Catatan :

€
Komponen
Undangan untuk ikut
lelang
1
€
Komponen
1,2,4,5,6,7 & 8
dipersiapkan
oleh pemilik
k
Petunjuk lelang
Proposal
A = Dokumen lelang
A+B = Paket lelang
2
3
proye
k
€
Komponen 3
dipersiapkan
oleh
p
emilik
,
Pokok-pokok
Persetujuan (articles of
agreement
Syarat
syarat Umum
(RFP)
4
5
p
,
diselesaikan oleh
peserta lelang
€
Komponen 9
adalah
hasil
Syarat
-
syarat
Umum
Syarat-syarat Khusus
Lin
g
ku
p
p
ro
y
ek
B = Rancangan kontrak
5
6
7
adalah
hasil
interaksi antara
pemilik & peserta
sebelum
penandatanganan
gppy
spesifikasi & kriteria
Gambar-gambar desain
& engineering
7
8
penandatanganan
kontrak
Adendum
C = Adendum, muncul
pd waktu negosiasi
9
27
Menurut
Kepres
No
16
Tahun
1994
ada
4
macam
Pelelangan
Menurut
Kepres
No
.
16
Tahun
1994
ada
4
macam
Pelelangan
€
PELELANGAN UMUM
•
Pelelangan ini terbuka untuk umum bagi dunia usaha yang memenuhi
syarat/kriteria/kualifikasi dibidangnya.
Di
k
l
lli
di
tk
d
bi
•
Di
umum
k
an secara
l
uas me
l
a
l
u
i
me
di
a massa, ce
t
a
k
d
an se
b
aga
i
nya.
€
PELELANGAN TERBATAS
•
Pelelangan untuk pekerjaan tertentu, diikuti minimal oleh lima rekanan,
Syarat rekanan yang mengikuti adalah tercantum dalam Daftar Rekanan
Mam
p
u
(
DRM
)
p
()
•
Rekanan tersebut tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang
dipilih diantara DRM. Pelelangan ini diumurnkan secara luas.
€
PEMILIHAN LANGSUNG/PENUNJUKKAN LANGSUNG
•
Membandingkan dan melakukan negosiasi dari tiga penawar yang
ditunjuk
baik
teknis
maupun
harganya
ditunjuk
baik
teknis
maupun
harganya
.
•
Rekanan2 tersebut tercatat dalam DRM yang sesuai dalam bidang
usahanya.
€
PENGADAAN LANGSUNG
•
Hal ini dilakukan diantara rekanan satu
p
en
g
usaha
g
olon
g
an ekonomi
lh
(GEL)
lli
ll
ilih
l
pg
gg
l
ema
h
(GEL)
tanpa me
l
a
l
u
i
l
e
l
ang atau pem
ilih
an
l
angsun
g
.
28
€
A. PROSES PEMBENTUKAN
model kontrak harga tidak tetap
dengan
jumlah
fee
tetap
(cost
Elemen-elemen yg penting:
€
Lingkup proyek
€
Jadwal penyelesaian
proyek
dengan
jumlah
fee
tetap
(cost
plus
fixed
fee-CFF),
yang
dihasilkan
oleh
penunjukan
lan
g
sun
g
den
g
an sebab utama
proyek
€
Batasan Reimbursable dan
non reimbursable
€
Program pemantauan dan
pengendalian
gg
g
belum
lengkapnya
definisi
lingkup kerja proyek
pengendalian
€
Prosedur persetujuan dan
pembayaran
€
Tanggung jawab pemilik
dan kontraktor
€
B. PASAL KONTRA
K
Formatuntukkontrakjenisini
umumnya tidak standar, disusun
i
kl
(l
dan kontraktor
€
Asuransi dan klaim
€
Terminasi kontrak
sesua
i
k
eper
l
uan
(
pasa
l
nya
lebih fleksibel dan spesifikasi)
29
D
BUTIR
BUTIR
REIMBURSABLE
C. LINGKUP KERJ
A
Lingkup kerja minimal
harus mencantumkan :
Lk i
k
D
.
BUTIR
BUTIR
REIMBURSABLE
Di
dalam
kontrak,
hendaknya
dijabarkan terinci klasifikasi pekerjaan
mana
yang
dapat
ditagih
kembali
(
reimbursable
),
dan mana
yg
bukan.
•
L
o
k
as
i
proye
k
•
Kapasitas instalasi
•
Karakteristik bahan
th
d
dk
(),
yg
Yang dapat ditagih semua pengeluaran
yg digunakan (biaya langsung, tidak
langsung dan overhead)
Pl
&
h
kj
ji
men
t
a
h
d
an
pro
d
u
k
•
Proses yang dipilih
•
Jadwal yang diingini
•
P
e
l
ayanan
&
upa
h
pe
k
er
j
a, ga
ji
pokok, tunjangan & jaminan
•
Pengadaan material & peralatan
termasuk transportasi
Mbli
l
•
lndikasi biaya
•
Filosofi desain (umur
instalasi, tingkat
tk
l
i dll)
•
M
em
b
e
li
atau menyewa pera
l
atan
konstruksi
•
Pembelian
alat2
kecil
mis
alat
kantor, komputer dll
Rli
i
iji
dll
t
e
k
no
l
og
i dll)
•
R
oya
l
t
i
,asurans
i
,per
iji
nan, patent
dll
•
Pengeluaran u/ fasilitas sementara
mis bedeng & biaya tak langsung
30
€
E. PROGRAM
IMPLEME
N
TA
S
I
€
F. LETTER OF INTENT
Sambil menun
gg
u adan
y
a
NS
Program atau rencana
implementasi proyek
disiapkan oleh kontraktor
gg
y
kontrak resmi, biasanya
pemilik mengeluarkan surat
LETER OF INTENT
(
a
g
ar
disiapkan oleh kontraktor
utama, setelah disetujui
oleh pemilik. akan menjadi
petunjuk dasar
(g
segera mulai kerja)
€
LATER
O
F INTENT
petunjuk dasar
penyelenggaraan proyek
O
pemilik memberikan
wewenang untuk mulai
mengerjakan
bagian
dari
mengerjakan
bagian
dari
lingkup kerja proyek
31
€
A.
KONTRAK
dgn
HARGA TETAP
(LUMP
-
SUM
atau
Variasi kontrak jenis ini sbb :
€
Harga Tetap dengan Eskalasi
disini terdapat ketentuan bahwa harga
kontrak
dapat
disesuaikan
naik/turun
(LUMP
-
SUM
atau
FIXED PRICE)
pada
kontrak
ini,
kontraktor
setuju
untuk
melaksanakan
kontrak
dapat
disesuaikan
,
naik/turun
,
yang didasarkan atas suatu indeks eskalasi
yg disetujui bersama
€
Harga Tetap dengan Perangsang
dalam
hal
ini
kontraktor
akan
mendapat
untuk
melaksanakan
semua
pekerjaan
proyek
yg
dicantumkan
dim
kontrak
dengan
dalam
hal
ini
kontraktor
akan
mendapat
tambahan
harga
yg
telah
disetujui
formulanya sebagai perangsang, mis dapat
menyelesaikan proyek lebih awal dari
rencana
kontrak
dengan
imbalan
uang
(harga)
yang
jumlahnya tetap.
€
Kontrak dengan Satuan Harga Tetap
[unit price)
kontrak ini sering dijumpai dlm keadaan
bilamana
jenis
pekerjaan
dan
s
p
esifikasin
y
ada
p
at
secara
j
elas
py
p
j
ditentukan,
sedangkan
j
umlah
atau
besarnya
pekerjaan
belum
diketahui
secara tepat.
33
V
ariasi kontrak
j
enis ini sbb :
€
B. KONTRAK DENGAN
HARGA TIDAK TETAP
(COST
-
PLUS
atau
j
€
Harga Tidak Tetap dengan Upah Tetap (cost plus
fixed fee-CFF)
Pemilik membayar kembali semua biaya proyek
yang dikeluarkan oleh kontraktor, ditambah fee yang
jumlahnya tetap
H Tidk Tt d St Bt
(COST
-
PLUS
atau
REIMBURSABLE
)
pada
kontrak
ini,
pihak
pemilik
membayar
semua
€
H
arga
Tid
a
kT
e
t
ap
d
engan
S
ua
t
u
B
a
t
as
Maksimum
Pemilik membayar kembali semua biaya yg
dikeluarkan oleh kontraktor untuk merampungkan
proyek ditambah upah, sampai pada suatu batas
maksimum (diatas batas max tanggungan kontraktor)
membayar
semua
biaya
(jasa
&
material)
yg
dikeluarkan
untuk
melaksanakan
proyek
maksimum (diatas batas max tanggungan kontraktor)
€
Harga Tidak Tetap dengan Resiko Ditanggung
Bersama
Disini jumlah upah akan naik sesuai dgn
penghematan yang dihasilkan tetapi akan mendapat
hukuman denda sesuai d
g
n
j
umlah kelebihan bia
y
a
melaksanakan
proyek
yg diatur dlm kontrak
ditambah
dgn
sejumlah
uang
dlm
bentuk
upah
(fee)
gj
y
yg terjadi diatas sasaran
€
Harga Tidak Tetap dengan Upah Berubah-ubah
Kontrak harga tidak tetap dengan jumlah perangsang
berubah-ubah
Pertama diadakan persetujuan sasaran biaya proyek
& jumlah upah
bentuk
upah
(fee)
& jumlah upah
Diakhir proyek ternyata biaya dibawah sasaran,
maka jumlah upah naik demikian sebaliknya
Kontraktor tidak dikenakan hukuman
34
35

LANJUTAN
ADMINISTRASI
KONTRAK DAN
ANGGARAN
BORONGAN
Administrasi Kontrak dan Keuangan

By Admin On August 28, 2012 In Pengelolaan dan Pengendalian Proyek Tagged

Pengelolaan dan Pengendalian Proyek Leave a comment

 facebook
 tweet
 google+
 pinterest
 linkedin

Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya perlu
mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif. Di kantor pusat,
melalui perencanaan dan pengendalian yang matang kontraktor mengorganisir tenaga ahli
dan spesialis untuk mengerjakan desain engineering terinci, pembelian dan subkontrak,
sedangkan di lokasi proyek dilakukan persiapan mobilisasi tenaga kerja dan mendirikan
fasilitas sementara. Pihak pemilik mulai melengkapi tim proyek dengan personil dan
perangkat lain untuk mengelola proyek. Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan
interaksi pihak pemilik dengan kontraktor yang meliputi kegiatan :

1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang diisyaratkan

 2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Klaim
6. Pengelolaan

Dokumen yang diisyaratkan

Dokumen yang diisyaratkan harus disiapkan kontraktor (jika perlu disetujui oleh pemilik)
dalam dokumen kontrak antara lain:

1. Tanda jaminan
2. Jaminan lelang
3. Jaminan kinerja
4. Jaminan peralatan
5. Jaminan pembayaran
6. Jaminan subkontraktor
7. Sertifikat asuransi
8. Asuransi builder all risk
9. Asuransi transit
10. Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak disebutkan

Surat menyurat dan sistem arsip

Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan pencarian kembali,
sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan kontrak dalam hal :

1. Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak
penanda tangan kontrak
2. Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu
3. Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek
4. Melakukan progress payment, change order, dan back charge
5. Melakukan korespondensi

Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi

1. Masa perencanaan dan pembentukan

 Perencanaan strategi dan jadwal kontrak

 Prakualifikasi peserta lelang
 Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek
 Rancangan kontrak
 RFP atau dokumen lelang
 Dokumen proposal peserta lelang
 Hasil evaluasi proposal
 Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang
 Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada
 Letter of intent

2. Masa eksekusi kontrak, yang penting disini :

 Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan

 Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala
 Pembayaran butir-butir reimbursable
 Pengajuan change order
 Dokumen evaluasi dan persetujuan change
 Pembayaran change order
 Dokumen pembayaran back order
 Dokumen pembayaran serta evaluasi klaim
 Pembayaran dan sertifikat asuransi
 Proses dan hasil atau penemuan audit

3. Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala; mengatur hal mengenai surat menyurat
seperti format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek (mingguan, bulanan, dll) dan sistem
penyimpanan arsip

4. Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman seperti prosedur realisasi sampai masalah
pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur terpisah dari administrasi
umum.

Pengelolaan Pembayaran
Perlu memperhatikan keinginan para pihak

1. Kontraktor tidak akan melakukan pre financing pekerjaan yang telah diserahkan
kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah itu, seperti
bunga dll)
2. Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih,
berarti membayar sesuai kinerja

Ada beberapa cara perhitungan pembayaran

1. Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan

2. Kurun waktu tertentu secara periodic

3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai

 Metoda milestone adalah pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus proyek,

sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah dilakukan untuk
mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai persentase dari total kontrak
 Metoda milestone dengan persentase penyelesaian; disamping dikaitkan dengan
milestone, juga dikaitkan dengan volume pekerjaan

4. Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang

 Arus
Pembayaran Berkala

Change order

Change order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. Hal ini tidak
dapat dihindari, maka harus dikelola dengan baik karena penambahan mesti meningkatkan
biaya. Timbulnya change order bisa jadi dari pemilik, kontraktor atau subkontraktor.
Beberapa penyebab perubahan lingkup

1. Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik ingin
memasukkan kemajuan teknologi itu
2. Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu prakomisi
3. Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian
terdahulu
 4. Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang
berlainan antara kontraktor dan pemilik
5. Keinginan mempercepat jadwal

Proses change order

Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup

Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup

Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup besar

Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk meyakinkan
bahwa perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik-baiknya

Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak dari
perubahan lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak mengerjakan
sebagian porsi pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka pemilik mengerjakan
sendiri atau menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya dibebankan kepada kontraktor,
ini disebut sebagai back change

Klaim

Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal diluar
kontrak. Penyebab timbulnya klaim

Material atau peralatan yang cacat

Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil test kurang akurat

Perubahan peraturan yang tidak diduga

Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas

Proses menangani klaim

Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi

Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak

Perkiraan biaya kompensasi

Negosiasi

Pengelolaan keuangan proyek

1. Proyeksi keperluan dana

Faktor yang perlu diperhatikan :

Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani

Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan

Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek

Kontijensi

2. Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek

Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya :

Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain dalam proses
perencanaan desain engineering, pengadaan dan konstruksi

Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti engineering (per
disiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan)

Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material

Pengaturan arsip dan korespondensi

Untuk catatan aset pada akhir proyek

Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. Tapi jangan sampai

mengubah sistem kode biaya yang sudah ada. Format dan tata letak kode identifikasi yang
baik harus dapat memberi informasi maksimal pada tempat minimal dengan beberapa
atribut

Fungsi; menjelaskan fungsi yang diwakili

Area; identifikasi area yang akan dikerjakan

Disiplin; menjelaskan macam disiplin pekerjaan

Dokumen; nomor dokumen yang berkaitan

Macam biaya; menjelaskan macam biaya

3. Operasi keuangan

Menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana pinjaman; mengelola pembayaran;

pengendalian cash flow.

Operasi keuangan terdiri dari

Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman dan/atau dari
perusahaan induk

Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan yang sedang
berjalan

Pengendalian dana/cash flow, agar jumlah dana yang telah ditentukan tidak dilampaui.
Aliran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau diperhitungkan nilai tukar

4. Laporan penutupan keuangan membuat “catatan asset”

Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat asset

Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk

Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan

pengendalian proyek

Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam

pengelompokkan daftar milik yang standar

Menyiapkan data dan pembukuan milik yang standar

LANJUTAN

ADMINISTRASI KONTRAK KONSTRUKSI

A. PENDAHULUAN 1. Pengertian Kontrak / Perjanjian
Kontrak atau Perjanjian adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya
terhadap satu orang atau lebihSalah satu pihak disebut PIHAK KESATU dan pihak lainnya disebut PIHAK
KEDUASedangkan dalam lingkup lingkup jasa konstruksi, pengertian para pihak adalah PIHAK
KESATU Pengguna !asa PIHAK KEDUA Penyedia !asa
2. Ad ini!tra!i Kontrak
Administrasi Kontrak merupakan upaya pengelolaan atas
kontrak dalam periode
p e l a k s a n a
a n n y a
s e h i n g g a
ke"ajiban dan hak dari masing#masing pihak dapat dijalankan sesuai dengan
ketentuanyang ada dalam kontrak tersebut$Dengan demikian administrasi kontrak diperlukan dalam setiap
pelaksanaan kontrak$% a g i k o n t r a k t o r A d m i n i s t r a s i K o n t r a k d i p e r l u k a n d a l a m
m e n g e l o l a k o n t r a k s e l a m a pelaksanaan proyek agar ter&apai target pelaksanaan dalam
aspek biaya, mutu, an "aktuuntuk memperoleh laba, &itra yang baik dari perusahaan
serta pro'esionalisme dalampelaksanaan pekerjaan$Dan bagi pengguna jasa Administrasi
kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak selamap e l a k s a n a a n p r o y e k a g a r
d i p e r o l e h h a s i l p e l a k s a n a a n b e r u p a b a n g u n a n d a n kelengkapannya
sesuai dengan ketentuan#ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak$

LANJUTAN