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Trabajo Grupal

“Identificación y Generación de Informe de


No Conformidades"

Un rol fundamental de todo auditor es la identificación de No Conformidades como


parte importante del proceso de auditorías, es por este motivo que nuestro Trabajo
Grupal N°1 consiste en que el participante analice las evidencias que mostramos a
continuación, los cuales son descripciones de evidencias observadas por un auditor
durante el curso de una auditoría.

Estas evidencias contienen descripciones de situaciones en las que se PUEDE requerir


que se genere un reporte de no conformidad. Los participantes deben leer las
descripciones de todos los Evidencias. Luego se requiere que los participantes analicen
cuidadosamente los hallazgos y tomen cualquiera de las siguientes dos acciones:

a) Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad,


entonces usted debe completar un reporte de no conformidad y clasificarla como
“mayor” o “menor” según los criterios de clasificación de no conformidades.

b) Si usted considera que no existe evidencia objetiva para indicar que es una no
conformidad, debe indicar cuales serían los pasos a seguir como auditor para
determinar si se trata de no conformidad o no.

Los reportes deben ser preparados en el formato que se presenta al final del documento.

Recuerde que para que una Evidencia sea considerada No Conformidad se requieren 2
condiciones mínimas:

1. Debe estar basada en evidencias objetivas


2. Debe demostrarse incumplimientos de requisitos:

• De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estándares aplicables


• Requisitos legales o regulatorios (Ley 29783)
• Objetivos, programas, o procedimientos de la empresa

Hallazgos
Hallazgo 1
Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la
empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el
Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de
la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01
de Auditoría Internas.
El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son
identificadas en la Planta de fundición.

Hallazgo 2
En el área de Compras, el auditor pregunta cual es el procedimiento para adquirir
materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El
jefe de Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir
materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas
claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún
incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para
materiales peligrosos.

Hallazgo 3
La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la
accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al
año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de
accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años.
.

Hallazgo 4
En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente,
en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del
sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el
proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor
observa el registro de incidentes y no identifica ningún registro en el área de
Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie salió lastimado no hubo
necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual.

Hallazgo 5
En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con
que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se
ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario
según pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a
través del gerente de área.

Hallazgo 6
En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud
ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del
planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron
documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento fue
preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.

Hallazgo 7
El procedimiento P-10-Auditorias Internas, especifica en el punto 4
“Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de
auditorias a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año
transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.

Hallazgo 8
Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos
significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan
considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales,
comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.

Hallazgo 9
En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos
emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y
medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no
se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El responsable
de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han
preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que
controlar más documentos.

Hallazgo 10
El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión
por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la
Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación.
Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo
la evolución de los requisitos legales.

a) Si usted piensa que hay suficiente evidencia para informar sus hallazgos como
una no conformidad complete el siguiente informe.
Incidente Número:________
INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

Evidencia Objetiva:

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

Auditor:

b) Exponga las razones para pensar que todavía no hay suficiente evidencia para
informar de sus hallazgos como una no conformidad.
Describa como investigaría a continuación para determinar la conformidad o no
conformidad. Incluya las pistas de auditoria que seguiría y ejemplos específicos
de evidencias y su propósito.
Incidente Número_______

FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE AUDITORIA


Razón por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad:

Pistas de auditoria que seguiría, incluyendo, evidencias que buscaría y su propósito

Auditor:

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PARA TOMAR EN CUENTA EN EL


TRABAJO N°1:

A propósito de la realización del primer trabajo colaborativo, y para complementar


nuestro texto de la unidad IV, adjuntamos las definiciones para nuestros resultados en
nuestros Hallazgos, los cuales pueden ser clasificados en fortalezas y áreas de
mejora:
1. FORTALEZA: Requisito cumplido que evidencia estar contribuyendo
significativamente al proceso de mejora continua del SGSST.
2. ÁREAS DE MEJORA: Requisitos que bajo una revisión detallada por parte de la
organización, pueden incorporar acciones que permitan mejorar la eficacia del
SGSST. Se clasifican en No Conformidad (NC), Observación (OBS) y Oportunidad
de Mejora (OM).

2.1 NO CONFORMIDAD
2.2.1 NO CONFORMIDAD MAYOR:
Incumplimiento de un requisito incluido en el criterio de la auditoria, pudiendo ser:
 Un incumplimiento total del sistema de gestión de la organización dirigido a un
requisito especifico de la norma.
 Un incumplimiento total, frecuente o determinado de un requisito especifico
incorporado por escrito dentro del sistema de gestión de SST de la
organización.
 Un incumplimiento que no permita el logro de un objetivo fundamental
requerido en el sistema.
 Un incumplimiento del sistema de gestión de la organización para lograr el
cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
 Múltiples no conformidades menores asociado a un mismo requisito de la
norma o del sistema de la organización.
 Un incumplimiento de la organización para solucionar no conformidades.
2.2.2 NO CONFORMIDAD MENOR
Cualquier incumplimiento del sistema auditado que no permita dar conformidad a
un requisito escrito y que no sea considerado como una no conformidad mayor.
2.2 OBSERVACIÓN
Un área de preocupación, proceso, documento o actividad que es actualmente
conforme, que podría generar una no conformidad si no es mejorado.
2.3 OPORTUNIDAD DE MEJORA
Son situaciones que no representan incumplimiento pero pueden ser revisadas por la
organización, cuando lo estime conveniente para mejorar la eficacia del proceso.

Asimismo marcamos la diferencia entre dos conceptos que debemos considerar


cuando encontremos nuestras evidencias objetivas en toda Auditoria:

1. HECHO:

Una declaración fácilmente verificable a través de la verificación de su fuente


2. DEDUCCIÓN O INFERENCIA:

Una declaración acerca de lo desconocido basada en lo que es conocido

Nosotros no podemos basar nuestras Evidencias Objetivas en Deducciones