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Sesión de aprendizaje

Prof. Miguel Angel Amaro

UNIDAD FORMATIVA 1

FUNDAMENTOS BASICOS DE ADMINISTRACION


Administración:

Es el proceso integral de mediante el cual una empresa Planifica, Organiza, Dirige


y Controla sus actividades y operaciones con la finalidad elevar los niveles de
producción, productividad y prestación de servicios, optimizando sus recursos
materiales, financieros, humanos etc. para el logro de determinados objetivos.

Planificación

Control EMPRESA Organización

Dirección

Importancia:

La administración es importante porque ayuda a las empresas, ya sean grandes,


medianas o pequeñas a ser eficientes en el uso y manejo de sus recursos, es por
eso quela importancia de la administración radica en:

 La administración se da donde quiera que exista un organismo social,


aunquelógicamente sea más necesaria cuanto mayor y más compteja sea
esta.

 El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente, de su buena


administración, y solo a través de esta, de los elementos materiales, humanos,
técnicos y financieros con que ese organismo cuenta.

 Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es


indiscutible y obviamente esencial, ya que por la magnitud y complejidad,
simplemente no podría actuar sino fuera a base de una administración
sumamente técnica.

 Para tas pequeñas y medianas empresas, la única posibilidad de competir con


otras, es a través del mejoramiento de la administración, es decir, obtener una
mejor coordinación de los elementos: maquinaria, mercado, calificación de
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mano de obra, en los que indiscutiblemente son superados por los grandes
competidores.

 El aumento de la productividad, es la preocupación de mayor importancia en el


campo económico y social que depende de la adecuación administrativa de las
empresas.

Caracteristicas:

El propósito de la administración se refiere a algo especifico, como un objetivo en


donde los administradores centran su atención y estuerzo, en producir acciones,
en la dirección de individuos con propósitos comunes.

La administración se logra mediante el esfuerzo de todos los que participan en las


acciones u objetivos que persigue una determina organziación.

 Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo


social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene
siempre que existir coordinación sistemática de medios.

 Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales


son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de
ellas (funciones económicas, contables productivas, mecánicas, jurídicas, etc),
son completamente distintas.

 Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso


administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de
una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parle
de los elementos admunstrativos.

 Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo


social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un soto cuerpo administrativo
desde el gerente general, hasta el último mayordomo. Respetándose siempre
los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

 Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin,


ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca
obtener resultados determinados previamente establecidos.

 Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de


cada organización.

 Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una


organización.
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Tipos de administración:

 Administración pública. Aquella que parte de la ciencia de la administración


que concierne al gobierno, fundamentalmente al poder ejecutivo, que es el
encargado de llevar las tareas gubernamentales.

 Administración privada. Concierne a las actividades de particulares en todos


sus órdenes.

 Administración mixta. Actividades de aquellos organismos que están bajo la


jurisdicción, tanto del poder público como del sector privado y a ellos
corresponden las instituciones de participación estatal.

Evolucion de la administracion y de la empresa:

LAS 6 ETAPAS DE LA HISTORIA DE LA ADMINISTRACION – EMPRESAS

1. Artesanal. Desde la antigüedad hasta antes de la Hasta 1780


Revolución Industrial

2. Transición hacia la Primera Revolución Industrial 1780 a 1860


industrialización

3. Desarrollo Industrial Después de la Segunda Revolución 1860 a 1914


Industrial

4. Gigantismo industrial Entre las dos guerras mundiales 1914 a 1945

5. Moderna Desde la posguerra hasta la actualidad 1945 a 1980

6. Globalización Actualidad Desde 1980

Primeras ideas de administración:

Influencia en la Administración:

1. Influencia de los filósofos.


La administración recibió una enorme influencia de la filosofía y de sus
filósofosdesde la antigüedad.

 Sócrates (470 - 399 A.C); hizo que de la administracion sea una habilidad
personal separada del conocimiento técnico y de la experiencia.

 Platón (429 - 347 A.C.); discípulo de Sócrates, se preocupo profundamente


por los problemas políticos y sociales del desarrollo social del pueblo
griego, así como, la administración de los negocios públicos.

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 Aristoteles (384 A.C.);discípulo de Platón, creador de la lógica, en el cual


estudia la organización del Estado y la administración pública.

2. Influencia en la organización de la Iglesia católica.


La iglesia Católica influencio en la administración mostrando su organización
en eltiempo, su jerarquía de autoridad, asesoría y su coordinación funcional. La
iglesiatiene una organización jerárquica tan simple y eficiente que su enorme
organización mundial puede operar satisfactoriamente bajo el mando de la
cabeza ejecutiva.

3. Influencia de la organización militar.


La organización militar también ha influenciado enormemente el desarrollo de
las teorías de la administración a lo largo del tiempo, como el principio de
unidad de mando por el cual cada subordinado solo puede tener un superior, la
escala de niveles de mando de acuerdo con los niveles de autoridad y de
responsabilidad.

4. Influencia de la revolución industrial.


A partir de 1776 con la invención de la máquina de vapor y su posterior
aplicación en la producción, provoco profundos y rápidos cambios de orden
económico, político y social.

- La mecanización de la industria y de la agricultura; la aparición de la


máquina de hilar (1767), el telar hidráulico (1769), el telar mecánico y la
maquina trilladora de algodón que vinieron a sustituir el trabajo del hombre
y su fuerza muscular.
- Aplicación de la fuerza motriz a la industria (maquinas de vapor).
- Desarrollo de los transportes y las comunicaciones (1807) en EE.UU.

A partir de 1860 la Revolución Industrial entro en una nueva fase


profundamentediferente a la primera; la Segunda Revolución Industrial
provocada por los siguientesacontecimientos importantes:

- Desarrollo de nuevos procesos de fabricación del acero (1856). El hierro


por el acero.
- Perfeccionamiento del dinamo (1873). Sustitución del vapor por la
electricidad.
- El desarrollo de la máquina automática y un alto grado de especialización
del trabajo.
- El creciente dominio de la industria por la ciencia.

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Elementos de la Administración.

- Personas o Recursos humanos.


- Actividades.
- Objetivos.
- Recursos: financieros, materiales, tecnologicos, etc.
- Metodos (conocimientos, aplicaciones tecnologicas y operativas).

Funcion de la administración:

- Planeación.
- Organziación.
- Dirección.
- Coordinación.
- Control.

Habilidades de la administración.

- Habilidad conceptual.
- Habilidad de relaciones humanas.
- Habilidades tecnicaas.
- Habilidades de toma de decisiones y solucion de problemas.

Eficiencia, Eficacia y Productividad.


Cada empresa debe considerarse, de manera simultánea, desde el punto de vista
de la eficiencia y de la eficacia. Eficiencia es una medida normativa de la
utilización de los recursos, mientras que la eficacia es una medida normativa para
la consecución de resultados de resultados en ese proceso.

Eficiencia: Es el "cómo se hace". La eficiencia es la relación entre los resultados


obtenidos y los recursos empleados. Si con determinado esfuerzo obtienes
buenos resultados, se dice que eres una persona eficiente. Si con menos esfuerzo
obtienes más resultados aún, se puede decir que has incrementado tu eficiencia.
Dicho de otra forma, la eficiencia es realizar una actividad o un trabajo al menor
costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos,
materiales ni humanos, obteniendo un resultado de calidad.

Eficacia: Es el "para qué se hace". La eficacia es la relación entre las metas


puestas y las metas logradas. Si tu meta era fabricar 10 mil tornillos y lo logras, se
puede decir que eres una persona eficaz. Si te pusieron 10 metas y cumpliste con
las 10 metas, eres una persona eficaz. También se le conoce como "efectividad",
"persona efectiva", pues cumple con su objetivo. La eficacia entonces sería la
capacidad de cumplir un objetivo trazado.

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Relaciones entre eficiencia y eficacia

Objetivos

Estrategias

Eficacia
Estratégicos
Planes
Tácticos
Operacionales

Políticas

Reglas y procedimientos eficiencia

Acción

Resultados

Eficiencia = Cómo se realizan las tareas.


De qué manera se ejecutan.
Eficacia = Para qué se ejecutan esas tareas.
Qué resultados traen.
Qué objetivos se consiguen.

DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA


Eficiencia Eficacia
 Énfasis en los medios.  Énfasis en los resultados.
 Hacer correctamente las cosas.  Hacer las cosas correctas.
 Resolver problemas.  Alcanzar los objetivos.
 Salvaguardar los recursos.  Optimizar la utilización de recursos.
 Cumplir tareas y obligaciones.  Obtener resultados.
 Entrenar a los subordinados.  Proporcionar eficacia a los
 Mantener maquinas. subordinados.
 Enfoque reactivo  Maquinas disponibles.
(Del pasado al presente)  Enfoque proactivo
(Del futuro al presente)

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Productividad: una organización o una persona es productiva si consigue sus


metas y objetivos trazados, si al realizarlo utiliza la menor cantidad de insumos y
recursos, con los procedimientos adecuados, de esta manera esa persona o
empresa es eficiente y eficaz simultáneamente.

Cultura organizacional.
La Cultura Organizacional es el conjunto de valores, creencias y capacidades más
importantes que tienen en común los integrantes de una organización. En otras
palabras, es la forma acostumbrada o tradicional de pensar y hacer las cosas
compartidas, en mayor o menos medida, por los miembros de la organización, y
que todos los miembros entrantes tienen que aprender y acatar para ser
aceptados.

Aptitud: La aptitud se refiere a la capacidad de conocimiento y a las habilidades o


talentos de una persona. Para jugar basketball, por lo general, debes ser más alto
que el promedio. Para ser jockey de un caballo, debes ser en cambio más bajo
que el promedio. Una persona disciplinada tiene aptitud para ser militar. Deriva de
la palabra "apto", idóneo para realizar una actividad.

Actitud: Quizás más importante que la aptitud, la actitud tiene que ver con la
forma de pensar y el sentir de una persona. Es como el "motor" que nos mantiene
enfocados en lograr nuestros objetivos. Tal vez una persona no tenga el tamaño
requerido para jugar basketball, pero su actitud podría convertirlo en un jugador
muy bueno a pesar de su tamaño. Otra persona podría tener la estatura requerida
para ser jockey, pero si el mundo hípico no es su tema, por más que lo obliguen a
entrenar para jockey, no lo hará.

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TEORIAS DE LA ADMINISTRACION

La administración, es el resultado del aporte de muchas personas como: filósofos,


economistas, estadistas, empresarios, técnicos y profesionales.

Existe información histórica acerca de las magníficas construcciones que se


desarrollaron en Egipto, Mesopotamia, Siria, que nos muestra la existencia, de
dirigentes capaces de planear y guiar los esfuerzos de miles de trabajadores en
grandes obras durante muchos años.

Por lo que se cree, que inicialmente la administración (o gerencia) haya sido un


conocimiento destinado a una élite cuyo trabajo o responsabilidad era el manejo
de los recursos del país, del imperio, o el ejército (Jefes, príncipes, generales,
Etc.).

1. TEORIA CIENTIFICA:

La escuela de la administración científica fue iniciada a comienzos del siglo XX


por el ingeniero estadounidense Frederick W. Taylor quien origino una
verdadera revolución en el pensamiento administrativo y en el mundo industrial
de su época. Su preocupación original fue eliminar el desperdicio y de las
pérdidas sufridas por las industrias, y elevar los niveles de productividad
mediante la aplicación de métodos y técnicas de la ingeniería industrial a
través de la observación y la medición.

CUATRO PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA DE TAYLOR

1. Principio de planeación: sustituir el criterio individual del obrero, la improvisación


y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en procedimientos
científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia mediante la planeación del
método.

2. Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de


acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y
mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación de la
fuerza laboral, se deben preparar también las máquinas y los equipos de
producción, así como la distribución física y la disposición racional de las
herramientas y los materiales.

3. Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecuta de acuerdo


con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia tiene que
cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea lo mejor posible.

4. Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones y las


responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.

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Al buscar la productividad, la administración científica se orientó hacia la


tecnología de producción en masa, los cuales están ligados al estudio de tiempos
y movimientos; las actividades más complejas eran subdivididas en actividades
más sencillas para facilitar su racionalización y estandarización.

Los principales objetivos del estudio de tiempos y movimientos son:

1. Reelaboración de la tarea para que los movimientos sean más sencillos y


rápidos.

2. Desarrollo de estándares de movimientos más eficientes para los trabajadores,


de modo que puedan realizar el trabajo con más rapidez y menor fatiga.

3. Establecimiento de estándares para que ciertas tareas sirvan de base para


determinar escalas de pago y criterios de evaluación de los trabajadores.

4. Desarrollo de una descripción completa de tareas para ayudar en el proceso de


reclutamiento y selección de nuevos trabajadores, orientación y entrenamiento
de estos.

Aportes de la Teoria Cientifica de Taylor:

1. Analisis del trabajo, que incluye el estudio de tiempos y movimientos,


encontrar el mejor proceso para ejecutar el trabajo, en el menor tiempo posible.
2. Estandarizacion de herramientas, cuyo fin era uniformizar los metodos de
trabajo “modo de hacer las cosas”.
3. Selección y entrenamiento de los trabajadores, reclutar a los trabajadores
con aptitudes e inclinaciones a la ejecucion de tareas.
4. Supervision y planeacion, la planeacion y la ejecucion fueron clavs para
supervision funcional del trabajador.
5. Pago por produccion, sistema que establecia que el obrero que obtuviese
una produccion superior a la cantidad fijada, ademas de su salario normal
(igual para todos), deberia de recinir una bonificacion, proporcional al aumento
productivo.

Criticas de la Escuela de la Administraciòn Cientifica.

a) Mecanismo de la administracion cientifica. La administracion cientifica le dio


poca atencion al factor humano, se preocupo basicamente por las tareas
(organización y ejecucion) y los factores relacionados de manera directa con el
cargo, funcion y alcance del trabajador (tiempos y movimientos).

b) Superespecializacion del operario. En la buqueda de la eficiencia, la


administracion cientifica propone la especializacion del operario a traves de la

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division y subordinacion del trabajo el cual incrementa utilidades a corto plazo,


con bajo nivel salarial y a costa de tenciones sociales y sindicales.

c) Vision microscopica del operario. Se ignoro al trabajador como un ser


humano y social; valorizando apenas su fatiga muscular; taylor considero al
trabajador como parte de la maquina industrial.

d) Ausencia de comprobacion fisica. La Administracion Cientifica pretendio


elaborar una ciencia sin presentar comprobaciones cientificas de sus
proposiciones y sus principios.

e) Enfoque incompleto de la organizacion. Se centra especialmente en el


campo operacional, no considero areas importantes de la empresa como la
financiera y la comercial.

2. TEORIA CLASICA:

La teoría clásica lo formulo Henri Fayol, ingeniero francés quien inauguró el


enfoque anatómico y estructural de la empresa al sustituir el enfoque analítico
y concreto de Taylor por una visión sintética, global y universal.

Según Fayol, toda empresa posee seis funciones básicas:

1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes y


servicios.

2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e


intercambio.

3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de


capitales.

4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación


de los bienes y las personas.

5. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros,


balances, costos y estadísticas.

6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración desde la


cúpula de las otras cinco funciones, las funciones administrativas
coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa,
manteniéndose siempre por encima de ellas.

Como toda ciencia, la administración de Fayol se basó en 14 principios


universales que prescriben el comportamiento del administrador:

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LOS 14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE FAYOL

División del trabajo

Autoridad

Disciplina

Unidad de mando

Unidad de dirección

Subordinación del interés


individual al bien comun

Principios generales Organización EFICIENCIA


Remuneración
de la administración formal MAXIMA

Centralización

Jerarquía

Orden

Equidad

Estabilidad personal

Iniciativa

Espíritu de grupo

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3. ENFOQUE HUMANÍSTICO:

Esta Escuela se caracteriza por la importancia que da al estudio del factor


humano en la administración. Mientras que Taylor y sus seguidores se
preocuparon inicialmente por la organización y la racionalización del trabajo,
otros autores de formación diferente a la Ingeniería realizaron investigaciones
que los llevaron a descubrir que la eficiencia industrial y el rendimiento en el
trabajo, no es solamente materia de organización y racionalización sino
también un problema de motivación del trabajador y de satisfacción en el
trabajo.

La investigación en el campo de la psicología industrial comenzó primero por


averiguar cómo podría seleccionarse científicamente al trabajador y que
métodos deberían emplearse para lograr de él un trabajador eficiente. Estas
técnicas comprenden procesos hoy llamados: administración de personal, sus
principales aportes fueron:

- Proceso de reclutamiento y selección.


- Proceso de motivación, orientación, capacitación y desarrollo de personal.
- Proceso de análisis de los factores del trabajo que influyen en el
funcionamiento psíquico y fisiológico del ser humano.
- Proceso de estudio y prevención de accidentes.
- Proceso de remuneración e incentivos.
Teoría de las Relaciones Humanas: Elton Mayo
El termino relaciones humanas se emplea en forma genérica para describir
cómo interactúan los administradores con sus subordinados.

El enfoque humanístico aparece con la teoría de las relaciones humanas en los


Estados Unidos a partir de los años treinta, su principal exponente fue ELTON
MAYO y sus conclusiones se relacionan con el experimento de HAWTHORNE
llevado a cabo entre 1927 y 1932 en la fábrica de Western Electric Company
en Chicago.

Los estudios de Hawthone fueron divididos en cuatro fases o experiencias:

- Estudios sobre iluminación.


- Estudios de la sala de pruebas de montaje de reles.
- El programa de entrevistas.
- Los estudios de la sala de observación de montaje de terminales.

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Diferencias entre ambos enfoques:

TEORIA DE LAS RELACIONES


TEORIA CLASICA
HUMANAS

 Trata la organización como una  Hace énfasis en las personas.


máquina.  Trata a la organización como
 Hace énfasis en las tareas o en la grupos de personas.
tecnología.  Se inspira en sistemas de
 Se inspira en sistemas de psicología.
ingeniería.  Delegación plena de la autoridad.
 Autoridad centralizada.  Autonomía del trabajador.
 Líneas claras de autoridad.  Confianza y apertura.
 Especialización y competencia  Énfasis en las relaciones humanas.
técnica.  Confianza en las personas.
 Acentuada división del trabajo.  Dinámica grupa interpersonal.
 Confianza en reglas y reglamentos.
 Clara separación entre línea y
Staff.

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4. ESCUELA MATEMÁTICA

Llamada también Escuela cuántica o cuantitativa, ya que utiliza un enfoque


cuántico y sistemático para la resolución de problemas.

Actualmente, muchos problemas empresariales se resuelven por modelos


matemáticos que prestan especial atención a la Toma de Decisiones, la cual se
considera como un proceso de selección basado en cierto criterio de la
conducta alternativa entre dos o más cursos de acción.

- Investigación de operaciones.
- Programa lineal.
- Probabilidad.
Bases cuantitativas: - Estadística.
- Teoría de colas o líneas de espera.
- Simulación.
- Juegos.
- Institución.
Bases no cuantitativas - Hechos.
- Experiencia.

La toma de decisiones es la elección entre varias alternativas, derivada de dos


o más opciones. Esta se puede representar de la siguiente forma:

Los elementos básicos de la toma de decisiones son:

1. Un criterio de sistemas del problema.


2. Método científico para resolver un problema.
3. Técnicas como probabilidad, estadística, investigaron de operaciones, etc, que
sirven para la toma de decisiones.

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5. Teoría del Comportamiento.

La teoría del comportamiento de la administración significó una nueva dirección y


un nuevo enfoque en la teoría administrativa: el enfoque de las ciencias del
comportamiento, el abandono de las posiciones normativas y prescriptivas de las
teorías anteriores y la adopción de posiciones explicativas y descriptivas. El
énfasis permanece en las personas, pero dentro del contexto organizacional.

Principales aportes de la teoría del comportamiento:

- El tratamiento dado a la motivación.


- Demuestra la variedad de estilos de liderazgo a disposición del
administrador.
- Hace hincapié en la en la existencia e importancia del sistema informal de
conducta y de relaciones.
- Concibe la administración como un sistema de decisiones, donde todo
individuo es un agente decisorio que se basa en informaciones que se
recibe de su ambiente.
- Presenta una serie de modelo y proposiciones para evitar conflictos entre
los objetivos individuales y los objetivos organizacionales.
- Desarrollo de la organización.

Proposiciones sobre la motivación humana.

Uno de los temas fundamentales de la teoría del comportamiento de la


administración es la motivación humana, campo en el que la teoría administrativa
recibió voluminosa contribución.

Motivación: La motivación está constituida por todos los factores capaces de


provocar, mantener y dirigir la conducta o comportamiento hacia un objetivo.

Psicología organizacional: Trata de identificar la motivación para el logro, es


decir, el deseo de alcanzar un logro significativo y aplicarlo a la empresa. Para
ello debemos tener en cuenta los dos tipos de motivación existentes que
pueden influir en la motivación para el logro.

 Motivación intrínseca: deseo de ejecutar una conducta y de ser


efectivo por propio interés.
 Motivación extrínseca: deseo de ejecutar una conducta a causa de las
recompensas prometidas o el temor al castigo.

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6. Teoría X y teoría Y.

McGregor (1966), uno de los más famosos teóricos del enfoque del
comportamiento en la administración, se preocupó por comparar dos estilos
antagónicos de administrar: un estilo basado en la teoría tradicional,
excesivamente mecanicistas y pragmática (al que denominó teoría X), y otro estilo
basado en las concepciones modernas frente al comportamiento humano (al que
llamó teoría Y).

Supuestos de la Teoría X Supuestos de la Teoría Y


1. Las personas son perezosas e indolentes. 1. Las personas se esfuerzan y les gusta estar
2. Las personas rehúyen al trabajo. ocupadas.
3. Las personas evaden la responsabilidad 2. El trabajo es una actividad tan natural como
para sentirse más seguras. divertirse o descansar.
4. Las personas necesitan ser controladas y 3. Las personas buscan y aceptan
dirigidas. responsabilidades y desafíos.
5. Las personas son ingenuas y no poseen 4. Las personas pueden automotivarse y
iniciativa. autodirigirse.
5. Las personas son creativas y competentes.

7. Teoría Z.

La teoría Z de Ouchi surge al estudiar las diferencias entre la gestión de las


empresas norteamericanas y las japonesas. El estilo japonés promueve una
mayor relación entre la empresa y el trabajador, ya que éste es considerado como
parte fundamental de la compañía, y por otra parte, la empresa es una parte muy
importante en la vida del trabajador, ya que a ella dedica gran parte de su tiempo,
y de ella obtiene su sustento.

ORGANIZACIONES
ORGANIZACIONES JAPONESAS(TipoZ)
NORTEAMERICANAS(TipoA)
1. Empleo de por vida. 1. Empleo a corto plazo.
2. Proceso lento de evaluación y 2. Proceso rápido.
promoción. 3. Carreras especializadas.
3. Carreras no especializadas. 4. Mecanismos explícitos de control.
4. Mecanismos implícitos de control. 5. Proceso individual de toma de
5. Proceso colectivo de toma de decisiones.
decisiones. 6. Responsabilidad individual.
6. Responsabilidad colectiva. 7. Interés segmentado.
7. Interés holista (equilibrio emocional).

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Proceso Administrativo.
La Administración es un proceso a través del cual se logran determinados
objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos
humanos, materiales, técnicos y financieros.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de


las cuales se efectúa la administración misma que se interrelacionan y forman un
proceso integral.
Misión, visión, objetivos, valores,
Planificación estrategias, programas,
¿Qué hacer? presupuestos, políticas y
procedimientos.
Fase
Mecánica
Proceso Administrativo

Organización Departamentalización, división del


¿Como hacer? trabajo, descripción de puestos.

Integración de recursos, toma de


Dirección
decisiones, supervisión, motivación,
¡Que se haga!
comunicación y liderazgo
Fase
Dinámica

Control Fijar estándares, medición, corrección


¿Cómo se hizo? y retroalimentación

Aportes de diversos autores.

El Proceso Administrativo nace con elementos de la función de Administración que


Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y
Controlar.

Dentro de la propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan


el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos:
Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

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a) Urwick: c) George Terry


- Investigación - Planeación.
- Planificación - Organización.
- Coordinación - Ejecución.
- Control - Control y/o vigilancia
- Previsión
- Organización d) Miner.
- Comando - Planeación.
- Organización.
b) Koontz y O´Donnell - Dirección.
- Planificación - Coordinación.
- Designación de Personal - Control.
- Control
- Organización e) James Stoner
- Dirección - Planear
- Organizar
- Dirigir
- Controlar

Elementos del Proceso Administrativo.


1. Fase Mecánica:
- Planeación.
- Organización.
2. Fase Dinámica:
- Dirección.
- Control

El proceso administrativo, es la herramienta que se aplica en las organizaciones


para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales, el
desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el
grado en que estos cumplan con el proceso administrativo:

 Planeación: determina los objetivos que se desean alcanzar en el futuro y las


acciones que se deben emprender para el logro de los mismos.

 Organización: es la estructura de la organización donde intervienen elementos


fundamentales para la asignación de funciones y delimitación de
responsabilidades mediante los cargos, con el fin del logro de los objetivos.

 Dirección: consiste en ejecutar lo planeado a través del recurso humano, a


través de la eficiencia administrativa hacia el logro de los objetivos.

 Control: permite comparar resultados durante y después de los procesos, los


cuales sirven para tomar decisiones y aplicar los correctivos necesarios.

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Planeación

Antes de emprender cualquier acción administrativa, es preciso determinar los


resultados que pretende lograr un organismo social, así como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que funcione eficazmente.

Concepto: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para


alcanzarlos; es fundamentalmente analizar por anticipado los problemas; planear
posibles soluciones y señalar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los
objetivos.

Es el proceso en el cual nos permite la identificación de oportunidades, así como


en el establecimiento formal de objetivos, desarrollo de políticas, planes de acción,
procedimientos para alcanzar determinados objetivos.

La planificación implica una visión al futuro, ya que, de una situación actual (Sa) se
espera llegar a un fin o resultado final (Rf), para lo cual, se requiere del transcurso
del tiempo.
Sa Rf

Tiempo

Para llegar a un resultado final existen varios caminos, por lo tanto, hay que
seleccionar las opciones y los medios más pertinentes, que alcancen el objetivo
esperado.
1
Rf
Sa 2

Séneca expreso: “Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige, ningún


viento es favorable”

La planeación está compuesta de numerosas decisiones, orientadas hacia el


futuro. Representa el destinar pensamiento y tiempo en el presente para una
inversión en el futuro. Descubrir cosas hoy, para poder tener futuro mañana.

Importancia de la planeación:

La importancia de la planeación destaca, cuando consideramos el lugar que ocupa


en muchas organizaciones bien administradas; convencidas de que su futuro
depende tanto de la planeación como de la tecnología; tales organizaciones

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esperan que todos sus administradores, desde el superior de primera línea hasta
la dirección superior, dedique gran parte de su tiempo a la formulación de planes
estratégicos, antes de tomar cualquier iniciativa.

Por lo tanto, la planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de


cualquier organización social, ya que, a través de ella, se prevé las contingencias
y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias
para afrontarlos.

Aspectos que indican la importancia de la planeación.

 Promueve el desarrollo de la organización al establecer métodos para utilizar racionalmente


los recursos.
 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los
elimina.
 Propicia una mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
 Condiciona al organismo social al medio ambiente externo.
 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando el empirismo (intuición,
improvisación).
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
 Al establecer planes de trabajo, estos suministran las bases a través de las cuales, operará la
organización.
 Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
 Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
organización.
 Hace que los empleados conozcan perfectamente, que es lo que se espera de ellos y les da
una oportunidad de tomar parte en las decisiones que se lleguen.
 Proporciona los elementos necesarios para llevar a cabo el control.

Propósitos de la planeación:

Las operaciones organizacionales, ocurren bajo condiciones que descansan entre


extremos de certeza e incertidumbre (del 99% al 1%), que es conocida como
“riesgo”.

INCERTIDUMBRE CERTEZA

1% RIESGO 99%

El riesgo es: “el conocimiento de la probabilidad de que un evento dado, pueda o


no ocurrir”.

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 Minimizar el riesgo, reduciendo las incertidumbres que rodean a las


condiciones de las organizaciones y aclarando las consecuencias de una
acción administrativa en este sentido.
 Proveer información, concerniente a las condiciones que rodean un curso de
acción propuesto, de manera que el elemento riesgo sea conocido y fijado
como una probabilidad.
 Elevar el nivel de éxito organizacional.
 Consiste en establecer un esfuerzo coordinado dentro de la organización.
 Ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos.

Tipos de Planes:

 POLÍTICAS. Declaraciones generales que orientan la toma


PLANES VIGENTES de decisiones.
 PROCEDIMIENTOS. Guía de acción secuencial a seguirse
de un trabajo.

TIPOS DE PLANES

 PROGRAMAS. Tiempo requerido para realizar actividades.


PLANES DE UN SOLO
 PROYECTOS. Intensión de ejecutar algo.
USO
 PRESUPUESTOS. Fases de actividad expresados
monetariamente.

Programas.
Las programaciones constituyen planes operacionales relacionados con el tiempo.
Constan básicamente de planes con dos variables: tiempo y actividades que
deben ejecutarse. La programación, sea sencilla o compleja, constituye una
herramienta importante de planeación en el nivel operacional de las empresas.

Diagrama de Gantt. El Diagrama de Gantt es una representación que permite


visualizar fácilmente la distribución temporal de un proyecto y que estos están
relacionados directamente con el proceso de planificación.

Feb 2008 Mar 2008 Abr 2008 May 2008


Duración
Id. Nombre de tarea Comienzo Fin
(Semanas) 24/2 2/3 9/3 16/3 23/3 30/3 6/4 13/4 20/4 27/4 4/5 11/5 18/5

1 Fijar Objetivos 03/03/2008 14/03/2008 2s

2 Preparar Plan 03/03/2008 21/03/2008 3s

3 Publicar Plan 21/03/2008 28/03/2008 1.2s

4 Ejecutar Plan 28/03/2008 02/05/2008 5.2s

5 Medir avance 28/03/2008 02/05/2008 5.2s

6 Comparar Plan con avance 07/04/2008 11/04/2008 1s

7 Tomar decisiones correctivas 07/04/2008 18/04/2008 2s

8 Realizar cambios externos 03/03/2008 23/05/2008 12s

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Etapas de la Planeación.

1. Diagnóstico de la situación: evaluar el entorno de la empresa para


diagnosticar la situación actual en la que se encuentra. Consiste en definir hoy
dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar.

2. Fijar objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos generales como los
específicos y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el
tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios
del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.

3. Establecimiento de premisas: deberemos establecer una serie de


suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa. Se trata de hacer
una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por
la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los
objetivos.

4. Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las


estrategias.

5. Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las


debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué
contamos y qué debemos tener en cuenta.

6. Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias


y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.

7. Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes


anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por
grupos de actividad.

8. Programas: establecer la distribución de las líneas de acción (actividades) en


el tiempo, como la duración de estos.

9. Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades


monetarias.

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Niveles de la Planeación.

Planeación de los diferentes niveles.

NIVEL: DIRECTIVO (ESTRATEGICO) Planes a largo plazo 3,5 o más años:


Consejo admón. JGA ¿Qué índice de crecimiento?
Director General ¿Qué estrategias competitivas?
Gerentes Funcionales ¿Qué nuevos productos?
NIVEL: ADMINISTRATIVO (FUNCIONAL) Planes a mediano plazo 2, 3 años:
Subgerentes de área ¿Cómo mejorar la programación?
Jefes de departamento ¿Cómo mejorar la coordinación?
NIVEL: OPERATIVO Planes a corto plazo hasta 1 año:
Supervisores de línea ¿Cómo implantar nuevas políticas?
¿Cómo implantar nuevos procedimientos?
¿Cómo aumentar la eficiencia?

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Organización

Fase del Proceso Administrativo que consiste en coordinar, disponer y ordenar los
recursos de la empresa (físicos, financieros, humanos etc…) y las actividades o
funciones necesarias a ser ejecutadas por personas en determinados ambientes
de trabajo de tal manera que se logren los objetivos propuestos.

Importancia de la Organización.

 Identificar y clasificar las actividades requeridas por la empresa.


 Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización.
 Dividir la carga de trabajo en actividades que puedan ser ejecutadas en forma
lógica y cómoda de la organización.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
 Asignar a cada grupo de actividades a un administrador dotado de autoridad
necesaria para supervisarlo.

Elementos de la Organización:

1. Objetivo común.
2. Recurso Humano.
3. Las relaciones personales y sociales.
4. Ambiente de trabajo.

Jerarquía Y Autoridad

La jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. De igual


modo, es la disposición de personas, o cosas, en orden ascendente o
descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o
cualquier otro elemento.

La autoridad es la posibilidad de ejercer poder legitimo para imponer las cosas o


a las personas. Potestad que tiene una persona sobre otra que le está
subordinada.
Organización centralizada Organización descentralizada

Decisiones Decisiones

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La organización formal e informal en la empresa:

a) Organización Formal.- Aquella que está descrita bajo pautas y normas o


reglas. Es la estructura que tiene que ver las funciones de la empresa y que es
aprobada por la dirección y comunicada a todos los miembros mediante los
manuales de la organización.

b) Organización informal.- Aquella organización sin reglas. Es una red dé


relaciones personales y sociales que no está establecida ni es requerida por la
autoridad formal si no que se produce en forma espontánea a partir de las
relaciones de amistad y el surgimiento de grupos informales que no aparecen
en el organigrama ni en ningún otro documento formal.

Estructura organizacional:

Es el proceso mediante el cual se establecen:

 Unidades organizacionales (dirección, departamentos, secciones, áreas,


jefaturas, comités, cargos o puestos de trabajo).
 Relaciones formales de autoridad, coordinación, asesoría, apoyo, supervisión,
control, etc.
 Niveles jerárquicos y tramos de control.
 Establecimiento de procesos y procedimientos, así como de los sistemas de
comunicación y coordinación.
 Se trata, también, de determinar qué recursos y qué actividades se requieren
para alcanzar los objetivos de la organización.

Instrumentos técnicos de la organización.

Viene a ser los diferentes medios o herramientas a través de las cuales se va a


cumplir la finalidad de la organización. Entre los principales instrumentos tenemos:

1. El Estatuto.
2. La Estructura Orgánica.
3. El Organigrama.
4. El ROF (Reglamento de Organización y Funciones).
5. El MOF (Manual de Organización y Funciones).
6. RIP (Reglamento interno de Personal).
7. El MP (Manual de Procedimientos).
8. El CAP (Cuadro de asignación de Personal).
9. (PAP) Presupuesto Analítico del Personal.
10. (MIOP) Manual de Inducción y Orientación del Personal.

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Dirección:

El liderazgo es la función que ocupa una persona que se distingue del resto y es
capaz de tomar decisiones acertadas para el grupo, equipo u organización que
inspirando al resto de los que participan de ese grupo a alcanzar una meta común.

Liderazgo es: “El proceso de influir a otros para alcanzar las metas”.

El líder ¿nace o se hace?

Importancia del liderazgo.

El trabajo del líder en una empresa es optimizar sus recursos, utilizando a las
personas como principal recurso para poder alcanzar las metas de la organización
y así cumplir su misión.

 Dirige los esfuerzos de la organización con eficiencia.


 Es competente en el manejo de las situaciones y los problemas más difíciles, y
está al tanto de los nuevos conceptos.
 Es un hábil comunicador.
 Apoya y guía a sus subordinados en su trabajo y los estimula para que presten
una completa participación.
 Es importante por ser la capacidad de un líder para guiar y dirigir.
 Es vital para la supervivencia de cualquier organización.
 Una organización puede tener una planeación adecuada, control y
procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.
 Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas
técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de un
liderazgo dinámico.

Características del líder.

- Previsor. - Digno de confianza.


- Entusiasta. - Audaz.
- Competente. - Colaborador.
- Imparcial. - Imaginativo.
- Servicial. - Benévolo.
- Tolerante. - Maduro.
- Inteligente. - Leal.
- Honrado. - Sereno.
- Independiente.

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Elementos de liderazgo:

 Líderes y Seguidores.
 Influir.
 Co-liderazgo
 Objetivos Organizacionales
 Cambio.

Etapas de la dirección:

a) Toma de decisiones, la responsabilidad más importante del administrador es


la toma de decisiones. Una decisión puede determinar el éxito o fracaso de una
empresa, para lo cual es necesario:

1. Definir el problema.
Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el
problema que hay que resolver.

2. Analizar el problema.
Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes
a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

3. Evaluar las alternativas.


Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de
solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la
factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios.

4. Elegir entre alternativas.


Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idóneay la que
genere máximos beneficios.

5. Aplicar la decisión.
Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar
con un plan para el desarrollo de la misma.

b) La Integración, la integración comprende la función a través de la cual el


administrador elige los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Existen ciertas
reglas de administración, necesarias para lograr la efectividad:

1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.


2. De la provisión de elementos necesarios.
3. De la importancia de la introducción adecuada.

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La integración comprende 4 etapas:

 Reclutamiento.
 Selección.
 Introducción o inducción.
 Capacitación y desarrollo.

c) La Comunicación, la comunicación es un aspecto clave en el proceso de


dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del
cual se transmite y recibe información en un grupo social.

d) La Motivación, la motivación es la labor más importante de la dirección, a la


vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o
patrones esperados. Para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos
factores tales como:

 Espíritu de equipo.
 Identificación con los objetivos de la empresa.
 Integrar emocional y mentalmente al trabajo en equipo.
 Establecimiento de relaciones humanas adecuadas.
 Eliminación de prácticas no motivadoras.

e) La supervisión, la supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de


tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. En esta función se
integran todas las etapas de dirección, y su importancia radica en que de una
supervisión efectiva dependerán:

 La productividad del personal para lograr los objetivos.


 La vigilancia de la comunicación.
 La relación entre jefe-subordinado.
 La corrección de errores.
 La vigilancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Estilos básicos de Liderazgo:

a) Autocrático.
b) Democrático/Participativo.
c) Liberal (Dejar Hacer).

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Control.
El control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que
se cumplan los planes diseñado para alcanzar los objetivos de la empresa (la
planeación y el control están estrechamente relacionados.

Es la medición y corrección de las actividades de los subordinados para asegurar


que los eventos se ajustan a los planes.

Importancia:

 Mide el desempeño en relación a las metas.


 Muestra la existencia de desviaciones.
 Promueve la corrección de las desviaciones.
 Contribuye al cumplimiento de los planes.

Evolución del concepto de Control:

Requisitos de control:

- El control debe reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad.


- El control debe reportar prontamente las desviaciones.
- El control debe mirar hacia adelante.
- El control debe señalar las excepciones a los puntos críticos.
- El control debe ser objetivo.
- El control debe ser flexible.
- El control debe reflejar el patrón de la organización.
- El control debe ser económico.
- El control debe conducir a la acción correctiva.

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Elementos del Control:

- Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los


objetivos que se establecen en la planeación.
- Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
- Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los
errores.

Áreas de control:

Las principales áreas de control en la empresa son:

 Áreas de producción.
- Control de producción.
- Control de calidad.
- Control de costos.
- Control de los tiempos de producción.
- Control de inventarios.
- Control de operaciones Productivos.
- Control de mantenimiento y conservación.
- Control de desperdicios.

 Área comercial.
- Control de ventas.
- Control de promoción y publicidad.
- Control de Costos.

 Área financiera.
- Control presupuestario
- Control de costos

 Área de recursos humanos.


- Controles de asistencia y retrasos
- Control de vacaciones
- Control de salarios

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Pasos en el proceso de control

1. Establecer Parámetros y Métodos para medir el rendimiento


(desempeño): Es importante en el control que los objetivos y las metas estén
bien definidos y claros para que puedan estos ser traducidos en parámetros y
métodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.

2. Medir el desempeño: Este es un proceso constante y repetitivo, dependiendo


su frecuencia del tipo de actividad que se mida. Sin embargo, los
administradores eficientes evitan que pase mucho tiempo entre una medición
del rendimiento y otra.

3. Determinar si el rendimiento concuerda con el parámetro: Este proceso


trata de comparar los resultados medidos con las metas determinadas en el
planeamiento si el desempeño corresponde a los parámetros establecidos, los
administradores supondrán que "todo está bajo control" y no tiene que
intervenir en las actividades de la empresa o institución.

4. Tomar medidas correctivas: Este paso será necesario si el paso No 03 ha


sido negativo. Es decir, que el desempeño no cumple con los parámetros
establecidos y el análisis indica que se requiere la intervención. Las medidas
correctivas pueden requerir un cambio en una o varias actividades en las
operaciones de la empresa o un cambio en los parámetros originalmente
establecidos.

Tipos de Control.

 Control anticipado o preventivo; este tipo de control tiene lugar antes de que
principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y
reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad.

 Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la


acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización
de las actividades según ocurran.

 Posterior, se lleva a cabo sobre actividades o procesos ya efectuados, informa


sobre la eficacia de los resultados obtenidos respecto de lo previsto y es
fundamental para retroalimentar sobre los resultados.

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Técnicas de control

La eficacia de las medidas de corrección depende en gran medida de las técnicas


del Sistema de Control que se usen; entre las más importantes tenemos:

a) El Presupuesto como Instrumento de Control; Representa la


monetización de los planes, en consecuencia; la ejecución de un plan está
en relación directa con el manejo presupuesto, hecho que lo convierte en
un excelente medio de control del resultado de la gestión administrativa
dentro de un período de tiempo.

b) Datos Estadísticos; Son cuadros que se presentan en forma numérica o


gráfica diseñados en base a los resultados de la gestión.

c) Auditoria Operacional; Es la evaluación regular o en períodos definidos de


la contabilidad, finanzas y otras operaciones de la empresa, también se
evalúan las políticas, procedimientos, uso de autoridad, eficacia de las
metas, etc.

d) Gráfica de Gantt; Muestra las relaciones del tiempo entre los eventos de
un programa de producción.

e) Sistema Pert; Es un método mediante el cual se define el camino o ruta


crítica en un proceso de planeamiento, programación; ejecución y control
de todas y cada de las actividades que comprende un plan o proyecto, el
mismo que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo más
óptimo.

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