“Año del Diálogo y Reconciliación Nacional”

UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS

GONZAGA DE ICA”

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
TEMA:

EL OFICIO
DOCENTE: DR. JORGE L. DE LA CRUZ SARAVIA

CURSO: LENGUA

ALUMNA: ROCIO CARO JURADO JURADO

CICLOY SECCIÒN: I “B”

ICA – PERÚ
2018
Dedicatoria :

A mis hijas: Por ser la razón de mi existir sin ellos las

fuerza de levantarme cada día para ser mejor persona no
sería una realidad, gracias Rosly y Ariadna por existir.
Agradecimiento :

A Dios: por permitirme tener la fuerza para terminar mi

carrera.
A mis padres: por su esfuerzo en concederme la
oportunidad de estudiar y por su constante apoyo a lo
largo de mi vida.
 EL OFICIO

El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del sector
público y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas
que no dependen del Estado.

El oficio.- Es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más

alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIÓN. El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir fuera
de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente
con aquéllas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno. Enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad
o institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

–Los oficios de circulación externa:

Son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus
veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución,
abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos
hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la
responsabilidad de la referida autoridad.

-Los oficios de circulación interna:

Son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.

-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio,
porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se
comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos,
informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal,
sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se
ocupa. Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores,
decanos ,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,
etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no
desempeñen ningún cargo directivo.
PARTES DE UN OFICIO:

A. Encabezamiento.

o Año calendario
o Membrete
o Lugar y fecha
o Código o número correlativo
o Destinatario
o Asunto
o Referencia

B. Texto o cuerpo
C. Parte firma

o Ante firma
o Firma
o Post firma
o Sellos redondo
o Con copia
o Iniciales

Encabezamiento:
1. Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre
comillas.

Ejemplo: "Año....................."

2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando
el nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.

SUB PREFECTURA DE ANCASH

PLAZA DE ARMAS NQ
HUARAZ

3. Lugar y fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.

Huaraz, 31 de octubre de .............

Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre

4. Número o código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número
correlativo, -el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.
OFICIO Nº 262-.../INC
OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el
oficio.

Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independencia
Huaraz

6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar
en el documento.

ASUNTO: Pago de remuneración.

7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se

requiere mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar
un decreto, resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.

REFERENCIA: Carta del 03/04/....

8.Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación

en forma clara, precisa y breve.

Existen algunas formulas para iniciar el texto:

1. Tengo a bien comunicarle....................

2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).

9. Despedida. Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:

Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración

y estima personal.

Atentamente, (antefirma).

10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del
sello respectivo.

En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el
documento.

Ejemplo:
Firma.
Post firma

Sr. Montes Collazos Joel

______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales S.A.
11. Con copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado
izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.

12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona que
firma el documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el
extremo izquierdo del papel.

MCY/zpz.

13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo,
programa, revista, tarjeta, etc.).

14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y
no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas
y/o dependencias destinatarias.

CLASES DE OFICIOS

1. Oficio simple o directo

2. Oficio múltiple
3. Oficio de transcripción

1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza, el contenido va dirigido a una sola
persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación,
información de eventos o actividades deportivas culturales.

2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va

dirigido a diferentes personas.

USOS:

Se usa para limitar órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, información, etc.,

a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de
instrucciones del mismo nivel jerárquico.

3. Oficio de Transcripción.- El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este

tipo de redacción. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una
comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración.

USOS:

Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas,
memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o
de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.
CARACTERÍSTICAS:

OFICIO SIMPLE

a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o
institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.

b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del
documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario,
como sucede en los oficios o memorandos múltiples.

c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a

los que se indica en la “con copia”.

Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a

formatos establecidos por cada institución.

OFICIO MÚLTIPLE.

El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información

simultáneamente a varios destinatarios.

Características.

a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia
en la parte denominada “distribución”

b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.

c) En el código lleva “oficio múltiples Como nombre del documento y mantiene la misma
numeración para todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la única mención del

tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se empleen.

e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio,

pero sí, en los de circulación externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de ”destinatario”

deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes
remitimos los ejemplares del oficio.
g) El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe
decirse, por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de
dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.

h) Usa distribución en lugar de “con copia”

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipiado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las

copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo
respectivo.

MODELOS DE OFICIOS
CONCEPTOS GENERALES
CIBER@CENTRO
Jr. Simón Bolívar 480 Huaraz-Ancash
Telef. 426768/426476

"AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"

Ica, 17 de Abril de 2018

Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde del Distrito de Independencia Huaraz
CIUDAD.

ASUNTO: Invitación a la Inauguración del Estadio de Los Olivos.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del Estadio

de Los Olivos de ésta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte genereos de parte
de su persona y sus representantes como también la participación desinteresada de los
moradores de dicho lugar.

Dicho evento se llevará a cabo el próximo 10 de noviembre del presente mes a

horas 10 de la mañana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos contar con
su presencia que dará realce a ésta ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial

consideración y estima personal.

Atentamente,

..........................................................
ANDRÉ CAMARGO GONZÁLES
Gerente General
ACG/zpz.
 "AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"

Ica, 17 de Abril de 2018.

OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/11.

Señor:
..................................................................................
Gerente General de .....................................................
Presente.-

ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL

"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederación

Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo
campeonato nacional de fútbol "Intercomunidades Industriales", en colaboración con el
Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarará inaugurado el Sr. Ministro de
Educación, el día sábado 05 de noviembre a las 3 p.m, en el Estadio Nacional.

Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento

público esta competencia, cuya fondos serán invertidos en la remodelación de nuestro
campo deportivo.

Atentamente,

...........................................
Daniel Altamirano Torres
PRESIDENTE

Anexo:
Un programa completo (10 hojas).
05 entradas (invitación de honor).
Distribución:
Diarios : 10
Radios : 15
Revistas : 07

DAT/zpz.
 "Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional "

Ica, 17 de Noviembre de 2018

OFICIO Nº 010-..../DSR

Señor: Leonel Fernández

Director del Colegio Jorge Basadre Grohman

ASUNTO: Transcripción de Of Múlt. Nº 120-.../ME

Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:

"Año del Dialogo y la Reconciliación Nacional " Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de Octubre de

201....-OF Múltiple 120.-/ME Señor José Infante Almedrades.-Director Subregional Huaraz 1.-
Asunto:Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que este despacho a dispuesto
modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en adelante será a partir del 31 de cada mes.-
Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y
estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis Giraldo Ramírez.-Director Nacional de Economía.

Lo que transcribo a usted para su conocimiento y demás fines.

Atentamente,

………………………………………………………..
José Infante Almendrades
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN

DISTRIBUCIÓN:
Director del Colegio 01
Archivo 01