Cómo usar el Seguimiento de facturas

Acerca del Seguimiento de facturas

El seguimiento de futuras se diseñó para mantener un historial de clientes, facturas y detalles de facturación para que pueda almacenar varias facturas sin crear
varios archivos. También puede utilizar el seguimiento para analizar su información anteriormente facturada. Por ejemplo, puede ver todas las facturas para un
cliente, un proyecto específico o ver todas las facturas del mes pasado, el año pasado, etc.

Antes de comenzar, observe la información de muestra proporcionada. En la hoja Factura seleccione la celda a la derecha del número de factura (celda L8) y la
lista desplegable desaparecerá. Seleccione la flecha desplegable y seleccione una factura de muestra. Tenga en cuenta cómo la información de facturación
cambia para reflejar la factura seleccionada. Ahora observe las hojas Clientes, Facturas – Principaly Detalles de la factura . Estas hojas suministran información a
la Factura y cualquier cambio que realiza se actualizará automáticamente.

¿Cómo comienzo?
Modifique la hoja Factura para que refleje la información de su empresa con los siguientes pasos:
1. Vaya a la hoja Factura y en la pestaña Revisar en el grupo Cambios seleccione Desproteger hoja.
Nota: La hoja de Factura está protegida para ayudar a que no realice cambios no intencionales, debido a que, como se mencionó anteriormente, la
mayoría de los datos en esta hoja se toma del resto de las hojas del libro.

2. Personalice el encabezado de la factura al escribir el nombre, la dirección, el estado, código postal, la dirección de correo, el sitio web, etc. de la
empresa. En la parte inferior de la factura (fila 43), modifique las instrucciones de pago.

Importante No modifique la información de facturación o de cobro. Todas estas celdas tienen fórmulas que actualizarán automáticamente la factura,
como se observa en la sección Acerca del Seguimiento de facturas .

3. (Opcional) Modifique los colores en todo el libro: en la pestaña Diseño de página, en el grupo Temas, seleccione Colores y otro color para el tema de
la galería de colores.

Sugerencia: Cree un conjunto de colores para temas personalizado para que coincida con la marca de su compañía. Para ello, en la pestaña Diseño
de página, en el grupo Temas , seleccione Coloresy luego seleccione Crear nuevos colores del tema. Para más información sobre cómo crear un
conjunto de colores para temas, vea el siguiente tema de la Ayuda:

Personalice un tema de documento.

4. Después de realizar los cambios deseados, vuelva a la hoja Factura y en la pestaña Revisar , en el grupo Cambios , seleccione Proteger hojay luego
seleccione Aceptar. Cuando la hoja de facturación está protegida, la única celda que puede seleccionar es la celda con el menú desplegable de número
de facturación.

¿Cómo creo una factura?

1. En la hoja Clientes , ingrese la información como el nombre y la dirección de la empresa. Tenga en cuenta que el Número de Empresa es una entrada
importante, ya que proporciona un identificar único para cada empresa que se utiliza mediante el Seguimiento de facturas. También tenga en cuenta
que solo necesitará agregar una empresa una sola vez. Para las siguientes facturas a la misma empresa, este paso debe omitirse.

Nota: Si asigna el mismo número a una o más empresas, o escribe el nombre de la compañía más de una vez, las entradas se volverán rojas para
alertarlo de la duplicación.

2. En la hoja Facturas - Principal escriba la información principal para su factura, como número de factura, fecha y descripción del proyecto. Como el
número de compañía, el número de factura es una entrada importante, ya que proporciona un identificador único para cada factura y se utiliza en el
seguimiento de facturas. Otra entrada importante es la Compañía. Cuando selecciona una compañía de la lista desplegable proporcionada se asocia su
factura con esta empresa. Luego selecciona un número de factura de la hoja de facturas, esta información de la empresa, como el nombre y la
dirección, se completará automáticamente en la factura.

Nota: Si asigna el mismo número a más de una Factura, las entradas se pondrán rojas para alertarlo de la duplicación.

3. En la hoja Detalles de la factura escriba los detalles de su factura, como la Descripción del elemento, el número de elemento, la cantidad y el precio
unitario. La lista desplegable proporciona una lista de facturas que ingresó en la hoja Facturas - Principal para facilitar el ingreso de datos. De forma
similar al número de compañía en el paso anterior, el número de factura asocia este elemento de detalle con una factura específica. Cuando selecciona
un número de factura en la hoja de factura del menú desplegable de número de factura, aparecerán los elementos de detalle relacionados para esa la
factura.

Nota: Tiene un límite de 25 detalles de elementos por factura. Si se agregan más de 25 elementos, todas las entradas correspondientes se pondrán
rojas para alertarlo de este límite. Si tiene más de 25 elementos de facturación, deberá crear una segunda factura.

¿Cómo agrego más clientes, facturas y detalles de facturas?

La información de los Clientes, Facturas y Detalles de facturas se almacenan en tablas de Excel. Cuando agrega una nueva fila a la tabla, la fila recientemente
agregada se formateará automáticamente y se copiaran los cálculos. Para agregar nuevas tablas, haga algo de lo siguiente:

● Si la tabla no tiene una fila Total, empiece a escribir debajo de la tabla y se expandirá automáticamente cuando presione la tecla ENTRAR o TAB.
● Coloque el puntero de celda en la última celda de la fila Total, como en la tabla de Facturas para la última factura y luego presione Pestaña.
● En la hoja Inicio en el grupo Celdas , seleccione Insertar y luego seleccione Filas de la tabla arriba o bien Filas de la tabla abajo.

● En la esquina inferior derecha de la tabla, coloque el mouse en el controlador de tamaño de la tabla y arrástrelo para aumentar el número de filas de
tabla disponibles.

¿Cómo analizo los detalles de mi factura?

Como se observa en la sección Acerca del Seguimiento de facturas , después de haber ingresado varias facturas podrá ver una lista de todas las facturas para un
cliente o proyecto específico, para un intervalo de fechas especificado, y mucho más. Este tipo de análisis se consigue con un Filtro que le permite ajustar
rápidamente una lista de información. Para acceder a un Filtro en las tablas de Clientes, Facturas o Detalles de facturación, seleccione una flecha desplegable
junto a un nombre de campo de tabla. Un panel de Filtro le mostrará una variedad de opciones de filtro. Aquí encontrará varios ejemplos de filtros para ayudarlo
a comenzar:

● PR ver el monto total facturado a un cliente específico: en la hoja Facturas - Principal, a la derecha del campo de número de compañía, seleccione la
flecha desplegable. En el panel Filtro, haga clic en Seleccionar todo Para desmarcar todas las empresas, seleccione la empresa deseada y luego seleccione
Aceptar.

Sugerencia: En el panel Filtrar también puede escribir el nombre del cliente en el cuadro de texto Buscar para buscar rápidamente la lista disponible.

● Para ver todas las facturas de un cliente específico y de uno o varios proyectos específicos: Comience por filtrar su cliente desea con los pasos
proporcionados en el ejemplo anterior. Luego, a la derecha del número de proyecto, seleccione la flecha desplegable. En el panel Filtrar, seleccione el o
los proyectos deseados y seleccione Aceptar.

● Para ver todas las facturas para el mes anterior: En la hoja Facturas - Principal, hacia la derecha del campo Fecha de la factura, seleccione la flecha
desplegable, busque Filtros de fecha y seleccione Último mes.

● Para ver todos los clientes dentro del mismo código de área: En la hoja Clientes, a la derecha del campo Teléfono, seleccione la flecha desplegable. En el
panel Filtrar, haga clic en el cuadro de texto Buscar, escriba el código de área y seleccione Aceptar.

Sugerencias de filtros
● Si una tabla tiene una fila total, como Clientes o Facturas, los totales calculados solo se reflejarán en su lista filtrada.
● Use varios filtros en un solo campo o en varios campos para ajustar sus resultados.
● Para borrar un solo filtro, seleccione la flecha desplegable de una columna previamente filtrada y seleccione Borrar lista desde <nombre del campo>.
● Para borrar varios filtros simultáneamente, coloque el puntero de celda en la tabla, en la pestaña Inicio en el grupo Edición , seleccione Clasificar y
filtrary luego seleccione Borrar.
 nombre de la compañía
Dirección postal T: Número de teléfono: Correo electrónico
Ciudad, Estado, Código postal F: Número de Fax Sitio web

Facturar a: Tailspin Toys Teléfono: 432-555-0178 Factura #: 3-456-1

Haga clic para
Dirección: 345 Cherry Street Fax: 432-555-0187 Fecha de la factura: 7/18/2016 seleccionar un número
de factura de la lista
Albany SD, 123456 Correo electrónico: alguien@ejemplo.com desplegable.

Factura para: Proyecto 1

ElementoDescripción Cantidad Precio unitarioDescuento Precio
1 - €

Subtotal de la factura 5,090.00 €

Tasa del impuesto 8.75%
Impuesto a las ventas 445.38
Otros 100.00

Extender todos los cheques a nombre de nombre de la compañía. Depósito recibido 100.00
El total vence en <#> días. Las cuentas vencidas están sujetas a un cargo de servicio de <#>% por mes. TOTAL 5,535.38 €
Clientes
Compañía # Nombre de la compañía Nombre del contacto Dirección Ciudad Estado Código postal Teléfono Correo electrónico Fax

1 Tailspin Toys Robert Lyon 345 Cherry Street Albany SD 123456 432-555-0178 432-555-0187
alguien@ejemplo.com
2 Contoso, Ltd Sanjay Patel 567 Walnut Lane Moline MO 098765 432-555-0189 432-555-0123
alguien@ejemplo.com
Clientes totales: 2 2
Facturas
Factura # Compañía Fecha de la factura Descripción del proyecto Tasa del impuesOtros Depósito Detalle del Total Total de factura Notas

3-456-1 1 - Tailspin Toys 7/18/2016 Proyecto 1 100.00 € 100.00 € 5,200.00 € 5,655.00 €

8.75%
3-456-2 2 - Contoso, Ltd 7/20/2016 Proyecto 2 2,014.00 € 2,190.23 €
8.75%
Totales Facturas totales: 2 100.00 € 100.00 € 7,214.00 € 7,845.23 €
Detalles de la factura
Descripción Factura # Elemento # Cantidad Precio unitario Descuento Total
1 1.00 € 1.00 € - €
Factura 3-456-1 Datos 1 3-456-1 1
2 2.00 € 2.00 € 2.00 €
Factura 3-456-1 Datos 2 3-456-1 2
3 3.00 € 3.00 € 6.00 €
Factura 3-456-1 Datos 3 3-456-1 3
4 4.00 € 4.00 € 12.00 €
Factura 3-456-1 Datos 4 3-456-1 4
5 5.00 € 5.00 € 20.00 €
Factura 3-456-1 Datos 5 3-456-1 5
6 6.00 € 6.00 € 30.00 €
Factura 3-456-1 Datos 6 3-456-1 6
7 7.00 € 7.00 € 42.00 €
Factura 3-456-1 Datos 7 3-456-1 7
8 8.00 € 8.00 € 56.00 €
Factura 3-456-1 Datos 8 3-456-1 8
9 9.00 € 9.00 € 72.00 €
Factura 3-456-1 Datos 9 3-456-1 9
10 10.00 € 10.00 € 90.00 €
Factura 3-456-1 Datos 10 3-456-1 10
11 11.00 € 11.00 € 110.00 €
Factura 3-456-1 Datos 11 3-456-1 11
12 12.00 € 12.00 € 132.00 €
Factura 3-456-1 Datos 12 3-456-1 12
13 13.00 € 13.00 € 156.00 €
Factura 3-456-1 Datos 13 3-456-1 13
14 14.00 € 14.00 € 182.00 €
Factura 3-456-1 Datos 14 3-456-1 14
15 15.00 € 15.00 € 210.00 €
Factura 3-456-1 Datos 15 3-456-1 15
16 16.00 € 16.00 € 240.00 €
Factura 3-456-1 Datos 16 3-456-1 16
17 17.00 € 17.00 € 272.00 €
Factura 3-456-1 Datos 17 3-456-1 17
18 18.00 € 18.00 € 306.00 €
Factura 3-456-1 Datos 18 3-456-1 18
19 19.00 € 19.00 € 342.00 €
Factura 3-456-1 Datos 19 3-456-1 19
20 20.00 € 20.00 € 380.00 €
Factura 3-456-1 Datos 20 3-456-1 20
21 21.00 € 21.00 € 420.00 €
Factura 3-456-1 Datos 21 3-456-1 21
22 22.00 € 22.00 € 462.00 €
Factura 3-456-1 Datos 22 3-456-1 22
Descripción Factura # Elemento # Cantidad Precio unitario Descuento Total
23 23.00 € 23.00 € 506.00 €
Factura 3-456-1 Datos 23 3-456-1 23
24 24.00 € 24.00 € 552.00 €
Factura 3-456-1 Datos 24 3-456-1 24
25 25.00 € 25.00 € 600.00 €
Factura 3-456-1 Datos 25 3-456-1 25
39 5.00 € 195.00 €
Factura 3-456-2 Datos 1 3-456-2 Z4567
40 4.00 € 5.00 € 155.00 €
Factura 3-456-2 Datos 2 3-456-2 Z4568
30 6.00 € 7.00 € 173.00 €
Factura 3-456-2 Datos 3 3-456-2 Z4569
40 7.00 € 280.00 €
Factura 3-456-2 Datos 4 3-456-2 Z4570
10 4.00 € 40.00 €
Factura 3-456-2 Datos 5 3-456-2 Z4571
5 8.00 € 40.00 €
Factura 3-456-2 Datos 6 3-456-2 Z4572
70 6.00 € 420.00 €
Factura 3-456-2 Datos 7 3-456-2 Z4573
25 4.00 € 100.00 €
Factura 3-456-2 Datos 8 3-456-2 Z4574
5 7.00 € 3.00 € 32.00 €
Factura 3-456-2 Datos 9 3-456-2 Z4575
80 1.00 € 80.00 €
Factura 3-456-2 Datos 10 3-456-2 Z4576
65 7.00 € 455.00 €
Factura 3-456-2 Datos 11 3-456-2 Z4577
44 1.00 € 44.00 €
Factura 3-456-2 Datos 12 3-456-2 Z4578