Caso – Búsqueda de Información

Parada del Turbogenerador de una planta de Ciclo Combinado

1. Estadísticas de Proyecto
Podemos observar una ventana con información del proyecto, es un pequeño comparativo
de fechas de comienzo y fin, duraciones del trabajo y costos.
Dependiendo si solo hemos introducido recursos en el proyecto, aparecen los campos
Previsto, Real y Variación disponibles o no disponibles, debido a cuando se ha
comenzado el seguimiento del proyecto.

2. Vistas
Tipos
Project usa tres tipos de vistas: vistas de tareas, vistas de recursos y vistas de asignaciones.

Formato
Las vistas de Project utilizan diversos formatos de presentación. Los formatos de las
vistas incluyen: el Diagrama de Gantt, el Diagrama de red, gráficos, hojas, usos y
formularios.
Las vistas del Diagrama de Gantt, del Diagrama de red y las de gráficos presentan la
información gráficamente.

Vistas de proyecto
Las vistas del Diagrama de Gantt están formadas por una tabla y un gráfico.

Las vistas del Diagrama de red están formadas exclusivamente por un gráfico.
Las vistas del Diagrama de Gantt muestran una lista de las tareas en el extremo izquierdo
de la vista, con una presentación gráfica de esas tareas en barras que abarcan hasta una
escala temporal situada en el extremo derecho de la vista. Este formato puede ser útil al
planear inicialmente la programación y para revisarla a medida que avanza el proyecto.

Las vistas del Diagrama de red muestran las tareas en formato de diagrama de flujo. Este
formato puede ser útil al ajustar la programación.
Las vistas de gráficos proporcionan una imagen de la programación y del progreso del
proyecto.

Vista de hoja
Las vistas de hoja presentan la información en filas y columnas, de forma parecida a una
hoja de cálculo.
Las filas contienen información sobre las tareas o los recursos. Se suele hacer referencia
a las columnas de Project como campos y se usan para especificar información específica
sobre las tareas o los recursos.

Una vista de hoja es similar a una hoja de cálculo o una tabla de información.
Las vistas de uso enumeran los datos de las tareas o los recursos en las filas y columnas
en el extremo izquierdo de la vista, mientras que muestran los datos de las fases
temporales en las filas y columnas en el extremo derecho de la vista.

Vista de formulario
Las vistas de formularios presentan información detallada en un formato estructurado
sobre una tarea o recurso a la vez.

Una vista de formulario facilita la especificación de información sobre tareas y recursos

específicos.

Componentes
Cada vista está formada por componentes individuales, como tablas, filtros, grupos y
detalles. Para centrarse en una tarea, recurso o asignación específicos de una vista, puede
mostrar una tabla distinta y cambiar un filtro o un grupo.
En algunas vistas, también puede cambiar el tipo de datos que se muestran.

La tabla predeterminada mostrada es diferente en función de la vista aplicada.

Un grupo muestra una categoría específica de información del proyecto. Los grupos
permiten clasificar y ver tareas, recursos o información de asignación resumida de
distintas maneras. De forma predeterminada, no se aplica ningún grupo.
Los detalles están formados por campos relacionados que se muestran en columnas, al
igual que en una vista de formulario, o en tablas que presentan la información en el
tiempo, como en una vista de uso.

Nota: Para ver una lista de las vistas en un panel a lo largo de la ventana de Project, en el
menú Vista, haga clic derecho en la columna al extremo izquierdo de la vista principal.
Esta vista muestra los iconos de las vistas enumeradas en el menú Vista.
¿Qué vistas se deben utilizar?
Si una sola vista no le proporciona los detalles necesarios, puede que le ayude una vista
de detalles. Las vistas de detalles muestran dos vistas a la vez.

Utilice las siguientes secciones para obtener más información sobre las vistas utilizadas
para los datos de tareas, recursos y asignaciones.

 Deseo ver y especificar datos de tareas

 Deseo ver y especificar datos de recursos
 Deseo ver y especificar datos de asignaciones

Deseo ver y especificar datos de tareas

Los datos de las tareas están disponibles para verlos en varios formatos, incluidos los
formatos Diagrama de Gantt, Diagrama de Red, gráfico, hoja, uso y formulario.
En la siguiente tabla se describen cada una de las vistas que muestran los datos de tareas
en el formato del Diagrama de Gantt.
Vista Descripción
Informe de Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas.
barras Utilice la vista Informe de barras con la macro Formato_Resumen
para ver todas las tareas etiquetadas con concisión en las barras de
Gantt de resumen.
Gantt detallado Vea las tareas y la información asociada en una hoja, así como los
márgenes de demora y las posposiciones de las tareas en el tiempo
en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Gantt
detallado para comprobar hasta dónde puede llegar la posposición
sin que se vean afectadas el resto de las tareas.
Diagrama de Vea las tareas y la información asociada en una hoja, así como las
Gantt tareas y las duraciones en el tiempo en un gráfico de barras de una
escala temporal. Use la vista Diagrama de Gantt para especificar y
programar una lista de tareas. Se trata de la vista que aparece de
forma predeterminada cuando se inicia por primera vez Project.
Gantt de Vea las tareas, los retrasos y el margen de demora en una hoja, así
redistribución como los efectos anteriores y posteriores de la característica de
redistribución de Project. Use la vista Gantt de redistribución para
comprobar el periodo de retraso ocasionado por la redistribución.

Informe de Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas.
fechas de hitos Utilice la vista Informe de fechas de hitos con la macro
Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con
concisión con marcas de hitos y fechas en las barras de Gantt de
Resumen.
Informe de Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas.
Hitos Utilice la vista Informe de hitos con la macro Formato_Resumen
para ver todas las tareas etiquetadas con concisión con marcas de
hitos en las barras de Gantt de Resumen.
Gantt con Vea las barras de Gantt de distintos colores de las tres primeras
varias líneas de líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2) de
base las tareas y subtareas de resumen en la parte del diagrama de la
 vista. Use la vista Gantt con varias líneas de base y compare las tres
primeras que guardó para el proyecto.
Gantt de Vea las tareas y la información de tarea en una hoja, así como un
seguimiento diagrama que muestra una línea de base y las barras de Gantt
programadas para cada tarea. Use la vista de Gantt de seguimiento
para comparar la programación de la línea de base con la
programación real.

Además de las vistas Diagrama de Gantt, Project incluye otras vistas para especificar y
evaluar los datos de la tarea. En la siguiente tabla se describen estas vistas.

Formato Vista Descripción

Diagrama de Diagrama de red Vea todas las tareas y sus
Red descriptivo dependencias. Use la vista Diagrama
de red descriptivo para crear y ajustar
la programación en un formato
Diagrama de Diagrama de red Especifique, edite y revise todas las
Red tareas y sus dependencias. Use la vista
Diagrama de red para crear y ajustar la
programación en un formato de
diagrama de flujo.
Diagrama de red Diagrama de relaciones Vea los predecesores y los sucesores de
una sola tarea seleccionada. En un
proyecto grande o en cualquier
proyecto con más vinculación de tareas
complejas, use esta vista de tarea para
centrarse en las dependencias de tarea
de una tarea específica.
Gráfico Calendario Vea las tareas y las duraciones de una
semana específica o de un intervalo de
semanas en el formato de un calendario
mensual.
 Hoja Hoja de tareas Especifique, edite y revise la
información de la tarea en un formato
de hoja de cálculo.
Formulario Formulario Especifique, edite y revise la
detalles de tarea información de programación y
seguimiento detallada sobre una tarea
seleccionada, una tarea cada vez. El
área de la cuadrícula puede mostrar
información sobre los recursos
asignados, los predecesores y los
sucesores.
Formulario Formulario Especifique, edite y revise la
Tarea información sobre una tarea
seleccionada, una tarea cada vez. El
área de la cuadricula puede mostrar
información sobre los recursos
asignados de una tarea, los
predecesores y los sucesores.
Formulario Formulario Especifique, edite y revise los recursos
Nombre de tarea asignados de una tarea, los
predecesores y los sucesores. La vista
Formulario Nombre de tarea es una
versión simplificada de la vista
Formulario Tarea.

Deseo ver y especificar datos de recursos

Project proporciona varias vistas de datos de recursos, en los formatos de gráfico, hoja y
formulario. En la siguiente tabla se describen estas vistas.

Formato Vista Descripción

Gráfico Gráfico de recursos Vea la asignación de recursos, el costo o el
trabajo en el tiempo de un solo recurso o de un
grupo de recursos a la vez.
 Hoja Hoja de recursos Especifique, edite y revise la información del
recurso en un formato de hoja de cálculo.
Formulario Formulario de Especifique, edite y revise toda la información
recursos sobre los recursos, las tareas y la programación
de un recurso seleccionado, un recurso cada vez.
El área de la cuadrícula puede mostrar
Formulario Formulario Especifique, edite y revise la información de
Nombre de recurso programación del recurso seleccionado sobre un
recurso seleccionado, un recurso cada vez. El
área de la cuadricula puede mostrar información
sobre la programación, el costo o el trabajo del
recurso en las tareas asignadas. Las vista
Formulario Nombre de recurso es una versión
simplificada de la vista Formulario de recursos.

Deseo ver y especificar datos de asignaciones

Los datos de asignaciones se especifican en las vistas que usan el formato de uso. En la
siguiente tabla se describen estas vistas.

Vista Descripción
Uso de tareas Revise, especifique y edite las asignaciones por tarea. En la parte de
la hoja de la vista. Uso de tareas, se enumera cada lista con los
recursos asignados con formato de sangría debajo de ella. En la
parte de hoja de cálculo de la vista, la información como el trabajo
y los costos de la tarea y la asignación se cita según la escala
temporal, por ejemplo, por día o por semana.
Uso de recursos Revise, especifique y edite las asignaciones por recurso. En la parte
de hoja de la vista Uso de recursos, se enumera cada recurso
asignado con todas las asignaciones de tareas asociadas con formato
de sangría debajo de ella. En la parte de escala temporal de la vista,
la información como el trabajo y los costos del recurso y la
asignación se citan según la escala temporal, por ejemplo, por
semana o por mes.
¿A qué puede aplicarse formato en una vista?
Antes de distribuir información sobre el proyecto después de seleccionar una vista, quizás
desee aplicarla formato para que responda a necesidades concretas. Para facilitar la lectura
el proyecto, puede resaltar los hitos, cambiar los colores de las barras de tareas para
adaptarlos a las normas o modificar los títulos de los campos para adaptarlos a la
terminología de la organización. Es fácil personalizar las vistas y puede incluso guardar
las vistas modificadas para utilizarlas más tarde.

Calendario
Cambie el color, la forma o la trama de las barras de tareas.
Reorganice u oculte algunas barras para facilitar la revisión y lectura del
proyecto.
Utilice el formato para resaltar la información importante.
Diagrama de Gantt
Modificar el aspecto de las barras de Gantt.
Modificar el aspecto de las conexiones entre las barras de Gantt.
Cambiar la forma de presentación del tiempo de descanso.
Aplicar formato a la vista para identificar más rápido tareas concretas y sus
dependencias, o para ver si no se han programado recursos para las tareas.
Uso de tareas o Uso de recursos
Cambiar el aspecto de los detalles para hacer que la información más relevante
sea más clara y eficaz.
Cualquier vista de hoja
Modificar los títulos de los encabezados de los campos para que coincidan con la
terminología de la organización.
Cambiar el ancho de los campos para mostrar nombres de tarea largos.
Utilizar fuentes, tamaños y efectos diferentes para el texto.

3. Diagrama de Gantt
A continuación se proponen diferentes vistas que pueden ayudar al alumno a trabajar más
cómodamente en Project.
Vista Detalle
Tenemos una vista con bastante información de cada tarea.

Situándonos por diferentes tareas en el diagrama de Gantt nos proporciona más

información de cada tarea, que a su vez la podemos modificar directamente en el cuadro.
A la derecha de ‘Detalles’ hay un desplegable en el que podemos añadir en lugar del
formulario de recursos por defecto, más vistas.
Cuadrícula
Es útil activar la cuadricula en el Diagrama de Gantt:
Vamos a cambiar el tipo de línea en ‘Filas de Gantt’
Y también cambiamos el tipo de línea ‘Columnas de nivel inferior’
 4. Gantt de seguimiento
El diagrama Gantt de seguimiento se utiliza para visualizar el grado de avance de nuestro
proyecto. Por defecto indica el diagrama de Gantt e indica el % completado de cada tarea,
si o tenemos aún seguimiento es 0%.

El Gantt de seguimiento es útil ya que nos representa la ruta crítica marcada en Rojo.

5. Uso de tareas
La hoja Uso de tareas proporciona información por defecto del trabajo (en horas)
necesario para cada tarea y por períodos del proyecto.
Por defecto en la columna ‘Detalles’ aparece ‘Trabajo’ pero podemos modificarlo dando
clic derecho sobre cualquier celda de la columna Detalles y seleccionado por ejemplo
‘Costo’ y desactivando ‘Trabajo’.

Nos quedaría lo siguiente:

Modificando también la escala temporal podemos tener gráficamente los costes por día,
semana, mes, etc.

Por último, podemos modificar la tabla por defecto y añadir la tabla Costo:
 6. Diagrama de Red
El Diagrama de Red es una forma gráfica de visualizar las tareas, dependencias y la ruta
crítica del proyecto. Los cuadros representan tareas y las dependencias se muestran como
líneas que conectan esos cuadros. El diagrama de red es muy personalizable, se puede
agregar una leyenda, personalizar la presentación de los cuadros e imprimir el diagrama
de red.
Nota: El diagrama de red es más o menos manejable para pocas tareas, dada la extensión
del mismo. Se puede imprimir en varias hojas, pero suele resultar bastante extenso.

Una opción es personalizar los cuadros para que ocupen poco espacio.

Cambiar automáticamente la forma en la que se muestran los cuadros

Hacer clic en Formato, luego en Diseño

En Diseño de cuadros, elija la organización de los cuadros, la alineación, el espaciado, el

alto y el ancho que mejor se adaptan. Para espaciar uniformemente los cuadros, hacer clic
en Fijo para el Alto y Ancho de los cuadros.

Tenga en cuenta que las tareas agrupadas se posicionan automáticamente. Tendrá que
deshacer la agrupación si desea cambiarlas.
Cambiar el estilo de línea entre cuadros
Si tiene muchas tareas que ha vinculado a tareas predecesoras o sucesoras, los vínculos
entre los cuadros pueden ser realmente difíciles de seguir. Trate de cambiar el estilo de
línea y luego organícelas para que sean más fáciles de ver.
Elegir el tipo de información de tarea que se va a mostrar.
Si las cosas parecen desordenadas (o empieza a experimentar una sobrecarga de
información), pruebe a cambiar la información de tarea en cada cuadro para ver sólo lo
que es más importante.

Cambiar el aspecto y el contenido de los cuadros de tareas.

En Borde, elijas las opciones de forma, color, ancho y líneas de división para crear la
apariencia que desea.
Clic en un nombre en Plantilla de datos para aplicar los cambios a una plantilla existente.
Para crear una nueva plantilla que usará los cambios, clic en Más plantillas y luego Clic
en Nuevo (para crear una plantilla nueva), Copiar (para basar la nueva plantilla en una
existente), Editar (para cambiar una plantilla) o Importar (para importar una plantilla de
otro proyecto).

7. Calendario
Vemos el proyecto en forma de calendario, también es altamente personalizable. A la
izquierda por defecto se muestra el ‘panel de meses’ y marcadas en amarillo las semanas
del proyecto y a la derecha el calendario, podemos visualizarlo por meses, semanas o
personalizarlo.
El zoom ‘comprime’ o ‘expande’ el calendario para una mejor visualización, además
tenemos varias opciones:

Cambiar las opciones de presentación en la vista Calendario

La vista Calendario incluye varias opciones de presentación que le permiten mostrar las
tareas para semanas o meses específicos, usar diferentes estilos de encabezado y aplicar
un sombreado a los días laborables y no laborables.

Cambiar las fechas mostradas

En el menú Vista, haga clic en calendario y, a continuación, siga los pasos para mostrar
las diferentes fechas:
Para mostrar semanas de 5 o de 7 días, haga doble clic en cualquier parte del calendario
y aparecerá la ficha ‘Escala temporal’. En la pestaña Encabezado de semanas, en la
sección Mostrar, haga clic en 7 días o en 5 días.

Las pestañas Cuadros de fecha y Sombreado de fechas modifican el formato de la escala

temporal del calendario.

8. Escala de tiempo
Una escala de tiempo puede ser muy útil cuando se necesita mostrar un panorama general
de un proyecto.

Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave y los hitos. Se puede incluir
en una diapositiva de PowerPoint o un documento de Word, imprimir o enviar por correo
electrónico.

La mayoría de las veces, la escala de tiempo está activada de forma predeterminada.

Aparece encima de la vista actual. Si no está activada por defecto vamos a la pestaña
Vista y clic en Escala de tiempo.

Agregar tareas a la escala de tiempo

Clic con el botón secundario en una tarea y luego clic en Agregar a escala de tiempo. Se
utiliza para cada tarea o hito que desee agregar, o seleccionando varias al mismo tiempo.
¿Qué podemos hacer con la escala de tiempo?
 Aplicar formato a la escala de Tiempo
 Compartir la escala de tiempo
 Imprimir la escala de tiempo

Aplicar formato a la escala de tiempo

Puede usar la escala de tiempo tal cual o adaptarla a sus necesidades.

Si das clic y arrastras una tarea se puede reorganizar las tareas como desee, agregar texto
e incluso cambiar los colores y formatos de texto para que destaquen.
Nota: Para que aparezca la barra de Herramientas de escala de tiempo debo dar clic en
cualquier lugar de la escala de tiempo para activarla.
 9. Hoja de recursos
Barra de herramientas de hoja de recursos
La hoja de recursos tiene una pequeña barra de herramientas que se despliega haciendo
clic en Formato:

Tabla de entrada de datos

Se puede modificar la tabla de entrada de datos, dando clic derecho en el recuadro superior
izquierdo de los encabezados.
Si activamos la tabla de entrada a tabla de entrada de recursos de trabajo, modifica los
campos ligeramente para facilitar la inserción de recursos tipo trabajo, es decir elimina la
columna de etiqueta de material por ejemplo.

10. Organizador de equipo

En la pestaña Vista, hacer clic en Organizador de Equipo.

Aparece el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A
la izquierda, aparecen los nombres de los recursos. Todas las tareas asignadas a un recurso
aparecen en la misma fila a la derecha. Las tareas de recursos que no tengan fecha de
inicio o fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso.

Las tareas que no están asignadas a ninguna persona aparecen en la parte inferior.
En la vista organizador de equipo podemos visualizar lo siguiente:

 Una tarea completada. Es una tarea completada con 100% de trabajo real. No se
puede mover con el Organizador de Equipo.
 Dos tareas asignadas a la misma persona. Podemos ver si dos tareas están
programadas a la misma hora y asignadas a la misma persona. La sobreasignación
resultante está señalada con líneas rojas.
Para resolver la sobreasignación, cualquiera de estas tareas se puede mover a una hora
diferente en la programación (o a otra persona).
 En la parte inferior se indican tareas en las que no se ha asignado a ninguna
persona. Para asignarla, se puede arrastrar la tarea hasta la programación de la
persona en la sección de la derecha. Para mantener la tarea sin programar pero
asignada a una persona, arrástrela verticalmente hasta el nombre de la persona en
la sección superior izquierda.
 Mover una tarea a otro momento en la programación.
Existen diferentes motivos por los cuales podría necesitar mover una tarea. Quizás alguna
persona tenga demasiado trabajo asignado. O puede que desee reasignar el trabajo a otra
persona. Tal vez descubra que no hay nadie trabajando en una tarea importante. Con el
Organizador de equipo, reprogramar una tarea es tan simple como arrastrarla a otro lugar.

Desplazamiento de tareas en el Organizador de equipo

 Mover una tarea verticalmente para resolver una sobreasignación.
 Mover una tarea verticalmente para asignar trabajo nuevo a una persona. El
trabajo que no está asignado a una persona, se puede asignar a alguien mediante
arrastrar y colocar.
 Mover una tarea horizontalmente.

Se puede programar una tarea para retrasarla dentro de la programación de una persona.

11. Uso de recursos

La vista Uso de recursos es útil para ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos.
Uno de los aspectos más importantes de su función es la supervisión de las asignaciones
de cada uno de los recursos, para que pueda equilibrar de forma eficaz sus cargas de
trabajo. Es posible que algunos recursos se encuentren sobreasignados mientras que otros
pueden estar infraasignados. Puede revisar la eficacia con la que se están usando los
recursos en el proyecto y si necesita realizar algún ajuste viendo sus cargas de trabajo y
disponibilidad.

Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de recursos

En el menú Vista, clic en Uso de recursos.
  Revise los nombres del recurso y sus tareas asignadas
 Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está asignado el
trabajo en el periodo de tiempo seleccionado.

En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos

sobreasignados se muestran en rojo.
En las hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobreasignados también incluye
un indicador de redistribución de recursos, que indica que el recurso esta redistribuido.
Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la
sobreasignación es aceptable.
También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las
asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un lapso de horas.
Esta vista muestra todas las asignaciones por recursos y muestra cómo se han asignado
estos recursos a las tareas asignadas en el tiempo.

12. Gráfico de recursos

El grafico de recursos es útil para visualizar las cargas de trabajo individuales. La vista
Gráfico de recursos muestra una vista de gráfico de barra de la carga de trabajo y
disponibilidad de un recurso individual. Esta vista le permite detectar rápidamente si el
recurso seleccionado está sobreasignado o infraasignado en un periodo de tiempo
específico. Puede ver también el porcentaje de unidades asignadas para asignaciones,
junto con la disponibilidad de capacidad máxima del recurso.

Revise el nombre del primer recurso en la vista Gráfico de recursos.

Si el nombre del recurso aparece en rojo, entonces el recurso esta sobreasignado.

Los recursos que se muestran en azul están asignados exactamente en su capacidad total
o por debajo de ella.
Revise el gráfico de barras para ver el nivel de sobreasignación o infraasignación.

Nota: Es importante cambiar la escala temporal para revisar los recursos según las
unidades de tiempo deseadas, días, semanas, meses, etc.
Las barras azules (de manera predeterminada) indican la cantidad de trabajo asignado que
está por debajo o en la capacidad máxima del recurso y la disponibilidad de tiempo de
trabajo de dicho periodo de tiempo. Las barras rojas (de manera predeterminada) indican
que el recurso está sobreasignado porque se ha excedido la capacidad máxima y la
disponibilidad de tiempo de trabajo de dicho recurso para un periodo de tiempo dado.

Revise los porcentajes de asignación más altos que se producen en el periodo de tiempo
mostrado. Las unidades se muestran en la parte inferior del gráfico.