INTRODUCCIÓN

El informe que se presenta a continuación es el estudio preliminar para el sistema

de control Académico de la institución educativa: CENTRO DE ENSEÑANZA
MONTREAL, dicha institución presenta ciertos problemas como su rendimiento en
la generación de control de notas, solvencias, saldos bancarios, control de
empleados y movimientos contables.

Con ayuda de entrevistas se evaluaron cuales eran estos problemas y las

necesidades de los distintos usuarios. Dentro de este documento se presentan
los siguientes aspectos encontrados en el diagnostico realizado.

Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1

OBJETIVOS GENERALES

1. Obtener una automatización en la realización de los cuadros de notas y

solvencias.
2. Que los cuadros de notas sean presentados el tiempo indicado y de la
manera requerida.
3. Presentación clara, precisa y confiable, a los padres de familia las
calificaciones de sus hijos.
4. Movimientos actualizados de disponibilidad bancaria.
5. Inventarios de suministros y equipos al dia.
6. Cierres contables listos cada quince dias después del fin de mes.
7. Control preciso del recurso humano.
8. Conocer nuestra situación con los proveedores.
9. Conocer a cabalidad la morosidad en las cuotas.

1
Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
ANTECEDENTES

Misión
Fue creado en 1991 con el propósito de ayudar a la sociedad guatemalteca, en la
formación de niños y jóvenes capacitados intelectual y espiritualmente.

Visión
Propuestos por el establecimiento garantizan a los padres de familia una
educación integral a través del personal calificado para la atención de los
estudiantes.

Nuestro compromiso encierra principios de:

1. AMOR: (Vendrá luego de un proceso de cariño y confianza que se
depositará en cada uno de nosotros y fructificara en el alumnado)
2. RESPETO: (El cual será inculcado con el ejemplo de todos los que
hacemos posible el establecimiento)
3. RESPONSABILIDAD: (Crearemos en el alumno el valor de la
responsabilidad para que pueda ser útil a su nación)

Enmarcamos en los ideales, de engrandecer a DIOS. A LA PATRIA Y A SU

SOCIEDAD, inculcando valores morales y espirituales.

Niveles De Estudio
Pre-Primaria Matutina
Primaria Matutina
Basicos Matutina y Vespertina
Diversificado Matutina y Vespertina

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
Carreras Que Ofrecemos
Bachillerato en Computación con Orientación Comercial
Secretariado Bilingüe en Computación
Perito Contador con especialidad en Computación
Bachillerato en Dibujo Técnico y de Construcción

El colegio capacita a los jóvenes para la vida práctica en el medio competitivo de

trabajo de la sociedad actual. Podemos mostrar que la educación se renueva y es
amena a través del personal capacitado con el que contamos, quienes tienen
deseos de servir en el amor de Dios.

Foda

Fuerzas:
Fluidez de transporte hacia establecimiento
Motivación entre maestros
Motivación de los alumnos hacia los principios cristianos
Incentivo administrativo y docente
Creatividad
Apoyo Mutuo
Actualización Curricular
Instalaciones Adecuadas
Cumplimiento de las Planificaciones
Nivel Académico según capacidad
Pago de Prestaciones Legales
Organización Administrativa

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
Oportunidades:
Capacitación constante
Incremento salarial según capacidad
Conocimientos del reglamento interno a los padres
Charlas para padres en entrega de notas
Acceso a la Educación a un costo moderado
Capacidad de desarrollo a la empresa de acuerdo a especialidad
Competencia Académica
Debilidades:
No unificación de Pre y Primaria
Participación de padres en actividades extra-curriculares
Estrato Social de las familias que integran el Colegio
Ingerencia de autoridades Guber y no gubernamentales no autorizadas por
el Ministerio de Educación
Obtención de información académica no inmediata
No automatización de procesos académicos y administrativos.
Sin publicidad en la Web
No utilización de carne
Amenazas:
Falta de trabajo en equipo
Elaboración de material al nivel correspondiente
Competencia
Inseguridad alrededor
Falta de información oportuna por autoridades ministeriales
Practica de evaluación a graduandos sin contenidos específicos

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
Gráfica de ponderación del FODA

FODA (Colegio Cristiano Guatemalteco)

12

10

Cantidad 6

0
FUERZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
DIAGNÓSTICO

Sistema Actual:
Se lleva el control de cada alumno en cuadernillos especiales, en donde
se archivan varios aspectos administrativos tales como inscripciones, pagos
mensuales, solvencias y otros. El pago de inscripción y colegiaturas se realizan en
el colegio, se le entrega un recibo al alumno y se apunta en un cuaderno(similar a
una Cuenta Corriente). Para la solvencia se le entrega una pequeña forma dónde
dice el estado de la cuenta del alumno.
En la parte académica se lleva el control de la asistencia, las notas de cada
bimestre y sus promedios; para lo cual cada maestro guía es el encargado de
trasladar las notas de su grado a una hoja de cálculo hecha en Excel. El sistema
actual en su mayoría es manual y es utilizado por el director, la secretaria
administrativa, y los maestros.

Problemas Principales:
No se cuenta con un sistema automatizado que identifique y maneje: el
control de pagos y solvencia del alumno, el registro de las notas
bimestrales, los certificados y los documentos que se envían al Ministerio
de Educación.
El Colegio no utiliza un número de carné para identificar a sus alumnos.
El laboratorio de computación y la dirección no cuentan con servicio fijo de
Internet.
La dirección no cuenta con un acceso rápido y especifico del rendimiento
académico y el control administrativo de los alumnos.
No se cuenta con reportes de los saldos y disponibilidad bancaria.
El control de entradas y salidas de los empleados no se controla.
No se puede generar reportes para el IGSS respecto a sueldos de los
trabajadores.

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
 Toda la contabilidad se lleva manualmente.
Los proveedores siempre se quejan por la falta de programación de pagos.
El director no cuenta con antigüedad de saldos de los clientes o alumnos.

Ventajas del Sistema Actual

Es más económico que un sistema automatizado, evaluando aspectos
de impresión, energía eléctrica, capacitación e Internet.
Si no se tiene acceso a una computadora, los maestros podrán llenar
sus cuadros ya que estos se llenan a mano, y de esta manera el trabajo
no se atrasará.
No se necesita ningún tipo de capacitación para los usuarios del sistema
actual, porque ya conocen los procedimientos del mismo
Limitaciones:
Perdida de cuadros de notas u otros documentos por el constante
papeleo.
El sistema manual es tedioso ya que se necesita revisar varias veces
para que la información sea la correcta.
La dirección no puede obtener un informe rápido y eficaz de la situación
actual (administrativa y académica) del alumno.
Acceso sin seguridad al archivo de notas y promedios.
No existe una jerarquía de usuarios en el sistema.
El establecimiento no cuenta con servicio de Internet ni con una pagina
web en la que se den a conocer sus objetivos y servicios académicos.

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
DIAGRAMA DE CONTEXTO ACTUAL
Según el primer diagnostico del colegio estas son las entradas y salidas del sistema:

Ministerio
Claustro de
Cuadros_Prim de
Maestros
Educación
Notas_Alumno

Informe_Notas
Dirección
Informe_Solvencia
Papelería_Inscripción School System _Alumno

Cuota_Inscripción Notas_Bimestre
Alumno Padres
Colegiatura Certificado de
Familia

Recibo_Pago
Solvencia Alumno

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
INVENTARIO ACTUAL
El equipo con el que el colegio cuenta actualmente es el siguiente:

Cantidad Producto Especificaciones

Pentium IV 2.60 Ghz., 60 G , 256 MB Ram
13 Computadoras Windows XP con service pack 2
Celeron 601 MHz, 20 G, 128 MB RAM, Windows
1 Computadoras XP Profesional con Service Pack 2
Pentium IV 2.60 Ghz., 40 G , 256 MB Ram
3 Computadoras Windows XP con service pack 2
10 Computadoras Windows 98, 20 G, 128 RAM
1 Impresora Canon BJC-2100, Cartucho Negro y Color
1 Fotocopiadora Xerox WorkLatre XL213of
1 Fax Fax Sharp UX355L (open LCR)

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
ANEXOS
Organigrama
JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR

SUBDIRECTOR

CONTADOR GENERAL

SECRETARIA
GENERAL
ASISTENTE ASISTENTE
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO

CORDINADOR
CORDINADOR
NIVEL MEDIO
NIVEL PRIMARIO

CLAUSTRO NIVEL CLAUSTRO NIVEL

PRIMARIO MEDIO

ALUMNADO ALUMNADO

PERSONAL DE PERSONAL DE
SERVICIO SERVICIO

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Analisis de Sistemas 1 Caso de Estudio No.1
 Distribución del Edificio

Segundo Piso
Clase Clase Segundo Nivel Clase
Tienda

Pasillo
Pasillo

Baños Clase
Baños Patio

Clase
Clase
Clase Clase Clase

Clase Patio Patio Laboratorio 2

Segundo Piso
Mecanografía
Clase Segundo Nivel Salón de Maestros Clase Laboratorio 1
Pasillo

Dirección Parqueo

Baños Tienda

Patio Baños

Clase
Pasillo

Clase

Clase

Patio
Clase
Pasillo

Secretaria Clase

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 CASO DE ESTUDIO

CURSO DE ANALISIS DE SISTEMAS 1

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