión debemos abrir
el archivo names.nsf LOCAL (este archivo se encuentra en la instalación de
lotus\notes\data )
Un ejemplo para abrir este archivo es Ir a Menú Archivo – Aplicación – Abrir…
Ó CTRL + A

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Aparecerá una ventana donde colocaremos el nombre del archivo a Buscar
(names.nsf) Seleccionamos Abrir

Se mostrará la vista de los contactos Locales, debemos seleccionar la Vista


Avanzadas – Conexiones

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En la vista de la derecha aparecerá un documento de conexión a un servidor
home/notes/net el cual se debe seleccionar y eliminar.

Ir al Botón Crear – Conexión con un servidor

En la pestaña General se habilita TCPIP y en nombre del servidor se coloca el


nombre del servidor de notes en donde se encuentra la cuenta de correo del usuario;
en este ejemplo es: elektra02/elektra/grupoelektra

Pasamos a la pestaña de Avanzadas La prioridad de uso será Normal y en


Dirección del servidor destino se colocara el Full Qualify Host Name (FQHN) del
servidor, en este ejemplo es elektra02.correogs.com.mx

Nota: No debe colocarse la Ip del Servidor

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Dar Clic en Guardar y Cerrar para guardar el documento de conexión. El documento
se mostrara de esta manera:

V.- VALIDACION DE UBICACIONES

En esta validación solo dejaremos dos ubicaciones, Ubicación Conectado (En Línea)
y Ubicación Sin Conexión (Fuera de Linea). Si existiera otra ubicación se debe
eliminar.
Para abrir y configurar las ubicaciones también debemos abrir el archivo names.nsf
local, o bien, a través del Menú Archivo– Gestionar Ubicaciones.

Mostrará la Vista Ubicación y las ubicaciones actuales.

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Para la Ubicación Conectado, se configuran los siguientes parámetros:

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Una vez configurados todos los parámetros dar clic en la opción Guardar y Cerrar

Ubicación No Conectado, se configuran los siguientes parámetros:

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VI.- CONFIGURACION SAMETIME

1. Configuración SameTime.
Ir a Menu Archivo–Mensajería Instantánea - Preferencias

2. En la siguiente pantalla que se muestre se habilitarán la 3 Opciones de


Configuración y clic en Aceptar.

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Clic en Aceptar con esto quedará configurado el acceso al servidor de
Mensajería instantánea.

3.- Para Abrir la pantalla de Mensajería iremos al Menu – Archivo – Mensajería


Instantánea – Iniciar sesión de mensajería instantánea.

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4.1.-Es posible que aparezca la siguiente pantalla de aceptar certificado en la cual
damos clic en Aceptar

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5.- Aparecerá la pantalla de Mensajería en la cual podemos agregar personas y/o
grupos.

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6.1.- En la barra Inferior de Lotus también se puede observar que se encuentra en
línea el acceso al servidor de mensajería (Estoy Activo)

6.2.- Para cambiar el estado y mostrarlo lo podemos realizar desde la Barra Inferior o
en el menú Archivo – Mensajería Instantánea.

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VII.- CONFIGURACIÓN DE PREFERENCIAS DEL CLIENTE LOTUS NOTES

1. Ir a Archivo -> Preferencias – Preferencias de usuario, verificar que en


General se encuentre activa la opción Guardar auto cada 15 minutos.

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2. En Correo-General comprobar correo nuevo cada 15 minutos.

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3. Puertos de Notes, debe estar activo solo el TCP/IP y también debe estar
activas las casillas de Comprimir datos en la red y Codificar Datos en la
Red.

4. En la comprobación ortográfica, seleccionar las opciones de las correcciones


instantáneas.

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VIII.- CREACION DE UNA REPLICA
Puede crear una copia en el modo desconectado (local) de cualquier aplicación de
Lotus Notes que utilice. Esta copia (o réplica) será un duplicado de la base de datos
del servidor.
Gracias a la replicación, Lotus Notes puede hacer que la réplica local y la aplicación
del servidor permanezcan idénticas, ya que, aunque los cambios sólo se efectúan en
una de estas aplicaciones, aparecen en ambas. La replicación constituye una
magnífica herramienta cuando se trabaja con documentos o aplicaciones de gran
tamaño, ya que una réplica local puede abrir los documentos y las vistas con mucha
mayor rapidez que una aplicación del servidor a través de la red.
Nota: Una copia de una aplicación (creada con Archivo > Aplicación > Copiar) no se
puede replicar.
Después de crear una réplica, aparece una entrada para la misma en la ficha
Replicación, que podrá usar posteriormente para sincronizar la réplica con el servidor
o configurar una programación para sincronizarla a intervalos regulares.

1. Desde la base de correo abierta, haga clic en Archivo > Aplicación >
Disponible sin conexión.

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Nota: Este comando está desactivado si se encuentra en una réplica local o en
una aplicación de un servidor para la que ya dispone de una réplica local.

2. Para crear la réplica seleccione en la opción ¿Cuándo desea crear la Réplica


local? Ahora, ¿Qué programación desea usar? Prioridad Normal , haga clic
en Aceptar.

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Para validar y revisar los valores predeterminados estos son los siguientes:

Programación de la Replica para Prioridad Normal Diariamente desde las 12:01


am hasta las 11:59 pm Todos los días de la semana.

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En opciones para esta Aplicación los valores son los siguientes:

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Pagina:36 Modificación
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Pagina:37 Modificación
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Pagina:38 Modificación
Prohibida su reproducción parcial o total. El contenido de este material es propiedad de Grupo Salinas
En valores predeterminados para todas las replicaciones Locales

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Pagina:39 Modificación
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Esta es la ficha de Replicación donde se muestra la réplica local que fue generada.

Definir Marcador como Página de Inicio

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Una vez que estemos seguros de estar posicionados en la réplica local, presionar
nuevamente clic derecho sobre el marcador de correo y ahora seleccionar la
opción Definir Marcador como Página de Inicio y aceptar la pregunta tal como se
muestra en la siguiente pantalla.

Con los pasos anteriores:

 Se garantiza que siempre que iniciemos el cliente de correo electrónico Lotus


Notes, ingresemos automáticamente al correo electrónico de la Replica Local.

IX.- CREACION DE ARCHIVADO

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Un archivado es una copia de una aplicación que se puede crear para almacenar
información que ya no se utiliza o se desea almacenar. Al igual que una réplica, un
archivado contiene los documentos y elementos de diseño de la aplicación original
pero, a diferencia de la réplica, el archivado nunca envía cambios a la aplicación
original.
El archivado resulta especialmente útil en las aplicaciones de correo si en las
preferencias de usuario se ha especificado que en la vista Enviados se guarde
automáticamente una copia de los mensajes enviados, ya que esto provoca un
aumento en el tamaño de la aplicación. Puede crear carpetas y situar los mensajes en
ellas para organizar el correo, pero esto no reducirá el tamaño de la aplicación. El
archivado libera espacio y mejora el rendimiento del correo.
Para ejecutar el archivado en un archivo de correo, debe tener al menos acceso de
editor con permiso para eliminar documentos, así como ser el propietario de dicho
archivo. Si no es el propietario del archivo, debe tener acceso de gerente con permiso
para eliminar documentos.
Puede crear o editar un conjunto de criterios para controlar el modo en que se archiva
el correo y el lugar en el que se guarda el archivado.
Los cuadros de diálogo Crear criterios de archivado y Editar criterios de archivado
le permiten especificar cómo gestionará el conjunto de criterios seleccionado los
documentos de la aplicación actual.

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Procedimiento para archivar en la aplicación de Notes

1. Seleccionaremos el buzón de correo.


2. Haga clic en Acciones > Archivar > Parámetros > General.

3. Haga clic en General y, a continuación, especifique los equipos en los que debe
ejecutarse y almacenarse el archivado.
La opción que se Seleccionará es: Basado en el cliente Notes hacia LOCAL

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4. Haga clic en Criterios
4.1 Aparecen dos Criterios (Predeterminados según la última modificación y
Predeterminados según el tiempo que lleven caducados.) los cuales se
seleccionan y se Eliminan

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4.2 Al eliminar estos criterios se mostrara una ventana de Advertencia en la cual
Aceptamos

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5. Haga clic en Crear. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear criterios de
archivado o Editar criterios de archivado.
6. Especifique o edite el nombre del conjunto de criterios privado.
6.1 Habilita la opción: Activar estos criterios

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7. Haga clic en Criterios de selección para elegir los documentos que se
archivarán. Puede archivar los documentos de estas formas:
 Basándose en la actividad (fecha de la última modificación), el parámetro de
caducidad o la fecha de creación, y en la carpeta o la vista en la que se
encuentran en la aplicación.
 Basándose en los que haya seleccionado manualmente el usuario. En este
caso, los criterios de fecha no son necesarios y, por tanto, no son una
opción. Este parámetro sólo se aplica a los documentos que se seleccionan
manualmente en una vista de la aplicación.
Nota: Cuando se archivan los documentos seleccionados, el parámetro de
archivado avanzado Eliminar un documento sólo si los criterios pueden
eliminar todas las respuestas no se aplica.
Por el momento la Selección y Programación del Archivado es a
consideración del usuario, este estándar es el que se recomienda.

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8. Defina las opciones de limpieza de la aplicación de correo realizando una de las
tareas siguientes:
 Para archivar los documentos en una aplicación de archivado distinta y
eliminarlos de la actual, seleccione Copiarlos en la aplicación de
archivado especificada aquí y, a continuación, eliminarlos de la actual;
a continuación, haga clic en el icono de carpeta para especificar el nombre
de archivo y la ruta de acceso a la aplicación.
 Para eliminar documentos en lugar de archivarlos, seleccione Eliminarlos
de esta aplicación sin archivarlos.

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PRECAUCIÓN: Una vez eliminados los documentos, ya no es posible recuperarlos.
Es más seguro crear una aplicación de archivado y, a continuación, configurar un
archivado que utilice este parámetro en dicha aplicación. Esto le permite guardar los
documentos en el archivado tanto tiempo como desee sin renunciar a su eliminación
automática en la aplicación.

8.1 Se quedaran activadas las siguientes opciones:


8.2 Clic en Aceptar

8.3 Aparecerá la siguiente Ventana en la cual aceptaremos para crear el Archivado


Programado.

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9. Puede personalizar los parámetros de archivado para especificar cuándo se
deben archivar los documentos y dónde se debe ejecutar el archivado
programado. Para la programación del archivado se habilita la opción
Programar Archivado

9.1 Seleccione una hora en el campo Ejecutar a las; para ello, haga clic en el
icono de reloj y arrástrelo hasta la hora deseada; una vez en ella, haga clic en
la marca de verificación.

9.2 Seleccione todos los días en los que desea que se ejecute el archivado.

9.3 Deje seleccionada la opción Cualquier ubicación o haga clic en Una


ubicación específica y seleccione la ubicación en la que desea que se
ejecute el archivado.
9.4 (Opcional) Para eliminar sus personalizaciones, haga clic en Restaurar
predeterminados

9.5 Haga clic en Aceptar.

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10. Ahora es necesario crear el Buzón Local del Archivado, Haga clic en Acciones
> Archivar > Archivar Ahora Se realizara el archivado y se llevara los correos
de acuerdo a los parámetros que se selecciono.

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10.1 Aceptamos la opción de Crear el archivado.

11. Para Identificar el Archivado Creado Ir a la Vista Archivado

11.1 También en el escritorio de Lotus se mostrará el icono del archivado.

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X.- CAMBIO DE PASSWORD

Esto, se realiza cuando el usuario desea cambiar la contraseña de su cliente de correo


electrónico.

Pasos Básicos:

1. Dentro del cliente de Lotus notes ir dentro del Menú Archivo a la opción
Seguridad, después a Seguridad del usuario.

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2. Otorgar la contraseña actual.

3. Dar un clic en el botón Change Password o Cambiar Contraseña

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4. Otorgar nuevamente la contraseña actual.

5. Otorgar la nueva contraseña y confirmarla con las especificaciones técnicas


que se indican.

6.- Finalmente dar clic en la opción de Aceptar

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XI.- RESPALDO DE INFORMACION POR CAMBIO O FORMATEO DE EQUIPO

A continuación detallamos los archivos que se tienen respaldar en caso de que el


usuario vaya a cambiar o se tenga que formatear su equipo:
1. En la carpeta de programas se tiene que respaldar el archivo notes.ini, por
ejemplo, c:\lotus\notes\notes.ini
2. De preferencia se tiene que respaldar toda la carpeta de datos, por ejemplo,
c:\lotus\notes\data.
3. En caso de que por factores de espacio no se pueda respaldar toda la carpeta
de datos, es necesario respaldar los siguientes archivos y folders:
a. names.nsf
b. El archivo ID del usuarios, por ejemplo: user.id
c. Toda la carpeta archive\. (carpeta donde se generan los archivados.
d. Toda la carpeta mail\. (carpeta donde se genera la replica local de la
base de datos de correo)
e. Archivo Bookmark.nsf
f. Archivo desktop8.ndk
Por estándares que la BD de Correo debe estar almacenada dentro de la carpeta de
datos en la carpeta Mail\ y las bases de datos de archivado estén dentro de la carpeta
Archive\; es muy importante que previo al respaldo de la información y solo en el caso
de que no se vaya a hacer un respaldo completo de la carpeta Data\ se valide en
donde se encuentran almacenadas la(s) base(s) de datos de archivado y en caso de
que el usuario tenga replica local, también se valide donde está almacenada la base
de datos de correo con replica local.

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XII.- MANTENIMIENTO A BASES DE DATOS

Así como en el servidor es importante dar mantenimiento a las bases de datos, en el


cliente Lotus Notes es muy recomendable que este mantenimiento se lleve a cabo en
la réplica local de la base de datos de correo, así como en la(s) base(s) de datos de
archivado.
Las dos tareas de mantenimiento que se tiene que ejecutar son: Actualización de
Índices y Compactación de la Base de Datos.
Para realizar estas actividades se tiene que abrir una sesión de DOS en el equipo de
cómputo y cambiarse a la carpeta de programas del cliente Lotus Notes, por ejemplo:
c:\lotus\notes
Estando en la carpeta se ejecutarán los siguientes comandos:
Para compactar la base de datos:
Para esta actividad es importante considerar que se deberá tener mínimo otro tanto
del tamaño del tamaño de la base de datos libre en espacio en disco duro:
Ejecutar el comando: ncompact <Nombre Base de Datos.nsf> -c –i
Si la base de datos está en una carpeta, por ejemplo, una base de datos de archivado:
Ejecutar el comando: ncompact <archive\Nombre Base de Datos.nsf> -c –i

Para esta actividad es importante considerar que el tiempo de ejecución de la tardea


de compactación va a depender del tamaño de la base de datos a compactar.

Para actualizar los índices de una base de datos:


Ejecutar el comando: nupdall <Nombre Base de Datos.nsf> -r
Si la base de datos está en una carpeta, por ejemplo, una base de datos de archivado:
Ejecutar el comando: nupdall <archive\Nombre Base de Datos.nsf> -r

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