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Guía General para la


Organización de Congresos
Académicos

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

EQUITAS es una organización forense centrada en la victima y basada en la evidencia, que brinda
a las familias de víctimas de violaciones graves, masivas o sistemáticas de los derechos humanos e
infracciones al DIH, contribuciones científicas e independientes para el avance de sus casos,
además de empoderarlas y acompañarlas durante este proceso. EQUITAS también desarrolla
investigaciones aplicadas y herramientas que contribuyen a mejorar y complementar las prácticas
forenses tanto oficiales como privadas, a orientar políticas públicas, y que sensibilicen a la
sociedad colombiana.

EQUITAS trabaja desde una perspectiva humanitaria y de derechos humanos, guiada por
principios de imparcialidad, humanidad e independencia. Trabaja con asociaciones de victimas,
organizaciones no-gubernamentales, y representantes de entidades gubernamentales, para dar
visibilidad a la magnitud de estas violaciones, los retos alrededor de la investigación de estas
violaciones y apoyar a las familias afectadas.

Introducción
Este documento busca ser una herramienta para facilitar el desarrollo de futuros congresos y
eventos de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense y otras organizaciones a quienes
les resulte útil. Recoge la experiencia que se tuvo en el marco de la organización del VI Congreso
Latinoamericano de Antropología Forense, que fue realizado en la ciudad de Manizales entre el 26 y
30 de Octubre de 2010, e incluye otros aprendizajes en la organización de congresos en los que ha
participado EQUITAS.
Esta herramienta explica los procedimientos que deben tenerse en cuenta en la planeación de
un congreso; describe los roles, perfiles y funciones de las partes involucradas; y detalla las
actividades que se deben desarrollar antes, durante y después del congreso. Se presenta también una
serie de recomendaciones que podrán ser retroalimentados por otros organizadores de futuros
congresos; se anexan formatos básicos que pueden ser reproducidos, o ajustados según las
necesidades; y se incluyen también los archivos gráficos fuente que son necesarios para el diseño de la
imagen del congreso.

I. Procedimientos de planeación
1. Diseño de la propuesta general del congreso1:
• Sede: es recomendable que el lugar de realización del congreso se establezca con un plazo mínimo
de dos años de anterioridad. Para escoger la ciudad, es importante tener en cuenta:
o Costo de vida: se puede analizar con algunos datos básicos como el costo de un hotel
promedio, de una comida, de una bebida y de un taxi.
o Rutas de acceso: se recomienda un sitio con aeropuerto internacional (capacidad, número
de vuelos, cancelaciones, posibilidades de cambios), que permita fácil coordinación de
transporte entre aeropuerto y lugar del evento.
o Capacidad en instalaciones para eventos: es importante escoger una ciudad donde las
personas se puedan concentrar y que tenga diversos espacios (académicos, de
alimentación, de alojamiento, de reunión informal).

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1 Se sugiere que este documento sea corto (no más de 3 páginas) que sea atractivo y de fácil explicación. (ver anexo No. 1)

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o Lugar que tenga atractivos turísticos para que las personas puedan tomar uno o dos días
de visita.
o Lugar en donde haya presencia de organizaciones que puedan auspiciar a nivel local.
• Nombre del congreso:
o Creativo: propuesta atractiva que sirva para captar recursos de organizaciones de
cooperación.
o Corto: de fácil uso en material de difusión y recordación.
o Contundente: que recoja el tema/objetivo del congreso.
• Objetivos: es importante que se defina cuál es la intención del congreso, de acuerdo con los
procesos que viene desarrollando la asociación (i.e en el caso de ALAF, para acreditación,
estandarización, investigación, etc.), los intereses de los posibles asistentes, el contexto y temas
coyunturales de la sede donde se realiza el congreso.
• Ejes temáticos generales y especiales propuestos: de acuerdo a los objetivos del congreso, es
importante que se definan los ejes de trabajo que se establecerán para la recepción de ponencias
(i.e. desastres masivos) y los temas para mesas especiales de trabajo (i.e. acreditación, protocolos,
etc.).
• Diseño del presupuesto: de acuerdo a las necesidades del congreso, se debe construir un presupuesto
de referencia para iniciar el proceso de gestión de recursos (ver anexo No. 2).
• Posibles organizaciones financiadoras: de acuerdo al tema del congreso y a las organizaciones de
cooperación presentes en cada país, se debe realizar un listado de organizaciones que podrían
financiar el congreso ya que hay concordancia entre los objetivos del congreso y las líneas de
financiación, o habría un interés particular de financiar esta iniciativa. De estas agencias o
empresas hay que obtener información sobre los calendarios de financiación, requisitos de
presentación de propuestas, y personas de contacto. Una vez enviada la propuesta, se debe hacer
un seguimiento permanente con llamadas y reuniones para concretar el apoyo.
• Posibles organizaciones auspiciadoras: además de organizaciones que realizan aportes en dinero,
existen otras organizaciones que brindan aportes en (espacios, impresiones, productos, pasajes,
otros). Con estas organizaciones es importante también realizar seguimiento con llamadas y
reuniones, y establecer los compromisos de los aportes a realizar, con el fin de tener certeza sobre
los recursos materiales con que se cuenta.

2. Equipo de trabajo
A continuación se describen los principales roles dentro de la organización de un congreso:
• Coordinador académico: se recomienda nombrar a un coordinador académico del congreso, quien
convocará y liderará al comité académico local, en la definición de la agenda e invitados. Esta
persona será también el contacto entre el comité local y el consejo directivo de la asociación.
• Comité de lectura: se recomienda que esté conformado por 3 personas, y que al menos 1 de ellas sea
parte del comité local (las otras 2 del consejo directivo). Estas personas deben tener disponibilidad
de tiempo para revisar los resúmenes enviados, y entregar sus comentarios, así como la lista final
de ponencias aceptadas en un plazo razonable. Estos tiempos deben agilizar la organización
logística del evento, y facilitar que los participantes puedan asegurar su traslado hasta el lugar
donde se realizará el congreso.
• Comité académico local: se convocará a todos los miembros ALAF de un país para hacer parte del

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comité académico local. Sin embargo, se limitará el grupo de participantes a aquellos que hayan
participado y hecho aportes en al menos las 3 primeras reuniones.
• Coordinador técnico: se recomienda contratar a un coordinador técnico, quien puede apoyarse en un
asistente logístico, un asistente financiero (ver anexo No. 3) y voluntarios (estudiantes por

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ejemplo), en el desarrollo pre, durante y post congreso. Para la selección del coordinador técnico se
recomienda:
o Preparar una convocatoria con los términos de referencia.
o Recibir hojas de vida, realizar entrevistas.
o Preparar contrato y asegurar sitio de trabajo, computador, teléfono para llamadas
nacionales e internacionales, impresiones.
o Presentar al Comité Académico Local.
o Asignar un listado de funciones y actividades.
• Auspiciadores: organizaciones, agencias, entidades o equipos que ofrezcan financiación en dinero o
en especie para el congreso. Con los auspiciadores y otras contrapares es importante establecer un
acuerdo escrito donde queden consignados los compromisos, de tal forma que se pueda hacer
seguimiento.

Esquema del Equipo de trabajo


Coordinador Coordinador
Académico Técnico

Comité Académico
Local Asistente Asistente
Logístico Financiero

Voluntarios

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II. Actividades generales para la organización de un congreso

1. Actividades Pre-congreso

a. Organización académica
• Convocar a un comité académico local
o Enviar un correo a todos los miembros ALAF del país para invitar a hacer parte del
Comité. Establecer un número máximo de miembros para el Comité.
o Convocar a reuniones y establecer fechas periódicas de encuentro.
o Realizar actas de las reuniones con responsables y fecha para cada actividad.

• Recopilación y selección de ponencias:


o Determinar fechas límite para ponencias. Esta fecha debe ser la misma todos los años, y
según asamblea de la ALAF de 29 de octubre de 2010, será en adelante, el 31 de mayo de
cada año.
o Se recomienda que sólo se acepten las ponencias presentadas en el formato
correspondiente (ver anexos 4 y 5), y que sigan estrictamente las instrucciones de envío
(título del correo, nombre del archivo, etc.). Esto facilita la compilación de las ponencias, y
la ubicación de las mismas de acuerdo a los ejes temáticos.
o Se recomienda que los resúmenes enviados sean compilados por una sola persona a cargo,
y que sean enviados al comité de lectura con los plazos para hacer la retroalimentación y
aprobación final de las ponencias a ser presentadas. Es recomendable que el comité de
lectura establezca los criterios a partir de los cuales evaluará las ponencias, y
comunicárselos con la evaluación a los candidatos. Se espera que con el plazo de
presentación de ponencias establecido, el listado final esté disponible a 31 de agosto de
cada año.
o El comité de lectura deberá asignar una persona que informe a los ponentes quiénes fueron
aprobados y quiénes negados. Se puede ofrecer el Foro Abierto para las ponencias que no
fueron aceptadas (ver descripción del foro abierto más adelante).
o Una vez se conozca el listado final de ponencias aceptadas, se recomienda que una persona
del comité organizador local haga seguimiento para la confirmación de asistencia de los
ponentes, de tal forma que se tenga un listado confirmado de participantes que tenga que
ser ajustado lo menos posible para evitar cambios en material impreso.
o Se recomienda que se implemente un mecanismo de sanción para las personas que
confirman su presentación y no asisten al congreso a presentar su ponencia.

• Definición de la agenda académica del congreso: organización de sesiones especiales, talleres


especializados, mesas de trabajo y otros. Se recomienda considerar espacios de trabajo o
producción de documentos, posiciones o compromisos, durante el Congreso, de manera que no
solamente se comparten conocimientos, sino que se produce conocimiento. Esto motiva a una
mayor y más significativa participación. A continuación se explican los espacios que se tuvieron en
el VI Congreso (ver anexo No.6):

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o Conferencias magistrales: a cargo de profesionales reconocidos en diferentes áreas de la


antropología forense que dan inicio a las sesiones técnicas o de discusión.
o Sesiones técnicas: espacios destinados a las presentaciones orales previamente evaluadas por
el comité de lectura, de acuerdo a las temáticas pre-definidas.

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o Sesiones especiales: espacios de discusión de temas de actualidad de importancia regional.


En este tipo de espacios se pueden realizar paneles, debates, etc.
o Mesas de trabajo: espacios donde un moderador y varios facilitadores, a través de una
metodología previamente establecida, motivan a los participantes a debatir y construir
documentos de trabajo que la ALAF pueda retomar posteriormente en su agenda.
o Presentación de posters: espacio para la exhibición y presentación de los posters por parte de
sus autores, de acuerdo a la selección realizada por el comité de lectura.
o Talleres académicos: espacios de formación técnica. Para la definición de los talleres que se
van a ofrecer, es importante tener en cuenta que los contenidos sean novedosos, que
aporten un conocimiento adicional a los participantes, y que sean impartidos por personas
reconocidas por su experiencia en la materia.
o Foro abierto: espacio no formal ni pre-organizado, para intercambiar publicaciones, videos,
información y contactos, entre todos los asistentes al Congreso. Las personas se inscriben
durante los primeros días del Congreso y se les asigna un tiempo y equipo necesario para
presentar una publicación, video o material recientemente producido, y dar a conocer una
organización, iniciativa o proyecto relacionado con los temas del Congreso.
(ver anexo No. 7)
o Talleres vivenciales: espacios para desarrollar, capacitar o sensibilizar sobre temas
relacionados con el quehacer forense. Por ejemplo, talleres de autocuidado, trabajo con
familias, bienestar laboral, riesgos profesionales, etc.
o Asamblea ALAF: reunión anual de socios a cargo del comité directivo.

• Definición de invitados especiales y envío de cartas de invitación (ver anexo No. 8a-f):
o Se recomienda que los invitados sean seleccionados de acuerdo a los ejes temáticos del
congreso, el reconocimiento internacional que tenga su trabajo, además de sus posibles
aportes a temas coyunturales del país anfitrión.
o Redacción de cartas de invitación en el idioma indicado: se recomienda proponer el tema
específico sobre el cual se le invita, y la importancia de su aporte al tema.
o El plazo de respuesta de participación debe ser establecido, de tal forma que se sepa con
suficiente antelación las personas que estarán confirmadas dentro de la agenda académica.
o Se recomienda tener una comunicación telefónica para motivar al invitado y
comprometerlo con el evento. Se puede enviar material de apoyo con información sobre el
contexto del país donde se realiza el evento, para que el experto pueda relacionar su
trabajo con preguntas o necesidades específicas.
o Se debe enviar un formato para coordinar fechas de entrada y salida, viaje y alojamiento
(ver anexo No.9). Se deben pedir los siguientes datos completos: nombre, nacionalidad,
número del pasaporte, idioma, lugar de donde viene, si necesita visa, si tiene restricciones
en la alimentación, y si tiene problemas de salud.
o Comunicación constante vía e-mail para coordinar su viaje y ponencia o cursos.

b. Gestión financiera y administrativa


• Elaboración de cartas de solicitud de apoyo, según el tipo de financiador (ver formatos No.10 y
11):

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o Para gobiernos y agencias internacionales: interesa cómo los objetivos del congreso
contribuyen a sus líneas de financiación (p.e. paz, gobierno, desarrollo).
o Para empresas comerciales: interesa el número de participantes, de qué países, y la relación
de su imagen o producto con el tipo de participantes que asisten al evento.

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Se recomienda enviar propuestas con al menos 1 año de anterioridad, o revisar las fechas
o
de convocatorias de cada financiador. Generalmente los gobiernos tienen dineros sobrantes
y les interesa co-financiar eventos académicos. También pueden cubrir gastos de invitados
de sus propios países.
o Es importante mostrar co-financiación, es decir, varios interesados, para incrementar el
interés de otros candidatos, y hacer peticiones concretas de dinero (asignar un porcentaje
del total del presupuesto, por ejemplo, para cada financiador).
• Elaboración de un cronograma de actividades según la fecha del evento (ver anexo No.12)
• Una vez se concreten los apoyos se recomienda:
o Tener una asesoría contable y financiera permanente.
o Realizar una reunión con el financiador para saber cuáles son sus expectativas y
condiciones, y se aclare:
Requisitos relacionados con el uso de logos. Si se va a usar el logo del financiador
en los materiales impresos, es necesario que se solicitarlo en alta resolución.
Facturación, número de cotizaciones por servicio, exenciones de impuestos, entre
otros.
Canal de comunicación con el asistente financiero y el Coordinador Técnico.
o Establecer alternativas de financiación mientras se hace efectivo el apoyo (generalmente
una organización patrocinadora presta el dinero).
o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una
compra.

c. Organización logística
• Diseño de la imagen del congreso (identidad gráfica) y envío permanente de comunicaciones:
o Se deben hacer unos términos de referencia con lo que se espera comunique el diseño, o
qué elementos debe incluir. Se pueden pedir varias propuestas iniciales, y sobre eso
escoger al ganador.
o Las principales piezas gráficas que se diseñan son: (logo, diseño cartas, afiches, pendones,
folders, escarapela, certificados, etc.) y establecer los plazos para iniciar la difusión de la
imagen del congreso.
o La imagen del congreso debe incluir los logos de las organizaciones auspiciadoras y
financiadoras, de acuerdo a los compromisos establecidos previamente. En el anexo No. 13
se encuentran los logos básicos que deben ser incluidos en los afiches.
o Los afiches del congreso deben ser enviados a los lugares de interés locales (universidades,
servicio médico legal, grupos forenses independientes, etc.), y también a los equipos
forenses en otras partes del continente. En caso que no se cuente con recursos para envío
internacional de los afiches, una copia digital puede ser enviada a los contactos en otros
países en donde se logren recursos propios para la impresión del material.
o Con suficiente antelación al desarrollo del evento, se deben realizar comunicados oficiales
en los que se indique la siguiente información:
Nombre del congreso, fechas exactas, temáticas e invitados especiales 2.
Plazos de envío de ponencias, los costos de inscripción, información de talleres.
Programación final del encuentro.


























































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El reconocimiento de los invitados que se escojan es importante difundirlo a tiempo, ya que de esto depende en gran medida el interés de
las personas por participar del congreso.

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Condiciones climáticas y logísticas de la ciudad donde se va a realizar el evento.


Hacer una guía con información básica del país, de la moneda, precios promedio de
artículos comunes, clima.
Hacer una guía de opciones turísticas o de compras3.
o Estos comunicados pueden ser enviados por correo electrónico a las bases de datos de
interesados con las que se cuenta e inscritos en Congresos anteriores (ver anexo No. 14), a
través del servicio de Constant Contact de la asociación, y a través del servicio de
publicación de eventos en antropología del portal Naya (info@naya.org.ar). Los
comunicados oficiales también deben ser subidos a la página web de la asociación.
o Se debe solicitar que la información que se va produciendo sobre el congreso sea colgada
además en los sitios web de los equipos que apoyan la labor de la ALAF (EAAF, EPAF,
FAFG, EQUITAS, etc.)
o La redacción de los comunicados debe brindar al potencial participante la información
oportuna y precisa del congreso, y debe suministrarse un contacto a través del cual se
solucionen inquietudes particulares.

• Pre-inscripciones
o El procedimiento de pre-inscripción permite calcular el número posible de participantes,
identificar algunas de las expectativas frente al congreso (tipo de talleres que se esperan,
cantidad de días para los que se requiere alojamiento, etc.), y realizar la impresión de
certificados con anticipación, de tal manera que todos los certificados sean entregados una
vez finalizado el congreso, y no posteriormente, incurriendo en gastos de envío por correo
postal. Además, permite tener otro tipo de información, de acuerdo a la forma como se esté
desarrollando el evento (ver anexo No. 15).
o Si se cuenta con un servicio de pago por Internet, se recomienda que el pago de
inscripciones y por el concepto de talleres se realice con anticipación al inicio del congreso.
Esto facilita las actividades logísticas durante el evento, y permite tener un número más
real de la cantidad de inscritos con anticipación.

• Coordinación de talleres
Paralelo a la organización de la agenda académica del congreso, se debe establecer:
o Número de talleres a realizar y horarios: es importante tener en cuenta que de acuerdo al
número de talleres, puede haber eventos simultáneos, por lo que los participantes deben
ser correctamente informados sobre las fechas y horas de cada taller, para que puedan
elegir los que mejor se acomodan a sus intereses y tiempos.
o Responsable académico del taller: invitado local o internacional a cargo del taller. Esta
persona debe definir los objetivos, tiempo (horas), público objetivo del taller, y número
máximo de participantes. Esta información debe enviarse a los participantes con suficiente
antelación para que conozcan los detalles de cada taller (ver anexo No. 16).
o Responsable logístico del taller: se debe asignar dentro del comité organizador local una
persona que se contacte con el responsable académico del taller para organizar los aspectos
logísticos. Se debe llenar un formato de materiales y logística que permita generar las
condiciones adecuadas para el taller (préstamos de laboratorios, materiales, etc.) (ver anexo
No. 17).

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3 Si es posible, se pueden conseguir planes especiales para los participantes.

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o Se recomienda que se realice un proceso de preinscripción a los talleres que permita tener
un número aproximado de personas para la elaboración de diplomas, la reserva de salones
o laboratorios, y para la compra suficiente de materiales.

• Lugar del evento


Se deben obtener múltiples cotizaciones para escoger el lugar donde se realizará el evento. Se sugiere
que en dichas ocasiones se evalúen los siguientes aspectos del lugar:
o Capacidad del auditorio principal acorde con el número de participantes esperados.
Disponibilidad de salones para eventos paralelos.
o Posibilidad de que el lugar permita la concentración de las personas.
o Facilidad de acceso (buses, metro, taxis).
o Posibilidades de alimentación.
o Equipos disponibles (proyectores, computadores, pantallas). Servicio de internet
inalámbrico.
o Experiencia en la realización de congresos.
o Disponibilidad de servicios médicos o de primeros auxilios.
o Una vez definido el lugar, se debe establecer quién es la persona contacto en el centro de
convenciones para toda la organización, que se hará cargo de la reserva y disposición
adecuada de los espacios durante el evento.
o Es importante realizar una visita para conocer los espacios (acústica, iluminación, etc.),
hacer una sesión de prueba para comprobar la calidad de la alimentación, y revisar la
infraestructura del alojamiento, en caso de tenerlo, entre otros.
o Si el lugar ofrece servicio de alimentación, es importante definir con antelación la
alimentación: almuerzos, refrigerios, puesto de café y agua, cóctel de bienvenida y evento
de cierre.
o El coordinador técnico y el asistente logístico deben contar con un celular ilimitado para los
días previos y durante el congreso.

• Alojamiento para participantes


El alojamiento de los participantes es generalmente cubierto por cada uno de los mismos, y su
reservación es responsabilidad del participante. Sin embargo, la organización del congreso debe
ofrecer una guía de sitios recomendados que ofrezcan buenas tarifas y comodidad para el visitante.
Para ello se debe:
o Visitar cercanías al lugar para ofrecer opciones de hotelería y alimentación
o Buscar opciones para diferentes presupuestos.
o Gestionar tarifas especiales para asistentes al evento.
o Crear un mapa del lugar, hoteles y posibilidades de alimentación que debe ser comunicado
públicamente con suficiente antelación (ver anexo No.18).

• Pasajes y alojamiento de invitados


Para realizar la compra de tiquetes de invitados, se recomienda:
o Realizar una reservación y enviar copia de la reserva a los invitados para su aprobación. Se
debe comunicar en este momento que los cambios en el itinerario se pueden realizar antes

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de la compra del pasaje. Una vez emitido el tiquete, cualquier cambio correrá por cuenta
del invitado.
o Una vez aprobado el itinerario, proceder a la compra de los tiquetes de acuerdo a los
requerimientos de la financiadora.

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o Si el invitado requiere de visa o de cualquier otra carta para el ingreso de algún material de
apoyo (por ejemplo, para talleres), se deben redactar las cartas y enviar a la instancia
correspondiente (ver anexo No. 19).
Para el alojamiento se recomienda:
o Coordinar la estadía de 1 o 2 personas por habitación de acuerdo al grado de confianza y
formalidad de la relación que se tenga con el invitado.
o Informar oportunamente las condiciones de pago en el hotel: se paga alojamiento, que
incluye desayuno, y seguro hotelero. No se cubren consumos personales de minibar, ni
llamadas telefónicas.
Acompañamiento a invitados:
o Se recomienda que dentro del grupo de voluntarios, haya personas a quienes se les asigne
la responsabilidad de estar pendientes de los requerimientos y situación de cada invitado.
Si el invitado habla otro idioma al español, se recomienda que esta persona hable
fluidamente el idioma del invitado.

• Transporte terrestre
o Se debe contratar una empresa de transporte local para los recorridos por la ciudad que se
realicen (cena de camaradería, eventos de ocio, etc.), y para los trayectos aeropuerto-lugar
del evento y viceversa para invitados.
o En el caso de los invitados, se debe hacer un cronograma de horas y responsables de
recogidas y salidas al aeropuerto.
o Organizar voluntarios para dar la bienvenida y coordinar inconvenientes a la llegada o a la
salida.
o Se puede colgar un pendón del evento en el aeropuerto como bienevenida.

• Equipos y traducción simultánea


o Si hay invitados especiales que hablan un idioma diferente al español, se debe contratar un
servicio de traducción simultánea, con sus correspondientes equipos.
o Se deben contratar equipos de audio (micrófonos), visuales (proyectores), y de grabación
(videocámaras), para todos los salones.
o Es útil también tener la opción de Skype para algún invitado que a última hora no pueda
llegar. Para ello se necesita banda ancha de Internet, y un computador con cámara que
pueda ser conectado a un sistema de audio.

• Actividades culturales e integración


o Se recomienda asignar suficiente tiempo para actividades de integración e intercambio de
ideas (foro abierto, cena de camaradería). Estos espacios son importantes para fortalecer
redes.
o Se recomienda incluir actos culturales propios de la ciudad sede del congreso.
o Se recomienda establecer un cronograma de actividades adicional a la agenda académica,
sin que muchas actividades agoten a los participantes.
o Se recomienda realizar un recorrido recreativo por la ciudad sede del congreso.
o Para convocar a estos espacios, se puede crear publicidad adicional (de ser necesario).
o Se recomienda buscar patrocinio de empresas comerciales que puedan aportar productos

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que puedan ser ofrecidos en este tipo de eventos (comida, bebidas, etc.).

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2. Actividades durante el congreso

• Proceso de inscripciones
o Es importante delegar un grupo que se dedique al proceso de inscripciones. Este grupo
debe tener un proceso de capacitación previa e indicaciones sobre costos del congreso,
costos de los talleres, el manejo de cambio, reconocimiento de billetes falsos, etc.
o Con anticipación se deben mandar hacer los recibos (original y copia) que se entregarán
como comprobante de pago a los inscritos. Los recibos deben llevar el número consecutivo
y el logo de la ALAF.
o Debe asignarse una única persona que finalizado cada día en el que se realicen
inscripciones, reciba bajo acta, la totalidad del dinero recogido y lo guarde en un lugar
seguro.
o Se debe disponer en la mesa de inscripciones con elementos de papelería pertinentes (papel
carbón, lapiceros, sellos, calculadoras, etc.).
o Asignar una mesa aparte para el pago de las cuotas de los miembros ALAF,
preferiblemente coordinada por un miembro de la Comité Directivo ALAF.
o Se debe contar con dinero en caja menor para cambio en USD y en la moneda local.
o Se recomienda tener en las mesas de inscripción, carteleras con la información clara sobre
los precios de inscripción y el cambio de moneda.
o Tener la base de datos de preinscritos lista, así como el material que se va a entregar
(carpetas y escarapelas o distintivos). Se recomienda que dentro del material impreso para
entrega se encuentre:
Agenda académica final.
Resúmenes de las ponencias (ver anexo No. 20).
Agenda de actividades culturales y de integración.
Información de emergencia: teléfonos de información del comité organizador, y
comité de logística.
Mapa de la ciudad donde se realiza el evento.
Mapa de los hoteles y restaurantes más cercanos, con el precio promedio de
almuerzo.
Mapa del centro de convenciones, con el punto de información permanente
claramente marcado; salones, baños, áreas recreativas, otros.

• Coordinación académica de la agenda


o Se recomienda definir coordinadores académicos para cada sesión de trabajo (presentaciones
orales, sesiones especiales, etc.). Estos coordinadores estarán a cargo de la moderación o de
conseguir un moderador, realizar la relatoría, confirmar la participación de invitados,
retroalimentar a los expertos nacionales e internacionales, hacer los perfiles profesionales,
coordinar tiempos de la sesión, y establecer las necesidades de materiales.
o Cada coordinador académico de la sesión, deberá comunicarse con antelación (vía correo
electrónico o skype) con los ponentes o invitados, que participarán de su sesión, informar
a los organizadores del Congreso en caso de cancelaciones o cambios para que se incluyan
en la agenda final, y recopilar las presentaciones de powerpoint se encuentren disponibles
con suficiente tiempo, y se coordinen las necesidades logísticas especiales en caso de ser

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requeridas. Para ponentes que hablarán en otro idioma, es importante especificar que
deben hablar despacio y enviar un glosario de términos con antelación a los traductores
simultáneos.

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o Es importante que el coordinador académico se reúna o envíe previamente al moderador la


descripción de sus funciones, hora y orden de intervenciones, antecedentes biográficos y
profesionales de los invitados, y expectativas de las sesión. Es importante entregarle a cada
moderador el orden de las presentaciones (en letra grande), con el horario ajustado a los
cambios del día.
o El coordinador académico también deberá estar a cargo de ser el anfitrión y ofrecer
hospitalidad a la llegada y salida de cada invitado a su sesión. También de ayudar a
resolver cualquier inconveniente que tenga.
o Se proponen como funciones de un moderador:
Contenido: Ayuda a desarrollar un diálogo creativo sobre el tema principal de la
sesión, entre ponentes, y el público. Puede aportar un análisis de los puntos en
común, contrastes, dificultades o retos planteados por los ponentes (pero no debe
tomarse el tiempo de una ponencia en sí misma). Puede plantear preguntas iniciales
para la discusión con el público, y recopilar retos planteados que incluyan futuras
reuniones, debates, o congresos.
Forma:
• Presenta a los ponentes de forma resumida, haciendo énfasis en aspectos
interesantes y relevantes al tema de la sesión.
• Monitorea la velocidad de la presentación cuando hay traducción
simultánea de manera que permita una buena traducción.
• Monitorea el tiempo de cada participante. Se recomienda empezar
puntualmente siempre, y dejar tiempo para discusión y preguntas
equivalente a un tercio del tiempo de la sesión. Se recomienda también que
los ponentes practiquen previamente sus presentaciones (para cumplir con
los tiempos), y que privilegien la comunicación oral y no la lectura.
Preguntas: Se asegura que todas las preguntas razonables sean consideradas y
respondidas. Coordina el método para recepción y respuesta de preguntas del
público, ya sea con papeles dirigidos a cada ponente, resumiendo preguntas
parecidas, dirigiendo preguntas a ponentes específicos, reformulando preguntas
confusamente planteadas, controlando el tiempo de los participantes que hacen
preguntas o comentarios orales.
o Se recomienda tener un asistente de apoyo logístico voluntario para la sesión (ajustar
audio, presentaciones de powerpoint previas a la sesión, pruebas de equipos, micrófonos,
agua, nombres de los invitados, otros).
o Si hay sesiones que requieren de traducción simultánea, las ponencias deben conseguirse
con anterioridad para que sean entregadas a los traductores. Es importante contar con un
glosario inglés-español de términos científicos. Se recomienda privilegiar experiencia,
calidad y referencias sobre el precio para la traducción, dado que con una mala traducción
se pierde la inversión de traer a un extranjero.

• Coordinación Logística y de Voluntarios


o Maestro de Ceremonias
Se recomienda elegir un maestro de ceremonias que este controlando el inicio de la

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sesión cada día, de informar cambios en la agenda o en los salones, así como
anuncios especiales.
Debe hablar claro y sentirse cómodo con un micrófono.

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o Voluntarios
Asignar voluntarios y formarlos para apoyar al coordinador académico de cada
sesión con lo descrito en la fase pre-congreso.
Comprar camisetas de un color específico para que se identifique a las personas
organizadoras del congreso y voluntarios.
Delegar una persona para el registro fotográfico.
Establecer quiénes son las personas encargadas durante el evento para hacer ajustes
logísticos durante las sesiones (subir o bajar volumen de los micrófonos, cambiar de
computador, poner más agua para los ponentes, etc)
Designar a la persona encargada de contabilizar el tiempo de las intervenciones.
Tener carteles con tiempo que le queda a cada ponente (5 y 1 minuto).
o Atención a invitados
Se recomienda realizar su inscripción en la recepción del hotel, a medida que van
llegando.
Confirmación de hora de llegada y salida de los invitados, condiciones del
aeropuerto y facilidades de acceso.
o Agenda académica
Confirmar los espacios a utilizar de acuerdo a la agenda (salones, auditorios,
espacios al aire libre), y la distribución de mesas y sillas.
Coordinar equipos visuales y de audio en casa espacio de trabajo. Se deben probar e
instalar todos los equipos el día antes del evento (proyectores, micrófonos,
computadores, etc.).
Verificar que las personas del comité académico encargadas de cada sesión técnica
realicen la recolección de las presentaciones en powerpoint con anterioridad, y que
las copien en el computador conectado al proyector.
Diseñar un formato de evaluación del encuentro y tener copias suficientes para
distribución al final del congreso (ver anexo No.21)

• Coordinación administrativa y financiera


o Se debe asignar una persona encargada de la caja menor del congreso a quien se le realice
un anticipo para gastos varios durante el congreso.
o Se recomienda la utilización del formato detallado de gastos para el seguimiento de los
gastos de caja mejor (ver anexo No.22)
o Se recomienda realizar cierre de cuentas diario para el control de la ejecución del
presupuesto. Por ejemplo, es importante revisar la cuenta con el hotel cada noche para la
confirmar gastos del día, o con los proveedores de alimentación y otros para confirmar
servicios diarios prestados.
o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una
compra.
o Tener en cuenta las características de billetes de alta denominación, para evitar recibir
billetes falsos, o anotar en las facturas el serial del billete recibido por un inscrito particular.

• Coordinación de medios de comunicación


o Escoger personas clave para entrevistas en medios.

16
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

o Redactar un comunicado de prensa para periodistas regionales y locales.


o Si hay un tema coyuntural de importancia
Hacer un resumen del problema en cuestión para informar a expertos.

15
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Invitar a expertos a compartir su experiencia y o opinión al respecto.


Organizar una rueda de prensa, convocar medios clave y un espacio para ello.
Entregar perfiles de los expertos a los medios de comunicación.
o Hacer seguimiento a la rueda de prensa con artículos en medios.

• Punto de información
Es importante contar con puntos de referencia donde los asistentes puedan encontrar información
general sobre el congreso y la ciudad donde se desarrolla el evento. El punto debe estar ubicado en
un espacio de fácil acceso para los participantes, debe ser permanente, y se sugiere que preste
además los siguientes servicios:
o Impresión y fotocopias: que esté disponible para las personas que requieren imprimir su
presentación, ente otros. Se sugiere que haya otros materiales disponibles para préstamo
cinta, papel blanco y de colores, marcadores, etc.; y un celular disponible para
comunicaciones urgentes.
o Punto de encuentro: se sugiere que en este lugar los participantes puedan dejar mensajes si
requieren comunicarse con otro participante del evento. Se pueden colgar carteleras donde
las personas publiquen oportunidades laborales, voluntariados, etc.
o Exhibición de materiales y publicaciones para distribución gratuita o para la venta, de
acuerdo a lo establecido con los autores.
o Distribución de equipos de traducción simultánea.
o Información sobre recorridos turísticos.

3. Actividades post-congreso
Actividades para rendir cuentas y reportar actividades realizadas en desarrollo del Congreso a
diferentes públicos.
• Pago a proveedores:
o Realizar pagos, reembolsos y cancelar facturas con todos los proveedores del evento.
• Informes para financiadores:
o Producir un informe o balance financiero del congreso con los aportes de cada financiador
(ver anexo No. 23) y adjuntar comprobantes y facturas.
o Producir informes narrativos para los financiadores sobre las principales actividades
adelantadas, número de asistentes, países participantes, retos y conclusiones del evento.
• Informe para el Comité Directivo de ALAF
o Producir un informe de lecciones aprendidas, o complementar la guía presente.
o Producir informe financiero del congreso que contenga los gastos del congreso, los
ingresos por concepto de inscripciones al congreso y talleres, y egresos de los fondos de
ALAF.
o Producir un informe con las conclusiones académicas del Congreso y principales retos.
o Realizar Acta de entrega de dineros que quedan de las inscripciones y talleres, vs. dinero
ejecutado. (ver formato No.24)
o Consignar dineros en la cuenta de ALAF en Guatemala.
• Evaluación del congreso:

14
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

o Sistematizar las evaluaciones diligenciadas por los participantes del evento y producir un
informe que recoja las principales recomendaciones.
o Realizar una reunión de evaluación con el Comité Organizador y/o Académico Local, y
realizar el respectivo informe.

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

o Depurar la base de datos de inscritos al Congreso, y miembros actualizada (ver anexo No.
25).
• Participantes e invitados:
o Enviar agradecimientos a invitados especiales.
o Enviar recomendaciones para voluntarios. (ver anexo No.26)
o Motivar y agradecer a participantes al congreso, enviar conclusiones académicas y retos.
• Memorias del congreso
o Transcribir audios o videos.
o Recopilar ponencias y presentaciones de powerpoint
o Contratar la edición de ponencias o producir una sistematización de los principales temas.
o Diseño y publicación, o colgar ponencias en la página web del Congreso.

III. Recomendaciones finales

Tiempos en la agenda del congreso:


• Se recomienda que con el fin de facilitar la organización del congreso y los tiempos de los
participantes, el congreso dure un total de cuatro días, tres en los que se concentre la agenda de
presentaciones y eventos académicos, y un cuarto día de talleres.
• Es importante privilegiar la calidad de la participación y ponencias, y no el número de trabajos
presentados. Tener un número limitado de ponencias permite que se tenga más tiempo para las
sesiones de preguntas y debate; que las jornadas de trabajo no sean tan largas; y que se de espacio
a otro tipo de actividades. De acuerdo a la experiencia, la agenda básica de un día de congreso
puede ser:
o 45 minutos de charla magistral sobre un tema de interés (tafonomía, identificación, etc.).
o 2 sesiones de presentaciones orales libres (una en la mañana y una en la tarde). Cada sesión
puede tener aproximadamente 6 presentaciones de 15 minutos, 1 hora de discusión, y tener
una duración total de 2 horas, 30 minutos. Si se contemplan 3 días de agenda académica
del congreso, se presentarían un total de 36 ponencias.
o 1 sesión de discusión, panel, mesa de trabajo de 2 horas.
• Es importante tener en cuenta espacios lúdicos y recreativos para la construcción de redes y
contactos.

Invitados:
• Es importante invitar a expertos internacionales y nacionales de alto nivel, que puedan ofrecer
conferencias centrales y también talleres de aprendizaje. Con ello se justifica la inversión en la
inscripción del congreso y se garantiza que las personas se queden hasta el final del evento.

Pre- congreso virtual


• Se recomienda que una vez establecidos los ejes temáticos del congreso, los foros virtuales de la
página web de la asociación sirvan como medio para que se discutan contenidos previo al
congreso. De esta forma, si se tiene contemplado por ejemplo el desarrollo de mesas de trabajo, los
documentos y otros materiales de discusión, tienen espacio de ser socializados con anticipación,
incluso para las personas que no pueden asistir al evento.

16
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Bases de datos
• Se recomienda que con los listados de inscripción, se vaya construyendo una base de datos de
personas interesadas en el trabajo de la ALAF que pueda ser actualizada en cada congreso.
• Se recomienda que antes de cada congreso se actualice la base de datos de socios activos de la
ALAF.

IV. Anexos
1. Presentación general del congreso.
2. Modelo de presupuesto
3. Perfiles de cargo
4. Términos referencia para presentación de ponencias
5. Formulario de presentación de ponencias
6. Agenda Académica
7. Formato de difusión sobre foro abierto
8. Carta de invitación a invitados internacionales
9. Formato compra de tiquetes y seguimiento de invitados
10. Formato de carta para solicitud de apoyo a agencia financiadora
11. Formato de carta para patrocinador comercial
12. Formato de seguimiento del cronograma de actividades
13. Logos para inclusión en archivos gráficos
14. Base de datos interesados y congresos anteriores
15. Formato preinscripción
16. Descripción de talleres
17. Formato de requerimientos logísticos para talleres
18. Guía hotelera
19. Carta de aduana para ingreso de material de estudio
20. Resúmenes de presentaciones científicas impreso
21. Formato de evaluación del congreso
22. Formato de control de gastos - caja menor.
23. Formato de informe financiero
24. Acta de cierre o entrega de dineros
25. Base de datos de miembros ALAF
26. Carta agradecimiento voluntarios

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No. 1

PROPUESTA VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGIA FORENSE

1. Aspectos generales
• Lugar: Bogotá, Colombia.
• Fecha tentativa: Octubre 26 al 27 de 2010.
• Responsable directo en Colombia: Equipo Colombiano Interdisciplinario de Trabajo Forense y
Asistencia Psicosocial, EQUITAS.
• Copartes organizadoras en Colombia: Equipos independientes y Asociación Colombiana de
Antropología Forense.
• Copartes organizadoras internacionales: Asociación Latinoamericana de Antropología Forense.

2. Objetivos
• Fortalecer las redes de trabajo gremial de los antropólogos forenses a nivel Latinoamericano y
al interior de cada uno de los países de la región.
• Generar un espacio de reflexión sobre los contextos sociales, políticos y financieros en los que
se ejerce la antropología forense en América Latina, y generar propuestas gremiales sobre los
estándares mínimos de trabajo en la región.
• Compartir los desarrollos científicos de la antropología forense y ciencias afines, en materia de
investigación, actualización de métodos, y nuevas perspectivas del análisis forense.
• Aprovechar el creciente número de Departamentos de Antropología ubicados en Bogotá, para
promover la ALAF entre un grupo cada vez mayor de antropólogos forenses y estimular la
creación de programas de postgrado en la disciplina.

3. Ejes temáticos
Generales
• Desarrollos desde la arqueología forense para la búsqueda de desaparecidos.
• Desarrollo/evaluación de nuevos métodos para determinación del perfil biológico.
• Análisis de trauma óseo perimortem en contextos de conflicto armado.
• Antropología forense y genética.

Especiales
• Antropología forense desde el Estado y los equipos independientes, y marcos legales de
intervención.
• Retos gremiales para el impulso de estándares mínimos del trabajo antropológico forense.
• Implicaciones éticas y profesionales del ejercicio de la antropología forense en América Latina.
• Formación universitaria y profesional de la antropología forense en América Latina.

4. Comité científico
Por definir, de acuerdo a propuesta del comité directivo de la ALAF.

5. Estructura del congreso


• Conferencias magistrales
• Paneles de expertos

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

• Mesas de comunicaciones orales


• Posters

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

• Talleres
• Demostraciones

6. Recursos disponibles
La propuesta que presenta EQUITAS buscará la participación de un gran número de personas. Es por
esto que se montará sobre la base de un programa de voluntariado que pretenderá acercar el
Congreso a la comunidad estudiantil. EQUITAS facilitará, entre otras, la gestión administrativa y de
recursos del Congreso y será como parte de su esquema organizativo que se desarrolle el programa.
En materia de recursos financieros, EQUITAS se compromete a coordinar con la ALAF los esfuerzos
conjuntos para la recolección de fondos, y a administrarlos eficientemente según lo que sea estipulado
por ésta última. Adicionalmente, pondrá a disposición de la organización del Congreso el espacio de
oficinas que sea necesario.
Será necesario elaborar un presupuesto de manera conjunta con la ALAF, y sobre la base de
experiencias anteriores.

7. Propuesta de precongreso y congreso virtual


• Precongreso virtual: Se plantea como un espacio de discusión previa sobre los temas planteados
para el congreso, de tal forma que la información allí compartida sirva de insumo para la
preparación las ponencias y otras actividades académicas propuestas para el congreso. Este
precongreso virtual tendrá secciones interactivas como foros, videoconferencias, conversaciones
con ponentes, información diaria, etc. La plataforma de foros del website de la ALAF puede ser
adecuada con este fin.
• Congreso virtual: Consiste en la transmisión simultánea de los eventos del congreso a través de
Internet, con el fin de que las personas que no puedan asistir de manera presencial, puedan
participar desde cualquier punto del planeta.

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No. 2
Congreso Latinoamericano de Antropologia Forense
Presupuesto General Congreso
Valor
No. Subtotal Total ALAF o
Unitario Auspiciador Auspiciador
Detalle Cantidad Meses moneda en en
moneda No. 1 No. 2
o dias local USD especie
local
Tasa de
2000
cambioUSD
Equipo Humano
Coordinador
2,000,000
1 Académico 2,000,000 1 6 1,000 1,000
Coordinador
2 Tecnico 1 6
Asistente
3 Logistico 2 6
Asistente
4 Financiero 1 2
5 Voluntarios 10 1 - - -
6 Transportes 6
Comunicaciones
locales e
7 internacionales 2 6
Papeleria y
- -
8 gastos varios 1 6
Subtotal 2,000,000 1,000 - -
Invitados y Comite Organizador
Tiquetes aereos
invitados
9 internacionales 7 1
Tiquetes aereos
invitados
10 nacionales 4 1
Tiquetes aéreos
Comité
11 organizador 10 1
Cambio de
12 tiquetes 4 1
Alojamiento
invitados,
Comité
13 organizador 20 5
Alimentacion
invitados,
Comité
14 Organizador 20 5
Transportes
aeropuerto -
lugar congreso-
15 vuelta 10 2
Subtotal - - - - -
Imagen, convocatoria y materiales impresos

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010


Diseño de
logotipo y 6 - -
16 piezas gráficas 1 1 -
17 Envio nacional 10 1 - -

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Envio
- -
18 internacional 10 1
Libretas de
- -
19 anotaciones 200 1
Impresión de
- -
20 resúmenes 200 1
Impresión de
- -
21 Afiches de 34x48 200 1
22 CD de memorias 200 1 - -
Impresión de
Carpetas tamaño - -
23 carta 200 1
Impresión de
Plegables de
- -
programación
24 tamaño oficio 200 1
Impresión de
- -
26 certificados 200 1
Impresión de
- -
27 escarapelas 200 1
Impresión de
pendon de 2.20 x - -
28 1.50 2 1
29 Memorias 100 1 - -
Subtotal - - - - -
Infraestructura
Alquiler de
salones y - -
30 auditorios 3 5
Equipos
(videobeam-
31 computadores) 3 5
Amplificacion
32 audio 1 5
Traduccion
- -
33 simultánea 2 1
Contratación de
servicio de
- -
inscripciones-
34 certificados 1 1
Materiales
- -
35 talleres 1 5
Registro
- -
36 audiovisual 1 5
Registro
- -
37 fotográfico 1 5
Subtotal - - - - -
Logística
Transportes
- -
38 adicionales 1 6
39 Refrigerios 200 5 - -

20
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Evento de
- -
40 inauguración 1 1
41 Evento de cierre 1 1 - -
Subtotal - - - - -
GRAN TOTAL

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No. 3

Perfiles y funciones del equipo técnico de un Congreso Académico

COORDINADOR TECNICO
PERFIL FUNCIONES
Personal con conocimiento Elaborar presupuesto ajustado a las necesidades locales
básicos en: experiencia en logística
de eventos, manejo de presupuesto, Elaborar plan de organización logística que incluya
buen manejo de personal, asignación de funciones
habilidades de trabajo en equipo, Realizar seguimiento al plan logístico
capacidad para delegar funciones, Reuniones continuas de organización con el comité local
tolerancia al trabajo bajo presión,
habilidades de comunicación y Elaboración de comunicados en general
atención. Manejo adecuado y Coordinación de impresos varios (pendones, afiches,
oportuno de relaciones públicas. escarapelas, certificados etc.)
Coordinación general de la convocatoria
Apoyo al proceso de planeación y ejecución del
presupuesto
Coordinación de logística de tiquetes y alojamiento

Coordinación de llegada y atención de los invitados

Coordinación logística del evento (infraestructura,


equipos, traducciones, alimentación, eventos,
transportes) teniendo en cuenta la agenda académica
del evento, los cambios de última hora y el
cumplimiento de los objetivos
Elaboración de procesos de inscripción y entrega de
certificados

Consolidación de gastos según presupuesto y


condiciones de financiadores, así como informes
narrativos de actividades.
Coordinación de sistematización de las evaluaciones del
Congreso o evento.
ASISTENTE LOGISTICO
PERFIL FUNCIONES
Se requiere de personas con Realización de cotizaciones para el lugar de realización
conocimientos de ofimática, del evento, según necesidades establecidas por la
manejo de comunicación verbal y agenda.
escrita, experiencia en logística de Realización de cotizaciones de tiquetes, alojamiento y
eventos, manejo básico de traducción simultanea

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

presupuesto, tolerancia al trabajo Coordinación del proceso de compras logísticas


bajo presión, dinámica, Seguimiento de ejecución de presupuestos

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

organizada, buena presentación Coordinación de una mesa de información con facilidades


personal, amable, habilidades de (celular, impresora, papel, cinta, grapadora, cds) y para
manejo de tiempo. divulgación de publicaciones.
Logística en general
Seguimiento de llegada y salida de invitados
Solución de imprevistos
Organización de material para entregar
Seguimiento al cumplimiento de tiempos según la
agenda académica
ASISTENTE FINANCIERO
PERFIL FUNCIONES
Se requiere personal con Seguimiento de cotizaciones varias para: Alojamiento,
habilidades para el manejo de tiquetes, centro de convenciones, ayudas audiovisuales,
presupuestos, manejo de traducción simultanea etc.
herramientas de ofimáticas,
organizado, alto nivel de
concentración y organización, Trabajo en equipo de presupuesto del evento
tolerancia al trabajo bajo presión, Legalización de gastos
habilidades de comunicación, Consignación de anticipos
proactivo, solidario y eficiente. Seguimiento de ejecución de presupuesto
Manejo de facturación
Contacto con los proveedores
Verificación del proceso de compras
Entrega de informe de gastos y financiero

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No. 4
Convocatoria para la presentación de ponencias

1. Información general
El VI Congreso de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense, titulado “Somos ALAF:
Construimos principios. Herramientas para el fortalecimiento de la antropología forense en América Latina”,
será realizado entre el 26 y el 30 de octubre de 2010, en la ciudad Manizales, Colombia.

Este año, además de tener el habitual encuentro para intercambiar experiencias y construir redes
profesionales, queremos que el congreso se convierta también en un espacio para consolidar el
proceso de agremiación de los profesionales de la antropología forense en América Latina, que
permita construir, de acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos que permitan la
unidad de criterios de actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos
forenses se vean involucrados.
En este marco, el Consejo Directivo de la ALAF y el comité organizador del Congreso en Colombia,
abren la convocatoria para la presentación de resúmenes de presentaciones orales y posters
relacionados con cualquiera de las áreas de interés expuestas a continuación. El plazo máximo para el
envío de resúmenes es el 30 de julio de 2010.

Los resúmenes deben ser enviados en el formato adjunto a esta convocatoria al correo electrónico
inscripcionesalaf@alafforense.org, indicando en el campo “asunto” el nombre del ponente y el área de
interés en el que se inscribe la ponencia, por ejemplo “A. Martínez – Identificación Humana”, o si se
trata de un poster, por ejemplo “A. Martínez – Poster”. Estos mismos datos deben consignarse en el nombre
del archivo del formulario de presentación de ponencias, por ejemplo “AMartínez–
IdentificaciónHumana.pdf”.
Las ponencias serán revisadas por un comité de lectura compuesto por 4 miembros del Consejo
Directivo de la ALAF, quienes de acuerdo a la rigurosidad científica y académica de los trabajos, y de
su pertinencia de acuerdo a las temáticas propuestas, escogerán las ponencias a presentarse en el
marco del congreso.

2. Especificaciones de las presentaciones orales


• Las presentaciones deben enmarcarse en una de las áreas temáticas contempladas en la agenda
del congreso (ver sección 4 de este documento), y deberán manifestar su relación con el
objetivo general del mismo.
• Cada resumen de ponencia debe contener:
o Un título corto que permita identificar el tópico de la presentación.
o Objetivo de la presentación.
o 3 a 5 palabras clave.
o Resumen del contenido de la presentación, no superior a 300 palabras.
o Una breve exposición de cómo esta presentación se relaciona con el objetivo general del
congreso.

25
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010


• El contenido de la presentación debe ajustarse al tema presentado en el resumen remitido para
evaluación. Cualquier cambio en el contenido a presentar debe ser informado con suficiente
antelación al Consejo Directivo de la ALAF y al comité organizador local.

26
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

• El tiempo asignado para cada presentación oral es de 15 minutos. Las preguntas se realizarán
al final de cada bloque de intervenciones, con un tiempo limitado. Ninguna presentación
excederá el tiempo asignado 4.
• Cada salón destinado a la presentación de ponencias orales estará equipado con un podio, un
micrófono, un proyector LCD, y una pantalla. Si otro equipo adicional es requerido, deberá ser
informado con suficiente antelación al comité organizador local para verificar la disponibilidad
de los equipos solicitados.

3. Especificaciones para la presentación de posters


• Los contenidos a presentar en la modalidad de posters están abiertos a cualquier área
relacionada con el ejercicio de la ciencia forense. No se aceptarán contenidos relacionados con
la promoción de algún producto comercial.
• Cada poster debe tener unas dimensiones de 1 pliego de papel (70x100cms). Cada autor es
libre de elegir el formato vertical u horizontal y el material del mismo.
• Si el autor está interesado en hacer entrega de material de apoyo (folletos, plegables, etc.) para
dar mayor información al público, la copia y distribución de los mismos correrá por cuenta del
autor.
• Los posters deben ser entregados al comité organizador local con 1 día de anterioridad o en la
mañana de inicio del congreso durante las inscripciones, con el fin de que puedan ser
debidamente ubicados en el lugar designado para la exposición.
• Los posters estarán en exposición durante todo el tiempo de realización del congreso, y
tendrán oportunidad de ser expuestos por sus autores en las veladas del día 3 y 4 del congreso
en las jornadas denominadas “Foro Abierto”.

4. Áreas temáticas para la presentación de ponencias orales


Se recibirán ponencias relacionadas con investigación (nuevos métodos o técnicas), actualización
(revisión de estándares, métodos, etc.) y estudios de caso y experiencias locales, en las siguientes
áreas:
1. XX
2. XX
3. XX

Notificación de aceptación
La notificación de aceptación del resumen para presentación oral y posters se realizará vía correo
electrónico el Lunes 7 de septiembre de 2010.
Las ponencias orales están sujetas a las correcciones y sugerencias que el comité de lectura considere
pertinentes.
Las correcciones deben ser enviadas bajo las mismas especificaciones arriba señaladas, antes del 21 de
septiembre de 2010. Las ponencias que no envíen los ajustes correspondientes no serán incluidas
dentro de la programación del congreso.



























































27
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

4
Este tiempo puede ser re-evaluado de acuerdo a la cantidad de ponencias recibidas por eje temático.


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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No.5
FORMULARIO DE PRESENTACION DE PONENCIAS
No olvide guardar este archivo con un título que indique su nombre y el área de interés en el que se inscribe la
ponencia.

Tipo de presentación:
Presentación oral Poster

Necesita algún tipo de material de apoyo adicional al proyector LCD? Cuál?

Si va a presentar un video, por favor, complete la siguiente información

Formato del video Duración

Contenido

Área temática
1. Tafonomía forense
2. Investigación preliminar y recuperación
de restos humanos.
3. Identificación humana.
4. Osteopatología y trauma.
5. Desastres masivos.
6. Trabajo forense y perspectiva
psicosocial
7. Experiencias en la presentación de
peritajes ante cortes locales y/o
internacionales como testigos expertos.
8. Memoria
9. Otra Cuál?

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Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010

Nombres del / los autor/es con sus pertenencias institucionales:

Experiencia profesional del primer autor

Otras experiencias del primer autor relacionadas con el área forense

Publicaciones del primer autor

Título de la ponencia a presentar en el VI Congreso de la ALAF

Palabras clave

Objetivo de la presentación

Resumen (máximo de 300 palabras, letra arial, 10 puntos, no incluir gráficos o tablas, fotos, ni
referencias).

¿Cómo se relaciona esta presentación con el objetivo general del congreso?



Anexo No.7

FORO ABIERTO

El Foro Abierto es un espacio no formal ni pre-organizado, para intercambiar publicaciones,


videos, información y contactos, entre todos los asistentes al Congreso.

En el stand podrá:

1. Inscribirse para tener un tiempo y equipo necesario para:


a. Presentar una publicación, video o material recientemente producido.
b. Dar a conocer una organización, iniciativa o proyecto relacionado con los temas
del Congreso.
Límite de inscripción: Jueves 12:00pm. Publicación horario final: Jueves 2:00pm.

2. Exhibir su material y datos de contacto, o dejar copias de su material para divulgación.


3. Buscar contactos y personas en países específicos.
4. Ofrecer oportunidades laborales y/o voluntariados.

Lugar:

Stand Permanente: Martes a Viernes todo el día en el Hall del Auditorio Principal.

Sesión Videos: Jueves y Viernes de 6:00-8:00 pm en el Salón Foro Abierto.

Sesión Presentaciones Orales: Jueves y Viernes de 6:00-8:00 pm en la Maloka.

Guía general para la organización de congresos académicos 27


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No. 8a

Lima, 18 de mayo de 2010

Señores
XX
Universidad XX
Ciudad

Estimados señores,
Como presidente de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense -ALAF, me
permito presentarles nuestra asociación y comunicarles una propuesta de trabajo conjunto para
la realización del VI Congreso de la Asociación.

La asociación fue creada en el año 2004, y desde entonces sus objetivos han sido
promover el uso de la antropología y la arqueología forenses en investigaciones judiciales de
Latinoamérica; establecer criterios éticos y profesionales para la práctica de la antropología
forense que aseguren su calidad y su independencia científica; promover la capacitación de
futuros antropólogos y arqueólogos forenses latinoamericanos que ejerzan en la región y en el
extranjero; promover el desarrollo de normas forenses específicos al contexto latinoamericano;
crear un organismo de acreditación independiente para los profesionales calificados en el
campo de la antropología forense; promover mecanismos que agilicen el acceso de los
familiares de las víctimas a los procedimientos y resultados de las investigaciones forenses, de
acuerdo con las convenciones, protocolos y recomendaciones internacionales; y colaborar con
los Ministerios de Justicia locales en el mejoramiento de los procesos e investigaciones
criminales.

Adicionalmente, desde que fue conformada la asociación, los miembros de la ALAF


organizamos periódicamente el Congreso Latinoamericano de Antropología Forense, al cual
convocamos a todos los estudiantes y profesionales de esta disciplina y otras disciplinas afines
de América Latina, para que participen de este encuentro que hemos concebido como un
espacio para el intercambio de experiencias, la actualización académica y la construcción de
redes profesionales y científicas.

Para el año 2010, el Consejo Directivo de la asociación ha elegido como sede del
Congreso a Colombia. A su vez, el comité local de socios de la ALAF ha sugerido que el
Congreso se realice en Manizales, como forma de apoyar e impulsar los esfuerzos que la
Universidad de Caldas ha realizado para fortalecer la enseñanza e investigación en antropología
física y forense, y como una alternativa distinta ya que el II Congreso realizado en el año 2005
fue organizado en la ciudad de Bogotá.

Por este motivo, le manifestamos a la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales de la


Universidad de Caldas, el profundo interés de la ALAF de tener su respaldo institucional y

Guía general para la organización de congresos académicos 28


EQUITAS, Colombia, 2010


académico para la organización del VI Congreso de la Asociación Latinoamericana de
Antropología Forense, que se desarrollará entre el 26 y el 30 de octubre del año en curso.

El respaldo que muy atentamente le solicitamos, es que la Universidad sea la anfitriona


del Congreso, y que en ese sentido, nos pueda facilitar los espacios dentro de la universidad
para la realización del mismo (ver Anexo 1).

Por otro lado, en tanto que nos interesa poder contar con el respaldo académico de la
Universidad, quisiéramos poder vincular activamente al Departamento de Antropología y
Sociología, específicamente al programa de Antropología, en las discusiones temáticas que
realizaremos previamente a la realización del congreso, que serán lideradas por Juliana Gómez
y Ernesto Rodríguez, miembros de la ALAF que actualmente son parte del personal docente de
la Universidad. La Universidad como anfitriona, recibirá todos los créditos en el material de
difusión del Congreso y participará en el mismo de manera activa en las sesiones de apertura y
clausura.

Estamos seguros que la realización de nuestro Congreso en su Universidad va a


favorecer tanto el impulso de la antropología forense entre sus estudiantes y cuerpo docente,
como el posicionamiento de la Universidad como referente de esta disciplina en Colombia y en
toda América Latina.

Quedamos atentos a la respuesta que nos brinden frente a esta propuesta de trabajo
conjunto, y a todas las sugerencias de participación y coordinación que estén interesados en
plantearnos.

Cordialmente

XX
Presidente
Asociación Latinoamericana de Antropología Forense

Anexo 1:
Espacios solicitados
• Auditorio para conferencias magistrales con una capacidad para 200 personas con
equipo de proyección (video beam).
• 2 aulas para presentaciones simultáneas, con capacidad para 100 personas, con equipo
de proyección (video beam). Solicitamos que en lo posible, estas aulas sean contiguas al
auditorio principal.
• 1 sala para exhibición de posters
• 4 espacios (combinados al aire libre y en espacios cerrados) para el encuentro de saberes
de los días jueves y viernes.
• 1 laboratorio para la organización de talleres con restos óseos. Disponibilidad de 1 día,

Guía general para la organización de congresos académicos 29


EQUITAS, Colombia, 2010


20 personas.

Guía general para la organización de congresos académicos 31


EQUITAS, Colombia, 2010


• Espacio en el laboratorio a campo abierto de experimentación en arqueología y
tafonomía para la simulación de una fosa común.

Martes 26 de Oct Miércoles 27 Oct Jueves 28 Oct Viernes 29 Oct Sábado 30 Oct
Espacio permanente para exhibición de posters
8-12.30 8-9 8-10.15 8-10.15 8-12
Auditorio para Auditorio para Auditorio para Auditorio para Taller de
conferencias conferencias conferencias conferencias Arqueología de
magistrales, 200 magistrales, 200 magistrales, 200 magistrales, 200 fosas comunes
personas. personas. personas. personas. (espacio a
campo abierto)
10-12.30 10.30-12.39 10.30-12.39
Mesas de trabajo Mesas de trabajo Mesas de trabajo
simultáneas, 2 simultáneas, 2 simultáneas, 2
aulas, 100 aulas, 100 personas aulas, 100
personas c/u. c/u. personas c/u.
ALMUERZO ALMUERZO ALMUERZO ALMUERZO
2-3 2-6 2-6 2-4 2-6
Conferencia Conferencia Conferencia Auditorio para Taller de
magistral, 1 magistral y magistral y conferencias trauma:
auditorio para 200 presentaciones presentaciones magistrales, 200 laboratorio de
personas. orales, 1 auditorio orales, 1 auditorio personas. osteología, para
para 200 para 200 personas. 20 personas.
3-6 personas. 4-6
Presentaciones Mesas de trabajo 2-6
Simultáneas, 2 simultáneas, 2 Taller de
aulas, 100 personas aulas, 100 desastres
c/u. personas c/u. masivos, 1 aula
para 50
personas.
6-8 6-8 ASAMBLEA
4 espacios (2 aire ALAF
libre, 2 salones), Aula para 50
para encuentro de personas
saberes.
6-8
4 espacios (2
aire libre, 2
salones), para
encuentro de
saberes.

Guía general para la organización de congresos académicos 30


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.8b

Bogotá, 27 de septiembre de 2010

A QUIEN PUEDA INTERESAR

La Asociación Latinoamericana de Antropología Forense – ALAF- es una asociación civil sin


fines de lucro que busca establecer criterios éticos y profesionales para el ejercicio de la
Antropología Forense, promover la oficialización del uso de la Antropología y Arqueología
forense en la investigación de graves violaciones a los Derechos Humanos en América Latina, y
promover la acreditación de los profesionales en la disciplina a través de la creación de un
directorio independiente, entre otros objetivos.

Por medio de la presente queremos extenderle una cordial invitación a participar como
ponentes a las DRA. XX y DRA. XX, peritos forenses del Programa XX, en el VI Congreso
Latinoamericano de Antropología Forense, que será realizado entre el 26 al 30 octubre del año
en curso, en la ciudad de Manizales, Colombia.

Las ponencias con las que se presentarán las peritos arriba mencionadas se titulan:
- XX
- XX

La inversión para la inscripción al congreso es la siguiente:


Socios plenos ALAF US$ 35.00
No socios ALAF US$ 50.00

Este año, el comité organizador del congreso ha propuesto una programación especial que se
enfoca en el fortalecimiento de la ALAF como un gremio que facilite la unificación de criterios éticos,
profesionales y técnicos para el ejercicio de la disciplina. El programa incluye diferentes mesas de
trabajo en las que se busca discutir cómo se debería desarrollar la antropología forense en los
diferentes países de Latinoamérica, además de socializar los problemas que afrontan
profesionales y organizaciones para llevar a buen término las investigaciones. En este sentido, el
congreso se convierte en un espacio para intercambiar ideas y para crear una visión común para
el futuro de la disciplina en la región.

La estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a
dos objetivos. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar
experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo,
para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la
consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las
experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento
de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios
en los que se ven involucrados.

En este sentido, el VI congreso abarca las siguientes modalidades de trabajo:

Guía general para la organización de congresos académicos 31


EQUITAS, Colombia, 2010


1. Conferencias magistrales: a cargo de profesionales reconocidos en diferentes áreas de la
antropología forense que dan inicio a las sesiones técnicas o de discusión.

Guía general para la organización de congresos académicos 32


EQUITAS, Colombia, 2010


2. Sesiones técnicas: espacios destinados a las presentaciones orales previamente
evaluadas por el comité de lectura, de acuerdo a las siguientes temáticas:
• Tafonomía
• Investigación preliminar y recuperación
• Osteopatología y trauma
• Identificación humana
3. Sesiones especiales: espacios de discusión de temas de actualidad de importancia
regional, donde se realizarán dos actividades: panel de expertos y presentaciones orales
relacionadas con el tema. Las dos sesiones especiales son las siguientes:
• El rol del perito forense ante cortes locales e internacionales en casos de graves
violaciones a DDHH y DIH.
• Desastres masivos
• Trabajo forense, perspectiva psicosocial y memoria
4. Mesas de trabajo: se conciben como espacios donde un moderador y varios facilitadores,
a través de una metodología previamente establecida, motivan a los participantes a
debatir y construir documentos de trabajo que la ALAF podrá retomar en su proceso de
construcción de estándares, en torno a los siguientes temas:
• Revisión de protocolos de trabajo
• Principios éticos
• Certificación de profesionales
5. Presentación de posters: espacio para la exhibición y presentación de los posters por
parte de sus autores, de acuerdo a la selección realizada por el comité de lectura.
6. Foro Abierto: espacios de compartir de todos los participantes del congreso, donde se
podrán exhibir publicaciones, mostrar videos, hacer muestras culturales, etc.

En este congreso esperando la participación de representantes de varias organizaciones


internacionales, entre las que se encuentra el Equipo Argentino de Antropología Forense, la
Fundación de Antropología Forense de Guatemala, el Equipo Peruano de Antropología
Forense, el Grupo de Investigación en Arqueología Forense de Uruguay, y el Comité
Internacional de la Cruz Roja.

Es muy importante contar con la participación de profesionales del gremio que aporten en el
fortalecimiento de herramientas para el ejercicio de la antropología forense en América Latina.

Esperamos contar con su asistencia.

XX
Secretaria Consejo Directivo

Guía general para la organización de congresos académicos 33


EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No.8c

Asociación Latinoamericana de Antropología Forense

20 de Julio de 2010
________________ _________ ___________

Dres.
XX
Comité de Acreditación
Asociación Latinoamericana de Antropología Forense –ALAF-
Ciudad

Estimados colegas:
Como es de su conocimiento, el VI Congreso de la ALAF será realizado en la ciudad de
Manizales, Colombia, los próximos 26 a 30 de octubre de 2010. El congreso ha sido titulado
Somos ALAF: Construimos Principios. Herramientas para el fortalecimiento del ejercicio de la
Antropología forense en América Latina. Este temática para el congreso fue escogida con el fin
de dar continuidad a las temáticas previas que han estado enfocadas en el tema de
estandarización y acreditación.

Así, la estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta
a dos objetivos principales. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para
intercambiar experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y
segundo, para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la
consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las
experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento
de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios
en los que se ven involucrados.

En este marco, además de las modalidades de trabajo tradicionales de presentaciones orales y


de posters, entre otros, el programa contempla la realización de Mesas de trabajo, que han sido
concebidos como espacios en los que se fomente la reflexión, el debate y el trabajo sobre los
siguientes temas:
• Estandarización conceptual
• Principios éticos
• Certificación de profesionales

Guía general para la organización de congresos académicos 34


EQUITAS, Colombia, 2010


Con relación a la última mesa de trabajo de “Certificación de profesionales”, el comité
organizador local del congreso, quiere hacerles una invitación para que:

Guía general para la organización de congresos académicos 35


EQUITAS, Colombia, 2010


1. Presenten al pleno del congreso la propuesta inicial que tengan como comité de
acreditación para el proceso de certificación de profesionales.
2. Dirijan una mesa de discusión sobre la propuesta presentada.

Hemos planeado dentro de la agenda del congreso que esta jornada de trabajo se realice
durante el último día (viernes 29 de octubre), entre las 2 y las 6 de la tarde. La propuesta que les
planteamos es que realicen una exposición magistral de la propuesta construida por el Comité
de Acreditación (una hora y media), y que posteriormente, coordinen un trabajo por grupos, en
los que los participantes del congreso debatan y den aportes a la propuesta presentada por
ustedes (2 horas).

Creemos que este trabajo puede ser de gran importancia para nutrir el trabajo adelantado por
ustedes como comité de acreditación, y para nutrir con las inquietudes y aportes de los demás
profesionales participantes del congreso y miembros de la ALAF, el proceso que se pretende
impulsar.

Como reconocimiento a su participación en este evento, la ALAF aportaría sus pasajes aéreos
desde su ciudad de origen hasta la ciudad de Manizales, además del alojamiento, alimentación
e inscripción al Congreso.

Esperamos muy sinceramente que acepten esta invitación que les hacemos, y que Manizales sea
el espacio en el que podamos retomar estas iniciativas que hemos querido impulsar desde la
asociación.

Esperamos darle la bienvenida en Manizales,

Cordialmente,

Comité Organizador Local


VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense
Asociación Latinoamericana de Antropología Forense -ALAF-

Guía general para la organización de congresos académicos 36


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.8d

Asociación Latinoamericana de Antropología Forense


22 de septiembre de 2010
________________ _________ ___________

Señores
XX
Ciudad

Estimados Señores:

En nombre del Comité Directivo de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense y


del comité organizador local del VI Congreso de la asociación, queremos extenderle una cordial
invitación a participar en nuestro encuentro anual que hemos titulado Somos ALAF:
Construimos Principios. Herramientas para el fortalecimiento del ejercicio de la Antropología
forense en América Latina, el cual tendrá lugar en la ciudad de Manizales, Colombia, del 26 al
30 de octubre de 2010.

La estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a
dos objetivos. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar
experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo,
para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la
consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las
experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento
de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios
en los que se ven involucrados.

En este sentido, dentro del programa quisiéramos invitarlos muy especialmente a ser parte de la
sesión especial que tendremos sobre Cuidado psicosocial a expertos forenses, que tendrá lugar el día
viernes 29 de octubre, en las horas de la mañana. En este espacio quisiéramos que ustedes
pudieran dar una conferencia sobre la importancia del autocuidado de los equipos forenses.

Como reconocimiento a su participación en este evento, la ALAF aportaría los pasajes aéreos de
un (1) miembro de su organización que pueda asumir la responsabilidad de estas dos
actividades. Este pasaje será cubierto desde su ciudad de origen hasta la ciudad de Manizales y
viceversa, costos de alojamiento por una noche, y alimentación de dos días.

Esperamos muy sinceramente que acepten nuestra invitación y que podamos contar con su
presencia en nuestro VI Congreso. Para la ALAF será un honor contar con su invaluable aporte
para el éxito de este evento.

Esperamos darle la bienvenida en Manizales,

Cordialmente,
XX

Guía general para la organización de congresos académicos 37


EQUITAS, Colombia, 2010


Secretaria

Guía general para la organización de congresos académicos 38


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.8e

Asociación Latinoamericana de Antropología Forense


Latin American Association of Forensic Anthropology
Dr.XX
June 23th 2010
_______ ____ ____ ____ ____ ____ _

Dear Dr. XX,

The Latin American Association of Forensic Anthropology –ALAF- is a non-profit organization that aims
at establishing ethical and professional criteria to improve the exercise of the discipline across the
continent; promoting the use of forensic anthropology and archaeology in the investigation of grave
Human Rights abuses; and the certification process of forensic anthropologists.

On behalf of ALAF, we would like to extend you a formal invitation to participate as speaker at the
upcoming 2010 VI ALAF Conference named “We are ALAF: We Build Principles. Tools for
strengthening the Forensic Anthropologists Professional Activity in Latin America”, to be held in
Manizales, Colombia, on October 26 – 30, 2010. The Conference is sponsored by XX and XX.

This year, the host Committee has proposed a special program that focuses on the importance of
strengthen the unification of professionals to reach agreements on ethical, professional and technical
matters. The program includes special task-forces sessions to discuss how forensic anthropology has been
developed in different countries in Latin America, and the weaknesses and difficulties professionals and
organizations have had to carry out proper scientific works. In this sense, this Conference will be an
opportunity for the international community to exchange ideas and develop a common vision for the
future of the discipline in the region.

The conference will be structured in six modalities: technical sessions, panels, taskforces, oral
presentations, posters and workshops. Within this agenda, we would like you to:

• Introduce the technical session regarding XX


• Give a 3 hour workshop on XX

In appreciation of your agreement to provide an invited talk, ALAF would provide the cost of an
economy class airfare from your home institution to the conference, hotel accommodations during the
conference, meals and free registration to the conference.

We sincerely hope that you will be able to accept this invitation. It is a privilege for our Association to
count on your valuable contribution to the discipline and we hope you will join us in making the VI
ALAF Conference a success.

We look forward to welcoming you to Manizales.

Yours sincerely,

Colombian Delegation and Chair of the VI ALAF-Conference


Latin American Association of Forensic Anthropology

Guía general para la organización de congresos académicos 39


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.8f

Presentación de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense –


ALAF-

La Asociación Latinoamericana de Antropología Forense (ALAF) es una asociación civil


sin fines de lucro, que busca establecer criterios éticos y profesionales para el ejercicio de la
Antropología Forense, promover la oficialización del uso de la Antropología y Arqueología
forense en las investigaciones judiciales en América Latina, promover la acreditación de los
profesionales en Antropología Forense a través de la creación de un directorio independiente
entre otros objetivos.

La ALAF se constituyó en Febrero de 2003 y se estableció formalmente en agosto de


2004 en la ciudad de Guatemala. La asociación está patrocinada por el Equipo Argentino de
Antropología Forense (EAAF), el Equipo Peruano de Antropología Forense (EPAF), la Oficina
de Derechos Humanos del Arzobispado de Guatemala (ODHAG), el Centro de Análisis forense
y Ciencias Aplicadas (CAFCA) y la Fundación de Antropología Forense de Guatemala (FAFG)
y la Asociación Colombiana de Antropología Forense (ACAF).

La ALAF cuenta en la actualidad con un total de 113 socios entre miembros plenos,
adherentes y estudiantes. Los socios provienen de Argentina, Colombia, Guatemala, Perú,
Chile, Bolivia, México, Uruguay, Venezuela, Panamá, España, Austria y Estados Unidos.

Los Miembros del Comité Directivo para el periodo 2009 – 2010 son:

XX – Presidente (Peru)
XX – Vice-Presidente (Uruguay)
XX– Secretaria (Colombia)
XX – Vocal (Guatemala)

Congresos realizados
La ALAF ha organizado cinco congresos desde su fundación. En febrero de 2003,
gracias a la generosidad de Cat y Henry Butcher y de Austin College, todos ellos de Sherman
(Texas), y a la subvención de Open Society Institute, un grupo de 17 profesionales pudo
reunirse durante cinco días, fundando ALAF, y desarrollando los estatutos y reglamentos de la
asociación.
En julio de 2004 se llevó a cabo el segundo congreso en la ciudad de Antigua, Guatemala
al cual asistieron más de 110 científicos forenses, y se presentaron 39 ponencias. Los asistentes
pudieron también cursar un taller especial de una jornada sobre traumas óseos, impartido por
el Dr. Steve Symes. El tercer encuentro de la ALAF reunió a más de 170 científicos forenses y
estudiantes en la que se presentaron 58 trabajos científicos en setiembre de 2005. En esa
ocasión, el Dr. Douglas Ubelaker del Smithsonian Institute impartió un taller de dos jornadas,
“Actualización de patrones de antropología forense”.
El cuarto congreso se celebró en Lima, Perú en abril de 2008 con una concurrencia de
más de 250 personas y la presentación de 48 ponencias. Finalmente, el año 2009, el Congreso
fue realizado en la ciudad de Buenos Aires, donde se planteó como tema del congreso la
uniformización de los estándares de la investigación antropológica-forense en América Latina,
donde se contó con más de 200 participantes.

Guía general para la organización de congresos académicos 37


EQUITAS, Colombia, 2010


VI Congreso de la ALAF - 2010
El sexto congreso de nuestra asociación se llevará a cabo entre el 26 y 30 de Octubre de
2010 y tendrá como sede la ciudad de Manizales, Colombia. Esta sede ha sido escogida dada
la importancia que han cobrado las ciencias forenses, en especial la antropología, en los
procesos de búsqueda de las personas desaparecidas, y otras graves violaciones a los
Derechos Humanos.
El congreso en Colombia tiene como objetivo consolidar el proceso de agremiación de los
profesionales de la antropología forense en América Latina a través de la ALAF, y construir de
acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan la unidad de
criterios para la actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos
forenses se vean involucrados. En este sentido, el Congreso tendrá tres mesas de trabajo,
orientadas a la discusión de:
• Estándares técnicos de trabajo
• Principios éticos de trabajo
• Certificación de profesionales

Adicionalmente se contará con tres sesiones especiales sobre el papel del antropólogo
forense como perito ante cortes locales e internacionales en casos de graves violaciones a los
Derechos Humanos, atención de Desastres Masivos y trabajo forense con perspectiva
psicosocial.

El congreso estará dirigido a los profesionales, estudiantes, público en general e


interesados en la antropología forense y en las temáticas específicas del congreso.

Guía general para la organización de congresos académicos 38


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.9
Ref. APOYO FINANCIERO

Bogotá, 12 de Septiembre de 2010

Dra.
XX
Gerente Programa Derechos Humanos
USAID
Ciudad

Cordial Saludo.

EQUITAS es una organización científica y humanitaria, sin ánimo de lucro, que brinda a
las familias víctimas de violaciones graves, masivas o sistemáticas de los derechos humanos y
en conflictos armados, contribuciones científicas e independientes para el avance de sus casos,
además de empoderarlas y acompañarlas durante este proceso.

EQUITAS es la organización anfitriona VI Congreso Latinoamericano de Antropología


Forense, que se llevará a cabo en Manizales, del 26 al 30 de Octubre de 2010, quiere invitarle a apoyar
la financiación de este importante evento.

La Asociación Latinoamericana de Antropología Forense ha organizado cinco congresos


latinoamericanos de antropología forense durante los años 2003 (Sherman, Texas), 2004
(Antigua, Guatemala), 2005 (Bogotá, Colombia) y 2008 (Lima, Perú), 2009 (Buenos Aires,
Argentina). En ellos se puso de manifiesto el desarrollo científico de la disciplina alcanzado en
los últimos años, convirtiéndose en un espacio irremplazable de discusión y de debate
académico, de intercambio de experiencias entre los investigadores, de estandarización de
protocolos, métodos y técnicas de trabajo, de exposición de las realidades nacionales y de
generación de iniciativas de investigación en proyectos multinacionales conjuntos.

El objetivo principal de este VI Congreso en Colombia es consolidar el proceso de


agremiación de los profesionales de la antropología forense en América Latina a través de la
ALAF, y construir de acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que
permitan la unidad de criterios para la actuación en los procesos judiciales o humanitarios en
los que los antropólogos forenses se vean involucrados.

El Congreso contará con la participación de patólogos, antropólogos y otros científicos


forenses de diversos países latinoamericanos, así como de la nombrada organización Physicians
for Human Rights y el Comité Internacional de la Cruz Roja, y cuenta con el apoyo financiero
de la Cooperación Canadiense y la Universidad de Caldas. Se espera en este evento fortalecer la
formación académica de profesionales y la producción científica, lo que ayudará a ampliar,
analizar y definir nuevos parámetros dentro de la teoría y las prácticas de la antropología.

Guía general para la organización de congresos académicos 39


EQUITAS, Colombia, 2010


Para el comité local es un honor haber sido escogido nuevamente como país anfitrión,
dada la importancia que ha cobrado la disciplina en el contexto del conflicto armado del país.

Adjunto encontrarán una presentación de la ALAF que incluye información sobre el


congreso y la agenda académica del mismo.

Para cualquier información adicional, no dude en ponerse en contacto con: XX al


teléfono XX, o al correo electrónico: vicongresoalaff@gmail.com, o al celular XX.

Agradecemos su atención a la presente y esperamos contar con su valioso aporte.

Atentamente,

XX
Coordinador Técnico

Guía general para la organización de congresos académicos 40


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No. 10

Bogotá, Septiembre 01 de 2010

Sr. XX
Mercadeo
XX
Ciudad

Cordial Saludo.

XX es la organización anfitriona VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense,


que se llevará a cabo en Manizales, del 26 al 30 de Octubre de 2010.

Este importante Congreso contará con la participación de patólogos, antropólogos y


otros científicos forenses de diversos países latinoamericanos, así como de la nombrada
organización XX y el XX, y cuenta con el apoyo financiero de la XX y XX. Se espera en este
evento fortalecer la formación académica de profesionales y la producción científica, lo que
ayudará a ampliar, analizar y definir nuevos parámetros dentro de la teoría y las prácticas de la
antropología.

Nos gustaría contar con su patrocinio para ofrecer una copa de vino XX para
aproximadamente 200 personas, en el Centro de Convenciones el Recinto del Pensamiento en la
ciudad de Manizales, para el día 26 de Octubre de 6 a 8 p.m. Si fuera posible, nos encantaría
contar con algún grupo musical durante el evento.

Para cualquier información adicional, no dude en ponerse en contacto con: XX al


teléfono XX, o al correo electrónico: vicongresoalaff@gmail.com, o al celular XX.

Agradecemos su atención a la presente y esperamos contar con su valioso aporte.

Atentamente,

XX
Coordinador Técnico

Guía general para la organización de congresos académicos 41


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No. 10
Anexo No. 11
VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGIA FORENSE
CRONOGRAMA DE COMPRA DE TIQUETES
TIQUETES INVITADOS INTERNACIONALES
Días de $ del
Pais de Nº Fecha de Precio del Trayecto 1 Hora Trayecto 2 Hora alojamie Alojamie
Nombre Procedencia Pasaporte nacimiento tiquete (llegada) Fecha aprox (regreso) Fecha aprox nto nto Financia

TIQUETES NACIONALES DE INVITADOS Y COMITÉ ORGANIZADOR


Fecha de
vencimient Días de $ del
Nº o de Precio del Trayecto 1 Hora Trayecto 2 Hora alojamie Alojamie
Nombre Membresia Pasaporte pasaporte tiquete (llegada) Fecha aprox (regreso) Fecha aprox nto nto Financia

Guía general para la organización de congresos académicos 42


EQUITAS, Colombia, 2010
Anexo No.12
CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGÍA FORENSE
Cronograma de Actividades
Organización Logística Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
Respons
Actividad able 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
I. PRE-CONGRESO
PLANEACION
Diseño propuesta del Congreso (año anterior)
Formación equipo de trabajo x x x x x x
a. Organización Académica 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Convocar comité académico local x x
Definicion de agenda academica del congreso x x x x x x x x
Convocatoria y comunicados y recopilacion de
ponencias x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Selección de ponencias x x x x x x x x x x
Definicion de invitados especiales y envio de
cartas de invitacion x x x x x x x x x x x x x x
b. Gestión financiera y administrativa 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Cartas de solicitud de apoyo y presupuesto x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Elaboracion de cronograma de actividades x x x x x x x x
Asesoria contable y financiera x x x x x x x x x x x x x x x x x
Seguimiento a propuestas de financiacion x x x x x x x x x x x x x x x x x x
c. Organización logística 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Diseño imagen del Congreso y envio
comunicaciones x x x x
Coordinacion preinscripciones x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Coordinacion talleres y preinscripciones x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Definicion y coordinacion lugar del evento x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Definicion y coordinacion alojamiento para
participantes x x x x x x x
Coordinacion pasajes y alojamiento invitados x x x x x x x x x x x x
Coordinacion transportes terrestres x x x x x x
Coordinacion equipos y traduccion simultanea x x x x x x

Coordinacion actividades culturales e integracion x x x x x x x x x x x


II. CONGRESO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Coordinacion proceso de inscripciones x x x x
Coordinacion academica de la agenda x x x x
Coordinacion logistica y voluntarios x x x x
Coordinacion administrativa y financiera x x x x
Coordinacion medios de comunicación x x x x
Punto de informacion x x x x
III. POST-CONGRESO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pago a proveedores x x x x x x x x
Informes para financiadores x x x x
Informes para Comité Directivo ALAF x x x x
Sistematizacion evaluacion del congreso x x x x
Agradecimientos a invitados y participantes x x x x
Produccion de memorias del Congreso (meses
posteriores)
ANEXO NO.15

DESCRIPCION DE TALLERES
Taller # 1: Principios de excavación arqueológica en contextos forenses

• Instructores: Equipo Peruano de Antropología Forense.


• Objetivo del taller: brindar herramientas básicas en arqueología forense para la
excavación de enterramientos relacionados con graves violaciones a los Derechos
Humanos.
• Metodología: teórico-práctica. Se contará con enterramientos simulados para la práctica
de excavación y registro.
• Público: dirigido al público en general. No se requieren conocimientos previos en
arqueología.
• Duración: 2 días. El taller se realizará el viernes 29 y sábado 30 de octubre.
• Inversión: 30 USD.
• Cupo: 30 personas.

Taller # 2: Análisis de trauma óseo producido por mecanismo cortante y


cortocontundente.

• Instructor: XX
• Objetivo del taller: afianzar conocimientos en el análisis diferencial de marcas de corte
producido por mecanismos cortantes y cortocontundentes, que pueda ser aplicado a
casos de desmembramiento, entre otros.
• Metodología: teórico-práctico.
• Público: profesionales con experiencia en análisis de traumatismos óseos.
• Duración: 4 horas. El taller se realizará el viernes 29 de octubre en las horas de la tarde.
• Inversión: 15 USD.
• Idioma: el taller será dictado en inglés y se contará con ayuda de un traductor. Sin
embargo es recomendable tener conocimientos básicos de inglés.
• Cupo: 30 personas.

Taller # 3: Introducción al análisis de trauma

• Instructor: XX
• Objetivo del taller: brindar elementos básicos para el análisis de trauma que permitan
diferenciar los distintos mecanismos de generación de lesiones (contundente, cortante,
impacto de proyectil de arma de fuego, alteraciones térmicas), e identificar el momento
de ocurrencia de la lesión (antemortem, perimortem, postmortem).
• Metodología: charla magistral con ayudas audiovisuales.
• Público: estudiantes y profesionales sin experiencia en análisis de trauma.
• Duración: 4 horas. El taller se realizará el sábado 30 de octubre en las horas de la
mañana.
• Inversión: 10 USD.
• Idioma: el taller será dictado en inglés y se contará con ayuda de un traductor. Sin
embargo es recomendable tener conocimientos básicos de inglés.
• Cupo: 50 personas.


ANEXO NO.16

FORMA TO DE PREINSCRIPCIÓN

D i l igencie e l forma to en su tot a l id a d, marcando con una X su elección. La información envi ad a es


import ante para l a adecuada organiz ación del congreso.

INFORMACIÓN GENERAL

Por fa vor, escriba su nombre t a l y como desea que apa rezca en el cert i f ic ado

Nombres:

Apellidos:

Profesión:

E-mail:

País:

Lugar de trabajo:

Dirección de correspondencia:

Ciudad:

Correo electrónico:

Teléfonos:

ESTATUS DENTRO DE LA ALAF

¿Es miembro de ALAF? Sí No

Tipo de membresía:

Socio pleno Socio estudi ante Socio ad herente

Guía general para la organización de congresos académicos 45


EQUITAS, Colombia, 2010


INFORMACIÓN ADICIONAL5

¿Desea incluir e l a lmuerzo en el lugar del evento? Si No


Este serv ic io tendrá un costo ad iciona l de $25 US D que
cubrirá e l a lmuerzo de los 5 dí a s de durac ión del
congreso6
¿Desea hospeda rse en el Recinto de l Pensamiento y/o Si No
en a lojamiento de l a cadena de Hote les Este l a r ?
Ver t ar i f as de a lojamiento en el documento anexo Cuá l?

______________________

¿Desea que el comité organiz ador a yude en l a reserv a Si No


de su hospedaje en l a cadena de Hote les Este l a r o en
otro de los sugeridos por el comité organiz ador?
¿Est a r í a interesado en tomar e l serv ic io de tr ansporte Si No
ofrecido por el Congreso par a e l despl a z amiento
Centro de Maniz a les – Recinto de l Pensamiento, y
v iceversa ?
¿Desea que el comité organiz ador a yude su trámi te de Si No
t iquete aéreo Bogotá -Maniz a les? 7
Ciudad de origen

Fec h a de v i aje h ac i a Maniz a les

Fec h a de regreso h aci a su ciudad de origen

¿Desea que le sea env i a do a lgún otro t ipo de informac i ón con rel ac ión a l congreso?


























































5
La información aquí solicitada es fundamental para garantizar una permanencia cómoda y sin contratiempos para usted. Le
pedimos que las opciones que marque sean mantenidas o que se nos informe oportunamente los cambios realizados para garantizar
un desarrollo exitoso del evento.
6
 El Recinto del Pensamiento (www.recintodelpensamiento.com), lugar donde se desarrollará el evento, cuenta con servicio de
restaurante tipo buffet. Recomendamos tomar este servicio, ya que el lugar se encuentra fuera del perímetro urbano de la ciudad de
Manizales, lo que implica que las personas que no deseen tomarlo deberán asumir su desplazamiento hasta el centro de la ciudad y
el regreso para las sesiones de la tarde. Los $25 USD adicionales deberán ser cancelados junto con la inscripción al evento y no serán
reembolsados ante un cambio posterior.

7
 La organización del congreso ha establecido un convenio con la aerolínea Aires (www.aires.aero) para los trayectos Bogotá-
Manizales, con el fin de obtener tarifas especiales. En caso de que esté interesado en que ayudemos con su trámite, deberá enviarnos
este formulario de preinscripción antes del 30 de agosto de 2010. Las solicitudes enviadas con posterioridad a esta fec ha no podrán
ser tenidas en cuenta para el trámite de tiquetes aéreos.


Guía general para la organización de congresos académicos 46


EQUITAS, Colombia, 2010


Observac iones y comentar ios adic iona les

Guía general para la organización de congresos académicos 47


EQUITAS, Colombia, 2010


ANEXO NO.17
GUIA HOTELERA
Manizales, Colombia.

Hotel Estelar – Recinto del Pensamiento

TIPO HABITACION SENCILLA DOBLE TRIPLE.

Estándar $ 101.000 $63.000 $ 50.400

Tarifas por persona por noche

Incluyen: Desayuno Buffet. Por efectos tributarios, aparecerá desglosado en la factura.

No Incluyen: Impuestos del 10% de alojamiento, impuestos del 16% de Alimentos & Bebidas,
seguro Hotelero - $7.800 por persona por noche.

Datos de contacto: (57 (6)) 874 7494 Fax: 889 7070

Hotel Estelar – Las Colinas

TIPO HABITACION SENCILLA DOBLE TRIPLE.

Estándar $ 129.000 $ 82.000 $ 66.400

Tarifas por persona por noche

Incluyen: Desayuno Buffet. Por efectos tributarios, aparecerá desglosado en la factura.

No Incluyen: Impuestos del 10% de alojamiento, impuestos del 16% de Alimentos & Bebidas,
seguro Hotelero - $7.800 por persona por noche.

Datos de contacto: (576) – 8842009

Hotel Estelar – El Cable

TIPO HABITACION SENCILLA DOBLE

Estándar $ 135.000 $ 85.000

Tarifas por persona por noche

Incluyen: Desayuno Buffet, Cena Ligera Por efectos tributarios, aparecerá desglosado en la
factura.

Guía general para la organización de congresos académicos 48


EQUITAS, Colombia, 2010


No Incluyen: Impuestos del 10% de alojamiento, impuestos del 16% de Alimentos & Bebidas,
seguro Hotelero - $7.800 por persona por noche.

Beneficios Adicionales: Uso Gimnasio.

Datos de contacto: (576) – 8842009

Hotel Bella Montaña

TIPO HABITACION SENCILLA DOBLE TRIPLE.

Estándar $ 65.000 $ 90.000 $ 66.400

Incluyen: Llamadas locales, T.V. por cable, desayuno. tipo americano, internet inalámbrico
banda ancha, IVA.

Datos de contacto: CARRERA 23 Nª 21-57 Manizales, Caldas, Colombia


Teléfono: (57) (6) 8840729 E-MAIL: bellamontana@hotelesmanizales.com

Hotel Colonial

TIPO HABITACION SENCILLA DOBLE TRIPLE. CUADRUPLE

Estándar $ 55.000 $ 40.000 $ 30.000 $ 25.000

Incluyen: Llamadas locales, T.V. por cable, internet inalámbrico banda ancha, IVA.

Datos de contacto: Cr 22 # 18-38 Centro, Caldas, Manizales - Teléfono: (57) (6) 8721814, (57) (6)
8721813

Nota aclaratoria: El participante se hace responsable del costo del hospedaje y de su elección.

Cordialmente,

Comité Organizador Local


VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense
Manizales, Colombia

Guía general para la organización de congresos académicos 49


EQUITAS, Colombia, 2010

Anexo No.18

FORMATO DE REQUERIMIENTOS PARA TALLERES

Nombre del taller:

Nombre del conferencista:

Requerimientos para el taller (por favor realice un listado especifico de las necesidades
logísticas, de equipos y demás requerimientos que considere necesarios para el taller,
ejemplo: Numero de palas, numero de palustres, etc.):

Requerimientos de espacios

Guía general para la organización de congresos académicos 50


EQUITAS, Colombia, 2010


Duración del taller

Guía general para la organización de congresos académicos 51


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.20

RESUMENES DE LOS TRABAJOS CIENTÍFICOS PRESENTADOS


SESIÓN TÉCNICA 1: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Y RECUPERACIÓN. CAPACITACIÓN EN
ANTROPOLOGÍA FORENSE
ANTROPOLOGÍA SOCIAL PARA LA ANTROPOLOGÍA de la problemática de conflicto armado en la que se ha visto
FORENSE: ANOTACIONES SOBRE LA EXPERIENCIA inmersa Colombia en las últimas décadas. Estas metodologías
PERUANA DESDE EL ESTADO. Iván Rivas Plata Caballero. geofísicas han permitido mejorar la exactitud en la ubicación y
posterior exhumación de restos humanos. En este trabajo se
Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Ministerio
presenta un diseño metodológico de prospección arqueológica
Público, Lima. Perú. basado en la lectura y análisis de registros electromagnéticos
inducidos. Para tal finalidad se elaboro un escenario hipotético en
absilara@yahoo.f rEl Equipo Forense Especializado (EFE) del la granja tesorito de la universidad de caldas, en la ciudad de
Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses del Perú se Manizales. El escenario incluye acumulaciones de restos óseos y
encuentra encargadode la investigación antropológico forense de los elementos de uso diario como telas, plásticos y accesorios
casos denunciados ante el Ministerio Público que evidenciaban metálicos, con el fin de acercarnos a un modelo de la realidad y
graves violaciones de los Derechos Humanos acontecidas entre los poner a prueba la pertinencia de las técnicas electromagnéticas en
contextos forenses. Con el anterior diseño experimental, se busca
años 1980-2000, décadas en las cuales el Perú se vio afectado por un
poner a prueba la pertinencia del método geofísico en la detección
conflicto interno Los principales afectados fueron los peruanos más de enterramientos clandestinos (contextos forenses)
inermes: campesinos quechuas monolingües y bilingües, pobres y
pobres extremos de las áreas marginales de las ciudades y en grado
menor algunos grupos nativos amazónicos. La presentación
sistematiza la experiencia del EFE y la construcción de un
procedimiento de intervención antropológico-social adaptado a la
realidad peruana. Desde una perspectiva histórica, la clasificación, EXHUMACION Y RECUPERACION DE CUERPOS DE UNA
examen y análisis de los protocolos y fichas AM; las entrevistas con MANERA ATIPICA Angélica Cárdenas Cervantes Procuraduria
los actores involucrados (familiares, peritos y fiscales) y la revisión General de Justicia del Estado de Morelos, Mexico
de las fuentes publicadas, constituyen los insumos de la ponencia. El
propósito es plantear un modelo de intervención antropológicosocial
aplicable en el contexto peruano, algunos de cuyos elementos angy_cardenas@hotmail.com
pueden ser adecuados para utilizarse en realidades latinoamericanas Conocimiento de la localización de varios cuerpos dentro de un
similares a la nuestra. Las exigencias formales en la investigación respiradero de una mina clausurada; a una profundidad de más
fiscal, así como las peculiaridades culturales de las poblaciones de cincuenta metros, teniendo su acceso al interior de
involucradas definieron aproximadamente un metro de diámetro de manera irregular,
una investigación forense preliminar cuyos objetivos fueran: Ofrecer a bajando por medio de cuerdas, correspondiendo a un espacio de
la autoridad fiscal hipótesis sobre la posible secuencia de los hechos tres por tres metros de diámetro, sin iluminación natural, con
además de entregar a los antropólogos forenses una información ventilación por filtración, a baja temperatura y mucha humedad.
minuciosa que les permita tanto la identificación como la Se tuvieron a la vista varios cuerpos amontonados en diferentes
determinación de la causa de muerte de las víctimas. Considérese en posiciones, en diversos periodos de putrefacción, anegados dentro
este caso que se trata de procedimientos científicos que se encuentran de un recipiente natural de agua filtrada. Se tuvo que modificar los
en un campo intermedio entre las ciencias sociales y forenses. métodos convencionales de recuperación de cuerpos,
adecuándolos a la situación existente, por lo que su recuperación
fue lenta. Se presento el inconveniente de su acceso a la parte
superior , por lo que se opto por introducirlos dentro de un tambo
(bote), estando en la superficie se colocaron dentro de bolsas
DISEÑO METODOLÓGICO DE UNA PROSPECCIÓN plásticas con cierre para su individualización, marcaje y traslado al
ARQUEOLÓGICA FORENSE, BASADO EN EL ANÁLISIS anfiteatro; recuperándose un total de 52 cuerpos completos. Ya en
DEREGISTROS ELECTROMAGNÉTICOS Dalila Viviana el anfiteatro se realizo el estudio de individual de cada cuerpo
Herrera Villegas, Cristina Corredor Mejía. Grupo de tomándose muestras para estudios de ADN, datos odontológicos,
Investigación en Geoarqueología GIGA Universidad de Caldas, prendas de vestir, tatuajes, cicatrices o fracturas, así como registros
Manizales, Colombia fotográficos de todo lo observado, anotándose en una ficha
cristinacorredormejia@gmail.com individual.se entrevistaron a 62 presuntos familiares, a los cuales
Desde hace ya más de diez años se vienen implementando diferentes se les tomo muestras para ADN, mismas que se están procesando
metodologías de prospección geofísica en arqueología forense para la actualmente. Identificándose por medios físicos 10 cadáveres hasta
detección de enterramientos clandestinos, resultado
el momento.

Guía general para la organización de congresos académicos 52


EQUITAS, Colombia, 2010


 LONQUÉN: ANÁLISIS INTEGRADO DE UN CASO DE


CAMBIOS METODOLÓGICOS DE EXCAVACIÓN EN LOS

 Fundación
OSARIOS DEL CEMENTERIO LA VERBENA Claudia Rivera
Anexo
Fernández No.20de Antropología Forense de Guatemala –
RESTOS MEZCLADOS Marisol Intriago Leiva Servicio Médico
Legal de Chile
FAFG
claudia.rivera@fafg.org
mintriago@sml.cl
Desde el año 2004 la FAFG localizó en el Cementerio La Verbena, en
En 1978, tras una denuncia anónima al Arzobispado de Santiago,
la Ciudad de Guatemala, varios libros conteniendo información de
se descubrieron restos humanos semiesqueletizados de 15
personas que murieron por causas violentas y que fueron inhumados
personas en el sector de Lonquén, en un antiguo horno de cal en
como no identificados o XX durante el Conflicto Armado Interno. A
desuso. Los tribunales de la época, con la Policía civil y un equipo
raíz de la investigación, se pudo establecer que los cuerpos después
de obreros, rescataron los cuerpos y los entregaron al Instituto
de 7 años, aproximadamente, son lanzados a osarios generales, por lo
Médico Legal de Santiago para su estudio. Todas las diligencias
que durante el presente año se inició la excavación de los osarios.
fueron extensamente documentadas. Las condiciones políticas y
Para dicha excavación en el Cementerio La Verbena se tenía prevista
técnicas no permitieron la individualización ni esclarecimiento de
una metodología de excavación, presentada ante ALAF, y que al
la causa de muerte de las víctimas, sin embargo, la investigación
analizarse fue cambiada, originalmente se utilizarían andamios
judicial estableció que correspondían a los campesinos
colgados para realizar el trabajo, sin embargo, por el tamaño de los
secuestrados en octubre de 1973. La justicia militar, que se encargó
osarios, se cambió por la excavación de una ampliación de 50
del caso, ordenó la sepultación clandestina de los restos en una
centímetros al todo su alrededor. Se implementó la utilización de una
fosa común. En marzo de 2006, a solicitud del tribunal y con el
estructura metálica como soporte para el personal, para subir y bajar
apoyo de las familias, se realizó la exhumación de todo el
material de construcción, y para extraer tierra y los cuerpos
contenido de la antigua fosa común, que superó los 5000
encontrados. El propósito de la presente exposición es mostrar la
elementos y donde estaban representados al menos 30 individuos
importancia y utilidad de los cambios realizados en la excavación y
adultos. Se procedió a realizar los análisis antropológicos,
exhumación de restos encontrados en el osario general del
odontológicos, de evidencia asociada, genéticos y de revisión de
Cementerio La Verbena. Se ha finalizado la excavación del primer
documentación con el objeto de establecer la identidad de los
osario y se ha iniciado la excavación del segundo osario, habiendo
restos y la causa de su muerte. Tras casi 4 años de trabajo, se
recuperado hasta la fecha más de tres mil individuos.
determinó la presencia de las 15 personas recuperadas en 1978 de
los Hornos de Lonquén, se determinó la causa de su muerte y se
estableció la identidad de 13 de las víctimas, quedando aún 2 de
ellas en la etapa de análisis genético.

SESIÓN TÉCNICA 2: PROGRAMAS DE FORMACIÓN EN ANTROPOLOGÍA FORENSE. INVESTIGACIONES EN


DDHH
LA ANTROPOLOGÍA FORENSE COMO PUERTA AL interdependencia de los derechos humanos. Esto significa que, en
DESARROLLO Jesús Peña, José Pablo Baraybar Equipo la medida de lo posible, hay que hacer que los derechos humanos
se hagan efectivos con cierto grado de integralidad.
Peruano de Antropología Forense
baraybar@epafperu.org
ENTRENAMIENTO DE ANTROPOLOGÍA FORENSE EN
De acuerdo con la Comisión de la Verdad y Reconciliación del Perú COLOMBIA Elizabeth A. DiGangi ICITAP-Colombia
más del 75% de las víctimas del conflicto eran rurales, indígenas y
pobres. Esta posición de exclusión los expuso a actos de extrema
brutalidad durante la guerra y en la actualidad sigue obstaculizando edigangi@yahoo.com
su capacidad de encontrar voz y reclamar sus derechos. Hasta el Desde hace dos décadas Colombia ha enfrentado problemas
momento se estima que existen más de 15 mil desaparecidos a causa sociales y políticos. Esto incluye la larga guerra entre el gobierno
del conflicto cuyas familias aún se encuentran en situación de Colombiano, las FARC, grupos similares, paramilitares, y
exclusión sin poder ejercer una ciudadanía con plenos derechos. En narcotráfico. Este conflicto ha resultado en la muerte y
muchos sentidos esta situación replantea el rol de la antropología desaparición forzada de miles de personas, aunque nadie conozca
forense aplicada a la búsqueda de los desaparecidos puesto que, al el número exacto. Las agencias gubernamentales de Colombia
cumplir un fin social, ella no puede ni debe obviar el problema incorporaron la antropología forense años atrás, para ayudar a
estructural de la exclusión como causa y efecto del problema de la identificar a los desaparecidos. Ahora cuatro agencias
desaparición forzada de personas. Teniendo esto como referencia, gubernamentales tienen un total aproximado de 40 antropólogos
queremos discutir la relación que existe entre justicia, verdad y forenses a tiempo completo quienes excavan y analizan los restos
exclusión en el marco del trabajo forense aplicado a contextos de humanos hallados en tumbas clandestinas. Como parte del Plan
transición. La práctica internacional en materia de reparaciones ha Colombia, el gobierno de los Estados Unidos provee ayuda
hecho evidente que los derechos a la justicia y la verdad no pueden principalmente para combatir al terrorismo y el tráfico de drogas,
resarcirse sin tomar en cuenta también aspectos relacionados con mientras que el Departamento de Justicia a través del programa
derechos económicos, sociales y culturales en concordancia con el llamado ICITAP – Programa Internacional de Asistencia en
principio de indivisibilidad e Capacitación para la Investigación Criminal-tiene como meta

Guía general para la organización de congresos académicos 53


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.21
Evaluación VI Congreso ALAF
Manizales-Colombia, 2010

Estimado Participante,
El Comité Organizador, quiere agradecerles por su participación en el desarrollo de este evento. Gracias
por diligenciar este formato de evaluación que servirá para hacer ajustes a futuros Congresos.

Datos del participante


País____________ ___ ____ Profesión ____________ _____
Sector: Academia ___ Estado ___ Independiente ___

A. Con una X manifieste su opinión acerca de las siguientes preguntas


 Contenido del Congreso



 


1
 ¿Cuál es su evaluación sobre la calidad de reflexión en la presentación 
 
 

de los balances por país?

1.1
 Argentina
 
 
 

1.2
 Chile
 
 
 

1.3
 Colombia
 
 
 

1.4
 Guatemala
 
 
 

1.5
 Perú
 
 
 

2
 ¿Cuál es su evaluación sobre la calidad en el intercambio de 
 
 

experiencias en las sesiones técnicas? 

2.1
 Tafonomía
 
 
 

2.2
 Investigación preliminar y recuperación 
 
 
 

2.3
 Capacitación en Antropología Forense
 
 
 

2.4
 Programas de formación en antropología forense 
 
 
 

2.5
 Investigaciones en DDHH
 
 
 

2.6
 Antropología forense aplicada en contextos de desastres masivos
 
 
 

2.7
 Identificación humana
 
 
 

2.8
 Osteopatología y trauma
 
 
 

2.9
 Trabajo forense y memoria
 
 
 

2.10
 Nombre del ponente con presentación destacada:


3
 Su evaluación de las conferencias magistrales y sesiones especiales:
 
 
 



3.1
 Tafonomía Forense y trauma óseo
 
 
 

3.2
 Rol del perito forense
 
 
 

3.3
 Comité Acreditación ALAF 
 
 
 

3.4
 Antropología y perspectiva psicosocial
 
 
 

4
 Su evaluación sobre la discusión y resultados de las mesas de trabajo:
 
 
 

4.1
 Principios Eticos
 
 
 

4.2
 Protocolos de trabajo forense
 
 
 

5
 Su evaluación sobre otros espacios:
 
 
 

5.1
 Foro Abierto y mesa de publicaciones
 
 
 

5.2
 Actividades culturales, entretenimiento 
 
 
 

5.3
 Taller de Autocuidado
 
 
 

5.4
 Taller Arqueología
 
 
 

5.5
 Taller Básico de Trauma 
 
 
 

5.6
 Taller Digitalización 3-D
 
 
 


Guía general para la organización de congresos académicos 54


EQUITAS, Colombia, 2010


5.7
 Taller Trauma Avanzado
 
 
 


Guía general para la organización de congresos académicos 55


EQUITAS, Colombia, 2010


 Logística 


6
 Su evaluación del Recinto del Pensamiento:
 
 
 

6.1
 Instalaciones para el Congreso
 
 
 

6.2
 Acondicionamiento del espacio (sonido, iluminación, asientos, 
 
 

ventilación, ayudas audiovisuales, etc.) 

6.3
 Traducción simultánea
 
 
 

6.4
 Alimentación en la sede del Congreso
 
 
 


7
 Si fue panelista, Nombre de la sesión:



7.1
 ¿Cómo califica la información que recibió sobre su rol como panelista 
 
 

y tema del panel?

7.2
 Rol del moderador de su panel
 
 
 


8
 Información previa y pasajes:
 
 
 



8.1
 Información recibida sobre el Congreso
 
 
 

8.2
 Información sobre Manizales
 
 
 

8.3
 Información brindada sobre vuelos, itinerarios y transporte terrestre
 
 
 

8.4
 Apoyo para resolver inquietudes y problemas
 
 
 

8.5
 Persona destacada del Comité Organizador: 

9.
 Hospedaje ¿Dónde se hospedó?

9.1
 Servicio brindado en el hotel
 
 
 

9.2
 Ubicación del hotel
 
 
 

9.3
 Alimentación del hotel
 
 
 

9.4
 Condiciones de alojamiento y acomodación en el hotel
 
 
 


B. Por favor redacte su respuesta:

¿Para el próximo Congreso, qué aspectos definitivamente se deberían conservar y cuales deberían
cambiarse o mejorarse?

¡Gracias por su colaboración y opinión!

Guía general para la organización de congresos académicos 56


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.22
VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGÍA FORENSE
FORMATO DE GASTOS DETALLADOS

FECHA PROVEEDOR CONCEPTO RUBRO VALOR OBSERVACIONES

Guía general para la organización de congresos académicos 57


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.23
VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense
INFORME FINANCIERO

BALANCE GENERAL DE GASTOS DEL VI CONGRESO ALAF - Manizales, Colombia, Octubre 2010
Auspiciador Auspiciador Auspiciador Auspiciador
CONCEPTO No.1 No.2 No.3 No.4 ALAF TOTAL
Personal
Asistente logistico por 6
meses organización general
1 (Diana Gaitan) 0
Coordinacion del Comite
Organizador x 6 meses (Ana
2 Carolina Guatame)* 0
Apoyo logistico Manizales x
3 2 meses (Juliana Gomez) 0
Apoyo logistico de 4
personas Equipo Equitas
durante la semana del
4 Congreso* 0
Asesoria Contable y
5 financiera presupuestal* 0
Invitados y Comite Organizador
Tiquetes aereos invitados
6 internacionales x 7 0
Tiquetes aereos invitados
7 nacionales x 4 0
Tiquetes aéreos Comité
8 organizador x 10 0
Cambio de tiquete Federico
9 Andreu 0
Alojamiento invitados,
10 comité organizador 0
Transporte de invitados
desde aeropuerto
11 Manizales-Recinto 0
Logistica
Instalaciones y equipos de
12 oficina x 6 meses* 0
13 Asesor de mercadeo* 0
Diseño de logo y piezas
(afiche, carpetas, pendones,
14 cartas) 0
15 Impresión de piezas gráficas 0
16 Envio de afiches x55 0

Guía general para la organización de congresos académicos 58


EQUITAS, Colombia, 2010


17 Comunicaciones 0

Guía general para la organización de congresos académicos 59


EQUITAS, Colombia, 2010


Transporte ciudad de
Manizales-Recinto
Pensamiento para asistentes
18 x 5 dias 0
Auditorios y salones de
19 trabajo x5 dias 0
20 Refrigerios x 5 dias 0
Comidas invitados y comite
organizador x19 personas x
21 5 dias 0
Pasabocas evento de inicio y
22 cierre 0
Alquiler equipos
(videobeam-portatiles) x 5
23 dias 0
Sistema de sonido y
24 microfonos 0
25 Servicio de meseros x 5 dias 0
Traducción simultanea x 2
26 presentaciones 0
Registro audiovisual del
27 Congreso y cassettes 0
Materiales para 4 talleres
(Papeleria, ferreteria,
construccion, plasticos,
28 aceites) 0
Envios y mensajeria
(materiales para talleres,
29 papeleria) 0
30 Papeleria 0
TOTAL 0 0 0 0 0 0
Porcentaje de financiacion #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

Balance pagos participantes segun talonarios


USD
Exchange Moneda
Concepto Nº Inscritos 2000 Local
Inscripciones
Talleres
TOTAL 0 #REF!

Conciliacion final de la
operacion USD Pesos
Para entregar a ALAF 1,540 #REF!
Equivalente para envio 2,255 #REF!

Guía general para la organización de congresos académicos 60


EQUITAS, Colombia, 2010


Notas al balance:

Guía general para la organización de congresos académicos 61


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No.24

Bogota, Noviembre 11 de 2010

ACTA DE CIERRE
VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense

Por medio de la presente, el Comité Organizador del Congreso en Manizales, Colombia


aprueba el Balance General de Gastos del Congreso, preparado por EQUITAS, y hace entrega
del total recibido por concepto de inscripciones al congreso y a los talleres, por un valor total $
XX USD y $ XX COP8, a la Secretaria del Comité Directivo ALAF, XX.

Se anexa documento de Balance General de Gastos.

Firman,

Comité Organizador Local


(presentes en la reunión)


























































8 El
valor enviado en USD, a la cuenta de ALAF en Guatemala, estará sujeta a la tasa de cambio dólar
contra el peso colombiana en la fecha de consignación, menos gastos de transferencia.

Guía general para la organización de congresos académicos 62


EQUITAS, Colombia, 2010


Anexo No. 26

Bogotá, Noviembre 27 de 2010

Srta
XX
Estudiante de Antropología
Universidad de Caldas
Voluntaria
Ciudad

Apreciada XX:

En nombre del Comité Organizador del VI Congreso Latinoamericano de Antropología


Forense, y del Consejo Directivo de ALAF, evento que se llevo a cabo en Manizales del 26 al 20
de Octubre, queremos extenderte un especial agradecimiento por tu compromiso, eficiencia y
trabajo voluntario, el cual fue fundamental para el desarrollo de este importante Congreso.
Esperamos que esta experiencia te haya enriquecido personal y académicamente.

Agradecemos enormemente el trabajo realizado y deseamos éxito en cualquier tarea profesional


que te propongas.

Atentamente,

XX
Coordinador Técnico

Guía general para la organización de congresos académicos 63


EQUITAS, Colombia, 2010