BS Grupo

Programa: Microsoft Excel 2013

para Expertos
Capitulo I
Instructor :Ing. José León Cabel
Email: pjleon69@gmail.com
 Objetivo 01:
Sub Totales
Funciones de Base de Datos
 Tema 1:
Subtotales
 1. 1 Definición
• Puede calcular automáticamente subtotales y
totales generales en una tabla (serie de filas y
columnas que contienen datos relacionados) a
partir de una o mas columnas. Para ello puede
acceder a la ficha Datos, grupo Esquema
comando SubTotal.
• No olvide que antes de aplicar esta herramienta
debe ordenar la tabla por la(s) columna(s) sobre
las cuales aplicara el proceso.
1. 1 Definición
 1. 2 Subtotales simples

Nótese como la tabla

esta previamente
ordenada por la
columna Deporte, de
tal forma que se
puede obtener el
respectivo Subtotal
por dicha columna
 1. 3 Subtotales múltiples

Ahora la tabla esta

previamente ordenada
por la columna Región y
luego por Deporte, de tal
forma que se puede
obtener los respectivos
Subtotales por ambas
columnas
 1. 4 Ejemplo 1
En este ejemplo, aplicado al libro BD01_Subtotales
obtendremos subtotales con la sumatoria unidades
vendidas por vendedor
 1. 4 Ejemplo 1
Paso 1:
En la hoja Ejemplo1 del libro , ordenar la tabla (Ficha Datos
comando Ordenar) por la columna Vendedor de forma
ascendente.

Paso 2:
Ubicándonos dentro del rango de la base de datos, desde
el menú Datos, grupo Esquema seleccione el comando
SubTotales.
 1. 4 Ejemplo 1
Paso 3:
Desde el cuadro de dialogo SubTotales, defina lo siguiente
y haga clic en el botón Aceptar:
 1. 5 Ejemplo 1
Paso 4:
Obtendrá el resultado con los Subtotales de sumatorias
de unidades vendidas por cada vendedor.
Recuerde que puede elegir por cualquiera de las funciones
mas usuales además de suma , como por ejemplo
promedio, máximo , mínimo o contar , eligiéndolas desde
el cuadro de dialogo Subtotales en el punto referido a
“Usar función” .
Si desea retirar los Subtotales, vuelva a invocar al cuadro
de dialogo Subtotales (paso 3) y haga clic en el botón
Quitar Todos
 1. 6 Ejemplo 2
En este ejemplo, aplicado al libro BD01_Subtotales
obtendremos subtotales con la sumatoria de ventas
primero por vendedor y luego por tipo.
Paso 1:
En la hoja Ejemplo2 del libro , ordenar la tabla (Ficha Datos
comando Ordenar) por la columna Vendedor de forma
ascendente y luego por la columna Distrito también de
forma ascendente

Paso 2:
Repita el paso 2 y 3 del ejemplo anterior
 1. 7 Laboratorio
Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos
planteados en el libro BD01_Subtotales, hoja
Ejercicios
 Tema 2:
Funciones de Base de Datos
 2. 1 Definición
• Son derivadas de las típicas funciones Suma,
Promedio, Max, Min , Contar y Contara, pero
aplicadas a base de datos.
• Sus nombres son los siguientes
– BDSuma
– BDPromedio
– BDMax
– BDMin
– BDContar
– BDContara
2.2 Descripción
 2. 3 Parámetros
• Estas funciones manejan 3 argumentos en general:
– Rango de BD: Que viene a ser el rango de la tabla o BD
donde la función va a aplicarse. Puede definirla con un
nombre de rango previamente especificado.
– Columna : Indica sobre que columna de la tabla o BD se
aplicara la función. Puede determinarla por su numero o
nombre.
– Rango de Criterio: Es el rango donde se establece el
criterio (condiciones) que la función empleara para su
aplicación.
 2. 4 Ejemplos
• Abrir el libro BD02_FuncionesBD.
– En la hoja Base de Datos se tiene la misma tabla que se
empleo en el caso de Subtotales, con un nombre de
rango denominado Data. Se revisaran algunos ejemplos
en la hoja Funciones de Base de Datos
 2. 4 Ejemplos
• Ejemplo 1
 2. 4 Ejemplos
• Ejemplo 2
 2. 4 Ejemplos
• Ejemplo 3
 2. 5 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos

planteados en el libro BD02_FuncionesBD , hoja
Ejercicios
 2. 5 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos

planteados en el libro BD02_FuncionesBD , hoja
Ejercicios
 BS Grupo
Programa: Microsoft Excel 2013
para Expertos
Capitulo I
Instructor :Ing. José León Cabel
Email: pjleon69@gmail.com
 Objetivo 02:
Filtros Avanzados
 1. 1 Definición
• Los filtros avanzados nos permiten seleccionar
registros que cumplan con ciertas condiciones,
para efectos de resumen o búsqueda de
información
• Al igual que los Autofiltros, el efecto se puede
dar sobre la misma base de datos, pero su real
dimensión se alcanza cuando se logra copiar a
otra parte del libro los registros que cumplen
con las condiciones
 1. 2 Ventana de Filtro Avanzado

En la cinta de opciones
debemos ir a la pestaña
"Datos" y luego al panel
"Ordenar y filtrar" donde
oprimimos el botón
"Avanzadas" luego aparece
el panel "Filtro avanzado"
 1. 2 Ventana de Filtro Avanzado
• Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo
lugar donde se encuentra la tabla.
• Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar
especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
• Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la
lista
• Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los
criterios de filtrado.
• Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del
punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que
aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde
estarán los rótulos.
• Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar
solo uno de ellos.
 1. 3 Ejemplos
• En los ejemplos se tomara la siguiente tabla
como base de datos
 1. 4 Caso 1
• Filtrar registros con una asistencia del 70%
 1. 5 Caso 2:
• Supongamos que queremos saber cuantos alumnos
tuvieron menos de 70% y mas de 85% de asistencias,
en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que
necesitaremos una celda mas en el rango de criterios
 Criterios exactos
• Si por ejemplo se pone como rango de
criterio:

• Se filtraran todos aquellos cuyo apellido

empiece con Alva: Alva, Alvarez, Alvarado,
Alvaruesta, etc.
 Criterios exactos
• Pero si desea solo incluir a los que se apelliden
exactamente “Alva”, recurra a esto:

• De esta forma garantiza que solo se filtren los

registros que coincidan exactamente con la
cadena definida como criterio.
 1. 6 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos

planteados en el libro Excel BD04_FiltrosAvanzados
 1. 6 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos

planteados en el libro Excel BD04_FiltrosAvanzados
 BS Grupo
Programa: Microsoft Excel 2013
para Expertos
Capitulo I
Instructor :Ing. José León Cabel
Email: pjleon69@gmail.com
 Objetivo 03:

Tablas y Gráficos Dinámicos

 Tema 1:
Tablas Dinámicas
 1.1 Definición
• Las tablas dinámicas son una potente
herramienta del MS Excel que nos permite
sintetizar información ya sea tabular o
gráficamente, a partir de una tabla con
información extensa derivada de
transacciones cotidianas de la empresa, de tal
forma que se facilite la toma de decisiones.
1.1 Definición
1.1 Definición
 1.2 Alcances
• Utilice un informe de tabla dinámica para
resumir, analizar, explorar y presentar datos
registrados en múltiples filas de una tabla Excel.
• Utilice un informe de gráfico dinámico para ver
esos datos de resumen contenidos en un informe
de tabla dinámica y ver fácilmente
comparaciones, patrones y tendencias.
• Ambos informes le permiten tomar decisiones
informadas sobre datos críticos de su empresa.
 1.3 Ejemplo
• Con el libro BD01_TablasDinamicas, procederemos a
crear una tabla dinámica como se muestra a
continuación, tomando en cuenta la hoja Base de
Datos:
 2.2 Laboratorio
Junto a su instructor desarrolle los ejemplos del
libro BD01_TablasDinamicas
 BS Grupo
Programa: Microsoft Excel 2013
para Expertos
Capitulo I

Instructor :Ing. José León Cabel

Email: pjleon69@gmail.com
 Objetivo 4:
Rangos Dinámicos
Validación de Datos
 Tema 1:
Rangos Dinámicos
 1. 1 Definición
• Podemos crear rangos con nombres propios,
con solo seleccionarlos y asignarles un
nombre, como por ejemplo se hizo en el libro
BD02_FuncionesBaseDatos de la sesión 1
• Pero estos rangos no consideraban los nuevos
registros que se pueden ir incorporando a la
base de datos, a no ser que el rango se
redimensione nuevamente.
 1. 1 Definición
• Sin embargo , en muchos casos será
importante crear rangos con nombre propio ,
pero que sean dinámicos y que puedan crecer
al ritmo de cómo se ingresen datos en la tabla
de datos.
• Para ello se empleara el Administrador de
Nombres y en el se empleara la función
DESREF
• Veamos un ejemplo
1. 1 Definición
 1. 1 Definición
• =DESREF(RangoDinamico!$A$4,0,0,CONTARA(
RangoDinamico!$A:$A),10)

• Donde el primer parámetro es el inicio del

rango, no se emplean ni el segundo ni tercer
parámetro (0,0), el cuarto parámetro es el alto
del rango (en base al numero de celdas llenas
en la columna A) y el quinto parámetro es el
ancho del rango (10 columnas)
 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos

planteados en el libro Excel
Demo_RangosDinamicos
 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los demás ejemplos

planteados en el libro Excel
Demo_RangosDinamicos
 Tema 2:
Validación de Datos
 2. 1 Definición
• Si bien es cierto Excel no esta orientado a crear
bases de datos, sino mas bien consumirlas,
existen ciertas herramientas que permiten el
ingreso coherente de información al momento de
ingresar datos en una tabla.
• Por ejemplo validar que las notas estén entre 0 y
20, que el sexo de un profesor sea F o M o que el
departamento donde se asigne a un colaborador
en la empresa este en una lista de valores dada
son algunas de las características de que lo que
en Excel se llama «Validación de Datos»
 2. 2 Caso de aplicación
• Abra el archivo Demo_ValidacionDatos
• En la hoja BDatos se visualizara una BD como
la que se muestra a continuación:
 2. 2 Caso de aplicación
• En la hoja Listas se muestra lo siguiente
 Ejemplo 1 : Validando por lista de
valores
• Debemos validar el Sexo para que solo admita el
rango de valores dados en la hoja Listas (A3:A4).
• Colóquese en la celda E3 de la hoja BDatos y
seleccione desde la cinta de opciones la ficha Datos y
luego el comando Validación de Datos
 2. 2 Caso de aplicación
• En la hoja Listas se muestra lo siguiente
 Ejemplo 1 : Validando por lista de
valores
• Del cuadro de dialogo , en la ficha inicial elija
lista como tipo de validación y el origen de la
lista el rango A3:A4 de la hoja Listas, así:
 Ejemplo 1 : Validando por lista de
valores
• Opcionalmente puede definir un mensaje de ingreso de
datos (segunda ficha) y un mensaje de error el cual saldrá
si se rompe la regla de validación: (tercera ficha). Acepte y
copie la celda validada hacia todas las celdas del sexo.
 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los ejemplos

planteados en el libro Excel Demo_ValidacionDatos
 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los ejemplos

planteados en el libro Excel Demo_ValidacionDatos
 Ejemplo 2 : Validando por rango de
valores
• Para el caso del sueldo estos deben estar en un rango
de 700 soles a 3500 soles. Para validar esta regla haga
lo siguiente
• Ubíquese en la celda I3 e invoque a Validación de datos
• Elija desde la primera ficha como tipo de validación
Decimal. Elija el operador «Entre» y por ultimo como
mínimo valor ingrese 700 y como máximo valor 3500.
• Si desea puede manejar mensajes de ingreso de datos
y de error.
• Acepte y copie la regla hacia todas las celdas de Sueldo
 Laboratorio

Junto a su instructor desarrolle los ejemplos

planteados en el libro Excel Demo_ValidacionDatos
 Ejercicios:
• Implemente reglas para los campos Área y
Categoría, provenientes de las listas
respectivas en la hoja Listas.
• Implemente que la fecha de ingreso debe ser
fechas mayores al 1/1/1990.