El procedimiento administrativo electrónico en Chile

Moya García, Rodrigo.

Abogado Universidad de Chile. Investigados del Centro de Estudios en Derecho Informático.

1. Introducción

La Ley de Bases de Procedimiento Administrativo (LBPA), de reciente publicación(1), resulta tan

necesaria e innovadora en el marco de una administración pública más ágil, eficiente y transparente, que
su análisis resulta, por completo, una experiencia necesaria.

En este contexto, el procedimiento administrativo plantea una serie de interrogantes, y entre ellas no está
ausente la utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) en apoyo de la
gestión pública. Precisamente, una de las grandes puertas que abre es a la implementación del
Procedimiento Administrativo Electrónico (PAE) en Chile. En 4 de sus artículos (5, 18, 19 y 59) hace
referencia directa a los medios electrónicos en la tramitación, planteando quizás una de las grandes
disyuntivas en la aplicación práctica de esta ley, ¿existe la posibilidad, hoy en día, de un PAE en Chile?
Esta pregunta debe responderse desde diferentes enfoques, tanto de la existencia de una institucionalidad
jurídica que lo autorice y legitime, como de la factibilidad técnica y operativa que lo sustente. En el
desarrollo de este artículo lo que se intentará será analizar precisamente la posibilidad cierta de su
implementación.

En todo caso, al ser un tema tan novedoso para nuestro entorno jurídico (lo que por cierto no lo es en
otras latitudes(2) no se resiste un análisis en la materia sin efectuar, primero, ciertos cuestionamientos que
de entrada resultan imprescindibles para abrir el debate, como son: a) determinar la real efectividad de la
utilización de las herramientas de la informática y la telemática como apoyo de la gestión pública y en
particular el efectivo alcance y efectos del gobierno electrónico como escenario capaz de lograr un
empoderamiento de los ciudadanos en sus derechos; y b) analizar las fortalezas y debilidades del
procedimiento tradicional y del electrónico, analizando las potencialidades de un expediente electrónico,
es decir, desentrañar cuáles son las principales ventajas que tiene este soporte, a diferencia del expediente
papel, que lo transformarían en un instrumento útil y necesario; y asimismo lograr visualizar las
principales falencias y desventajas de su eventual utilización.

Por de pronto, se anticipa que el primer cuestionamiento, es un tema que, por lo menos para este autor, se
encuentra resuelto y ya mucho se ha escrito sobre el mismo. Opiniones encontradas existen en el foro
académico sobre la real importancia y alcance del Gobierno Electrónico, que van desde elevarlo como el
principal paradigma de eficiencia y transparencia a sepultarlo como un medio inútil, poco democrático y
sobrevalorado. En virtud de ello, y con un afán de abocarme al tema más contingente, PAE, se partirá este
análisis desde una premisa para mi ya resuelta: la tecnología es una herramienta de ayuda a la gestión o a
la toma de decisiones, y como tal su importancia no se discute. Como medio y herramienta, sus
cuestionamientos van enfocados a la necesariedad, implementación y efectos de la Administración
Pública Electrónica.

En este sentido, en el presente informe se efectúa un análisis de la incorporación del Expediente

Electrónico en Chile en el procedimiento administrativo y los procesos necesarios, a corto y largo plazo,
que requeriría su implementación. Para ello, se desarrolla un diagnóstico de la situación actual, con
especificación de los problemas y consecuencias que generan, intentándose esbozar las posibles
soluciones, todo en el contexto de la Ley de Bases de Procedimiento Administrativo, visualizando por
tanto la realidad del PAE a la luz de los principios de ley y de los trámites esenciales del procedimiento.

2. De la necesidad de un procedimiento administrativo electrónico

El primer debate que debe resolverse es la importancia de la utilización de las TICs en apoyo de la gestión
pública. Para ello basta con reconocer que el volumen de información que producen los gobiernos y las
administraciones públicas ha crecido en forma exponencial obligando a la búsqueda de nuevas
herramientas para su manejo y que "la posibilidad del tratamiento automatizado de la información,
objetivo de la informática, se ve potenciada por su transmisión a cualquier lugar por el uso de la
telemática". (3)
 Sin perjuicio de lo anterior, es un hecho que actualmente no existe, ni en las esferas políticas ni en la
comunidad jurídica, una real comprensión del fenómeno del PAE y sus potencialidades. A pesar de que la
LBPA reconozca su existencia, no establece los requisitos mínimos para su efectiva aplicación ni sienta
las bases para operativizarlo y no pasa de ser, en dichos términos, una mera manifestación de voluntad.
En este sentido no se aleja del factor más problemático en la relación de la administración pública y
nuestros legisladores con las tecnologías: su incorporación a las disposiciones y normativas más bien
obedece a un necesario espíritu de estar a la vanguardia, que a una real intención de apropiación de las
mismas. Las políticas públicas en materia de tecnologías, secundadas de discursos saturados de lugares
comunes, quedan muchas veces deambulando, entre la audacia de quienes las proponen y la ignorancia de
quienes las disponen. Por esto, no resulta extraño reconocer que el expediente electrónico no se
encuentra, hoy en día, en las prioridades de la agenda digital.

Asimismo, no es sólo la institucionalidad la que ha omitido la necesidad de incorporar las TICs en las
instancias procedimentales. Tanto para la comunidad jurídica como para los ciudadanos en general, la
realidad del PAE les resulta muy ajena. Esta lejanía de los conceptos y las ideas surge, en primer lugar,
por no reconocer las falencias del sistema actual y las potencialidades asociadas al tratamiento
automatizado de la información.

Entonces, es preciso reconocer que el sistema papel, que por años se ha transformado en el sustento de
nuestro sistema procedimental (judicial y administrativo) tiene un elevado costo económico. Debe
asumirse como radicalmente obsoleto, caro e ineficiente el uso del soporte papel. En este sentido, la
eficacia del manejo informático de grandes volúmenes de información está fuera de toda duda: (4)
 El papel exige manejo físico, por lo que tiende a deteriorarse.
 Los expedientes en papel ocupan un creciente volumen de espacio físico.
 La recuperación de la información en los expedientes de papel es dificultosa.
 La duplicación de la información en los expedientes de papel es incomoda y costosa.

Este ejercicio, que ya se efectuó en nuestro país como antecedente de la Reforma Penal, estuvo enfocado
a enfrentar la agilidad de la oralidad contra la tardanza de lo escrito. Pero nunca confrontó soportes y sus
potencialidades, discusión aún pendiente en el foro jurídico y absolutamente indispensable para enfrentar
procesos de reformas.

De otra parte, urge reconocer que la implementación de un expediente electrónico generaría una sensible
economía, tanto procesal como de recursos, en el servicio de la administración pública. Es un hecho
evidente que la incorporación de las TICs en dichas esferas de acción permitiría optimizar la gestión y en
particular, la utilización de medios electrónicos, en reemplazo del soporte papel determina:
 Disminución en costos y en necesidad de espacio físico.
 Agilidad en las comunicaciones con los interesados, con la implementación de cédulas de notificación por
vía electrónica.
 Disminución de la necesidad de infraestructura.
 Disminución considerable en los tiempos de comunicación, respecto de los ciudadanos como en relación
a las comunicaciones intraestado (ya sea por la remisión de antecedentes del expediente electrónico por
vía electrónica o por la incorporación de la notificación electrónica).

Asimismo, además de reconocer las ventajas y la facilidad del procesamiento de datos e información por
medios electrónicos, es menester también reconocer sus limitaciones: (5)
 Es necesaria siempre una herramienta para acceder a la información.
 Es fácil duplicar o alterar un registro (problemas de autenticidad).
 La rapidez del cambio tecnológico y los mercados de las TICs hacen difícil encontrar formatos que
puedan volver a usarse luego de un largo plazo.

3. La implementación de un procedimiento administrativo electrónico en chile

3.1.- Antecedentes Jurídicos e Institucionales.

3.1.1. La Ley de Bases de Procedimiento Administrativo (19.880)

¿Que pasaría si hoy, con Ley 19.880 vigente, un ciudadano requiriera el inicio y substanciación de un
procedimiento administrativo por medios electrónicos? Esta pregunta, que en último término es la que
motiva este artículo, puede ser respondida desde dos aristas: una, enfocándolo desde la legalidad; y otra,
desde una óptica de factibilidad.

En este sentido, la LBPA, que establece y regula las bases del procedimiento administrativo de los actos
de la Administración del Estado, al abocarse a los principios que la inspiran señala expresamente, en su
artículo 5° que el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se
expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma
más adecuada de expresión y constancia, con lo cual está dando lugar a la posibilidad de que exista un
PAE.

Ahora bien, el procedimiento administrativo es una sucesión de actos y trámite vinculados entre sí,
emanados de la Administración y, en su caso, de particulares interesados, que tiene por finalidad producir
un acto administrativo terminal. ¿Existiría alguna deformación de este pilar fundamental del
procedimiento administrativo si se llegara a él por medios electrónicos? De ninguna manera, ya que la
incorporación de las TICs a dichos procedimientos "en poco altera los elementos de fondo del acto
administrativo, tales como la competencia del sujeto que emite el acto, el objeto o contenido del acto, la
causa que lo motiva y su finalidad".(6) Por lo tanto los elementos del acto administrativo electrónico serán
los mismos que los del acto administrativo tradicional, y la diferencia más bien apunta a la utilización de
los medios tecnológicos como soporte material de los actos administrativos.

De otra parte, el artículo 18 de la LBPA también contempla la existencia del expediente electrónico ya
que señala que "todo el procedimiento administrativo deberá constar en un expediente, escrito o
electrónico, en el que se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por
otros órganos públicos, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso".

Terminado entonces el examen de legalidad del PAE, el resultado no puede ser otro: existe un marco
jurídico que reconoce la posibilidad de realizar el procedimiento administrativo por medios electrónicos.
Sin embargo, es el otro examen el que no resulta alentador: el de su viabilidad. El Artículo 19 de la LBPA
establece, en relación a la utilización de medios electrónicos:
"El procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios electrónicos. Los
órganos de la Administración procurarán proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al
procedimiento regulado por las leyes".

¿Cuál es el verdadero sentido y alcance de esta norma? De su simple lectura parece oscuro y equívoco, ya
que la voz "podrá" parece otorgar más que un deber a la Administración, una facultad para obrar por
medios electrónicos, siempre y cuando tenga los medios compatibles para ello; y el establecer que deberá
ajustarse al procedimiento regulado por las leyes da pie para pensar en la necesidad de legislar en forma
particular respecto del PAE. A lo largo de este artículo se intentará probar que, a pesar de la escasez de
recursos y a no existir una ley especial de procedimiento electrónico, el mismo es viable, ya que su
factibilidad esta sujeta a un sólo hecho: la existencia del expediente electrónico.

3.1.2. Ley de Firma Electrónica (19.799)

Un gran avance en la incorporación de las TICs, ya sea a nivel de comercio electrónico como de apoyo a
la gestión pública, ha sido la publicación de la Ley de Firma Electrónica. Esta iniciativa dotó del marco
jurídico necesario para dar estabilidad a las relaciones por medio de sistemas informáticos y telemáticos,
otorgando mayores niveles de seguridad y certeza.

Esta Ley regula los documentos electrónicos y sus efectos legales, la utilización en ellos de firma
electrónica, la prestación de servicios de certificación de estas firmas y el procedimiento de acreditación
al que podrán sujetarse los prestadores de dicho servicio de certificación, con el objeto de garantizar la
seguridad en su uso.

Además del gran avance que significó la determinación de la naturaleza de los documentos electrónicos,
esta Ley hace referencia directa al uso de la firma electrónica en la Administración del Estado, dando de
esta forma sustento legal a las actuaciones efectuadas por estos medios, siempre y cuando cumplan con
los requisitos establecidos por la misma.

Señala expresamente que "los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y
expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma
electrónica" (Art. 6° Ley 19.799), exeptuándose sólo aquellas actuaciones para las cuales la Constitución
Política o la ley exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento
electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas.

Es el artículo 7° de la Ley 19.799 el que establece el principio de equivalencia de soportes (en

concordancia con los artículos 5, 18 y 19 de la LBPA) señalando que los actos, contratos y documentos
de los órganos del Estado, suscritos mediante firma electrónica, serán válidos de la misma manera y
producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel. Hace, sin embargo,
una apreciación especial y por cierto lógica, en relación a los instrumentos públicos, exigiendo que para
tener dicha calidad o para que surtan los efectos propios de ellos, deberán suscribirse mediante firma
electrónica avanzada.

3.1.3. Proyecto de Reforma y Modernización del Estado (PRYME)

Plantea el Proyecto de Modernización del Estado(7) que para alcanzar la gestión óptima constituye un
tema primordial el estudio de las tecnologías de la información y comunicación y determinar cómo ellas
se ponen al servicio de un Estado próximo y útil a la ciudadanía. Por esto, la necesidad de adecuación
tecnológica forma parte de dos de las líneas de desarrollo del proyecto: por un parte en la modernización
de la gestión pública, entendiendo como crucial dotar de las herramientas tecnológicas necesarias para
que el servicio público eleve de manera nunca antes vista su eficiencia y eficacia; y por otra parte, en el
desarrollo del gobierno electrónico, como una forma de poner al Estado de Chile al servicio del
ciudadano.

¿Qué se debe entender por gobierno electrónico? Según concepto de la propia administración, se debe
definir como "el uso de las TICs para mejorar los servicios e información ofrecidas a los ciudadanos,
aumentar la eficiencia de la gestión pública e incrementar substantivamente la transparencia en el sector
público y la participación ciudadana".(8) Por lo tanto, podemos observar que el uso que se le otorga a las
TICs no es sólo con un afán modernizador, sino que se le otorga funcionalidad adicional, arrogándole
beneficios en relación a la transparencia en la gestión y la participación ciudadana.

Los ámbitos de acción sobre los cuales plantea que se promueva el gobierno electrónico dicen relación
con tres esferas: atención al ciudadano, buen gobierno y desarrollo de la democracia. Se observa que el
PAE se enmarcaría perfectamente dentro de esta esferas, y se podrían cumplir fácilmente, en la
eventualidad de un expediente electrónico, con los principios orientadores del Gobierno Electrónico, a
saber: ser transformador, en cuanto modificar substantivamente los actuales procedimientos de
funcionamiento; al alcance de todos, asegurando el acceso a todos los ciudadanos; fácil de usar, que las
TI sean simples y sencillas para los ciudadanos; mayor beneficio comparativo de la utilización de las
TICs; seguridad, privacidad y registro; rol del sector privado, planteando que tanto la implementación,
como formación y capacitación de funcionarios y ciudadanos se apoye en el sector privado;
la desconcentración, en el sentido que la administración, mantención y actualización de las TICs sea de
cada servicio y la competencia electrónica, requiriendo a estos efectos que las competencias de los
servicios deban adaptarse en este sentido.

Para fomentar el desarrollo del gobierno electrónico, se contemplaron también distintos tipos de
instrumentos, tanto legales como administrativos, como son, por ejemplo: la Ley de Firma Digital, la Ley
de Dirección de Compras Públicas; el Decreto Suprema N°81 de 1999, que reguló el uso de la firma
digital Intraestado; el Decreto Supremo N° 1.312-1999; que establece el uso del sitio Chilecompras.cl; el
Decreto Supremo N° 54-2001, que permite el establecimiento de acuerdos marcos para los procesos de
compra; el Instructivo Presidencial N° 5 del 11 de Mayo de 2001, que da instrucciones para el gobierno
electrónico; y el PMG 2001, que establece la obligatoriedad del uso de chilecompras.cl a 95 servicios
públicos. Además, es necesario recalcar la importancia de la Ley 19.628 sobre protección a la vida
privada, que regula el tratamiento de datos personales por medios automatizados, estableciendo los
requisitos para la obtención, tratamiento y registro de datos personales por parte de los Organismos
Públicos.

3.2.- Aplicación Práctica.

En esta parte se analizará, en su aspecto operativo, lo que significaría la aplicación del PAE en el contexto
actual. Para ello se procederá en primer término a despejar las principales dudas que surgen de su
aplicación y conflictos que conlleva su implementación, visualizando las distintas etapas que supone,
 revisando el cumplimiento de los principios informadores de la Ley 19.880 y sin dejar de lado el análisis
del fundamento básico del procedimiento, el acto administrativo, en este caso, electrónico.

3.2.1.- Los principales conflictos, riesgos y disyuntivas del PAE

Las ventajas del PAE parecen, a simple vista, obvias. El beneficio directo que recibirían los ciudadanos,
invitados a participar en la generación del acto administrativo del cual podrían ser destinatarios parece
lógico. Más aún en el caso del PAE, en donde "su aplicación a las relaciones entre los particulares y la
Administración pública, al fungir como canal de comunicación para facilitar la prestación de los servicios
públicos a los ciudadanos, quienes podrán realizar innumerables gestiones y trámites, incluso sin
necesidad de movilizarse de un lugar a otro, ello traducido en ahorro de tiempo y costo, mayor eficacia y
eficiencia por la reducción de trámites burocráticos, y, en definitiva con mayor seguridad y
transparencia".(9) En este sentido, la utilización de las herramientas de la informática y la telemática
permitiría acceder a mayores grados de eficiencia, agilidad y transparencia en la tramitación de los
procedimientos administrativos.

El inciso tercero del artículo 18 de la LBPA señala:

"Todo el procedimiento administrativo deberá constar en un expediente, escrito o electrónico, en el que
se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos públicos,
con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso. Asimismo, se
incorporarán las actuaciones y los documentos y resoluciones que el órgano administrativo remita a los
interesados, a terceros o a otros órganos públicos y las notificaciones y comunicaciones a que éstas den
lugar, con expresión de la fecha y hora de su envío, en estricto orden de ocurrencia o egreso".

Agrega en el inciso cuarto:

"Además, deberá llevarse un registro actualizado, escrito o electrónico, al que tendrán acceso
permanente los interesados, en el que consten las actuaciones señaladas en el inciso precedente, con
indicación de la fecha y hora de su presentación, ocurrencia o envío".

Como podemos observar, la aplicación práctica del PAE supone la existencia del llamado expediente
electrónico (10) y por ello un análisis de su factibilidad resulta del todo imprescindible. Si bien el artículo
18 de la LBPA lo menciona en términos explícitos, no pareciera que sentara las bases para su real
concretización.

El desconocimiento del expediente electrónico es el que genera el halo de misterio y recelo que impide su
concreción. Los propios operadores jurídicos están temerosos frente a la implementación del mismo, con
mayor razón el ciudadano común, quien se espera sea uno de los principales interesados en participar en
el PAE. Por ello, es un hecho que su reconocimiento supone además despejar las dudas respecto de los
inconvenientes que puede generar.

3.2.1.1. El Expediente Electrónico como soporte.

Pasar de un expediente en formato papel, continente físico de medios tangibles, a un expediente

electrónico, intangible, compuesto de documentos electrónicos, que en último término no son más que un
conjunto de bits, supone un proceso de adecuación, para muchos, inquietante. Pero el que se trate de un
proceso complejo no significa que sea imposible, y en particular en el caso del Procedimiento
Administrativo será menos entrabado que en el caso del procedimiento judicial, ya que la LBPA
incorpora al unísono el concepto de expediente papel y electrónico en la realidad del acto administrativo.

De esta forma, los principales conflictos que deberán resolverse son(11)

 La conformación del expediente: forma de darle inicio y piezas que lo integran.
 La forma de contar los plazos: definir claramente el momento en que corran los plazos para las
actuaciones de las partes y determinar días y horas hábiles.
 El acceso al expediente: proveer de mecanismos de acceso eficientes al expediente, como podrían ser los
terminales de consulta.
 El tratamiento de los anexos: resolver la situación de las piezas parte del procedimiento administrativo
que no pueden ser digitalizadas. En este caso, la solución generalmente aceptada es la conformación de
legajos anexos al digital (existencia de un cuaderno electrónico y un cuaderno físico para piezas no
digitalizables).
 La conservación del expediente electrónico para efectos históricos: necesidad de mantener un respaldo del
expediente electrónico, con fines de seguridad, publicidad y registro.

Refiriéndose al formato y contenido del expediente electrónico, muy útil resulta la sistematización que
efectúa Alicia Casas(12) que permite espantar los temores respecto de su materialización y logra aterrizar
un concepto un tanto etéreo y escurridizo:
1. Formato: el expediente electrónico es un conjunto de documentos "ordenados", es decir que la ordenación
documental está supuesta.
2. Contenido: Esta "serie ordenada" es de documentos públicos. Se presumen públicos los documentos
producidos por la administración y aquellos privados que por intervención de la propia administración se
transforman en públicos.
3. Medio o instrumento de creación: La serie ordenada de documentos públicos tiene que ser creada por vía
informática. En este caso, se percibe que lo que califica al expediente electrónico es el medio o
instrumento de creación, el informático, que lo diferencia totalmente del expediente tradicional.
4. Fin: al igual que en el expediente en soporte papel, el fin del expediente electrónico es la "formación de la
voluntad administrativa en un asunto determinado". Es decir, llegar al acto administrativo que decida o
resuelva definitivamente el asunto a que se refiere.

3.2.1.2. La presentación de documentos.

El tema de los documentos electrónicos es una materia que ya se encuentra resuelta en la Ley 19.799, la
cual permitiría, en función del principio de neutralidad tecnológica y homologación de soportes, presentar
documentos electrónicos en cualquier tramitación, ante sede administrativa o judicial, sin necesidad de
autorización expresa, en este caso, de la LBPA. Sin embargo, a pesar de existir Ley de Firma Electrónica
no se ha informatizado el procedimiento administrativo, y en general se ignora qué actitud pudiera tener,
hoy, un funcionario público frente a la presentación de un documento electrónico.

¿Cómo reaccionaría el funcionario de la oficina de partes de un servicio público frente a una solicitud en
formato digital, en un CD-ROM? La inexistencia de un expediente electrónico dificulta la presentación de
los documentos electrónicos, en cuanto a la falta de certeza ligada a la forma de presentación, valor
probatorio, impugnación y otros. La existencia, por una parte, de la Ley 19.799, y la inexistencia, por
otra, de un procedimiento electrónico, dificulta la presentación de documentos electrónicos en los
procedimientos.

La única solución que se vislumbra, dándose lugar o no a un PAE, sería la creación, para el tiempo
intermedio, de un cuaderno electrónico anexo al expediente papel, que sirviera de soporte a las
presentaciones digitales.

De otra parte, frente al fenómeno de la convergencia de medios y la pluralidad de formatos digitales(13),

no existe claridad en cuanto a los requisitos formales de presentación de los documentos electrónicos.
Establecer requerimientos formales respecto de documentos electrónicos sería, por tanto, necesario. En
este sentido nos parece del caso prever, entre otros aspectos, que ellos:
 Deben ser claramente legibles, de manera directa o a través de una herramienta adecuada.
 Su contenido y estructura debe ser inalterable.
 Se requiere la identificación mínima del lugar, nombres, dirección, fecha de redacción, de envío y de
recepción.
 Debe ser estable y su vida útil igual o mejor que la del papel (en términos de deterioro).

3.2.1.3. Las notificaciones electrónicas.

La utilización de la notificación electrónica es quizás uno de los factores más importantes en la

incorporación del uso de las TICs en la Administración del Estado, y por que no decirlo, uno de los más
retrasados. A pesar de los claros beneficios que conlleva su uso y "a la manifiesta conveniencia de
adoptar este sistema por su eficacia probada, celeridad y bajísimo costo"(14), no se considera como
herramienta viable para materializar la comunicación entre los poderes públicos y sus administrados.

En este espíritu, para la implementación del expediente electrónico se requiere previamente determinar la
viabilidad de implementar la notificación, intraestado y a los interesados, por correo electrónico y
establecer los requisitos para garantizar el valor de la misma:
1. Necesidad de establecer un domicilio electrónico al inicio de la gestión.
2. Requerir en todo evento el llamado "acuse de recibo" o confirmación de recepción.
3. Determinar en forma previa cuáles serán las partes a las que se notificará.
4. Especificar por cuenta de quien corren los gastos de la notificación.
5. Determinar las formas a través de las cuales se puede dejar constancia de la notificación.
6. Resolver la información que debe comprender la notificación electrónica.

3.2.1.4. Desconocimiento de la realidad de los órganos de la Administración Estado en cuanto a la

capacidad para hacer frente a la incorporación del expediente electrónico.

Ninguna decisión que se tome en la materia puede estar al margen de nuestra realidad institucional. En
este sentido, conocer los avances en relación al proceso de informatización de la gestión del aparato
estatal resulta imprescindible. Son conocidos los esfuerzos desplegados en el marco del PRYME
destinados a la formación de nuevas competencias tecnológicas en los miembros de las administraciones,
al perfeccionamiento de recursos humanos y al mejoramiento de infraestructura, soporte y capacidad
técnica. En este contexto, el proyecto de introducir el expediente electrónico no se encontraría alejado de
la aspiración país y de las líneas de acción que ha definido el ejecutivo como prioritarias.

3.2.1.5. La realidad país y las brechas digitales.

Uno de los elementos que en mayor medida frena el proceso de informatización de la sociedad son las
llamadas brechas digitales, que no son más que la manifestación de las inequidades sociales en el
contexto tecnológico. Se pretende por tanto, que la incorporación a la llamada "Sociedad de la
Información" signifique un adelanto en la calidad de vida de las personas y no que termine aumentando
las desigualdades entre los seres humanos.

El punto es que para evitar las injusticias que este proceso trae aparejadas, no se debe retrasar su llegada,
por cierto inminente, sino que implementar las políticas públicas destinadas a paliar los efectos
perniciosos de la revolución tecnológica, que son la alfabetización digital y propender por el acceso
universal.

No se imagina y ni siquiera se anhela la existencia de un PAE en una comunidad carente de herramientas

tecnológicas. Pero ello no significa que el expediente electrónico condicione su nacimiento al término de
las desigualdades sociales, presentes por cierto en todo ámbito de cosas, sino que se debe evitar que con
él se aumenten dichas inequidades, permitiendo, por ejemplo, la coexistencia de sistemas paralelos
(expediente escrito y electrónico).

3.2.2. El Procedimiento Administrativo Electrónico como resultado de un proceso.

Como se puede observar, los problemas, riesgos y disyuntivas que trae aparejado el PAE no son pocos, y
por ello es básico entender que su implementación se encuentra inserta en un proceso progresivo y no
traumático, que permita flexibilizar el comportamiento del entorno de la administración ante la
inminencia del cambio evitando así los "mayores formalismos y cargas de los ciudadanos que los
derivados de la tramitación en soporte papel".

A su vez, la realidad del PAE está ligada a un proceso previo y de mayores proporciones que dice
relación con la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones a la gestión
pública.

En todo caso, por tratarse de temas relacionados en forma transversal, la implementación total y final del
expediente electrónico pareciera ser el resultado de un largo y tedioso proceso de reestructuración y
rediseño, lo que determina su retraso, sin considerar que se trata de una incorporación por etapas, que en
muchos casos se puede materializar sólo por medio de actos administrativos internos.(15)

Establecimiento de redes internas que permitan la

generación, flujo y almacenamiento de los
Gestión Interna
documentos electrónicos así como la conexión con
redes externas
 Adecuado sistema de autentificación de los
documentos mediante la asignación de firmas
electrónicas

Nivel Externo

En este caso se trata de la utilización de los medios

Servicios de informáticos y telemáticos para satisfacer
Información necesidades de la información de la población,
como sería la utilización de páginas web.

Relaciones tekemáticas entabladas entre la

administración pública y los ciudadanos con la
Servicios de
finalidad de que estos obtengan información
Consulta
particular con relación a cuestiones o expedientes
que les atañen.

Posibilidad de efectuar trámites en línea. Este

Servicios de estadio ya no es sólo para satisfacer necesidades de
Trámites en Línea información, sino más bien para prestación de
servicios directos.

Posibilidad de que los ciudadanos presenten por

Procedimiento medios telemáticos sus escritos solicitudes y
Administrativo comunicaciones dando lugar a la iniciación de un
procedimiento administrativo.

Como podemos observar, la instauración del PAE sería la última etapa de este proceso. Actualmente,
Chile se encuentra en fase avanzada, ya que podríamos sentirnos insertos en la etapa de entregar servicios
de trámites en línea (sin perjuicio que los sistemas de ventanillas electrónicas únicas aún no cumplen con
los fines para los cuales fueron creados), por lo tanto es un escenario auspicioso para pensar en la
concretización de un expediente electrónico.

4. El procedimiento administrativo electrónico y los principios de la ley 19.880

4. El procedimiento administrativo electrónico y los principios de la ley 19.880 (16)

El fundamento de este capítulo es analizar el PAE a la luz de los principios informadores que la Ley
19.880 ha optado por considerar como reglas o criterios interpretativos uniformes aplicables a todos los
procedimientos administrativos.

Más aún, en un contexto de respeto a las garantías fundamentales, se pretende en esta parte no sólo
reforzar la idea del cumplimiento de los principios, y con ello comprobar que los procedimientos
administrativos no cambian con la implementación de la tecnología, sino que además, los potencia.

a) Escrituración.
"El procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por
escrito o por medios electrónicos" (Artículo 5 LBPA)
 Este artículo manifiesta en forma clara, expresa e inequívoca la posibilidad de que el Procedimiento
Administrativo se lleve a cabo por medios electrónicos. Su determinación no es más que dar cabal
cumplimiento al principio de equivalencia de soportes y neutralidad normativa entre el documento papel
y el electrónico que prescribe la Ley de Firma Electrónica.
El problema se encuentra en la segunda parte del artículo, que señala "a menos que su naturaleza exija o
permita otra forma más adecuada de expresión y constancia". El grado de incertidumbre que genera esta
prescripción es lamentable, ya que pareciera que la necesidad de "formas adecuadas de expresión" no
sería más que el resultado de apreciaciones meramente subjetivas.

b) Gratuidad.
El formato electrónico no significaría, de ninguna manera, un aumento en los costos. Para la
Administración, significaría sólo una disminución en los gastos y para los interesados, que si bien
requerirían de costos asociados a la utilización de medios electrónicos (necesidad de soporte físico,
conexión a Internet), no se trataría de grandes sumas de dinero ni de cantidades excesivamente mayores a
las requeridas para tramitar en forma tradicional (como sería los costos de consultas telefónicas,
movilización, insumos, etc.).
Aún así, de ser mayores los costos o simplemente impedir los mismos la actuación de los ciudadanos por
medio del PAE, la solución sería una adecuada política disminución de brechas digitales(17) y mantener, a
todo evento, la alternativa del procedimiento administrativo por escrito.

c) Celeridad.
La incorporación de las TICs revolucionaría de tal forma el procedimiento administrativo que se
alcanzarían niveles de eficiencia y celeridad nunca antes vistos, lo que se traduciría en una disminución
considerable de los tiempos de espera y en una sustancial mejoría en la relación de los ciudadanos con la
Administración.

d) Economía Procedimental.
La Administración debe responder a la máxima economía de medios con eficacia, evitando trámites
dilatorios (Artículo 9° LBPA). Buscar la forma en la que los medios tecnológicos pueden coadyuvar al
cumplimiento de dicho fin no es tarea difícil. Si el objetivo de los procedimientos administrativos es
agilizar los trámites y resolver expeditamente los problema de los particulares, tratando de imponer el
menor número de trabas, la utilización de TICs se ve especialmente potenciada en dicho sentido, como
por ejemplo con la utilización de las notificaciones electrónicas, que permitirían:
 Inicio del PAE por medio de notificación electrónica.
 Utilización del Correo Electrónico para notificar a los interesados.
 Uso de correo electrónico para las comunicaciones entre Organismos del Estado, lo que significaría una
considerable reducción en materia de oficios y remisión de antecedentes.

e) Contradictoriedad.
Este principio, que persigue que los interesados puedan, en cualquier momento del procedimiento, aducir
alegaciones y aportar documentos u otros elementos de juicio, puede ser cabalmente respetado en el caso
del PAE, ya que sólo podría verse vulnerado en el caso que un interesado no pudiera acceder al
expediente electrónico, por un problema de medios, en cuyo caso, aplicando lo preceptuado por la LBPA,
el propio instructor deberá adoptar las medidas necesarias para lograr el pleno respeto a los principios de
contradicción e igualdad, ya sea instruyendo un cuaderno adicional en formato papel u otorgando un
terminal de entrada que permita la participación del interesado.
Más aún, los niveles de transparencia a los cuales se puede llegar con un expediente electrónico son tan
altos, que la posibilidad de que los ciudadanos tomen conocimiento del acto administrativo en trámite
aumentan considerablemente, y con ello además el ejercicio del principio de la contradictoriedad.

f) Imparcialidad.
La informatización de los sistemas ha importado un significativo progreso de la imparcialidad, ya que la
publicidad y transparencia que adquieren las actuaciones aumenta la necesidad por mostrarse ecuánime
frente a las distintas situaciones que surjan. Las TICs, por tanto, sólo aumentan los niveles de objetividad
exigidos por nuestra legislación.

g) No Formalización.
El Procedimiento Administrativo debe ser aplicado en beneficio del ciudadano, y por lo tanto, el hecho de
que sea por medios electrónicos no puede significar un impedimento para el ejercicio de derechos y
participación en el mismo. Por esto, la existencia de la alternativa tradicional va a ser una garantía frente a
las eventuales trabas u obstáculos.

h) Impugnabilidad.
El formato electrónico del procedimiento administrativo no significaría ningún impedimento para que el
interesado impugne el acto administrativo. Más aún, el Artículo 59 de la LBPA, que se refiere a la
procedencia del recurso de reposición y jerárquico, contempla expresamente la posibilidad de evacuar
esta vía por medios electrónicos, señalando:
"Si se ha deducido recurso jerárquico, la autoridad llamada a resolverlo deberá oír previamente al
órgano recurrido el que podrá formular sus descargos por cualquier medio, escrito o electrónico".

i) Transparencia y Publicidad.
La utilización de los medios tecnológicos puede elevar los niveles de transparencia de manera que se
permita y promueva el conocimiento, contenido y fundamento de las decisiones que se adoptan en el
procedimiento administrativo, como lo exige el artículo 16 de la LBPA.

En este sentido, las potencialidades de las TICs en el marco del PAE dotarían al mismo de mayor
publicidad, permitiendo el conocimiento de forma más ágil, accesible y generalizada que en el caso del
expediente papel.

En relación con los derechos de las personas en el procedimiento administrativo, se observa que en el
caso de existir un expediente electrónico se potenciaría el derecho a conocer de la tramitación, pudiendo
siempre conocer del estado del expediente electrónico en línea y facilitándose el proceso de obtención de
copias; el derecho a la identificación de los funcionarios de la administración, ya que la persona que
tramita, elabora y suscribe el acto administrativo puede hacerlo con firma electrónica avanzada; y el
derecho a la documentación administrativa, en los términos de poder siempre acceder a los actos
administrativos y sus documentos, por la ya comentada facilidad de duplicar los formatos digitales.

Como podemos observar, no sólo existe cumplimiento de los principios en el caso del PAE, sino que
además existe una reconfiguración de los mismos, que permite asegurar, sin temor alguno, que su esfera
de protección se ve aún reforzada.

5. A modo de conclusiones

Lo que se ha intentado con este artículo no es más que reconocer, primero, la necesidad de un PAE;
luego, que existe factibilidad para hacerlo y, por último, que su implementación sería un avance más en el
proceso de Modernización del Estado y de optimización de la relación entre la Administración Pública y
los ciudadanos.

En el proceso de Modernización del Estado, lo que se pretende es avanzar de una estructura rígida,
burocrática y anquilosada a uno flexible, con especial énfasis en el servicio a los ciudadanos y
pretendiendo generar una gestión eficiente, participativa y transparente. ¿Es el PAE un avance para el
cumplimiento de estos fines? Sin duda alguna.

La implementación del PAE desde el punto de vista técnico es el menor de los problemas (en cuanto a la
factibilidad, no en relación al tema recursos), y por ello para llegar a su efectiva materialización se
requiere primero asentar en la comunidad la necesidad del mismo, reconociendo sus ventajas e intentando
paliar los riesgos y problemáticas asociadas.

Por ello, en principio, se considera como una aspiración general llegar a la realidad del Expediente
Electrónico, pero ello requeriría de un proceso de reestructuración generalizado, que involucra aspectos
políticos, jurídicos y culturales.

Pueden existir muchas manifestaciones de voluntad y declaraciones de principios, pero la decisión

política de informatizar la gestión administrativa es fundamental. Se debe reconocer que producir un
cambio cultural a nivel organizacional y social es una condición indispensable para la introducción
exitosa de las TICs en la gestión pública, requiriéndose para ello internalizar la revolución que implica el
proceso de digitalización de la gestión de los Organos de la Administración y desarrollar las políticas
públicas enfocadas a que dicho fenómeno sea aprehendido por parte de la ciudadanía y en particular por
los operadores jurídicos.
Es preciso que se avance simultáneamente en estas esferas de acción, sin caer en demoras innecesarias,
pero sin improvisaciones tampoco. En este sentido, la única solución que se vislumbra sería una
aplicación progresiva del PAE, permitiendo la coexistencia de ambos sistemas, expediente papel y
electrónico, para garantizar de esta forma el irrestricto respeto a las garantías de las personas.

Las diferencias entre el PAE y el sistema tradicional no inciden en el contenido y finalidad del acto
administrativo, el cual permanece indemne, cualquiera sea el medio que lo contenga. La diferencia entre
ambos radica en el soporte material, respetándose los principios, etapas y derechos consagrados en el
Procedimiento Administrativo, y logrando beneficios adicionales, como la simplificación de trámites, la
disminución en los plazos, mayor celeridad, mayor transparencia y finalmente mejor relación entre la
Administración y los ciudadanos.

El Expediente Judicial Electrónico en Perú.

En el Poder Judicial de Perú, progresivamente se ha empezado a usar la informática de

gestión, en el desarrollo de la justicia, en lo que se refiere a notificaciones electrónicas,
video audiencias, firmas biométricas; en un futuro próximo se logrará como meta el
expediente virtual, en procesos no contenciosos, caso de reconocimiento de
sentencias expedidas en el extranjero (exequatur), que podrán ser planteados
directamente por internet[21].

Sin embargo, debemos tener presente que este proyecto al parecer ha sido
encarpetado por la desidia y desinterés de las autoridades respectivas, así como por la
falta de voluntad política y firmeza de las autoridades del poder judicial.

Durante la ceremonia central por el Día del Juez, comentó que el funcionamiento del
expediente electrónico marca "un antes y un después" en la modernización del sistema
de justicia en el Perú porque descongestionará drásticamente la actual carga
procesal. “El expediente electrónico es una realidad. Esto no es una innovación
cualquiera, es esencial a la modernidad. Ya hemos comenzado a desarrollar este
sistema informático en materia laboral en el Distrito Judicial de Lima
Norte”, afirmó[22].

4.- CONCLUSIONES.

 Es fundamental que el Poder Judicial del Perú, utilice las herramientas

informáticas otorgadas por la era digital existente en este siglo XXI, como son el
uso de las técnicas de la información y comunicación – TIC - en el servicio de
administración de justicia; específicamente la implementación y uso del Expediente
judicial electrónico a fin de dejar de lado el expediente judicial físico, vigente aun
en nuestro país, el cual se viene formando actualmente con la aguja y el papel, lo
que viene generando una serie de inconvenientes y desventajas, como es, mucho
más costoso, desfasado, pesado y espacioso, además de generar demasiado gasto
en los 33 distritos judiciales existentes a nivel nacional.

 El actual expediente judicial físico utiliza el papel bond tamaño A4 con el logo del
poder judicial, lo que requiere construcción o habilitación de locales amplios para
la existencia de archivos de expedientes en trámite, ejecución y concluidos o
archivados provisionalmente; así como de ambientes amplios para los archivos
 generales en cada distrito judicial, lo que en cierta manera perjudica el
presupuesto del poder judicial que bien puede ser utilizado en otros gastos o
necesidades importantes.

 Con el actual expediente judicial físico, se tienen que realizar gastos innecesarios
de movilidad como es el traslado de expedientes judiciales a fiscalía para la
emisión del dictamen fiscal respectivo en ciertos procesos como: contenciosos
administrativos, en proceso de familia penal (menores infractores) familia tutelar
(menores en abandono, tenencia de menores, contravenciones a derechos de
menores, etc.) procesos civiles como (prescripción adquisitiva de dominio, en los
procesos donde el demandado haya sido declarado rebelde y otros) o gastos de
courier para el traslado de dichos expedientes a otros órganos jurisdiccionales,
fiscalía, instancias superiores o archivo central.

 Con el actual expediente judicial físico, se realizan gastos innecesarios como las
impresiones o fotocopiado de cedulas de notificación, de autos admisorios,
demanda anexos, medidas cautelares, tachas, oposiciones, nulidades, excepciones,
cuestiones previas, reconvenciones, inhibiciones, recusaciones, apelaciones sin
efecto suspensivo, etc; los cuales fácilmente pueden ser sustraídos o extraviados,
culposa o dolosamente por el personal jurisdiccional o terceros.

 La implementación del expediente judicial electrónico, permitirá sin lugar a dudas

una mayor agilidad y eficacia (dinamismo), contribuyendo plenamente a la
obtención de una justicia sin papel, tecnológicamente avanzada, que tiende redes
de comunicación entre todos los actores e involucrados en el proceso de
administrar justicia, agiliza los procedimientos, los cuales definitivamente serán
más seguros, agilizando el tiempo de respuesta al ciudadano y fundamentalmente
reduciendo los costos y gastos para este poder del Estado.

 La implementación del expediente judicial electrónico en el poder judicial peruano,

impone revisar y redirigir las funciones de los servidores públicos que trabajan en
Juzgados y Tribunales o Salas; ello en razón de que, con la digitalización de los
procesos toda esa inmensa cantidad de funcionarios, deberán ser forzosamente
reasignado a nuevas tareas, olvidándonos del traslado de los expedientes por los
distintos escritorios y gavetas de las Secretarías a los archivos, despacho del juez o
área de notificaciones a fin de atender los pedidos de los justiciables. Todos estos
servidores públicos, deberán ser reasignados a funciones más intelectuales y
menos físicas, y podrá aprovecharse ese potencial humano, hoy francamente
desaprovechado.

 La implementación del expediente judicial electrónico en el poder judicial peruano,

sin lugar a duda conseguirá una legitimidad social de la justicia, vale decir, una
 mayor confianza en los usuarios y litigantes dado que con ello se superarían los
excesivos gastos y distintos problemas existentes con el actual expediente judicial
físico, produciéndose una mayor transparencia, accesibilidad, confianza y
seguridad, en la tramitación de los expedientes tramitados en los distintos órganos
jurisdiccionales.

 Con la implementación del expediente judicial electrónico, se conseguirá en primer

lugar, la rapidez, dado que facilita el pasaje de los expedientes entre quienes
deben trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicados en lugares distantes; el
trámite se vuelve más rápido y económico y la gestión más eficiente; evitándose
con ello el extravió de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes
retrasos, permitiendo además que, la búsqueda y recuperación de los expedientes
deja de ser un problema; asimismo, se permite con ello la descentralización, dado
que, el soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde
distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de
atención al público, horarios laborales o husos horarios).

 La implementación del expediente judicial electrónico en nuestro país, anula la

posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso
trámite de reconstitución, permitiendo la consulta online (las 24 horas) del
expediente judicial, desde cualquier sitio, así como la generación e incorporación
de escritos judiciales, siendo la duración de vida útil del expediente electrónico
más amplia a diferencia del papel que tiene una duración aproximada de 10 a 15
años y con el contacto diario del operador de justicia y de las partes se va
depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y dañino para la salud.

 La implementación del expediente judicial electrónico en nuestro país, elimina la

posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes externos, como
el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego (incendio), permite la comunicación
digital, evitándose con ello el uso masivo del papel en los trámites judiciales, lo
que permitiría con ello que menos árboles sean derribados para la producción del
insumo, evitándose también la adulteración de expedientes, en razón de la
existencia única en soporte informático, disponible en forma permanente a las
partes.

 La implementación del expediente judicial electrónico en nuestro país, registrara

una importante merma en la concurrencia de profesionales abogados y partes a las
ventanillas de los tribunales, perm... menos tensión y más concentración en la
producción laboral diaria en las causas, permitiendo que, la celeridad en la
administración de justicia se vea beneficiada con la implementación válida de la
notificación electrónica a las partes, la firma digital tiene pleno valor; con el
consiguiente ahorro de papel y tiempo utilizados en la realización de trámites que
obligan actualmente a las partes a firmar con puño y letra; permitiendo también la
 posibilidad a las partes de realizar un seguimiento online permanente de sus
presentaciones y resoluciones, superándose el eterno problema de la presentación
del escrito fuera de plazo, al permitir el control de las partes desde cualquier lugar.

EN CUANTO A SUS BENEFICIOS DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO

DE PERÚ
A CORTO PLAZO:
• Transparencia y acceso: El mismo que va a permitir conocer la
oficina en la que está el expediente, la persona que lo tiene y
desde qué fecha.
• Eficiencia: Tendrá efecto en los expedientes digitales, el paso
de una oficina a otra es inmediato, se va a conocer fácilmente
quién tiene el expediente y desde cuándo, permitirá identificar
claramente el trabajo realizado y también el pendiente,
ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las
implantaciones de Expediente Electrónico son una muy buena
oportunidad para readecuar los trámites y de esta manera
simplificarlos.
A MEDIANO PLAZO:
• Se da la obtención de indicadores que permite identificar los
identificar los problemas de gestión y así definir
procedimientos para procedimientos para mejorar la misma y
finalmente menor utilización menor utilización de espacio físico
a medida que la cantidad de papel cantidad de papel va
disminuyendo.
A LARGO PLAZO:
• Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar
la importar la dependencia a la cual pertenecen y como último
punto la último punto la eliminación del archivo físico de
expedientes una vez expedientes una vez que se tengan todos
en forma electrónica, debido electrónica, debido a su ya inútil
conservación.

CONCORDANCIA CON LA LEGISLACIÓN Y LA JURISPRUDENCIA

• Otro de los grandes beneficios es que el proceso digital
estaría conectado con la legislación y la jurisprudencia como
parte de una consulta o referencia cotidiana. A partir de una
sentencia, resolución o un dictamen fiscal, sin necesidad de
tener que recurrir a una biblioteca u otra fuente bibliográfica,
se puede ubicar inmediatamente y en forma instantánea la
norma legal o cualquier otra fuente informativa o bibliográfica
que se cita y viceversa, sin perjuicio de poder recurrir también a
otras fuentes de consulta relacionadas o supeditadas con el
tema resuelto. Se incluyen bibliotecas electrónicas o cualquier
otra fuente de consulta digital, cuya información es
fundamental para la toma de decisiones entre todas las partes
que intervienen en un proceso.

BENEFICIOS DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO DE CHILE

• Beneficio en el tiempo.- las partes podrían acceder en forma directo a su expediente sin
necesidad de estar acercándose al PJ

• Beneficio en la reducción de la corrupción.- no podremos decir que la corrupción se podrá

eliminar al cien por ciento porque no podemos negar que este mal hábito está bien
internalizado en nuestra sociedad, pero si podría tener un alto grado de la reducción en este
aspecto

• Beneficio acceso a los expedientes.- las partes podrán acceder con facilidad a sus
expedientes y el público en general podrá acceder a los expedientes que tienen el grado de
Cosa Juzgada
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL EN CHILE

• En Chile se le denomina Justicia Digital y se les está implementando paulatinamente por

regiones haciendo unas reformas en las leyes procesales adecuándolos de acuerdo a la
posibilidad y necesidad esta modernización viene surgiendo desde el años 2000 primeramente
en la Corte Suprema de Chile, este proceso fue un gran cambio u y gran reto, el cual con el
tiempo fue dando resultados positivos como las ya mencionados anteriormente y entre otros
beneficios

REGLAMENTO SOBRE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ANTE EL PODER JUDICIAL DE CHILE

Aprobado mediante artículo XXVI de sesión de Corte Plena N° 27-11, celebrada el 22 de agosto
de 2011.

Publicado en el Boletín Judicial N° 19 de 26 de enero de 2012.

CAPÍTULO

I De la informatización del proceso judicial

Artículo 1º—El uso de medios electrónicos en la tramitación de procesos judiciales,

comunicación de actos y transmisión de piezas procesales será admitido en los términos de
este Reglamento.

Artículo 2º—Para que una pieza procesal sea válida, para los efectos procesales, requiere una
firma electrónica o digital consistente en la identificación inequívoca del suscriptor y puede
darse en las siguientes formas: a) Firma digital basada en un certificado digital emitido por
Autoridad Certificadora acreditada; b) Mediante registro como usuario en el Poder Judicial.

Artículo 3º—La acreditación ante el Poder Judicial será realizada mediante procedimiento en el
cual se asegurará la adecuada identificación presencial del interesado. Al acreditado le será
atribuido un registro y un medio de acceso al sistema, de modo que se preserven el secreto, la
identificación y la autenticidad de sus comunicaciones. Los órganos del Poder Judicial deberán
crear un registro único para la acreditación prevista en este artículo.

Artículo 4º—Se considerarán realizados los actos procesales por medio electrónico en el día y
hora de su ingreso al sistema del Poder Judicial, de lo cual deberá ser ofrecido un acuse de
recibo electrónico. Cuando la petición electrónica fuere enviada para cumplir un plazo
procesal, serán consideradas presentadas en tiempo las recibidas hasta las 24 horas de su
último día.

CAPÍTULO II

Del proceso electrónico

Artículo 5º—Los órganos del Poder Judicial desarrollarán sistemas de procesamiento de las
acciones judiciales cero papel, por medio de autos total o parcialmente digitales, utilizando,
preferentemente, la red mundial y acceso por medio de redes internas y externas. Todos los
actos procesales del proceso electrónico serán firmados en la forma establecida en la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454.
 Artículo 6º—En el proceso electrónico, todas las citaciones, intimaciones y notificaciones,
serán efectuadas por medio electrónico. Las citaciones, intimaciones, notificaciones y remesas
que posibiliten el acceso integral a las piezas del proceso correspondiente serán asimiladas a la
consulta personal del interesado para todos los efectos legales. Cuando, por motivo técnico,
resulte inviable el uso del medio electrónico para la realización de citación, intimación o
notificación, esos actos procesales podrán ser practicados según las reglas ordinarias,
digitalizándose el documento físico, que deberá ser posteriormente destruido.

Artículo 7º—El traslado de la demanda y la presentación de la contestación, de los recursos y

de las peticiones en general, todos en formato digital, en los autos del proceso electrónico,
pueden ser hechas directamente por los abogados públicos y privados, sin necesidad de
presentación física en el despacho, caso en el cual la tramitación deberá darse de forma
expedita, y se suministrará acuse de recibo electrónico. Los originales de los documentos
digitalizados deberán ser preservados por la parte que los presentó hasta el fenecimiento del
proceso. Cuando el acto procesal tenga que ser practicado en determinado plazo, por medio
de petición electrónica, serán considerados en tiempo los recibidos hasta las 24 horas del
último día. Si el Sistema del Poder Judicial estuviera inaccesible por motivos técnicos, el plazo
se prorroga automáticamente hasta el primer día hábil siguiente a la solución del problema.
Los órganos del Poder Judicial deberán mantener equipos de digitalización y de acceso a la red
mundial a disposición de los interesados para la distribución de piezas procesales.

Artículo 8º—Los documentos producidos electrónicamente y presentados en los procesos

electrónicos con garantía de su origen y signatario, en la forma establecida en la Ley, serán
considerados originales para todos los efectos legales. Los extractos digitales y los documentos
digitalizados y aportados a los autos por los órganos jurisdiccionales y sus auxiliares, por el
Ministerio Público y sus auxiliares, por las procuradurías, por las autoridades policiales, por las
instituciones públicas en general y por abogados públicos y privados tienen la misma fuerza
probatoria de los originales, sin perjuicio del alegato motivado y fundamentado de
adulteración antes o durante el proceso de digitalización.

Artículo 9º—La conservación de los procesos podrá ser efectuada, total o parcialmente, por
medios electrónicos. Los procesos electrónicos deberán ser protegidos por medio de sistemas
de seguridad de acceso y almacenados en un medio que garantice la preservación e integridad
de los datos, evitando la formación de legajos paralelos. Los documentos de procesos
electrónicos que deban ser remitidos a otro juzgado o instancia superior, que no disponga de
un sistema compatible, deberán ser enviados utilizando cualquiera de los medios seguros y
confiables a que se refiere el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial y de ser
necesario en papel. Los documentos originalmente presentados en medio no digital, en
trámite o archivados, serán escaneados. Previa publicación, por edictos, a las partes o sus
representantes, se les concederá 30 días, para que los retiren, pasado ese plazo, se destruirán.

Artículo 10. El Tribunal respectivo podrá determinar que sean realizados por medio electrónico
la exhibición y el envío de datos y de documentos necesarios para la tramitación del proceso.

Artículo 11. Los sistemas que desarrollen los órganos del Poder Judicial deberán usar,
preferiblemente, programas con código abierto, accesibles ininterrumpidamente por medio de
la red, procurando su uniformidad.

Artículo 12. Los libros de entrada y otros registros de los órganos del Poder Judicial deberán
ser generados y almacenados en medio totalmente electrónico y su acceso deberá ser público,
para facilitar la localización por cualquier habitante.
 CAPÍTULO III

Gestiones de partes en procesos ante el Poder Judicial por medios electrónicos, informáticos,
telemáticos o semejantes

Artículo 13. Gestión judicial sin soporte de papel. Las partes e interesados en un proceso
podrán gestionar por medios electrónicos, informáticos, telemáticos u otros semejantes. Para
ese efecto, será necesaria la posibilidad de verificar la autenticidad, en la forma que aquí se
regula. En todos los casos, el abogado deberá contar con un correo electrónico autorizado,
para remitir al despacho respectivo su manifestación de ser auténtica la gestión de la parte.
Cada despacho judicial contará con un buzón con capacidad suficiente, que se denominará de
“Recepción de Documentos”, cuyo seguimiento deberá efectuar el despacho una vez por día.

Artículo 14. Correo Electrónico. Para usar válidamente un correo electrónico deberá realizarse
desde una dirección previamente verificada por el Departamento de Tecnología de la
Información o entidad designada al efecto, que esté dentro de la lista oficial de cuentas
autorizadas, conforme al procedimiento establecido en la Circular Nº 93- 09.

Artículo 15. Fax. El uso de fax deberá realizarse, con el cumplimiento de los requisitos en el
documento original que establezca la ley, para acreditar la autenticidad de la gestión. En este
supuesto, también el abogado deberá remitir un correo electrónico acreditando la
autenticidad del escrito, conforme lo regula el ordinal 114 del Código Procesal Civil, en el plazo
de tres días. El abogado o la parte deberáguardar el original. Si las partes o el órgano
jurisdiccional, dudan de la autenticidad o contenido, podrá ordenarse la remisión del escrito
original.

Artículo 16. Soportes informáticos. La parte podrá gestionar por medio de soportes físicos
informáticos o dispositivos de almacenamiento de datos de cualquier tipo, para cuyo efecto
podrá realizarlo por medio de su abogado, de tercero o en forma personal. Si no fuera
directamente la parte, debe ser persona acreditada para presentar gestiones de esa parte. No
se atenderá gestiones de personas que no cuenten con esa verificación. El abogado deberá
remitir constancia de ser auténtica la gestión, dentro del día siguiente a la presentación.

Artículo 17. Firma Digital. La parte de un asunto, que se conoce en despacho que esté
totalmente digitalizado, deberá acreditarse por medio de firma digital, emitida en redes
internas del Poder Judicial o por medio de autoridades de certificación. La autenticación de
gestiones digitalizadas debe realizarse mediante firma digital, en la misma forma.

Artículo 18. Otros medios telemáticos. La utilización de dispositivos inalámbricos de

transmisión de datos y otros medios similares, debe ser igualmente acreditada, conforme se
hace para los correos electrónicos.

Artículo 19. Momento de la gestión. Las gestiones procesales por los medios aquí regulados,
se considerarán realizadas el día y hora de su recibido al sistema del Poder Judicial, el que
emitirá un acuse de recibo electrónico. Si la parte no contare con acceso a estos medios, el
recibo se confeccionará en soporte de papel, a petición suya. Cuando la gestión se envía en
cumplimiento de un plazo, se tendrán por presentadas en el tiempo, aquellas que se
transmitan hasta las veinticuatro horas de su último día.
Artículo 20. Garantía de acceso. En aquellos casos en que alguna de las partes alegue no tener
acceso a la tecnología de grabación o respaldos informáticos por carencia de recursos,
desconocimiento, privación de libertad o personas con capacidades diversas, el despacho
deberá imprimir la gestión o facilitar a la parte el acceso con recursos institucionales. En todos
estos supuestos se garantizará el derecho de las partes a la información.

Artículo 21. Falla de medios tecnológicos. En caso de problemas técnicos graves que no
dependen de la voluntad de la parte o su abogado, como son la falta de energía eléctrica u
otra circunstancia similar, previa acreditación de la circunstancia, la parte o su abogado podrá
realizar la gestión, sin que corran los plazos, hasta tanto se restablezca la normalidad.

Artículo 22. Documentos de gran volumen. Si existen documentos cuya digitalización sea
técnicamente inviable debido a su gran volumen, ilegibilidad o cualquier otro motivo, el
Despacho hará la prevención respectiva para que dentro del plazo de cinco días hábiles se
presenten físicamente o en forma electrónica, según sea el caso.

Artículo 23. Los sistemas del Poder Judicial. Los sistemas que desarrollen los órganos del Poder
Judicial deberán usar, preferiblemente programas con código abierto, accesibles
ininterrumpidamente por medio de la red, procurando su uniformidad. Se deberán emitir
directrices técnicas sobre el formato de las gestiones de partes que posibiliten la lectura
interna de las gestiones. Disposiciones Finales

Artículo 24. Quedan convalidados los actos procesales practicados por medio electrónico
hasta la fecha de publicación de esta Ley, siempre que hayan alcanzado su finalidad y no haya
habido perjuicio para las partes.

Artículo 25. En todo lo no regulado en este Reglamento, se aplicará el Reglamento a la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 33018 y deberá interpretarse sin
contradecir esa Ley.”

San José, 11 de enero del 2012.

REGLAMENTO SOBRE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ANTE EL PODER JUDICIAL DE PERÚ

Disponen la implementación del Expediente Judicial Electrónico (EJE) y el inicio

del Expediente Judicial Electrónico (EJE.) en el Cuarto Juzgado Comercial de la
Corte Superior de Justicia de Lima, con las demandas que se interpongan a partir
del 31 de julio de 2017; aprueban el “Reglamento del Expediente Judicial
Electrónico” y el “Procedimiento de Ingreso de Documentos - Mesa de Partes”

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

N° 228-2017-CE-PJ
Lima, 26 de julio de 2017
VISTO:
El Oficio N° 29-2017-P-CT-EJE/MPE-PJ, cursado por el Presidente de la Comisión de Trabajo del
Expediente Judicial Electrónico (EJE), elevando el proyecto de “Reglamento del Expediente Judicial
Electrónico”; así como, el “Procedimiento de Ingreso de Documentos - Mesa de Partes” y los
procedimientos macro del Expediente Judicial Electrónico (EJE).
CONSIDERANDO:
Primero. Que mediante Resolución Administrativa N° 005-2017-CE-PJ, del 6 de enero de 2017, se
dispuso la conformación e instalación de la Comisión de Trabajo del “Expediente Electrónico Judicial
(EJE)”; y se encargó a la Gerencia de Servicios Judiciales y Recaudación de la Gerencia General que, en
coordinación con los Órganos de Línea de la Gerencia General del Poder Judicial y la Comisión de
Jueces a ser designada por la Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Lima -constituida luego por
Resolución Administrativa Nº 023-2017-P-CSJLI/PJ, del 11 de enero de 2017-, elabore los documentos de
gestión administrativa que regularán el Expediente Judicial Electrónico (EJE).
Segundo. Que la Gerencia de Servicios Judiciales y Recaudación, en coordinación con la Gerencia de
Informática y los magistrados integrantes de la Comisión de Usuarios EJE de la Corte Superior de Justicia
de Lima, ha desarrollado los procedimientos macro denominados: a) Calificación de demanda; b) Proveer
escritos; c)Elaboración de resoluciones; d) Notificación de resoluciones; e) Agenda diaria; f) Elevación a
instancia superior; y, g) Tramitación de expediente; debidamente validados por la Subgerencia de
Racionalización de la Gerencia de Planificación.
Tercero. Que, asimismo, con objeto fijar las reglas relativas a la formación, trámite, ejecución y archivo
del expediente judicial electrónico, se ha elaborado el proyecto de “Reglamento del Expediente Judicial
Electrónico (EJE)”; y para regular la presentación de documentos electrónicos y físicos a través de la
Mesa de Partes Electrónicas, Centro de Distribución General o Mesa de Partes Física, se ha desarrollado
el “Procedimiento de Ingreso de Documentos - Mesa de Partes”.
Cuarto. Que, el artículo 82°, inciso 26), del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial
determina como función y atribución del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, la adopción de acuerdos y
demás medidas necesarias para que las dependencias de este Poder del Estado, funcionen con celeridad
y eficiencia.
En consecuencia; evaluada la propuesta; y, en mérito al Acuerdo Nº 556-2017 de la vigésimo octava
sesión del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial de la fecha, adoptado con la intervención de los señores
Rodríguez Tineo, De Valdivia Cano, Lecaros Cornejo, Álvarez Díaz y Vera Meléndez; sin la intervención
del señor Ruidías Farfán, por encontrarse de vacaciones; en uso de las atribuciones conferidas por el
artículo 82° del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Disponer la implementación del Expediente Judicial Electrónico (EJE) en los órganos
jurisdiccionales del Poder Judicial, a nivel nacional y en todas especialidades, conforme al detalle
siguiente:
Primera Etapa (Piloto) 2017: Especialidades Comercial, Tributario y de Mercado; y Laboral (NLPT) de la
Corte Superior de Justicia de Lima.

Segunda Etapa: Se implementará progresivamente en las demás especialidades del Distrito Judicial de
Lima, las restantes Cortes Superiores de Justicia; y la Corte Suprema de Justicia de la República, de
acuerdo a las factibilidades técnicas y presupuestales.
Artículo Segundo.- Disponer el inicio del Expediente Judicial Electrónico (EJE.) en el Cuarto Juzgado
Comercial de la Corte Superior de Justicia de Lima, con las demandas que se interpongan a partir del 31
de julio de 2017.
Artículo Tercero.- Aprobar el “Reglamento del Expediente Judicial Electrónico”, que será de obligatorio
cumplimiento para todos los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial y partes intervinientes en un
proceso; con excepción de aquellos órganos jurisdiccionales donde no se encuentra implementado el
Expediente Judicial Electrónico (EJE).
Artículo Cuarto.- Aprobar el “Procedimiento de Ingreso de Documentos - Mesa de Partes” y los
procedimientos macro del Expediente Judicial Electrónico (EJE), denominados:
a) “Calificación de la Demanda”.
b) “Proveer Escritos”.
c) “Elaboración de Resolución”.
d) “Notificación de Resolución”.
e) “Agenda Diaria”.
f) “Elevación a Instancia Superior”.
g) “Tramitación de Expedientes”.
Artículo Quinto.- Disponer que las Presidencias de las Cortes Superiores de Justicia del país, según
corresponda; así como la Gerencia General del Poder Judicial, en cuanto sea su competencia, realicen
las acciones administrativas necesarias para el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la
presente resolución.
Artículo Sexto.- Disponer la publicación de la presente resolución administrativa y los documentos
aprobados, en el Portal Institucional del Poder Judicial para su debido cumplimiento.
Artículo Sétimo.- Transcribir la presente resolución a la Presidencia del Poder Judicial, Oficina de Control
de la Magistratura, Cortes Superiores de Justicia del país, Gabinete de Asesores de la Presidencia del
Poder Judicial; y, a la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines pertinentes.
Regístrese, publíquese, comuníquese y cúmplase.
DUBERLÍ APOLINAR RODRÍGUEZ TINEO
Presidente
1549260-4

En Perú, por ejemplo, si bien el sitio electrónico del Poder Judicial ofrece datos
presupuestarios y ejecuciones trimestrales al día, tal como lo exige la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información, solamente una organización dijo consultar este tipo de información
en Internet. El resto, dijo que el procedimiento para obtener información era hacer la consulta
a un funcionario o no sabía cómo obtenerla. En Chile, la información no está disponible en las
instituciones –Ministerio Público, Defensoría, Poder Judicial-, y la solicitud de la misma es
percibida con desconfianza por las personas encargadas en ellas de la atención al público.

https://es.slideshare.net/victorcala0308/expediente-judicial-elctronico