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1. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.
Las empresas adquieren del exterior todos aquellos bienes que necesitan para el desarrollo
de su actividad. Esta obtención de productos del exterior se conoce con el nombre de
aprovisionamiento. Las empresas se aprovisionan de diferentes artículos para poder
llevar a cabo su actividad económica:
a) las empresas comerciales compran géneros para luego venderlos, sin que éstos hayan
experimentado transformación alguna;
b) las empresas industriales, en cambio, compran materias primas para someterlas a
un proceso de transformación hasta convertirlas en productos acabados, que luego
venden en el mercado.
Las empresas deben seleccionar a los proveedores que les suministren esos bienes y
negociar con ellos las condiciones en las que se va a desarrollar la correspondiente relación
comercial: precio, transportes, plazo de entrega, condiciones de pago, etc.
Por otro lado, cualquier empresa debe gestionar eficientemente sus stocks, intentando
minimizar los costes derivados de los mismos.
Todas estas funciones son realizadas por el departamento de aprovisionamiento. En
definitiva, podemos decir de forma genérica que el departamento de aprovisionamiento es
el encargado de efectuar las compras y de gestionar el almacén.
2. LA GESTIÓN Y LOS COSTES DE INVENTARIOS. MODELOS DE GESTIÓN: MODELO
DE WILSON, MODELO ABC, MODELO JUST IN TIME.
2.1. La gestión del almacén.
La gestión de stocks o gestión de almacén representa el conjunto de decisiones y
actuaciones relacionadas con el conjunto de mercancías o artículos acumulados en el
almacén, en espera de ser vendidos o utilizados en el proceso productivo, que tienen como
finalidad fundamental servir a los clientes, sin que éstos sufran demora, y mantener la
continuidad del proceso productivo, sin que éste tenga que interrumpirse por falta de
materias primas.
La gestión de stocks trata aspectos como: el nivel de existencias, el punto de pedido, el
volumen óptimo de pedido, el coste y el control de los inventarios, etc.
-NECESIDAD DE MANTENER STOCKS-.
Existen dos variables, la demanda y el plazo de entrega de los proveedores, cuyo
comportamiento sólo es posible conocerlo en términos de probabilidad. Por ello, la
empresa se ve forzada a tener en el almacén una cantidad conveniente de stocks para
compensar las posibles oscilaciones de esas variables. Pero, aunque éstas fuesen
conocidas con exactitud, por razones estrictamente económicas existirían stocks, ya que:
a) los pedidos formulados a los proveedores llevan siempre aparejados unos costes fijos, y
a medida que el pedido es mayor, se reduce la parte proporcional que de esos costes
corresponde a cada artículo;
b) los proveedores suelen vender a precios más bajos, cuando se compra más cantidad
(descuento sobre volumen).
Los inventarios o stocks aparecen entonces porque se compra más de lo que
momentáneamente se necesita, con la finalidad de aprovecharse de esas economías. Sin
embargo, tampoco se puede comprar demasiado cada vez, pues, además de que el propio
almacén tiene una capacidad limitada, existen unos costes variables de almacén, que
crecen con el volumen de mercancía, y que pueden rebasar, dado el caso, las economías
obtenidas al formular un pedido de gran tamaño.
- STOCK ACTIVO, STOCK DE SEGURIDAD Y STOCK MEDIO-.
El stock total de un artículo cualquiera está integrado por dos componentes: el stock activo
o cíclico y el stock de seguridad o de protección.
El stock activo o cíclico es aquél que se constituye para hacer frente a las exigencias
normales del proceso productivo o de los clientes. En el caso de una empresa comercial,
alcanza su valor máximo (Q) cuando llega al almacén el pedido formulado a los
proveedores. Luego, se irá consumiendo de forma más o menos regular hasta agotarse
totalmente, momento en el que deberá llegar al almacén otro pedido, recuperando de esta
forma su valor máximo.
El stock de seguridad o de protección es aquel stock complementario del stock activo, que
se constituye para hacer frente a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores, o
a demandas anormalmente elevadas por parte de los clientes. Por su parte, el stock medio,
como su propio nombre indica, es el stock que por término medio permanece en el almacén
a lo largo del tiempo. En el caso de que no exista stock de seguridad, el stock medio será
igual a Q/2, pues el stock evoluciona constantemente entre dos límites (el límite superior
Q y el inferior 0). Si existe stock de seguridad, el stock medio será igual a Q/2 + Ss.
- PUNTO DE PEDIDO-.
Si el plazo de entrega de los proveedores fuese nulo, no tendrían por qué producirse
“roturas”, aunque los stocks se agotaran antes del tiempo previsto. Tampoco se necesitaría
stock de seguridad.
Pero el plazo de entrega de los proveedores nunca, o casi nunca es nulo. En el mejor de
los casos es una magnitud determinada. En estas circunstancias, los pedidos se deberán
efectuar con la suficiente antelación, para evitar roturas del stock.
Se denomina punto de pedido al nivel de existencias, en el que se hace necesario efectuar
un nuevo pedido. Este nivel vendrá dado por la demanda durante el plazo de entrega más
el stock de seguridad (si existe).
Sin considerar el stock de seguridad: Dd= Demanda diaria
Punto de pedido = Dd x nº días plazo de entrega Ss = Stock de seguridad
Considerando el stock de seguridad:
Punto de pedido = Ss + (Dd x nº días plazo de entrega)
Ejemplo 1. Conocemos los siguientes datos acerca del stock de petunias de un vivero
de plantas:
· Stock de seguridad: 10 unidades.
· Cada pedido de petunias que se realiza, se compone de 200 unidades.
· Cada pedido suele agotarse en 20 días.
· Los pedidos tardan aproximadamente 4 días en llegar.
Con estos datos, calcular: a) la demanda diaria de petunias y b) el punto de pedido.
a) En primer lugar, calculamos la demanda diaria de petunias: 200 unidades / 20 días
= 10 petunias diarias.
b) En segundo lugar, calculamos el punto de pedido (considerando el stock de seguridad)
= 10 (petunias del stock de seguridad) + (10 petunias diarias x 4 días) = 50 petunias.
Es decir, en cuanto el número de petunias almacenadas llegue a 50, será necesario
efectuar un nuevo pedido.
Además del precio de adquisición o coste de producción del artículo, se pueden destacar
los siguientes costes asociados a los inventarios:
a) Coste de pedido: es el que se genera al realizar un pedido, como consecuencia de la
preparación, impresos, teléfono, recepción, etc. El coste anual de pedido se reduce al
incrementarse el nivel de los inventarios, pues el número de órdenes a realizar será menor.
Coste anual de pedido = nº anual de pedidos x coste de cada pedido
b) Coste de posesión o mantenimiento: la posesión de stocks entraña una serie de
costes. Entre éstos, se pueden destacar: los costes derivados de su financiación, el alquiler
o la amortización de los locales destinados a almacenes, los costes generados por el control
de los artículos, por su manipulación física, por la obsolescencia, por los seguros, etc.
Evidentemente, estos costes serán tanto mayores cuanto mayor sea el nivel de los
inventarios.
Coste anual de mantenimiento = stock medio x coste anual de mantener cada unidad
c) Coste de rotura del stock: se produce cuando no se tiene la suficiente cantidad de
stocks para hacer frente a la demanda de los clientes o del proceso de producción, lo que
puede originar, en el primer caso, una pérdida de imagen e incluso de ventas, y en el
segundo, una paralización del propio proceso productivo.
Interesa gran stock Interesa pequeño stock
- Los costes de realizar pedidos son - Los costes de realización de pedidos son
elevados bajos
- Los costes de almacenamientos son - Los costes de almacenamiento son altos
bajos - La demanda es estable, siendo improbable
- Se espera un crecimiento sustancial de un crecimiento súbito
la demanda - Se esperan importantes disminuciones de
- Se esperan fuertes subidas de precios precios
- Realizando importantes pedidos se - Los proveedores son de confianza y no
pueden conseguir buenos descuentos de existen
los proveedores dificultades de reaprovisionamiento
- Existen dificultades de - No es posible aplazar el pago a los
reaprovisionamiento proveedores, y existen dificultades de
financiación
En la fórmula:
· K representa el coste de cada pedido (en euros).
· D representa la demanda anual (en unidades físicas)
· g representa el coste anual por cada unidad almacenada, es decir, lo que le cuesta a la
empresa tener en el almacén una unidad de producto.
Ejemplo 2. Un asador de pollos consume 100 pollos semanales (5.200 pollos anuales).
El coste de cada pedido es de 200 euros y el coste anual por cada pollo almacenado es
de 1 euro. Si la empresa trabaja 360 días al año, calcular:
a. El volumen óptimo de pedido según el modelo Wilson.
b. El número anual de pedidos.
c. La periodicidad de los pedidos.
d. El coste total de los inventarios (de pedido y de mantenimiento).
- MODELO ABC-.
Uno de los métodos más utilizados en el control de los inventarios, es el método ABC, que
considera dividido el stock total de una empresa en tres grupos (A, B y C). Las
características de cada uno de estos grupos, se resumen en el siguiente cuadro:
El método ABC considera que, sólo los artículos del grupo A, y en menor medida, los del
B, deben ser objeto de un control pormenorizado, con la ventaja de su escaso número y el
consiguiente ahorro en los costes.
5. PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA.
5.1. La productividad.
La productividad de un factor de producción es la relación entre la producción generada
por ese factor durante un período de tiempo y la cantidad empleada del factor.
Por tratarse de un concepto de carácter técnico, y no financiero, tanto la producción como
los recursos han de medirse en unidades físicas.
Cuando se estudia la evolución de la productividad de un factor, generalmente ha de
suponerse que la de los otros factores se mantiene constante.
5.2. La eficiencia.
Si tenemos varias alternativas para la fabricación de un mismo producto, escogeríamos
aquella que resulte más eficiente, es decir, aquella que emplee menos recursos
productivos. Por tanto podríamos definir la eficiencia, como la capacidad que tiene la
empresa para conseguir los objetivos que se ha propuesto empleando los mínimos
recursos posibles.
Dentro del concepto eficiencia, debemos distinguir:
· Eficiencia técnica: hablamos de eficiencia técnica cuando la producción que se obtiene
es la máxima posible con una cantidad de factores de producción determinada o, dicho de
otro modo, cuando la producción que se obtiene es la misma que con otro método, pero
se utilizan menos cantidad de factores productivos
· Eficiencia económica: es aquella que permite producir con el mínimo coste, es decir, de
la forma más barata. Se utiliza para elegir entre distintas alternativas que presentan la
misma eficiencia técnica. En estos casos, la elección depende no de la cantidad de factores
de producción utilizados sino de su precio, para ello hay que calcular sus costes y elegir
la más económica.
Coste variable medio (CVme): sería el coste variable que, por término medio, supone
producir una unidad de producto; es el cociente entre el coste variable del período y las
unidades producidas.
· Coste fijo medio (CFme): sería el coste fijo que, por término medio, supone producir una
unidad de producto; es el cociente entre el coste fijo del período y las unidades producidas.
Coste marginal (CMg): mide el incremento del coste total cuando aumenta la producción
en una unidad.
· Para finalizar con este criterio, es necesario señalar que también existen: a) costes mixtos
o costes con un componente fijo y otro variable (por ejemplo, la mano de obra cuando
existe un salario mínimo garantizado, que se complementa con primas que se abonan en
función del nivel de actividad alcanzado); y b) costes variables a saltos, que varían al pasar
de un tramo de actividad a otro, permaneciendo fijos dentro de cada tramo.
B) Según el grado de imputación a los productos: este criterio distingue entre costes
directos y costes indirectos. Los costes directos son los que se derivan de recursos, cuyo
consumo se puede medir y asignar de forma inequívoca a un determinado producto. Un
ejemplo de coste directo sería la madera y los tornillos utilizados en la fabricación de una
silla.
Por su parte, los costes indirectos se derivan de recursos, que por ser consumidos en
actividades o procesos de los que se obtienen varios productos, no pueden ser imputados
de forma inequívoca a un producto concreto. Ejemplos de costes indirectos serían el sueldo
del jefe del departamento de producción o el alquiler del local. Será pues, necesario,
emplear criterios o reglas racionales de reparto, que permitan distribuir los costes
indirectos entre los productos correspondientes.
C) Atendiendo a la naturaleza de los factores empleados: según esta clasificación, nos
podemos encontrar con costes de materias primas, de mano de obra, de energía, etc.
7. EL PUNTO MUERTO O UMBRAL DE RENTABILIDAD.
Se entiende por punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad, aquel nivel
de ventas en que la empresa cubre exactamente todos los costes (fijos y variables), es
decir, ni gana ni pierde.
Al respecto, es conveniente recordar que los costes fijos son aquéllos que tendrá la
empresa independientemente de que venda o no venda y de la cantidad que venda. Por su
parte, los costes variables son aquéllos que dependen de las ventas.
Si la empresa vende por encima del punto muerto, obtendrá beneficios. Sin embargo, si
vende por debajo del punto muerto, obtendrá pérdidas.
El punto muerto se puede expresar en unidades de producto o en unidades monetarias.
7.1. Cálculo del punto muerto en unidades de producto.
El punto muerto (PM) será aquel nivel de ventas, en el que se cumple la siguiente igualdad:
Ingresos = Costes fijos + Costes variables
PM x precio = Costes fijos + (PM x Coste variable unitario)
Despejamos PM:
Cuando el precio (p) sea inferior al coste variable unitario (CV) no se puede plantear la
fórmula anterior (daría un número negativo). En este caso, siempre se tomaría la decisión
de comprar
Ejemplo 9. Una empresa quiere vender un nuevo producto para completar la gama que
ofrece, y se encuentra con dos posibilidades, o fabricarlo ella misma con unos costes fijos
de 300.000€ y unos costes variables de 800€ por unidad, o comprarlo en el mercado a
2.000€ por unidad. ¿Qué criterio adoptará esta empresa y por qué?