¿Por qué es importante evaluar la información documentada?
La información documentada representa la parte intelectual de la empresa, puesto
que allí se tienen todos los manuales, registros, procedimientos, instructivos, evidencias, entre otros. De tal manera que sirve para 3 puntos importantes: 1. Estandarizar: esto equivale a que se trabaje siempre de la misma forma, garantizando control en cada uno de los procesos siguiendo el estándar asignado a cada proceso, con el fin de que todo el que llegue nuevo a realizar la actividad o en el caso de la producción un cambio de turno se siga trabajando de igual forma bajos los parámetros ya establecidos. 2. Conservar el conocimiento: es demasiado importante dejar plasmado el conocimiento en una procedimiento, instructivo o registro para que de esta forma si se presenta un cambio en el personal, la persona que se vaya de la empresa no se lleve consigo el conocimiento, si no más bien que este quede disponible para que cualquier persona que entre a reemplazarlos, este en capacidades de realizar la labor, por lo tanto es muy importante llevar la conservación de esta información en algún procedimiento, manual o instructivo. 3. Registro o evidencia: de nada serviría levantar procedimientos, manuales e instructivos si no hay registro de estos, por lo tanto, es fundamental que todo procedimiento, instructivo o manual tenga registro de que, si se están realizando las actividades planteadas, en caso tal de una auditoría interna poder tener todo en orden y al día.
Cabe resaltar lo importante que es tener los registros, evidencias, instructivos,
procedimientos al día e implementados para el caso de las auditorías evitar el levantamiento de no conformidades y tener así el sistema de gestión de calidad al día.