Servicio nacional de aprendizaje SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral

Ensayo: Importancia de los Archivos

Preparada por:

Marly Margarita Ruíz Domínguez

Sincelejo- Sucre

2018
 ¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS?

Para hablar de la importancia de los archivos primero debemos tener claro cuál es su
definición, un archivo lo podemos definir como: “un Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona
natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión”.

El origen de los archivos data desde el inicio de la escritura; es decir desde el comienzo de
la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su importancia (la
palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión que significa
principio, origen). Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se
encuentran los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India. Las civilizaciones de Roma y
Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y
mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con
instrumentos en forma de cuña.

A través del tiempo la forma como se archivan los documentos han ido evolucionando, ya
que han pasado de una forma a otra; han pasado de medios legibles, es decir documentos
contenidos en sobres, en papel o cualquier otro soporte; a electrónicos almacenados en
computadoras; USB, DVD, como fotografías, audios, videocintas, películas, entre otros.

Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o
empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para
determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. (Mendoza. F 2017)

Todos los archivos son parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional, tienen la
responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para todas las empresas,
entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en documentos que pueden y
deben aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la
verdad, para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las
investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los
procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología.

Por todo lo anterior la importancia de los archivos radica porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para resguardar los antecedentes recuperables para su uso y
ha sido trascendental para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad
ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así
como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos
de información de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su
documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y
actividades”.(Mendoza. F 2017)

Referencias bibliográficas

Mendoza. F. La importancia de los archivos.(2017).Recuperado de:

https://es.slideshare.net/franciscojmendoza1/importancia-de-los-archivos