3/13/2018

Estrategia y materiales de
comunicación en el proceso de
convocatoria de participantes a los
núcleos de enseñanza

Factores críticos de éxito

• Establecer el número necesario de nuevos integrantes en base a necesidades y
capacidad de atención (aulas, instructores,horarios)
– Difundir la convocatoria entre colegios nacionales de preferencia, organizaciones
sociales de base, juntas vecinales, municipio, medios de comunicación.(optativo,
no se contrata)
– Prever un proceso de inscripción.
• Coordinación oportuna entre director de Núcleo y supervisor de convocatoria de la
sede central. (Especialista Técnico)
• Solicitar con la debida anticipación los materiales de difusión de convocatoria al área
de comunicaciones de la sede central.
• Ofrecer comunicación clara sobre:
– Las características del proyecto y sus diferencias con una academia
– Requisitos
– El proceso de convocatoria
– La demanda de tiempo y compromiso

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 3/13/2018

PASOS A SEGUIR

Organización
previa

1 2 3

Contacto Contacto Contacto

con con los a Padres
lugares de alumnos de Familia
difusión

4 5 6 7 8 9

Inscripción y Publicación de Publicación Nuevas

Celebración Reunión de
selección seleccionados de incorporaciones
de sorteo Bienvenida
para sorteo para sorteo ingresantes por deserción

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 3/13/2018

0 OBJETIVO

• Llevar el proceso de convocatoria de

una forma organizada que transmita
Organización •
una adecuada imagen del proyecto.
Generar satisfacción y buena
previa voluntad hacia el proyecto por parte
de los públicos involucrados en este
proceso.

ACCIONES INFORMACIÓN Y MATERIALES
• Detallar la Lista de Actividades
• Elaborar un cronograma de  Lista de Actividades (M-1)*
actividades  Cronograma de actividades (M-2)
• Definir recursos humanos, roles y
funciones
• Asegurar el material necesario
• Definir los puntos de seguimiento y
control.

*M=Material

Lista de actividades (M-1)

• La lista de actividades te permitirá detallar los pasos a seguir para la realización de la

convocatoria. Este documento contiene un cuadro donde colocarás cuáles son las vacantes
requeridas en las diferentes especialidades que tenga tu núcleo. (vientos, percusión, etc.)

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Cronograma de actividades (M-2)

• El cronograma de actividades nos ayudará a organizar nuestro trabajo y planificar las

actividades asignando plazos de ejecución, para cumplir con los objetivos del proceso de
selección y hacer el seguimiento respectivo.
• Nos ayudará a visualizar el proceso de trabajo y nos indicará en qué etapa del proceso nos
encontramos.
• Nos ayudará a controlar los días de ejecución de cada actividad detallada en el proceso de.
• En caso alguna actividad demore más del tiempo programado, se sugiere actualizar el
cronograma, para controlar los tiempos de entrega.

Organización
previa

1 2 3

Contacto Contacto Contacto

con con los a Padres
lugares de alumnos de Familia
difusión

4 5 6 7 8 9

Inscripción y Publicación de Publicación Nuevas

Celebración Reunión de
selección seleccionados de incorporaciones
de sorteo Bienvenida
para sorteo para sorteo ingresantes por deserción

4

1 • Poner afiches
Contacto con
los lugares de
difusión
ACCIONES
 Mapeo y determinación de espacios
de difusión según investigación
realizada con los criterios expuestos
anteriormente
 Identificar nombre del director
 Envío de cartas y concretar cita formal
con el Director
 Entrevista con el Director para solicitar
el pegado de afiches, entrada a las
aulas y definir día de reunión con
padres de familia, dependiendo de la
importancia definida del lugar.
Tabla de instituciones identificadas
para convocatoria (M-3)
3/13/2018
OBJETIVO
Conseguir que el colegio permita:
• Dar información en las aulas de los
alumnos con edad de participar del
núcleo
• Convocar a una reunión con padres
de familia
En la medida en que el colegio resulte
más importante (estatal, grande y
cercano al núcleo), se debe asegurar
el realizar las tres acciones descritas.
Si no, puede darse solo la primera y/o
segunda
INFORMACIÓN Y MATERIALES
 Tabla de instituciones identificadas
para difundir convocatoria (M-3)
 Carta en la que Sinfonía por el Perú
presenta al Director del Núcleo (M-4)
 Texto explicación general del proyecto
(M-5)
 Carné de identificación (M-6)
• Esta tabla sirve para registrar las
instituciones a las que se acudirá
para realizar la difusión de la
convocatoria.
• Una vez identificado, es importante
rellenar los nombres de los
directores de la institucion para
poder redactar una carta de
presentación dirigida al director.
• Esta deberá remitirse a la sede
central con la información completa.
• El nivel de compromiso se establece
en base a su conocimiento y
cercanía.
• En las Instituciones que no brinden
muchas facilidades se sugiere
programar una visita, apoyándose en
la proyección del Video Institucional.
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Carta en la que Sinfonía por el Perú

presenta al Director del Núcleo (M-4)

• Esta carta junto al fotocheck y tarjeta

personal deben ser los tres elementos
que se deben presentar al iniciar
cualquier nuevo contacto en colegios.

• Entrega una copia de esta carta en

cada entrevista con un Director de
Colegio.

Texto explicación general del proyecto

(M-5)
• Es el discurso oficial que presenta al
proyecto.
• Es muy importante compartir esta
información con todo el equipo que
ejecutará el contacto en colegios
como:
 Director de núcleo
 Equipo que dará las charlas
alumnos o padres de familia
 Personas que pegarán afiches
• Úsalo cada vez que escribas una
carta o des un discurso, quizá antes
de una presentación o frente a algún
grupo de visitantes. En resumen,
cuando necesites explicar de qué se
trata el proyecto.

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Carné de identificación (M-6)

• Todo el personal del Núcleo tiene su

carné y éste debe ser utilizado en este
proceso.
• El Director del Núcleo determinará las
diferentes responsabilidades que
asumirán los integrantes del Núcleo.
• El carné debe ponerse en una mica y
colgarse del cuello con una cinta de
color rojo. Ustedes los solicitan al área
de comunicaciones de la sede central.
• Úsalo cada vez que necesites invitar
algún centro educativo para tu
convocatoria.
• El Director se identifica con carné y
tarjeta personal
• Llévalo siempre contigo

2 OBJETIVO
• Informar sobre el proyecto y el
proceso de selección de participantes
Contacto con • Generar interés

los alumnos • A través de ellos, llegar a los padres

de familia
• Entregar fichas de inscripción

ACCIONES INFORMACIÓN Y MATERIALES

 Organizarse con el número de personas  Banderola del núcleo (M-7)
adecuadas para atender a todas las
aulas en los horarios que el centro o  Ayuda memoria para dar la charla
colegio ha ofrecido (M-8)
 Dar una charla con la información corta  Volante informativo (M-9)
pero precisa
 Afiche (M-10)
 Entregar volante para charla con PP.FF
 Entregar fichas de inscripción a  Fichas de inscripción (M-11)
interesados y precisar que la ficha
llenada se entrega en el Núcleo.

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Banderola del núcleo (M-7)

• Utiliza el banner vertical que tienes en tu salon

de ensayo.
• El banner debe estar siempre impecable, en
buen estado.
• Debe ubicarse en un lugar visible.
• Debes ponerla al lado tuyo cada vez que des
una charla de promoción del proceso de
convocatoria.

Ayuda memoria para charla alumnos

(M-8)

• Estas son las pautas que debes seguir

para dar las charlas a los alumnos de los
colegios que hayas determinado visitar
para promover la convocatoria.
• Están solo mencionadas como puntos
sencillos porque te diriges a niños para
los que la información debe ser sencilla y
básica.
• Tú puedes ampliar la información solo si
lo consideras necesario, pero trata de ser
muy breve.

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 3/13/2018

Volante informativo (M-9)

Debes entregarlo en las charlas de

escolares o padres de familia en
las que promociones el proceso de
convocatoria.

Tira Retira

Afiche (M-10)

• Pégalo en los colegios e

instituciones que hayas elegido
para promocionar el proceso de
convocatoria del núcleo.
• Pégalos si es posible el mismo
día que inician el proceso de
promoción de la convocatoria.
• No olvides retirarlos una vez
finalizado el proceso de
inscripción.

9

Ficha de inscripción (M-11)
3 OBJETIVO
Contacto con los
padres de familia
ACCIONES
 Dar una charla con la información
precisa
 Entregar y/o recibir en el momento las
fichas de inscripción
 Indicar cuándo y cómo se anunciará a
los que han sido seleccionados al
sorteo
3/13/2018
• Es el documento más importante del
proceso de convocatoria.
• Debes entregarla en cada charla a los
interesados que te lo soliciten.
• Debes organizarte muy bien para
recibirlas, también en las charlas o en
el núcleo y mantenerlas ordenadas ya
que si una se pierde podría llegar a
generar quejas justificadas que
interfieran con el cronograma de todo
el proceso.
• Recuerda que es muy importante
verificar que estén completamente
llenadas y firmadas.
• Generar interés
• Informar sobre el proyecto y el proceso
de selección de participantes
• Informar claramente sobre el nivel de
compromiso requerido del participante y
de su familia para la asistencia al núcleo
• Informar sobre las diferencias con una
academia de música
• Informar sobre los criterios de selección
• Informar sobre el sistema de inscripción
y selección al sorteo.
INFORMACIÓN Y MATERIALES
 Banderola del núcleo (M-7)
 Ayuda memoria para dar la charla
(M-12)
 Volante informativo (solo para que lo
tomen quienes no lo tienen) (M-9)
 Fichas de inscripción (M-11)
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Banderola del núcleo (M-7)

• Utiliza el banner vertical que tienes en tu salon

de ensayo.
• El banner debe estar siempre impecable, en
buen estado.
• Debe ubicarse en un lugar visible.
• Debes ponerla al lado tuyo cada vez que des
una charla de promoción del proceso de
convocatoria.

Ayuda memoria para dar charla a

padres (M-12)
• Estas son las pautas que debes seguir
para dar las charlas a los padres de familia
que se hayan conseguido a través de los
contactos con los colegios.
• Están solo mencionadas como puntos que
te puedan ayudar a recordar todo lo que se
debe decir, pero tú puedes ampliar la
información en cada uno de ellos.
• Esta ayuda memoria es muy parecida a la
ayuda memoria de la charla para
escolares, pero es más específica en el
llenado de la ficha.

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Volante informativo (M-9)

Debes entregarlo en las charlas de

escolares o padres de familia en
las que promociones el proceso de
convocatoria.

Tira Retira

Ficha de inscripción (M-11)

• Es el documento más importante del

proceso de convocatoria.
• Debes entregarla en cada charla a los
interesados que te lo soliciten.
• Debes organizarte muy bien para
recibirlas, también en las charlas o en
el núcleo y mantenerlas ordenadas ya
que si una se pierde podría llegar a
generar quejas justificadas que
interfieran con el cronograma de todo
el proceso.
• Recuerda que es muy importante
verificar que estén completamente
llenadas y firmadas.

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 3/13/2018

Organización
previa

1 2 3

Contacto Contacto Contacto

con con los a Padres
lugares de alumnos de Familia
difusión

4 5 6 7 8 9

Inscripción y Publicación de Publicación Nuevas

Celebración Reunión de
selección seleccionados de incorporaciones
de sorteo Bienvenida
para sorteo para sorteo ingresantes por deserción

4 OBJETIVO
• Evaluar las fichas de inscripción y
determinar quienes pasan al sorteo
Inscripción y para formar parte del núcleo.
seleccionados
para sorteo
ACCIONES INFORMACIÓN Y MATERIALES
 Recibir las fichas de inscripción (M-11)
en las charlas a PP.FF. y en el núcleo
 Asegurar el personal para la  Ficha de inscripción (M-11)
recolección, ordenamiento y  Criterios para evaluar las Fichas de
evaluación de las fichas. inscripción (M-13)
 Evaluar y definir el listado de los
inscritos que pasarán a sorteo
 Registrar las razones de selección o
no selección para cada caso.
 Para realizar el sorteo, la cantidad de
seleccionados debe ser mayor a la
cantidad de vacantes.

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 3/13/2018

Ficha de inscripción (M-11)

• Es el documento más importante del

proceso de convocatoria.
• Debes entregarla en cada charla a los
interesados que te lo soliciten.
• Debes organizarte muy bien para
recibirlas, también en las charlas o en
el núcleo y mantenerlas ordenadas ya
que si una se pierde podría llegar a
generar quejas justificadas que
interfieran con el cronograma de todo
el proceso.
• Recuerda que es muy importante
verificar que estén completamente
llenadas y firmadas.

Criterios de evaluación para las fichas

de inscripción(M-13)

• Es el documento más
importante del proceso de
evaluación.
• Debes guiarte estrictamente por
estas indicaciones.
• Con ella lograremos identificar
al grupo ideal al que se dirige el
proyecto.
• Si tienes alguna consulta
comunícate con el Especialista
Técnico (ET)

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5 OBJETIVO
Publicación de
seleccionados para
SORTEO con notario
ACCIONES
 Definir la zona donde se publicará la
lista de seleccionados para sorteo (el
lugar ya habrá sido comunicado al
momento de recibir las fichas de
inscripción).
 Generar las listas de seleccionados y
colgarlas con una protección (vidrio o
plástico) para que no puedan ser
dañadas o modificadas
Indicaciones para la correcta publicación
de las listas de seleccionados (al sorteo)
(M-14)
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• Informar sobre los inscritos que han
sido seleccionados para pasar al
sorteo.
INFORMACIÓN Y MATERIALES
 Indicaciones para la correcta publicación
de las listas de seleccionados que
participaran en el SORTEO (M-14)
 Comunicado para seleccionados al
sorteo (M-15)
 Recordatorio en colegios sobre fecha de
publicación de seleccionados al sorteo
(M-16)
 Pautas para argumentar frente a
reclamos de no seleccionados al sorteo
(M-17)
Sigue estas instrucciones cada vez
que necesites publicar la lista de los
preseleccionados o ingresantes en el
proceso de convocatoria.
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 3/13/2018

Comunicado para seleccionados al

sorteo (M-15)

• Indicar claramente el día que

tendrá lugar el SORTEO.
• Resaltar el listado como
IMPORTANTE ya que es la lista de
postulantes aptos para ingresar al
Núcleo.

Recordatorio en colegios sobre fecha de

publicación de seleccionados para
sorteo (M-16)

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Pautas para argumentar frente a

reclamos de no seleccionados al
sorteo(M-17)

• Este material es de uso interno y

sirve como ayuda para responder a
algún inscrito o padre de familia que
reclame porque su hijo no se
encuentre en el listado de
seleccionados al sorteo.
• No necesariamente tienes que usar
todos los argumentos, solo en caso
que la persona insista en su reclamo,
debes avanzar desde el primer
argumento en adelante.

6 OBJETIVO
• Llevar a cabo un método de selección
de participantes neutral y
Celebración de transparente.

Sorteo

ACCIONES INFORMACIÓN Y MATERIALES

 Contactar previamente con Notario Público  Carta dirigida a notario público (M-18)
y solicitarle que esté a cargo del sorteo
 Banderola del núcleo (M-7)
 Explicar el proceso a seguir a través de una
comunicación escrita: carta o mail  Registro de postulantes (M-19)
 Elaborar previamente el listado de  2 ánforas (una para niñas y otra para
postulantes al núcleo, enviarlo al notario niños)
público y tenerlo impreso para el día del  Boletas con el número asignado a
sorteo.
cada niño en la lista de acuerdo al
 Elaborar las boletas que ingresarán al
Listad de Registro de Inscritos (M-20)
ánfora.
 Finalizado el sorteo, el notario elabora la
lista de ingresantes y de reserva la cuales
forman parte del Acta Notarial.

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Pasos a seguir en la realización del

sorteo
PASO 1
Sinfonía por el Perú elabora los registros de los postulantes al Núcleo con las siguientes
características:

Sinfonía por el Perú hará entrega a la Notaría de la lista completa de los postulantes aptos
inscritos, en versión digital, previo al sorteo.

PASO 2
El día del sorteo, en las instalaciones del núcleo, el Director del Núcleo tendrá las listas de
postulantes impresas, junto con las boletas que ingresarán al sorteo en las ánforas
respectivas. La cantidad de Boletas debe coincidir con la cantidad de niños y niñas inscritos
en las listas, es decir si se inscribieron 124 postulantes debe haber 124 boletas.

Estas boletas deben tener el logo de Sinfonía por el Perú y el número de lista
correspondiente, se propone el siguiente modelo:

Esta boleta se dobla en 2, de modo que no se vea el número e ingresan a la ánfora, de 1 en

1, siempre verificadas por el/la Notario/a Público/a.

PASO 3
Para el momento del sorteo se extraen del ánfora, de 1 en 1 las boletas, hasta cubrir las
vacantes establecidas.

PASO 4
Para conformar la “Lista de Espera”, se procede al sorteo de las boletas restantes, de modo
que la “Lista de Espera” tenga un orden de ingreso, en caso algún postulante no se presenta
a la inscripción definitiva para ser integrante del Núcleo o abandona.

PASO 5
Se da por terminado el sorteo, una vez completado el número de vacantes del Núcleo y de la
“Lista de Espera”

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PASO 6
Cada vez que se extrae una boleta, ésta es entregada a el/la Notario/a Público/a, quien la
abre, anuncia el número al público presente y procede a marcar/registrar en la Lista total de
Inscritos el número correspondiente, y así sucesivamente hasta terminar el proceso.

PASO 7
Una vez concluido el proceso, el/la Notario/a Público/a anuncia que se han cubierto las
vacantes, declara la conformidad del mismo, e informa que se elaborará el Acta Notarial
correspondiente para su publicación (usualmente la elaboración del Acta Notarial tiene un
plazo de 2 días).

PASO 8
El/la Notario/a Público/a procede a elaborar la lista de los ingresantes al Núcleo, y la lista de
los inscritos que conforman la “Lista de Espera”, estas listas forman parte del Acta Notarial
que el/la Notario/a Público/a elabora, del proceso del cual da fe, y son los resultados
oficiales que se publican.

Nota:
El costo de los servicios del Notario es por hora o fracción, usualmente el sorteo excede la
hora de duración, si tenemos todo listo y ordenado podemos hacer el esfuerzo de concluir el
proceso en una hora. Se recomienda una entrevista personal previa con el Notario Público
para sensibilizarlo de la labor que desarrolla el proyecto y obtener una tarifa preferencial o
servicios ad honorem

Carta a Notario Público (M-18)

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 3/13/2018

Banderola del núcleo (M-7)

• Utiliza el banner vertical que tienes en tu salon

de ensayo.
• El banner debe estar siempre impecable, en
buen estado.
• Debe ubicarse en un lugar visible.
• Debes ponerla al lado tuyo cada vez que des
una charla de promoción del proceso de
convocatoria.

Registro de postulante (M-19)

20

Boletas con número asignado (M-20)
7 OBJETIVO
Publicación de
Ingresantes
ACCIONES
 Publicar lista de ingresantes, la
fecha y lugar fueron comunicados
en el sorteo con Notario Público.
 Generar las listas de ingresantes y
colgarlas con una protección (vidrio
o plástico) para que no puedan ser
dañadas o modificadas
 Publicar también la información
necesaria para la Reunión de
bienvenida, el inicio de clases, así
como los horarios en que se
realizará la asignación de elenco y/o
instrumento.
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• Informar sobre los nuevos
ingresantes al Núcleo y el inicio de
clases
• Brindar información sobre sesiones
para asignación de elencos y/o
instrumento, horarios e indicaciones
relevantes para el inicio de clases.
INFORMACIÓN Y MATERIALES
 Indicaciones para la correcta
publicación de las listas de
ingresantes (M-14)
 Comunicado para colgar junto con las
listas publicadas donde se agradece la
participación y se da indicaciones para
los ingresantes (M-21)
 Pautas para argumentar frente a
reclamos de no ingresantes (M-22)
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Indicaciones para la correcta publicación

de las listas de ingresantes (al Núcleo)
(M-14)

Sigue estas instrucciones cada vez

que necesites publicar la lista de los
preseleccionados o ingresantes en el
proceso de convocatoria.

Comunicado de Ingresantes al Núcleo

(M-21)

• En este comunicado se indica la

fecha y hora de la Reunión de
Bienvenida.
• Aquí puede anunciarse los días y
horarios en los cuales se
desarrollarán las sesiones para
asignación de Elenco y/o
instrumento.
• Es importante también que se
detalle la fecha de inicio de clases
y los horarios de los nuevos
ingresantes al Núcleo

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Pautas para argumentar frente a

reclamos de no seleccionados (M-22)

• Este material es de uso interno y

sirve como ayuda para responder a
algún inscrito o padre de familia que
reclame porque su hijo no ingresó al
Núcleo.
• No necesariamente tienes que usar
todos los argumentos, solo en caso
que la persona insista en su reclamo,
debes avanzar desde el primer
argumento en adelante.

Casos que pueden presentarse entre los

ingresantes y sugerencias de solución
CASO 1: No se presentan los ingresantes
Insistir con comunicarse telefónicamente y hacer visita domiciliaria de ser posible, registrar
hasta 3 intentos de comunicación en la Lista de ingresantes al Núcleo, en una columna
adicional de observaciones, documentar los 3 intentos de contactar y si no es posible
considerarlo abandono de vacante.

Solución: Si no se les puede contactar definitivamente, llamar a los sorteados en la Lista de

Espera en el orden establecido, tomando en consideración el género y edad de la vacante
liberada.

CASO 2: En la ficha se informa un horario de clases del colegio que no es real

El/la postulante indicó que sale a las 2 pm. del Colegio y en realidad sale a las 4 pm. y no
puede asistir al Núcleo durante la semana pero si podría venir solo los sábados.

Solución: Se le separa del Núcleo por no haber consignado datos reales en la ficha, la Ficha
tiene carácter de Declaración Jurada, en caso hubiera consignado el horario real, no hubiera
calificado como postulante apto para el Sorteo. Llamar, en el orden correspondiente, al
respectivo reemplazo de la Lista de Espera, en el orden establecido, tomando en
consideración el género y edad de la vacante liberada.

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CASO 3: El nombre en la ficha estuvo mal llenado

La mamá llenó la ficha y puso su nombre (el de la mamá) y no el de su hijo que era el
postulante, todos los otros datos estaban correctos, pero esto generó que en las listas y
posteriormente en el sorteo, el niño fuera considerado en la lista de niñas y salió sorteado.

Solución: Verificamos que todos los otros datos del niño sorteado son correctos y el error
solo estuvo en el nombre, y mantenemos el ingreso del niño al Núcleo.

CASO 4: Su hijo no quiere Coro quiere instrumento

Este caso puede tener 2 enfoques, dependiendo de la información brindada durante el
proceso de selección.

Solución 1: El niño postuló al elenco Coro, de modo que no hay forma de que pase a la
Orquesta porque postuló a un elenco en específico, si no desea continuar se considera retiro
voluntario y se llama a la Lista de Espera en el orden establecido, tomando en consideración
el género y edad de la vacante liberada.

Solución 2: El niño postuló al Núcleo y durante el proceso se indicó que Sinfonía por el Perú
asignaría las vacantes a los ingresantes, posterior al sorteo. Con base en criterios como
edad, capacidad física y otras consideraciones técnicas que manejan los especialistas. Se le
ha asignado al Elenco Coro, no posible que integre la Orquesta porque no hay vacantes, si
no desea continuar se considera retiro voluntario y se llama a la Lista de Espera en el orden
establecido, tomando en consideración el género y edad de la vacante liberada.

Casos que pueden presentarse entre los

ingresantes y sugerencias de solución
CASO 5: Ingresaron 2 hermanos a distintos elencos y quieren intercambio
El hermanito ingresó a Coro y la hermanita a Orquesta y quieren hacer un intercambio.

Solución: En este caso, en la medida en que no afecta la lista de ingresantes, puede darse el
cambio, con la autorización del Director del Núcleo y la opinión técnica del Director de Coro
e Instructor de instrumento correspondiente.

CASO 6: Ingresó la hermanita pero ya no quiere así que mejor viene su otro hermano
La niña que ingresó no quiere participar en el Núcleo y la madre solicita que la vacante de la
niña sea ocupada por su hermano que también estaba inscrito pero no salió sorteado.

Solución: Si la niña que ingresó ya no desea participar en el Núcleo, se considera renuncia

voluntaria y se procede a llamar a la Lista de Espera, en el orden establecido, tomando en
consideración el género y edad de la vacante liberada. No es posible que la vacante sea
ocupada por su hermano porque hubo un sorteo con Notario Público y hay una Lista de
Espera que debe ser respetada.

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 3/13/2018

Casos que pueden presentarse entre los

ingresantes y sugerencias de solución
CASO 7: Casos que pueden considerarse como renuncia voluntaria o abandono

• El niño ingresó, pero sus padres son separados, y cuando lo inscribieron, su padre se
había comprometido a llevarlo pero ahora ya no quiere y la mamá no puede porque
trabaja. Como este caso se presentarán varios casos similares, que puede resumirse en
no hay quien lleve al niño a sus clases en el Núcleo, de modo que se le considera
renuncia voluntaria o abandono de vacante y se procede a llamar a la Lista de Espera, en
el orden establecido, tomando en consideración el género y edad de la vacante liberada.

• Cuando inscribieron al niño, como la información se la dieron en el Colegio, pensaron

que era un curso más que se dictaba en el colegio y no que tenían que llevarlo a otro
local, así que no hay quien lo lleve, usualmente en estos casos renuncian
voluntariamente. Igualmente, se procede a llamar a la Lista de Espera, en el orden
establecido, tomando en consideración el género y edad de la vacante liberada.

8 OBJETIVO
Reunión de
Bienvenida
ACCIONES
 Convocar a la Reunión de bienvenida a los
nuevos integrantes y a los que ya
conforman el Núcleo por medio de una
esquela o vía telefónica.
 Si la reunión coincide con la celebración de
cumpleaños que hace cada núcleo, pueden
hacerlo junto.
 Solicitar folder de bienvenida al Área de
Comunicaciones SPP
 Director organiza a su equipo para convocar
a los nuevos integrantes y asignar elenco e
instrumento.
IMPORTANTE: Durante la reunión de
bienvenida, se comunican las fechas y horarios
establecidos para la asignación de elenco y/o
instrumento, así como el inicio de clases.
• Integrar a los nuevos ingresantes al
núcleo en una reunión donde
participan los niños que ya forman
parte del núcleo, director,
instructores, equipo administrativo y
padres de familia.
• Hacer entrega de los materiales que
todo ingresante debe tener.
INFORMACIÓN Y MATERIALES
 El Director del núcleo organiza Reunión
de Bienvenida, si se da el caso, con
apoyo de los padres de familia.
 El Folder de bienvenida contiene:
 Carta de bienvenida
 Reglamento
 Carta de compromiso
 Dar la bienvenida a los ingresantes e
informar brevemente a los padres de
familia sobre el proceso de asignación
de elencos y/o instrumento de los niños,
el inicio de clases y los horarios
establecidos.

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OBJETIVO
• Mantener el número previsto de
9 participantes en el núcleo.
• Cuando tengan vacantes por
deserción o retiro del núcleo, llamar a
Nuevas los sorteados de la Lista de Espera
incorporaciones de acuerdo al orden establecido y
tomando en consideración el género
por deserción (niño/niña) y la edad de la vacante
liberada
• Trabajar la Lista de Espera en
coordinación con el Especialista
Técnico

ACCIONES INFORMACIÓN Y MATERIALES

 Revisar la “Lista de Espera/Reserva”  Pautas para la comunicación con los
del Acta Notarial del sorteo realizado y nuevos convocados. (M-23)
convocar en orden de lista.
 Comunicarse telefónicamente o con
visita domiciliaria con los nuevos
ingresantes y explicar el motivo de su
incorporación al Núcleo.

ET= Especialista técnico

Pautas para la comunicación de los

nuevos convocados (M-23)
• Cuándo se generen bajas por deserción o retiros
de alumnos se buscará en la Lista de Espera, de
acuerdo al orden establecido.
• Se ubicará en la ficha el número de contacto
(teléfono) o dirección y se convocará a los
participantes.
• Se explicará al candidato las responsabilidades
que debe asumir como nuevo integrante del
Núcleo.
• En caso necesario, se publicará un comunicado
en el núcleo dando a conocer la relación de
nuevos ingresantes, en el cual se comunica
quienes son los retirados y las nuevos
ingresantes.

Importante: Si tiene alguna duda comunicarse con

el Especialista Técnico.

ET= Especialista técnico

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