Introducción A OPERA

¿Qué es Opera?

Opera es el PMS (Property Management System o sistema de gestión de propiedad) más

empleado en hoteles a nivel global; es un sistema de gestión muy completo cual se puede
manejar un hotel de manera organizada; En este manual les enseñaremos a cómo usar el sistema
de gestión de propiedad hotelera más eficaz y eficiente del mundo; les enseñaremos las
facilidades y ventajas que ofrece Opera PMS.

Una de las facilidades de Opera es que al momento de ser programado se puede ajustar al hotel,
esto le da ventaja sobre otros programas.

¿Quiénes usan Opera?

Opera se puede usar para la gestión de recepción, room management, reservas, contabilidad y la
gerencia.

Opera puede usar interfaces que ayudan la comunicación entre departamentos e interfaces que
facilitan la operación diaria.

¿Cómo se navega a través del sistema?

Se navega a través de una intranet que conecta las diferentes computadoras del hotel.

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Perfiles
¿Que son Perfiles de OPERA?

Los perfiles son la tarjeta que identifica a un huésped, de una empresa, grupo o IATA con todos
sus datos personales y/o preferencias.

Los perfiles son muy importantes al momento de saber con qué tipo de huésped se está lidiando
ya que cada huésped tiene gustos particulares o necesidades específicas; ligado a estos perfiles
se encuentran datos esenciales al momento de la reserva como correos electrónicos, teléfonos,
dirección, tarifas especiales y asociación con diferentes perfiles.

Perfil individual: este tipo de perfil es necesario para toda reservación, es el tipo de perfil más
utilizado ya que contiene información personal del cliente en específico; de ser que el huésped
no tenga un perfil en necesario crear uno nuevo.

Perfil de compañía: Se usan para hacer routing a las cuentas AR de una compañía que se
encarga de los gastos de un huésped; ligado a estos perfiles se pueden encontrar tarifas
especiales.

Perfil source: los sources o fuentes son compañías por la cuales un huésped puede reservar en
un hotel por un precio menor o con paquetes; por medio de este perfil nos damos cuenta que
sources son los que más nos brindan clientes.

Perfiles de grupo: se utilizan para ligar reservaciones de grupos; también son utilizadas al
momento de cargos y cuentas a la habitación; pueden tener tarifas especiales o negociadas.

Perfil de IATA: son parecidas a los perfiles de source ya que se usan para pagar comisiones y
para revisar estadísticas; de esta manera podemos verificar que agencias de viaje nos brindan
más clientela; ligado a este perfil debe estar un número de IATA.

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¿Cómo se edita un perfil?

Los perfiles se encuentran en el módulo

reservation > menú profiles; aquí se
pueden buscar perfiles en el recuadro
amarillo de búsqueda y modificarlos o
crear nuevos perfiles.

Opciones de perfil

Edit > options > aquí encontramos varias

opciones para modificar perfiles, como:

Attachment: Te permite añadir un contacto a un perfil.

Changes: Te permite revisar todos los cambios que ha sufrido el perfil.

Credit cards: Te permite añadir, modificar o borrar una tarjeta de crédito al perfil.

Delete: Borra del sistema opera al perfil.

Future: Nos enseña si el huésped tiene una reserva a futuro.

History: nos permite ver el historial de estadía del huésped.

Merge: Nos permite fusionar dos perfiles.

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Reservaciones

Nueva reserva: Entrar al módulo de reservations > menú new reservation >

Arrival > Ver disponibilidad de cuartos de la fecha deseada por el cliente > establecer fecha de
llegada y cantidad de noches de estadía > seleccionar tipo de habitación y tarifa

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Verificar si el cliente tiene Perfil en el hotel > llenar los campos necesarios (campos en
negritas) > ok

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Opciones de reservación

Accompanying: Te permite añadir a

una persona con su respectivo perfil a
una reserva.

Add on: Te permite duplicar una

reserva variando su número de
confirmación.

Agent/Company: Te permite añadir

varios perfiles a una reservación

Alerts: Te permite crear alertas pop-up

con mensajes que salen en el momento previamente estipulado; puede ser por ejemplo al
momento de hacer el check in o al momento de hacer check out, etc.

Billing: Te permite acceder al folio de huésped una vez que este in house.

Cancel: te permite cancelar la reserva.

Changes: Te Permite revisar todos los cambios que ha sufrido la reserva desde que se ingresó
por primera vez al sistema.

Confirmation: Te permite enviar una confirmación de la reserva al huésped.

Credit card: Esta opción nos permite obtener autorización sobre una tarjeta de crédito del
huésped, así mismo como nos permite ver un historial de las veces que se ha obtenido esta
autorización.

Delete: Elimina por completo la reserva.

Deposit/CXL: Te permite hacer depósitos a la cuenta del huésped.

Housekeeping: Permite dejarle notas a room service sobre la habitación del hotel.

Locator: Nos permite revisar adonde se encuentra el huésped durante su estadía.

Messages: Te permite dejarle mensajes al huésped de diferentes personas.

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Package option: Nos muestra detalles sobre el cliente si tiene un paquete por ejemplo: Spa,
Golf, etc. en el hotel e información con referente a estos.

Party: En caso de que los huésped quieran hacer un grupo sin la formalidad del bloqueo, esta
opción se los permite, esto nos sirve para agregar huéspedes al grupo tanto como formar un
grupo de varias reservas o sacar a un huésped del grupo.

Privileges: Como lo dice el nombre de la opción nos permite dar privilegios a los huéspedes;
privilegios como:

No post: Previene que se le añada a la cuenta cargos que no sean room and taxes.

Authorize direct bill: Autoriza que la reserva sea cargada automáticamente a una cuenta AR.

Scheduled check out: Permite poner cualquier hora para el check out.

Rate info: Nos muestra la tarifa y los paquetes con impuestos.

Room move: Nos permite cambiar la habitación del huésped una vez que este ya está in house.

Routing: Nos permite enrutar o desviar ciertos gastos de un huésped a otra cuenta, ya sea a la
cuenta de otra habitación o a una cuenta AR.

Share: Cuando dos o más huéspedes comparten una habitación dividir los gastos, hacer que
cada huésped pague la estadía por la habitación completa o que un huésped pague todo.

Traces: Son como recordatorios interdepartamentales, estos traces o rastros nos ayuda no a la
comunicación interdepartamental sino a dejar rastros de que en efecto estas comunicaciones
tuvieron lugar y que la problemática fue o no resuelta.

Wake up call: Le ayuda al huésped junto con la recepcionista programar una llamada de
despertador.

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Reservas de grupo
Entrar al módulo de reservations > menú new reservation > campo de Block y elegir el grupo
deseado

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Llenar campos en negritas > ok

La diferencia entre reservas de grupos y reservas normales, es que al momento de hacer la

reserva de grupo la tarifa o block code y los tipos de habitación están bloqueados.

Rate code es la tarifa para una reserva normal mientras que block code es una tarifa especial,
previamente negociada con el grupo.

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Check - In
Check-in: Modulo front desk > Menu arrivals > Buscar en el campo de búsqueda el huésped
que desea hacer check-in > Check-in

Verificar que todos los datos estén correctos > la habitación se asigna automáticamente, sin
embargo se puede cambiar en campo de Room, aquí se verifica si las habitaciones están
limpias Sucias Pick-up Out-of-order Out-of-service > cobrar > ok.

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Cambiar de habitaciones
Modulo front office > Menu in house > usar el campo de búsqueda > doble click izquierdo en
el huésped.

Room type > cambiar la habitación > ok

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walk-in
Modulo front desk > Menu arrivals > Buscar en el campo de búsqueda el huésped que desea
hacer walk-in > Walk-in >

Llenar Campos en negritas

Verificar que todos los datos estén correctos > cobrar > ok.

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Cancelar Check-In
Modulo From Desk > Menú Arraivals > Utilizar campo de Búsqueda> Search > Seleccionar
huésped > Boton Cancel C/I. > Confirmar cancelación de reserva.

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Cambio de Status de Sucia a Limpia

Modulo Rooms Management > Menu Housekeeping > Housekeeping options

Seleccionar HouseKeeping Management > en el campo de búsqueda de habitaciones colocar

número de habitación > Search > cambiar el status en la Columna Room Status

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Task Assignment

Modulo Room Management > Menu

Housekeeping > Option

Seleccionar Task Assignment >

Botón New > Details > oprimir Task Code > seleccionar en la lista de opciones clean, Dirty,
Etc.

Attendant ID > seleccionar quien atendera a la habitación > Attendant instruccions > Agregar
notas para el momento de atender a la habitación > New room > en el caso de querer hacer la
misma operación para otra habitación.

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Navegación del folio y opciones de ventanas
Cada Habitación puede tener hasta ocho ventanas diferentes de folio por si se quiere pagar de
diferentes maneras o por si la
empresa se hace responsable de
algunos cargos, etc. para acceder al
folio de una habitación nos vamos
al módulo de cashiering > menú
billing > campo de búsqueda >
Select.

Para navegar entre ventanas hacemos click derecho en la ventana para agregar ventanas,
navegar entre ellas, eliminarlas y hasta modificar la vista.

Para transferir cargos entre ventanas hacemos click derecho en el cargo deseado > Transfer to
window >

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Transferencia de cargos a otra habitación
Modulo cashiering > menú billing > usar el campo de búsqueda > abrir la habitación > click
derecho al cargo que se desea transferir > Transfer transaction

Transfer to another room > elegimos la habitación deseada > transfer.

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Posteo de cargos

Módulo cashiering > menú billing > usar el campo de búsqueda > abrir el folio > Post >
colocar el código del cargo > el monto a cobra > colocar la cantidad > colocar la ventada
adonde desea hacer el cargo > Arrangement code > Check No. > Supplement, especificar que se
cobra > Reference, dar una referencia de que se consumió.

Posteo de pagos: Módulo cashiering > menú billing > usar el campo de búsqueda > abrir el
folio > Payment >

Especificar el método de pago > la moneda > la cantidad > reference si se desea agregar una
nota sobre el pago.

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Ajustar un cargo

Módulo cashiering > menú billing > usar el campo de búsqueda > abrir el folio > marcar el
(los) cargo(s) > adjust transaction > adjust selected postings >

Asignar un valor o un porcentaje > Reason Code para justificar el porqué del ajuste > Reason
text para justificar de mejor manera el porqué del ajuste.

Check out: para hacer un checkout nos vamos a Módulo cashiering > menú billing > usar el
campo de busqueds con la opción due out > abrir folio > check out > ok.

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Reportes básicos a usar por el recepcionista

Guest in house: Huéspedes que ya hicieron check in; con este reporte se pueden ver los
huéspedes, sus habitaciones, el estado de las habitaciones, su folio, alertas, mensajes, traces,
entre otros.

Arrivals: En este reporte podemos ver todos los huéspedes que están por hacer check in en la
fecha especificada.

Due outs: En este reporte podemos ver todos los huéspedes que están por hacer check out en la
fecha especificada.

Clean vacant rooms: En este reporte se pueden ver las habitaciones que están limpias y
desocupadas, listas para ser ocupadas.

Credit limit report: En este reporte se pueden ver si el estado de la cuenta a excedido su
credito o si aun tiene saldo a favor.

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Quick keys
Los quick keys sirven como atajos para ciertos menús a los que se pueden acceder mediante
combinaciones de las teclas de función, control y shift.

Quick keys function:

F1 - Opera help: Nos Brinda ayuda con referente al programa, si tenemos una ventana abierta,
Opera help nos lleva automáticamente al tema de con referente a la ventana.

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Shift F1 – Ocupancy Graph:
Nos enseña una gráfica de la cantidad de habitaciones ocupadas por días y nos especifica el
estado de las habitaciones.

Control F1 –Keyboard Shortcuts:

Nos enseña diferentes tipos de shortcuts.

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Shif F2 – Control panel
Nos muestra un organigrama semanal actividad, ocupación y disponibilidad del hotel.

Control F2 – Detailed avaibility

Nos enseña un organigrama de 14 días más detallado sobre la disponibilidad de cuartos del
hotel.

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F3 – Available room search
Nos ayuda a buscar las habitaciones que están disponibles y limpias o inspeccionadas.

Shift F3 – House status

Nos enseña detalladamente la actividad In house, llegadas, huéspedes por salir, ocupación y
disponibilidad del hotel.

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Control F3 – Room plan
Nos enseña un organigrama de la planificación de la ocupación del hotel.

Shift F4 – Inquiry
Nos enseña la disponibilidad de contrato de grupos.

Control F4 – Dashboard

en esta ventana se puede crear reservas, hacer check ins, imprimir reports, hacer cambios a la
información de los huéspedes, hacer walk ins, postear y hacer check out.

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F5 – Rate Query
Nos ayuda a verificar los diferentes tipos de tarifas para diferentes fechas.

Shift F5 – Control plan

Nos plantea una visualización del hotel.

Shift F6 – Quick book

Es un acceso directo al menú de quick business blocks, que nos ayudar a crear o modificar
grupos.

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F7 – New reservation
Es un acceso directo al menú de new reservation.

Shift F7 – Telephone book

Nos da acceso a un directorio telefónico del hotel con los números de diferentes clubes
nocturnos, restaurantes, etc.

Control F7 – Telephone operator

Nos ayuda a comunicarnos con los huéspedes y nos ayuda en la gestión de mensajería.

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F8 – Logout
nos ayuda a desconectarnos sin tener que salir del programa.

Shift F8 – Interfaces submenú

Nos ayuda con la gestión de interfaces.

Control F8 – Maximum availability

Nos enseña la disponibilidad entera del hotel, incluyendo la sobreventa para una fecha en
específico.

Shift F9 – Function diary

Esta función nos enseña convenciones y reuniones planificada para una fecha en específico,
esto nos ayuda con la gestión de habitaciones.

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