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UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

(UAPA)
RECINTO CIBAO ORIENTAL NAGUA

PARTICIPANTE:

CHAYANNE G. ANDERSON

MATRICULA: 14-0427

ASIGNATURA:

Sistema de Contabilidad
FACILITADORA:

Mariana Grullart Cortorreal


TEMA:

Los Procedimientos

María Trinidad Sánchez,


Ciudad Nagua
Marzo, 20
Introducción

Al presentar esta investigación se desarrollara el tema sobre los


procedimientos, en el cual se estará viendo el procedimiento de
conciliación bancaria y el procedimiento para el fondo de caja chica,
ambos procedimiento se le aplicaran a la empresa Matía
Autoservicios.

Espero que esta investigación sea de gran utilidad para todo aquel
lector tanto en lo personal como en lo profesional.
1. Luego de estudiar la unidad procesa a realizar el procedimiento
contable para la conciliación Bancaria, y la cuenta de caja chica.
Para tales fines utilice el material prestado por su facilitadora
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No. 1 PROCEDIMIENTO DE Fecha de efectividad: Fecha:
CONCILIANCION Capitulo
BANCARIA PARA MATIAS
AUTO SERVICIOS.

I. PROPOSITO

La conciliación bancaria tiene como propósito asegurarse de la


igualdad entre los registros contables de las cuentas corrientes del
programa y los estados de cuenta que emiten los bancos donde se
manejan las cuentas corrientes.

II. PERSONAS RESPONSABLES

1. Encargado/a Administrativa/o y Financiera/o


2. Contador/a
3. Auxiliar de Contabilidad

III. POLITICA

A) Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas en el área de


contabilidad mejor dicho aras financiera, por una persona
diferente a quien prepara las entradas al diario mayor y los
auxiliares.
B) La conciliación bancaria deberá ser firmada por la persona que se
encarga de prepararla, revisada e inicialada por la Enc.
Administrativa y Financiera.
C) Los cheques que son cancelados pagados por la entidad
bancaria, se archivaran en orden numéricos, separado por cada
mes.
D) Las conciliaciones bancarias deben ser archivadas en un
expediente conjunto al estado financieros de las cuentas
bancarias.

IV. DEFINICION: CONCILIACION BANCARIA


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BANCARIA PARA MATIAS
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V. PROCEDIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCION

Enc. Administrativa y 1. Mensualmente recibe los


financiera estados de cuentas de los
bancos, con los cheques y
demás notas anexas.
2. Revisa los estados de
cuenta y los envía al
contador/a
Contador/a 3. Recibe la documentación
citada en el Paso. No. 1 y
la pasa al auxiliar de
contabilidad.
Auxiliar de Contabilidad 4. Relaciona los cheques
secuencialmente de
acuerdo a su número,
nombre, fecha Valor y
endoso.
5. Verifica los depósitos,
cheques y las notas de
débito y crédito que figuran
en el estado, contra el
registro de las cuentas
bancarias.
6. Anota en el formulario de
conciliación bancaria de la
cuenta corriente, siguiente:
A) Balance según los
estados bancario
B) Los depósitos que no
figuran en los estados
de cuenta, y le resta los
cheques que fueron
girados, pero que no se
cobraron en ese mes,
según registros
contables y cualquier
nota de débito
adicional.
C) Obtiene el balance de
los libros a fin del mes
a que corresponde.

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7. Si hay alguna desigualdad


regresa al paso No. 5 y
continua con el proceso
8. Si no hay desigualdad,
continua en el paso No. 9.
9. Firma en el espacio del formato
preparado para estos fines y lo
entrega al/a contador/a
Contador/a 10. Se asegura que los cargos
estén correctamente
contabilizados.
11. Verifica que los datos de la
conciliación estén correctos, la
firma y la envía a la Enc. Adm.
Y Financ. para revisión y visto
bueno.
Enc. Adm. Y Financiera 12. Revisa y si todo esta correcto
iníciala y devuelve a
contabilidad para archivarlos
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FONDO DE CAJA CHICA Capitulo
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Caja chica es un fondo fijo que se repone, con la finalidad de realizar pequeñas
erogaciones en efectivo que no ameritan la realización de un cheque. También
por finalidad hacer los pagos de menor costo.

II. PERSONAS RESPONSABLES

1. Custodio de los fondos


2. Encargado administrativo y financiera
3. Coordinador
4. El contador/a

III. POLITICA

El Custodio del Fondo de caja chica solamente podrá realizar desembolsos


siempre que los mismos no excedan el 10% del monto del Fondo de Caja
Chica.
Todas las erogaciones deberán ser realizadas por el Custodio de fondo y
formadas por la persona que recibe los fondos.

Los recibos para el manejo de los fondos deberán ser prenumerados.

Los recibos contaran de un original el cual será retenido por el custodio de caja
chica para fines de solicitar reposición.

El encargado de fondo deberá anexar al comprobante de caja chica la factura


que justifica dicha erogación.

Este fondo debe permanecer dentro de una caja metálica que esté cerrada bajo
llave.

Las informaciones deben estar escritas a tinta.


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El monto original del fondo, se mantendrá fijo y estará representado por


efectivo comprobante de los desembolsos realizados.

No se hará desembolso alguno sin preparar el *Comprobante de caja chica*


correspondiente. Y si por alguna razón es realizado, se prepara un *recibo
provisional de caja chica* destino para estos fines. Estos comprobantes
provisionales no podrán permanecer en el fondo de caja más de tres días y al
final de este plazo el Custodio del fondo solicitara de la persona la cual se le
entrego el dinero la factura o comprobante de la erogación y preparara el recibo
definitivo de caja chica.

Todas las transacciones deberán ser registrada diariamente en el formulario de


reposición de caja chica, y diariamente el custodio deberá realizar un cuadre de
su caja y cuando los fondos disponibles estén en un límite cercano al 50% del
monto del fondo, deberá solicitar reposición del mismo, mediante una solicitud
de cheque debidamente aprobada por el Encargado Adm. y Financiera y/o el
Coordinador.

La suma solicitada para reponer la caja chica nunca de sobrepasa el monto fijo
del fondo.

En los casos de que se anule un comprobante de caja chica, deberá anexarse


en el orden secuencial numérico de la reposición solicitada.

No se podrán hacer préstamos, avance a sueldos, cambio de cheques a


empleados funcionarios por la caja chica.

El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad,


relacionado con el manejo de efectivo.

El encargado de auditoria interna de la empresa, deberá realizar


periódicamente y sorpresivamente labor de fiscalización sobre el manejo del
fondo de caja chica a través de arqueos.

IV. DEFINICION: FONDO CAJA CHICA


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V- PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCION
Custodio del Fondo 1. Recibe el importe del fondo de
caja chica en efectivo y lo
mantiene bajo su custodia en
una caja de metal.
2. Realiza desembolso en:
A) Compra material de oficina,
si no hay existencia del
mismo solicitado en
suministros.
B) Arreglos y reparaciones en
la oficina con costos
menores al 10% del Fondo.
C) Gastos de transporte y
combustible.
D) Compra de periódicos.
E) Compra de sellos.
F) Compra de mercancía para
la cocina como café,
azúcar, refresco, etc.
G) Entre otros.
Solicitantes (varios) 3. Solicitan efectivo para la
compra de algunos de los
artículos citados en el punto
anterior.

Custodio del Fondo 4. Prepara un comprobante


provisional de desembolso de
caja chica a mano por el monto
a entregar a la persona que
solicita y esta persona
inicialara dicho comprobante
previsional.
5. Lleva el comprobante
provisional al Enc. Adm. y
Financiero para su
autorización.
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Enc. Adm. y Financiero 6. Devuelve *comprobante


provisional* firmado al custodio
del fondo.
Custodio del Fondo 7. Recibe el *comprobante
provisional* y lo archiva
temporalmente y entrega
efectivo al solicitante.
Solicitante (varios) 8. Entrega factura donde indica lo
que gasto con el detalle de lo
comprado.
Custodio del Fondo 9. Compara la factura con el
*comprobante provisional* y
determina:
A) Que no tenga cifras
adulteradas.
B) Si la factura es igual al
comprobante provisional
sigue el paso No. 15
C) Si la factura no es igual al
comprobante provisional
sigue el paso No. 10
10. Investiga las razones por lo
que la factura no es igual al
comprobante provisional.
A) Si la factura es mayor sigue
el paso No. 11
B) Si la factura es menor sigue
el paso No. 12
11. Lleva con la factura donde el
Enc. Adm. y Financiera para
que la autorice y firme.
12. Verifica el *recibo provisional* y
prepara el comprobante
prenumerado de desembolso
de caja chica a mano por el
monto de la factura.
13. Anexa la factura al
*comprobante de caja chica*
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14. Entrega *comprobante de caja


chica* a solicitante para que
firme
Solicitante 15. Firma *comprobante de caja
chica* y lo devuelve al custodio
del fondo.
Custodio del Fondo 16. Si hay diferencia, entrega esta
al solicitante. (sigue el
procedimiento igual a los
procesos del No. 11 al 15).
17. Separa el original del
*comprobante de caja chica* y
le anexa la factura.
18. Archiva el *comprobante de caja
chica* en la caja metálica junto
a los demás comprobantes.
19. Extrae el comprobante
provisional de desembolso de
caja chica* y lo destruye.

Reposición del Fondo de Caja Chica

Custodio del Fondo 20. Elabora el formulario o


*reembolso de caja chica*,
haciendo una relación de los
comprobantes pagados hasta
la fecha de la reposición.
21. Se asegura de que los
comprobantes de caja chica
estén ordenados en secuencia
numérica.
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FONDO DE CAJA CHICA Capitulo
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SERVICIOS.

Custodio del Fondo 22. Suma los comprobantes de


desembolsos de caja chica
obteniendo una cinta de
sumadora que anexa al grupo
de documentos.
23. Cuenta y suma el dinero aun
no gastado y concilia el monto
del fondo con los
comprobantes y el importe en
efectivo, el cual debe ser igual
al total establecido para el
fondo.
A) Si no es igual sigue el paso
No.24
B) Si es igual sigue el paso
No. 27
24. Busca la diferencia revisando
los comprobantes con la
factura.
A) Si la diferencia es un
faltante sigue el paso No.
25
B) Si la diferencia es un
sobrante sigue el paso No.
26
25. Hace la reposición de fondos
con su propio dinero.
26. Lo considera como otros
ingresos (ver procedimientos
de ingreso) y lo integra en la
caja.
Custodio del Fondo 27. Pasa al Enc. Adm. y Financiera
el informe de reposición de
caja chica, con los
comprobantes de desembolsos
de caja chica y facturas.
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Enc. Adm. y Financiera 28. Recibe lo citado en el paso


anterior
29. Revisa los siguientes aspectos:
A) Que cada *comprobante de
caja chica* tenga facturas
originales anexas por el
monto del desembolso.
B) Que a las facturas se le
estampe el sello de
PAGADO
30. Instruye a la secretaria para la
autorización de emisión de
cheque por el dinero gastado
(siguiendo el paso No. 4-b del
procedimiento No. 3 de
desembolsos para la UCP).
Custodio del Fondo 31. Después de haberse preparado
el cheque de reposición y
haberlo cambiando, recibe el
dinero y lo coloca en la caja
metálica.
Contador/a 32. Procede a actualizar los
registros contables utilizando la
información resumida en el
formulario de reembolso de
caja chica, debiendo codificar
los comprobantes por tipo de
gastos.

Nota: La Auditoria Interna mediante verificaciones periódicas evaluara el


cumplimiento de las políticas, normas y controles establecidos para la
ejecución de este procedimiento.
Conclusión

Al concluir con esta investigación cumplimos con cada uno de los objetivos
para desarrollar este procedimiento contable, el cual será de gran utilidad para
la empresa la cual fue elaborada. Este procedimiento será le servirá para el
crecimiento y el desarrollo de esta empresa.