RESPUESTA A PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

EN SIMAT SOBRE EL PROCESO DE MATRICULA

1. PORQUÉ AL INTENTAR MATRICULAR LOS ALUMNOS DE GRADO 6°, NO APARECEN EN LA

LISTA?

Esto se debe a que en la gran mayoría de instituciones del Departamento, la secundaria está en una sede y la
primaria está en una o varias sedes de la misma institución.

Entonces cuando se hizo la promoción, los alumnos de grado 5° quedaron promocionados a grado 6° en las
mismas sedes y como allí no hay grado 6°, los alumnos quedaron en un estado en el sistema que se llama SIN
CONTIUIDAD (SC).

Para solucionar esto, se deben TRANSFERIR los alumnos de la sede en donde estaban en 5° ( sede origen) y
pasarlos a la sede donde realmente van a cursar el grado 6° (sede destino). Esto se hace por el Menú
Matrícula – Transferencias, digitar el DANE de la IE y seleccionarla, luego seleccionar la sede origen, la IE
destino y la sede destino. A continuación el sistema solicita:

Información de origen: (Aparece la sede origen)

Año de búsqueda: 2009
Jornada: Selecciona la que corresponda
Grado: Seleccionar 6° (porque los alumnos ya están promocionados a ese grado)
Grupo: No seleccionar grupo

Al seleccionar estos datos el sistema muestra en la parte inferior la lista de los alumnos que el año
pasado estaban en 5° y que necesitan pasar a 6° a otra sede.

Información de destino: (Aparece la sede destino)

Jornada: Seleccionar la que corresponda
Grado: Seleccionar 6° (grado al que van a pasar)
Grupo: Seleccionar el grado correspondiente

No seleccionar
grupo en el origen

Marcar los alumnos que se

van a transferir y hacer clic
sobre la flecha hacia la
derecha, para transferirlos

Entonces seleccionan cada alumno (haciendo clic sobre él) y con la flecha los van pasando al cuadro que
aparece al frente.
Se finaliza con GUARDAR. Deben repetir el procedimiento con cada sede de primaria que tenga la institución.
El sistema debe presentar un mensaje de “Transferencia Exitosa” para cada alumno transferido.

Una vez transfieren todos los alumnos de todas las sedes, debe hacer la matrícula como tal, ingresando por el
Menú Matrícula Matricular, y entonces ya les aparecen los alumnos en la lista del grado 6°.

2. PORQUÉ AL INTENTAR MATRICULAR LOS ALUMNOS DE OTROS GRADOS, NO APARECEN

EN LA LISTA O NO APARECEN TODOS ?

Esta situación se presenta debido a que las Proyecciones de cupos no fueron muy ajustadas apareciendo
varios casos:

- Los cupos proyectados no fueron suficientes para algunos grados, entonces por ejemplo proyectaron 10
cupos para grado 2°, pero en 1° el año pasado venían 12 alumnos, lo que ocasiona que al hacer la
promoción solamente hubo cupo para 10 y 2 quedaron SIN CONTINUIDAD.

- Las proyecciones fueron creadas en modelos educativos que no corresponden, por ejemplo las sedes que
manejan Escuela Nueva, todos los grados debían ser escuela nueva y no que el Grado 0 estuviera en
Educación Tradicional. Al hacer la promoción el sistema no los pudo pasar por la diferencia de metodología
(o modelo educativo) entonces quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.

- Los alumnos que estando en la misma sede, pasaron de 5° a 6°, de 9° a 10°, donde la metodología también
cambia, por ejemplo de Escuela Nueva (5°) a Postprimaria o Telesecundaria (6°), o Postprimaria o
Telesecundaria (9°) a Educación Tradicional (10°), también al hacer la promoción quedaron en estado SIN
CONTINUIDAD.

Todos estos casos se solucionan con el mismo procedimiento del numeral anterior, hacer TRANSFERENCIA,
de la misma forma que se explicó en el primer punto, la única diferencia sería que la sede origen y la sede
destino es la misma, y el grado origen siempre será al cual fueron promocionados los alumnos, no en el que
estaban en año pasado. Luego deben hacer la Matrícula.

3. PORQUÉ NO APARECEN EN LA LISTA DE MATRICULA LOS ALUMNOS NUEVOS?

Los alumnos nuevos que fueron inscritos, deben asignárseles el cupo porque las inscripciones son a nivel de
institución pero no se sabe en qué sede van a estar.

Ingresar por el Menú Inscripciones – Asignación Rector, digitar el DANE de la institución, luego el sistema pide
el grado y modelo educativo al cual hicieron inscripciones (normalmente grado 0°) y hacen clic en BUSCAR.
Entonces aparece la lista de inscritos, deben para cada alumno hacer clic en la columna “Asignar” y seleccionar
la sede, jornada y grupo, finalizando con GUARDAR. Luego deben hacer la matrícula como tal, ingresando por
el Menú Matrícula Matricular, y entonces ya les aparecen los alumnos en la lista.

Ver Instructivos Asignación Cupos Rector 2010.doc y Matricular 2010.doc.

Si al hacer este procedimiento los alumnos inscritos no aparecen, puede ser que no quedaron INSCRITOS o
están en un grado o modelo diferente al que están buscando. Entonces deben generar un reporte de
inscripciones para revisar quiénes están inscritos. Ver Instructivo: Generación Reportes Inscripción de alumnos
nuevos 2010.doc

4. COMO INSCRIBO ALUMNOS QUE SON NUEVOS Y HASTA AHORA LOS VOY A INCLUIR EN
EL SISTEMA?

En este momento los alumnos nuevos para su institución deben incluirlos por el Menú Estudiantes – Registros
de Estudiantes.

Pero recuerden que en SIMAT solamente se pueden registrar los que ingresan por primera vez al Sistema
Educativo es decir que básicamente los que ingresan a preescolar porque los que vienen de otras instituciones
seguramente ya están en el sistema y a sus instituciones deben llegar es como Trasladados.

Para esto deben consultar si el alumno está o no en el sistema y si está en qué estado aparece. Pueden hacerlo
por 2 opciones: Menú Estudiantes – Consultar Alumnos o Menú Matricula – Novedades, digitan nombres y
apellidos y clic en BUSCAR (la lupa).

Si se ingresa por el Menú Matrícula – Novedades. En la pantalla que sale deben digitar únicamente los
apellidos y nombres del alumno a verificar y clic en BUSCAR (lupa).

Entonces el sistema muestra el alumno detallando el año, estado, municipio, institución y sede.

- Si aparece en estado RETIRADO, TRASLADADO O SIN CONTINUIDAD en su institución, puede

matricularlo, haciendo clic en el botón Novedades y en el campo Nuevo Estado seleccionar MATRICULADO
y se le dice la sede, jornada, grado y grupo en que lo va a matricular en su Institución. Y GUARDAR.
- Si aparece en otro estado u otra institución, entonces no puede matricularlo y deben comunicarse con la
institución donde está registrado para solicitar que lo liberen. Deben estar pendientes y consultar cuando lo
liberen para matricularlo en su institución. El alumno se encuentra liberado si está en estado RETIRADO o
TRASLADADO a su institución.

5. CÓMO LIBERAR ALUMNOS QUE YA NO ESTÁN EN MI INSTITUCIÓN?

Lo ideal al liberar un alumno es hacerle el TRASLADO a la institución para la cual va, pero si no saben cuál es
entonces se debe RETIRAR.

Pueden hacerlo por Menú Matricula – Novedades, digitan nombres y apellidos y clic en BUSCAR (la lupa),
entonces el sistema lo muestra y activa el botón Novedades entonces hace clic sobre el botón y en el campo
Nuevo Estado:

- Si saben para dónde va, se selecciona TRASLADADO y se le dice el código DANE de la institución, el modelo
educativo, el motivo del Traslado y se GUARDA.

- Si no saben para dónde va, se selecciona RETIRADO, se selecciona el motivo del Retiro y se GUARDA.

6. COMO AMPLIAR LOS CUPOS DE UN GRADO?

Por el Menú Instituciones – Grupos, se busca la institución, la sede, jornada y grado a revisar, se hace clic en
BUSCAR (lupa) para que el sistema le muestre la información de los grupos creados.

Si necesitan mas cupos deben cambiar el valor que aparece en el campo CAPACIDAD aumentándolo de
acuerdo a la necesidad. En esta parte también se puede cambiar el modelo educativo si es necesario.
Este proceso debe hacerse para cada sede y cada grado requerido, El sistema debe arrojar el mensaje
“Exitoso” al inicio del grupo modificado.

De esta forma también pueden crear grupos (NO GRADOS), si por el número de alumnos requieren grupos
adicionales. Estando en la pantalla donde se muestra del grupo, se hace clic en AGREGAR y se debe digitar
todos los datos que pide el sistema, y Guardar.

El sistema debe arrojar el mensaje “Exitoso” al inicio del grupo creado.