Administración de Empresas

Asignatura:
Documentación y manejo de la Información

Presentado por:
Ernesto Latorre Rivera

Docente:
Sandra Janneth Medina

Bogotá D.C Colombia 20 Marzo 2017

 ACTIVIDAD 5

1. A continuación, se presenta a modo de Plantilla un Índice detallado del

Procedimiento. Asocie cada una de las letras anteriores, con la parte del
índice correspondiente.

Respuesta:

CONTROL DE MODIFICACIONES LETRA

INDICE: E
1. OBJETO E
2. ALCANCE E
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA E
4. GENERALIDADES E
5. DESARROLLO E
5.1 Elaboración D
5.2 Revisión y aprobación F
5.3 Control B
5.4 Distribución H
5.5 Modificación H
5.6 Documentos externos C
6. REGISTROS Y ANEXOS E

2. Con base en el procedimiento anterior asigne la codificación a los siguientes

Documentos:

a. Formato de despacho de mercancía.

RESPUESTA:
PG-FT-H01
b. Procedimiento de empaque y embalaje cuyo control asignado es el 07, el
Número es 02 y la versión 5.
RESPUESTA:
PG-7.02.5
c. Instrucciones técnicas de elaboración de partes pequeñas derivadas del
Procedimiento 07.05 el número de orden es 01, versión 3.
RESPUESTA:
IT-PG-07.05.01.3
d. Procedimiento de evaluación de proveedores cuyo control asignado es el 07 y
El número es 04, versión 2.
RESPUESTA:
PG-07.04.2
e. Procedimiento de selección y contratación, control asignado es 06 y número
es 02, versión 4.
RESPUESTA:
PG-PR-06.02.4
f. Formato de empaque y embalaje, versión 5.
RESPUESTA:
FT-01.5
g. Formato de evaluación de proveedores, versión 4.
RESPUESTA:
FT-01.4
h. Formato de selección de proveedores, versión 5.
RESPUESTA:
FT-02.5
i. Formato de selección de candidatos, versión 6.
RESPUESTA:
FT-01-6
j. Formato de inducción del personal, versión 9.
RESPUESTA
FT-02-9

k. Formato de recepción de hojas de vida, versión 2.

RESPUESTA:
FT-03-2
 3. (CE: Diligencia el listado maestro de documentos y registros de acuerdo
con el procedimiento determinado por la organización)

RESPUESTA:

formato listado
maestro documentos ERNESTO.xls
 4. Una vez codificados los documentos debe actualizarse el listado maestro
de documentos (Anexo 1 Listado Maestro de documentos)

RESPUESTA:

formato listado
maestro documentos ACTUALIZADO.xlsx
 5. Mediante las consulta de diferentes fuentes construya un procedimiento
de préstamos de documentos teniendo en cuenta las características
establecidas en el procedimiento de control de documentos y registros.

RESPUESTA:

PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:

a. La unidad administrativa de CANDELAZO que desee solicitar un préstamo de

documentación al Archivo, debe hacer uso del formulario de solicitud de
préstamo, imprimirlo, cumplimentarlo, y entregarlo al encargado del Archivo,
firmado por el responsable de la unidad administrativa. Este formulario refleja
el procedimiento de préstamo y ha de acompañar a la documentación en todas
las fases del procedimiento.
b. El formulario de solicitud de préstamo incluye los siguientes campos:
• Nombre del solicitante
• Unidad administrativa
• Nombre del responsable que solicita
• Correo electrónico y teléfono del solicitante
• Fecha de la solicitud
• Datos de la documentación:
- Descripción (título de la serie y del expediente que se requiere)
- Años
- Signatura de la documentación en el Archivo.
- Observaciones que la unidad administrativa solicitante quiera añadir en
relación a las características de la documentación que solicita, plazos
especiales, motivo de la solicitud, etc.
Datos de control interno del préstamo (los cumplimenta el Archivo):
- Número de préstamo.
- Fecha de devolución.
- Fecha de devolución en caso de prórroga.
Firmas, sellos y fechas del procedimiento administrativo del préstamo:
- Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa
solicitando el préstamo.
- Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando curso al
préstamo.
- Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa
devolviendo el préstamo.
 Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando recibo de la
documentación devuelta.

c. Una vez que el Archivo recibe el formulario, se prepara la documentación

solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria, acompañada por
el formulario en donde el Archivo ha consignado los datos de número de
préstamo, fecha de devolución y ha firmado y fechado el envío del préstamo.
d. Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad administrativa
devuelve la documentación al Archivo, junto con el formulario en donde ha
fechado, firmado y sellado la devolución
e. Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el préstamo durante
un plazo más amplio del establecido, es necesario que solicite una prórroga al
Archivo.
f. La documentación se devuelve al Archivo sin modificaciones. Si fuera necesario
añadir al expediente algún documento, el responsable de la unidad
administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y
advertirá de ello al Archivo
g. En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recae
en la persona de la unidad administrativa solicitante del préstamo.
h. Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo remite al prestatario el
formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.