Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Formación Agroempresarial – Chía

Programa de Formación Gestión Talento Humano
Competencia; Documentar procesos y procedimientos aplicando métodos
normalizados adoptados por la organización
Material de Apoyo R.A. (70); elaborar instructivos y formatos para el sistema de
gestión de la información del talento humano, teniendo en cuenta técnicas, normas
y procedimientos de la organización.
Instructor; Cesar Alarcón

“ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS Y FORMATOS PARA EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL TALENTO HUMANO”.

1. Objetivo y Alcance

Definir las actividades y criterios necesarios para la elaboración,

revisión,aprobación, actualización y control de instructivos y formatos del Sistema
de Gestión de la Información del Talento Humano.

Comprende desde la identificación de la necesidad de elaborar, modificar o anular

un documento hasta el acceso y disposición de los mismos.

2. Responsable

El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente

documento es el Administrador del Sistema de Gestión de la información del
Talento Humano.

3. Fundamentos conceptuales
a. Documento externo; describe y regula actividades relacionadas con el
Sistema Gestión de la Información del Talento Humano en una empresa,
generados al exterior del Sistema de Gestión. Estos documentos
corresponden a Normas Obligatorias, Leyes, Decretos, Resoluciones, y
demás, relacionados con los procesos del Sistema de Gestión Talento
Humano.
b. Documento interno; documento que describe el quehacer de los procesos
del Sistema deGestión de la Información del Talento Humano; son
elaborados y generados al interior de la organización. Con el fin de
mejorar la funcionalidad de sus procesos, dentro de ellos se contemplan
losmanuales de calidad, los procedimientos, instructivos, protocolos,
guías, fichas decaracterización, formatos, etc.
c. Procedimiento; documento interno que describe específicamente la forma
de llevar a cabo una actividad o un proceso en la empresa.
d. Instructivo; documento interno que detalla la forma de realizar una
actividad de índice administrativa o técnica.
 e. Protocolo; documento interno que detalla la forma de realizar una
actividad de índole técnico científico o investigativo, como pruebas,
ensayos.
f. Guía; Documento interno que determina la conducta a seguir en el
desarrollo de una actividad y brinda recomendaciones asociadas.
g. Formato; bosquejo diseñado por el grupo de mejoramiento debidamente
codificado que cuando es diligenciado se convierte en registro.
h. Registro; documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.

NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la

trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.

Caracterización de los procesos para el sistema de gestión de la información del

talento humano.

Hace referencia al documento donde se describen todos los procesos que se llevan
a cabo en el sistema de gestión de la información del talento humano, en cada una
de estas fichas de caracterización se especifica e objeto del proceso, el alcance del
mismo, quienes son los responsables, el desarrollo del procedimiento, cuales son
los indicadores para medir la eficacia, eficiencia y efectividaddel proceso, la
documentación relacionada que se utiliza en el proceso, las referencias normativas
que le afectan, así como las definiciones de la terminología utilizada en laficha y los
riesgos identificados en el proceso.

A la hora de redactar estas fichas hay que tener en cuenta que quede reflejadotodo
elproceso. Siempre que haya una modificación en el mismo, debe reflejarse en la
ficha.

A continuación se socializa un mapa funcional como ejemplo para la administración

de procedimientos de la gestión del talento humano.
 MAPA FUNCIONAL
“Administrar procedimientos de gestión del talento humano, de acuerdo con las
políticas y estrategias de la organización”.

Administrar procedimientos de gestión del talento humano, de acuerdo con las

políticas y estrategias de la organización

A1.1
Establecer programas de
trabajo de acuerdo con los
requerimientos y los
procedimientos de la
organización
A1
Determinar procedimientos de
A.1.1.1.
gestión del talento humano Identificar cambios en los
acordes con la legislación procesos y procedimientos de la
A1,2.
organización, con base en la
vigente, la tecnología y las
Documentar procesos y observación y documentación
políticas de la organización.
procedimientos aplicando de los mismos.
A1.1.1.2.
métodos normalizados
Describir procesos y
adoptados por la organización.
procedimientos de acuerdo con
la metodología establecida en la
organización.
A1.1.3
Elaborar instructivos y formatos
de acuerdo con las normas
establecidas por la
organización.
A2.1.1
Registrar la información de
tiempo laborado y novedades,
utilizando los medios
dispuestos, de acuerdo con las
A2.1 normas vigentes y los
Generar la nómina de salarios y procedimientos establecidos
compensaciones de acuerdo con A2.1.2
la información registrada, las Procesar nómina de acuerdo
normas vigentes y los medios con las normas legales y los
dispuestos por la organización. procedimientos establecidos por
la organización.
A2.1.3.
Reportar el valor generado de
nómina a las instancias
pertinentes, de acuerdo con las
normas legales y los
A.2 procedimientos establecidos
A2.1.4.
Ejecutar los procedimientos de Emitir documentos de pago de
gestión del talento humano salarios y compensaciones
establecidos por la organización aplicando los procedimientos
establecidos por la
organización.
A2.2.1
Liquidar pagos de seguridad
A2.2
social de acuerdo con las
normas legales vigentes y los
 Generar pagos de personal a procedimientos establecidos por
terceros de acuerdo con las la organización
normas legales vigentes y los A.2.2.2.
procedimientos establecidos por Liquidar pagos a terceros
la organización. derivados del proceso de
nómina, de acuerdo con las
normas legales vigentes y los
procedimientos establecidos por
la organización.
A.2.2.3
Reportar pagos a terceros de
acuerdo con las normas legales
vigentes y los procedimientos
establecidos por la
organización.
A3.1.1.
Especificar requerimientos de
A3.1. información de la gestión del
Definir necesidades de talento humano aplicando los
información de la gestión del métodos e instrumentos
talento humano de acuerdo con adoptados por la organización.
los requerimientos de la A3.1.2.
organización y de las partes Validar la información del
interesadas sistema de gestión del talento
humano este de acuerdo con los
requerimientos y usos
especificados en las normas.
A3.2.1.
Verificar que la información del
A3 Sistema de Gestión del Talento
Administrar la información del A3.2. Humano este de acuerdo con los
Sistema de Gestión del Talento requerimientos y las partes
Humano de acuerdo con los Controlar la calidad de la interesadas.
requerimientos y información del sistema de A3.2.2.
procedimientos de la información de Gestión del Reportar las no conformidades
organización Talento Humano de acuerdo con de la información recibida de
la normatividad y acuerdo con los procedimientos
procedimientos vigentes. establecidos y la normatividad
vigente.
A3.2.3.
Realizar las acciones correctivas
y preventivas sobre la
información del Sistema de la
Gestión del talento Humano de
acuerdo con las normas y
procedimientos vigentes.
A3.3.1.
Operar sistemas de registro,
producción, almacenamiento y
A3.3. transmisión de información, de
acuerdo con lo establecido en
Proveer información del talento los procedimientos y manuales
humano, de acuerdo con la vigentes
normatividad y los A3.3.2.
procedimientos establecidos Identificar requerimientos de
vigente. ajuste a los sistemas de
información, con base en las
necesidades funcionales y las
normas vigentes
A3.3.3.
 Generar informes sobre el
proceso de Gestión del Talento
Humano desarrollado

Referencia de Consulta en Internet

 http://www.gestionhumana.com/gh4/BancoMedios/Archivos/MFB.htm;
recuperado de internet el 04 y 05 de octubre de 2014.