Como se elabora partidas de ajustes

Proceso de ajustes y cierre de contabilidad

miércoles, 4 de abril de 2012

PROCESO DE AJUSTES Y CIERRE:

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los
resultados de las operaciones de la misma. El proceso de registro de las
transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en
la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con
base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base
de acumulaciones. En la práctica contable, prevalece la utilización de la segunda
sobre la primera. Todos los registros contables de esta forma son efectuados con
base en las acumulaciones de partidas de activos y pasivos. En este proceso de
registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a
las diferentes cuentas que componen los estados financieros. Debido al ciclo
económico, toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar
cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales
cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para

depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con
lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.

PROCESOS DE AJUSTE:

Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de
las operaciones:

- Contabilidad en base de efectivo

- Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas,

métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que
pudieran afectar a la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad. El método
de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los
libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo. Bajo esta premisa,
éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.
CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la

contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son
registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o los
resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para registrar
sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en

base de efectivo. En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando
se obtiene o desembolsa el efectivo. Ambos métodos tienen sus ventajas y
desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada
por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no

necesariamente debe coincidir con el año calendario. Los estados financieros
suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y éstos
proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar los análisis
necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las

cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan
registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por
ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del
tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de
realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:

Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación
que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los
registros. A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

 Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las
cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras
presentadas. Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través de los
ajustes a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por
modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida
o corregir un registro contable errado. Los ajustes son efectuados para presentar
una situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las
Normas de Contabilidad aplicados a la entidad. Los ajustes son también
operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que
realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas
del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del
estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se
ven afectadas por diferentes cuentas. A continuación, veremos cuáles son los
principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo:

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen
numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o
liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados
seguidamente:

· Efectivo en moneda extranjera

· Intereses no registrados
· Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en

moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha
del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos
ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. En este sentido,
pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no
pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la
realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.
 Define y reconoce estados financieros y como se clasifican

Estados Financieros: ¿Qué son?

El estado financiero es una relación de cifras monetarias, que se enlazan con el
funcionamiento de un negocio o empresa y se presentan mediante un orden
determinado.
Estas cifras tienen como objetivo principal brindar información acerca del
funcionamiento y situación del negocio o la empresa, de forma que las personas
que se encargan de tomar decisiones sobre el futuro de la compañía, puedan dar
las mejores recomendaciones. Por otra parte, los estados financieros son muy
útiles para aquellas personas o entidades que desean tener algún tipo de relación
comercial con la firma en cuestión; como lo pueden ser inversionistas,
proveedores o entidades que otorgan crédito.
Dada la relevancia de la información que brindan los Estados Financieros, estos
tendrán que cumplir con tres características primordiales: confiabilidad, equidad y
comprensibilidad.
Estados Financieros: Clasificación y Tipos
Los estados financieros se clasifican en: Estados Financieros de propósito
general y Estados Financieros de propósito especial, como se muestra a
continuación:
Estados Financieros: De Propósito General
Los estados financieros de propósito general se describen a continuación:
 Balance General: En el que se relacionan los activos, pasivos y el patrimonio, con el
objetivo de ser reconocidos se pueda determinar de forma razonable la situación
financiera del ente económico a una fecha dada.
 Estado de Resultados: Corresponde a la sumatoria de ingresos, costos, gastos y
corrección monetaria, los cuales debidamente asociados deben arrojar los resultados del
ejercicio.
 Estado de Cambios en el Patrimonio: En este se muestra de forma detallada los
aportes de los socios y la distribución de las utilidades que se obtienen durante un
periodo, así como también las ganancias retenidas en periodos anteriores.
 Estado de Cambios en la situación financiera: Se utiliza para pronosticar situaciones
de riesgo que tenga la empresa, pero tiene como objetivo principal centrarse en la utilidad
que tiene para evaluar la procedencia y utilización de fondos de largo plazo, con este
conocimiento el administrador financiero podrá planear de mejor forma los requerimientos
de fondos futuros a mediano y largo plazo.
 Estado de Flujos de Efectivo: Ofrece ayuda en la planeación y en la generación de
presupuestos, sin que se deje a un lado la medición que se realiza para el cumplimiento
de los compromisos adquiridos.
 Estados financieros consolidados: Son aquellos que presentan la situación financiera,
los resultados de las operaciones, los cambios de patrimonio y de la situación financiera,
al igual que los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente
dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.
Estados Financieros: De Propósito Especial
Los estados financieros de propósito especial se describen a continuación:
 Balance Inicial: Es un balance general que debe ser elaborado por cualquier ente
económico al comenzar sus actividades, para que pueda conocer de forma clara y
completa la situación inicial de su patrimonio.
 Estados Financieros de Períodos Intermedios: Son los estados financieros básicos
que se preparan sobre el transcurso de un período con el cual se busca satisfacer las
necesidades de los administradores y de las autoridades que se encargan de realizar la
vigilancia o control.
 Estados de costos: Se preparan para conocer de forma detallada las erogaciones y
cargos que se realizaron para producir los bienes o prestar servicios de los cuales un ente
económico ha derivado sus ingresos.
 Estado de Inventarios: Se elabora mediante la comprobación detallada de las
existencias de cada una de las partidas existentes en el Balance General.
 Estados Financieros Extraordinarios: Se preparan durante el transcurso de un período
como base para realizar ciertas actividades. Su fecha no puede ser anterior a un mes a la
actividad o a la situación para la cual fue preparado.
 Estados de Liquidación: Estos los debe presentar un ente económico que ha cesado
sus operaciones, buscando de esta forma informar el grado de avance del proceso de
realización de sus activos y cancelación de sus pasivos.