PERFIL DE AUTODIAGNÓSTICO DE LA

VALORACION Y
ORGANIZACIÓN Y LOS SISTEMAS DE
N° DIAGNOSTICO
INFORMACIÓN
ASPECTO ANALIZADO -2 -1 0 +1 +2
Las funciones de las personas y la asignación de
responsabilidades están bien definidas, así como las
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
necesidades de información relativas al desempeño de
dichas funciones.
Los procedimientos de trabajo para el desarrollo de las
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funciones están bien definidos.
Los procesos de trabajo son muy estables en lo que se
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refiere a la existencia de “imprevistos” o de excepciones.
Se analiza con frecuencia el flujo de trabajo y la
coordinación entre las distintas áreas/servicios, con el fin ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
de mejorar la operativa de nuestra organización.
Cada servicio tiene claro donde empieza y acaba sus
funciones, no existen ni vacíos ni yuxtaposición de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
funciones.
La organización en base a servicios y departamentos
actuales es adecuada para llevar a cabo la operativa ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
diaria.
Se dispone de información adecuada (contenido,
formato, fiabilidad, oportunidad…) sobre el entorno que
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afecta a nuestra organización (Legal, política, del medio
local/ciudad, ambiental…)
Se dispone de información adecuada sobre la misión , los
servicios, estructura y el funcionamiento de nuestro ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
organización (nuestra organización a día de hoy)
Se dispone de información adecuada sobre los
principales acontecimientos (noticias) y los proyectos de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
futuros de nuestra organización.
Se cuenta con una información adecuada a nivel personal
(vacaciones, convenios nomina evaluación de
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
desempeño, posibilidades de desarrollo
personal/profesional, oferta formativa)
Las necedades de información de los distintos puestos
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
están suficientemente definidas
Se cuenta con la información de procedencia interna
(generada dentro de la propia organización) adecuada
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para realizar las funciones y apoyar en las decisiones y el
control.
Se cuenta con la información de procedencia externa
(informes, revistas, información técnica bases de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
datos…) adecuada para realizar las funciones
La información se recibe sin retrasos para el cometido
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
que se requiere.
Se cuenta con un buen nivel de acceso a información
histórica, facilitado fundamentalmente por sistemas ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
informáticos.
Se establecen objetivos a priori en relación a los
diferentes aspectos de la gestión, para disponer así de una ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
referencia para el control de la gestión.
Existen instrumentos como el “cuadro de mando” para
obtener los principales indicadores sobre la actividad ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
desarrollada.
Las necesidades de información de los distintos puestos
están suficientemente definidas, es decir, se tiene claro
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que información debe recibirse o cual debe ser generada
en cada puesto.
La comunicación interpersonal funciona adecuadamente
dentro de cada uno de los servicios (comunicación ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
interna del propio servicio o departamento).
La comunicación interpersonal funciona adecuadamente
dentro de cada uno de los servicios (comunicación ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
horizontal).
La comunicación interpersonal funciona adecuadamente
a nivel vertical (de jefes a colaboradores y de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
colaboradores a jefes).
No se generan “islas de información” ya que la
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comunicación entre áreas es fluida.
El hecho de que existan distancias entre las personas,
servicios o centros de trabajo que requieran
comunicación no supone problema alguno, ya que se
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cuenta con los sistemas adecuados (Sistemas
informáticos, comunicación mediante soportes escritos,
etc.).
El nivel de reuniones programadas/ organizadas es el
adecuado para coordinar las actividades y tomar ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
decisiones.
Las reuniones que se realizan son eficaces y se organizan
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
adecuadamente.
Las actitudes personales favorecen el trabajo en equipo,
la participación en la toma de decisiones, o el ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
intercambio de información / conocimiento.
Los documentos que se utilizan para registrar datos
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(formulario, etc.) están bien diseñados.
La circulación de documentos es la adecuada, no genera
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excesiva burocracias.
La gestión de expedientes es adecuada (Generación,
circulación/ aprobación, archivo y sucesivos accesos y ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
actualizaciones).
Disponemos de sistemas eficientes para la gestión de los
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
archivos.
Capturamos el dato en el momento que se produce, no
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
demoramos la grabación de documentos.
Existen instrumentos para obtener y difundir información
general, como boletines internos, notas internas, buzones ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
de sugerencias, tablones, revistas internas, etc.
Contamos con la intranet que ayuda a la comunicación y
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la circulación de información en la organización.
Disponemos de aplicación adecuada para la gestión de
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
los diferentes aspectos.
Los sistemas informáticos centrales son rápidos y
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
seguros
La actualización de las aplicaciones informáticas para
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adaptarse a nuevas necesidades es adecuada
Se cuenta con un adecuado nivel de utilización de la
informática “personal”, hoja de cálculo, procesador de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
textos, correo electrónico, acceso a internet…
Los usuarios pueden acceder a la mayor parte de la
información necesaria desde su propio puesto, no
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
requieren de la intervención de departamentos de
informática para obtener la información deseada.
La formación de los usuarios en materia TIC (Tecnología
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de la información y comunicación) es adecuada.
Se conoce las posibilidades que las TIC podrían brindar a
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
nuestra organización.
Se dedica el tiempo suficiente para la formación de los
usuarios en las nuevas aplicaciones que se van ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
introduciendo.
Contamos con un buen soporte interno para el
mantenimiento informático y de los sistemas de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
comunicaciones.
La seguridad de nuestros sistemas informáticos es
adecuada (protección de acceso externos, verificación de ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
usuario, protección antivirus…)
La seguridad de nuestros datos es adecuada. ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
Existe una normalización y homogeneidad en las
aplicaciones informáticas instaladas en los distintos ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
servicios.
Se planifican adecuadamente los sistemas y tecnologías
de la información (definición anticipad y coordinada con
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los servicios, establecimiento adecuado de prioridad,
etc.).
Se implica adecuadamente a los servicios en la
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implantación de los sistemas que le van afectar.
Se dota el presupuesto necesito para mantener al día
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
nuestra sistemas de información.
Existe un plan de información continuo sobre TIC. ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
Existe un plan específico sobre seguridad. ⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝