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FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA 8
Etapas del Proceso Administrativo:
Control

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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 8
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ÍNDICE
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: CONTROL.......................................................................... 4
APRENDIZAJE ESPERADO..................................................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. CONTROL ......................................................................................................................................... 5
1.2 PASOS DEL PROCESO DE CONTROL ........................................................................................... 6
1.2.1 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO .............................................................................................. 6
1.2.2 COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR ESPERADO .................................... 6
1.2.3 CORRECCIONES A LAS DESVIACIONES ................................................................................ 6
1.2.4 RETROALIMENTAR A QUIEN CORRESPONDA ..................................................................... 6
1.3 PRINCIPIOS DEL CONTROL ......................................................................................................... 6
1.4 NIVELES JERÁRQUICOS DE CONTROL ........................................................................................ 7
1.4.1 INSTITUCIONAL................................................................................................................... 7
1.4.2 INTERMEDIO ....................................................................................................................... 7
1.4.3 OPERALACION .................................................................................................................... 7
1.5 TIPOS DE CONTROL ................................................................................................................... 8
1.5.1 CONTROL PRELIMINAR ....................................................................................................... 8
1.5.2 CONTROL CONCURRENTE .................................................................................................. 8
1.5.3 CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN ................................................................................. 8
1.6 ÁREAS DE CONTROL .................................................................................................................. 9
1.6.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN....................................................................................................... 9
1.6.2 ÁREA COMERCIAL ............................................................................................................... 9
1.6.3 ÁREA FINANCIERA .............................................................................................................. 9
1.6.4 ÁREA RECURSOS HUMANOS ............................................................................................ 10
1.7 TÉCNICAS PARA EL CONTROL .................................................................................................. 10
1.7.1 INFORMES ........................................................................................................................ 10
1.7.2 AUDITORÍAS...................................................................................................................... 11
1.7.3 CARTA GANTT ................................................................................................................... 12
1.7.4 TÉCNICAS DE RUTA CRÍTICA ............................................................................................. 12
1.8 FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL ..................................................................................... 14
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 15
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 16

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ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: CONTROL

APRENDIZAJE ESPERADO
 Aplicar técnicas de control dentro del Proceso Administrativo, considerando pasos,
principios, niveles, tipos y áreas vinculadas a la etapa.

INTRODUCCIÓN
"Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se
puede dirigir y sólo si se dirige se puede mejorar" .

(Dr. Pedro Mendoza A., s.f.)

Vídeo: https://goo.gl/OiyPAv

Como ya se ha analizado, el proceso administrativo consta de cuatro etapas, las que están
interrelacionadas entre sí. La última etapa está asociada al control y se debe realizar para
determinar qué tan lejos o cerca se está de cumplir con los objetivos organizacionales.

Si bien el control, en cuanto a funciones administrativas propiamente tales, abarca menos que las
otras etapas, ofrece una visión como contraparte.

Facilita la medición y la evaluación de los resultados, permitiendo realizar ajustes y mejoras como
un círculo virtuoso que no termina nunca.

Solo a través de esta función se logrará precisar si lo que se realizó se ajusta a lo planeado. En caso
de presentarse desviaciones, identificar los responsables y corregir dichas fallas.

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1. CONTROL

El control se define como el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se
presenten a los planes estratégicos de la empresa. Utiliza indicadores cualitativos y cuantitativos,
evaluándose no solo factores técnicos, sino también culturales y humanos (Chiavenato, 2001).

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Siempre se debe considerar que hasta el plan mejor diseñado se puede desviar. Como ya se ha
estudiado, los factores internos y externos influyen de manera directa en una empresa. Por
ejemplo, una crisis financiera la afectará de manera significativa, debiendo ajustar sus ingresos por
venta presupuestados y disminuirlos para adecuarlos al escenario más real.

El control se puede utilizar para:

 Enfrentar de mejor forma el cambio.


 Trabajar siempre apostando a la mejora continua y la calidad.
 Potenciar la delegación y el trabajo de equipo.

Vídeo

El siguiente vídeo profundiza en la importancia que tiene el control, como


última etapa dentro del proceso administrativo.

https://goo.gl/Ani07P

Enlace de interés

En el siguiente sitio web, se revisa con mayor detalle la influencia del control
en los resultados de la organización a través de un ejemplo.

https://goo.gl/HCoSdL

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1.2 PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
También conocidas como etapas, basándose en Chiavenato (2001), los pasos en el proceso de
control son los siguientes:

1.2.1 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO


Lo primero que se debe hacer es definir la capacidad, calidad o la cantidad de una determinada
tarea o actividad. Se fijan estándares, reglas, normas y criterios para validar si una tarea o
actividad está siendo eficiente y eficaz.

Existen dos tipos de mediciones: las tangibles que están relacionadas con cosas materiales como
número de trabajadores lesionados o cantidad de productos defectuosos y las intangibles como la
relación que existe entre una jefatura y su equipo o el compromiso de los colaboradores.

1.2.2 COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR ESPERADO


Se mide la brecha entre el desempeño planificado (estándar definido) y lo sucedido realmente. El
ideal es considerar los tiempos reales de ejecución para ir determinando la eficiencia de cada
función.

1.2.3 CORRECCIONES A LAS DESVIACIONES


Una vez detectadas las desviaciones la idea es irlas corrigiendo para evitar inconvenientes como
no cumplir con los plazos o entregar productos de calidad deficiente. Es en esta etapa donde se
reformulan los planes, ajustándose a los nuevos escenarios. Por ejemplo, replantear objetivos ante
una fusión o cambiar procedimientos porque los que se están usando no están actualizados o no
sirven para lo que se quiere medir.

1.2.4 RETROALIMENTAR A QUIEN CORRESPONDA Y DEJAR REGISTRO PARA


EXPERIENCIAS POSTERIORES
Dar feedback una vez cerrado un proceso es indispensable para una empresa que apuesta a la
mejora continua como objetivo estratégico. El entregar retroalimentación a todos los que
participaron del proyecto permite valorar el trabajo realizado y generar datos para proyectos de
similares características.

1.3 PRINCIPIOS DEL CONTROL


Según Hitt, Black Y Porter (2005), se pueden inferir algunos principios para la función de control:

a) El control siempre debe existir en función de los objetivos que tenga la organización.

b) A cada grupo que se le ha delegado una función de peritaje, se le debe entregar el grado
de control correspondiente.

c) El control debe ser oportuno en el tiempo, es decir, debe aplicarse antes de que pueda
ocurrir un error para poder tomar las medidas correctivas a tiempo. Se debe fijar controles
de manera periódica en cada uno de los proyectos que asuma la empresa.

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d) Si se presentan desviaciones a lo planificado, deben ser analizadas detalladamente para
determinar sus causas, responsables y posibles medidas preventivas para próximas
oportunidades (como lecciones aprendidas).

e) Establecer mecanismos de control puede ser costoso. De existir, deben ser considerados
como una ventaja real y no solo un gasto que afecta la rentabilidad de la empresa.

f) No se puede pretender evaluar todas las actividades de la empresa, se deben escoger por
importancia o costos las que son críticas y controlarlas.

1.4 NIVELES JERÁRQUICOS DE CONTROL


Existen diferentes niveles de control, dependiendo del nivel jerárquico donde se desarrolle la tarea
(Chiavenato, 2001, p. 347).

Nivel de la Tipo de Contenidos Período de Alcance


organización control tiempo

INSTITUCIONAL Estratégico Genérico y Orientado Macroorientado. Considera la


sintético. a largo empresa en su totalidad,
plazo. como un sistema.

INTERMEDIO Táctico Menos Orientado Considera cada unidad de la


genérico y a mediano empresa o cada conjunto de
más plazo. recursos por separado.
detallado.

OPERACIONAL Operacional Detallado y Orientado Microorientado. Considera


analítico. a corto cada tarea u operación.
plazo.

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1.5 TIPOS DE CONTROL
Según George R. Terry (1998), puede haber tres clases de control:

PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMENTACIÓN

1.5.1 CONTROL PRELIMINAR


Es el control que se realiza previo al inicio de las operaciones, donde se definen políticas,
metodologías y procedimientos para asegurar que lo planificado llegue a buen puerto. Asume una
labor proactiva, pues se ejerce una función de control desde el inicio, permitiendo tomar medidas
en caso de vislumbrar algún problema que desvíe el plan.

1.5.2 CONTROL CONCURRENTE


Se realiza durante el desarrollo de las operaciones de una empresa. Incluye la supervisión y
sincronización de las actividades programadas, su función es ir validando que los plazos y entregas
se vayan cumpliendo en los tiempos que se acordaron.

1.5.3 CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN


Este control se nutre de la información pasada de la organización para corregir futuras posibles
desviaciones de acuerdo a los datos con los que se cuenta. Con cada proyecto hay lecciones
aprendidas sobre lo que se debió o no hacer, este control considera esta información y utiliza para
prevenir nuevas problemáticas orientadas a las mismas temáticas.

Documento de interés

En este documento, se pueden revisar con más detalle los tipos de control que
existen y su aplicación en las distintas etapas del proceso administrativo.

https://goo.gl/9Jh7uc

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1.6 ÁREAS DE CONTROL
El control se puede ejercer en variadas áreas de la empresa, donde las más comunes son:

1.6.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN


En las empresas manufactureras generalmente hay controles estrictos en cuanto a la producción.
En el rubro de los servicios, la producción se considera la prestación del servicio.

Los controles más comunes en esta área son:

 Asociados a la calidad, tanto de los procesos como de los productos (o servicios) a entregar.
 Asociados a los costos.
 Asociados a los tiempos efectivos de producción.
 Asociados al control de inventarios, materias primas y horas-hombre en caso de empresas de
servicios.
 Asociados al mantenimiento de las maquinarias que se usan.
 Asociados al reciclaje y control de residuos.

1.6.2 ÁREA COMERCIAL


Es el área donde se comercializan los productos o servicios producidos.

Los controles más importantes en esta área son:

 Controles asociados al diseño de promociones y difusión de productos.


 Controles asociados al nivel de ventas.
 Controles asociados al nivel de costos en que se incurre.

1.6.3 ÁREA FINANCIERA


Es el área de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los presupuestos, balances,
flujos de caja, asociada a la gestión de pagos, del proceso de facturación, etc.

Los controles que se realizan en esta área son:

 Controles presupuestarios.
 Controles de costos, pero a un nivel macro.
 Controles de flujos de capital, liquidez, apalancamiento (ratios financieros).

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Documento de interés

El caso Enron fue muy importante en EE.UU, donde una gran empresa ocultó
en sus libros contables las grandes deudas que tenía, haciendo creer a todos
que las ganancias, y por ende el valor de sus acciones, estaban por las nubes.
Cuando vino la crisis de la empresa quebró en semanas. Aquí se vio implicada
incluso la empresa auditora.

https://goo.gl/S7SDTe

1.6.4 ÁREA RECURSOS HUMANOS


Es el área encargada de administrar al personal y ver su desarrollo dentro de la organización.

Los controles más utilizados en esta área son:

 Controles asociados a la asistencia, horario, licencias médicas, vacaciones.


 Controles asociados a la rotación de personal.
 Control asociado al pago de sueldos, pago de comisiones, bonos.

1.7 TÉCNICAS PARA EL CONTROL


Existen varias técnicas para facilitar el control dentro de la organización, basándose en Chiavenato
(2001) se pueden encontrar:

1.7.1 INFORMES
Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos en relación al logro de objetivos
estratégicos propuestos. Al redactarlos se debe tener presente incorporar conclusiones y
sugerencias.

Estructura de los informes:

 Preliminares: incluye la portada, la tabla de los contenidos, una breve introducción al tema
para dar contexto.

 Cuerpo del informe: se comienza con la justificación, los objetivos planteados, lo que se desea
informar, los resultados y avances que se han logrado, las problemáticas que se han
presentado, la conclusión y algunas proposiciones de mejora.

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 Sección técnica: contiene la información “dura”, tablas, gráficos y cartas Gantt que justifiquen
lo expuesto y que permitan ver de una forma general cómo se está con respecto a lo
planificado.

 Sección de referencias y apéndices: lleva la bibliografía y los anexos correspondientes.

1.7.2 AUDITORÍAS
Pueden ser tanto internas como externas, y se utilizan para validar la veracidad de los estados
financieros de una empresa.

 Internas: se define un comité y se realizan auditorías periódicas con la finalidad de ir


descubriendo las desviaciones. Se utiliza para validar que los registros son llevados con
precisión y que los estados financieros están siendo controlados como corresponde.

 Externas: se contrata una empresa externa que efectúa la auditoría, generalmente una
consultora con especialidad contable. La idea es tener una visión objetiva de la realidad de la
empresa, se revisan tanto los activos como los pasivos, aparte de los balances y estados de
resultados.

Enlace de interés

En el siguiente sitio web se verifican los seis pasos que sirven para desarrollar
una auditoría interna.

https://goo.gl/NOkHke

Vídeo

El siguiente vídeo profundiza sobre lo que se entiende por auditoría dentro de


una organización.

https://goo.gl/64noaw

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1.7.3 CARTA GANTT
Permiten ordenar un proyecto en tareas, atribuir fechas y responsables.

Facilita controlar los tiempos destinados a cada tarea, determinando cuáles dependen de otras
para su comienzo o finalización. El trabajar con una carta Gantt permite tener una visión de todo
el proyecto e ir revisando periódicamente si se va de acuerdo a los plazos, facilitando realizar los
ajustes que sean necesarios.

1.7.4 TÉCNICAS DE RUTA CRÍTICA


Las técnicas de trayectoria crítica permiten controlar programas, tiempos, costos, relaciones entre
actividades, etc.

Son conocidas como METRA (método de evaluación y trayectorias en redes de actividades).

Si bien existen varios métodos, todos trabajan bajo la premisa de determinar cuáles son las
actividades críticas y definir la mejor ruta de actividades para lograr el objetivo de manera eficaz.

1.7.4.1 TÉCNICA PERT


Deriva su nombre de la sigla Program Evaluation and Review Technique, que en español
significa técnica de evaluación y revisión de programas. Facilita la dirección de un proyecto al
trabajar sobre su programación.

Este método se basa en la representación gráfica de una red con todas las tareas de un
proyecto, el cual debe ser terminado en una fecha definida. Utiliza la estimación de tres
tiempos: el esperado, el optimista y el pesimista.

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Incluye las siguientes etapas:

o Desglose del proyecto en todas las tareas que lo componen.

o Determinación de la duración de cada tarea.

o Determinación del responsable del proyecto, quien tendrá la misión de supervisar,


comunicar y tomar decisiones para cumplir con los plazos señalados y lidiar con las
desviaciones que vayan presentándose.

Algunos conceptos claves:

1) Tarea: son el conjunto de acciones que una vez realizadas permiten al proyecto llegar hacia
su estado final. Cada tarea tiene asignados recursos: materiales, económicos, horas-
hombre, tiempo y energía. En el caso del ejemplo anterior se representan con un cuadrado
(esto puede variar, también pueden ser círculos).

2) Subtareas: se generan al dividir una tarea en otras más pequeñas y fáciles de realizar.

3) Tareas consecutivas: tareas que son continuación de otras, que dependiendo de ellas para
su realización. Puede haber dependencia final-comienzo, final-final, comienzo-final-
comienzo-comienzo.

4) Tareas críticas: su retraso deriva en un atraso en todo el proyecto.

5) Camino crítico: es el trayecto de tareas críticas.

6) Duración del proyecto: es la suma de los tiempos de duración de las tareas críticas.

7) Red Pert: es la representación gráfica del proyecto, donde se visualizan las relaciones entre
las tareas y otros datos anexos, facilitando al administrador la toma de decisiones. Por
ejemplo, otorgar más recursos en las tareas críticas para que estas no presenten
desviaciones.

Vídeo

El siguiente vídeo muestra cómo realizar una sencilla red Pert para la
planificación de un evento, definiendo la ruta crítica.

https://goo.gl/oCwijV

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1.7.4.2 TÉCNICA CPM
Esta técnica CPM (método de ruta crítica en español) trabaja bajo la misma metodología que la
PERT. Se diferencia solamente en que trabaja con un tiempo estimado de ejecución, basándose en
proyectos anteriores. Sin embargo, si es un proyecto nuevo, no se tiene la data necesaria para
poder aplicarla.

Enlace de interés

En el siguiente sitio web se hace una reflexión sobre quién es finalmente el


encargado de ejercer el control al interior de las organizaciones.

https://goo.gl/ogxphe

1.8 FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL


¿Cuáles son las fallas más habituales en los procesos de control?1

1) Se concentran las energías en buscar responsables más que en arreglar las desviaciones, lo que
finalmente no soluciona nada.

2) Se divide en demasiadas personas la responsabilidad, lo que conlleva a que nadie se haga


responsable, se confía en que los otros harán las tareas encomendadas.

3) Se aumentan los costos porque el proceso de control se vuelve obsesivo, realizándose


inspecciones y evaluaciones tan periódicas que se pierde el sentido.

Documento de interés

Se revisan en este documento las fallas más comunes de los sistemas de control
empresarial.

https://goo.gl/v6v2oe

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http://goo.gl/jO4wJy

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COMENTARIO FINAL
El control es la última etapa del proceso administrativo, cerrando el ciclo donde se han planificado,
organizado y dirigido recursos hacia el logro de los objetivos estratégicos de la organización.

Es en esta etapa donde se valida si efectivamente las decisiones que se tomaron antes fueron las
acertadas.

Controlar en este caso significa validar si se está siguiendo lo planificado y de no ser así , tener la
capacidad de mitigar las desviaciones y corregir el rumbo.

Se cuenta con herramientas para poder realizar este control que puede ser previo, durante o
pasado el evento, a través de las cuatro etapas que tiene el control: medir el desempeño,
compararlo con los estándares esperados, realizar correcciones a las desviaciones y
retroalimentar.

Basándose en estas etapas y teniendo claros los principios y herramientas del control, es posible
cerrar un proyecto de manera exitosa y con lecciones aprendidas para próximos desafíos.

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REFERENCIAS
Chiavenato, I. (2001). Administración, teoría, proceso y práctica. 3ª edición. Bogotá: Editorial

McGraw-Hill.

Hitt M., Black S. y Porter W. (2005), Administración. 1ª edición. México: Pearson Educación de

México S.A. de C.V.

Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global y empresarial. 11ª

edición. México: Editorial Pearson.

Rodríguez, V. (2003). Introducción a la administración. 4ª edición. México: Editorial ECASA.

Terry, G. R. (1988). Principios de la administración. 4ª edición. México: Editorial CECSA.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2017). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administración. Semana 8.

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