MANUAL DE SUPERVISIÓN

INTRODUCCIÓN

Es frecuente que el supervisor se pregunte a que debe dedicar su tiempo, o cual

debe ser el papel que debe jugar dentro de la organización. Si bien gran parte de
su tiempo es en la línea de producción o servicio, esto no quiere decir que debe
ponerse a trabajar directamente y hacer a un lado a los trabajadores, error muy
común con el fin de cubrir los requerimientos de seguridad que le han sido
asignados.

Las principales presiones que el supervisor actual tiene son:

- El cumplimiento de planes y programas de Seguridad Privada, Medio Ambiente y

Seguridad y Salud Ocupacional. Si bien podemos hablar de otras actividades y
poder adornar la función, cuando en realidad la principal función es la de mantener
la Seguridad de las Personas, Equipos, Medio Ambiente.

- Mantener la seguridad dentro de los indicadores. Estos tienen que ver con los
requerimientos del cliente y son seguidos muy de cerca por la función de Calidad,
ya que ellos representan al cliente dentro de nuestra organización, aunque
muchas veces los veamos como enemigos. Es importante que el supervisor
mantenga una estrecha relación con el área de Calidad y ayude a su personal a
comprender los criterios que estos usan para definir la calidad del producto o
servicio, dominando aspectos tales como:

- Mantener actitudes de cooperación con los empleados. Los problemas más

fuertes a los que todo supervisor se enfrenta es los relacionados con las
interacciones de su personal entre sí y con otras áreas.

-Si un supervisor identifica claramente que dentro de su función una de sus

prioridades es lograr la rentabilidad de su proceso, entonces él está en posibilidad
de enfocar sus esfuerzos y los de su equipo, sin que esto implique ahorros mal
entendidos o dejar de hacer inversiones, sino más bien es cuidar que el negocio y
las acciones tanto de él como las del equipo cuiden que este rubro se logre con
oportunidad.

Mas ese no es el único objetivo que cuidar, ya que si el supervisor sólo se enfoca
en éste logrará nuevamente una visión estrecha de cantidad y no calidad con
cantidad enfocada al cliente, mercado negocio y trabajo en equipo. Otro objetivo
prioritario es buscar la permanencia del producto o servicio en el mercado, esto
solo se logra cuando nuestras acciones buscan satisfacer los requerimientos de
los clientes, tanto internos como externos y se cuida a detalle la calidad del
producto y/o servicio. El mayor reto que tiene el supervisor con este objetivo es:
establecer y hacer cumplir procesos y procedimientos estándares, que reduzcan la
variabilidad y logren las especificaciones de calidad, dejando bien en claro los
criterios de calidad en su equipo de trabajo. Ya que muchas veces lo que hacen
los diferentes departamentos de soporte es confundir al operador y es cuando se
pierde este enfoque y volvemos a solo cuidar la cantidad, ya que así lo llega a
entender el operador, pensando en que este es el principal indicador para
establecer su ingreso. Se buscan clientes no nada más satisfechos, si no clientes
de por vida. Un cuarto objetivo, más no por ser el cuarto es menos importante, es:
encontrar oportunidades de innovación y mejoramiento que permitan que el
negocio crezca; buscando un valor agregado a lo que ya se tiene o nuevos
servicios, desarrollos, creatividad aplicada al servicio con un enfoque a las
necesidades del cliente, que permita el crecimiento de su área de trabajo y de la
organización. Los métodos y técnicas de la supervisión están basados en políticas
y procedimientos y en un amplio conocimiento de la naturaleza humana, además
incluyen la planificación, la organización, la toma de decisiones, el análisis y
solución de problemas, la capacitación y entrenamiento, la solución de conflictos
interpersonales, los programas de seguridad e infinidad de otras actividades que
se desarrollan con un buen programa de capacitación, hay que recordar que los
buenos supervisores se forman, la supervisión es una profesión que se aprende
con la experiencia y con programas de entrenamiento profesionales orientados a
la excelencia, la calidad y la productividad.
OBJETIVO
Entregar a la Supervisión de Seguridad una guía de consulta que contenga los
conceptos básicos de Supervisión, Administración, Técnicas de análisis y reforzar
Conocimientos Legales y de Seguridad Privada necesarios, para lograr una
optimización del servicio y un fuerte liderazgo, basado en conocimientos y técnicas
adecuadas para el logro de sus objetivos, con calidad, oportunidad y cantidad, de
acuerdo a expectativas de nuestro cliente interno y externo, en un marco legal
establecido. Esta guía del Supervisor permitirá contar con un elemento de consulta
permanente para las importantes y fundamentales actividades de la Supervisión
de Seguridad Privada.

CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Definición de ADMINISTRACION

La administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras

áreas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de
su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del
análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia:

Brook Adams: La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales

con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar
como una sola unidad.

Koontz & ODonnel: La dirección de un organismo social, y su efectividad en

alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

Henry Farol: Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Wilburg Jiménez Castro: En La llave del éxito, con base en los anteriores
conceptos, y haciendo uso de su fondo común se propone la siguiente definición:

El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de

los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para
alcanzar los objetivos preestablecidos.
Importancia de la ADMINISTRACIÓN

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una

definición sobre la administración nos dan la pauta para determinar su
importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como
la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente
aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia
de la institución o empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes hechos:

La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdo

con su complejidad, ésta será más necesaria.

Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que

sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales,
humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde
se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y
complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían
actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es
importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que
se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. La
elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de
preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama
cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. Para todos
los países, mejorar la calidad de la administración es requisito indispensable,
porque se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para
poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la
calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

Características de la ADMINISTRACIÓN

Se ha indicado que la administración proporciona los principios básico mediante

cuya aplicación es factible alcanzar éxito en el manejo de individuos organizados
en un grupo formal que posee objetivos comunes. Es necesario ahora agregar a
tales conceptos las características de la administración y que son:

Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un

organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios.
La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa,
en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.

Su especificidad: A pesar que la administración va siempre acompañada de otros

fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a
los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un
pésimo administrador.

Su unidad temporal: Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del

fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la
operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción,
todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes,
no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se
puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico.

Su unidad jerárquica: Todos los poseen carácter de jefes en un organismo social,

participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en
una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta
el último supervisor.