Diseño Organizacional

DISEÑO ORGANIZACIONAL 1

Lectura No. 11

Nombre: Tecnología de la Información

Introducción

En la actualidad, los adelantos de la ciencia y la tecnología dictaminan de

manera relevante el curso del desarrollo social. Las generaciones recientes se
vinculan de manera cotidiana con el uso de la tecnología de la información. En
realidad, todos tenemos contacto de forma directa o indirecta con esta
herramienta de comunicación.

Como se señaló en la unidad anterior, uno de los retos más grandes de

innovación para las organizaciones es el cambio tecnológico, el cual soporta el
uso de tecnología de la información mediante la automatización de redes de
comunicación hacia el interior y hacia el exterior de la organización. En esta
unidad, analizaremos la importancia y el impacto que tiene la tecnología de la
información en las organizaciones actuales.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 2

Contextualización

Definición

Importancia de la TI

1.- Tecnología de la Ventajas de la TI

Información y la
Principales sistemas de
Organización información
Perspectiva integral de los
sistemas de información
Objetivo de los sistemas de
información

Definición
2.- La Información
Herramientas TI para la
como Instrumento coordinación interna
Estratégico
Consideraciones

Tecnología de la Definición

Información Ventajas

3.- Diseño de la Definición de extranet

Organización para los
Concepto de empresas
E-Business integradas
Organizaciones ideales para el
E-Business

Beneficios del E-Business

Ventajas de la teconología
4.- Impacto de la
Tecnología en el Cambios en las organizaciones
Diseño por el uso de la tecnología
Organizacional La teconología y el cambio
cultural
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 3

Explicación

Tecnología de la información y la organización

La tecnología de la información se refiere a la automatización de redes de

comunicación hacia el interior y el exterior de la organización. La siguiente
definición complementa la anterior: “cuando las tecnologías de computación y
comunicación se combinan, el resultado es la tecnología de la información o
infotech. La tecnología de la información (IT) es un término general que describe
cualquier tecnología que ayuda a producir, manipular, almacenar, comunicar y/o
esparcir información”.

Recordemos que la organización virtual y la organización que aprende se

caracterizan por el uso imprescindible de la tecnología de la información. Incluso,
la organización virtual establece redes de comunicación que son la base para la
toma de decisiones, el desarrollo de actividades y el control de las mismas.

También las organizaciones que orientan su diseño organizacional al

aprendizaje y la gestión del conocimiento sustentan sus procesos internos y
externos en la tecnología de la información, ya que es el instrumento que les
permite almacenar y distribuir el conocimiento en la organización.

Las organizaciones que han logrado tener éxito son aquellas que con mayor
efectividad coleccionan, guardan, organizan y distribuyen información. En esta
época se considera que la información y las personas que la administran son las
posesiones más valiosas de una organización.

¿Por qué crees que la información y las personas que la producen,

procesan y administran son las posesiones más valiosas de una
organización?

La tecnología de la información en la toma de decisiones y el control

 DISEÑO ORGANIZACIONAL 4

Dentro de las principales ventajas que ofrece la aplicación de sistemas de

tecnología de la información es la toma de decisiones y el control en la
organización. En concreto, la aplicación de sistemas de computación permite a
los administradores o directivos contar con las herramientas para desarrollar y
mejorar el desempeño de los departamentos y de la organización en general.

Estas aplicaciones permiten a los ejecutivos controlar los procedimientos

internos y tomar decisiones oportunas. Algunos de estos sistemas de
información son: sistemas de información, sistemas de apoyo a las decisiones y
sistemas de información de ejecutivos.

En cuanto a los elementos de control, los administradores se valen de la

información que fluye por medio de la red interna para ampliar su capacidad de
control. Algunos elementos de este tipo de información son: sistemas de
realimentación, sistema de control de los administradores y tarjeta de balance.

Los sistemas de información se encuentran interconectados, es decir, un tipo de

reporte puede vincularse con otro tipo, ya sea de control o para la toma de
decisiones. Por ejemplo, los sistemas de información de ejecutivos se conectan
con la tarjeta de balance.

La tarjeta de balance presenta información que permite a los administradores

analizar los indicadores de desempeño organizacional y facilitar las decisiones,
debido a que se puede controlar con mayor certeza el funcionamiento de la
organización.

Este tipo de reporte mostraba, principalmente, la situación financiera, es decir el

balance general. Ahora la nueva cualidad es que contiene cuatro perspectivas
de información:

• El desempeño financiero: básicamente refleja medidas tradicionales,

como los ingresos netos y las ganancias en las inversiones.
• El servicio a la clientela: principalmente mide el sentir y la satisfacción de
los clientes.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 5

• Los procesos internos: se orientan a la producción y operaciones internas

• La capacidad de la organización para crecer y aprender: definitivamente
es una medición compleja, pero tal vez la que proporciona elementos mas
significativos para el control y la toma de decisiones se trata de un
indicador que prevé el futuro organizacional mediante la situación
presente. Esta medición se enfoca al análisis sobre cómo los recursos y
el capital humano se administra.

El diseño de los sistemas de información supone una perspectiva integral, es

decir, abarcan todos los aspectos de la organización para comprenderla como
un todo, esto permite a los administradores desarrollar acciones más eficaces y
comunicar de manera clara las decisiones al personal que colabora con ellos.

Es importante mencionar que, tal vez aún, no todas las organizaciones manejan
este tipo de aplicaciones automatizadas, sobre todo en regiones poco
industrializadas. Sin embargo, las nuevas tendencias administrativas y el
ambiente externo demandan el uso de la tecnología de la información de manera
necesaria para la eficiencia de procesos

Todos los sistemas de información tienen un fin principal que es proporcionar la

información que necesitan los administradores o ejecutivos para organizar mejor
sus organizaciones.

La información como instrumento estratégico.

Un instrumento estratégico es aquel medio o herramienta de acción que puede

representar una forma de alcanzar los objetivos de un plan o estrategia de
trabajo. Entonces, a través de la información se vinculan las funciones,
decisiones, actividades, procesos, etc., y se crea interdependencia entre los
componentes de la organización, es por ello que la información adquiere su
carácter estratégico.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 6

La comunicación interorganizacional es la principal forma de lograr el

intercambio de información. Por tanto, el uso de la tecnología de la información
es sumamente necesario para lograr la integración y la coordinación interna en
las organizaciones.

Las tres principales herramientas de la tecnología de la información para lograr

la coordinación interna son: intranets (redes de información), planeación de
recursos para la empresa y sistemas de administración del conocimiento.

Intranets

Las intranets son redes de comunicación que conectan personas y

departamentos, puede ser dentro de un mismo edificio, una planta o también con
otras divisiones corporativas (en el caso de estructuras divisionales, geográficas
o virtuales).

Intranet es un sistema privado de comunicación dentro de las compañías que

utiliza los estándares y protocolos de Internet y de la red global, pero es
accesible sólo a los empleados de la organización.

Por medio de intranets, las personas que integran toda la organización

comparten información y pueden participar en el desarrollo de proyectos. Sin
duda, es un instrumento para el desarrollo de estrategias de operación
organizacional.

El uso de redes dentro de la organización sugiere un cambio de cultura

corporativa, debido a que las organizaciones que comienzan a utilizar este tipo
de automatizaciones deben aprender a trabajar mediante esta forma de
comunicación interna.

La herramienta tecnológica de la información ofrece a los usuarios comunicarse

de manera “abierta”, es decir, todos los miembros de la organización pueden
tener acceso a información para el desarrollo de sus proyectos. Gracias a que la
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 7

intranet opera mediante la red, los usuarios pueden tener acceso desde
cualquier computadora en cualquier departamento o división de trabajo.

Algunos beneficios que pueden obtener los colaboradores de una organización

al acceder a la intranet son: análisis de mercados, nuevos proyectos, desarrollo
de productos o servicios, existencias, controles internos y más.

Las grandes corporaciones viven al día en los adelantos de la tecnología

informativa, ya que es el medio por el cual obtienen datos, generan información y
la administran para coordinar esfuerzos.

1. Planeación de recursos para la empresa

El sistema de información de planeación de recursos para la empresa, estructura

los procesos, actividades y todo lo relacionado con la organización mediante una
interconexión de aplicaciones que permite a los usuarios optimizar costos,
tiempo y recursos.

Este sistema automatizado es una excelente estrategia de trabajo para vincular

actividades que se relacionan entre diferentes departamentos o divisiones de la
organización, ya que por medio de la red los usuarios se conectan y obtienen la
información que necesitan.

Por ejemplo: un vendedor de una agencia de automóviles va a cerrar una venta

y para saber si la unidad que desea el cliente está en existencia en la planta,
ingresa a la red y revisa los inventarios. Otro caso es cuando en el almacén se
recibe cierto material para producción, el encargado confirma la recepción y lo
registra en el inventario para que el área de compras envíe un cheque de
cuentas por pagar.

2. Sistemas de administración del conocimiento

El sistema de administración del conocimiento propone recolectar, almacenar,

compartir y distribuir la información que posee el personal como producto de sus
capacidades y experiencias para ser administrado por medio de sistemas de
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 8

comunicación y control. Esta ideología considera que los conocimientos deben

preservarse y ser difundidos en un sistema de procesamiento abierto.

Existen dos enfoques que engloban los sistemas de administración de

conocimientos: el conocimiento explícito y el conocimiento tácito.

El conocimiento explícito consiste en información que se genera como producto

de la interdependencia de las actividades que desempeña el personal. Incluye
los siguientes tipos de información: patentes, licencias, procesos de trabajos,
procedimientos, principios, información de los clientes, proveedores, mercados o
competidores, algunos datos de investigación y desarrollo, controles de calidad,
etcétera.

El conocimiento explícito se administra por medio de la tecnología de la

información. El reto es lograr que las personas coleccionen y compartan
información para organizarla en documentos que están almacenados en una
base de datos a la que todo el personal pueda tener acceso por medio de la red.

El conocimiento tácito hace referencia a toda la información que posee el

personal como producto de la experiencia laboral, la creatividad, intuición,
habilidades profesionales, para saber cómo hacer que las cosas se hagan de la
mejor forma. La administración del conocimiento tácito se basa en la interacción
de las personas. Se establecen redes de vinculación que ponen en contacto
directo a las personas para trasmitir y compartir este tipo de conocimientos.

Es importante mencionar que este sistema implica cambios en la cultura

organizacional, por lo que para lograr que la información se comparta y se
administre en beneficio de la organización, los directivos y administradores
deberán trabajar en la modificación de esquemas culturales que se orienten a la
ideología de la participación y colaboración.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 9

En algunas ocasiones es más fácil implantar un sistema de tecnología de

información sofisticado que cambiar la mentalidad de las personas en cuanto a
actitudes, hábitos y principios.

Diseño de la organización para los E-Business

El termino E-Business se refiere a todos aquellos negocios que se efectúan de

manera electrónica, es la forma en que las organizaciones pueden negociar
mediante el uso de la tecnología de la información.

El e- business es una evolución del modelo tradicional del negocio, implica

cambios estructurales apoyados en tecnologías que requieren el uso de internet
y presenta una visión de multicanalidad, es decir, los diferentes canales que un
individuo o negocio utiliza para relacionarse dentro y fuera de la organización
como el teléfono, Internet, correo electrónico, fuerza de ventas, fax, etc.

Como complemento del modelo tradicional, las estrategias del e-business

ofrecen ventajas como reducciones de costos asociadas a la automatización de
procesos, mejoramiento de la relación con los clientes a través de nuevos
canales de contacto, aprovechamiento de la experiencia y conocimiento que
adquiere la organización, entre otros.

Una de las herramientas en las que se apoya el e-business es la extranet. Esta

es una red externa de colaboración entre empresas a través de Internet, como
por ejemplo la comunicación entre empresa y proveedores, empresa y empresa
o empresas y consumidores.

La extranet es el puente entre la red pública (Internet) y las redes privadas

corporativas o intranets. Este canal conecta múltiples y diversas organizaciones
online, donde es posible compartir información y comunicarse con el fin de lograr
los objetivos comerciales deseados.

La extranet se utiliza para compartir los catálogos de productos, para gestionar,

controlar y desarrollar un proyecto en común, para implementar programas de
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 10

capacitación, para intercambiar ofertas y promociones para gestionar las bolsas

de trabajo, etcétera.

A partir del uso de la extranet y del intercambio de información entre

organizaciones se distingue el concepto de empresa integrada. Esta es una
organización que utiliza tecnología de información avanzada para permitir una
cercana coordinación dentro de la compañía y también con sus proveedores,
clientes y socios.

El diseño organizacional para las e-business resulta funcional en organizaciones

muy grandes debido a que emplea medios electrónicos sofisticados y costosos
altamente redituables para las operaciones de estas organizaciones. Por
ejemplo: cadenas de tiendas departamentales, industrias automotrices e, incluso,
algunas dependencias gubernamentales.

En la empresa integrada, el intercambio de información es esencial para

controlar, coordinar y tomar decisiones en función de los datos transmitidos por
los medios antes mencionados, hacia el exterior de la organización.

Por ejemplo: en una cadena de supermercados a nivel nacional, gracias al uso

de sistemas de tecnología para la distribución de información, los datos pueden
ser observados a través de las redes, en todas las sucursales. Así, cuando un
producto se termina en una sucursal, automáticamente el sistema demanda un
producto a cubrir en el inventario. A su vez, esta cadena permite el acceso a la
empresa manufacturera para que produzca los productos cuando sea necesario.

En este tipo de diseño organizacional, la tecnología de información permite

optimizar recursos, agilizar procesos y reducir algunos costos. Además, el uso
de estrategias de comunicación y coordinación interna (planeación de recursos,
intranet y sistemas de administración de conocimientos) son de gran utilidad
para el funcionamiento interno. En la actualidad, estos recursos son
indispensables en las grandes organizaciones para operar con eficiencia.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 11

Impacto de la tecnología en el diseño organizacional

Sin duda, las nuevas tecnologías de información tienen un enorme impacto en
todo tipo de organizaciones y son un componente trascendental para la
funcionalidad de las empresas actuales.

La tecnología en el diseño organizacional es un recurso sumamente útil para

optimizar procesos y recursos, además genera conexiones para la transmisión
de información y la administración de conocimientos.

La forma en que la tecnología puede influir en el diseño de una organización se

demuestra en las pequeñas organizaciones, que son negocios basados en el
uso de Internet, es decir, a través de un sitio web se comercializa algún tipo de
producto o servicio, así que pueden o no contar con un espacio físico y son
pocas personas las que dan mantenimiento al sitio.

El uso de la tecnología en las empresas tradicionales permite trabajar con

menos empleados y la descentralización en la toma de decisiones. Por ejemplo,
mediante las redes internas, los administradores distribuidos en divisiones o
departamentos pueden tener acceso a la información para tomar decisiones y
controlar los procesos, que quizás anteriormente tenían que aplazar debido a
que la información se centralizaba en los altos directivos o en oficinas centrales.

La tecnología de información ha tenido el potencial de mejorar las

comunicaciones y la coordinación en las organizaciones. Anteriormente, la
información se aislaba e incluso se distorsionaba o se perdía debido a los
procesos burocráticos en donde la información fluía principalmente de manera
vertical, es decir, por medio de redes internas y externas para estar para estar al
tanto de actividades y resultados de la organización.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 12

Conclusión

La Tecnología de la Información (IT) es el resultado de la combinación de dos

tecnologías: la computación y la comunicación. Estas ayudan a producir,
manipular, almacenar, comunicar y/o esparcir información.

La tecnología ha impactado significativamente en el cambio de culturas

organizacionales. Se mencionó anteriormente que para que el personal de una
organización se adapte a las nuevas tecnologías en sus procesos de trabajo, se
requiere de cambios en la cultura organizacional. Es precisamente el factor
cultura el que muchas veces impide o beneficia que una organización se integre
a los cambios del entorno.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 13

Para aprender más

Lectura complementaria

¿Qué es la tecnología de la información?

Es necesario establecer que la tecnología de la información (TI) se entiende

como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener,
manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra
generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas
a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).

La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer

las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que
dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la
TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago
electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la
TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido
grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a
guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero
la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado
en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances
actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se
genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la
forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un
gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener

ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para
mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y
recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento,
pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 14

que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas

competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede
proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus
recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores (Alter,
1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de
estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo,
que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más
bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más

importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de
manera inmediata o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores

siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una
situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos
procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los
lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una
planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras
de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del
proyecto que deseamos.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL 15

Actividad de Aprendizaje

En esta semana como actividad tendrás que realizar un resumen de lo que se

vio en esta sesión. Junto con el resumen investiga y enlista los usos y
beneficios de tecnología de la información que tiene en ti como estudiante y
como futuro empleado de una organización.

Sube tu actividad a la plataforma en el lugar indicado.

 DISEÑO ORGANIZACIONAL 16

Referencias

• concytec-inei (1999). Encuesta de Ciencia, Tecnología e Innovación

Tecnológica. Consultado en septiembre, 2007
en www.concytec.gob.pe/indicadores/ nueva/glosario.htm.

• Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México: Thomson

• Deise, M. (2000). Executive Guide to e-business: from tactics to strategy.

Nueva York: John Wiley & Sons Inc.

• Fuentes, M. (1997-1998). Internet, Intranets, Extranets, ¿Son importantes

en la empresa periodística? Cuadernos de documentación multimedia.
Consultado en septiembre, 2007
en http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/ cuad6-7/index6-7.htm.

• Hansen, M. y Tierney, T. (1999, marzo). What’s your strategy for

managing knowledge? Harvard Business Review, pp. 106-116.

• Hodge, B., Anthony, W. y Gales, L. (2003). Teoría de la organización un

enfoque estratégico. Madrid: Pearson Prentice Hall.