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Código: PCD-BS-TB-587

PROCESO DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 1


ETAPAS PARA DOTAR Y MANTENER LOS EQUIPAMIENTOS DE LA ENTIDAD Fecha: 23-NOV-12
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PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
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1. Objetivo del procedimiento


Actualizar el registro y control de los bienes en el software de inventarios, cada vez que cambie su responsable y/o ubicación, con el fin
de presentar adecuadamente los informes internos y externos que requiera la entidad.

2. Glosario

Inventario: Relación detallada de las existencias físicas comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en
existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.

Registro: Grupo de datos o códigos asociados que se manejan como una unidad.

Traslado: Son movimientos de bienes en servicio entre las dependencias y Servidores de la entidad para el desarrollo de sus funciones,
para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos.

3. Condiciones generales

1. Los traslados entre Servidores, contratistas y dependencias deberán efectuarse a través del Asesor de Apoyo logístico – (Equipo de
almacén e inventarios), quien actualizará la información únicamente en los registros de Almacén e inventarios, pues en los de
contabilidad los valores seguirán figurando en las cuentas correspondientes a bienes en servicio. Ningún traslado se podrá hacer si no
es informado a más tardar un (1) día hábil siguiente a la fecha de formalización de la situación que genere el traslado, al Asesor de
Apoyo logístico – (Equipo de almacén e inventarios).

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2. Los bienes no podrán ser trasladados a otra dependencia, contratista o Servidor, sin que se elaboren y legalicen los comprobantes de
traslado respectivos.

3. El Asesor de Apoyo logístico – (Equipo de almacén e inventarios), será la encargada de actualizar las novedades de traslados de
manera permanente.

4. Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de inventarios los que contendrán la relación
detallada de los bienes a cargo del Servidor o dependencia incluyendo los nuevos movimientos, firmados en señal de aceptación por los
Servidores involucrados, remplazarán los anteriores.

5. Cuando la solicitud de traslado no cuente con la información clara y completa no será tramitada y se informará mediante correo
electrónico la necesidad de efectuar las correcciones a lugar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

6. Los formatos deben estar diligenciados correctamente, en letra legible y sin enmendaduras. La radicación del formato implica la
aceptación definitiva de los datos allí registrados por las partes que suscriben dicho documento.

7. Todo servidor que se retire de la entidad ó contratista (persona natural o jurídica) que termine su periodo contractual, deberá entregar
los bienes al supervisor de contrato o al jefe inmediato, para legalizar la entrega del bien al Grupo de almacén e inventarios. El
contratista deberá obtener certificación de recibido a satisfacción expedido por la Asesoría de Apoyo Logístico. En caso que el
contratista ó servidor público no haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del contrato ó haga un uso
inadecuado de los mismos, el interventor, supervisor ó jefe inmediato dejará constancia para efectos de tomar las medidas
administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, artículo 52 y Ley 734
de 2002, Resolución 223 de 2002 de la SDIS y demás normas aplicables.

8. Los traslados de bienes entre dependencias que requieran de cambio de destino para el que fueron adquiridos inicialmente, deberán
realizarse por medio de resolución de cambio de destino aprobado por la Secretaria Distrital de Integración Social, previa recomendación
del Comité de Inventarios y debida justificación de las Subdirecciones Técnicas responsables de los programas o proyectos.

9. Todo servidor público o contratista responsable de inventario tiene el deber de consultar cada mes el estado de su inventario a través

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de la Asesoría de Apoyo Logístico o en el link http://inventario.integracionsocial.gov.co:85/ (Consulta inventario individualizado).

4. Relación con otros procedimientos y procesos

Proceso de Información de
Gestión de bienes los bienes de la
y servicios Entidad
TRASLADO DE Registro de Proceso de
BIENES PROPIEDAD Bienes Adquisiciones
PLANTA Y EQUIPO actualizados
Proceso de Información del
Adquisiciones contratista

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Diagrama de flujo del procedimiento
Subdirección Administrativa y Financiera
Dependencia correspondiente/Supervisor del contrato ó
(Asesoría de Apoyo Logístico – Grupo de almacén e Registro y evidencia
Jefe Inmediato
inventarios)

2 Verificar la correspondencia del bien descrito INICIO


en el formato de solicitud con el registrado en el
sistema (características, ubicación, responsable),
para determinar la viabilidad del traslado.
1 Diligenciar el formato para
traslado de bienes y Reportar al
1.1 Formato “Solicitud de traslado”
área de apoyo logístico – Equipo
de almacén e inventarios
1.2. Oficio Remisorio radicado
mediante oficio remisorio.
¿Se
autoriza el
traslado?

3 NO: Se devuelve la
documentación al solicitante para 3. Oficio remisorio
que realice las acciones y ajustes
4 SI: Actualizar la novedad en el software de correspondientes.
inventarios dentro de los tres (3) días siguientes
a la recepción de la solicitud.

5 Elaborar e imprimir el FIN 5. Comprobante de traslado


comprobante de traslado de bienes

6. Oficio remisorio -
6 Enviar mensualmente la relación de Comprobantes de traslado -
traslados realizados al área de contabilidad Soportes correspondientes

FIN

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5. Aclaración de las actividades

1. La asignación de bienes devolutivos en servicio a contratistas, servidores públicos, dependencias, programas, proyectos y demás, se
legaliza mediante la entrega del formato de “solicitud de traslado” radicado mediante memorando, firmado por las partes que intervienen,
para lo cual se debe tener en cuenta que se realiza por:

Retiro de un Servidor Público.


Para un Servidor público ó contratista, por traslado de una Dependencia, programa ó proyecto.
Cuando por necesidades se requiere en otra AREA Operativa, programa ó proyecto.
Cuando un Servidor (a) público (a) entra a disfrutar vacaciones, comisiones de servicio ó licencias.
Cuando se termina el contrato a Contratistas.
Por suspensión disciplinaria para servidores

La radicación del formato de traslado debidamente diligenciado y suscrito por las partes, implica la aceptación definitiva de los datos allí
registrados, dicho documento es el soporte en caso de ocurrir cualquier situación que genere responsabilidad administrativa,
disciplinaria, fiscal o penal sobre los bienes.

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6. Posibles productos o servicios no conformes
PRODUCTO O
ACTIVIDAD CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO
SERVICIO

Coherencia
2 Verificar la La información reportada en el
correspondencia del bien formato “Solicitud de traslado” Informar al responsable
descrito en el formato de es coherente con los elementos del bien la no Formato F-IM-PRO
solicitud con el registrado Formato “ físicos a cargo del responsable correspondencia.
en el sistema Solicitud de del bien y con las placas físicas
(Características, traslado” de los bienes.
ubicación, responsable),
para determinar la Completitud
viabilidad del traslado. Documentos completos acorde
Completar la solicitud Formato F-IM-PRO
con lo estipulado en el presente
procedimiento

4 Actualizar la novedad
Coherencia
en el software de
Características y responsable
inventarios dentro de los Software
del bien descrito objeto del Actualizar correctamente Formato F-IM-PRO
tres (3) días siguientes a actualizado
traslado acorde con los registros
la recepción de la
en el software de inventarios.
solicitud.

ELABORÓ REVISO APROBÓ


Marleny Gomez Barahona
Carlos Humberto Celis Ramírez Carmen Elena Martínez
NOMBRE Carlos Mario Zapata Mesa Orlando Robby Elizabeth Cortés Tatiana Piñeros Laverde
Alicia Vargas Murcia García
Mayra Yineth Galeano Bergaño
Profesional Universitario 219–14 Subdirectora Subdirector de
Asesor Apoyo Logístico Directora de Análisis y Directora de Gestión
CARGO Auxiliar Administrativo 407-11 Administrativa y Investigación e
Profesional Universitario 219-14 Diseño Estratégico (E) Corporativa
Contratista – No. 3070/2012 Financiera Información

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