Con estos argumentos es que se puede hoy en día puntualizar a la

logística como un medio de mucha importancia en el alcance de la

competitividad organizacional.

Es por esto la importancia de planificar la implementación paulatina

y estructurada de un proceso de manejo de las actividades
logísticas. Cambios que incluyen la integración de las actividades
de orden puramente logístico (obtención, traslado, almacenamiento,
etc) bajo la responsabilidad de un departamento como tal. En lo
sucesivo este departamento de logística estará en la obligación de
coordinar actividades que en principio son propias de
departamentos diferentes, como costes y servicio al cliente.

Antecedentes y objetivo

El Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL), uno de

los dos instrumentos de recolección de datos (junto con instrumento
de Evaluación de Indicadores Logísticos) es utilizado para evaluar
un sistema logístico y su entorno. El IESL, un instrumento de
diagnóstico y de monitoreo, puede usarse para realizar una
evaluación anual o como parte integral del proceso de planificación
del trabajo. Los datos recolectados usando el IESL se analizan para
identificar problemas y oportunidades y, en base a ellos, es usado
para delinear una evaluación más profunda y/o las intervenciones
apropiadas.

Puesto que las evaluaciones utilizando el IESL se realizan y se

analizan en años sucesivos, los resultados pueden ser usados para
monitorear y mejorar el funcionamiento del sistema; y para
proporcionar datos esenciales que puedan identificar los puntos
fuertes y los puntos débiles de la disponibilidad asegurada de
insumos en un país. Tanto las cadenas de suministros públicas o
privadas pueden utilizar el IESL.

Ventajas
 1. Proporcionar a las partes interesadas una visión amplia de
todos los aspectos de un sistema logístico
2. Usarse como un instrumento de diagnóstico para identificar
problemas y oportunidades en logística y en disponibilidad
asegurada de insumos
3. Aumentar el nivel de conciencia colectiva y la pertenencia del
desempeño y de los objetivos del sistema para un mejorar
4. Ser usada por el personal del país como instrumento de
monitoreo (para aprender y mejorar continuamente el
desempeño del sistema)
5. Proporcionar datos para la planificación del trabajo.

Descripción del proceso

Período/Ciclo de evaluación:

El IESL puede aplicarse anualmente o, según lo acordado dentro de

los países seleccionados, idealmente debe ser realizado dentro de
los tres meses previos a la planificación del trabajo o los ejercicios
de planificación estratégica.

Recolección de datos:

Existen dos métodos de recolección de datos

1. grupos de discusión (método preferido) incluyendo ya sea (a)

un grupo de discusión a nivel central y otro a nivel inferior (por
ejemplo, representantes de distrito) o (b) un grupo de
discusión conjunto compuesto por participantes de nivel
central y de nivel inferior; planeando realizar, como mínimo,
un grupo de discusión de personas del nivel central.

2. como una guía para realizar las entrevistas a los informantes

claves tanto a nivel central como en los niveles inferiores.

Análisis de Datos y Recomendaciones para el Plan de Trabajo

El análisis de los datos y el desarrollo de las recomendaciones y de

un plan de trabajo deberían efectuarse inmediatamente después de
la recolección de la información. A fin de desarrollar y dar prioridad
a un conjunto de objetivos e intervenciones que responderán a los
problemas que surgieron durante el ejercicio del IESL, este proceso
ha de incluir un repaso minucioso de las fortalezas y debilidades del
sistema.

Aprendizaje Anual y Mejora del Desempeño

A fin de medir el progreso, los resultados del año en curso y del año
anterior han de ser comparados cada año. De la misma manera, los
resultados de las intervenciones y las suposiciones en cuales se
basan han de examinarse para que esta experiencia pueda ser
aplicada al plan de trabajo del siguiente año.

Investigación Preparatoria

Algunos aspectos del IESL han de ser investigados antes de

empezar las discusiones en grupo o las entrevistas. La información
obtenida ha de ser presentada y validada durante curso de la
evaluación.

Selección del método de recolección de datos

Con los aportes de los gerentes del programa y contrapartes en el

país, será necesario ponerse de acuerdo en cuanto a qué método
utilizar.

Grupos discusión grandes puede necesitar sesiones que duren de

un día a un día y medio para obtener la magnitud y fondo
requeridos de los datos y para proveer una oportunidad adecuada
de participación para todos. Si el trabajo de planificación forma
parte del ejercicio, se tendrá que extender el tiempo necesario para
las sesiones.

El uso del IESL como guía para las entrevistas con los informantes
clave puede tomar hasta dos semanas o más debido al tiempo que
se necesita para programar y realizar múltiples entrevistas con las
personas que tienen conocimiento sobre los muchos de los
componentes del sistema logístico.

Opción 1: Grupos de discusión

Separe los grupos de discusión del nivel central y de los niveles

inferiores

Nivel central: Esta sesión de grupo ha de incluir aproximadamente

10-25 participantes. Este grupo de discusión es el requerimiento
mínimo al utilizar este método de recolección de información.

Nivel inferior: Si la selección de productos, la estimación, la

adquisición y la estructura organizacional se definen y se aplican al
nivel central, entonces solamente siete de los 11 tópicos del IESL
tendrán que estar representados de los niveles inferiores. Si estas
funciones están descentralizadas a uno de los niveles inferiores, las
personas que tengan este conocimiento han de ser incluidas. Esta
sesión debe incluir representantes que tengan ese conocimiento.

Opción 2: Entrevistas con los informantes clave

Con esta opción, utilice el IESL como una guía de entrevista para
recolectar datos de los informantes clave. Debido a que este
método implicará entrevistar a numerosas personas, el (los)
entrevistador(es) tendrá(n) que consolidar y reconciliar los
resultados en un solo informe final de evaluación. Para asegurar
que todos los temas son cubiertos, todo este proceso puede tomar
una semana o más, dependiendo del número de personas que
necesiten ser entrevistados.
Una desventaja de este método es que no permite una discusión de
grupo entre las personas que trabajan en diferentes áreas de la
cadena de suministros (durante la fase de recolección de datos). Si
se selecciona este método, se recomienda tener una reunión con
las partes interesadas para presentar y comentar los resultados de
la evaluación. Un ejercicio de grupo participativo puede también
usarse durante la etapa de análisis de datos del IESL.

Para monitorear los resultados en el tiempo, conviene concentrarse

en las prácticas que tengan la mayor influencia sobre el desempeño
y prácticas medibles del sistema logístico. La hoja de puntuación
que se muestra a continuación y en las páginas subsiguientes
contiene un mecanismo que permite resumir los datos en un
número manejable de preguntas que, en su totalidad, proveen una
idea general del sistema logístico. La hoja de puntuación contiene
preguntas esenciales para las 11 secciones del IESL, instrucciones
en cuanto a cómo puntuar y recuadros para resumir las fortalezas y
debilidades, así como las recomendaciones generales.

Para completar la hoja de puntuación transfiera en ella los

resultados de estas preguntas esenciales del IESL, sin olvidar las
principales fortalezas y debilidades.

Para cada pregunta que tenga categorías de respuestas para los

diferentes niveles del sistema, añadan o borren un nivel
dependiendo de la estructura del sistema logístico. La calificación
total máxima para algunas preguntas y secciones cambiará en
consecuencia. Siga las instrucciones en las anotaciones a pie de
página para reasignar las puntuaciones apropiadamente.

Cuando el número de la pregunta en el IESL sea diferente del

número de la pregunta en esta hoja de calificación, se
proporcionará el número de pregunta de la herramienta in
paréntesis.

La disponibilidad asegurada de los insumos se está volviendo una

preocupación mundial, debido a la creciente escasez de recursos
combinada con una mayor toma de conciencia de la existencia y
uso de los productos, lo cual crea incertidumbre para los años
venideros, incluyendo una oferta que podría no cubrir la demanda.
El manejo adecuado de los productos de salud al recibirlos, y luego
asegurándose de que lleguen a los usuarios finales a quienes van
destinados, son elementos clave para lograr el reto de la
disponibilidad asegurada de los insumos.

PARA EVALUAR LA GESTIÓN LOGÍSTICA

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE SISTEMAS LOGÍSTICOS (IESL)
SECCIÓN I: Obtención de Insumos/Adquisición Puntuación Puntuación
Máxima
1. ¿Se basan los planes de adquisición a  Sí No 1
corto plazo en las necesidades
estimadas?
2. ¿Toman en cuenta estos planes de adquisición los siguientes elementos del sistema
logístico:

a. los niveles actuales de inventarios  Sí No 1

(existencias disponibles)?

b. consumo (entregado al usuario o  Sí No 1

despachado)?

c. pérdidas y ajustes?  Sí No 1

d. Plazos de entrega para los pedidos  Sí No 1

requeridos por los
proveedores/donantes?

e. niveles de existencias establecidos,  Sí No 1

si es aplicable (por ejemplo, los
niveles máximos y mínimos)? *
 f. cronogramas de embarques y  Sí No 1
trámites?

g. necesidad de tener existencias de  Sí No 1

seguridad?
3. En general, ¿se adquieren y obtienen las cantidades correctas de todos los productos en
el momento adecuado, en los siguientes niveles:** (Pregunta 7)

a. central?  Sí No 0.25

b. regional?  Sí No 0.25

c. distrito?  Sí No 0.25

d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25

4. ¿Se da seguimiento periódicamente al  Sí No 1

estado de los sistemas de suministro
para asegurar que se pueden tomar
decisiones sobre adquisiciones a fin
de evitar desabastecimientos?
(Pregunta 10)
TOTAL 10*
PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100%
PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA* × 100

SECCIÓN II: Procedimientos Puntuación Puntuación

de Control de Inventarios Máxima
1. ¿Existen lineamientos y políticas establecidas para los niveles
máximos y mínimos de existencias en los cuales los productos
en abastecimiento completo se deberían mantener: (Pregunta
3)*
a. en el nivel  Sí 0.5
central de la No
cadena de
suministros?

b. en el nivel  Sí 0.5
regional de la No
cadena de
suministros?

c. en el nivel de  Sí 0.5
distrito de la No
cadena de
suministros?

d. En el nivel de  Sí 0.5
los puntos de No
entrega de
servicios de
la cadena de
suministros?
2. ¿Existen  Sí 1
disposiciones No
escritas para la
redistribución de
insumos con
exceso de
existencias?
3. ¿Tiene el  Sí 1
programa una No
política de
almacenamiento
y entrega de
productos de
acuerdo a los
procedimientos
de control de
inventarios
primeros-en-
expirar,
primeros-en-
entregar (PEPS)
en todos los
niveles?
4. En la práctica,  Sí 1
¿el programa No
administra y
distribuye los
inventarios de
acuerdo a los
procedimientos
de control de
inventarios
PEPS, en todos
los niveles?
5. ¿Los productos  Sí
dañados/vencid No
os se apartan
físicamente del
inventario y se
eliminan de los
registros de
existencias en
los siguientes
niveles: *
a. central?  Sí 0.25
No
b. regional?  Sí 0.25
No
c. distrito?  Sí 0.25
No
d. punto de  Sí 0.25
entrega de No
servicios?
6. ¿Tiene el  Sí 1
programa un No
sistema de
seguimiento
para las
 pérdidas de
productos y
otros ajustes?
7. ¿Se han producido desabastecimientos de cualquier producto
en los últimos 12 meses en los siguientes niveles:*
Si no se ha producido ningún desabastecimiento, la puntuación
es 1; si se ha producido alguno en cada nivel del sistema, la
puntuación es 0.

a. central?  Sí 1
No
b. regional?  Sí 1
No
c. Distrito?  Sí 1
No
d. punto de entrega de  Sí 1
servicios? No

8. ¿Existen  Sí 1
procedimientos No
establecidos para
hacer pedidos de
emergencia? (Pregunta
19)
TOTAL 12**

PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100%

PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN

TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA** × 100

SECCIÓN III: Bodegaje y Almacenamiento Puntuación Puntuación

Máxima
1. ¿Tiene el programa directivas escritas en cuanto al  Sí 1
almacenamiento y el manejo de todos los productos en todos No
los niveles del sistema?
2. ¿Existen directivas escritas en cuanto a la eliminación de  Sí 1
objetos cortantes, de materiales peligrosos y de otros No
desechos?
3. ¿Hace el programa por lo menos un inventario físico al año de
todos los productos en los establecimientos de almacenamiento
en los siguientes niveles: *
a. central?  Sí 0.25
No
b. regional?  Sí 0.25
No
c. Distrito?  Sí 0.25
No
d. Punto de entrega de servicios?  Sí 0.25
No
4. ¿Es la capacidad de almacenamiento existente adecuada para
manejar las cantidades actuales de productos en los siguientes
 niveles: *

a. central?  Sí 0.25
No
b. regional?  Sí 0.25
No
c. Distrito?  Sí 0.25
No
d. punto de entrega de servicios?  Sí 0.25
No
5. ¿Se realizan inspecciones visuales de los productos para
asegurar su calidad en los establecimientos de almacenamiento
en los siguientes niveles: *
a. central?  Sí 0.25
No
b. regional?  Sí 0.25
No
c. Distrito?  Sí 0.25
No
d. punto de entrega de servicios?  Sí 0.25
No
6. ¿Existen procedimientos o directivas escritos para la  Sí 1
destrucción de productos MALOGRADOS? No

7. En la práctica ¿se destruyen los productos dañados y vencidos

siguiendo las directivas del programa en los siguientes niveles:*
(Pregunta 17)
a. central?  Sí 0.25
No
b. regional?  Sí 0.25
No
c. distrito?  Sí 0.25
No
d. punto de entrega de servicios?  Sí 0.25
No
TOTAL 7
PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100%
PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN
TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100
SECCIÓN IV: Transporte y Distribución Puntuación Puntuación
Máxima
1. ¿Los procedimientos escritos Sí No 1
especifican qué tipo de sistema de
distribución se debería de usar para
repartir los productos entre cada
nivel? (Pregunta 2)
2. ¿Existe un cronograma de Sí No 1
distribución por escrito para todos los
niveles? (Pregunta 3)
3. ¿Existe un número suficiente de vehículos en funcionamiento disponibles, con gasolina y
conductores, en los niveles debidos, para cumplir con el cronograma de distribución deseado?
* (Pregunta 5)
a. central? Sí No 0.50

b. regional? Sí No 0.50

c. distrito? Sí No 0.50

d. punto de entrega de servicios? Sí No 0.50

4. En general, ¿se entregan los pedidos de acuerdo al horario establecido en los siguientes
niveles: *
a. central? Sí No 0.50

b. regional? Sí No 0.50

c. distrito? Sí No 0.50

d. punto de entrega de servicios? Sí No 0.50

TOTAL 6
PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100%
PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100

El Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL)

puede ser usada para realizar una evaluación exhaustiva a nivel
del sistema del desempeño de un sistema logístico para cualquier
programa de salud que administre cualquier insumo de salud. La
herramienta sigue el ciclo logístico (véase la Figura 1) e incluye
preguntas sobre todos los componentes del ciclo. Puede utilizarse
con el Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos
(IEIL)* para proveer una evaluación general de la capacidad de
un programa de asegurar la disponibilidad de los insumos de
salud en los puntos de prestación de servicios (PES).

INDICADORES DE UTILIZACIÓN

Indicadores de utilización para Bodegas

Área utilizada / Área disponible

Cantidad de productos recibidos / Capacidad de recepción
Horas muelle utilizadas / Capacidad muelle

Indicadores de utilización para transporte

Horas de trabajo conduciendo/Horas de trabajo totales.
Distancia recorrida cargado/Distancia total recorrida.
Horas de trabajo cargado o descargado/Horas de trabajo.
Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo totales.
Horas de funcionamiento del vehículo/Capacidad cúbica por
vehículo.
Carga en peso por vehículo/Capacidad en peso por vehículo.
Número de días por mes en servicio/Días disponibles.
Indicadores de utilización para almacenamiento
Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles (para
una actividad, por ejemplo, recepción, almacenamiento, preparación
de pedidos, lanzamiento).
Horas de muelle utilizadas/Horas disponibles.
Horas de equipo utilizadas/Horas disponibles (para una
actividad).
Volumen total recibido por día/Capacidad de recepción diaria.
Superficie utilizada/Superficie disponible.
Volumen utilizado/Volumen disponible.
Localizaciones de almacenamiento utilizadas/Idem
disponibles.
Peso manipulado/Peso máximo que es posible manipular.
Pedidos servidos/Capacidad máxima de servir pedidos.
Líneas de productos servidas/Capacidad de líneas de
productos.
Unidades manipuladas/Cantidad máxima de unidades que es
posible manipular

Indicadores de utilización para inventario

Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles.
Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos.
Líneas de productos servidas/capacidad de líneas de
productos.
Unidades manipuladas/cantidad máxima de unidades que es
posible manipular
Horas de inventario real mercancía/horas programadas
inventario.

INDICADORES DE RENDIMIENTO

Indicadores de rendimiento para bodegas

Pérdidas por deterioro/Perdidas estándar por deterioro.

 Rotación real/Rotación estándar
Unidades almacenadas x mt2/Unidades estándar almacenadas.

Indicadores de rendimiento para transporte

Peso real cargado por hora/Peso estándar cargado por hora.

Horas estándar de trabajo realizado/Horas reales de trabajo
utilizadas.
Costos reales/Costos presupuestados.
Distancia real recorrida/Distancia estándar recorrida.
Uso real de combustible por hora/Uso estándar de combustible
por hora.
Horas reales por viaje/Horas estándar por viaje.
Horas estándar de trabajo realizado/Horas reales de parada.

Indicadores de rendimiento para almacenamiento

Peso real almacenado por hora de trabajo/Peso estándar por

hora de trabajo.
Líneas almacenadas por hora de trabajo/Líneas estándar por
hora de trabajo.
Horas estándar de trabajo realizado/Horas de trabajo reales. (Lo
anterior para cada actividad).
Equipo real de servicio/Equipo estándar fuera de servicio.
Costo real del equipo/Costo presupuestado.
Peso real manipulado por hora de trabajo/Peso estándar
manipulado por hora de trabajo.
Pedidos reales manipulados por hora de trabajo/Peso
estándar manipulado por hora de trabajo.
Líneas reales manipuladas por hora de trabajo/Líneas
estándar manipuladas por hora de trabajo.
Unidades reales manipuladas por m²/Unidades estándar
manipuladas por m².
Rentabilidad real sobre la inversión/Rentabilidad estándar sobre
la inversión.
Costo total real de la bodega/Costo presupuestado.
Peso real manipulado por costo total de la bodega/Peso estándar
manipulado por costo total de la bodega.
 Rotación real/Rotación estándar.
Pérdidas reales por período de tiempo/Pérdidas estándar por
período de tiempo.
Costo real de unidad manipulada/Costo presupuestado por
unidad manipulada.

Indicadores de rendimiento para inventarios

Costo de planeación real/Costo de planeación presupuestado.

Costo de gestión de inventario real/Costo de gestión de inventario
presupuestado.
Pedidos retrasados como porcentaje de las ventas totales.
Tasa de rotación de inventario planeado contra la fijada como
objetivo.
Días de inventario disponible planeados contra los fijados
como objetivo.
Nivel de servicio planeado contra nivel de servicio objetivo.
Tiempo de reposición del inventario por categoría ABC
contra el planeado.

Número de cambios de plan de inventario debidos a cambios

en cada uno de los factores siguientes:

Pronóstico de ventas revisado

Errores de inventario
Restricciones financieras
Variaciones de la demanda real respecto a la presupuestada.
Cambios de ingeniería

Problemas de fabricación

Tasa interna de rentabilidad del inventario.

Rotación del inventario (con las ventas del último período).
Rotación del inventario (con las ventas previstas).
Días de incremento de inventario (o disminución) contra tanto por
ciento de incremento de ventas (o disminución).
% de incremento (o disminución) de inventario contra % de
incremento (o disminución) en el costo de las ventas.
 Pedidos del inventario planeados "a tiempo" contra pedidos
totales del inventario.
Unidades del inventario que no rotan adecuadamente.
Cantidad de material rechazado.
Exactitud del sistema de localización del inventario.
Tasa de rotación real del inventario contra días planeados
de inventario.
Niveles de inventario por artículo contra en planeado.
Nivel real de servicio al cliente contra el planeado.
% del inventario total que está obsoleto.
Número de artículos añadidos (suprimidos) contra número total
de artículos almacenados.
Número de ajustes de inventario.

Indicadores de productividad

Indicadores de productividad para bodegas

Cajas despachadas / Horas de trabajo

Costo mercancía despachada / Personal bodega.
Valor del inventario / Área mt2 bodegas
Costo de bodega / Costo mercancía despachada
Costo distribución / Ventas totales

Indicadores de productividad para transporte

Vehículos cargados/Horas de trabajo de carga.

Peso cargado/Horas de trabajo de carga.
Unidades cargadas/Horas de trabajo de carga.
Tm x Km. transportadas/Horas de viaje.
Distancia recorrida/Horas de viaje.
Distancia recorrida/Consumo de combustible.
Paradas realizadas/Horas empleadas en paradas.

Indicadores de productividad para almacenamiento

Valor de los artículos recibidos/Horas de trabajo.

 Vehículos cargados o descargados/Horas de trabajo.
Peso manipulado internamente/Horas de trabajo.
Cajas manipuladas internamente/Horas de trabajo.
Estibas manipuladas internamente/Horas de trabajo. (Lo anterior
para cada actividad).
Valor del inventario/Superficie.
Valor del inventario/Volumen.
Unidades/Superficie.
Peso manipulado en recepción y expedición/Horas de trabajo.
Pedidos servidos/Horas de trabajo.
Horas empleadas en recepción y expedición/Horas de trabajo.
Unidades manipuladas en recepción y expedición/Costo total de
la bodega.
Pedidos servidos/Costo total de la bodega.
Horas empleadas en recepción y expedición/Costo total de la
bodega.
Unidades manipuladas en recepción y expedición/Costo total de
la bodega.
Órdenes de compra procesadas/Horas de trabajo.
Grupos de productos previstos/Horas de trabajo.
Artículos previstos/Horas de trabajo.
Grupos de productos planeados/Horas de trabajo.
Artículos planeados/Horas de trabajo.
Transacciones de control de inventario/Horas de equipo.
Artículos controlados/Costos totales del control.
Transacciones procesadas/Costo total del control.

Indicadores de productividad para administración

Valor de los pedidos introducidos/Horas de equipo.

Pedidos introducidos/Día.
Líneas de artículos introducidas/Día.
Pedidos introducidos/Costos totales.
Líneas introducidas/Costos totales.
Valor de los pedidos introducidos/Costos totales.
Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo.
 Preguntas de clientes atendidas/Costo de comunicación con
clientes.