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Taller Programa y Plan de auditoría - AA2

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías:

Objetivo

Evaluar el cumplimiento de los procesos y requisitos del sistema de gestión de calidad de la organización, con el fin de establecer acciones preventivas y correctivas (actualizaciones, toma de decisiones en desviaciones de los procesos de gestión, etc.) dando cumplimiento a los objetivos de la empresa AT&T, acorde a las políticas administrativas y legales con las que esta cuenta.

Alcance

Se contempla mediante la observación y seguimiento de los procesos productivos y administrativos de la empresa y de las acciones preventivas y correctivas aplicadas en cumplimiento al sistema de gestión de calidad de la empresa hasta la fecha.

Cronograma de Auditoria Realizadas al Año

Se realizaran auditorias de los procesos operativos y administrativos de la empresa en periodos anuales, siendo esta realizada por un tiempo de 4 semanas y/o en caso de actualización, modificación y/o inclusión de normas y operaciones dentro de la misma.

Criterios de Auditoria

La auditoría se realizará con el fin de conocer si la institución está cumpliendo con las normas leales y los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015, la cual posteriormente finalizada debe ser enviada y aprobada por los responsables de la misma.

Auditores seleccionados para el proceso

Con el fin de obtener resultados imparciales y objetivos, la empresa contratara auditores externos a ella, las cuales deben comprobar su preparación como auditores o en caso de una empresa de auditoria de calidad, contar con las debidas certificaciones y experiencia profesional mínimo de 2 años en el campo auditor.

Recursos Necesarios

- Recurso Humano: Equipo Auditor, Responsables del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa, Personal Administrativo y Personal de Apoyo del área que se auditará.

- Tecnológicos: equipos de cómputo con el sistema el cual maneja la empresa, así como todas sus aplicaciones, conexión a internet.

- Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría

De manera que la auditoria se lleve a cabo de manera apropiada, se

deben identificar y evaluar los riesgos de acuerdo a su control, detección

e inherencia, a través de evaluaciones documentales, físicas, tecnológica

y de capital humano, con el objetivo de que estos riesgos no se presenten durante las actividades de auditoria.

2. Diseño del plan de Auditoria:

Objetivo

Establecer el control de Gestión de Calidad en la empresa, de tal manera, que se evalúen los cumplimientos de las normas y políticas legales de la misma, controlando la gestión disciplinaria con la que esta cuenta.

Alcance

Hacer seguimiento del grado o nivel de cumplimiento, planificación, programación, documentación y acciones correctivas y preventivas aplicadas en los Sistemas de Gestión con los que cuenta la empresa.

Procesos a ser Auditados

- Procesos Estratégicos:

Procesos de Gestión Alta dirección de la empresa.

Todo proceso que incluya la planificación estratégica.

- Procesos de Apoyo:

Procesos de Gestión Financiera.

Procesos de Gestión Recursos Humanos.

Procesos de Personal Operativo.

- Procesos Misionales:

Procesos de Producción

Procesos de Distribución.

Procesos de Gestión Comercial (Prestación del Servicio y/o Producto).

Criterios de Auditoria y Documentación de Referencia.

Planificar y establecer los requerimientos para el proceso de auditoria:

- Establecer los objetivos, alcance y antecedentes.

- Definir el tipo de Auditoria a realizar.

- Contar con los recursos necesarios para la auditoria (documentación, infraestructura, etc.)

- Equipos electrónicos y medios de almacenamiento de datos y evidencias que se tomaran durante la auditoria.

- Establecer las actividades y tareas al equipo auditor.

Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

Ubicación: Instalaciones de la empresa.

Fecha: Primer trimestre del año nuevo.

Duración de las actividades de auditoria: un (1) mes, el cual se establece como tiempo para la realización de las auditorias en los procesos de los Sistemas de Gestión de la empresa.

Métodos de Auditoria a Utilizar

De manera que se puedan establecer fases generales para la auditoria, se empleara el método inductivo, el cual para ser aplicado se deben tomar los siguientes requisitos:

- Tener conocimiento de las actividades realizadas por la empresa, así como sus procesos operativos.

- Formulación de los objetivos generales y específicos de la auditoria.

- Evaluación del control interno.

- Programar y determinar las áreas a evaluar.

- Aplicación de las normas generales y los procesos de auditoria.

- Elaboración de soportes documentados (formatos, resúmenes, etc.).

- Manejo documental y análisis de evidencias arrojadas durante el proceso.

- Formulación de un juicio sobre el sistema examinado.

- Informes de cumplimiento, desviaciones y recomendaciones obtenidos en el proceso.

Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

- Elaborar el cronograma de planificación anual de los procesos y actividades de auditorías.

- Trabajar en coordinación con la alta gerencia y las unidades administrativas de la empresa.

- Organizar equipos de auditoria, de acuerdo a los requerimientos de la empresa y las áreas, actividades o procesos a evaluar, estos se deben asegurar que el equipo cumpla con los conocimientos necesarios para realizar dicha actividad.

- Planificar y establecer la disponibilidad de los recursos necesarios para la realización optima de los procesos de auditoria.

- Establecer objetivos, alcance y cualquier otro punto que cumpla con las normas para la evaluación de auditoria.

- Esclarecer y preparar al equipo auditor los objetivos a alcanzar en los procesos a auditar.

3. Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Toda empresa busca la mejora y optimización de sus procesos operativos, productivos y administrativos, pero en el proceso para lograr estos objetivos se pueden tropezar con muchas desviaciones que pueden ser producto de capital humano, falta de actualización de normas, nuevos procedimientos y/o nuevas tecnologías. Por lo anterior, el planificar, evaluar y aplicar el proceso de auditorías en una empresa es vital si esta quiere lograr que su empresa cumpla con los requerimientos de calidad en cada uno de sus sistemas de Gestión, que al final, llegara como producto o servicio al consumidor y/o usuario. Para poder realizar una óptima auditoria, el equipo auditor debe estar en constante comunicación con los miembros de la empresa, estudiar y evaluar las normas internas y externas de la misma, para obtener los resultados a obtener y cumplir con los objetivos planteados.

Paola Lucia Alastre

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