Control Automático de Cobranza:

El sistema debe controlar de manera automática las Inscripciones y Membresías de tu centro

Fitness.

El software debe ser capaz de mantener un control estricto e integral de las funciones que se
desempeñan dentro del gimnasio.

El sistema debe estar desarrollado de la forma más simple posible de usar. Debe permitir que
los usuarios con poco conocimiento de computación puedan entender la funcionalidad del
sistema sin ninguna dificultad.

Control de Membresías:

El sistema debe administra las membresías e inscripciones por periodo o por sesión y controlar
automáticamente las fechas de expiración. Configurar tipos de membresías de manera Mensual,
Bimestral, Cuatrimestral, Semestral, Anual, Semanal y Quincenal.

Seguridad e Integridad de Información:

El software debe garantizar la seguridad de los datos guardados día tras día. Como cobros, pagos
y asistencias. El software debe implementar un mecanismo de respaldo de información cada
que esta acción sea requerida.

CONTROL DE ACCESOS

- Registro de Asistencias:
Registra y controla asistencias de tus clientes conforme a su estatus de pago y tipo de
inscripción.
- Asistencias del Día
Verifica que clientes están presentes en tu centro fitness.
- Bitácora de Accesos
Lleva un registro diario de los usuarios que más o menos asisten y ofrece promociones
para esos clientes.

FINANZAS

- Control de Adeudos
Administra vencimientos de membresías y adeudos pendientes por antigüedad o
saldo.
- Control de Cobros
Consulta y administra a detalle cobros realizados, consulta fechas de cobro, formas de
pago, personal que realizó el cobro y registra cobros directos.
- Control de Gastos
Lleva un control básico de gastos fijos y variables tales cómo luz, agua, internet,
comisiones, etc.
- Facturación
Genera y administra facturas con desglose de impuestos e imprime en el formato que
desees.
SERVICIOS

- Tipos de Membresía
Configura tipos de membresías de manera Mensual, Bimestral, Cuatrimestral,
Semestral, Anual, Semanal y Quincenal.
- Actividades
Configura las actividades que ofrece tu centro fitness tales cómo; Spinning, Pilates,
Power-Jump, Bikram, Aquaphysical, Surf Yoga…

MEMBRESÍAS

- Administración de Membresías Activas

Visualiza un listado de membresías activas, con estatus de pago y fechas de
vencimiento.
- Historial de Membresías
Consulta el historial de membresías y cómo ha evolucionado el comportamiento de tus
clientes.
- Prepagos
Permite realizar pagos adelantados.

GRUPO

- Administración de Grupos
Configura aquí Instructores, Límite de Integrantes y Control de Grupos por Temporada.
- Control de Integrantes
Obtén un listado de integrantes por cada grupo.
- Administración de Horarios
Configura días y horarios de tus grupos.

CRM (Gestión de Relación con los Clientes)

- Listado de Clientes
Obtén un listado de tus clientes y prospectos con información importante como datos
personales y consulta; adeudos, cobros, membresías, tareas…
- Administración de Clientes Activos
Visualiza en una pantalla únicamente a tus clientes activos

AGENDA

- Administración de Citas
Controla citas por cliente y brinda informes, consultas nutricionales, programación de
rutinas, etc.
- Control de Tareas
Asigna tareas a tu personal para brindar un mejor servicio a tus clientes.

REGISTRO DE PERSONAL

- Control de Empleados
Registra a tus empleados administrativos e instructores.
- Registro de Entradas y Salidas
Controla la fecha y hora de entradas y salidas de Empleados.
 GRÁFICA

El software debe permitir visualizar un reporte gráfico de los datos más importantes que el
gimnasio necesita recopilar. El sistema tendrá la capacidad de mostrar gráficamente los
siguientes datos:

 Actividades –
Asistencias por  Clientes Activos  Productos más
Día de la por Sexo Vendidos
Semana

 Asistencias por  Clientes por  Productos menos

Edad Categoría Vendidos

 Membresías
 Asistencias por  Asistencias por Activas por Tipo
Hora Mes de Membresía y
Tarifa

 Asistencias por  Tareas por  Clientes Activos

Semana Estatus por Edad

 Tipos de
 Asistencias por  Cobros por Tipo Membresía –
Sexo de Membresía Asistencias por
Día de la Semana

 Tipos de
 Inscripciones del
 Citas por Membresía –
Año por Tipo de
Categoría Asistencias por
Membresía
hora

 Membresías
Citas por Ejecutivo de  Ventas
Activas por
Ventas Mensuales
Tarifa

 Membresías
 Citas por
Activas por Tipo
Estatus
de Membresía

REPORTES

El sistema debe imprimir el resumen de todas las operaciones y movimientos que se efectúe
en el gimnasio.

Las operaciones fundamentales como:

  Adeudos
 Facturas
Pendientes por  Cobros por Fecha
Canceladas
Antiguedad

 Alfabético de  Ventas por  Gastos por

Clientes Activos Producto Categoría

 Alfabético de  Estado de
 Cobros por Forma
Clientes Cuenta por
de Pago
Inactivos Membresía

 Cobros por
 Cobros por Tipo
 Asistencias Actividad y
de Membresía
Cliente

 Catálogo de  Cobros sin

 Salidas por
Productos por Facturación
Fecha
Código Relacionada

 Clientes Activos  Control de Caja –  Salidas por

por Clave Cobros Producto

 Clientes con
 Entradas por  Tareas
Correo
Fecha Pendientes
Electrónico

 Usuarios por
 Clientes por  Entradas por
Membresía –
Edad Producto
Detalle

 Estadísticas de  Ventas por

 Ventas por Ventas por Ejecutivo de
Fecha Productos por Ventas y
Código Producto

 Estadísticas de
 Clientes
Ventas de
Presentes por
Productos por
Grupo
Nombre

FUNCIONES:

El software debe implementar las siguientes funciones:

 Interfaz gráfica de muy sencilla de manejar (sin curva de aprendizaje)

  Ficha completa de cada socio, personalizada con la fotografía y una completa lista de
datos personales
 Control total de socios, membresías, pagos, cuentas corrientes, saldos pendientes,
empleados, notas, artículos de venta, asistencia etc.
 Control de acceso al club manual o automático con código de barras, huella digital
(módulo opcional de implementación posterior) o número de socio sin necesidad de
intervención del operador.
 Cierre y Apertura de Caja a cualquier hora del día. Control total del diero en caja
 Estadísticas de ingreso de socios (por fecha, hora, días, visitas etc.)
 Creación de membresías con opciones a limitar el ingreso al club basado en días,
horarios o número de visitas por día etc.
 Control de acceso al programa, para proteger información y funciones del sistema
reservadas para el administrador o dueño del negocio
 Generar los informes y estadísticas instantáneamente.
 Envío de reportes todos los días vía mail

Beneficios Generales:

El sistema terminado debe poder realizar las siguientes funciones:

- Capacidad para administrar los procesos de un centro Fitness y administrar mejor los
recursos.
- Incrementar la productividad, eficiencia y eficacia en la administración del gimnasio.
- Controlar de manera rápida y eficiente el acceso de los clientes.

Implementaciones Posteriores:

Posteriormente el sistema para gimnasio debe poder ser accesible desde cualquier dispositivo
con conexión a internet.

Por ello se plantea que en un futuro el sistema debe implementar una app móvil para los
clientes.

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A través de la app móvil se podrá notificar cualquier información a nuestros clientes como, por
ejemplo: Llegar a más personas a través de publicidades, notificar a los clientes sobre la
renovación de membresías, su rutina, su progreso cada mes, sus dietas y más. De esta forma se
logrará contacto constante con nuestros clientes.

¿COMO DEBE FUNCIONAR EL SISTEMA?

PAGINA DE INICIO:

Se muestran todos los usuarios sin distinción alguna.

USUARIOS:

Dentro de la sección de usuario, se debe registrar todo el personal que sea miembro del sistema.
Desde el administrador(es), hasta los clientes.
Datos a registrar:

- Nombres
- Apellidos
- DNI
- Teléfono/celular
- Género
- Fecha de ingreso
- Estado

A la misma vez se debe crear un usuario y una contraseña si el usuario es administrador,

supervisor o entrenador. En otras palabras, todo usuario que tenga acceso directo a sistema
debe tener un límite de acceso.

El sistema implementará un mecanismo de seguimiento a ciertos clientes dependiendo de

múltiples factores como pudiera ser que el cliente tiene una deuda de mensualidad pendiente,
el cliente tiene una promoción, etc.

PROMOCIONES:

Las promociones comúnmente deben tener una temporada. Ya sea por semana, por mes o
meses.

- Se crean y registran ofertas que podemos ofrecer a nuestros clientes que por algún
motivo consideramos dignos de recibir un determinado servicio a menos costo.
- Se crean y registran ofertas de productos que no se venden mucho o que estén cerca de
vencer.