Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

LAPORAN
FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
UNIT OBAT

Disusun oleh:

PUSKESMAS KEBONSARI
KABUPATEN TUBAN

Puskesmas Kebonsari Page 1

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

I. KERTAS KERJA FMEA

Checklist 1. Checklist Pendahuluan untuk Tim FMEA

Worksheet 1. Tim FMEA
Cakupan FMEA didefinisikan secara jelas sebagai berikut:
Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti:
______________________________________________________________________________
Pelayanan Unit Obat Puskesmas Kebonsari Kabupaten Tuban
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Tujuan tim FMEA:
Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi
Misi Tim FMEA
perbaikan adalah sebagai
terhadap berikut:
prosedur pelaksanaan Unit Obat
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Tanggung jawab tim:
______________________________________________________________________________
1. Melakukan analisis
2. Menyusun rekomendasi perbaikan
3.Tim bertanggung
Melaksanakan perbaikan
jawab dalam hal:prosedur ( apabila ternyata ada
kesalahan/kekurangan)
 Pelaksanaan analisis
 Pembuatan rekomendasi untuk peningkatan/perbaikan
Proses yang diteliti
 Penerapan melibatkan unit-unit atau petugas kesehatan dari
perbaikan
disiplin keilmuan,
Proses yang yaitu:
dianalisis merupakan proses multidisipiner yang mencakup
departemen
1.Tim Mutu dan disiplin ilmu sebagai berikut:
Puskesmas
2. Tenaga Medis Puskesmas
1.____________________________________________________________________________
2.____________________________________________________________________________
3.Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
3.____________________________________________________________________________
4.Unit Obat
4.____________________________________________________________________________
5.____________________________________________________________________________
Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan:
6.____________________________________________________________________________
1.Tim Mutu Puskesmas
7.____________________________________________________________________________
2. Tenaga Medis Puskesmas
3. Unit Sarana
Anggota dan
Tim FMEA Prasarana
merupakan Puskesmas
perwakilan dari departemen/disiplin ilmu
4.Unit
berikut:Obat
______________________________________________________________________________
1.____________________________________________________________________________
2.____________________________________________________________________________
3.____________________________________________________________________________
4.____________________________________________________________________________
5.____________________________________________________________________________
6.____________________________________________________________________________

Puskesmas Kebonsari Page 2

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

7.____________________________________________________________________________

Setiap departemen
Worksheet 1. FMEA atau disiplin
team ilmu utama terwakili dalam tim.
(continued)
Tim beranggotakan:
 Individu-individu yang mempunyai hubungan paling dekat dengan
Anggota tim meliputi
peristiwa/permasalahan terkait
1. Individu yang terkait langsung dg proses
 Individu-individu yang berperan penting dalam penerapan
2. perubahan
Individu yang kritikal diperlukan untuk penerapan
perubahan
 Seorang pemimpin yang mempunyai pengetahuan luas, dihormati,
dan mempunyai kredibilitas
3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel
 Seseorang yang mempunyai wewenang dalam pengambilan
4. keputusan
Individu yang mempunyai kewenangan pengambilan
keputusan
 Individu-individu yang mempunyai latar belakang pengetahuan
5. yang berbeda-beda
Individu dengan pengetahuan luas
 Ketua __________________________________________________________________
 Pimpinan tim adalah ketua Tim Mutu
  Fasilitator tim adalah Ketua Tim Audit Internal
Fasilitator_______________________________________________________________
  Narasumber proses
Para ahli dalam adalah:
bidang Koordinator
terkait Unit
proses sebagai Obat
berikut:
 ______________________________________________________________________________
Petugas yang mencatat sbg notulis Petugas Unit Obat
 Orang yang bertindak membuat meeting minutes ______________________
Sumber daya
Sumber dayayang
yangdibutuhkan agartim
dibutuhkan oleh timantara
FMEAlain:
dapat bekerja:
______________________________________________________________________________
Man (meliputi semua unit yang terlibat)
Money (terutama untuk pembiayaan narasumber dan biaya
______________________________________________________________________________
operasional rapat)
______________________________________________________________________________
Material (terutama data statistik pada unit pendaftaran dan
data statistik umum)
Dokumentasi historis dari proses meliputi hal-hal sebagai berikut:
Machine (berupa hardware dan software untuk rapat, analisis
data, dan presentasi laporan)
______________________________________________________________________________
Method (alur kerja unit pendaftaran dan kesepakatan sistem
______________________________________________________________________________
kerja tim FMEA)
Anggaran biaya tim sebesar__________________________________________________
Deadline penyelesaian FMEA adalah _________________________________________
Dokumentasi proses meliputi:
Upaya-upaya yang telah dilakukan dan hasilnya akan dibicarakan dengan
siapa, dengan cara bagaimana, dan seberapa sering: ________________________
Alur pelayanan di unit obat, resep obat.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Batas waktu penyelesaian FMEA 3 hari
______________________________________________________________________________

Puskesmas Kebonsari Page 3

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

Worksheet 2. Flow diagram

ALUR PELAYANAN UNIT OBAT

UPTD PUSKESMAS KEBONSARI

POLI UMUM
POLI KIA / KB / IMUNISASI POLI LANSIA / MTBS POLI GIGI

PENERIMAAN RESEP

PETUGAS MEMBACA & MEMAHAMI ISI RESEP

KONSULTASIKAN PADA PEMBUAT RESEP APABILA :

1. TULISAN DALAM RESEP TIDAK JELAS
2. OBAT PENGGANTI JIKA OBAT YG DIMINTA TIDAK ADA

PETUGAS MENYIAPKAN
SEDIAAN FARMASI SESUAI
PERMINTAAN DALAM RESEP

PETUGAS MENULISKAN ETIKET :

ETIKET PUTIH UNTUK OBAT ORAL

ETIKET BIRU UNTUK OBAT LUAR

PENYERAHAN SEDIAAN FARMASI PADA PASIEN DENGAN SOPAN DAN RAMAH

DISERTAI PEMBERIAN INFORMASI :

CARA PENGGUNAAN OBAT

MANFAAT OBAT

KEMUNGKINAN EFEK SAMPING

Puskesmas Kebonsari Page 4
 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

PETUGAS MENYIMPAN RESEP DAN MENDOKUMENTASIKAN PADA

REGISTER RINCIAN PENGELUARAN OBAT HARIAN

Worksheet 2. Flow diagram

ALUR PELAYANAN UNIT OBAT

UPTD PUSKESMAS KEBONSARI

POLI UMUM
POLI KIA / KB / IMUNISASI POLI LANSIA / MTBS POLI GIGI

Penulisan identitas pasien

kurang jelas
PENERIMAAN RESEP

Penulisan nama obat

kurang jelas PETUGAS MEMBACA & MEMAHAMI ISI RESEP

Jumlah obat pada resep KONSULTASIKAN PADA PEMBUAT RESEP APABILA :

racikan kadang tidak 1. TULISAN DALAM RESEP TIDAK JELAS
2. OBAT PENGGANTI JIKA OBAT YG DIMINTA TIDAK ADA
dituliskan

PETUGAS MENYIAPKAN
Jumlah obat SEDIAAN FARMASI SESUAI
pada resep PERMINTAAN DALAM RESEP
racikan kadang
tidak dituliskan
PETUGAS MENULISKAN ETIKET :

Jumlah obat pada ETIKET PUTIH UNTUK OBAT ORAL

resep kadang tidak
ETIKET BIRU UNTUK OBAT LUAR
dituliskan
Pasien tidak
mendengar
saat dipanggil

Puskesmas Kebonsari Page 5

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016
PENYERAHAN SEDIAAN FARMASI PADA PASIEN DENGAN SOPAN DAN RAMAH
DISERTAI PEMBERIAN INFORMASI :

CARA PENGGUNAAN OBAT

MANFAAT OBAT Memberikan

informasi dosis
KEMUNGKINAN EFEK SAMPING obat kurang jelas

PETUGAS MENYIMPAN RESEP DAN MENDOKUMENTASIKAN PADA

REGISTER RINCIAN PENGELUARAN OBAT HARIAN

Puskesmas Kebonsari Page 6

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

Worksheet 3. Failure Mode and Effect Analysis

Process/Produk: Unit Obat Ketua tim: Dadang DU Tanggal: Februari 2016

Sub proses: Kamar Obat ___________________________________ Penjelasan: _____________________________________.

No Tahapan Failure Mode Penyebab Efek Potensial Kontrol (barier) Tindakan Penan Tgl Verifik

RPN yg baru
Detctability

Detectability
RPN
Occurence

severity

Occurence

severity
Proses (model Potnsial yang ada yang ggung Verifik ator
kesalahan) sekarang direkomend jawab asi
potensial asikan

1 Penerima Penulisan Petugas dari unit Kesalahan Mengemukakan 2 8 2 32 Petugas Masing 2 2 2 8

an resep identitas pasien pelayanan kurang penyebutan masalah dalam kamar obat –
kurang jelas jelas dalam nama pasien minlok menyebutkan masing
penulisan pada saat puskesmas agar 2 identitas unit
identitas pasien penyerahan obat tiap - tiap unit pada pasien pelaya
pada resep pelayanan saat nan
menuliskan melakukan
identitas pasien pemanggilan
pada resep nama pasien
dengan lengkap
dan jelas (huruf
kapital)
2 Identifika Penulisan nama Petugas dari unit Singkatan nama Konfirmasi pada 2 8 2 32 Petugas unit Masing
si resep obat kurang jelas pelayanan obat kurang tiap – tiap unit obat –
menuliskan nama dimengerti pelayanan untuk membuat masing
obat dengan petugas kamar menuliskan daftar nama unit
singkatan yang obat nama obat obat dengan pelaya
kurang lazim dengan singkatan nan
digunakan singkatan yang yang lazim
lazim digunakan digunakan
3 Menentuk Jumlah obat pada Petugas dari unit Pemberian Konfirmasi pada 2 8 2 32 Sosialisasi Unit
an resep racikan pelayanan kadang jumlah obat yang unit pelayanan pada unit pelaya
formulasi kadang tidak lupa menuliskan kurang sesuai KIA apabila tidak pelayanan nan
obat dituliskan jumlah obat pada menuliskan KIA untuk KIA
resep racikan jumlah obat pada menuliskan
resep jumlah obat

Puskesmas Kebonsari Page 7

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

sesuai dengan
dosis yang
yang
diperlukan
4 Menyiapk Jumlah obat pada Petugas dari unit Pemberian Konfirmasi pada 2 8 2 32 Sosialisasi Masing
an obat resep kadang pelayanan kadang jumlah obat yang tiap – tiap unit pada tiap – –
tidak dituliskan lupa menuliskan kurang sesuai pelayanan tiap ruangan masing
jumlah obat pada apabila tidak untuk unit
resep menuliskan menuliskan pelaya
jumlah obat pada jumlah obat nan
resep sesuai dengan
dosis yang
yang
diperlukan
Kesalahan dalam Petugas kurang Pengobatan tidak Memberikan 2 10 10 200 Melakukan obat
pengambilan obat memperhatikan sesuai dengan label pada obat, labelisasi
dengan nama etiket obat diagnosa dan memisahkan etiket NORUM
mirip posisi letak obat dan petugas
dengan nama harus lebih
bentuk dan rupa teliti dalam
obat yang mirip pengambilan
obat
5 Memberi Pasien tidak Ruang kamar Pemanggilan Ruang kamar 2 8 4 64 Ruang kamar Unit
kan obat mendengar saat obat yang nama pasien obat lebih obat lebih perbai
kepada dipanggil tertutup ( kurang yang berulang terbuka terbuka kan /
pasien terbuka ) kali dan ( renovasi renova
memerlukan kamar obat ) si
waktu yang lebih gedung
lama
6 Melakuka Memberikan Ruang kamar Pemberian Ruang kamar 2 8 4 64 Ruang kamar Unit
n KIE informasi dosis obat yang informasi dosis obat lebih obat lebih perbai
obat kurang jelas tertutup ( kurang obat yang kurang terbuka terbuka kan /
terbuka ) maksimal ( renovasi renova
kamar obat ) si
gedung

Puskesmas Kebonsari Page 8

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

Worksheet 3. Failure Mode and Effect Analysis

Process/Produk: Unit Obat Ketua tim: Dadang DU Tanggal: Februari 2016

Sub proses: Gudang obat ___________________________________ Penjelasan: _____________________________________.

No Tahapan Failure Mode Penyebab Efek Potensial Kontrol (barier) Tindakan Penan Tgl Verifik

RPN yg baru
Detctability

Detectability
RPN
Occurence

severity

Occurence

severity
Proses (model Potnsial yang ada yang ggung Verifik ator
kesalahan) sekarang direkomend jawab asi
potensial asikan

1 Perencan Tidak Tidak Perencanaan 2 8 2 32 Perencanaan Unit

aan mendapatkan mendapatkan yang maksimal yang GFK
tahunan seluruh obat yang seluruh obat sesuai dengan maksimal
direncanakan yang diperlukan perhitungan sesuai dengan
yang ditetapkan perhitungan
dari GFK / yang
Dinkes ditetapkan
dari GFK /
Dinkes
2 Pengajua Ketidaksesuaian Persediaan obat Pasien tidak Konfirmasi pada 2 8 2 32 Sosialisasi Unit
n obat jumlah pengajuan di GFK yang mendapatkan tiap – tiap unit pada tiap – GFK
obat dengan terbatas ( obat obat dengan pelayanan untuk tiap ruangan
penerimaan obat dari distributor jumlah yang mengganti untuk
belum datang ke diperlukan atau dengan obat mengganti
GFK ) nama obat yang yang memiliki dengan obat
sesuai fungsi yang sama yang memiliki
atau mengurangi fungsi yang
jumlah obat yang sama atau
diberikan mengurangi
jumlah obat
yang
diberikan
3 Penerima Penerimaan obat Persediaan obat Pasien tidak Konfirmasi pada 2 8 2 32 Sosialisasi Unit
an obat tidak sesuai di GFK yang mendapatkan tiap – tiap unit pada tiap – GFK
dengan terbatas ( obat obat dengan pelayanan untuk tiap ruangan
permintaan dari distributor jumlah yang mengganti untuk

Puskesmas Kebonsari Page 9

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

belum datang ke diperlukan atau dengan obat mengganti

GFK ) nama obat yang yang memiliki dengan obat
sesuai fungsi yang sama yang memiliki
atau mengurangi fungsi yang
jumlah obat yang sama atau
diberikan mengurangi
jumlah obat
yang
diberikan
4 Penyimpa Penyimpanan Tidak adanya Penyimpanan Pemasangan AC 2 8 4 64 Pemasangan Unit
nan obat obat yang kurang kontrol suhu obat yang kurang pada gudang AC pada perbai
maksimal ruangan maksimal obat di gudang obat kan /
puskesmas dan di puskesmas renova
kontrol suhu dan kontrol si
ruangan suhu ruangan gedung
5 Distribusi
obat

6 Kontrol Mendapatkan Persediaan obat Memaksimalkan Sosialisasi i pada 2 8 4 64 Sosialisasi Unit

obat obat yang waktu yang berlimpah di penggunaan obat tiap – tiap unit pada tiap – GFK
kadaluars kadaluarsanya GFK yang waktu pelayanan untuk tiap unit
a dekat kadaluarsanya menggunakan pelayanan
dekat secara maksimal untuk
obat yang menggunakan
memiliki waktu secara
kadaluarsanya maksimal
dekat obat yang
memiliki
waktu
kadaluarsany
a dekat

Puskesmas Kebonsari Page 10